MANUAL DE USO: Viajes, Gastos de viaje y manutención, anticipos y préstamos, visas, y compras por personal de la compañía.

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1 MANUAL DE USO: Viajes, Gastos de viaje y manutención, anticipos y préstamos, visas, y compras por personal de la compañía. Nº DE DOCUMENTO: FECHA INFORME: 8/03/2010 RESPONSABLE TÉCNICO: EDUARDO MARTINEZ-COSENTINO ROSADO SUPERVISADO por: JUSTO MARTINEZ DEPARTAMENTO: Auditoria interna ÁREA: Auditoria interna 1

2 ÍNDICE 1. Objeto Pretendemos agrupar en este documento todas las políticas relacionadas con los viajes y las relaciones monetarias de los empleados del grupo para con la empresa, distintas de las derivadas de su contrato de trabajo. Viajes, Gastos de viaje y manutención, anticipos y préstamos, visas, y compras por personal de la compañía 2. Ámbito: Geográfico, personal y temporal Para todo el personal de Cosentino S.A incluido Center. 3. Normas 1. SOLICITUD DE VIAJES Todas las dudas serán resueltas preferentemente vía mail, aunque existe la vía telefónica a la ext. 245 o 8500, siendo el horario: de lunes a viernes de 9:00 h a 14:00 h y de 16:00 a 19:00 h. Cada área solicitará sus viajes exclusivamente a la persona responsable de gestionar los viajes, en ningún caso se podrá contactar directamente con la agencia. El viajero NO ESTÁ AUTORIZADO a comprar billetes de avión, billetes de tren, reservar hotel, etc, por cuenta propia, salvo casos puntuales que deberán se explícitamente justificados. Cada solicitud de servicio se realizará como mínimo con 7 días laborables de antelación a la prestación del servicio. Se ruega a los viajeros planifiquen sus viajes y envíen las solicitudes una vez esté totalmente coordinado y planificado el viaje. Cualquier cambio deberá ser documentado y justificado. Si el viajero está de acuerdo con el itinerario presentado por el responsable de viajes, deberá confirmar la opción y tendrá que ser igualmente autorizada por su director. Las confirmaciones deben realizarse en un plazo de 24 horas una vez recibida la respuesta. Cuando el precio del viaje exceda los importes que se indican a continuación, será también necesaria la aprobación del director de área: Vuelos nacionales: importe > 200 Vuelos Europa: importe > 250 Vuelos Transcontinentales > 1500 Ferias: El responsable de la feria comunicará al responsable de viajes con una antelación de 6 meses, las ferias a las que tiene previsto asistir, aportando datos aproximados del número de personas que asistirán para proceder a la reserva de la plaza hotelera. El responsable de viajes, controlará y gestionará todas las facturas del proveedor de viajes, reenviándolas a las personas que correspondan, una vez revisadas. El viajero será el responsable de identificar si el viaje que solicita se beneficia de alguna deducción fiscal. 2

3 MODIFICACIONES Modificaciones antes de la compra: Los viajes deben estar perfectamente planificados antes del comienzo de la gestión. En casos excepcionales, ante cualquier imprevisto, para cualquier modificación o cancelación se deberá documentar y explicar el motivo del mismo, debiendo se aprobado por el director de área. Modificaciones después de la compra: Cualquier modificación, cambio o cancelación del servicio, deberá ser solicitada cumplimentando el formato de solicitud, así como avisar al responsable de viajes de la urgencia. Para cualquier modificación o cancelación se deberá documentar y explicar el motivo del mismo y deberá ser aprobado por el director de área. Modificaciones en el viaje: Cualquier modificación en el curso del viaje, se deberá comunicar al responsable de viajes vía telefónica o siguiendo el trámite de urgencia, en todo caso de no ser posible lo anterior, puede resolverlo por si mismo comunicando una vez que le sea posible, la solución al responsable de viajes. Seguros de viajes Seguros Tarjetas Diners Club: Todos los vuelos contratados, se compran con la Tarjeta Diners Club que ofrece unos seguros especiales de empresas. Algunas de las ventajas para el viajero son: -Seguro de accidente en viaje de ,13 -Seguro de accidente 24 H. (cualquier accidente en destino 15 días) -Gastos médicos en el extranjero en caso accidente Máx. 187,816 -Búsqueda y localización de equipajes en caso de demora o pérdida. -Pérdida y daños de equipaje. Hasta (siempre y cuando esté acreditada la pérdida o robo así como la relación detallada y valorada de los objetos). Seguro MAPFRE: Para los viajes internaciones, se dispone de un seguro adicional MAPFRE. Se puede solicitar una tarjeta de seguro internacional al responsable de viajes. Teléfono de Asistencia 24 horas: / solo nacional (de 9h00 a 18h00). Teléfono de Emergencias servicio internacional 24 horas de El Corte Ingles o Tel. Agencia El Corte Ingles de Almería: Urgencias: toda solicitud, que por cualquier no pueda cumplir las fechas de solicitud y emisión anteriormente descritas será automáticamente devueltas. En caso de viaje urgente, se deberá solicitar al director de Área y deberá ser aprobada por dirección. 2. TRANSPORTES Y DESPLAZAMIENTOS Transportes en ciudades: los medios de transporte público tendrán prioridad sobre cualquier otro tipo de transporte. Desplazamientos en avión: 3

4 1. Cancelaciones: el coste derivado de la pérdida de un avión tendrá que asumirlo el propio viajero (siempre que no sea por causas de fuerza mayor, debidamente autorizado por la Dirección una vez escuchados y justificados los motivos). 2. Compañía: la compañía aérea seleccionada, será la que cumpla con nuestra política de viajes así como las normas internacionales de seguridad. 3. Clase: Sólo podrán ser utilizados billetes de avión en clase turista. 4. Business: en algunos casos, y solo para vuelos intercontinentales y en función del destino, se podrán gestionar vuelos en Business, realizando reserva en clase turista que permitan upgrate a Business utilizando las millas acumuladas por los viajes. 5. Aeropuerto origen almacenes: el aeropuerto de salida/llegada será el que ofrezca la mejor tarifa dentro de los aeropuertos más cercanos al almacén. 6. Envío de billetes: los billetes de avión serán electrónicos, por lo que a la hora de facturar en ligar de presentar el billete, se facilita una clave o localizador con el DNI. 7. Tarifas con compañías Low Cost: tendrán preferencia frente a las tarifas normales (en caso de ser conveniente los itinerarios). No obstante, a igualdad de condiciones, se optará por líneas regulares. Desplazamientos en ferrocarril: 1. Las solicitudes ser realizarán por la intranet. 2. Categoría: turista. En ocasiones, para largos recorridos, se podrán hacer reservas en preferente. 3. Billetes: se enviarán por mensajería o billete electrónico. Traslados desde fábrica-almacenes al aeropuerto 1. Se fomentará el uso de vehículo propio para los traslados al aeropuerto 2. Se pagará por km 0,29 céntimos de euro. ( fuera de España se pagará según país ) 3. Solo se permitirá el uso de coche particular, para el personal que disponga de un seguro todo riesgo. 4. Se utilizará coche de empresa y chofer para los grupos de tres o más personas que realicen la ida y el regreso por el mimo aeropuerto. Salvo que el viaje sea en el mismo día, dónde compensa llevarse el coche propio. Vehículos de alquiler: 1. Categoría de coches: Tipo A-B ( Renault Clío 1.2, Peugot 106, Seat Ibiza o similar ): trayectos cortos de hasta 450 Km, ida y vuelta. Tipo C ( Renault Megane 1.6, Opel Astra o Similar ) : trayectos de más de 450 Km, ida y vuelta. 2. Devolución de vehículos: se devolverán en el tiempo estimado para evitar cargos adicionales y con el depósito de combustible lleno. 3. No se realizarán reservas directas con las compañías de alquiler de vehículo. 4

5 Otros medios de transporte: el coche de empresa Oficina central solo se utilizará para grupos de tres o más personas que realicen los trayectos de ida y vuelta por el mismo aeropuerto y para llevar a clientes. Parking: los gastos de aparcamiento por razones de viaje de negocio serán reembolsables. Limites diarios: Pago kilómetros España: 0,29 / Km (Fuera de España se pagará según país) 3. ALOJAMIENTOS Cualquier reserva de hotel que no se realice por la aplicación de la intranet, correrá a cargo del viajero, salvo en caso de urgencia o siempre que no haya podido contactar con el responsable de viajes. Debiendo justificar y documentar el motivo de la compra. El viajero no podrá facilitar los datos bancarios de la empresa a ningún proveedor, la única persona autorizada es el responsable de viajes. Se escogerá el hotel que más se amolde a la política de Cosentino S.A, teniendo en cuenta las cercanías del lugar destino. La reserva se realizará solo de alojamiento (salvo ofertas especiales que incluyan el desayuno). Pagos: será directo en la mayoría de las ocasiones. Gastos no incluidos: Minibar: se aceptan cargos por 4 bebidas no alcohólicas por día. Lavandería: se aceptan cargos de lavandería para viajes superiores a 3 días y a razón de 1 servicio lavandería cada 3 días. En el caso de alojamiento en La Tejera, se procederá al cumplimiento de los mismos puntos anteriores, siempre aprobada por el Director de Área. En caso de ausencia, la persona encargada de realizar las reservas comunicará a La Tejera, el nombre de la persona que le sustituirá durante su ausencia. 4. MANUTENCIÓN Solo se pagarán para desplazamientos fuera del centro del trabajo. (las excepciones a esta afirmación deberán necesariamente constar en acuerdo escrito y comunicado a RRHH) Todos los pagos se realizarán por ingreso en cuenta bancaria (no por caja) Pago manutención: Imprescindible justificante y con los límites máximos establecidos en la política (esta en la intranet). Los chóferes deben justificar los gastos como el resto del personal. 5

6 Invitaciones a terceros: por norma general para comerciales solo para clientes con claro aprovechamiento, el resto como gasto imprescindible y siempre aprobado por el director de área. Las comidas de urgencias para seguir trabajando serán en horarios de comidas, siendo comidas austeras y en la empresa. Para pasar el cargo a la empresa, las facturas deben contener en su dorso la información que se indica en el procedimiento( punto 4.3 ) con quien se come y motivo Otro tipo de gastos serán reembolsados siempre que sean aprobados por el director de área o responsable de almacén y que sean ajustados a la política. Gastos No reembolsables: o Consumos productos nocivos (alcohólicos, tabaco, sustancias prohibidas). o Multas de tráfico. o Gastos telefónicos en hoteles, locutorios, etc. o Gastos WI-FI, sin necesidad laboral urgente. o Otros gastos de servicios en hoteles, fitness, spa, comida en la habitación, consumos excesivos del minibar, lavandería, etc.. o Comidas personales. o Comidas en día no laborables (fines de semana y festivos), salvo fuerza mayor (Feria, Viaje Comercial, Viaje a Fabrica). o Comidas cerca SS. CC. (Comarca del Almanzora) solo se pagarán en el restaurante La Tejera. o Los gastos en la Tejera solo se pagarán los autorizados en el modelo y solo con la factura mensual que nos llega. Nunca se aceptarán pagos en VISA y en nota de gastos personal. o Materiales electrónicos, oficina, libros, revistas, mobiliario, etc los tienen que comprar Departamento de Compras del Grupo. Y no meterlos como gastos de viaje. o Entretenimientos en viajes. o Y cualquier gasto personal o considerado fuera de esta política. 5. PRÉSTAMOS Y ANTICIPOS Solicitud de anticipo para gastos de viaje: El empleado que tenga tarjeta de empresa (VISA) no podrá solicitar anticipos para gastos de viajes, y el resto si podrá realizarlos, pero tienen que justificarse como máximo 15 días después del fin del viaje. Y podrán solicitar Anticipos Permanentes el grupo de empleados los cuales se ha autorizado por dirección (chofer, comerciales y promotores) y que previamente que ser aprobados por su superior y por Dirección General de Tesorería. La solicitud se realizará por la aplicación de Intranet>Recursos>Formulario de Viaje>Formulario Anticipos de Viaje. Para monedas diferentes al, se solicitará con 7 días de antelación. Los gastos deben ser justificados antes del día fijado en el documento de entrega. Los gastos no justificados en el documento de entrega, serán cargados en la nómina habiendo firmado el documento anexo 1 del procedimiento. Liquidación 6

7 Se entregará en un periodo máximo de 15 días desde su incorporación al puesto de trabajo. Anticipos de nomina Los anticipos se conceden sin intereses y a cobrar en un plazo máximo de 3 meses. La cuantía de un anticipo será inferior o igual al importe de una mensualidad. Los anticipos serán aprobados por RRHH y el Director del Área correspondiente. No podrá concederse otro mientras exista uno sin cancelar. Préstamos La cuantía de un préstamo es superior al importe de una mensualidad o con vencimiento superior a tres meses. Los préstamos se conceden con el % de interés legal del dinero vigente. Los préstamos deben ser aprobados por el Director de Área, RRHH y finalmente por la Presidencia de la compañía. Ventas a empleados El empleado no podrá comprar a crédito. Pagará siempre al contado o bajo contrato para poder descontárselo de futuras nóminas. Todas las ventas se centralizarán a través del Center de Almería. El cual tendrá que pedir autorización a RRHH Administración y a Tesorería para poder entregar el pedido a producción/almacén. Y cuando se acepte tendrá que recoger el contrato firmado por el trabajador (diga que lo paga al contado o no). La fabrica y almacén no podrán entregar material si el Center de Almería no da el OK. Solo podrá comprar material comercial que comercialice el Grupo (Mármol, Granito, Pizarra, Silestone,.. y no productos del almacén). En cuanto al pedido, aceptación de presupuesto y entregas por adelantado, se seguirán los mismos criterios que para la venta a clientes esporádicos, con un descuento del 25%. 6. SOLICITUD Y JUSTIFICACION DE GASTOS VISA EMPRESA Solicitud de tarjeta VISA de la compañía: Podrán solicitar a Tesorería una tarjeta VISA de empresa aquellas personas que viajen habitualmente (más del 50% de su tiempo). Todas las solicitudes de tarjeta VISA deberán ser aprobadas antes de realizar la solicitud al departamento de Tesorería por los correspondientes directores de área. Una vez sea aprobada la concesión de la tarjeta VISA y antes de su retirada, será obligatorio la firma del contrato: F Contrato tarjetas Visa de la compañía. Se descontará de nómina los gastos no aprobados y no justificados. Cambio de tarjeta VISA de los usuarios actuales Los límites de las nuevas tarjetas serán aprobados por el director de área y posteriormente supervisados por el departamento de tesorería. Límites tarjeta VISA Los límites de las tarjetas VISA no podrán superar los límites indicados a continuación salvo aprobación expresa por parte de la dirección comercial del grupo y la subdirección general de Tesorería. Los límites serían: 7

8 PRESIDENCIA sin límite DIRECCIÓN COMERCIAL CORPORATIVA sin límite DIRECCIÓN COMERCIAL COMERCIALES (NO NACIONAL) DIRECTIVOS OTRAS ÁREAS OTRO PERSONAL NOTA: Presidencia incluye dirección general y miembros del Consejo de admon. de la cía. Justificación Todos los gastos se deben justificar a través de la aplicación de la intranet. En caso de no justificar gastos satisfechos con la tarjeta VISA durante un período superior a dos meses (gastos de abril: límite 30 de junio), el importe de los gastos pendientes de justificar serán liquidados en la próxima nómina. Tarjetas VISA Internacional Los límites fijados serán de euros para los área manager y euros para los gerentes. Registro de aprobaciones de la política Director de Tesoreria Fecha Director legal Fecha Director de estrategia Fecha Director de RH Fecha: Firmas: Aprobado por 8

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