GENERACIÓN DE NÓMINA PSAP

Transcripción

1 PROGRAMA DE SUBSIDIO AL APORTE EN PENSIÓN (PSAP) Bogotá D.C.

2 CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN Hojas Modificadas Fecha modificación DD MM AAAA DISTRIBUIDO A DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES Documento Nuevo CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISIÓN OBSERVACIONES 2

3 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO 4 ALCANCE 4 MARCO LEGAL 4 1 GENERALIDADES RETIROS MASIVOS POR MOROSIDAD 5 2 NÓMINA PSAP ACTIVIDAD 1: ENVÍO DE ARCHIVOS PARA PAGO NÓMINA PSAP REPROCESAMIENTOS ACTIVIDAD 2: RECEPCIÓN DE ARCHIVO ACTIVIDAD 3: CARGUE DE LA NÓMINA ACTIVIDAD 4: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE NÓMINA ACTIVIDAD 5: AVAL DE LA NÓMINA ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DE LA NÓMINA Y SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE PAGO ACTIVIDAD 7: APROBACIÓN DE LA NÓMINA ACTIVIDAD 8: REMISIÓN ARCHIVO ACTIVIDAD 9: TRASLADO DE PAGOS ACTIVIDAD 10: CARGUE DE PAGOS ACTIVIDAD 11: REGISTRO CONTABLE ACTIVIDAD 12: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ACTIVIDAD 13: SEGUIMIENTO 8 3

4 OBJETIVO Explicar el manejo de la nómina del Programa de Subsidio al Aporte en Pensión (PSAP) con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional en el Consorcio. ALCANCE Inicia desde el instante en que se requiere cargar la nómina PSAP hasta el pago efectivo del mismo. Aplica para la Coordinación de Producción PSAP, Coordinadora Financiera y Analista de Pagos. MARCO LEGAL Contrato de encargo fiduciario No de 2012 Ley 100 de 1993 y todos sus decretos reglamentarios posteriores y leyes que la modifican Estatuto orgánico del presupuesto general de la Nación Ley 797 del 29 de enero de 2003 Documento CONPES 70 del 28 de Mayo de 2003 Decreto reglamentario No del 30 de noviembre de 1998 Decreto 3771 de 2007 Ley 1187 de 2008 Código de comercio Estatuto tributario AUTORIZACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO MEMORANDO /Dic/12 OFICIALIZACIÓN CCM OP 16 4

5 1 GENERALIDADES El régimen subsidiado en pensiones se financia con el Fondo de Solidaridad Pensional (FSP), creado por la Ley 100 de 1993 con el objeto de subsidiar los aportes al régimen general de pensiones de los trabajadores asalariados e independientes de bajos ingresos, de los sectores urbano y rural. Los subsidios del Fondo de Solidaridad Pensional son parciales y temporales. El FSP cotiza sobre un salario mínimo legal vigente cada mes a COLPENSIONES, durante un lapso definido, de acuerdo con un porcentaje determinado por cada Grupo Poblacional. A su vez, el beneficiario se compromete a consignar el porcentaje complementario en una entidad financiera de la red de recaudo de COLPENSIONES. Según el Conpes 2989 de 1998, los actuales grupos de beneficiarios son las personas del sector informal y pertenecientes a formas asociativas de producción de las áreas rurales y urbanas que posean bajos recursos, los trabajadores discapacitados y las madres comunitarias de los Hogares de Bienestar del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). 1.1 RETIROS MASIVOS POR MOROSIDAD En cumplimiento del Artículo 24 del Decreto 3771 de 2007, cuando el beneficiario deje de cancelar seis (6) meses continuos del aporte que le corresponde perderá el derecho al subsidio por el término de seis (6) meses contado a partir del momento de la suspensión del pago del subsidio. Vencido este término, quien fuera beneficiario podrá efectuar una nueva solicitud de ingreso al Fondo de Solidaridad Pensional, hasta completar las 750 semanas subsidiadas, siempre y cuando, cumpla la edad y semanas de cotización o tiempo de servicio, señaladas en la normatividad vigente para ser beneficiarios del mismo. Aquellos beneficiarios serán suspendidos por morosidad y así mismo aparecerán en la base de datos, posterior a la realización del filtro de los beneficiarios que se encuentran en estado de morosidad, será publicada está información en el Portal Corporativo. De acuerdo con el Artículo 3 Ley 1187 de "HABILITACIÓN DE LA CONDICIÓN DE BENEFICIARIO. Quienes hayan perdido la condición de Beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional, por haber incurrido en mora y por haberse retirado en cualquier tiempo de manera voluntaria con anterioridad a la vigencia de la presente ley, podrán reactivar su condición manifestando su voluntad de ingresar nuevamente al Fondo". Aplicable a la madres comunitarias teniendo en cuenta el proyecto de ley, hoy elevado a norma de la República. 5

6 2 NÓMINA PSAP 2.1 ACTIVIDAD 1: ENVÍO DE ARCHIVOS PARA PAGO Responsable: COLPENSIONES Remite mensualmente de acuerdo con el cronograma PSAP (RG-ADP-18), dos archivos con la siguiente información: Cuenta de cobro: Es un archivo texto donde vienen incluidos los beneficiarios a los que COLPENSIONES está realizando el cobro del subsidio al aporte a pensión. Estos beneficiarios son aquellos que realizaron su aporte en el ciclo correspondiente. Informe de pagos: Es un archivo texto donde se encuentra el estado deuda número de periodos reportados con mora y el valor en pesos de cada uno de los beneficiarios que hacen su aporte a pensión. En el caso que la cuenta de cobro presente inconsistencias, se solicita a COLPENSIONES las aclaraciones de las mismas NÓMINA PSAP REPROCESAMIENTOS Responsable: COLPENSIONES Si existen reprocesamientos, remite archivo con la cuenta de cobro de varios meses dejados de cobrar en las cuentas mensuales normales. 2.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCIÓN DE ARCHIVO Responsable: Coordinador de Producción PSAP Una vez recibidos los archivos (incluidos reprocesamientos), verifica la totalidad de beneficiarios a los que se les va a girar. 2.3 ACTIVIDAD 3: CARGUE DE LA NÓMINA Responsable: Coordinador de Producción PSAP De acuerdo con lo remitido por el COLPENSIONES, procede a elaborar la nómina siguiendo lo definido en el instructivo Generación de Nómina PSAP en Nodum (IN-ADP-05) SINFONÍA. En el caso de que la nómina presente inconsistencias, se debe proseguir según lo definido en el instructivo Generación de Nómina PSAP en Nodum (IN-ADP-05) 2.4 ACTIVIDAD 4: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE NÓMINA Responsable: Director de Producción Verificada la nómina, la remite a través de memorando a la Auditoría Externa con copia a la Dirección Administrativa y Financiera (en medio magnético) para la generación de la orden de giro, con el objeto de que la Auditoría realice las validaciones y la respectiva aprobación de la nómina en un término de tres días hábiles. 6

7 2.5 ACTIVIDAD 5: AVAL DE LA NÓMINA Responsable: Grupo Interventor del contrato de encargo fiduciario No. 352 (Auditoría Externa) Revisa y aprueba la nómina, generando el aval mediante oficio. 2.6 ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DE LA NÓMINA Y SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE PAGO Responsable: Analista Financiero y/o Coordinador Financiero Solicita al Ministerio del trabajo la autorización de Obligación y Orden de pago, informando los valores requeridos y anexando el aval original recibido de la Auditoría Externa (incluidos subsidios retroactivos). Igualmente remite la solicitud de orden de giro a la Dirección de Contabilidad y Costos para el registro de la provisión del gasto. 2.7 ACTIVIDAD 7: APROBACIÓN DE LA NÓMINA Responsable: Ministerio del Trabajo Remite una orden de giro aprobando la totalidad o algunos pagos de la nómina así como de los subsidios retroactivos a la Gerencia General del Consorcio. 2.8 ACTIVIDAD 8: REMISIÓN ARCHIVO Responsable: Coordinador de Producción PSAP A través del formato memorando interno (RG-PLN-02), remite a la Dirección Administrativa y Financiera archivo en medio óptico con el detalle de los pagos quienes remiten éste detalle a COLPENSIONES. 2.9 ACTIVIDAD 9: TRASLADO DE PAGOS Responsable: Analista de Pagos Realiza la transferencia de recursos entre las cuentas del Fondo de Solidaridad Pensional y COLPENSIONES, se efectúa por medio de traslado electrónico a través del sistema SEBRA y el sistema que el Banco seleccionado utilice o por carta traslado 2.10 ACTIVIDAD 10: CARGUE DE PAGOS Responsable: Analista de Pagos Realiza el cargue en la cuenta de cada beneficiario siguiendo lo descrito en el instructivo Generación De Pagos, Devoluciones y Comisiones Fiduciarias en Nodum -Sinfonia (IN-PAG-01). Una vez se hayan cargado los pagos, se remite comunicado al Gerente de Recaudo a COLPENSIONES adjuntando en medio óptico (CD) los beneficiarios a los cuales se les debe cargar los datos (incluidos los subsidios retroactivos) ACTIVIDAD 11: REGISTRO CONTABLE Responsable: Analista Contable De acuerdo con el contrato de encargo fiduciario No. 352 de 2007, literal 2.15, una vez el Ministerio del Trabajo remita la orden de pago, el Analista Contable registra el gasto real contra una cuenta por pagar del COLPENSIONES llevando el registro de los gastos generados con cargo a los recursos del fondo, previa identificación y clasificación de los mismos ACTIVIDAD 12: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Responsable: Analista Financiero 7

8 De acuerdo con el contrato de encargo fiduciario No. 352 de 2007, literal 2.17, el Analista Financiero paralelo al traslado de pagos, lleva un control sobre el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo del Fondo de Solidaridad Pensional y elabora los informes de ejecución presupuestal relacionados con las apropiaciones aprobadas por el Comité Directivo para los conceptos de ingresos y gastos del fondo, de acuerdo con los requerimientos del Ministerio del Trabajo ACTIVIDAD 13: SEGUIMIENTO Responsable: Regionales Verifican los pagos por parte del beneficiario, tomando como referencia los informes de Morosidad de los Beneficiarios del Régimen Subsidiado, remitido por COLPENSIONES para que no se genere la pérdida del derecho al subsidio. Estos reportes han presentado inconsistencias sobre los pagos que efectivamente realizan los beneficiarios, los cuales en su mayoría corresponden a pagos que no se reflejan en la base de datos a COLPENSIONES y que ocasionan, una vez se acumulan los periodos límite, la desafiliación por no pago de más de cinco periodos consecutivos. (Véase procedimiento Seguimiento a beneficiarios PSAP (PD-ADP-03) Pago de Subsidios PSAP 3 DIAGRAMA DE FLUJO COLPENSIONES COORDINADOR PRODUCCIÓN PSAP ANALISTA DE PAGOS / COORDINADOR FINANCIERO DIRECTOR DE PRODUCCIÓN GRUPO INTERVENTOR MINISTERIO DEL TRABAJO INICIO Envío de archivos Cuenta de Cobro e Informe de pagos Verifica la totalidad de beneficiarios Remisión y Solicitud Autorización Pago Información de la Nómina Aval de la Nómina Autorización de Pago SI Existen diferencias? Orden de Giro NO Cargue de Nómina IN-ADP-04 PD-PLN-06 Generación de Nómina Recepción archivo Notificación Archivo Remisión Archivo Traslado de Pagos Carga la información del beneficiario Carga los Pagos de los beneficiarios IN-PAG-01 FIN Remite comunicado Página 1 8