Manual de Guía Página Web Proveedores. ADM-MAN-XX

Transcripción

1 Manual de Guía Página Web Proveedores. ADM-MAN-XX

2 Í ndice Manual de auditoría de informes de gastos. 1 ADM MAN Índice 2 1 Introducción OBJETIVO DEFINICIONES 4 2 Flujo Natural INGRESAR AL PORTAL DE PROVEEDORES PÁGINA DE PROVEEDORES ADMINISTRACIÓN SUBIR FACTURAS CONSULTAS. 9

3 1. Íntroduccio n 1.1 Objetivo El objetivo de este manual es proporcionar las herramientas necesarias para búsqueda de facturas y pagos realizados por Berrymex.

4 1.2 Definiciones Manual de usuario: Documento externo que apoya al Proveedor paso por paso para la búsqueda de facturas y pagos, explicando cada una de las etapas en que se encuentran los documentos.

5 2. Flujo Normal 2.1 Ingresar al Portal de Proveedores El departamento de Contabilidad le asignara un Usuario y Contraseña, para poder ingresar a la página de Internet. Deberá ingresar al siguiente link con su usuario y contraseña, con la opción de teclado en mayúsculas y seleccionar el idioma en el que desea sean mostradas las páginas Username 4. Accesar 2. Password 3. Idioma

6 2.2 Página Proveedores Estando en la página inicial en la esquina superior izquierda dependiendo el idioma previamente elegido se muestra el siguiente menú: 1- Administración 2- Consultas

7 2.3 Página Proveedores Estando en la página inicial en la esquina superior izquierda dependiendo el idioma previamente elegido se muestra el siguiente menú: 1- Administración 2- Consultas

8 Administración Al posicionar el mouse en esa pestaña aparecen dos opciones las cuales son Mi info y Subir facturas. Mi info Una vez seleccionada esta opción, llevará a una página que contiene información referente al proveedor, en dicha página es posible modificar la contraseña y su correo electrónico.

9 Subir facturas En esta opción es posible cargar facturas tanto en el formato XML así como en formato PDF, al ser seleccionado Subir facturas se presentará la siguiente página:

10 2.5 Consultas Al posicionar el mouse sobre esta pestaña emerge un menú con las opciones siguientes: 1-Facturas 2- Pagos 3- Órdenes de compra 4-Documentos Facturas En la opción Facturas se despliega una pantalla adonde podemos filtrar la información por distintos criterios, los cuales son: a) Número de factura b) Rango de fechas c) Orden de compra d) Estatus de factura e) Estatus de pago

11 Filtrar por número de factura: Ingresar en la casilla el número de factura y dar click en el botón Buscar. Se desplegará una nueva pantalla, la cual, en la parte inferior contendrá información referente a la misma.

12 Significado Estatus de Pago: Pagada: La factura se encuentra en estatus de pagada, esto es, ya fue liquidada por medio de cheque o transferencia electrónica. En esta opción es posible seleccionar Pagos, que se encuentra en la última columna de la tabla y desplegará las facturas pagadas indicando fecha, número de documento, factura y total pagado. No pagada: Nos indica que ya está validada y pendiente por pagarse. Seleccionada para pago: La factura se encuentra seleccionada para pago pendiente por acreditarse en los próximos días. Filtrar por número de orden de compra: Introducir en la casilla el número de la orden de compra y la información desplegada será únicamente de ese número de orden de compra.

13 Filtrar por rango de fechas: Introducir un rango de fechas en las cuales se desee consultar las facturas que se encuentren en ese rango.

14 Filtrar por estatus de pago: Seleccionar del menú el estatus de las facturas que deseamos sean mostradas.

15 Por medio el campo Ver es posible filtrar la búsqueda por las siguientes opciones: a) Todos b) Últimas 25 facturas c) Últimas 50 facturas d) Últimas 75 facturas

16 Pagos Al seleccionar esta opción se desplegará la siguiente pantalla, es necesario ingresar el número de documento, un rango de fechas y dar click en Buscar para filtrar las facturas por medio de estos criterios. En el rango de fecha aparecerá un calendario para seleccionar los días del rango a buscar.

17 Órdenes de compra Al seleccionar órdenes de compra es necesario ingresar el número de orden de compra y de así requerirlo un rango de fechas y/o la cantidad de órdenes de compra que deseamos se filtren para ser desplegadas.