pyme MODULO COMPRA & VENTA FICHA TÉCNICA XPYME VERSIÓN 1.0

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1 FICHA TÉCNICA XPYME MODULO COMPRA & VENTA XPYME es un software de gestión empresarial con el que podrás administrar todos los datos y procesos de tu empresa. Fácil, intuitivo, moderno y amigable con el usuario son las características que hacen de x un software valioso para los clientes. El software XPYME cuenta con 5 módulos; Compra y Venta, Contabilidad, Personal, Bodega, Ordenes de servicio. Adicional a éstas funcionalidades, nuestro software está habilitado para trabajar con facturación y boleta electrónica. VERSIÓN 1.0

2 MODULOS DE GESTION 01 COMPRA & VENTA El módulo de compra y venta permite al usuario crear, administrar y gestionar todos los artículos del sistema pudiéndolos agrupar en familias y subfamilias, además de crear innumerables bodegas para estos artículos y clasificarlos en distintas sucursales con sus respectivas categorías, conoce cuales fueron los productos más vendidos y asigna metas por vendedor para cada producto, Administra la gestión con tus proveedores y conocer en detalle la procedencia y descripción de todos tus artículos. Además podrás generar documentos detallados para cada gestión realizada con clientes y proveedores almacenandolas ordenadamente dentro del sistema. CONTABILIDAD 02 El módulo de contabilidad permite clasificar los tipos de cuenta para organizar el plan de cuentas y para generar los informes como el balance general, libro diario, libro mayor, estado de resultados, etc. Por otro lado el usuario podrá ingresar a los clientes y sus datos para facturación y crédito, proveedores, documentos de compra, venta y bancos. Adicional a esto cuenta con opciones para registrar los centros de costos, comprobantes contables, cartolas bancarias, boletas de honorarios, mantención de activos, apertura y cierre mes contable. 03 PERSONAL El Módulo de Personal permite gestionar procesos internos entre los empleados y la empresa, pudiendo realizar al mismo tiempo todas las gestiones entre la empresa, isapres, afp entre otros sistemas relevantes permitiendo estar al tanto de todos estos procesos pudiéndo acceder a estos datos en cualquier momento, gestiona fácilmente las liquidaciones de sueldo y anticipos de los empleadores almacenando toda la información de tu empresa respaldada permitiendola exportar a documentos imprimibles y accesibles para el administrador. 04 BODEGA Consulta el estado actual de tus bodegas, genera documentos para saber el stock de artículos, conoce cuales son los productos que ingresan y salen de tus bodegas, mantente al tanto de todos los movimientos realizados entre bodegas y sucursales mediante documentos detallados. 05 ORDENES Registra y mantiene un orden de todos los pedidos realizados por la empresa, genera presupuesto para tus clientes y proveedores, crea ordenes de servicio y de trabajo y además, asigna algún técnico específico para ello, determina el día y la hora según la prioridad que se le asigne, especificando también en caso de que se realice el servicio, los materiales utilizados en el mismo.

3 FICHA TECNICA COMPRA & VENTA. MENU ARCHIVO Clientes. Proveedores. Familias/Subfamilias. Articulos. Bancos. Documentos. Formas de Pago. Comunas. Ciudades. Sectores. Calles. Sucursal. Unidades de Negocio. Centros de Costo. Bodegas. Cajas. Listas de Precios. Fabricados. Vendedores. Metas por Vendedor. Metas por producto. Impuestos especiales. Tipos de Compra. Segmentos. Categorías. Carpetas. Mesas. Contactos. Giftcard. MENU COMPRAS Mantención Compras. Pago a Proveedores. Ordenes de Compra. Solicitud de Cotizacion. Autorizar Ordenes. Gestión Proveedores. Boletas de Honorarios. MENU VENTAS Mantención Ventas. Minimarket. Ventas Rápidas. Pago de Clientes. Cotizaciones. Guias de Despacho. Notas de Venta. Anular Ventas. Gestion de Clientes. Cartas de Cobranza. Cambiar Numero. Guias de Despacho. Hojas de Ruta. Arriendo de productos. Modificar Precios. Importar Ventas. Apertura Ventas. Cierre Ventas. MENU BANCO Cuentas Bancarias. Cheques Emitidos. Cheques Recibidos. MENU INFORMES Informes de IVA. Stock de Articulos. Reposicion de Stock. Inventario Valorizado. Infome de Ventas. Guias de Ventas. Listados de Precios. Analisis de Venta. Margen de Comercialización. Informe de Comisiones por vendedor. Informe de Caja. Ranking de Articulos. Ranking de Clientes. Informe de Cotizaciones. Informe de turnos. Informe de compras. Guias de Compra. Analisis de Compras. Compras Pendientes. Cheques Emitidos. Cheques Recibidos. Informe de PRoveedores. Informe Clientes. Cuentas Asignadas. Cuentas Faltantes. Analisis U. De Negocio. Analisis Costos por Meses. MENU ESTADISTICAS Grafico Ventas Anuales. Gráfico Ventas Mensuales. Comparar Compras. Comparar Ventas. Estadísticas Vendedores

4 MENU ARCHIVO Clientes Proveedores Familias/Subfamilias Artículos Bancos Esta ventana nos permite ingresar a todos nuestros clientes y sus datos para facturación y crédito. Esta ventana nos permite registrar a todos los proveedores de la empresa y sus datos principales. Esta ventana permite definir las familias o grupos para catalogar u ordenar los artículos que manejara la empresa. Estos pueden ser Artículos de Seguridad, Artículos de Aseo, etc. Dependiendo del rubro de la empresa. Esta ventana nos permite crear y modificar los artículos, productos o servicios que la empresa vende o fábrica para la venta o los códigos de los materiales que compra. Esta ventana nos permite definir los códigos de los bancos con que trabaja la empresa, los clientes y los proveedores. Documentos Esta ventana permite crear los códigos de los tipos de documentos que utiliza el sistema. Formas de Pago Comunas Esta ventana nos permite definir las formas de pago con las que trabajara la empresa tanto para clientes como para proveedores. Esta ventana permite crear los códigos de comunas para ser utilizados por el sistema. Ciudades Esta ventana permite crear los códigos de ciudades para ser utilizados por el sistema. Sectores Esta ventana permite crear los códigos de sectores para ser utilizados por el sistema. Calles Esta ventana permite crear los códigos de calles para ser utilizados por el sistema. Sucursal Esta ventana nos permite definir los códigos de las sucursales que maneja la empresa. U. de Negocio Centros de Costo Esta ventana permite definir los códigos de las unidades de negocio de la empresa. Se debe definir por lo menos una unidad de negocio. Las unidades de negocio son utilizadas al momento de registrar compras y ventas para diferenciar los gastos o ingresos de la empresa. Esta ventana permite definir los códigos de los centros de costo de la empresa. Se debe definir por lo menos un centro de costo. Los centros de costo son utilizadas al momento de registrar compras y ventas para diferenciar los gastos o ingresos de la empresa. 3

5 MENU ARCHIVO Bodegas Esta ventana nos permite definir las bodegas de artículos que tiene la empresa. El sistema puede trabajar infinitas bodegas por empresa. Cajas Esta ventana permite definir las cajas que tiene la empresa. Listas de Precios Fabricados Vendedores Metas por Vendedor Esta ventana permite crear listas de precios de artículos para cada cliente en particular. Es decir puedo asignar diferentes precios de venta de un artículo para cada cliente dentro del sistema. Esta ventana nos permite crear la receta con los insumos que se necesita para fabricar determinado producto. Es solamente para empresas que fabriquen sus propios productos y posteriormente los vendan. Esta ventana nos permite definir los códigos de los vendedores que trabajan para la empresa. Ya sean estos de planta o externos con boletas de honorarios, etc. Esta ventana nos permite establecer metas para los vendedores creados que se pueden ir verificando periódicamente. Metas por Producto Esta ventana nos permite establecer metas por producto Impuestos Especiales Tipos de Compra Esta ventana nos permite definir los códigos de los impuestos que la empresa utiliza en caso de ser alguna distribuidora de combustible o distribuidora de licores, etc. Esta ventana nos permite establecer nuevos tipos de compra. Segmentos Esta ventana nos permite establecer nuevos tipos de segmentos. Categorías Esta ventana nos permite establecer las categorías. Contactos Esta ventana nos permite establecer nuevos contactos. Giftcard Esta ventana nos permite crear giftcard con descuentos para productos o servicios. 4

6 MENU COMPRAS Mantención Compras Pago a Proveedores Ordenes de Compra Esta ventana nos permite ingresar los documentos de compra de la empresa, ejemplo: Facturas de compra, Notas de Crédito, Notas de Debito, etc. Es decir se ingresan todos los documentos emitidos por nuestros proveedores. Esta ventana nos permite ingresar los pagos o anticipos realizados a los proveedores. Además nos permite cancelar las boletas de honorarios, relacionar las Notas de Crédito recibidas con las Facturas de Compra, etc. Esta ventana nos permite ingresar e imprimir las ordenes de compra que la empresa emite a los proveedores. Solicitud de Cotización Autorizar Ordenes Gestión Proveedores Esta ventana nos permite ingresar e imprimir solicitudes de cotizaciones que podemos enviar a nuestros proveedores para que nos coticen un determinado artículo o servicio. Esta ventana permite al administrador o gerente colocar un visto bueno a los ordenes de compra generadas por el sistema. Esto es solamente un control de ordenes emitidas que puede servir como visación en el control exigido por la ISO Esta ventana permite al administrador o gerente revisar todos los procesos y gestiones con cada uno de los proveedores. Boleta de Honorarios Esta ventana nos permite registrar las boletas de honorarios recibidas por servicios externos o internos. Los prestadores de servicios por boletas de honorarios deben estar creados como proveedores dentro del sistema. Renumerar Compras Verificar Centralización Importar Compras 5

7 MENU VENTAS Mantención Ventas Minimarket Esta ventana permite ingresar y modificar los documentos de venta de la empresa, tales como: Facturas, Boletas, Guías, Notas de Crédito, Notas de Débito, etc. Esta ventana está adapta para ser utilizada por pequeños negocios (Puntos de Venta). Ventas Rápidas Esta ventana está adapta para ser utilizada por pequeños negocios (Puntos de Venta). Pago de Clientes Esta ventana nos permite registrar los pagos y abonos que los clientes nos realizan. Cotizaciones Esta ventana permite realizar cotizaciones a clientes. Estas posteriormente pueden ser facturadas de forma inmediata en Venta Rápida o Mantención de Ventas. Guías de Despacho Esta ventana permite facturar las guías de despacho emitidas a los clientes. Esta función puede ser mensual, semanal, quincenal o diaria, según como trabaje la empresa. Notas de Venta Esta ventana permite emitir las notas de venta que se utilizarán para el cliente y puede detallar desde donde salen las mercaderías vendidas al cliente. Anular Ventas Esta ventana permite anular las notas de venta que se utilizarán para el cliente y puede detallar desde donde salen las mercaderías vendidas al cliente. Gestión de Clientes Esta ventana sirve como bitacora para consultar el estado de los clientes y anotar las gestiones de cobranza o ventas realizadas por los empleados de la empresa (usuarios). Gestión de Cobranza Cambiar Número Guías de Despacho Esta ventana sirve como bitacora para consultar el estado de los clientes y anotar las gestiones de cobranza o ventas realizadas por los empleados de la empresa (usuarios). Cuando se imprime por ejemplo la factura 100 en el formulario 101 es necesario cambiar el número. Esta ventana permite realizar ese cambio de forma inmediata y rápida. Esta ventana permite buscar y liberar las guias de despacho del sistema. Hojas de Ruta Esta ventana nos permite generar hojas de ruta para clientes almacenados del sistema. Rendición hojas de ruta 56

8 MENU VENTAS Arriendo de Productos Modificar Precios Esta ventana permite ingresar y modificar los documentos de venta de la empresa, tales como: Facturas, Boletas, Guías, Notas de Crédito, Notas de Débito, etc. Esta ventana permite modificar productos que ya existen dentro del sistema. Importar Ventas Esta ventana permite importar las ventas dentro del sistema hacia un archivo de texto o un documento excel. Verificar Centralización Apertura Ventas Cierre Ventas Esta ventana nos permite abrir un mes que este cerrado para poder modificar los documentos de compra. El usuario solamente puede ingresar a estas opciones si su clave de acceso lo permite. Esta ventana permite cerrar meses en compras, para que los documentos de esos meses no pueden ser borrados ni modificados. Se recomienda realizar esta función después de cancelar el IVA para evitar posteriores diferencias con lo declarado en el formulario 29 y también evitar que los usuarios borren documentos que ya estan cargados al inventario y a las cuentas corrientes. En todo caso los meses pueden ser vueltos a abrir si necesitan ser revisados. MENU BANCO Cuentas Bancarias Esta ventana permite definir las cuentas bancarias que maneja la empresa. Generalmente el menú banco se utiliza con cuentas que estan dentro o fuera de la contabilidad. Cheques Emitidos Cheques Recibidos Esta ventana permite consultar y registrar los cheques emitidos desde las diferentes cuentas corrientes de la empresa. Esta ventana permite consultar y registrar el estado de los cheques recibidos por abonos o pagos de clientes. Los cheques ingresados en Pagos de Clientes son inmeditamente registrados en esta ventana. 57

9 MENU INFORMES Informes de IVA Stock de Artículos Reposición de Stock Esta ventana entrega los libros de compras y ventas, además, de un resumen para el formulario 29. Esta ventana entrega el informe del stock actual de los artículos de una bodega determinada. Esta ventana entrega el informe de los artículos que estan por debajo del stock mínimo. Inventario Valorizado Informe de Ventas Esta ventana entrega el informe de inventario valorizado por bodega y también entrega el informa para la toma de inventario. Esta ventana entrega el informe de los documentos de venta emitidos por el sistema. Guías de Ventas Esta ventana entrega el informe de las guías de venta pendientes de facturación o ya facturadas. Listados de Precios Esta ventana entrega el listado de precios de venta de la empresa. Análisis de Venta Margen de Comercialización Informe de Comisiones por Vendedor Esta ventana permite obtener informe del detalle de las compras, es decir, de los artículos o servicios comprados. Esta ventana entrega un informe que calcula la utilidad bruta obtenida en relación de los precios de compra y venta. Esta ventana entrega el informe de las ventas por vendedor y las comisiones de venta de cada vendedor. Informe de Caja Esta ventana entrega un informe de caja con las ventas del día. Este informe solamente toma en cuenta las ventas. Ranking de Artículos Esta ventana entrega un informe de los artículos mas y menos vendidos. Ranking de Clientes Esta ventana entrega un informe de los clientes que mas compran y los que menos compran. Informe de Cotizaciones Entrega un informe de las cotizaciones realizadas y su estado. Informe de Turnos Informe de Compras Entrega un informe de ventas por hora. Este informe es ideal en empresas que trabajan por turnos, como estaciones de servicio, etc. Esta ventana entrega el informe de los documentos de compra ingresados al sistema. 58

10 MENU INFORMES Guías de Compra Análisis de Compras Compras Pendientes Cheques Emitidos Cheques Recibidos Informe de Proveedores Esta ventana entrega el informe de los documentos de compra ingresados al sistema. Esta ventana permite obtener informe del detalle de las ventas, es decir, de los artículos o servicios vendidos. Esta ventana entrega un informe de las ordenes de compra y los materiales pendientes de compra por cada orden. Esta opción solo estará disponible si la empresa utiliza la recepción de compra y código todos sus artículos y servicios. Esta ventana entrega el informe de los cheques emitidos o por pagar. Esta ventana permite consultar y registrar el estado de los cheques recibidos por abonos o pagos de clientes. Los cheques ingresados en Pagos de Clientes son inmeditamente registrados en esta ventana. Esta ventana entrega el informe de las cuentas corrientes de proveedores, pagos y documentos pendientes de pago. Los cheques ingresados en Pagos de Clientes son inmeditamente registrados en esta ventana. Informe de Clientes Esta ventana entrega el informe de todos los clientes ingresados en el sistema. Cuentas Asignadas Esta ventana entrega un informe de las cuentas contables asignadas en los documentos de compra y venta para ser analizados por el personal contable. Cuentas Faltantes Esta ventana entrega un informe de las cuentas contables faltantes en los documentos de compra y venta. Análisis U. De Negocio Entrega un informe de compras y ventas por unidades de negocio. Análisis Costos por Meses Entrega un informe de compras y ventas por centros de costo. 9

11 MENU ESTADISTICAS Gráfico Ventas Anuales Esta ventana genera una gráfico de todas las ventas anuales. Gráfico Ventas Mensuales Esta ventana genera una gráfico de todas las ventas mensuales. Comparar Compras Comparar Ventas Esta ventana genera una gráfico de las compras entre un año y otro permitiendo compararlas mediante un gráfico. Esta ventana genera una gráfico de las ventas entre un año y otro permitiendo compararlas mediante un gráfico. Estadísticas Vendedores Esta ventana permite generar estadísticas de un determinado vendedor. 10

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