PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE NOVEDADES DE COLABORADORES Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA PROCESO GESTIÓN HUMANA

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1 Página: 1 de 7 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para realizar la liquidación de nómina, pago de prestaciones sociales y trámite de novedades de colaboradores con contrato laboral de la Fundación FES, de manera oportuna y dando cumplimiento a la normatividad vigente. 2. ALCANCE Incluye el ingreso de colaboradores con contrato laboral, el registro de novedades laborales, su trámite y la liquidación de nómina. 3. DEFINICIONES Colaborador: Persona contratada por Fundación FES para el desempeño de una labor. Colaborador de planta de personal: Persona contratada por Fundación FES y que pertenece a la planta de personal. Colaborador de proyectos: Persona contratada por Fundación FES para participar en la ejecución de un proyecto. Contrato laboral: Acuerdo entre trabajador y empleador, por el cual, el primero presta servicios profesionales bajo dependencia y subordinación por una remuneración determinada. Contrato de prestación de servicios: Aquel por el cual una persona natural o jurídica se obliga a prestar un servicio a la Fundación, sin dependencia o subordinación de ésta y se definen compromisos y beneficios de las partes involucradas. Nómina: Proceso mediante el cual se realiza la ejecución del pago de los salarios, las prestaciones sociales y diferentes novedades (devengados y deducciones) de acuerdo con la normatividad vigente. Novedades: Son todas aquellos registros y/o documentos físicos o en medio magnético que afectan la nómina en cuanto a liquidaciones y que tendrán un efecto directo en el pago y las deducciones de los colaboradores. Prestaciones sociales: Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante contrato laboral por sus servicios prestados. Es el reconociendo a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la empresa o unidad económica.

2 Página: 2 de 7 Planilla única: Es el sistema obligatorio que el Gobierno Nacional ha creado para que todas las empresas (públicas y privadas) para que de manera unificada paguen los aportes a la Seguridad Social (salud, pensión, riesgos profesionales, Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y SENA) de todos los colaboradores que estén a su cargo, con sus respectivas novedades que apliquen en el mes. Software de nómina: Es un sistema información que se encuentra diseñado en forma modular, totalmente paramétrico y su función principal es la de servir de apoyo al personal de Gestión Humana para mantener el registro y control de los aspectos relacionados con la nómina de acuerdo con la normatividad vigente y la políticas de la Fundación disminuyendo errores y aumentando la productividad del equipo. 4. RESPONSABLE Coordinador de Gestión Humana 5. CONDICIONES El procedimiento aplica solo para los colaboradores con contrato laboral con la Fundación FES. El trámite de liquidación de un ex colaborador con contrato laboral de la Fundación no debe ser superior a ocho (8) días y se realiza según el procedimiento Desvinculación de Colaboradores P-GH-8. Las novedades deben ser reportadas en los tiempos establecidos en el presente procedimiento. El Coordinador de Gestión Humana verifica con los responsables de los proyectos en ejecución la distribución de centros de costos de los colaboradores a cargo. En el Reglamento Interno de Trabajo se define que los permisos de trabajo se solicitan con tres días de anticipación al Coordinador de Gestión Humana, por medio del formato Solicitud de Permiso F-GH-18, debidamente autorizado por el jefe inmediato. Si se presenta un accidente de trabajo, el colaborador o responsable del área debe informar al Coordinador de Gestión Humana la eventualidad y proceder a realizar el reporte ante la ARL de forma virtual según lo establecido en el procedimiento de Salud y Seguridad del Trabajo P-GH-6.

3 Página: 3 de 7 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Recibir novedades El Coordinador de Gestión Humana recibe las novedades de los responsables de cada área de acuerdo con las siguientes condiciones: Ingreso de Colaboradores Cada responsable de cada área informa las novedades de ingreso de colaboradores al Coordinador de Gestión Humana antes del 15 de cada mes, de esta forma puede ser incluido en la nómina a fin de mes con su respectivo pago de seguridad social. La novedad de ingreso de colaboradores se realiza una vez se encuentre legalizado el contrato laboral entre las partes y el colaborador se encuentre afiliado al sistema de seguridad social. Periodo de Vacaciones El Coordinador de Gestión Humana programa los periodos de vacaciones de los colaboradores en el formato Solicitud de Vacaciones F-GH-8, el cual es aprobado por el Jefe de Área y el Director Administrativo y Financiero. En el caso de ser solicitada por el colaborador, éste diligencia el formato de Solicitud de Vacaciones F-GH-8 y lo envía con un mes de anticipación al Coordinador de Gestión Humana debidamente aprobado por el jefe de área para ser aprobadas por el Director Administrativo y Financiero. Incapacidades-licencia de maternidad El colaborador que se encuentre incapacitado o en trámite de licencia de maternidad suministra al Coordinador de Gestión Humana, máximo al tercer día de su incapacidad, el documento de la incapacidad o licencia de maternidad generada por la entidad de salud EPS. Pago de cesantías El pago de cesantías se realiza antes del día catorce (14) de febrero de cada año, por tal motivo el Coordinador de Gestión Humana a mediados del mes de enero pasa un listado a los colaboradores de planta para que actualicen la información de los fondos de cesantías y así proceder el trámite y registro de la novedad.

4 Página: 4 de 7 Si el colaborador requiere el retiro parcial o total del valor ahorrado en el fondo de cesantías, debe tramitarlo directamente ante la entidad y bajo las condiciones establecidas en cada fondo. Pago de Prima El Coordinador de Gestión Humana programa el pago de prima a mitad de año (Junio) y fin de año (Diciembre). El pago de prima corresponde a lo dictado por la legislación laboral. Tramite de servicios Los trámites de servicios corresponden a: -Servicio de salud pre pagada. -Servicio de ambulancia. -Servicio Funerarios. -Servicios educativos. -Servicios de créditos internos y externos. El colaborador solicita al Coordinador de Gestión Humana el trámite de los anteriores servicios por medio del formato Solicitud de Trámite de Servicios F-GH-9. Para el caso de solicitud de créditos internos y externos se realizan de acuerdo con el instructivo Trámite de Crédito I-GH Revisar y registrar novedades El Coordinador de Gestión Humana revisa el cumplimiento de las condiciones definidas en el ítem 6.1 Recibir novedades, verificando según la novedad, que los datos del colaborador de planta y de la novedad se encuentre completos y coincida con la información laboral que reposa en la Coordinación de Gestión Humana. Si se cumple con lo anterior, el Coordinador de Gestión Humana registra la novedad en el formato Control de Novedades F-GH-10, de esta manera realiza un control mensual de las deducciones a realizar en la nómina y el estado general de la novedad. El control de servicios de créditos internos y externos se maneja de acuerdo con los lineamientos del instructivo Trámite de Créditos I-GH Registrar novedades en el aplicativo de nómina El Coordinador de Gestión Humana registra las novedades recibidas y las controladas por medio del formato Control de Novedades F-GH-10, el registro se realiza en el software de nómina.

5 Página: 5 de 7 Las novedades registradas en el software deben ser validadas y corregidas en el caso de encontrarse alguna inconsistencia tanto en el software de nómina como en el software de planilla única. Las novedades registradas en el software de nómina corresponden a la Seguridad Social, parafiscales, liquidación de vacaciones, liquidación de colaboradores, pago de cesantías, prima, incapacidades, licencia de maternidad y descuentos de créditos y libranzas. 6.4 Generar listado de obligaciones y realizar pago de novedades Una vez el Coordinador de Gestión Humana realiza el registro en software, genera los listados de las obligaciones a pagar. El Coordinador de Gestión Humana revisa el contenido de la información de los listados generados y los entrega al área de contabilidad para ser nuevamente validados con respecto a la información contable, de acuerdo con el procedimiento Registro Contables P-GFC-6. El área de contabilidad da el visto bueno y pasa las obligaciones a tesorería previamente autorizadas por el Director Administrativo y Financiero para su respectivo pago a los colaboradores y a las entidades correspondientes. Se imprimen los soportes correspondientes para ser entregados, firmados por quien corresponda y conservados en el archivo de Gestión Humana. 6.5 Realizar liquidación de pago de nómina Registrar novedades de Colaboradores Se reciben y se registran las novedades en el Software de nómina según lo definido en el ítem 6.1, 6.2 y 6.3, de esta manera generar la Pre Nómina Realizar la Pre nómina mensual El Coordinación de Gestión Humana realiza la pre nómina en el software de nómina, se imprime y se envía al área de Contabilidad para ser revisada con respecto a los de seguridad social y retenciones pertinentes. Al no presentarse ningún cambio el responsable de Contabilidad da un visto bueno e informa al Coordinador de Gestión Humana la aprobación para generar la nómina definitiva Realizar nomina definitiva El Coordinador de Gestión Humana genera la nómina definitiva en software para ser impresa, revisada y aprobada por el Director Administrativo y Financiero.

6 Página: 6 de 7 Ya aprobada, el Coordinador de Gestión Humana carga el archivo arrojado por el software nómina y lo pasa a tesorería para realizar el pago respectivo por medio de transferencia bancaria Verificar y comunicar el pago de nómina a Colaboradores El Coordinador de Gestión Humana verifica el pago con Tesorería y comunica por medio de correo electrónico a los colaboradores de la Fundación FES el pago de la nómina. Los soportes de pago de nómina están bajo custodia del Coordinador de Gestión Humana, el cual lleva un control documental de los listados de nómina mes a mes. 6.6 Formular acciones correctivas, preventivas, mejora y lecciones aprendidas Periódicamente se verifica si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se podrán formular acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o se formularán lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. ANEXOS I-GH-1 Instructivo Trámite de Créditos

7 Página: 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 27 de Junio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Mabel Guerrero Díaz. Cargo: Coordinadora de Gestión Humana Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna. Cargo: Director Administrativo y Financiero

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