TRABAJO COLABORATIVO VIRTUAL

Transcripción

1 TRABAJO COLABORATIVO VIRTUAL Introducción a BSCW José Ramón Uldemolíns Martínez juldemol@platea.cnice.mecd.es Asesor de Tecnología de la Información CFIE Valladolid I El trabajo colaborativo virtual 1. supera las barreras de espacio y tiempo. 2. crea un espacio adecuado donde estructurar distintas colaboraciones. 3. ayuda a dos personas o más a trabajar juntas. 4. consigue una mayor eficacia en los flujos de información. 5. facilita el movimiento y control de la información que se manipula constantemente. 6. automatiza las actividades. 7. ayuda a crear una memoria de la organización. 8. permite compartir conocimientos y experiencias. 9. favorece la reflexión. 10. favorece la vinculación de las personas que colaboran en el proceso. 11. favorece la innovación. Groupware: software para el trabajo colaborativo. Ejemplos: BSCW: Herramienta de Trabajo Colaborativo (HTC): TwinSpace: Wikimedia: PHProjekt: dotproject.net: Tutos: Group-Office: Ejemplo de uso del espacio público de un servidor BSCW en RedIRIS: Documentación El trabajo colaborativo a través de Internet con BSCW Aplicación de herramientas groupware a través de Internet: BSCW. Su utilización en las Comunidades Virtuales de Usuarios El trabajo colaborativo El aprendizaje colaborativo Inteligencia Artificial: Revista Iberoamericana de Inteligencia Artificial Monografía: Trabajo en grupo y Aprendizaje Colaborativo e-learning: los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) también se denominan plataformas de teleformación, Entornos Virtuales de Enseñanza-Aprendizaje (EVE-A)

2 Introducción a BSCW BSCW (Basic Support for Cooperative Work) es una herramienta de trabajo colaborativo a través de la web. Para la utilización de BSCW solo es necesario un navegador y una cuenta de correo electrónico. BSCW nació por iniciativa del Departamento de Sistemas de Cooperación del Instituto para la Tecnología de la Información Aplicada (FIT), que es una unidad del Centro de Desarrollo Nacional Alemán para la Tecnología de la Información (GMD). Los fondos para el desarrollo del entorno BSCW provienen del Programa de Aplicaciones Telemáticas de la Comisión Europea. El servidor BSCW del CFIE Valladolid I [ o > OTROS SERVICIOS > BSCW] asigna un máximo de 20 MB de espacio. Antes de usar el servidor es necesario registrarse proporcionando una dirección de correo electrónico y seguir las instrucciones indicadas. En dicha página web disponemos de cuatro opciones: Registrarse en el servidor Espacio de trabajo Registrarse de nuevo Área pública El proceso de registro para este Servidor de Espacios de Trabajo BSCW es el siguiente (por favor lea esta información cuidadosamente antes de intentar registrarse):

3 A continuación debe especificar: 1. Su dirección de correo electrónico (debe poner especial atención en indicar una dirección válida). 2. Su nombre personal (Ejemplo: José García García). 3. La organización (nombre del centro de destino. Ejemplo: IES Julián Marías). User Details (required fields) Su dirección de correo: Nombre José Ramón Uldemolíns Martínez Organización CFIE Valladolid I después pulse "OK" para registrarse con esta dirección de correo. El servidor BSCW envía automáticamente un mensaje a la dirección de correo que ha especificado. El mensaje de correo contiene instrucciones adicionales sobre cómo completar la segunda fase del proceso de registro. Nota: Este proceso de registro en dos fases es necesario para asegurar que el servidor BSCW siempre tiene una dirección válida para los usuarios registrados. Asegúrese que escribe una dirección de correo electrónico válida. Si no, el mensaje enviado por el servidor BSCW no le llegará y no podrá llevar a cabo la segunda fase del proceso de registro. Una vez pulsado el botón OK aparece la siguiente información: Registro Usuario Primera parte del proceso de registro finalizada La primera parte de su proceso de registro ha finalizado y las instrucciones para la segunda fase se le han enviado por correo a usted en juldemol@hotmail.com *. Si no recibe estas instrucciones - puede tardar entre varios minutos hasta varias horas- entonces contacte con el administrador de BSCW indicando el problema. En la cuenta de correo electrónico facilitada recibimos un mensaje del administrador de BSCW. De: <juldemol@platea.cnice.mecd.es> Asunto: Invitation to register with BSCW server ( Seguimos las instrucciones de dicho mensaje: (basta con hacer clic en la dirección indicada) Register now: Este mensaje ha sido enviado automáticamente por el servidor BSCW como resultado de la petición de... * Cuenta de correo electrónico con la que el usuario se registra.

4 Segunda parte del proceso de registro: Registro Usuario User Details (required fields) Su Nombre de usuario: jose.uldemolins Su contraseña: ******** Su contraseña de nuevo: ******** Nombre José Ramón Uldemolíns Martínez Organización CFIE Valladolid I Atención!: el nombre de usuario será su identificador para otros usuarios del sistema. Debe utilizar un nombre de usuario con el formato "nombre.apellido" (ejemplo: jose.garcia) con minúsculas, sin espacios ni acentos. Puede también utilizar el "alias" de la cuenta de correo del CNICE (si dispone de ella). Si el sistema no admite su nombre de usuario, puede intentarlo añadiendo el segundo apellido o cualquier información significativa (ejemplo: jose.garcia3). En el campo nombre debe especificar su nombre completo y en organización su centro de destino. Apunte y memorice su nombre de usuario y su contraseña para su posterior utilización. Se le pedirá su nombre de usuario y contraseña en cuanto envíe este formulario! Observación: el nombre de usuario no se podrá cambiar. Si olvidas tu identificación (nombre de usuario y contraseña) el servidor BSCW podrá facilitártela. Para ello debes escribir tu dirección de correo electrónico (la que utilizaste en el proceso de registro) en el formulario de la siguiente página web: o > OTROS SERVICIOS > BSCW y haz clic en la opción Registrarse de nuevo y entonces el servidor BSCW te envía un correo con instrucciones para volver a registrarte con una nueva contraseña. Observa tu nombre de usuario en la parte superior izquierda de la ventana. Al hacer clic en el botón OK aparece un cuadro de diálogo que nos pide la identificación para entrar en BSCW y, por otra parte, el sistema envía un segundo mensaje de correo electrónico cuyo asunto es BSCW registration ( y en el que se nos confirma que ya somos un usuario registrado.

5 Y por fin entramos en BSCW: El concepto básico en BSCW es el de espacio de trabajo o carpeta. Los espacios de trabajo se pueden compartir entre diferentes usuarios y pueden contener objetos. Los objetos que se pueden almacenar son: carpetas, documentos, notas, direcciones de Internet (URL), discusiones, calendarios, etc. Observa que BSCW aparece en una ventana del navegador. En la parte superior aparece el menú principal de tipo desplegable:

6 Arhivo Edición Ver Opciones Ir a Ayuda y debajo los iconos con las operaciones básicas: Información, Buscar, Añadir Carpeta y Añadir Documento. A la derecha aparece una barra de botones de acceso a partes del entorno. Inicio: espacio de trabajo personal. Público: espacio de trabajo público. Portap: portapapeles, permite cortar, copiar y pegar. Paplra: papelera, almacén de documentos borrados. Dirs: libreta de direcciones de correo. Agenda: calendario. Debajo de los iconos mencionados aparece una barra que indica la ubicación en la estructura de espacios de trabajo. A continuación aparece un menú (vacío, en un principio, cuando no hay objetos) que permite realizar operaciones sobre varios objetos al mismo tiempo. Los iconos permiten seleccionar y deseleccionar todos los objetos de la carpeta actual. Después aparece una línea por cada objeto. En un principio, cuando todavía no hay objetos, aparece el siguiente mensaje: Actualmente no hay objetos. Ayuda Para acceder a la ayuda hacemos clic sobre la opción Ayuda del menú principal de la parte superior. En el menú desplegable aparecen, entre otras, las siguientes opciones: todo está en inglés! Ayuda Preguntas frec. Índice BSCW Home

7 Información personal Lo primero que debemos hacer es completar nuestros datos personales si realmente queremos compartirlos. Puede resultar muy útil que un usuario con el que compartimos una carpeta pueda conocer nuestro teléfono del trabajo. Para ello hay que elegir la opción Opciones Detalles y aparece el formulario Editar Detalles en el que los campos Nombre completo, Organización y Dirección de correo electrónico principal ya están cumplimentados pues fueron los datos que dimos en el proceso de registro, y también aparece la información sobre Hora local (Zone, Hora y Minuto). Rellenamos los siguientes campos: Teléfono del trabajo, Fax del trabajo, Teléfono de casa, Móvil, URL con imagen, Página personal, Dirección, Añadir dirección de correo electrónico y Otras informaciones. Para cumplimentar el campo URL con imagen simplemente tenemos que hacer clic sobre el botón Add image y aparece el formulario Add image. Hacemos clic sobre el botón Examinar para elegir en nuestro ordenador el archivo gráfico con nuestra foto. Nuestra foto da una sensación de cercanía en el trabajo colaborativo virtual! Cualquier usuario con el que compartamos una carpeta podrá ver dicha información haciendo clic en cualquiera de los iconos o en su nombre. Por motivos de seguridad resulta conveniente cambiar las contraseñas periódicamente, el problema es que en esta sociedad de la información estamos repletos de sitios que nos piden identificación y empezamos a estar atiborrados de contraseñas que terminamos olvidando con facilidad. Para

8 cambiar la contraseña en BSCW elegimos la opción Opciones - Contraseña. Y aparece el siguiente formulario que nos pide nuestra contraseña actual y la nueva contraseña (dos veces). Al hacer clic sobre el botón OK aparece el siguiente cuadro de diálogo solicitándonos nuestra nueva identificación: Perfiles de usuario

9 Los usuarios de BSCW pueden utilizar más funciones cambiando su perfil de usuario. Para ello, elegimos Opciones Preferencias. Y en el cuadro desplegable Perfil de usuario se puede elegir entre Principiante, Avanzado y Experto. Por defecto, al registrarnos en BSCW nuestro perfil es Principiante. Crear una carpeta o espacio de trabajo Para crear una carpeta hay que seleccionar el icono Añadir Carpeta debajo del menú principal, o bien, en la opción Archivo Nuevo - Carpeta. Aparece una pantalla en la que nos pide el nombre de la carpeta y opcionalmente su descripción. Después de introducir los datos y aceptar se crea la carpeta.

10 Una vez creada la carpeta, aparece en nuestro espacio de trabajo: En cada línea se presenta la siguiente información de izquierda a derecha:

11 El icono : permite visualizar información detallada del objeto: nombre, propietario, fecha de modificación, derechos de acceso, etc. El control : permite seleccionar el objeto (para después copiarlo, borrarlo, etc.). Un icono que representa al tipo de objeto: o : Carpeta. o o o o o o o o o o : Documento (Word). : Documento (Excel). : Documento (PowerPoint). : Documento (PDF). : Documento (HTML). : Documento (Imagen). : Documento (Zip). : Documento (no reconocido). : Discusión. : Dirección de Internet (URL). o : Calendario. El nombre del objeto. El tamaño que ocupa en el disco. Ejemplo: 57.1 K. Cero, uno o más de los siguientes iconos: o o o : indica que la carpeta está compartida con otro usuario. : indica que alguien ha bloqueado o reservado el objeto (documento) para impedir su modificación. : indica que se ha añadido una nota al objeto. o : indica que alguien ha calificado el objeto. Las calificaciones van desde pobre a excelente. El nombre del usuario propietario del objeto. La fecha y la hora de la última modificación. Cero, uno o más iconos indicando que se ha producido un evento: o : Evento de Lectura, indica que alguien ha leído el objeto (documento). o : Evento de Creación, indica un nuevo objeto. o : Evento de Cambio, indica cambios en el objeto (documento). o : Evento de Cambio o de Traslado, indica modificaciones recientes en un subobjeto (objeto dentro de la carpeta) o que alguien ha movido un objeto. o : Evento de Traslado, indica que alguien ha movido un objeto. El icono : permite desplegar un menú con las acciones que se pueden realizar sobre ese objeto. Se puede ordenar las líneas mostradas por Nombre, Tipo, Fecha, Tamaño y Calificación. Para ello, elegimos la opción Ver Ordenar.

12 Acciones que se pueden realizar sobre uno o varios objetos Las acciones que se pueden realizar sobre un determinado objeto (o varios objetos seleccionados al mismo tiempo) dependen del tipo de objeto. Las acciones sobre un objeto se realizan pulsando el icono y después seleccionando la opción apropiada en el menú desplegable que aparece, o seleccionando el o los objetos sobre la lista de objetos: y pulsando sobre la opción apropiada en el menú que esta Algunas acciones básicas son: Sobre una carpeta: Sobre un documento: Abrir: abre el objeto. Visto: elimina los iconos de eventos del objeto. Historia: muestra todos los eventos ocurridos en dicho objeto. Info: visualiza información detallada del objeto. Descripción: permite modificar la descripción. Renombrar: permite cambiar el nombre del objeto.

13 Acceso público: copia el objeto en el espacio público (comparte el objeto con el usuario anonymous). Recortar: almacena el objeto en el portapapeles y lo elimina de su ubicación original. Es equivalente a cortar. Copiar: copia el objeto en el portapapeles. Borrar: borrar el objeto y lo almacena en la papelera hasta que se borre definitivamente. Añadir nota: permite añadir una nota textual a un documento. Sustituir: permite cargar un nuevo documento para sustituir el documento actual. Entrar en una carpeta Basta con hacer clic en el icono o en el nombre de la carpeta y se muestra en la pantalla su contenido. La barra de ubicación se modificará añadiendo el nombre de la carpeta después del nombre de usuario. Para volver al espacio de trabajo original del usuario basta con pulsar en el nombre de usuario en la barra de ubicación o pulsar en el botón Inicio : Crear un documento Para subir un archivo hay que seleccionar el icono Añadir Documento debajo del menú principal, o bien, en la opción Archivo Nuevo - Documento. Aparece una pantalla en la que se nos pide: Fichero local: nombre del archivo que subimos desde nuestro puesto local a la carpeta o espacio de trabajo de BSCW. Pulsando en el botón Examinar seleccionamos el archivo deseado (puede ser del tipo que queramos:.pdf,.doc,.mdb, etc.) Nombre del documento (opcional). Descripción (opcional). Calificación (opcional). Tipo MIME: tipo de archivo (se reconocen automáticamente la mayoría de los tipos). Tipo de codificación: sólo si el fichero esta codificado o comprimido. Después de pulsar sobre el botón OK aparece la pantalla de partida pero con la nueva línea correspondiente al documento creado.

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15 Descargar y guardar un documento Al pulsar sobre el icono o sobre el nombre de un documento reconocido se descarga, es decir, se trae una copia al ordenador local y se abre el programa correspondiente con dicho documento pudiendo aparecer previamente un cuadro de diálogo: La opción Archivo Guardar aparece desactivada. Se debe utilizar la opción Archivo Guardar como... para guardar el documento en el ordenador local. Descargar varios documentos Selecciona los documentos haciendo clic en los correspondientes cuadros

16 y haz clic en la opción Archivar aparece las siguientes ventanas en las que simplemente hacemos clic en el botón OK.

17 Finalmente se crea el archivo comprimido que contiene los documentos seleccionados archivo.zip

18 Sólo queda bajarse dicho archivo haciendo clic sobre su nombre. Además dicho archivo se encuentra en el portapapeles y por tanto aparece el icono Depositar. Colocar una dirección de Internet Para colocar una dirección de Internet hay que seleccionar la opción Archivo Nuevo URL y aparece una pantalla en la que podemos indicar una URL del tipo o ftp://. Después de introducir los datos apropiados se creará el objeto con el icono una dirección de Internet. que indica que es

19 Copiar, mover o borrar un objeto Para copiar un objeto hay que seleccionar el objeto y elegir la opción Copiar. Una copia del objeto se copia en el portapapeles. Entrar en la carpeta donde deseamos copiar el objeto y elegir la opción Edición Depositar o pulsar sobre el icono portapapeles desaparece. [Depositar = Pegar]. La copia del Para mover un objeto hay que seleccionar el objeto y elegir la opción Recortar. Una copia del objeto se copia en el portapapeles. Entrar en la carpeta donde deseamos copiar el objeto y elegir la opción Edición Depositar o pulsar sobre el icono. La copia del portapapeles desaparece. Para borrar un objeto hay que seleccionar el objeto y elegir la opción Borrar. Una copia del objeto se copia en la papelera. La libreta de direcciones Para acceder a la libreta de direcciones pulsar en el icono y aparece una pantalla en la que hay una línea (objeto) por cada uno de los usuarios de nuestra libreta de direcciones.

20 Añadir un miembro o usuario a la libreta de direcciones se puede realizar de dos formas: 1. Elegir la opción Archivo Nuevo - Miembro o pulsar sobre el icono y en la pantalla que aparece escribir el nombre de usuario BSCW (p.e. antonio.fernandez) o la dirección de correo electrónico (se deben conocer de antemano). Si la dirección de correo electrónico que escribimos no es de ningún usuario de BSCW entonces el sistema envía, de manera automática, a dicha dirección una invitación para hacerse usuario de BSCW. 2. Buscar un usuario de BSCW y añadirlo, para ello, elegir la opción Archivo Buscar - Usuario y seleccionar los criterios de búsqueda. Cuando aparecen los resultados de la búsqueda podemos seleccionar los usuarios deseados y pulsar sobre la opción a libreta de direcciones de la barra de menú para añadirlos a nuestra libreta. Compartir una carpeta Para compartir una carpeta con un usuario de BSCW entrar en dicha carpeta y pulsar sobre el icono o elegir la opción Archivo Compartir - Invitar miembro. Aparece una pantalla en la que seleccionar los usuarios con los que queremos compartir la carpeta. Opcionalmente se les puede mandar un mensaje de invitación.

21 Para compartir una carpeta con un usuario, éste debe estar en la libreta de direcciones. Si no lo está lo puedes añadir pulsando sobre el botón Añadir usuarios a la libreta de direcciones... Cuando el usuario invitado al espacio de trabajo (compartir la carpeta) inicie sesión en BSCW automáticamente aparecerá dicha carpeta compartida en la primera pantalla de su espacio de trabajo. La carpeta compartida puede moverse a cualquier lugar de la estructura del usuario y también borrarse. Si un usuario borra una carpeta compartida, le desaparece sólo a él (se almacena en su papelera) pero no al resto de los usuarios que comparten la carpeta. Si un usuario borra un documento de una carpeta compartida, el documento se borra para todos los usuarios que utilizan dicha carpeta. Derechos de acceso Por defecto, BSCW establece derechos de acceso según dos normas: Todos los miembros de un espacio compartido tienen todos los derechos de acceso a todos los objetos que contiene excepto dos derechos exclusivos del dueño de un objeto o el derecho de borrar el objeto. o el derecho de modificar los derechos de acceso del objeto. Los usuarios que no son miembros no tienen derechos de acceso al espacio compartido o sobre los objetos que contiene. El mecanismo básico para la asignación de derechos es la herencia: por defecto, los derechos de acceso establecidos para una carpeta son los derechos de acceso de todos los objetos que contiene.

22 1.- Roles por defecto: los permisos de acceso se establecen para grupos o roles. Hay cinco grupos estándares para la asignación de derechos de acceso. Los grupos por defecto son: 1. Propietario: el dueño del objeto, al principio, el autor (el usuario que crea o sube un objeto) es el único dueño. Todos los miembros de un espacio compartido tienen todos los derechos de acceso. El propietario de un objeto es el responsable de definir los derechos de acceso para ese objeto creando nuevos roles y asignándolos a los diferentes usuarios. Las acciones del rol Propietario son: Añadir Agenda de Grupo, Añadir Búsqueda, Añadir Carpeta, Añadir Debate, Añadir Documento, Añadir URL, Borrar, Copiar, Editar Descripción, Editar titular, Info, Recortar, Renombrar y Ver. 2. Gestor: similar a propietario pero con más acciones posibles. 3. Miembro: usuario del espacio de trabajo donde actualmente se encuentra el objeto. 4. Miembro restringido: las acciones del rol Miembro restringido son Copiar y Ver. 2.- El usuario anonymous: tiene derecho de acceso al espacio público ( 3.- Añadir, asignar y editar un rol Añadir un rol: permite definir nuevos roles. Asignar un rol: permite asignar un rol a un usuario Editar un rol: permite editar las acciones posibles de un rol. 4.- Visualización de los derechos de acceso de un objeto: al hacer clic sobre el icono se visualiza información detallada del objeto. Aparece la siguiente ventana:

23 Dejar de compartir una carpeta Si un usuario borra una carpeta compartida, le desaparece sólo a él y obviamente deja de compartirla. Para volver a compartirla sería necesario que un usuario que todavía comparte dicha carpeta volviera a compartir con él la carpeta. Observación muy importante: cualquier usuario que comparte una carpeta puede decidir dejar de compartirla con otro usuario. Para ello, basta con hacer clic en el icono correspondiente línea o de la barra de ubicación: (Compartido) de la

24 Aparece una ventana con todos los usuarios que comparten dicha carpeta. Basta con seleccionar uno o varios usuarios y elegir la opción borrar. Al resto de usuarios que comparten dicha carpeta les aparecerá lógicamente el correspondiente icono del seguimiento del evento. Al hacer clic sobre dicho icono aparece una ventana con los eventos ocurridos, en este caso, que un usuario ha borrado a otro u otros usuarios. Está claro que el uso de BSCW está basado en una relación de confianza! Añadir un debate [Debate = Discusión = Foro] Para añadir un debate es necesario que el perfil del usuario sea Experto (por defecto es Principiante ). El perfil de usuario se puede modificar en Opciones Preferencias. En el cuadro desplegable Perfil de usuario se puede elegir entre Principiante, Avanzado y Experto. Para añadir un debate elegir la opción Archivo Nuevo - Debate o pulsar sobre el icono y aparece una pantalla en la que se puede introducir el nombre del debate, el tipo de nota, el tema del primer mensaje o nota y el texto del primer mensaje.

25 Una vez pulsado el botón OK aparece en la carpeta en la que acabamos de añadir el debate una nueva línea correspondiente a este objeto (debate). Observación: también se puede añadir un debate asociado a un documento determinado. Para añadir un debate a un objeto, pulsar en el botón del objeto y seleccionar Añadir nota. Participar en un debate Para entrar en un debate pulsar sobre el icono o sobre el nombre del debate. Aparece una pantalla con la lista de notas o mensajes. Para añadir una nueva nota elegir la opción Archivo Nuevo - Nota o pulsar en el icono la discusión y elegir Añadir nota. de Para responder a una nota determinada, pulsar en el icono Responder. de la nota correspondiente y elegir

26 Metodología de trabajo Cómo utilizar BSCW? Como disco virtual. Como espacio para compartir información. Como espacio para trabajo colaborativo. Cómo trabajar en grupo? Qué requisitos debe cumplir un equipo de trabajo para su buen funcionamiento? Siempre tiene que estar comprometido con la consecución de objetivos comunes y, por tal razón, la relación entre los miembros del equipo debe ser la mejor, para generar un mayor grado de confianza y una gran autoestima por parte de todos los participantes. Es necesario un líder? Siempre debe existir una persona encargada de dirigir y liderar un equipo. Qué actitudes adoptar para dirigir un equipo de trabajo? El coordinador debe colaborar con todos los miembros del equipo, enseñándoles los mejores métodos para la elaboración de los trabajos y las mejores técnicas para la solución de posibles inconvenientes. El liderazgo facilitador permite potenciar los comportamientos que aumentan la capacidad colectiva para adaptarse, resolver problemas y mejorar el rendimiento. Esto se logra al hacer participar activamente a los miembros en el proceso de tomas de decisiones; el papel del líder no es resolver problemas en persona, sino ver que los problemas sean resueltos. Trabajo colaborativo con BSCW Los documentos colocados en carpetas compartidas van a estar siempre disponibles, en cualquier momento, para todos los componentes del equipo que comparten dichas carpetas pues se encuentran almacenados en el servidor BSCW y no en ordenadores locales. Recordad que si un usuario borra un documento de una carpeta compartida, el documento se borra para todos los usuarios que utilizan dicha carpeta. Se pueden limitar las posibilidades de manipulación de la información o se deben dar pautas de la manera de trabajar con los documentos.