(PAF-15) Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores. Versión: 02 Fecha de Aplicación: 01/08/2017

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1 (PAF-15) Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores Versión: 02 Fecha de Aplicación: 01/08/2017 Historial de Control de Cambios Edición # Fecha de Aplicación Descripción del Cambio 1 08/03/2010 Documento Inicial 2 01/08/2017 Se eliminan como proveedores críticos los siguientes: Docentes y profesionales externos para nivelaciones, Servicio de digitalización de calificaciones de los estudiantes, Servicio de fotocopiadora Se cambian políticas generales y se elimina el procedimiento Control de Registros Firmas Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por Asistente de Calidad Coordinador Administrativo Director General

2 Página: 2/10 1. OBJETIVO Establecer lineamientos a seguir para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores de bienes y servicios que afectan directamente la prestación del servicio y/o integridad de los estudiantes para el Colegio Internacional los Cañaverales. 2. ALCANCE Aplica para proveedores de bienes y servicios que afectan directamente la prestación del servicio y/o integridad de los estudiantes. Inicia con la cotización de los proveedores y finaliza con la selección del proveedor y posterior evaluación y reevaluación cuando así se requiera. El presente procedimiento aplica para compras superiores al monto establecido para caja menor. 3. POLÍTICAS 3.1 Políticas Generales A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las personas de la organización. No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye formatos, instructivos, entre otros. Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente. Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02) Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera de carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte de los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente). Todos los documentos que conservaran la información deben ser identificados de manera única, pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento Control Documental (PGC-05). 3.2 Políticas Específicas Dado el caso que se requiera el servicio de un proveedor de forma urgente, no obedece al procedimiento regular estipulado en el presente documento; las compras se soportan únicamente con la factura o documento soporte emitido por el proveedor. La contratación de funcionarios bajo la modalidad de prestación de servicios se realiza mediante los lineamientos planteados en el procedimiento de Selección, vinculación e inducción de personal, no obstante, no se realiza evaluación desempeño, dado que se evalúan como proveedores de servicios.

3 Página: 3/10 Las órdenes de compra se deben enviar todos los proveedores, excepto aquellos con los cuales se haya establecido un contrato y/o se hayan establecido condiciones de entrega El procedimiento de compras aplica para compras superiores al monto establecido para caja menor Compras que afectan la prestación del servicio e integridad de los estudiantes - Cafetería - Transporte - Docentes contratados por prestación de servicios - Proveedores de insumos para tratamiento de la piscina y agua potable - Asesor jurídico - Proveedor de servicio de carnetización - Área Protegida (EMI) Compras que afectan la satisfacción del cliente - Proveedores de insumos y útiles escolares - Software académico. - Servicios de mantenimiento a instalaciones Selección de Proveedores Proceso en el que se ingresa un proveedor a la lista de proveedores (FAF-47), siempre y cuando la compra del bien o servicio se efectúe de manera permanente o sea proveedor único y se requiera su selección inmediata. La selección de proveedores no aplica para compras eventuales o urgentes Criterios de Selección: Cafetería: - Cumplimiento de requisitos legales (marco legal vigente) - Condiciones comerciales (precio, condiciones de pago, descuentos) - Empresa legalmente constituida (pago aportes de ley de sus empleados) - Menú aprobado por nutricionista - Calidad de los productos ofrecidos - Contar con los equipos necesarios para la prestación del servicio - Capacidad instalada, referencias de entidades o empresas a las cuales les suministre el servicio de cafetería, muestra física (cuando se requiera). Transporte: - Cumplimiento de requisitos legales (marco legal vigente) - Condiciones comerciales (precio, condiciones de pago) - Empresa legalmente constituida (pago aportes de ley de sus empleados) - Capacidad instalada - Parque automotor óptimo para la prestación del servicio: preferiblemente modelo automotor 2004 en adelante, cinturones de seguridad en todos los asientos del vehículo, medio de comunicación. - Cubrimiento de seguros y pólizas. - Licencia de funcionamiento de transporte escolar.

4 Página: 4/10 - Referencias de entidades o empresas a las cuales les suministre el servicio de transporte, preferiblemente certificación en ISO Docentes contratados por prestación de servicios: - Hoja de vida con los respectivos soportes - Pago de seguridad social - Experiencia verificable - Condiciones de pago Asesor jurídico: - Condiciones de pago - Experiencia y referencias verificables. Proveedores de insumos para tratamiento de la piscina y agua potable: - Condiciones comerciales (precio, condiciones de pago, descuentos) - Certificados de calidad de los insumos - Soporte técnico. Proveedor de servicio de carnetización: - Precio - Tiempo de entrega - Calidad del producto - Muestra física del producto - Referencias Proveedor de servicio de Área Protegida (EMI): - Precio - Tiempo de respuesta - Calidad del producto - Referencias Proveedor de insumos y útiles escolares - Precio - Condiciones de pago - Calidad de los productos. Software Académico - Precio - Condiciones de pago - Alcance - Asistencia Servicios de mantenimiento a instalaciones. - Precio - Condiciones de pago - Garantía de los productos y servicios ofrecidos

5 Página: 5/ Cotización a Proveedores Se establece como política del Colegio, que el proceso de cotización se efectúa en los siguientes casos: - Cuando se decide ingresar o seleccionar a un proveedor nuevo en la institución. - Cuando los proveedores aprobados no cuenten con la capacidad para cumplir. - Cuando los precios de los productos o servicios fluctúan constantemente. - Cuando a criterio del Director General o Coordinador Administrativo se requiere efectuar cotización. La cotización de bienes y/o servicios específicos, la debe realizar el funcionario que posea la competencia y/o experiencia para realizar dicha actividad, lo cual se registra en el formato Requisición de compra (FAF-80) Las compras que se efectúen de manera permanente al proveedor, no requieren cotización para cada compra, sin embargo, anualmente, el Coordinador Administrativo debe realizar comparativos de propuestas a través de nuevas cotizaciones, a fin de garantizar que la institución adquiere las mejores condiciones económicas con los diferentes proveedores. Las cotizaciones se conservan físicamente, a excepción de las que el proveedor no entregue, lo cual debe quedar registrado en el formato Requisición de compra (FAF- 80). Los proveedores corporativos no requieren de cotizaciones Verificación por el Cliente hacia los Proveedores En casos que se estime de mutuo acuerdo y con previa autorización por parte del Director General, los clientes del Colegio, poseen autonomía para evaluar a los proveedores con los cuales cuenta el plantel, para ello el Colegio dispondrá de los recursos tanto humanos como logísticos para el desarrollo de dicha actividad Grado de control y seguimiento hacia proveedores: A fin de facilitar las herramientas que proporcionen control en los productos y/o servicios comprados y por consecuencia a los proveedores, el Colegio ha establecido los siguientes controles: - El Colegio Internacional los Cañaverales puede efectuar visitas o auditorias en las instalaciones del proveedor a consideración del Director General o Coordinador Administrativo, para ello se deberá informar previamente al proveedor. - Revisiones de parque automotor conforme lo establece el procedimiento Transporte Escolar (PAF-23). - Evaluación cada 6 meses (FAF-48A, B, C, D) para todos los proveedores y cada 2 meses para Cafetería y Transporte, dependiendo del tipo de proveedor conforme a lo establecido en el presente procedimiento. - Revisiones cada 6 meses de los vehículos de la empresa transportadora. - Dado el caso en que un proveedor obtenga un resultado inferior al rango de aprobación establecido por el Colegio, es decisión del Director General y Coordinador Administrativo,

6 Página: 6/10 4. VOCABULARIO tomar las medidas pertinentes, entre las cuales se puede incluir la eliminación del proveedor de la lista de proveedores aprobados a excepción de proveedores únicos. - Verificación durante la recepción de la compra del bien o servicio. Proveedor aprobado: persona natural o jurídica que provee al Colegio Internacional los Cañaverales, bienes o servicios referenciados en el ítem Proveedor único: persona natural o jurídica que provee bienes o servicios que ningún otro puede suministrarlos en el mercado, para algunas compras específicas. Proveedor corporativo: proveedor que hace parte de la organización, al cual no se le realiza selección pero si evaluación y re-evaluación (cuando no supere el rango de aprobación). Proveedor antiguo: personas naturales o jurídicas con quienes el Colegio ha venido trabajando satisfactoriamente, previa aplicación del presente procedimiento, para este tipo de proveedores no aplica el proceso de selección, únicamente la evaluación y re-evaluación (cuando aplique) por la persona responsable. Cotizar: proceso mediante el cual se deben solicitar mínimo tres (3) ofertas diferentes, cuando sea aplicable y se escoge la mejor. Es criterio del Coordinador Administrativo definir la necesidad de incluir al proveedor al listado de proveedores aprobados, siempre y cuando se requiera establecer negociaciones permanentes y apruebe el proceso de selección. Selección: proceso mediante el cual se elige entre varias alternativas de proveedores la mejor, teniendo en consideración que la negociación debe establecerse de manera permanente. El proceso de selección no aplica para compras urgentes, compras eventuales o puntuales. Evaluación: Proceso efectuado con una periodicidad semestral, en el cual se evalúa el desempeño de los proveedores y se detectan las oportunidades de mejoramiento, a excepción de los proveedores de cafetería y transporte, los cuales se evalúan con una periodicidad bimensual. La evaluación de proveedores se realiza para aquellos que afecten la prestación del servicio y con los cuales se efectúa compra de manera permanente. Reevaluación: proceso mediante el cual se reevalúa a un proveedor que haya incurrido en deficiencias en el producto o servicio y se requiere efectuar un seguimiento con un periodo no mayor a tres meses siempre y cuando se efectué el trabajo, se preste el servicio o adquiera el producto, de lo contrario se espera a la prestación o compra de uno nuevo, con el propósito de verificar su desempeño y tomar las medidas pertinentes. Para los proveedores de servicio de cafetería y transporte que incurran en baja evaluación, la reevaluación se realiza en un periodo no mayor a 15 días calendario. Los criterios que se tienen en cuenta para la reevaluación de proveedores son los mismos que se han empleado para la evaluación.

7 Página: 7/10 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 6. DESARROLLO Procedimientos PGC-03 Acción Correctiva y de mejora PGC-05 Control Documental PAF-14 Compras Formatos FAF-47 Lista de proveedores FAF-48A Evaluación de proveedores - Bienes FAF-48B Evaluación de proveedores - Servicios FAF-48C Evaluación de proveedores - Cafetería FAF-48D Evaluación de proveedores - Transporte FAF-48E Evaluación de proveedores - Funcionarios FAF-52 Seguimiento a compras FAF-80 Requisición de compra Otros Cotización Acuerdo comercial o contrato Documentos del proveedor No Actividad Registro Responsable Selección de Proveedores Determinar el tipo de proveedor a seleccionar. Se realiza cotización como mínimo a 3 proveedores diferentes, lo cual se registra en el formato Requisición de compra (FAF-80). Se selecciona aquellos que cumplan con los criterios de selección y con las especificaciones requeridas para el bien o servicio. Cuando así se requiera, se contacta a los posibles proveedores a fin de realizar una reunión en la cual se establezcan las condiciones pertinentes. Se elige un proveedor de acuerdo al criterio del Director General, Coordinador y funcionario encargado. - Cotización - Cotización, propuestas técnico - económicas, portafolio de servicios. Administrativo - Funcionario encargado - Director General Administrativo - Funcionario encargado - Director General - Funcionario encargado - Director General

8 Página: 8/10 No Actividad Registro Responsable Se acuerdan las condiciones de compra, lo cual se puede establecer mediante la firma de un acuerdo comercial, contrato o mediante la orden de compra al proveedor (cuando así se requiera). Se solicita al proveedor la siguiente documentación (dependiendo del tipo de proveedor): - NIT o RUT - Fotocopia de la Cédula - Cámara de comercio y Representación legal Se ingresa el proveedor a la lista de proveedores (FAF-47) (cuando sea el caso). Se realiza la compra del bien o servicio conforme al procedimiento Compras (PAF-14). Evaluación de Proveedores Semestral o bimensualmente (cafetería y transporte) se valora el desempeño de los Proveedores a través de una evaluación establecida por el Colegio, la cual se registra en el formato Evaluación a proveedores (FAF-48 A,B,C,D,E) formato que incluye ponderados y especificaciones diferentes para las distintas categorías de proveedores, por tanto el formato es de libre elaboración. El mecanismo de evaluación de proveedores, se basa tanto en las quejas reportadas de los clientes como en el formato Seguimiento a compras (FAF-52) el cual es diligenciado por el funcionario que utiliza el bien o servicio, quien debe entregar dicho formato al Coordinador, a fin de realizar de forma conjunta la evaluación respectiva. Si la evaluación arroja un resultado mayor o igual al rango establecido de aprobación, se continúa trabajando con el Proveedor seleccionado y se le informa las sugerencias pertinentes. Si la evaluación arroja un resultado menor al rango establecido de aprobación, se informa el resultado al proveedor y se realiza una re-evaluación de acuerdo a lo estipulado en el ítem vocabulario re-evaluación. Los criterios empleados para la reevaluación de proveedores son los mismos que los utilizados en la evaluación. Es importante tener en consideración que los criterios de ley deben cumplirse al cien por ciento por parte de los proveedores que así lo requieran. Dado el caso en que los proveedores antiguos no lo cumplan, el Director General y Coordinador, solicitan un plan de acción a seguir o compromisos, el cual debe ser controlado con toda la rigurosidad del caso. - Acuerdo comercial - Contrato - Orden de compra - Documentos del proveedor - Lista de proveedores (FAF-47) - Evaluación a proveedores (FAF- 48A,B,C,D,E). - Seguimiento a compras (FAF-52) - Registro de quejas (FD- 44) - Evaluación a proveedores (FAF- 48A,B,C,D,E). - Evaluación a proveedores (FAF- 48A,B,C,D, E). - Proveedor - Jefe de mantenimiento - Jefe de mantenimiento - Jefe de mantenimiento

9 Página: 9/10 No Actividad Registro Responsable Si la re-evaluación arroja un resultado menor al rango establecido de aprobación se toman las medidas pertinentes a criterio del Director General y/o Coordinador, entre las cuales se puede presentar: Cambiar de proveedor Establecer condiciones de cumplimiento (acta de compromiso) Entre otras Si la re-evaluación arroja un resultado mayor o igual al rango establecido de aprobación se informa al proveedor y se continúa utilizando sus servicios y/o productos. - Evaluación a proveedores (FAF- 48A,B,C,D, E). Diagrama de flujo procedimiento Selección de proveedores - Director General - Jefe de mantenimiento - Jefe de mantenimiento

10 Página: 10/10 INICIO 1. Determinar el tipo de proveedor a seleccionar. 2. Se realiza cotización como mínimo a 3 proveedores diferentes - Requisición de compra (FAF-80) 3. Se selecciona aquellos que cumplan con los criterios de admisión y con las especificaciones requeridas para el bien o servicio. 4. Cuando así se requiera, se contacta a los posibles proveedores a fin de realizar una reunión en la cual se establezcan las condiciones pertinentes. 5. Se elige al proveedor 6. Se acuerdan las condiciones de compra 7. Se solicita al proveedor la siguiente documentación: - NIT o RUT, Fotocopia de cédula - Cámara de comercio - Representación legal 8. Se ingresa el proveedor a la lista de proveedores (cuando sea el caso) - Lista de proveedores (FAF-47) 9. Se realiza la compra del bien o servicio conforme a lo establecido en el procedimiento de Compras 10. Evaluación de proveedores: Semestral o bimensualmente (cafetería y transporte) se valora el desempeño de los Proveedores a través de una evaluación establecida por el Colegio. El mecanismo de evaluación debe basarse en las quejas reportadas de los clientes y en el formato seguimiento a compras. - Evaluación de proveedores (FAF-48A,B, C, D) - Seguimiento a compras (FAF-52) - Registro de quejas (FD-44) SI El proveedor aprueba la evaluación (>=80%) NO 12. Se informa el resultado al proveedor y se realiza una re-evaluación - Evaluación de proveedores (FAF-48A,B, C, D) 11. Se continúa trabajando con el Proveedor seleccionado y se le informa las sugerencias pertinentes. SI 14 El proveedor aprueba la evaluación (>=85%) NO FIN 13. se toman las medidas pertinentes a criterio del Director General y/o Director y financiero