INTRODUCCIÓN. El presente proyecto se ha elaborado como propuesta apara el Programa de Gestión de Calidad SISO 9000:2000

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1 INTRODUCCIÓN El presente proyecto se ha elaborado como propuesta apara el Programa de Gestión de Calidad SISO 9000:2000 Este documento muestra los objetivos del proyecto, la metodología de trabajo para las diferentes etapas de la capacitación, planeación gerencial para la calidad, definición y documentación de procesos y auditorías de calidad que debieran determinar la asesoría, con el objeto de optimizar la gestión de la empresa y obtener el certificado de gestión de calidad. PROGRAMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9000 La herramienta GESTION DE CALDIAD ISO 9000: 2000 considera los siguientes elementos y agentes: Establecimiento del sistema de gestión de calidad que permitirá tener la capacidad de cumplir con los requisitos aplicables de calidad al producto o servicio, establecidos contractualmente con los clientes. Mayor enfoque de la empresa hacia el cliente. Acceso a nuevos mercados. Cultura empresarial orientada al cliente. Aplicación del enfoque de mejoramiento continúo. Disponer de las condiciones para el cumplimiento de regulaciones obligatorias aplicables a los productos y servicios.

2 OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA III.1. OBJETIVO GENERAL Coordinar, orientar y facilitar el proceso de Desarrollo del Sistema de Gestión de calidad sujeto a los parámetros establecidos en la Norma ISO 9001 Versión 2000 Sistema de Gestión de Calidad con el propósito de normalizar los procesos para prevenir riesgos, mejorar la eficacia y la eficiencias, detectar y corregir desviaciones, y de esta forma dar cumplimiento a los compromisos contractuales, generar confianza en los clientes y optar por la certificación del sistema de calidad, para con ello desarrollar nuevas ventajas competitivas. III.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar el diagnóstico sobre los vacíos reales existentes con relación a los requerimientos exigidos por la norma ISO 90001:2000. Coordinar y facilitar el proceso de planeación gerencial para la calidad y obtención del compromiso formal de Alta Gerencia para orientar la definición de la Política de Calidad necesaria para cumplir con los requisitos del Sistema de Calidad. Establecer herramientas documentadas para así realizar una gestión integral de los procesos vitales de la empresa y potenciar el mejoramiento continuo de la misma. Coordinar, instruir y orientar a los funcionarios de la empresa a nivel Gerencial y operativo para el desarrollo del Manual de Calidad, el cual involucra normas, procedimientos administrativos, técnicos e instructivos necesarios para cumplir con los requisitos del Sistema de Calidad. Facilitar y orientar el proceso de creación de acciones correctivas y preventivas, así como el proceso de atención de quejas y reclamos de los clientes con el objetivo de eliminar cualquier no-conformidad detectada dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

3 Facilitar y orientar el proceso de normalización mediante documentos y registros escritos del Sistema de Gestión de Calidad, los cuales serán el soporte de los procesos de auditoría interna y externa. Proporcionar el entrenamiento requerido al personal de base de la empresa necesario, para que divulgue los conceptos definidos por la serie de normas ISO 9000:2000 y por el Sistema de Gestión de Calidad. ETAPAS DEL PROYECTO Las etapas que se describen a continuación, se relacionan con los requisitos de la norma y los procesos que involucra. IV.1. DESARROLLO DEL PROCESO DE PLANEACION ESTRATÉGICA Se realiza en conjunto con la Alta Gerencia. Se definen las herramientas que permiten establecer el rumbo de la empresa respecto a los niveles de gestión estratégica (definición de la VISION, MISIÓN, OBJETICOS Y ESTRATEGIAS DEL NEGOCIO) para enfocar los esfuerzos hacia un objetivo común y de esta manera fortalecer la estructura interna, buscando incrementar su competitividad en el mercado. IV.2. EVALUACION DE MADUREZ DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Busca determinar los faltantes o deficiencias del sistema de operación actual de la empresa, así como examinar la documentación existente, para definir el estado de acercamiento que se tiene en relación con un Sistema de Gestión de Calidad. El resultado del diagnóstico es la identificación de las debilidades de la empresa con respecto a la norma ISO 9001:2000 y el levantamiento de información para la elaboración de un plan de trabajo detallado. IV.3. ENTRENAMIENTO Entrenamiento para la Gerencia y Comité de Calidad, Se proporcionan los conceptos a manejar a lo largo del proceso, así como una visión del contenido y alcance de la serie de normas ISO 9000:2000.

4 El resultado del diagnóstico es la identificación de las debilidades de la empresa con respecto a la norma ISO 9001:2000 y el levantamiento de información para la elaboración de un plan de trabajo detallado. IV.4. IDENTIFICACIÓN DE MACROPROCESOS, DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA Y DESIGNACIÓN DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA. Se desarrolla en conjunto con la Alta Gerencia. Se identificarán los procesos vitales de la empresa para obtener la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos organizacionales. (Elaboración del Mapa de Procesos) Por medio de la elaboración de la matriz de responsabilidades gerenciales, se asigna a cada área su papel a desempeñar en la ejecución de cada macroproceso y despliegue del mismo. Se define la persona nombrada por la gerencia para garantizar la efectividad del sistema de calidad y asegurar la toma de conciencia del personal involucrado en todas aquellas actividades que afecten la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. IV.5. DESARROLLO DE LA PLANEACION GERENCIA PARA LA CALIDAD Se realiza en conjunto con la Alta Gerencia. Se realiza un proceso de sensibilización sobre la planeación gerencial para la calidad de la empresa, el análisis de los procesos vitales del negocio y su proyección a mediano y largo plazo. Se obtiene como resultado la definición de las políticas, objetivos e indicadores de gestión de calidad correspondientes. IV.6. DEFINICION DE LA NORMA CERO PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS Y ENTRENAMIENTO EN DOCUMENTACIÓN Durante esta etapa se define y estandariza la metodología para la presentación del Manual de Calidad, la estructura de los procesos, procedimientos, normas e instrucciones que se obtengan en el transcurso del proyecto. Adicionalmente se realiza el entrenamiento a grupos de apoyo para que estos puedan orientar a los grupos de trabajo en la documentación del sistema en sus diferentes etapas y en todas las áreas involucradas

5 IV.7. PRESENTACION OFICIAL DE LA POLITICA DE CALIDAD, OBJETIVOS DE CALIDAD Y REPRESENTANTE DE LA GERENCIA La Gerencia representa a toda la empresa los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad desarrollado, su estructura y proyección, para garantizar el compromiso de los participantes en el proceso y el éxito del proyecto. IV.8. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO Plan de Documentación: Una vez terminado el entrenamiento en estandarización y elaborada la norma cero, se complementa el plan de trabajo elaborado con base en el diagnóstico, para obtener el plan definitivo de documentación. Documentación de Procesos: Se elaboran las normas documentadas (estándares) de cada proceso y cada área. Este trabajo se desarrolla en grupos de trabajo, conformados por representantes de cada una de las áreas involucradas en el proceso. Sobre la marcha del proceso se va elaborando el manual de calidad del sistema. Entrenamiento a los involucrados: A medida que se van terminando los estándares, se debe realizar un entrenamiento a todos los involucrados en cada documento. De manera general se entrena a todos los involucrados en los procedimientos mandatarios que exige la norma ISO 9001:2000 (Control de documentos, Control de registros, Control del producto no conforme, Acciones correctivas, Acciones preventivas y auditorías internas de calidad) Implementación: Una vez entrenados, se implementa. Es conveniente, por experiencia de otras compañías, dar un periodo de prueba a cada documento, durante el cual se verifica si su implementación es coherente con el texto. Una vez hechas las revisiones del caso, se implementa definitivamente. Seguimiento a la implementación: Se conforma además un grupo en el que están las personas que coordinan los grupos de trabajo, que se reúne semanalmente durante una hora. Este grupo se encarga de resolver dudas, de reportar el avance, de compartir la experiencia de los demás grupos en el proceso y de mantener la coherencia de todo el sistema. Adicionalmente, se requiere de una reunión mensual de una hora con la Gerencia para reportar el avance del proceso, las dificultades y los logros donde estará presente el consultor.

6 En el transcurso de este proceso se encuentra implícita la responsabilidad del contenido de los documentos y su elaboración, el cumplimiento de normas adicionales y de los objetivos estratégico a cargo de la empresa y la presentación adecuada de la asesoría proporcionado los lineamientos necesarios a cargo del CONSULTOR. IV.9. ENTRENAMIENTO EN AUDITORIA DE CALIDAD El entrenamiento de Auditoría de Calidad busca formar a un grupo de personas en la empresa para que puedan planear y ejecutar las auditorías internas del sistema de gestión de calidad. Esta etapa se realiza ya iniciando el proceso de implementación, cuando los primeros grupos estén terminando el trabajo de documentación y entrenamiento. IV.10. AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA Una vez transcurrido el proceso de implementación definitiva, se programa una auditoría para verificar que el sistema de gestión de calidad cumple con los requisitos que exige la norma ISO 9001:2000. PRIMERA AUDITORIA INTERNA CON EL PERONAL ENTRENADO DE LA EMPRESA, Y CON LA DIRECCION DEL CONSULTOR (QUIEN ACTUA COMO AUDITOR LIDER, COORDINANDO Y EJERCIENDO SEGUIMIENTO AL PROCESO). IV.11. CIERRE DE NO CONFORMIDADES Una vez desarrollada la auditoría interna, el consultor realiza un seguimiento para verificar el cierre de las NO Conformidades evidenciadas durante la auditoría interna y la madurez del sistema de calidad, antes de presentar la empresa a Auditoría de Certificación. IV.12. AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN Auditoría externa realizada por el ente certificador para expedir el respectivo certificado del sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000.

7 Nota: El consultor se encuentra como facilitador hasta las auditorías interna, para la etapa siguiente se desarrollará un proceso de acompañamiento. BENEFICIOS PARA LA EMPRESA Mejoramiento de la satisfacción del cliente Alta calidad percibida por el cliente Incrementa la eficiencia y la productividad operacional. Genera regularidad en los procesos permitiendo su planeación. Genera productos y servicio repetitivos y confiables (Disminución de los costos). Mejora la imagen corporativa. Ventaja competitiva para la apertura de nuevas oportunidades de mercado. Cultura enfocada hacia el mejoramiento continúo. Mejora de la comunicación. Define la responsabilidad y la autoridad claramente. Personal de Proyectos (Ingenieras Diana Paola Balcázar. Vilma Triana) Ingenieros Industrial, Sistemas, Administración de Empresas, Consultores en Sistemas de Gestión Empresarial, capacitados como Auditores Internos HSEQ, Auditor Líder del Sistema de Calidad ISO 9000, Auditorías de Certificación, formación empresarial, Experiencia en capacitación. Incontec.

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