LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 Página 1 de 18 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Asignada a: Directora del Firma Elaborado por: Aprobado por: Nombre Gloria Fernandez L. José Francisco Aguirre O. Cargo Responsable de Calidad Alta Gerencia Fecha

2 Página 2 de CONTENIDO 1. Contenido 2 Página 2. Objetivo 3 3. Alcance 3 4. Referencias 3 5. Responsabilidades 3 6. Descripción de los Documentos Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Documentos Externos y Normas de Referencias Documentos Sistema de Gestión de la Calidad Hoja de control de cambios 16

3 Página 3 de OBJETIVO Establecer un registro maestro con los documentos y formatos tipo utilizados en el Sistema de Gestión de Calidad del Universidad de Aconcagua. 3. ALCANCE Todas las áreas del Universidad de Aconcagua, involucradas en el plan de gestión de calidad 4. REFERENCIAS Manual de la Calidad ISO 9001:2008 y Nch 2728: RESPONSABILIDADES En la Cláusula 6.5 del Manual de la Calidad del Universidad de Aconcagua, se señala los cargos y las responsabilidades que tiene el personal en las actividades que afectan al Sistema de Gestión de la Calidad y con el Control de Registros.

4 Página 4 de DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS 6.1. Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Documento Fecha Formato Versión Distribución Protección Política de Calidad MC Impreso 14 Impreso Encargado Calidad Manual de Calidad MC Impreso/ digital Manual de Procedimientos del Plan de Gestión de la Calidad Procedimientos del Servicio de PPGC Impreso/ digital PSC Impreso/ digital de Directora 14 Impreso Directora Directora /, (portada y Página Web de la política firmada)/ Universidad en el Digital Página link -UAC Web de la (PDF) Universidad de Aconcagua en el link -UAC (portada y política sin firma) 13 Impreso Directora Directora /, (portada y Página Web de la política firmada)/ Universidad en el Digital Página link -UAC Web de la (PDF) Universidad de Aconcagua en el link -UAC (portada y política sin firma) 12 Impreso Directora Directora /, (portada y Página Web de la política firmada)/ Universidad en el Digital Página link -UAC Web de la (PDF) Universidad de Aconcagua en el link -UAC (portada y política sin firma)

5 Página 5 de 18 Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad C Impreso/ digital 15 Impreso Directora Directora /, (portada y Página Web de la política firmada)/ Universidad en el Digital Página link -UAC Web de la (PDF) Universidad de Aconcagua en el link -UAC (portada y política sin firma) 6.2. Documentos Externos y Normas de Referencias Documento Formato anexo Almacenamiento Protección Ley (Sence) Digital 1 /web/documentacion/ley _LeySence.pdf Aprueba reglamento Especial Otic Ley , Modifica Ley Digital 2 eto_122.pdf Digital 3 s/actividades_especiales/bene ficios_capac.htm Nch 2728 Impreso 4 Archivador LMR Decreto 282, modifica decreto 98 Digital /02/23/pdfs/A pdf Resolución Exenta de fecha Decreto Nº 594 Condiciones Sanitarias y Ambientales de trabajo Digital 6 endimiento.cl&utm_medium=r eferral&utm_campaign= iarioemprendimiento.cl Digital 7 adores/documents/ds-594.pdf

6 Página 6 de 18 Documento Formato anexo Almacenamiento Protección Formulario y Anexos para capacitación interna Ord Nº063 Nuevas exigencias para (Ley ) Autorización de actividades de capacitación Digital 8 uctivo_fun.pdf Digital 9 mentos/ordcirc063.pdf Digital 10 ual_procedimientosactividade scapacitacion_ pdf Proyecto de Ley Digital 11 mentos/modificacionleysenc E.pdf Guía de acreditación de Organismos Técnicos de capacitación Aplicación para proveedores Catálogo Electrónico Ley : Ley sobre bases sobre contratos administrativos de suministros y prestaciones de servicio Digital 12 content/uploads/2012/08/a- Guia-para-la-Acreditacion-de-.pdf Digital 13 /Portal/MP2/secciones/comovender/licitaciones-conveniomarco.html Digital 14 /chprovdnn/portals/0/docume ntos/normativas/ley_reglame nto%20actualizado.pdf Norma ISO 9001:2008 Impreso 15 Archivador LMR Directora Certificado Fotocopia Norma NCh 2728:2003 Certificado Fotocopia ISO 9001:2008 Impreso 16 Archivador LMR Directora Impreso 17 Archivador LMR Directora

7 Página 7 de 18 Documento Formato anexo Almacenamiento Protección Ord. Circular Nº 004 del Impreso 18 c/ /pags/ ht ml Decreto de Rectoría Nº 09/2009, Impreso 19 Archivador LMR Directora cambio de nombres de Escuela de a Universidad de Aconcagua Decreto de Rectoría Nº 002/2012 Designa Director de Organismo técnico de Impreso 20 Archivador LMR Directora

8 Página 8 de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Documentos Anexo Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Solicitud de creación/cambio Documento (Se asocia Formato oficial de los documentos) 21 1 ficina Directora del Registros Nº 1 SGC Oficina Elimina Notificación de creación/ cambio de documento 22 1 Oficina Directora del Programa de Auditoría Interna 23 1 Oficina Directora del Ficha de selección Auditores internos Oficina Directora del Plan de Auditoría Interna 25 1 Oficina Directora del Encuesta de trabajo Auditoría interna 26 2 Oficina Directora del Informe final de Auditoría Interna 27 4 Oficina Directora del No Conformidad/ acción preventiva/oportunidad de mejora Programa Anual Revisión Comité Calidad/Revisión Alta Gerencia 28 3 Oficina Directora del 29 2 Oficina Directora del Registros Nº 1 SGC Oficina Auditorías Internas Auditorías Internas Auditorías Internas Auditorías Internas Auditorías Internas Registros Nº 2 SGC Oficina del Registros Nº 1 SGC Oficina del Elimina Elimina Elimina Elimina Elimina Elimina Bodega rotulado como Documento Obsoleto

9 Página 9 de 18 Documentos Anexo Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Informe Avance /Informe Revisión Alta 31 5 Oficina Directora del Gerencia Indicadores 32 3 Oficina Directora del Planificación de Objetivos 33 5 Oficina Directora del Informe Evaluación de Indicador 1 34 Franquicia Informe Evaluación de Indicador 1 34 Social 3 Oficina Directora del 1 Oficina Directora del Informe Evaluación de Indicador Oficina Directora del Informe Evaluación de Indicador Oficina Directora del Informe Evaluación de Indicador Oficina Directora del Informe Evaluación de Indicador Oficina Directora del Solicitud de capacitación interna 41 3 Oficina Directora del Registros Nº 1 SGC Oficina del Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 2 Oficina Registros Nº 1 Oficina Bodega rotulado como Documento Obsoleto

10 Página 10 de 18 Documentos Anexo Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Plan de Formación 42 3 Oficina Directora del Registros Nº 1 Evaluación de formación 43 4 Oficina Directora del Listado y calificación de proveedores 44-B 3 Oficina Coordinadora de Calificación de proveedor/instructor 45-A 1 Oficina Coordinadora de Ficha Proveedor 45-B 3 Oficina Coordinadora de Evaluación y Re Evaluación 45 D 2 Oficina Coordinadora de Oficina l funcionario Oficina Proveedores Insumos Oficina Proveedores Instructores Oficina Proveedores Insumos Oficina Proveedores Insumos Oficina Por el tiempo que el funcionario preste servicios en la institución Por el tiempo que el proveedor preste servicios en la institución Por el tiempo que el proveedor preste servicios en la institución Bodega rotulado como Documento Obsoleto Bodega rotulado como Documento Obsoleto elimina elimina elimina

11 Página 11 de 18 Documentos Anexo Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Evaluación de desempeño personal interno 46 2 Oficina Directora del l funcionario Oficina Resumen De Antecedentes de Licitación 47 2 Oficina Directora Digital PC Directora Por el tiempo que el funcionario preste servicios en la institución Bodega rotulado como Documento Obsoleto Planilla de presupuesto de 49 1 Oficina Asistente de Planilla de Flujo 49 A 1 Oficina Coordinadora de Planilla de Análisis Económico 49 B 0 Oficina Coordinadora de Resolución capacitación aprobada/ Convenio de capacitación firmado Programación Actividad de 52 1 Oficina Asistente de Planilla de Cotización y compra de insumos/infraestructura Antecedentes De Prestación De Servicios Del Instructor Digital PC Asistente/ Coordinadora de Digital PC Coordinadora de Digital PC Coordinadora de Oficina Directora Impreso 54 4 Oficina Asistente de 55 1 Oficina Coordinadora de Digital PC Asistente de Digital PC Asistente de Impreso l curso

12 Página 12 de 18 Documentos Anexo Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Reglamento para Relatores 55_1 2 Oficina Coordinadora Impreso de l curso Prestación de Servicios en Venta 55 A 1 Oficina Coordinadora Impreso de l Lista Oficial de Participantes/ documento de Inscripción 56 2 Oficina Asistente de Acta de verificación de requerimientos 57 4 Oficina Asistente de Acta de verificación de Documentos 57 A 1 Oficina Asistente de Libro de clases (Formatos de General y programas SENCE, becas sociales) Encuesta de opinión 59 Franquici a Encuesta de opinión 59 Social 58 1 Oficina Directora 2 Oficina Directora del 1 Oficina Directora del curso Digital PC Asistente de / Fichas personales Evaluación de resultados y mejoras Digital PC Asistente de Digital PC Asistente de Impreso del curso Impreso en antecedentes de alumnos Impreso en antecedentes de alumnos

13 Página 13 de 18 Documentos Anexo Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Certificado Foliado Otec Universidad 60 1 Oficina Coordinadora Impreso Indefinido Indefinido Aconcagua de l Certificado de asistencia franquicia para empresas 62 1 Oficina Coordinadora de Encuesta Post Venta 63 2 Oficina Asistente de Tabulación de encuesta de opinión y resultados 64 2 Oficina Directora del Acta de Reunión de calidad 65 2 Oficina Directora del Resumen Anual de Informe Indicadores 69 1 Oficina Directora del Detección Necesidades en terreno (Individual, antecedentes generales) 70 2 Oficina Directora /Gestor Comercial Propuesta Técnica y Económica 71 2 Oficina Directora Convenio Docente 72 2 Oficina Directora curso Impreso l curso Impreso l curso Digital en PC de la Encargada de Calidad Impresa en Registros Nº 1 Impreso en Registros 2 Impreso en carpeta correspondiente al curso Impreso en carpeta correspondiente al curso Impreso en carpeta correspondiente al curso Indefinido Indefinido

14 Página 14 de 18 Documentos Anexo Revisión Fecha Vigencia Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Solicitud de Factura 73 1 Oficina Directora Impreso en carpeta del curso Informe de Cierre 74 2 Oficina Coordinadora Digital en carpeta de del curso Carta a Proveedores 75 2 Oficina Coordinadora de Impreso en carpeta del curso

15 Página 15 de 18 PRCION DE DOCUMENTOS Los anexos del Listado Maestro de Documentos y Registros, se encuentran ubicados en página web de la Universidad, lugar al que se debe ingresar con clave, que solo tiene la Responsable de Calidad, Coordinadora de y Consultor Externo, estos están protegidos contra lectura y escritura.

16 Página 16 de 18 REVISIÓN Nº 6.4. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE PÁGINA MODIFICACIÓN REALIZADA REVISIÓN 01 21/07/ La Pre- Auditoría de calidad con fecha 20 de julio 2006 refleja la No conformidad Nº 3: El listado Maestro de Documentos Externos no incluye las normas de la serie ISO Se incluye en el listado maestro la Norma de Calidad ISO 9001:2000, en el punto 6.2. Documentos Externos y Normas de Referencias. Anexo Nº /07/ Se agrega a los Documentos Externos y Normas de Referencias la Nueva Ley SENCE Anexo Nº /07/ La Pre- Auditoría de calidad con fecha 20 de julio 2006 refleja la No conformidad Nº 4 referida a la ausencia del apartado de Control de Registros como es solicitado por la Nch 2728 y la ISO 9001:2000. Se incluye en el Listado maestro una tabla que indica controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, disposición y distribución de los registros. Estos son designados en el punto 6.5 Control de los Registros del Sistema de Gestión y Servicio de /08/ Se incorporan los anexos 65, 66,67,68 y /08/ Se cambia el nombre de los anexos 29, 31 y 44-B. Para extender su aplicación /09/ Se ingresa la Encuesta de opinión para evaluar el servicio en modalidad e-learning Anexo 59-B 02/10/ Se ingresa al LMR anexo 70, Detección de necesidades de 02 capacitación /12/ los anexos 39 y 40 del Listado /12/2006 Pasa a versión 1 el documento Planificación de indicadores y Definición de indicadores 02 15/12/ Se ingresa el anexo 45-C, correspondiente a la ficha de consultor externo, como proveedor /12/ Se modifica la versión 0 del anexo 45-B Ficha Proveedor, que contiene más información de los proveedores. SE actualiza el formato a su versión /07/ Paso a versión 3 del Listado. Por indicación de la Revisión de la alta gerencia y de la auditoria interna del 18 de julio de Indicadores y planificación de objetivos se consideran documentos del sistema de gestión, no formatos. Se enumeran en documentos del sistema de gestión. SE genera además un cambio en la estructura de división de los registros y documentos de calidad 03 13/08/ Cambia versión Anexo 38, se le incorpora una hoja Nº2, que incluye Inventario de cursos, lo que servirá como insumo para el anexo /09/ Se crea nuevo documento que respalda el requisito 7.3. de la Norma Nch2728 e ISO , Diseño y Desarrollo (Anexo 71) /09/ Cambia a versión 3 el PSC /09/ Anexo 57 cambia a versión /07/2007 Cambio versión 4 en el Manual de Calidad 01 23/10/2007 Cambio Anexo 51 actualización datos de la -UAC 02 23/11/2007 Cambio Anexo 54 por actualización de datos Asistente Administrativo.

17 Página 17 de /11/2007 Cambio Anexo 70 eliminación de logo y tabla Nº /11/2007 Cambio Anexo 49, se modifica incorporando dos tablas, Arancel y Relator. Además se agrega Formato 49 A para curso a empresas o particulares /01/2008 Cambio Anexo 57 con presentación mas resumida /01/2008 Cambio Anexo 53 con presentación más operativa /02/2008 Cambio Anexo 50 con actualización datos del representante legal /04/2008 Cambio Anexo 49 A, incorporando 2 hojas, Ingresos Egresos /05/2008 Cambio Versión 4 Listado Maestro /05/2008 Cambio versión 4 en el PSC /05/2008 Cambio versión 5 en el Manual de Calidad /05/2008 Cambio Versión 4 en el PPGC 02 05/05/2008 Cambio Anexo 33. Actualización. Indicadores 7.Gestión Comercial. Sube a 7 cursos y 100 participantes /05/2008 Cambio Anexo 32 Indicador 5, sube exigencia /07/2009 Cambio Versión 6 en el Manual de Calidad 05 15/07/2009 Cambio Versión 5 en el PPGC 05 15/07/2009 Cambio Versión 5 en el PSC 05 15/07/2009 Cambio versión 5 en el LMR 00 15/07/2009 Se crea el anexo 55_1, Instructivo para relatores 03 15/07/ Se modifican los anexo A, concentrándose en uno solo que incluye todos los gastos que se realizarán por curso /07/ anexo 67, en su reemplazo ingresa la hoja de observaciones en el libro de clases 01 15/07/ Anexo Nº 58 Libro de Clases, se ingresa hoja de datos de los alumnos, hoja de observaciones, y logo de la Universidad /07/ Anexo 60, Se cambia formato de certificado Foliado, a Diploma y en formato horizontal 02 15/07/ Anexo 61, se cambia formato a participación de alumnos que no tuvieron el porcentaje de asistencia en el curso, por un certificado de participación. 01, 03, 02 15/07/ n anexos 48, 50 y 51 los cuales se condesan y forman el nuevo anexo Nº 71, denominado Propuesta Técnica y Económica 01 15/07/ Se realiza cambio en anexo 71, el cual se denomina Propuesta Técnica y Económica, en el cual se condensa toda la información requerida de solicitud del cliente, cotización y valor del servicio ofrecido /07/ Anexo 54, se condensa la planilla de cotización, con la orden de compra correspondiente para cada curso /09/ Se crea Anexo 57 A, Acta de Verificación de Documentos 05 15/07/ Cambio de encabezado en todos los anexos del SGC: 21, 32, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 41, 42, 43, 44 a, 44-b, 45-a, 45-b, 45-c, 46, 47,49,52, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, /02/2010 Cambio Versión 7 en el Manual de Calidad 06 01/02/2010 Cambio versión 6 en el LMR 06 01/02/2010 Cambio versión 6 en el PSC 06 01/02/2010 Cambio versión 6 en el PPGC 07 02/08/2010 Cambio versión 7 en el LMR 07 02/08/2010 Cambio versión 7 en el PSC 07 02/08/2010 Cambio versión 7 en el PPGC

18 Página 18 de Cambio versión en el LMR Cambio versión en el PSC Cambio versión en el PPGC Cambio versión en el MC Cambio de Responsable de Calidad ,5,6,7 Cambio de versión y fecha de vigencia Todas Cambios en representantes y funciones de cargo Todas Cambio de formato en el documento , 5,6,7 6.1 Doctos. SGC 6.2. Documentos Externos y Normas de Referencias , 8, 12 Cambio de versión en 2 manuales y anexos de calidad 15 3,5,6,16 Se incorpora el año de versión de la Norma Chilena 2728:2003 Se actualizan las versiones de los manuales del SGC.

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