MANUAL DE ORGANIZACIÓN JUNTA LOCAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DEL DISTRITO FEDERAL COORDINACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN JUNTA LOCAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DEL DISTRITO FEDERAL COORDINACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES OBJETIVO: Planear coordinar y controlar la adquisición y suministro de los bienes muebles y servicios necesarios para el cumplimiento de los programas de trabajo encomendados a las diferentes Áreas de la Junta. De acuerdo al artículo 117 del Reglamento Interior de la Junta, a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios Generales le corresponden las siguientes atribuciones: I. Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos materiales y suministros, servicios generales y bienes muebles e inmuebles vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; II. III. IV. Coordinar la elaboración, integración y operación del programa anual de adquisiciones arrendamientos y servicios, a fin de enviarlo de manera oportuna a las instancias correspondientes. Emitir y difundir las normas, políticas y procedimientos para regular los sistemas de adquisición, arrendamiento, almacenamiento, distribución y prestación de servicios relacionados con bienes muebles de activo fijo y material de consumo; Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales que regulen a la administración pública de los recursos materiales de la Junta, y expedir las normas que deben de observar las distintas unidades administrativas en la materia; Planear, dirigir y verificar las adquisiciones de los bienes y servicios para cubrir las necesidades de la Junta; V. Coordinar y supervisar que los servidores del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la Junta, se realicen de manera oportuna. Asignar contratos de bienes y servicios a los proveedores que ofrezcan las mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad a la dependencia contando siempre con la disponibilidad presupuestal; VI. Elaborar y tramitar los convenios y contratos para la prestación de los servicios complementarios requeridos por la Junta, y someterlos a la autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios, con sujeción al presupuesto autorizado y a las disposiciones legales aplicables; VII. Fungir, por conducto de su titular, como Secretario Ejecutivo del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta, así lo establezcan las disposiciones aplicables. VIII. Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios proporcionando de conformidad con la normatividad vigente en la materia, la información, documentación necesaria en los procesos de licitación, evaluación, adjudicación y contratación de los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la Junta.

2 IX. Supervisar que la administración de los almacenes de la Junta se efectúe por medio de un sistema adecuado de control de inventarios, así como de vigilar la distribución de bienes e insumos, se realice de acuerdo con los procedimientos establecidos; X. Vigilar que se mantenga actualizado el padrón inventarial de la institución y el registro de resguardo de los bienes asignados a los servidores públicos; XI. XII. XIII. Vigilar que la administración de los recursos materiales se efectúe conforme a las normas, políticas y lineamientos autorizados y aplicar las medidas correctivas cuando se detecten desviaciones en su cumplimiento; Atender los requerimientos de información de las actividades que demanden las dependencias de la Oficialía Mayor y de la Contraloría General del Gobierno del Distrito Federal; y Rendir un informe mensual y pormenorizado al Presidente Titular de la Junta y a la Coordinación General de Administración, de sus actividades. FUNCIONES: Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos materiales y suministros, servicios generales y bienes muebles e inmuebles vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; Coordinar la elaboración, integración y operación del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios con base a los requerimientos y necesidades de las diferentes áreas que integran la Junta Local; Vigilar el cumplimiento de los ordenamientos legales que regulen la administración de los recursos materiales y servicios generales de la Junta Local; Coordinar la elaboración del calendario de concursos y licitaciones públicas para la adquisición de bienes, arrendamientos y prestación de servicios, de acuerdo con las solicitudes elaboradas por las diferentes áreas y periodos en que se requieran; Coordinar y supervisar que las actividades de servicios generales se lleven a cabo en forma oportuna, de acuerdo a la contratación de los servicios de limpieza y mantenimiento preventivo y correctivo a instalaciones, equipo y mobiliario, así como del parque vehicular de la Junta Local; Elaborar y distribuir oportunamente el cuadernillo que se presentará en el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios; Convocar y participar en el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios; Formular las bases, emitir las convocatorias y preparar todos los documentos necesarios para la celebración de las licitaciones públicas; Organizar los concursos para la adquisición de bienes y servicios mediante licitaciones públicas, con base en la aprobación del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta Local;

3 Elaborar y tramitar los pedidos o contratos para la adquisición de bienes y contratación de servicios con base en el fallo emitido en el proceso respecto a las licitaciones públicas realizadas; Desarrollar los controles necesarios para la expedición, registro y autorización de los pedidos fincados de acuerdo con las disposiciones legales y normatividad que estén vigentes; Establecer los mecanismos que permitan el control interno del ejercicio del gasto de acuerdo al programa anual de adquisiciones y a la calendarización de recursos presupuestales autorizados a la Junta, conciliando mensualmente el ejercicio presupuestal con la Coordinación de Recursos Financieros; Supervisar que la administración del almacén de la Junta se efectúe por medio de un sistema adecuado de control de inventarios y vigilar que la distribución de los bienes e insumos se realice con eficacia y puntualidad, de acuerdo con los procedimientos establecidos; Vigilar que se mantenga actualizado el control de inventarios de la Junta, así como el registro y control de los resguardos de mobiliario y equipo asignados a cada servidor público; Coordinar la elaboración de políticas y programas a las que se sujetará el suministro de los recursos y servicios; Coordinar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular, así como del mobiliario y equipo; Llevar a cabo las licitaciones públicas, así como la supervisión de los concursos por invitación restringida y asignaciones directas; Dirigir y coordinar los servicios generales de la Junta; Las demás que ordena la Coordinación General de Administración. JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS OBJETIVO: Adquirir en las mejores condiciones de precio, calidad, tiempo de entrega y forma de pago, los bienes y servicios requeridos por las distintas áreas de la Junta, así como contribuir a mantener la continuidad en la operación de este Tribunal, a través de mecanismos orientados a proporcionar y controlar los materiales y equipos requeridos por las diversas áreas. De acuerdo al artículo 118 del Reglamento interior de la Junta, la jefatura de Unidad Departamental de Adquisiciones y Suministros, auxiliará en el ejercicio de las siguientes atribuciones:

4 I. Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos referentes a materiales y suministros, vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; II. III. IV. Elaborar el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios, basado en los requerimientos de todas las áreas que integran la Junta; Difundir y vigilar el cumplimiento de las políticas internas y disposiciones legales que regulan el proceso de adquisición de bienes y servicios; Coordinar el envío de la documentación relativa a los pedidos fincados por la Junta a las dependencias que así lo requieran, de conformidad con las disposiciones legales en vigor; V. Determinar los proveedores idóneos para el abastecimiento de los bienes y servicios requeridos por la institución, que ofrezcan las mejores condiciones de precio, calidad, tiempo de entrega y forma de pago; VI. VII. VIII. IX. Preparar las bases de las convocatorias para los concursos, y someterlas a la autorización del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta Local; Efectuar aquellas adquisiciones que con carácter de urgente requieran las diversas áreas de la Junta, de acuerdo a las normas y disposiciones vigentes; Elaborar el programa anual de licitaciones públicas, restringidas, nacionales e internacionales que, de conformidad a lo establecido en la normatividad vigente en la materia, se requieran efectuar para la adquisición de los bienes y servicios autorizados en el presupuesto de egresos autorizado; Verificar que los bienes y servicios adquiridos, cumplan con las condiciones de calidad especificadas en los pedidos fincados a los proveedores o en los contratos celebrados con los mismos; X. Operar los mecanismos necesarios para la detección de necesidades de bienes de las áreas y efectuar el abastecimiento de los mismos en la calidad, cantidad y oportunidad requeridas; XI. XII. XIII. XIV. XV. Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de conformidad con la normatividad vigente en la materia; Coordinar y supervisar la ejecución del levantamiento de inventarios físicos de los bienes bajo la custodia del almacén; Administrar los almacenes de la Junta por medio de un sistema adecuado de control de inventarios, así como de realizar la distribución de bienes e insumos, de acuerdo con los establecimientos establecidos; Rendir un informe mensual pormenorizado a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios Generales, de sus actividades; y Las demás que, de acuerdo a su área de responsabilidad, le requieran las autoridades superiores.

5 FUNCIONES: Participar en la formulación del Programa Anual de Adquisiciones de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje; Programar la adquisición y suministro de materiales y bienes muebles, con base a las necesidades prioritarias de este tribunal Laboral; Efectuar un estricto control de los pedidos generados, así como revisar que cumplan con la normatividad vigente, llevando un seguimiento de los mismos, hasta ser surtidos en su totalidad; Tramitar conforme a la normatividad correspondiente, la adquisición de los recursos necesarios para el funcionamiento de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje; Recibir, registrar y analizar las requisiciones de compra, así como de efectuar su cotización respectiva; Formular los pedidos o contratos de compra detallados basándose en los fallos del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios; Informar al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios, sobre los pedidos y contratos fincados, con base a la periodicidad establecida; Llevar a cabo una evaluación de las ofertas de los proveedores, seleccionando aquella que satisfaga los requerimientos de calidad y oportunidad; Respetar los montos de actuación vigentes en la celebración de proceso de adjudicación; Llevar a cabo la programación y ejecución de Licitaciones Públicas de Adquisiciones de bienes, servicios y materiales, que requieran las áreas de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje; Realizar los estudios estadísticos necesarios a fin de consolidar los artículos y arrendamientos de bienes de uso repetitivo, para su programación y adquisición oportuna ejerciendo eficazmente el poder de compra de la Junta; Informar trimestralmente al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación Servicios de la Junta, las operaciones realizadas mediante los diversos procedimientos de Adjudicación de bienes, servicios y arrendamientos. OBJETIVO: JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS GENERALES Contribuir a mantener la continuidad de la operación de las diferentes áreas de la Junta a través de la programación y ejecución de acciones tendientes a proporcionar el apoyo administrativo y de servicios que estás requieran para el desarrollo de sus actividades.

6 De acuerdo al artículo 119 del Reglamento Interior de la Junta, la jefatura de Unidad Departamental de Servicios Generales auxiliará en el ejercicio de las siguientes atribuciones: I. Participar en la elaboración e integración del anteproyecto de presupuesto en los aspectos referentes a materiales y suministros, vigilando su vinculación con las funciones, objetivos y metas institucionales; II. III. IV. Programar, presupuestar y supervisar el abastecimiento de los materiales necesarios para la operación de los equipos de reproducción instalados en la Junta; Supervisar los trabajos de conservación y limpieza del mobiliario y equipo de oficina, de transporte y en general de las instalaciones de la dependencia. Proporcionar mantenimiento o reparación a las máquinas de escribir y calculadoras propiedad de la Junta, ya sea de manera interna o por contratación externa del servicio; V. Mantener actualizado el inventario de activo fijo, así como los resguardos correspondientes y coadyuvar en el control del estacionamiento, mediante la elaboración de tarjetas para la asignación de lugares; VI. VII. VIII. IX. Controlar y mantener en óptimas condiciones de funcionamiento los vehículos propiedad de la Junta, así como realizar el trámite de la documentación necesaria para su circulación, pago del impuesto de tenencia y derechos, así como las verificaciones de contaminantes; Proporcionar el servicio de fotocopiado a todas las áreas, así como llevar un adecuado control del mismo; Controlar la asignación de vehículos para el transporte del personal de la Junta, de mobiliario y de mensajería, así como los recursos necesarios para la dotación de combustible y lubricantes; Elaborar el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles asignados a este Tribunal; X. Coordinar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los diferentes sistemas de mantenimiento, intendencia y transporte que debe proporcionar esta unidad administrativa; XI. XII. XIII. XIV. Tramitar ante Teléfonos de México, todo lo relacionado con la operación y mantenimiento de las líneas telefónicas contratadas por la Junta, manteniendo actualizado el inventario correspondiente; Recibir, inspeccionar, clasificar, identificar y marcar los bienes del activo fijo adquiridos por la Junta, elaborando la documentación necesaria para su control; Recabar y custodiar las formas de resguardo para la asignación de bienes muebles de activo fijo, una vez que han sido firmados por el respectivo resguardatario; Levantar inventarios físicos de los bienes de activo fijo, en base a las disposiciones legales en la materia;

7 XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. XXIII. XXIV. Gestionar ante las autoridades competentes, la baja y destino final de los bienes muebles de activo fijo, inoperables para el servicio; Conciliar periódicamente con las autoridades competentes los registros de los movimientos de altas y bajas de activo fijo realizados por la Junta; Determinar en coordinación con las demás áreas de la Junta Local, los bienes muebles de activo fijo que ya no sean de utilidad para el servicio de las mismas, almacenándolas y custodiándolas, hasta que se defina su destino final; Determinar las licitaciones públicas, venta directa, destrucción o donación de los bienes muebles de activo fijo inútiles o inaplicables para el servicio de la Junta, conforme a las normas y procedimientos vigentes; Informar periódicamente a las dependencias externas que corresponda, sobre la enajenación, destrucción o donación de los bienes muebles de activo fijo dados de baja; Supervisar los trabajos de conservación y limpieza del mobiliario y equipo de oficina, de transporte y en general de las instalaciones de la Junta. Participar en la elaboración del programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, basados en los requerimientos de la Junta. Preparar las bases de la convocatoria para los concursos de enajenación de bienes de activo fijo, conforme a las normas y procedimientos vigentes; Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de servicios, de conformidad con la normatividad vigente en la materia; y Rendir un informe mensual en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de sus actividades. FUNCIONES: Llevara a cabo el mantenimiento a instalaciones con la finalidad de proporcionar un ambiente favorable para un mejor desempeño del personal que labora en las áreas, en forma calendarizada. Se proporcionarán los siguientes servicios: pintura, cerrajería, carpintería, herrería, telefonía, plomería, electricidad, entre otros. Realizará de forma permanente la reparación de mobiliario con base en las órdenes de servicio que emitan las diversas áreas de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje y de acuerdo a las disponibilidades presupuéstales. Supervisará de forma permanente, tanto por el personal de base de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje como por la empresa contratada, el servicio de limpieza en las oficinas y áreas de uso general. Efectuará las revisiones a los contratos establecidos con los prestadores de servicios.

8 Controlar y mantener el uso racional de las llamadas de Larga Distancia Oficiales y No Oficiales dentro de las áreas que integran la Junta Local de Conciliación y Arbitraje. Elabora e implementará los programas de operación y control en materia de mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina, intendencia y vigilancia. Coordinar y controlar el suministro de combustible y lubricantes necesarios para la operación del Parque Vehicular de la Junta. Mantener actualizada la Plantilla Vehicular. Gestionar ante la compañía de seguros, el trámite de los bienes, siniestrados y la recuperación de su valor. Supervisar las reparaciones de los vehículos en los talleres designados para tal fin. Elaborar y llevar al día las bitácoras de cada uno de los vehículos. Realizar periódicamente inventarios físicos de activos fijos propiedad de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal. Vigilar la existencia y cumplimiento de las medidas de seguridad y protección del personal. Elaborar informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales de las actividades que se lleven a cabo.