Santiago, Fecha (Formato: Enero,2007 ó 1 de Enero de 2007 ) Preparado por:

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1 GUIA OPERATIVA PROCESO DE PAGO DOCUMENTOS DE COMPRAS Santiago, Fecha (Formato: Enero,2007 ó 1 de Enero de 2007 ) Preparado por: Atención a: Nombre., Cargo, SONDA S.A. Nombre Contacto Cliente, Cargo, Razón Social Cliente

2 CONTENIDO PROCESO DE PAGO DOCUMENTOS DE COMPRAS... 2 I. Selección de documentos a pagar... 2 II. Aprobación de documentos enviados a pago... 4 III. Emisión de Pago... 6 IV. Contabilización del Egreso GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 1

3 PROCESO DE PAGO DOCUMENTOS DE COMPRAS I. Selección de documentos a pagar Cuando ya se ingresó, aprobó y contabilizó un documento en el Libro de Compras, se actualizan los saldos hacia la cuenta corriente de Proveedores. Por tanto, si se desea aprobar un documento a pago, se debe ingresar al módulo de Proveedores en la ruta que se indica a continuación: Ruta: Transacciones / Proveedores / Operación / Aprobación de Documentos a Pago Luego aparecerá la pantalla de criterios de Selección. Donde se debe elegir Empresa, División y Unidad correspondiente a la búsqueda. Filtrar por algún criterio: Fecha de Vencimiento, número de Documento, Rut, etc. GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 2

4 La aplicación despliega una lista con los docuementos pendientes de pago, de acuerdo a la busqueda solicitada. Posteriormente se debe marcar aquellos documentos serán ectivamente aprobados para pago y presionar el botón Al efectuar esta acción se despliega la siguiente pantalla: Donde se debe escoger la unidad administrativa que emite, la fecha de pago, la empresa, división y unidad donde se efectuará el pago e indicar quién será el beneficiario: Rut 1, Rut 2, Rut3, si es que aplican, de lo contrario, sólo indicar Rut 1. Si se desea aprobar inmediatamente el pago, sin pasar por un proceso posterior, se debe marcar la opción Aprobados para Pago. Por último presionar el botón GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 3

5 Esto generará la orden de pago respectiva en los siguientes estados: Aprobada, si es que se aprobó en este paso. En el caso que las órdenes queden en este estado, ya se puede proceder con la emisión del pago (página 7). Ingresada, si no se marcó la opción Aprobados para Pago en este paso. Para su respectiva aprobación se debe realizar en un proceso siguiente, el cual se detalla en el siguiente punto. II. Aprobación de documentos enviados a pago Para realizar la aprobación de los documentos enviados a pago anteriormente y que quedaron en estado Ingresado, se debe ingresar a la ruta que se indica a continuación: Ruta: Transacciones / Proveedores / Operación / Adm. de Documentos a Pago Al ingresar a la ruta indicada, se despliega la pantalla de búsqueda de los documentos que han sido enviados a pago. Donde se debe elegir Empresa, División y unidad respectiva, además de algún criterio de selección: Rut, Fecha de Vencimiento, Cuenta Contable, Nº Documento, etc. GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 4

6 Al encontrar los documentos enviados a pago, se debe ingresar a cada uno de ellos, en el vínculo para el ingreso, en este caso, es el número de documento, el cual se presenta de color verde y subrayado. Al realizar esta acción, se muestra la pantlla siguiente: GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 5

7 En esta pantalla, si se desea, se podria modificar algún dato del requerimiento de pago, como monto, fecha de pago, etc. Considerando que el requerimiento está en estado Ingresado, si estuviese ya en estado Aprobado, presionando el botón se habilitan los campos de montos, para ser modificados. Queda guardado un historial de las modificaciones realizadas. Si el requerimiento está correcto, se procede a presionar el botón El requerimiento entonces, queda en estado Aprobado, lo que significa que está listo para ser utilizado en un proceso de Pago en el módulo de Tesorería. III. Emisión de Pago Para iniciar un Proceso de Emisión de Pago debemos ingresar a la ruta que se indica a continuación: Ruta: Transacciones / Tesorería / Operación / Proceso de Pago Se despliega la pantalla de criterios de selección, que se muestra más abajo, donde primero que todo, se debe indicar la Empresa, División y unidad. GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 6

8 Si se quiere consultar procesos ya ingresados, se deben seleccionar los criterios de búsqueda más adecuados y se debe presionar el botón Para iniciar un nuevo proceso de pago, presionar el botón Con lo anterior se desplegará la siguiente pantalla, en la que se debe llenar los campos Fecha, Glosa y Tipo de Proceso, una vez que se llena esta cabecera, se debe presionar el botón GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 7

9 Al realizar el paso anterior, el sistema entregará un número de proceso, un estado ingresado, aparecerá el menú contextual y se habilitará la opción, presionando esta opción se desplegará la pantalla que hará la búsqueda de los documentos a pagar. Como se muestra a continuación. Se debe buscar él o los documentos a cancelar, filtrando por alguno de los criterios que ofrece la pantalla. Para este ejemplo, tenemos el número de documento de la factura a pagar. La opción suma el monto a pagar de los documentos seleccionados. Permite visualizar antes del pago, cuánto dinero se está involucrado en el proceso. GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 8

10 Luego, se debe presionar el botón El sistema arroja el siguiente mensaje de confirmación de la operación Para volver a la pantalla inicial, se debe cerrar esta pantalla de confirmación, y presionar el botón Ahora aparecerán él o los documentos seleccionados en la sección Documentos a Pagar, como muestra la imagen a continuación. Si no se está de acuerdo con la selección, se debe ingresar a la línea del documento a excluir del proceso. Se entra por Número Documento, donde aparece el requerimiento de pago, luego se presiona el botón y luego volver (Ver figura siguiente). Si se desea, se pueden comenzar una nueva búsqueda. GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 9

11 Una vez que se está conforme con la selección, en la pantalla inicial, se presiona el botón. Aparecerá la siguiente pantalla: Si se está conforme con la selección y se ha presionado la opción Genera Pago, como es este ejemplo, se desplegará la siguiente pantalla, donde se debe completar los campos Fecha de Pago, Moneda, Código Financiero, Forma de Pago y posteriormente clickar la opción y luego dar GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 10

12 Al realizar el proceso anterior se desplegará la siguiente pantalla la que muestra como ha quedado el Proceso de Emisión de Pago, si no se está conforme, se puede marcar el recuadro de la línea creada y dar Pero si se está conforme, en el menú contextual, se puede ya imprimir el o los cheques. Aquí se despliega la siguiente pantalla, donde se debe completar los campos Banco, Cuenta Corriente, Ciudad, F.Emisión, Número de Chequera, con este campo el sistema asignará el Número del Cheque disponible y dar GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 11

13 El sistema muestra en pantalla él o los cheques a imprimir, de acuerdo, al formato predefinido por la empresa para sus formularios de cheques. Se imprimen los cheques con el botón Imprimir y luego presionar el botón Posteriormente se deberá revisar que todo esté OK y aprobar el proceso con el botón Se solicitará indicar si el comprobante a generar será único (un solo comprobante por todo el proceso) o por beneficiario (un comprobante para cada Rut incluído en el proceso). Se debe escoger una opción y Confirmar. Luego Volver. GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 12

14 Con esto, el proceso queda en estado aprobado y ha generado el comprobante de egreso, el cual se debe buscar en otro menú de Fin700 para ser Contabilizado. GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 13

15 IV. Contabilización del Egreso Luego de salir del proceso de pago, se va a generar la contabilización del egreso, en la siguiente ruta: Ruta: Transacciones / Tesorería / Operación / Egreso Proceso de Pago GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 14

16 Para realizar la contabilización se debe completar los campos Tipo de Proceso y Número del Proceso y presionar el botón, luego se escoge el Egreso respectivo y se procede a Contabilizar e Imprimir el Egreso. Contabilizar Imprimir GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 15

17 GERENCIA SISTEMAS DE GESTIÓN SONDA S.A. 16