DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

Transcripción

1 Al contestar refiérase al oficio N Licenciado Álvaro Rescia Barahona Auditor Interno MUNICIPALIDAD DE DESAMPARADOS San José Estimado señor: 10 de abril, 2013 DFOE-DL-0229 Asunto: Consulta sobre el ámbito de control de la auditoría interna municipal y el proceso de aprobación de presupuestos y sus variaciones en los comités cantonales de deportes y recreación. Se refiere el Órgano Contralor a su oficio N del 21 de enero del año en curso, en el que plantea algunas consultas en relación con el ámbito de control de la auditoría interna municipal y el trámite presupuestario en los comités cantonales de deportes y recreación (CCDR). 1. Objeto de la consulta La primera consulta se refiere al papel del Concejo Municipal en la aprobación de los presupuestos ordinarios y sus variaciones en el caso de los comités cantonales de deportes y recreación, en particular, con lo que dispone el artículo 172 del Código Municipal. Indica al respecto que la cuestión radica en si es requerida la aprobación del presupuesto y sus variaciones por parte del Concejo Municipal o si se trata de elevarlo al conocimiento de ese órgano colegiado. La segunda interrogante versa en punto a cuál va a ser el papel de las auditorías internas municipales en la fiscalización de los fondos a cargo de esos comités, en concreto, si fiscalizan la totalidad de los recursos que reciben o si se limita al aporte que gira la municipalidad con base en el numeral 170 ibídem. Aparte indica, que sería importante se asesore sobre la fecha en que la junta directiva del comité cantonal de deportes debe aprobar los presupuestos y sus planes. Sobre el particular, manifiesta que hasta la fecha esa Auditoría ha realizado la fiscalización sobre la totalidad de los recursos a cargo del comité de deportes. Con respecto a la fecha de aprobación del presupuesto a lo interno del comité de deportes, manifiesta que deberán ser aprobados antes de ser enviados al Concejo Municipal en la primera semana de julio. Asimismo, señala como antecedentes el oficio N del 18 de setiembre de 2012 del Órgano Contralor y el dictamen N. C de la Procuraduría General de la República.

2 DFOE-DL de abril, Criterio del Área. Con respecto a la primera consulta, tal y como usted lo desarrolla en la presente gestión, del oficio N citado, entre otros, se determina que la aprobación de los presupuestos y de las variaciones presupuestarias 1 corresponde a la Junta Directiva del comité cantonal de deportes y recreación. La citada aprobación se ha definido a partir de la especial naturaleza jurídica de los citados comités, en los que su Junta Directiva se constituye en el superior jerarca. Sobre el particular, se indicó en nuestro oficio N del 30 de enero de 2012, que: ( ) es posible concluir que la naturaleza jurídica de los Comités Cantonales fue definida claramente por la Procuraduría General al señalar que son órganos que integran la estructura municipal, a los que se les ha dotado de personalidad jurídica instrumental a efectos de manejar un presupuesto propio y separado del presupuesto municipal, que debe ser dirigido a cumplir con los fines señalados en el artículo 164 del Código Municipal, pero que permanece adscrito a la Municipalidad respectiva en calidad de órgano- ya que dicha personalidad instrumental no le alcanza para convertirse en una persona jurídica independiente. Se refiere al dictamen N. C de la Procuraduría General). Lo comentado se encuentra en consonancia, entre otros, con lo señalado por el Órgano Procurador en los dictámenes N. C y N. C En efecto, el comité cantonal de deportes aún y cuando goza de personalidad jurídica instrumental en los términos del numeral 164 del Código Municipal con las consecuencias que involucra, está adscrito a la municipalidad respectiva, de manera que no se cuestiona su pertenencia ni que forme parte de la estructura organizacional municipal y es claro que el financiamiento lo tienen definido por ley, puede generar recursos propios y el manejo de sus ingresos es independiente del presupuesto municipal debiendo tramitar su propio plan de ingresos y gastos. Por su parte, como órganos con un presupuesto propio separado del correspondiente al sujeto del cual se encuentran adscritos, están sometidos a la fiscalización dispuesta en el numeral 18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N Lo antes expuesto es sin perjuicio de otras obligaciones en materia presupuestaria establecidas en el Código Municipal por ejemplo el artículo 172 y en el resto del ordenamiento jurídico. En consecuencia, los CCDR deben presentar, en principio, su presupuesto a aprobación externa de la Contraloría General, por lo que les rigen las regulaciones emitidas por la Contraloría General sobre la materia, especialmente las contenidas en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N DC-DFOE (norma 4.2.7). El trámite de aprobación externa, acorde con las citadas Normas Técnicas, resulta procedente cuando el monto del presupuesto inicial en colones del CCDR para el respectivo periodo sea igual o superior al equivalente de unidades de desarrollo, según lo define el procedimiento establecido en la norma de ese cuerpo normativo. 1 En cuanto a las variaciones presupuestarias presupuestos extraordinarios y modificaciones-la situación actual es la siguiente: para efectos de los presupuestos extraordinarios rige lo que indican las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, pero para las modificaciones rige lo indicado en el Reglamento de variaciones presupuestarias (según lo indicado en la resolución R-DC publicada en La Gaceta N. 121 del 22 de junio de y la resolución R-DC publicada en La Gaceta N. 49 del 11 de marzo de 2013-).

3 DFOE-DL de abril, 2013 Como referencia, el mencionado monto para el 2013 es de ,0, por lo que cuando el presupuesto del CCDR, sea igual o superior a esa suma, se estará en la obligación de presentarlo a la aprobación de la Contraloría General. Además, entre otras cosas, esas normas establecen expresamente que una vez aprobado el presupuesto inicial o la variación a este por el Jerarca respectivo del órgano, deberá ser incorporado por esa Administración en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP), según el procedimiento establecido para ello. Para lo de interés en los términos del numeral 172 del Código Municipal estos comités someterán a conocimiento del Concejo Municipal sus programas anuales de actividades, obras e inversión, que en línea con lo señalado por el Órgano Procurador, no limita en nada la estrecha relación e incluso el control que se merece sobre el particular, por ejemplo, mediante el informe de los resultados anual de la gestión del Comité a presentar a la Municipalidad e incluso, cualquier otro mecanismo que se establezca en el reglamento mencionado en el artículo 169 ibídem. De manera que, en ninguna parte de la norma 172 mencionada, se establece la aprobación del presupuesto propiamente dicho por el Concejo Municipal, más bien, se refiere con toda claridad a someterle a conocimiento los programas de actividades, obras e inversión, aspectos que no tienen identidad con un presupuesto y que, en su oportunidad, se valoraron por el Órgano Contralor cuando se pronunció sobre a quién le corresponde aprobar el presupuesto de los comités de deportes y recreación (entre otros, oficios 0758 y 09499, ambos del 2012). En cuanto a la fecha de aprobación de los presupuestos por parte de la junta directiva de los comités cantonales de deportes, en primer lugar, es necesario tener en consideración que por disposición del artículo 19 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N Todas las entidades que por ley están obligadas a presentar presupuestos a la Contraloría General de la República, lo harán a más tardar el 30 de setiembre ( ), lo que en principio implica que debe ser aprobado antes de esa fecha establecida legalmente para su oportuna presentación al Órgano Contralor. En segundo lugar, el numeral 172 del Código Municipal establece que en la primera semana de julio de cada año, los comités cantonales de deportes y recreación someterán a conocimiento de los concejos municipales sus programas anuales de actividades, obras e inversión, antes de aprobarse los presupuestos ordinarios de la municipalidad. Al respecto y en el mismo sentido que ya se apuntó, la norma no exige expresamente que se someta a conocimiento en esa fecha un presupuesto aprobado, son programas de actividades, obras e inversión, entonces, no cabe por la vía de interpretación sostener que el presupuesto de los comités por imperativo expreso de ley debe estar aprobado para la primera semana de julio. Aunque se estima que dichos programas son un referente de alta importancia para la elaboración del presupuesto, este último responde al plan operativo anual que se supone se elabora en todo órgano o entidad, el cual en estricto sentido no es más que la expresión financiera del plan operativo. Así las cosas, se puede apuntar que la normativa señala que el presupuesto del comité cantonal debe estar aprobado antes del 30 de setiembre, esto para cumplir con la fecha establecida por imperativo legal para presentarlo, si corresponde, ante el Órgano

4 DFOE-DL de abril, 2013 Contralor. Esto, en buena lid, implica que todo presupuesto inicial de los comités de deportes debe estar aprobado por su junta directiva antes de esa fecha. Finalmente, salvo mejor criterio se estima que establecer una fecha diferente a la indicada podría quedar como parte de la correcta coordinación, control y consideración a tener por el Concejo Municipal y el respectivo comité de deportes en relación con la reglamentación que se permite para el funcionamiento del caso, según el ordinal 169 del Código Municipal y cualquier otra normativa aplicable, y que en particular, se puede justificar de acuerdo con las fases de formulación y aprobación interna del presupuesto municipal y su resultado en el contenido a la transferencia de recursos para el comité de deportes. En relación con la segunda consulta, referente al papel en la fiscalización de los fondos que manejan los Comités Cantonales de Deportes por parte de las Auditorías Internas de las respectivas Municipalidades, esa Auditoría deberá referirse a lo establecido en la Ley General de Control Interno que sobre el particular señala: Artículo 20. Obligación de contar con auditoría interna. Todos los entes y órganos sujetos a esta Ley tendrán una auditoría interna, salvo aquellos en los cuales la Contraloría General de la República disponga, por vía reglamentaria o disposición singular, que su existencia no se justifica, en atención a criterios tales como presupuesto asignado, volumen de operaciones, nivel de riesgo institucional o tipo de actividad. En este caso, la Contraloría General ordenará a la institución establecer los métodos de control o de fiscalización que se definan. Específicamente las Normas de Control Interno para el Sector Público NCISP (N CO-DFOE 2 ), emitidas por la Contraloría General, establecen específicamente en la norma 1.10 lo que a continuación se indica: Se consideran instituciones de menor tamaño aquellas que dispongan de un total de recursos que ascienda a un monto igual o inferior a seiscientas mil unidades de desarrollo y que cuenten con menos de treinta funcionarios, incluyendo al jerarca, los titulares subordinados, y todo su personal./en el caso de tales instituciones, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben procurar la observancia de las características del SCI definidas en la norma 1.3, en términos del logro de los objetivos de dicho sistema, así como el cumplimiento de las responsabilidades inherentes./estas instituciones no están obligadas a contar con una auditoría interna, sin perjuicio de que por decisión propia o por disposición específica de la Contraloría General, se establezca dicha unidad, se implanten controles alternos, o se emprendan ambas medidas./por su parte, las instituciones que, disponiendo de un presupuesto según la magnitud indicada, tengan treinta funcionarios o más, incluyendo al jerarca, los titulares subordinados, y todo su personal, deben contar, al menos, con una auditoría interna que funcione con jornada de medio tiempo./en todo caso, las instituciones de menor tamaño deben fortalecer los componentes funcionales del SCI, de conformidad con lo que se indica en los capítulos correspondientes de estas normas. (El subrayado no es del original) 2 Resolución del Despacho de la Contralora General de la República N. R-CO del 26 de enero de 2009, publicada en La Gaceta N. 26 del 6 de febrero de 2006.

5 DFOE-DL de abril, 2013 Por consiguiente, deberá valorarse en cada caso particular si corresponde que el comité cantonal cuente con su propia Auditoría Interna o, en su defecto, se aplique la norma 1.10 antes detallada. Si la situación concreta corresponde a lo previsto en el párrafo tercero de la norma 1.10 antes mencionada, es oportuno considerar las características propias de los comités cantonales de deportes en cuanto al monto de su presupuesto de operación, dependencia de los recursos a transferir por la municipalidad, el límite legal de gasto administrativo al que están sujetos, la particular personalidad jurídica instrumental otorgada y, aunado a lo anterior, el hecho de que en la mayoría de los casos no cuentan con su propia auditoría interna. Estos elementos llevan al Órgano Contralor a estimar como racional el que se encuentren sujetos al ámbito de fiscalización de la auditoría de la respectiva municipalidad. En ese sentido, se trata de órganos de naturaleza pública adscritos a la municipalidad, forman parte de su estructura organizativa y cuya fuente principal de financiamiento son recursos públicos (artículo 170 del Código Municipal), que administran instalaciones dadas en administración o las propias, construidas y/o adquiridas en la mayoría de las veces con recursos públicos y que aunque generen algunos ingresos, estos son derivados de la explotación -en sentido amplio- de esos recursos públicos otorgados. Por consiguiente, se debe definir el ámbito de fiscalización de la auditoría interna municipal en términos amplios, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 22 de la Ley General de Control Interno N Atentamente, Lic. German A. Mora Zamora Gerente de Área Dídier Mora Retana Fiscalizador DMR/AAS/GMZ/zwc ci Concejo Municipal de Desamparados sconcejo@desamparados.go.cr Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Desamparados secretariados.ccdrd@gmail.com Área Secretaría Técnica - CGR Ni 1486 (2013) G: