PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

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1 Página 1 de 99 PROGRAMA DE GESTIÓN (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2012

2 Página 2 de 99 PROGRAMA DE GESTIÓN (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESOLUCIÓN NÚMERO Nº FECHA: 25 de septiembre de 2012 ARCHIVO MUNICIPAL 2012

3 Página 3 de 99 Programa de Gestion Documental MISIÓN: Coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones con las diferentes dependencias de la Administración y la comunidad que contribuyan a la calidad y oportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del Alcalde. OBJETIVO: Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las dependencias y hacer más eficiente su implantación en la Alcaldía Municipal ALCANCES DEL PGD: COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN Permitir tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y servicios de la institución Garantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportuna Normalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final (eliminación o conservación) FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN Organización de los Archivos de Gestión Organización del Archivo General del Municipio Transferencias s Documentales al Archivo Central FILOSOFIA DEL PROGRAMA Preservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad local Apelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de los anhelos y esperanzas La guía de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido de la Responsabilidad histórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futuras VALORES: 1. Compromiso 2. Rigurosidad 3. Calidez 4. Ética

4 Página 4 de ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN 1.1 ANTECEDENTES Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA) 1. La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 2 y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. En Colombia, el Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión documental: bases para la elaboración de un programa, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental.

5 Página 5 de 99 Con la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículo 3 os 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, ención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental. La administración municipal de San Luis Antioquia con su decreto 040 de 2009 la creación del consejo Municipal de Archivos inició su gestión en la implementación y cumplimiento de la ley general de archivos y sus avances han sido graduales; hoy por hoy se tienen las TRD implementadas con sus respectivos procedimientos, y el archivo central con la infraestructura adecuada junto con los equipos, herramientas y materiales necesarios. En este sentido se puede concluir que el municipio de San Luis Antioquia cuenta con un Sistema General de Archivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un Programa de Gestion Documental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos archivísticos. 1.2 JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta que: el artículo 2 de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad ormidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4 de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal h) Modernización, el l Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

6 Página 6 de 99 No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de los Procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir a falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones nes públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. Es así como la Administración Municipal quiere dar ese paso para el cumplimiento a la normatividad vigente con la implementación de un Programa de Gestion Documental como herramienta para avanzar en los procesos. 1.3 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en la Alcaldía. Poner al servicio de la Comunidad y de los Servidores Públicos los recursos archivísticos de la Administración Central.

7 Página 7 de CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN 2.1 MARCO LEGAL Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia. Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y Naturales de la Nación. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este e artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.

8 Página 8 de 99 Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.... Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 94. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6. Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano;

9 Página 9 de Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan antizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales... Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. Ley 23 de Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas. Ley 23 de Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85) Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 31de Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la República. Ley 44 de Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de Ley 23 de Artículo 37. Factura electrónica. Ley 190 de Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de Estatutaria de la administración de justicia.

10 Página 10 de 99 Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único Artículo DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 795 de Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Ley 951 de Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión Ley 962 de 2005 Ley antitrámites

11 Página 11 de 99 Decreto 624 de Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales. Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. Decreto 663 de Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. Artículo 93. Red de oficinas. Decreto 1748 de Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de Artículo 47. Archivos laborales informáticos. Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de Sobre uso de la factura electrónica. Decreto 1052 de Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo. Decreto 147 de Reglamenta la Ley 527 de Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Circular AGN No. 1 de Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Decreto 040 de de abril de Por el cual se crea y organiza el consejo municipal de archivos del municipio de San Luis, Antioquia. Resolución 001 de abril de Por la cual se modifica el Comité de Gestión Documental y Archivo de la Administración Municipal Resolución 002 de mayo de Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del Archivo General del Municipio de San Luis Antioquia Resolución 222 diciembre 11 de Por medio de la cual se establecen las normas generales para el manejo de las comunicaciones a través de la ventanilla única de correspondencia en el municipio de San Luis.

12 Página 12 de 99 Acuerdo 001 de 2011 Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioquia Decreto 095 de 2011 Por el cual se adoptan de las TRD del municipio de San Luis Antioquia 2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

13 Página 13 de 99 Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original ASPECTOS DE PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso.

14 Página 14 de 99 Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental (No adoptadas. Proyectado para 2013),, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se cumplen con las siguientes condiciones: Centralizado la recepción y envío de los documentos. Definido los procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos, las Tablas de Retención Documental. Contamos con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Disponer de un manual de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática, entre otros. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

15 Página 15 de 99 El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo TABLAS DE RETENCIÓN Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas se encuentran elaboradas, aprobadas y en etapa de implementación en la Alcaldía, a, y por lo tanto debemos de elaborar e implementar un Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002: PRODUCCIÓN DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal

16 Página 16 de 99 Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Comercio Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas. NTC Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad

17 Página 17 de 99 ACTIVIDADES La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En el Anexo 1, Producción Documental,, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía. Anexo 2. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en las TRD. Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental. Aplicación de la política interna de Cero Papel (utilización del papel reciclado para las impresiones y copias)

18 Página 18 de RECOMENDACIONES GENERALES CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO Papelería _ La correspondencia que produce la Alcaldía como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en original y copia. _ Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Decretos y Actas) se elaboran en original y una copia en papel bond, color blanco, tamaño carta impreso por ambas caras, con recuadro y logotipo contra el margen superior izquierdo. Y derecho, y con la información de la alcaldía en el pie de página (El formato se encuentra en la barra inicio de cada computador de la Entidad) _ Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta. Presentación _ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. _ La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados. _ El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se recomienda arial, tamaño 12). _ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento. _ El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión de que se utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual al del original (75grs.). _ La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación. _ Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños hechos en computador. _ La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original, único respaldo de valor probatorio.

19 Página 19 de 99 _ Para garantizar la permanencia de la información contenida en papel térmico se debe fotocopiar. _ El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos. _ El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho. _ Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la Entidad en tamaño carta CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO Uso de mayúsculas y minúsculas Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran. Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe exagerar su uso. En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo. Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo: NOMBRE PROPIO Banco de la República Gerente General Departamento de Compras NOMBRE PROPIO Gracias a su banco hemos... Habrá reunión de gerentes Departamento de Compras Escritura de números Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo: año 1996 Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y año. Ejemplo: la reunión se celebrará el 14 de septiembre de 2012.

20 Página 20 de 99 Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de día, mes y año. Ejemplo: Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. Ejemplo: $ ,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente, m/cte., ni moneda legal, m/l. Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas últimas se representan con ceros y no con la letra o minúscula, ni con el signo igual (=). Ejemplo: $ , ,00 La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Hemos enviado dos plegables con un total de nueve hojas cada uno. Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras. Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende niños entre los 8 y los 12 años. Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10. Ejemplo: 8, 5%, escala 1:1000 Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, de las treinta y uno en adelante en tres palabras. Ejemplo: Diecisiete, treinta y dos Para documentos legales, los números se escriben en cifras y en letras. La cifra se puede expresar en primer término en letra o en números, pero conservando la opción elegida a través de todo el documento. Ejemplo: $1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos) Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80)

21 Página 21 de 99 Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre paréntesis. Ejemplo: Teléfono (091) Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ( ). Ejemplo: C.C de Medellín Cédula de Honda (Tolima) Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas. Ejemplo: Reunión de las 14:00 a las 16:00 horas Trascripción textual de documentos Para destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en los párrafos de una trascripción completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir. Denominaciones femeninas y profesionales Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la Lengua. CARGO TITULO Alcaldesa Asistenta Decana Gobernadora Jueza Presidenta Tesorera Abogada Administradora de Negocios Arquitecta Bióloga Marina Contadora Pública Física Nuclear Contadora Pública

22 Página 22 de 99 Nota: Los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombre propio o término genérico. Ejemplos: Alicia Vargas, Ingeniera Vendrá la ingeniera Alicia Vargas Uso de abreviaturas En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta y otros). Se exceptúan de las que forman parte de nombre o razón social de una empresa si así las tienen registradas. En los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia. Ejemplos: Cía. Colombiana de Modas S.A. Rojas Hermanos Ltda. Copia: Dr. Humberto López Meza

23 Página 23 de 99 ESQUEMA ELABORACION CARTA

24 Página 24 de ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES 2.1 CARTA CONCEPTO: : Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados. MODELOS MODELO 1: : Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibo). MODELO 2: : Se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre) REQUISITOS _ MÁRGENES Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm _ ZONAS ZONA 1: : Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT. ZONA 2: : Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad ZONA 3: : Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro (Ver ilustración anexa)

25 Página 25 de 99 ZONAS CARTA ESQUEMA DE CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE EXTREMO

26 Página 26 de 99 ASUNTO: : (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 45890). PARTES DE LA CARTA NÚMERO: Consecutivo, va después del código de la dependencia. De 3 a 4 interlíneas del margen superior FECHA: : Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (San Luis Antioquia, 20 de septiembre de 2012) DATOS DEL DESTINATARIO Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación Sencilla TRATAMIENTO: : o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, Ingeniero, etc...) NOMBRE DEL DESTINATARIO: : En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos. NO se utiliza negrilla. (Fernando Luis Gómez) CARGO: : Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica. EMPRESA: : Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.) DIRECCIÓN O APARTADO: : Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional, la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc... (Carrera ). En caso de apartado se anota en un solo número. (Apartado 50943). NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (San Luis, Medellín).

27 Página 27 de 99 PAÍS: : Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos. ASUNTO: : Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. Ejemplo: (Vencimiento póliza 45890). SALUDO O ASUNTO: : Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. - Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (Apreciado señor Botero: Apreciada doctora Martha:) - Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos ) TEXTO: : Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta: Tratar un solo tema por carta Omitir temas personales en cartas comerciales Hablar de usted Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación Sin borrones ni repisados Comienza a 3 interlíneas del asunto PÁGINAS SUBSIGUIENTES: Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo. La calidad, color y tamaño del papel deben ser los mismos. El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco y a 2 interlíneas del logo, con mayúscula inicial. La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho. Ejemplo: Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2 El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo 2 renglones y se pasan 2 a la nueva página. La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.

28 Página 28 de 99 DESPEDIDA: : Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto. (Cordialmente, - Para nosotros es un gusto servirle.) REMITENTE: : El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. LÍNEAS ESPECIALES: ANEXO o ANEXOS: : se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad y se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas) Anexo: dos (1 Cd). COPIA: : A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Carlos Mario Zuluaga Gómez, Gerente Cornare). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: : A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de quien lo proyecta, de quien transcribir el documento y de quien lo revisa. Se recomienda emplear letra más pequeña. (Proyectado( Mario Pérez, Elaborado Diana Gomez, Revisado María Díaz). PLEGADO DE LA CARTA Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaña de 1 cm se efectúa segundo doblez. Sobre con ventanilla: : se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla. 2.2 MEMORANDOS Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, esa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales.

29 Página 29 de 99 _ REQUISITOS MÁRGENES (Igual a la carta) ZONAS (Igual a la carta) Denominación del documento: : A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada. Número: : Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: : Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número Encabezamiento: A 3 interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial. A 2 interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente la síntesis del documento con mayúscula inicial. Los datos del destinatario y remitente se escribirán así: Destinatario: : Tratamiento, nombre y cargo Remitente: Cargo En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula sostenida, se escribe de izquierda a derecha. _ REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR: Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E seguida de punto (E.), después del cargo.

30 Página 30 de 99 Asunto: : Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial. Texto: Se inicia a 3 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso. Se usa tratamiento de usted. No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Presentación impecable, sin borrones ni repisados. _ PÁGINAS SUBSIGUIENTES Se puede utilizar hojas en blanco o con logo, de igual color, calidad y tamaño El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logo con mayúscula inicial. La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha. Doctor Fabio Tobón Londoño 2 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. Despedida: : Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Expresión breve o frase terminada en punto. Remitente: El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con mayúscula inicial, en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha. Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor se aplican igual que en la carta.

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32 Página 32 de CIRCULARES Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios _ CLASIFICACIÓN De acuerdo con el destinatario: EXTERNA O CARTA CIRCULAR INTERNA O GENERAL Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la carta. Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde las líneas de número, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican en el centro del escrito _ REQUISITOS MÁRGENES: Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm _ CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNA Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas. _ CIRCULAR INTERNA O GENERAL DENOMINACIÓN: : Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada. NÚMERO: : Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.