UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS (P-CCA-03)

Transcripción

1 PAG DE 5 I.- OBJETIVO Establecer un procedimiento para identificar, recuperar, almacenar, conservar, definir su tiempo de almacenamiento y disponer de los registros del de la UT de Ciudad Juárez. II.- ALCANCE Aplica a todos los registros que forman parte del. III.- DEFINICIONES Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Identificación de Registros.- Proceso en el cual se le asigna un código único de control a los diversos registros del. Almacenamiento de Registros.- Mantener registros en archivos guardando siempre un orden y clasificación de los mismos. Protección de Registros.- Evitar que los registros se deterioren durante su proceso de almacenamiento. Recuperación de registros.- Mecanismos que permiten recuperar un registro que se encuentre durante su periodo de almacenamiento en corto tiempo. Sistema Digital del de la UTCJ.- Medio Digital en cual se almacena todo lo referente los documentos que conforman el, se utiliza como mecanismo de referencia para todo el personal de la UTCJ. Tiempo de Retención de Registros.- El tiempo en el cual un registro puede estar almacenado. Disposición de Registros.- Acciones que se realizan con los registros después de haber cumplido con su tiempo de almacenamiento. IV.- POLÍTICAS La codificación de los formatos se define en el Procedimiento para la elaboración de procedimientos (P- CCA-0/). Es responsabilidad del revisar la Lista Maestra de Registros F-CCA-05 y actualizarla cada vez que se modifique alguno de éstos, o bien que se añadan por la edición de un nuevo procedimiento. Es responsabilidad del Generador de Documentos (Nivel I, II y III) entregar los formatos (nivel IV) (para su llenado) en las áreas donde se realicen las actividades. Los registros de carácter electrónico o que se notifican por estos medios (correo electrónico, sistemas de cómputo, etc.), no se resguardan por los responsables de recibir esta información, sólo el responsable de emitir dicho registro lo resguarda en papel o en medio electrónico. De preferencia los campos de los formatos deberán ser llenados en forma completa y legible. Todos los registros utilizados deberán ser almacenados de manera que se preserven. Queda a decisión del elaborador de formatos el realizar una Instrucción de Trabajo para el llenado del mismo. Las claves de codificación de todos los formatos deberán de ir en la parte inferior derecha de cada uno de los formatos. Coordinación de calidad únicamente mantendrá actualizada la Lista Maestra de Control de Registros. PUESTO ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: JEFE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DIRECTOR DEL DPTO. DE PLANEACION Y EVALUACION RECTOR FECHA 6 DE OCTUBRE DEL DE OCTUBRE DEL DE OCTUBRE DEL 204 NOMBRE Y FIRMA ING. RENE M. JUAREZ GARCIA LIC. LUIS ANTONIO COLORBIO APODACA M.C. RICARDO ANTONIO GARCÍA PARRA F-CCA-0

2 PAG 2 DE 5 El responsable del área involucrada será el encargado de modificar, difundir e implementar el formato, empleando para ello el registro F-CCA-03 de Notificación de Cambio. Cada registro o formato deberá ser sellado por Coordinación de Calidad con la siguiente información: UT DE CIUDAD JUÁREZ AUTORIZA FECHA REVISIÓN FIRMA R E G I S T R O S Los documentos previa aprobación son digitalizados y subidos al sistema digital del de la UTCJ. V.- DIAGRAMA DEL PROCESO RESPONSABLE DE LLENAR REGISTRO COORDINADOR DEL P-CCA-02 Identifica el formato a Utilizar Revisa Formato 2 3 Notifica a áreas involucradas Llenar registro Registra en la Lista de Formatos 4 5 Si Cambios en formato? Archivar registro No

3 PAG 3 DE 5 6 Dispone del Registro P-CCA-02 VI.- RESPONSABILIDADES Responsable Secuencia Actividades Identifica durante el proceso de difusión de los documentos de acuerdo al procedimiento de Control de Documentos (P-CCA-02), los formatos a utilizar para la ejecución de los documentos del. Si el Documento involucra otras áreas se deberá realizar una revisión previa con ellas. Revisa que los formatos que se mencionan en la difusión de los documentos cuenten con los requerimientos mínimos señalados en el procedimiento de Control de los Documentos (P-CCA-02). En caso de que cumpla con los requerimientos mínimos, proporciona en conjunto con el responsable de difundir los documentos la fuente en la cual, los responsables de llenar los registros, pueden conseguir los formatos señalados para su utilización según las guías difundidas. 2 Registra en la Lista Maestra de Registros (F-CCA-05) los formatos difundidos para la ejecución de los documentos. Realiza una reunión de difusión de documentos explicando cada uno de ellos a todo el personal involucrado, recabará firmas de asistencia del personal en el Formato de Notificación de Cambio (F-CCA-03) y se la entregará en forma digital al. Digitaliza y sube al sistema digital del de la UTCJ para difusión y disponibilidad de las áreas involucradas. 3 Llena los registros de los formatos definidos en los documentos del. Cuidando los siguientes aspectos:. Que la información esté completa y legible. 2. No deberá llevar cabo tachones ó enmendaduras con corrector líquido ó de cualquier otro tipo. 3. Para hacer correcciones se deberá cruzar la información con una línea horizontal de tal manera que permita la lectura de la

4 PAG 4 DE 5 información anterior (Ejemplo : 50), a un lado se deberá colocar la información correcta. 4. Los espacios del formato que por alguna razón justificable no vayan a ser empleados, deberán ser cancelados con una línea horizontal (Ejemplo: Nombre: ), ó en su caso escribir N/A (No aplica). Cuando un formato sea completado por una persona que normalmente no realiza esta actividad, (por razones especiales), deberá firmar en el campo de elaboración y colocar a un lado P.A. (por ausencia). 4 Cualquier cambio a los formatos que se tengan será realizado por el área que elaboró el original, quien además modificará los procedimientos que se vean afectados actuando conforme a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos (P-CCA- 02). Una vez que se modifica un formato se colocan los datos de actualización (código del formato, diagonal invertida (/) y el número de revisión), Ejemplo: F-CCA-0/R donde F-CCA-0 es el código del formato y R muestra que es el número de revisión. NOTA: Para no producir una nueva revisión al procedimiento, cuando se actualice ó modifique un formato, se anotará en la sección VII Control de Registros el código del formato original sin mencionar revisión actualizada. 5 Controla los registros según la información que se presenta en la sección VII de cada procedimiento, cuidando los siguientes aspectos: a) Los registros son archivados de forma tal que puedan ser fácilmente accesados (ejemplo; clasificados, organizados e identificados en archivos, legajos, cajas, etc.). b) Los registros deberán ser archivados en un lugar que los asegure contra daño o deterioro. 6 En caso de que la disposición de registros indique su almacenamiento en el archivo muerto, verificar los siguientes aspectos: Que estén adecuadamente identificados. Que se almacenen de manera que se evite deterioro. Cuando sea necesario accesar algún registro del archivo muerto, el responsable del registro debe dar acceso a las personas interesada asegurando la integridad del registro, cabe mencionar que si es necesario se podrá proporcionar una fotocopia del registro, esto bajo responsabilidad del interesado y del. Destruye los registros que terminaron su período de estancia en el archivo muerto, de acuerdo a lo especificado en cada procedimiento.

5 PAG 5 DE 5 VII.- CONTROL DE REGISTROS CÓDIGO NOMBRE RETENCIÓN ALMACENAJE DISPOSICIÓN FINAL F-CCA-03 Notificación de Cambio Un año Área de Calidad Archivo Muerto F-CCA-05 Lista Maestra de Registros Un año Área de Calidad Archivo Muerto F-CCA-6 Lista Maestra de Procedimientos Un año Área de Calidad Archivo Muerto VIII.- CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN DESCRIPCIÓN En el apartado III.- DEFINICIONES, se elimina definición SAIIUT. En el apartado III.- DEFINICIONES, se agregó definición 0 OCTUBRE sistema digital del de la UTCJ. En el apartado IV.- POLÍTICAS, se modifica política 0 quitando la referencia y se agregó sistema digital del de la UTCJ. En el apartado IV.- POLÍTICAS, se elimina la política 3. En el apartado VI.- RESPONABILIDADES, se modifica en la secuencia 2, quitando la referencia SAIIUT y se agregó sistema digital del de la UTCJ.