PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CARTERA POR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS

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1 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Recaudos Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 12 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades necesarias para llevar el control de las cuentas por cobrar y realizar el seguimiento de la gestión de cobro de las deudas a favor de la Universidad Industrial de Santander. Aplica a las cuentas por cobrar por facturación de venta de bienes y/o servicios, realizada por las UAA. NORMATIVIDAD Acuerdo. 070 de 2006, por el cual se crea e integra el Comité Técnico de Sostenibilidad del stema Contable. Acuerdo. 074 de 2005, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado. Resolución 249 de Artículo 6. Delegación en los procesos de contratación. Código de Comercio, art. 731, Sanción al librador de un cheque no pagado por su culpa. Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones. Resolución N 1320 de 2008, por la cual se aprueba el Manual de rmas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS y se delega en el Vicerrector Administrativo las facultades para adelantar el procedimiento de cobro coactivo administrativo, por concepto de cuotas partes pensionales. Ley 1231 de 2008, Por la cual se unifica la factura como titulo valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras disposiciones. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Cartera: La cartera es el conjunto de acreencias a favor de la Universidad, consignadas en títulos ejecutivos simples y complejos que contienen obligaciones dinerarias de manera clara, expresa y exigible. Cobro Coactivo Administrativo: Es la aplicación de los procedimientos formales previstos en el Estatuto Tributario Nacional, con el objeto de lograr la satisfacción de la obligación hasta con el remate de bienes del deudor. Incluye acciones como la investigación de bienes, la notificación del mandamiento de pago, la orden de medidas cautelares, y concluye con el pago o el remate efectivo de bienes. En desarrollo del procedimiento se pueden celebrar acuerdos de pago autorizados por la autoridad competente. Cobro Coactivo de cuotas partes pensionales: Es el procedimiento por medio del cual la UNIVERSIDAD, asume directamente sin intervención judicial el cobro de las cuotas partes pensionales que le adeuden las entidades de Derecho Público, que concurren en la mesada pensional de sus exfuncionarios desde el reconocimiento de la pensión y que no han sido canceladas en la etapa de cobro persuasivo.

2 Página 2 de 12 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Cobro persuasivo: Son las actuaciones que pretenden el acercamiento con el deudor, con el fin de procurar la cancelación de su obligación de manera voluntaria o por lo menos celebrar un acuerdo de pago, antes de iniciar el proceso de cobro coactivo o jurídico atendiendo la naturaleza de la obligación. Incluye todas las comunicaciones que invitan al deudor a pagar su obligación, como cartas, llamadas, etc. Comité Técnico de Sostenibilidad del stema Contable: Es el encargado de asesorar en la determinación de políticas y procedimientos que garanticen a la administración la obtención de información financiera razonable y oportuna. Sus miembros permanentes, quienes concurrirán con voz y voto son: El Vicerrector Administrativo o su Delegado, quien lo presidirá; El Jefe de la División Financiera; El Jefe de la Sección de Contabilidad, quien ejercerá las funciones de Secretario Técnico; el Jefe de la Sección de Tesorería; El Jefe de la Sección de Presupuesto; el Asesor Jurídico; y el Director de Control Interno y Evaluación de Gestión, con voz pero sin voto. Cuota parte: Es una obligación dineraria o económica que se debe como empleador concurrente corresponder a favor del último empleador que tuvo bajo sus servicios a un servidor público al cual le reconoció, pagó y viene pagando su mesada pensional. SIF: stema de Información Financiero. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. Cobro Jurídico: Es la aplicación de los procedimientos formales previstos en el Código de Procedimiento Civil, con el objeto de lograr la satisfacción de la obligación hasta con el remate de los bienes del deudor, que se adelanta con sujeción a las normas previstas para los procesos ejecutivos reguladas en la legislación procesal civil o contenciosa administrativa atendiendo la naturaleza de la obligación y las partes. Jefe de unidad: Ordenador de gasto UAA. CONSIDERACIONES Parte de las cuentas por cobrar están representadas por el valor de las deudas a favor de la Universidad por concepto de venta de bienes y/o servicios. Estas deudas deben estar respaldadas con documentos válidos para el cobro respectivo. Las UAA deben cumplir con lo dispuesto en el Reglamento General de Posgrado en relación con el pago de las liquidaciones de matrícula de posgrado. Las UAA deben imprimir tres originales de la factura de venta en formato de código de barras acorde con lo establecido por la Universidad. En la cara o faz de las facturas de venta no debe hacerse anotación alguna, puesto que ello altera el documento y puede ocasionar dificultades en el cobro. El coordinador de la sede envía a la Subdirección Administrativa del Instituto de Proyección regional y Educación a Distancia, tres facturas de venta debidamente firmadas en original por el cliente como constancia de su aceptación y compromiso de pago, para la respectiva firma. Una vez firmadas, la subdirección administrativa envía una factura para el archivo de la sede, una para entregar al cliente con el fin de que realice el pago y la otra se remita a cartera. Es responsabilidad de la UAA solicitar la siguiente información que conduzca a la localización del cliente: Dirección y teléfonos del domicilio, de oficina, fax, celulares, correo electrónico, referencias personales con sus datos respectivos, etc. En la misma forma debe asegurarse que el cliente firme los tres originales de la factura de venta en el momento en que la recibe como constancia de su aceptación y compromiso de pago. En caso de que el cliente no haya firmado la factura de venta, la UAA debe solicitarle que elabore un acuerdo de pago donde acepte la obligación contraída con la Universidad y la forma como será cancelada dicha factura. el cliente es una entidad pública debe adjuntar Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal para la adquisición del bien o servicio.

3 Página 3 de 12 CONSIDERACIONES Es deber del ordenador del gasto crear o generar los documentos necesarios e idóneos que garanticen el recaudo de la cartera por la venta de los bienes y servicios, de acuerdo a lo establecidos en el Manual de rmas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS. Es deber del ordenador del gasto apoyar la gestión del cobro jurídico realizado por la Oficina Jurídica. Las UAA disponen, a través del SIF, de la información actualizada de las cuentas pendientes de cobro. Cada UAA debe iniciar la gestión de cobro recordando al cliente el pago de la factura antes de su vencimiento. Es responsabilidad del Jefe de la UAA generadora de la obligación, adelantar el cobro persuasivo por medio de comunicación escrita, telefónica o demás acciones que estime conveniente, dejando constancia por escrito de lo actuado. El responsable de la UAA debe remitir a la Oficina Jurídica la documentación necesaria junto con las constancias y copias de las comunicaciones remitidas al deudor que conformen el título ejecutivo para cobro jurídico, su incumplimiento será responsabilidad administrativa y disciplinaria de cada uno de los responsables de la contratación. Los pagos que se realicen con cheque se recibirán únicamente con Cheque de gerencia, de Cesantías o de Cooperativas. El plazo máximo para que un cheque sea enviado a cobro jurídico es de tres meses después de haber sido girado, teniendo en cuenta que el cheque tiene una vida comercial de seis (6) meses. Cuando se ha recibido un pago con cheque y ha sido devuelto, la Sección de Tesorería comunicará al cliente, a fin de que este corrija la inconsistencia y efectúe el pago. En caso de que no se logre localizar al cliente, se le informará a la UAA respectiva para que efectúe el trámite pertinente. un cheque ha sido devuelto por fondos insuficientes, aplica la sanción del 20% del importe del cheque (art. 731 del Código del Comercio). El plazo máximo para que una factura de venta sea enviada a cobro jurídico es de 180 días después de la fecha de vencimiento, teniendo en cuenta que su período de vida comercial es de tres (3) años.

4 Página 4 de 12 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Envía original de la factura de venta firmado por Jefe de la UAA y Cliente 1 pág Envía a Cartera un original de la factura de venta debidamente firmado por el Jefe de la UAA y por el cliente como constancia de su aceptación y compromiso de pago. Entrega otro original de la factura al cliente y archiva un ejemplar. Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado 2. Verifica que las facturas registradas en el SIF estén correctas 2. Verifica que las UAA hayan enviado las facturas que aparecen registradas en el sistema, que lleven las firmas respectivas o, en su defecto, que se envíen los acuerdos de pago o constancias de aceptación y compromiso de pago. Factura cumple requisitos? 3. Devuelve documentos a la UAA 3. En caso de que las facturas no cumplan los requisitos, las devuelve a la UAA respectiva para que efectúe los ajustes necesarios y envíe nuevamente a Cartera. 4. Envía facturas a Contabilidad 4. Envía las facturas revisadas y en orden a la Sección de Contabilidad. 5. Revisa y verifica contablemente las facturas y las archiva 5. Realiza la revisión y verificación contable de las facturas y las archiva. (Manejo contable mvto. ctble. Automático consultar) Auxiliar Contabilidad 1

5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de Realiza cruce de cuentas por cobrar con reporte de ingresos 3 6. Diariamente realiza en el SIF el cruce de los reportes de ingresos en las entidades bancarias y en las cajas de la Universidad con las cuentas por cobrar. Auxiliar Tesorería Pago con cheque devuelto? 7. Comunica al Cliente 7. Independiente de la fecha de vencimiento de la factura, en caso de que el cliente haya realizado el pago con cheque y este haya sido devuelto, la Sección de Tesorería comunicará al cliente, a fin de que este corrija la inconsistencia y efectúe el pago. En caso de que no se logre localizar al cliente, se le informará a la UAA respectiva para que efectúe el trámite pertinente. (Ver Consideraciones) Auxiliar Tesorería El cliente cancela la obligación? 8. Envía soportes que conforman el Título Ejecutivo 2 pág n perjuicio de la acción de cobro prejurídico que se debe efectuar, cuando se haya producido devolución de cheque y el cliente definitivamente no realice el pago, debe enviar los soportes que conformen el título ejecutivo a Asesoría Jurídica. Jefe de Tesorería Manual de rmas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS 9. Verifica el registro 9. Verifica que el registro del ingreso de las facturas se haya realizado correctamente, revisando el código contable y confrontando con el movimiento de la Sección de Tesorería. Auxiliar Contabilidad 2

6 DIAGRAMA DE FLUJO 2 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 12 Hay observaciones? 10. Introduce las correcciones necesarias 10. hay observaciones, corrige en el SIF los registros contables que no correspondan. Auxiliar Contabilidad 11. Efectúa el registro contable 11. Efectúa el cargue contable en el SIF. Auxiliar Contabilidad 1 FIN 12. Verifica diariamente las facturas próximas a vencerse y vencidas 12. Verifica diariamente en el SIF las facturas próximas a vencerse y vencidas. Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado La cuenta está vencida? 13. Recuerda telefónicamente al cliente la fecha de pago 13. En caso de facturas próximas a vencerse, recuerda telefónicamente al cliente la fecha límite de pago de la factura y la importancia del pago oportuno de las obligaciones. Secretaria de la UAA y/o Funcionario Encargado 3 pág Realiza el cobro Persuasivo El cliente cancela la obligación? 4 Pág se trata de facturas vencidas, realiza el cobro persuasivo por medio de comunicación escrita, telefónica o demás acciones que estime convenientes, teniendo en cuenta que debe guardar evidencia de ello. ta: Es deber del ordenador del gasto apoyar la gestión del cobro jurídico realizado por la Oficina Jurídica. Jefe de la UAA Manual de rmas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS 3

7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de Extrae y clasifica información por UAA sobre facturación A. Mínimo dos veces al año se extrae para cada UAA, la información correspondiente a la facturación con vencimiento mayor a 30 días y la clasifica en la siguiente forma: Facturas que tengan vencimiento mayor a 30 días, hasta 180 días. Facturas que tengan vencimiento mayor a 180 días. Solicita información sobre gestión de cobro y envío de copias de consignaciones a. Envía carta a cada UAA solicitando información sobre la gestión de cobro realizada hasta el momento y el envío de copias de consignaciones si las facturas están canceladas. Cartas En caso de ser necesario, les recuerda a las UAA el envío a Jurídica de las facturas con vencimiento mayor a 180 días. La UAA responde la comunicación? Envía nueva comunicación b. Transcurrido un (1) mes, en caso de que la UAA no se manifieste, le recuerda el cumplimiento de sus obligaciones con una nueva comunicación. Recibe información proveniente de las UAA Copia de consignación c. Recibe la información sobre la gestión de cobro de facturas vencidas proveniente de las UAA. recibe copias de consignaciones por pago de facturas, informa a la Sección de Tesorería para su registro y anexa documentos. 4 FIN Envía facturas vencidas junto con informe de gestión de cobro realizada e información del cliente 4 B. Remite a Asesoría Jurídica las facturas originales que tengan 180 días de vencimiento junto con la información por escrito acerca de toda la gestión de cobro realizada hasta el momento, incluyendo los datos del cliente deudor (Ver Consideraciones) y cualquier documento que preste mérito ejecutivo de conformidad con el artículo 488 del Código de Procedimiento Civil. Jefe de la UAA Manual de rmas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS

8 DIAGRAMA DE FLUJO 4 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 8 de 12 Facturas originales vencidas Informe de gestión de cobro Información del cliente 2 Realiza cobro jurídico Cobro efectivo? 15. Procede a realizar el cobro jurídico de las facturas, siempre y cuando conste en documentos que provengan del deudor y que contengan una obligación clara, expresa y actualmente exigible. Asesor Jurídico Manual de rmas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS 16. Informa a Cartera y envía soportes 16. el cobro fue efectivo informa a Cartera y le envía los soportes respectivos. Asesor Jurídico 17. Remite información de la cartera recuperada 17. Consolida y remite a Tesorería la información de la cartera recuperada anexando soportes. Soportes 18. Registra el pago y reporta a Contabilidad 18. Registra el pago realizado correspondiente a la cartera recuperada y reporta a Contabilidad por medio del Boletín Diario. Auxiliar Tesorería 20. Realiza registro contable FIN 20. Realiza el registro contable de la cartera recuperada por cuadre a ceros, tomando como referencia los documentos que tienen incidencia en el movimiento de recuperación de cartera. (Manejo contable Informes Cuadre a ceros). Auxiliar Contabilidad 5

9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 9 de Realiza evaluación jurídica Evaluación jurídica 21. el cobro no fue efectivo realiza la evaluación jurídica aclarando los criterios tenidos en cuenta para concluir que no es posible obtener el pago de la deuda. Remite evaluación a Cartera. Asesor Jurídico 22. Informa acerca de las cuentas de difícil recuperación Facturas y Gestión de Cobro realizada Ficha de Depuración Evaluación jurídica 23. Evalúa informe presentado por Cartera 22. En los casos en que la cartera sea incobrable, procede a elaborar la correspondiente Ficha de Depuración y la remite al Comité Técnico de Sostenibilidad del stema Contable, anexando las facturas y toda la información correspondiente a la gestión de cobro realizada hasta el momento, así como la Evaluación jurídica hecha por el Asesor Jurídico. 23. Estudia y evalúa la información presentada por Cartera y recomienda al Rector la depuración de partidas contables por incorporación o descargue en los estados financieros, según sea el caso, cuando exista prueba sumaria y el monto no supere los cinco (5) SMLMV y reporta las partidas a depurar que deben presentarse a consideración del CS para su aprobación, por tratarse de cuantías superiores a los cinco (5) SMLMV. Comité Técnico de Sostenibilidad del stema Contable Ficha de Depuración FFI Emite acto administrativo 24. Emite acto administrativo aprobando la Ficha de Depuración. Rector o Consejo Superior Resolución o Acuerdo 6

10 Página 10 de 12 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Recibe acto administrativo y efectúa descargue 25. Recibe acto administrativo y efectúa el descargue de saldos de cuentas por cobrar en el SIF. (Manejo de ingresos Venta de servicios serv. Fact. Directa Facturación de servicio Desc. Ctble). Remite soportes de la depuración a la Sección de Contabilidad. Auxiliar Tesorería 26. Revisa el descargue por saneamiento contable 26. Revisa el descargue respectivo en el SIF. En caso de inconsistencias procede a corregir los registros. Auxiliar Contabilidad FIN

11 Página 11 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al SGC según el Procedimiento Control de Documentos. Se modifica el nombre del procedimiento Inclusión del alcance, normatividad y definiciones Especificación de los responsables de las actividades Complemento y adición de consideraciones El contenido del anexo 19 correspondiente a la versión anterior se incluye dentro de las consideraciones Se incluye a los funcionarios de Cartera como responsables de las actividades de revisión y seguimiento de facturas, consolidación de la información de la cartera recuperada según informes del Asesor Jurídico, y elaboración de las Fichas de Depuración en los casos en que la cartera sea incobrable Se incluye la definición, miembros e implicación del Comité Técnico de Sostenibilidad del stema Contable dentro de la Gestión de Cartera 3 Abril 14 de 2008 En las consideraciones, se eliminó que los conceptos de matrícula de posgrado hacen parte de la cuentas por cobrar ya que la Universidad no otorga créditos por éste concepto y según el reglamento de posgrado (Capítulo III, Trámites de Matrícula) Se aumento el período de tiempo en que el funcionario de cartera envía comunicación a la UAA con el propósito de recordarle el cumplimiento de sus obligaciones, en la actividad 15 (A-b). 4 Septiembre 26 de 2008 Inclusión de rmatividad, definición de algunos conceptos. Complemento de algunas consideraciones Inclusión del Manual de rmas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS

12 Página 12 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 5 viembre 19 de 2009 Inclusión de la definición de jefe de unidad. En consideraciones se eliminó que se exceptúan de formato con código de barras las facturas generadas en las sedes, en la medida en que el volumen de facturación permita la identificación plena y oportuna del pago de las mismas. Modificación e inclusión de responsables en las actividades 1, 12, 13 y 24. En consideraciones se incluyó que el coordinador de sede envía a la Subdirección Administrativa del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia, tres facturas de venta debidamente firmadas. Se incluyó que se envíen las constancias de aceptación y compromiso de pago (Actividad 2). Se incluyó en la actividad 15A la periodicidad para enviar a cada UAA, la información correspondiente a la facturación con vencimiento mayor a 30 días. 6 Junio 11 de 2010 Inclusión de dos consideraciones en la página 3, relacionadas con los deberes del ordenador del gasto en el recaudo y cobro de la cartera. Inclusión de una nota aclaratoria en la actividad 14.

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