DEPARTAMENTO DE ARAUCA ALCALDIA MUNICIPAL ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

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1 DEPARTAMENTO DE ARAUCA ALCALDIA MUNICIPAL ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO APOYO GESTION DEL TALENTO HUMANO CÓDIGO:AA-GTH FECHA: FEB 09 VERSION: 0 Proceso: Responsable: Objeto: Alcance: Base legal: Política OPeracion: LIQUIDACION DE LA NOMINA SECRETARIA DE GOBIERNO MUNICIPAL Efectuar la cancelacion por concepto sueldos y mas factores salariales, legalmente establecidos a los servidores publicos, vinculados a la planta personal la Alcaldia Arauquita Inicia con la terminacion l valor bruto vengado por cada empleado, efectuando las ducciones correspondientes, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques pago y llevar alante el registro individual lo vengado por cada empleado Decreto ley 3535 l 2003-ley Decreto anual salario-ley 244/1995-ley Los calculos hechos en la nomina ben ser revizados, antes l pago a los empleados. El calculo las ducciones estaran acor a las normas para tal efecto Las asignaciones reconocimiento estaran soportadas mediante acto administrativo, Cada empleado al recibir su remuneracion be firmar el recibo en que aparezca tallado los diferentes conceptos que han intervenido en el calculo. Todo registro be estar soportado. El registro la nomina be permanecer legible,facilmente intificable y recuperable. ORIGEN ENTRADA QUE REGULA EL PROCESO PRODUCTO ACTIVIDADES P.H.V.A. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE Funcionarios la Alcaldia, 1,-Reporte novedas, 2,-Resolucion Reconocimiento: Horas extras, incapacidad, vacaciones, primas. RECEPCION E INGRESO DE NOVEDADES 1,-Recepcion novedas, 2,,-Se ingresa las novedas en el sistema Reporte nomina. novedas Tecnico Nota: Las novedas se van ingresando al sistema Resolucion personal conforme a su recepcion, el ultimo dia para el reconocimiento ingreso novedas sera 8 dias calendario, antes la fecha prevista para efectuar el pago, Reporte Novedas

2 Secretario 1,-Reporte novedas Gobierno LIQUIDACION DE LA NOMINA Reporte Liquidacion 1,- Se verifica la Liquidacion la nomina registrada nomina l en el sistema para tal efecto, con los documentos sistema para tal soportes, y se proce a efectuar los ajustes efecto. correspondientes, 2,-Se imprime la nomina, remitiendola al secretario Firma la gobierno para su firma. Tecnico personal. Tecnico personal Liquidacion la Nomina 1,-Liquidacion la nomina Firmada por el Secretario Secretario Gobierno Gobierno. 2,- Oficio Solicitud CDP, Secretario Recursos fisicos firmado por el secretario y financieros, Recursos Fisicos y Financieros. 1,- Se proyecta el oficio solicitud l CDP, dirigido al Secretario Recursos fisicos y financieros para la expedicion l CDP liquidacion la nomina l mes, 2,-El secretario Gobierno proce a firmar el oficio solicitud CDP y es remitido a la Secretaria Recursos Fisicos y financieros. CDP 3,- El secretario Recursos fisicos y financieros, Liquidacion la recibe oficio solicitud y proce ornar a la tecnico presupuesto la expedicion l CDP. 4,-La tecnico presupuesto, hace la verificacion la nomina y expi el CDP. 5,-La tecnico presupuesto pasa la liquidacion la nomina con su respectivo CDP a Contabilidad para que se efectue la causacion. 4,-Una vez contabilizado la nomina en el sistema contable, la tecnico contabilidad remite la nomina al secretario Recursos fisicos y financieros, para la firma l CDP. 5,-Se remite CDP y nomina al Despacho para la firma l Alcal. Tecnico Nomina l mes. Presupuesto Firma l Tecnico Tecnico Contabilidad Presupuesto. Firma Secretario l Tecnico Contabilidad Recursos Fisicos y financieros. CDP la Nomina l mes liquidada, Secretaria Recursos Fisicos y Financieros 1,-Certificado expedicion l CDP. 2,-Reporte Nomina liquidada, PAGO DE NOMINA 6,-la secretaria Despacho verifica que la Nomina este soportada con CDP, Nomina l Mes liquidada, Firmas los responsables en cada documento, (Secretario gobierno, Secretario Recursos CDP fisicos y financieros, Tecnico presupuesto y Firmas tecnico contabilidad. documentos 7,-El Alcal Firma la orn pago. soportes. 8,-Una vez firmada la orn pago, se remite a la secreatria spacho para su radicacion y posterior remision a Secretaria Recursos fisicos y financieros, Secretaria en spacho Alcal Orn pago la Nomina Despacho l alcal 1,-Orn pago firmado por el Alcal, 9,-El secretario Recursos fisicos y financieros, remite la orn pago a presupuesto para su respectivo scargo. Orn pago 10,-La tecnico presupuesto proce hacer el por el Alcal scargo la nomina l mes liquidada y remite al area tesoreria, Tecnico Presupuesto Descargo la nomina l presupuesto

3 1,-Orn pago firmado Secretaria Recursos Fisicos 2,-Descargo l presupuesto y Financieros 11,-La tesorera, verifica que el pago la Nomina cuente con los documentos soportes Documentos Soportes: CDP, Liquidacion la Nomina, Orn pago y firma los responsables. Orn pago 12,- Se proce a verificar la liquidacion la por el Alcal nomina y los parafiscales la misma, 13,-Se elabora la transacion para el pago la nomina al banco. Tesoreria Transacion Bancaria -Pago Nomina a Empleados Control Interno Organismo Control 1.-Informe auditoria interna practicada. 2.-Plan mejoramiento suscrito ante el organismo control. TOMAR ACCIONES PARA LA MEJORA (plan mejoramiento) 1,-Se proce hacer los ajustes correspondientes. 2,-Se ejecuta las acciones mejoramiento al proceso. 3,-Accion preventiva 3,-Accion correctiva Plan mejoramiento suscrito Secretaria Gobierno municipal Plan mejoramiento suscrito ORIGEN DOCUMENTOS SOPORTES DOCUMENTOS SOPORTES 1,-Oficio Solicitud CDP 2,-Reporte l sistema Secretaria Gobierno novedas. 3,-Liquidacion la Nomina l Secretaria Recursos Fisicos mes, firmado. y financieros. 4,-Aprobacion Solicitud l Control Interno CDP por el secretario Organismo Control recursos Fisicos y financieros. 5,-Informe Auditoria Interna 1,-CDP la Nomina liquidada l mes firmado 2,-Orn pago firmado, 3,-Egreso tesoreria firmado, Transferencia bancaria efectuada, 4,-Registros electronicos en el Software financiero integral. 5,-Plan mejoramiento suscrito Profesional Universitario Tecnico RECURSO DEL TALENTO HUMANO RECURSO FISICO Y TECNOLOGICO (RECURSOS, EQUIPOS, HARDWARE, SOFTWARE, COMUNICACIONES) CONDICIÓN QUE DEBE CUMPLIR Apoyo profesional, tecnico o auxiliar, con perfil a fin en area contable o administrativa INDICADORES NOMBRE RELACIÓN MATEMÁTICA NIVEL DE SATISFACCION NIVEL DE SATISFACCION RESPONSABLE QUE MIDE FRECUENCIA DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE REPORTE

4 EFICIENCIA No. conceptos Devengado- No. conceptos ducido x100 Nomina Alcaldia Arauquita EXCELENTE Mayor o igual a 80 Menor o igual a 100 Liquidacion la Nomina Trimestral 4 EFECTIVIDAD Valor total neto pagado l mes x100 Valor total la nomina l mes a pagar REGULAR Mayor o igual a 60 Menor o igual a 80 SECRETARIA DE GOBIERNO MUNICIPAL TECNICO DE PERSONAL Pago la Nomina efectuado Trimestral 4 EFICACIA No. De empleados con novedas liquidadas x100 Total empleados con Novedadas a liquidar DEFICIENTE Menor a 60 Novedas empleados liquidadas, Trimestral 4 ACTIVIDADES DE CONTROL CONTROL TIPO DE CONTROL INDICADOR INSTRUMENTOS TECNICOS DE CONTROL Registro la Nomina en el sistema financiero Preventivo No, registros en el sistema financiero conceptos vengados -No.conceptos ducidos x100 Nomina registrada en el sistema financiero Soporte documental : Novedas reportadas empleados. Deducciones lo vengado Planta personal Alcaldia arauquita Cumplimiento l plan mejoramiento suscrito entre la oficina control y/o organismo control Correctivo No. acciones mejoramiento cumplidas l plan mejoramiento suscrito x100% Total acciones mejora suscritas l plan mejoramiento Plan mejoramiento suscrito QUE SE COMUNICA Liquidacion la Nomina Reporte Novedas Elaborado por: Sandra Mireya Robles Casanova Revizado por:tony Efren Murillo / Martha Irene Arce Aprobado por: Jose Francisco Vargas Díaz TIPO DE COMUNICACIÓN Informativa Informativa COMUNICACIÓN Y DIFUSION INSTITUCIONAL MEDIOS DE COMUNICACIÓN Registro la nomina en el Software financiero Transferencia bancaria efectuada Resolucion reconocimiento: Comision, vacaciones, primas, etc. Cargo: Consultora Administradora publica y especialista en control interno TP: T Cargo: Secretario Gobierno / Tècnico Personal Cargo: Alcal Municipial Funcionarios Banco Secretaria Recursos fisicos y fiancieros Funcionario beneficiario Tecnico personal Secretaria recursos fisicos y financieros Firma Fecha aprobaciòn: Firma Firma DESTINATARIO

5 l lo vengado por cada empleado CLIENTE Secretario Gobierno

6 Secretario Gobierno Secretario Recursos Fisicos y financieros Secretaria Recursos fisicos y financieros, Tesoreria

7 Banco Funcionarios Control Interno Organismo Control DESTINO Secretaria Recursos fisicos y financieros Area: Presupuesto Area: Tesoreria Despacho l Alcal. Control Interno Organismo Control, CONDICIÓN QUE DEBE CUMPLIR REQUISITOS DEL SISTEMA CON EL CUAL SE RELACIONA

8 NTCG 1000:2004 4,2,1,(D) 4,2,4 5,6,2 5,6, (B) MECI 1000:2005 Componente Informacion: Fuente informacion secundariasistema informacion NTOS TECNICOS DE CONTROL e: empleados. aldia arauquita suscrito IO