SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR CIENCIA Y TECNOLOGÍA GUÍA PARA PROCESAR SOLICITUDES DE ADJUDICATARIOS(AS)/BECARIOS(AS)

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1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR CIENCIA Y TECNOLOGÍA GUÍA PARA PROCESAR SOLICITUDES DE ADJUDICATARIOS(AS)/BECARIOS(AS) INTRODUCCIÓN El presente documento tiene por objetivo orientar a los adjudicatarios/as y/o becarios/as sobre la correcta canalización de sus solicitudes con respecto a peticiones de cambios de universidad, programas de estudios, modificaciones a sus contratos, presupuestos de becas, etc. I. TIPOS DE SOLICITUDES En virtud de la normativa vigente a la fecha de la firma de contrato, el beneficiario de una beca podrá solicitar al Comité Ejecutivo de Becas o a la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas lo siguiente. PETICIONES AL COMITÉ EJECUTIVO DE BECAS (CEB), (Para becarios cuya suscripción de contrato se realizó posterior al 16 de noviembre de 2011). Incrementos de presupuestos. Financiamiento adicional para continuar con los estudios de posgrado a un nivel superior. Cambios de universidad para becarios. Desistimiento de beca. Terminación por mutuo acuerdo. Casos de incumplimiento de las obligaciones de parte de los becarios. Abandono y suspensión de la beca. PETICIONES A LA SUBSECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS, (Para becarios cuya suscripción de contrato se realizó posterior al 16 de noviembre de 2011). PETICIONES DE BECARIOS Aumento de plazo de estudios sin financiamiento adicional. Reasignación de rubros. Casos de migración al programa de excelencia, solo para los becarios de la Convocatoria Abierta Cambios de fecha en los presupuestos. Diferimiento del inicio del período de compensación. PETICIONES DE ADJUDICATARIOS Cambios de universidad y programas de estudio.

2 Cambios de garante y apoderado. Nota: Únicamente para los casos de Reasignación de Rubros y Diferimiento del Inicio del Período de compensación se pueden elevar las solicitudes de los becarios a la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, incluso antes del 16 de noviembre. El presente cuadro indica las instancias responsables de resolución a los requerimientos de los becarios, el mismo que aplica únicamente para los becarios que han suscrito su contrato de beca después del 16 de noviembre de Para los becarios que han suscrito su contrato de beca antes del 16 de noviembre de 2011, la única instancia de resolución para todos los casos de los becarios es el Comité Ejecutivo de Becas, antes citado. II. PROCESO DE CANALIZACIÓN DE SOLICITUDES II.1. ENTREGA DE DOCUMENTOS POR PARTE DEL BECARIO El becario deberá entregar a su analista los siguientes documentos: A) Formulario de Solicitud, debidamente firmado. (Anexo 1) B) Documentación de Respaldo a. Cartas certificadas por la universidad o el tutor. b. Certificados académicos. c. Certificados médicos de instituciones públicas del Ecuador que incluyan diagnóstico y pronóstico médico, mínimo 2. d. Los demás que se consideren necesarios o se soliciten por parte del analista de becas, el Comité Ejecutivo de Becas o la Subsecretaría de Fortalecimiento y Becas. e. Documentos financieros, (facturas, certificados de compras, etc). II.2. PROCESO DE LOS ANALISTAS DE BECAS A) El analista receptará la información física o digital que remita el becario e incluirá las observaciones pertinentes en el formulario de solicitud presentado. B) Se analizará la solicitud del becario y los documentos de respaldo que se adjunten, en caso de requerirse mayor información, se solicitará inmediatamente al becario a través de correo electrónico para que sea respondido por la misma vía. C) Una vez completada la información el analista elaborará un Informe Técnico que será puesto en conocimiento del Comité Ejecutivo de Becas o la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas de la Senescyt, de acuerdo al caso. D) Una vez que el Comité Ejecutivo de Becas o la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas, hayan resuelto sobre el caso, este informará respecto de la resolución a los analistas de becas, a través de un Acta u Oficio con el aprobado del Subsecretario de acuerdo al caso, que será el documento de respaldo para elaborar los instrumentos legales correspondientes en base a la solicitud realizada por el becario.

3 E) A partir de la suscripción del Acta de Comité, el analista tendrá 48 horas para notificar de manera oficial el becario sobre la resolución adoptada. F) En el caso de aprobaciones emitidas por la Subsecretaría de Fortalecimiento y Becas, a partir de la suscripción del oficio de aprobación, el analista tendrá 48 horas para notificar de manera oficial el becario sobre la resolución adoptada. II.3. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIÓN DEL COMITÉ EJECUTIVO DE BECAS DE LA SENESCYT A) El Comité Ejecutivo de Becas analizará el caso en sesión ordinaria. B) La resolución del comité será plasmada en un Acta, la misma que será puesta en conocimiento de los analistas en los 8 días hábiles posteriores a la reunión del comité. II.4. PROCESO DE CONOCIMIENTO Y APROBACIÓN DE LA SUBSECRETARÍA DE FORTALECIMIENTO DEL CONOCIMIENTO Y BECAS DE LA SENESCYT A. La Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas analizará la solicitud del becario y sus documentos de respaldo. B. La resolución de la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas será plasmado en un oficio, el mismo que será puesto en conocimiento de los analistas en los 8 días hábiles posteriores a la entrega de la solicitud. III. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA CADA PROCESO ESPECÍFICO Se debe considerar que las instancias responsables de atender los requerimientos podrán variar para los casos de los becarios que han suscrito sus contratos después del 16 de noviembre de 2011, (cuadro del Numeral I del presente instructivo); sin embargo los requisitos detallados a continuación son los mismos para todos los becarios, (para los que firmaron antes o después de la fecha antes indicada). Incremento de presupuesto Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). Carta o certificado de la universidad o centro de estudios, líneas aéreas o aseguradoras que avalen el incremento solicitado. Facturas o comprobantes de pago del rubro sobre el cual se solicita el aumento de ser el caso. Llenar el Anexo 2 para solicitudes de aumento de presupuesto. * En caso de ser un becario que suscribió su contrato con una entidad auspiciante, deberá anexar copia del nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de la entidad auspiciante - actualizados. Cambios en la fecha de inicio del período de estudios Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1).

4 Carta o certificado emitido por el centro de Estudios que justifique el cambio de las fechas. Documentos de respaldo que el/la adjudicatario(a) considere pertinentes. Ampliación del período de estudios Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). Carta o certificado emitido por el Centro de Estudios que justifique la extensión del período de estudios. Facturas, comprobantes de pago o certificaciones del o los rubros sobre los cuales solicita aumento (en caso de que sea una ampliación de período de estudios con financiamiento adicional). Anexo 2 para solicitudes de ampliación del período de estudios y aumento de presupuesto, en caso de que la ampliación requiera financiamiento. *Al momento de solicitar la ampliación del período de estudios se debe solicitar el diferimiento del inicio del período de compensación, y adjuntar la documentación requerida para gestionar el mencionado trámite, esto es la autorización de la entidad auspiciante para diferir el inicio del período de compensación. *Anexar nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de la entidad auspiciante actualizados. Cambio de entidad auspiciante Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). Carta de solicitud del becario, indicando fechas específicas de inicio y fin del período de compensación en la antigua y en la nueva institución auspiciante. Carta de la entidad auspiciante en la que se autorice al becario(a) a que realice su período de compensación en otra institución. Carta de aceptación de la nueva entidad auspiciante en la que se comprometa a integrarlo laboralmente. Anexar copia del nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de ambas entidades auspiciantes - actualizados. Prórroga de inicio del período de compensación Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). Documentos de respaldo emitidos por la universidad en caso de tratarse de un aplazamiento en el período de estudios Carta de la entidad auspiciante en la que se acepte el diferimiento del inicio del periodo de compensación (en caso de becarios que hayan suscrito su contrato con una Entidad Auspiciante).

5 Carta de aceptación a un nuevo programa de estudios de nivel superior, en caso de que la prórroga responda a motivaciones académicas (copia de certificado de adjudicación). *En el caso de ser por motivos de salud anexar certificados médicos de un hospital público. *En el caso de que la entidad auspiciante no lo pueda integrar laboralmente, deberá anexar el certificado pertinente en el que se indique los motivos por los cuales no puede laborar en la entidad, también deberá anexar copia del nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de la entidad auspiciante actualizados. Respaldos que indiquen que el becario se encuentra en el país realizando los trámites respectivos para el inicio del período de compensación, en caso de que la prórroga responda al inicio de la compensación: a. Récord migratorio o copia del pasaporte. b. Mecanizado del IESS o copia del RUC. c. Certificados laborales. Suspensión temporal o definitiva de la beca Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). En caso de enfermedad, la presentación de un certificado médico de instituciones públicas del Ecuador que incluyan diagnóstico y pronóstico médico, mínimo 2. Certificados académicos que indiquen el estado o situación del becario en el centro de estudios al momento de la solicitud. Certificado del centro de estudios que respalde la suspensión temporal o definitiva de estudios. En caso de tener entidad auspiciante con la cual haya suscrito el contrato, deberá anexar una carta en la cual la institución acepte que el/la becario(a) difiera su periodo de compensación y que detalle el tiempo total del diferimiento. Anexar nombramiento y copia de la cédula de la máxima autoridad de la entidad auspiciante actualizados. En caso de que el becario se encuentre ejerciendo un cargo público de alta jerarquía deberá anexar la acción de personal, que detalla el cargo que está sustentando. En cualquier caso en que la universidad autorice la suspensión. Los demás que solicite el analista de la Senescyt. Cambio de universidad Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). Carta de aceptación a la nueva universidad en la que aparte de otorgar el cupo, manifieste que si se reconocerán los créditos aprobados en el anterior centro de estudios. Certificados académicos que indiquen el estado del becario/a en el centro de estudios para el cual se le otorgó la beca al momento de la solicitud.

6 Los demás que solicite el analista de la Senescyt. Documento de respaldo que justifique el cambio de universidad. Cambio de programa de estudios dentro de la misma convocatoria de becas Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). Carta de aceptación al nuevo programa de estudios en la que aparte de otorgar el cupo, indique si se reconocerán los créditos aprobados en el anterior centro de estudios. Certificados académicos que indiquen el estado del adjudicatario/a o becario/a en el centro de estudios para el cual se le otorgó la beca al momento de la solicitud. Los demás que solicite el analista de la Senescyt. Cambio de garantes y apoderados Formulario de solicitud debidamente firmado (Anexo 1). Copia de cédula y papeleta de votación de los actuales garantes o apoderados, dependiendo el caso. Copia de cédula y papeleta de votación de los nuevos responsables solidarios o apoderados, de ser el caso. ANEXO 1 FORMATO DE CARTA DE SOLICITUD DEL BECARIO

7 FORMULARIO DE SOLICITUD PARA COMITÉ EJECUTIVO DE BECAS BECARIOS DE PROGRAMAS DE LA SENESCYT DATOS INFORMATIVOS Fecha de solicitud Día Mes Año Nombres y Apellidos completos No. De cédula Programa al que pertenece Convocatoria Abierta Año Fase 1 2 Enseña Inglés Excelencia Posgrado Docentes Universitarios 4to Nivel para Pueblos y Nacionalidades TIPO DE SOLICITUD Revisión/Incremento de presupuesto* *Incluir Anexo 2 de aumento de presupuesto Ampliación de tiempo de estudios Con financiamiento Si* No Prórroga de inicio de compensación Suspensión temporal de beca Suspensión definitiva de beca Cambio de universidad Cambio de programa de estudios Cambio de responsables solidarios Otros (indicar) Firma del becario o apoderado ESPACIO PARA SER LLENADO POR EL PERSONAL DEL SENESCYT Fecha de recepción de documentación de respaldo completa de la solicitud Día Mes Año Monto presupuestado de la beca $ Total desembolsado de la beca $ Fecha del último desembolso Día Mes Año Monto máximo de la beca según programa $ OBSERVACIONES FIRMA DE RESPONSABILIDAD DEL ANALISTA NOMBRE DEL ANALISTA

8 ANEXO 2 PLANTILLA DE PRESUPUESTO 1 NOMBRES Y APELLIDOS: INTITUCIÓN BANCARIA NACIONAL/INTERNACIONAL NO. DE CUENTA: PRESUPUESTO REFERENCIAL PROGRAMA DE BECAS (.) PROGRAMA DE ESTUDIOS DATOS DEL BECARIO FECHA INICIO DEL FINANCIAMIENTO (DD/MM/AA): FECHA FINALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO (DD/MM/AA): FECHA FECHA DE PAGO PRIMER DESEMBOLSO: DURACIÓN DEL FINANCIAMIENTO CARRERA: UNIVERSIDAD DE ESTUDIOS: TIPO DE CAMBIO REFERENCIAL RUBROS PRESUPUESTO REFERENCIAL PRESUPUESTO FINANCIADO POR SENESCYT ÁREA DE ESTUDIOS PAÍS: TIPO DE MONEDA: PRIMER SEMESTRE Enero 13 a Junio 13 Julio 13 - Diciembre 13 Enero 14 - Junio 14 FECHA DE INICIO DE ESTUDIOS (DD/MM/AA): FECHA DE FINALIZACIÓN DE ESTUDIOS (DD/MM/AA): DURACIÓN DE ESTUDIOS SEMESTRES ACADÉMICOS Julio 14 - Diciembre 14 MONTO TOTAL 1 er DESEMBOLSO 2 do DESEMBOLSO 3 do 5 do DESEMBOLSO 4 do DESEMBOLSO DESEMBOLSO Manutención $ - $ - $ - Matrícula y colegiatura $ - $ - $ - Pasajes de ida y vuelta $ - $ - $ - Costos de Investigación y tesis $ - $ - $ - Seguro de salud, vida $ - $ - $ - TOTAL $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 1 Se deberá presentar una plantilla del presupuesto antiguo y otra plantilla del nuevo con los cambios propuestos.

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