Junta Comunidades Castilla La Mancha

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1 TESORERIA Manual de usuario Junta Comunidades Castilla La Mancha

2 INDICE: 1 OBJETIVO DATOS MAESTROS ACREEDORES Crear Crear un Acreedor ya existente en otra sociedad Modificar Visualizar Bloquear/desbloquear Marcar para borrado Visualizar modificaciones DEUDORES Crear Crear un Deudor ya existente en otra sociedad Modificar Visualizar Bloquear/desbloquear Marcar para borrado Visualizar modificaciones UTE S (UNIÓN TEMPORAL DE EMPRESAS) Crear/Modificar Visualizar BANCOS GENERAL Mantenim. individual Crear Modificar Visualizar Marcar para borrado Visualizar modificaciones Mantenimiento en masa Carga periódica del Directorio General de Bancos Asignación del Grupo de bancos BANCOS PROPIOS Bancos propios INTERESES Condiciones de intereses temporales Manual de Tesorería Página 2

3 2.6.2 Tipos de interés de referencia GESTIÓN DE ARCHIVO PAGOS DOCUMENTO Visualizar Modificar Visualizar modificaciones Documento presupuestario EMBARGOS Registro Modificar Visualizar Anular Listado Aplicación PAGOS AUTOMÁTICOS Importes previstos Selección de bancos Propuesta de pagos Introducción de Parámetros: Planificación de la elaboración de la propuesta Extracción de informes de la propuesta Tratamiento de la propuesta de pagos MODIFICACIÓN DE LOS PAGOS MODIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS INDIVIDUALES Ejecución e impresión de los pagos Fichero de avisos de pagos Anulación masiva de la propuesta de pagos PAGOS MANUALES ANULAR DOCUMENTO Anular compensación Anulación individual IMPRIMIR FORMULARIO DE PAGOS CONCILIACIÓN BANCARIA EXTRACTO DE CUENTA ELECTRÓNICO Cargar Visualizar Tratamiento posterior Contabilizar Borrar extractos EXTRACTO CUENTA MANUAL Manual de Tesorería Página 3

4 4.2.1 Registrar Tratamiento posterior GESTIÓN DE CAJA GESTIÓN DE AVISOS Crear Tratar Diario de avisos Compensar avisos Contra cuenta Contra extracto de cuenta POSICIÓN DE TESORERÍA PREVISIÓN DE TESORERÍA SALDOS DE CTAS. MAYOR CONTROL Comparación de fechas valor Comparar condición de bancos CÁLCULO DE INTERESES MOVIMIENTOS DE FONDOS Mov. Individuales Clearing Imprimir orden de pago Contabilizar SISTEMA DE INFORMACIÓN Libro Mayor Datos maestros Visualizar saldos Visualizar cuentas Acreedores Visualizar Visualizar saldos Visualizar partidas Deudores Manual de Tesorería Página 4

5 1 OBJETIVO El objetivo de este manual es explicar las distintas funcionalidades que se recogen en el módulo de Tesorería. Para la definición de este documento se ha seguido la estructura inicial del menú de usuario, abordándose gradualmente las distintas funcionalidades que el usuario de la aplicación puede utilizar. En cada punto se describe brevemente la utilidad de cada función y se explica de forma genérica su modo de utilización. Manual de Tesorería Página 5

6 2 DATOS MAESTROS Bajo este epígrafe se recoge la relación de datos maestros recogidos en el sistema y de manejo por el área de Tesorería. Los registros maestros de terceros se dividen en las siguientes áreas: Datos Generales: Estos datos se refieren a todas las sociedades e incluye, por ejemplo, la denominación del tercero, la dirección, el idioma y el número de teléfono. Datos de Sociedad Datos específicos de una única sociedad. Los datos de la sociedad incluyen, por ejemplo, el número de la cuenta asociada, las condiciones de pago y las retenciones asociadas. Los registros maestros de bancos se estructuran en tres niveles: Directorio General: Relación de entidades bancarias y sucursales registradas en el sistema y de utilización tanto en el alta de cuentas bancarias propias como de terceros, Bancos propios: Relación de entidades bancarias y sucursales donde la entidad tiene cuentas bancarias, Ids de cuentas: Relación de cuentas bancarias de la entidad. 2.1 Acreedores Crear Accedemos mediante la opción de menú: Datos maestros + Acreedores + Crear Manual de Tesorería Página 6

7 En el campo de acreedor se dejará en blanco porque este campo lo reserva el sistema para dar el código interno. En la sociedad tendremos la opción de indicar dos sociedades: JCCM e IVCM. Para crear un registro maestro, se deberá especificar un grupo de cuentas. El grupo de cuentas no se puede modificar después de crear el registro maestro. Los grupos de cuentas determinan: Un rango de números para la asignación de números de cuentas Los campos que se visualizan y si la entrada de éstos es opcional u obligatoria (status del campo) al registrar o modificar los datos maestros de acreedor. En cuanto al grupo de cuentas tenemos cuatro opciones: Manual de Tesorería Página 7

8 Con respecto a los campos de modelo nos servirán para crear un acreedor con los datos de otro ya existente que se ajuste a nuestras necesidades. Los registros maestros se pueden crear haciendo referencia a uno existente, en cuyo caso el sistema copia determinados datos del registro maestro de referencia. El sistema sólo transfiere datos que no son específicos del acreedor. Pulsamos intro y pasamos a la siguiente pantalla. Los datos obligatorios son los que aparecen con un signo de interrogación. Datos de Dirección: Nombre. Calle Población Distrito País: Muy importante, ya que entre otras cosas, se empleará para comprobar la validez del NIF introducido. Código postal. Región. Concepto de búsqueda: Denominación breve que se podrá utilizar para realizar búsquedas rápidas del tercero. Es una especie de alias, de libre elección. Datos de comunicación. Idioma: dato de especial interés para la gestión de la correspondencia con el tercero. Teléfonos de contacto. URL: dirección de Internet del tercero. Posibilidad de navegación pulsando la opción de Pág.inic.. Manual de Tesorería Página 8

9 Pulsamos intro para pasar a la siguiente pantalla: Datos de Control: Deudor: En el caso de que el acreedor figure a su vez como deudor, se indicaría en este campo el código con el que figura en el maestro de deudores. Código N.I.F. Cód. fisc.supletorio: Número de identificación fiscal suplementario, utilizable en aquellos casos en que se desee indicar más de un NIF, p.e. apoderados. Domicilio fiscal: Indica otro registro maestro en el que se ha almacenado la dirección oficial para las declaraciones fiscales. Sirve para agrupar acreedores en torno a otro acreedor de cara a las declaraciones fiscales. Ramo industrial: Clave de identificación de la actividad industrial. En el caso de que hubiésemos seleccionado el acreedor como persona física (grupo de cuentas K001) tendríamos que indicarlo en la pestaña al efecto. En la siguiente pantalla, introduciremos los datos bancarios o pagos : Manual de Tesorería Página 9

10 Se muestra una pantalla donde se introducen todas las cuentas bancarias del tercero a las que se le pude pagar cuando se comporta como acreedor. Los datos relevantes para dar de alta una cuenta bancaria son: País: País de la sucursal bancaria (en España = ES) Clave banco: Clave de 8 dígitos de la sucursal bancaria a la que pertenece la cuenta bancaria Cuenta bancarias: Clave de 10 dígitos de la cuenta bancaria CC: Dígito de control de la cuenta bancaria Tp.Bc.: Es un código interno que se asigna para cada cuenta bancaria de un acreedor. Es recomendable rellenarlo mediante un código numérico, por ejemplo, comenzar por 0001 y seguir por 0002, 0003, 0004, Este código será el que se indique a la hora de crear documentos. Referencia: Texto explicativo que se le quiera dar a la cuenta bancaria (ej. Si la solicita un determinado departamento, se puede informar en este campo) Aut.domic.: De momento, no se marcará nunca este campo Titular Cta.: En el caso que el nombre del titular de la cuenta no coincida con el nombre del acreedor. En principio, este campo se dejará en blanco. Los botones inferiores : Pulsando el primero nos aparecerá una pantalla que nos indicará los datos generales de la entidad bancaria, en el caso de que la Clave del banco no esté dada de alta en el Directorio General de Bancos, al grabar pasará a esa pantalla donde debemos indicar previamente los datos bancarios. Con el segundo botón borraremos los datos bancarios que tengamos en ese momento en pantalla. Manual de Tesorería Página 10

11 Se pueden introducir todas las cuentas bancarias que sean necesarias para los pagos. Para introducir una nueva cuenta bancaria para el acreedor hay que pulsar el icono de la barra de menú avance página. Gestión de cuenta: Apartir de este nivel de datos introducen datos particulares de la sociedad. En la siguiente pantalla tratamos la relación del tercero con la contabilidad del sistema, Los datos relevantes para gestión de cuenta, en función del grupo de cuentas, en la contabilidad del sistema son: Cuenta asociada: En este punto se debe indicar la cuenta de Mayor contable a la que se encuentra asociado el acreedor y sobre la que se contabilizarán por norma todos los movimientos del tercero. Por defecto, se deberá de indicar la cuenta Grupo de tesorería: Los valores admitidos por el sistema son, en función del grupo de cuentas: Gr.cuenta Grupo de tesorería K001 K01 Personas Físicas K002 K02 Sociedades Manual de Tesorería Página 11

12 K002 K03 Medios de comunicación K002 K04 Entidades Financieras K002 K05 Uniones temporales de empresas K002 K06 Organizaciones Sindicales K002 K07 Organizaciones Empresariales K002 K08 Asociaciones K002 K09 Cajas de ahorro K003 K10 Corporaciones locales K003 K11 Otras entidades públicas K004 K12 Otras entidades públicas K004 K13 Habilitaciones K004 K14 Delegaciones provinciales K004 K15 Tesorería general Retención de impuestos: En la última pantalla del proceso de alta se introducirán los valores correspondientes a las retenciones de impuestos: Los datos relevantes para las retenciones son: País de retención: El código para España es el 011. Tipo de retención: Indicador del concepto de retención asociado al tercero. Mediante el mismo, se determina la base imponible de la retención. Mediante la ayuda de búsqueda (pulsando F4 o abriendo la pestaña derecha) seleccionamos la opción idónea. Indicador de retención: Indicador del tipo de retención aplicable al tercero, delimita el importe de la cuota de la retención. Mediante la ayuda de búsqueda (pulsando F4 o abriendo la pestaña derecha) seleccionamos la opción idónea. Sujeto: El tercero en cuestión puede tener una o varias retenciones asignadas pero solo mediante la activación de este campo el sistema tendrá en cuenta su tipo e indicador de retención. Manual de Tesorería Página 12

13 Una vez cumplimentados los campos necesarios procederemos a la acción de grabar Pulsando el icono del menú: Además de los controles standard, el sistema tiene implementados una serie de controles adicionales que aparecen en pantalla tras ser ejecutado el proceso de grabación. AVISO: Código de NIF ya utilizado por otro tercero acreedor. AVISO: Código de NIF ya utilizado por otro tercero deudor. ERROR: Ya existen acreedores con este NIF y este número de cuenta bancaria. ERROR: El grupo de tesorería seleccionado no está disponible para el grupo de cuentas seleccionado. Tras confirmar el proceso de grabación, el sistema nos mostrará por pantalla el código interno asignado. Con el mensaje Se ha creado la cuenta XXXXXXXXXX para la sociedad XXXX. La numeración del código es asignada mediante una numeración preestablecida, una para cada grupo de cuentas. Manual de Tesorería Página 13

14 2.1.2 Crear un Acreedor ya existente en otra sociedad Para crear un acreedor ya dado de alta en otra sociedad, por ejemplo, dar de alta un acreedor en el IVICAM cuando ya existe en la Junta, utilizaremos la opción de menú de CREAR, pero indicando el código interno del tercero ya existente y el código de la nueva sociedad: En este caso, el sistema tan solo nos pedirá que rellenemos los datos vinculados a la Sociedad como son los relativos a la gestión de cuentas y los de retención de impuestos. Manual de Tesorería Página 14

15 2.1.3 Modificar Accedemos mediante la opción de menú: Datos maestros + Acreedores + Modificar Se presentará una pantalla como la superior, en la que habrá que introducir: El código interno del tercero a modificar. Si se desconoce un número de cuenta del tercero, se puede buscar el registro maestro del tercero mediante determinados campos del registro maestro. En la mayoría de casos, se buscará una cuenta utilizando el NIF del tercero. Para seleccionar por qué concepto es posible localizar a un tercero, existe la denominada ayuda de búsqueda o matchcode a la que se accede mediante la pestaña derecha del campo o pulsando la tecla F4. Manual de Tesorería Página 15

16 La determinación de los grupos de datos que van a ser visualizados se indica activando la pestaña correspondiente. Por ejemplo, en esta imagen indicamos que vamos a modificar los datos correspondientes a; Dirección, pagos generales, gestión de cuenta, y retención de impuestos: Pulsando Intro se accederá a las siguientes pantallas. Tras entrar en estas pantallas, se podrán actualizar todos aquellos campos con fondo blanco. NOTA: Los datos de sociedad pagos solo están disponibles a la hora de modificar el acreedor: Manual de Tesorería Página 16

17 Pagos de contabilidad: Cond. pago: Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago. Vías de pago: Formas de realizar el pago. Bloqueo de pago: A fin de bloquear un registro maestro de acreedor para el programa de pagos o para pagos manuales, deberá modificarse el registro maestro de acreedor. Cuando se bloquea una cuenta de acreedor para el programa de pagos, el programa de pagos seguirá procesando las partidas abiertas en la cuenta durante la ejecución de pago, pero no pagará ninguna partida abierta de las cuentas bloqueadas. Si desea bloquear un acreedor para el programa de pagos, introduzca una clave de bloqueo en el registro maestro acreedor. Estas claves representan las causas el bloqueo. Se utilizan para mostrar por qué se ha bloqueado una cuenta. Receptor de pago alternativo: Número interno de otro acreedor con el cual podrían gestionarse los pagos automáticos. El programa de pagos puede efectuar pagos a un acreedor distinto de aquel en que se ha contabilizado la factura. El pago se efectúa a un receptor alternativo del pago, que se especifica en el registro maestro. Pago único: A través de este campo se fija que se pague por separado cada partida abierta del interlocutor comercial. Esto quiere decir, que las partidas abiertas no se agruparán para el pago. Banco propio: La clave del banco propio se emplea en aquellos casos en los que la empresa colaboradora desea el pago siempre a través del mismo banco. Esta entrada desactiva la selección de bancos del programa de pagos. Clave agrupación: La clave para el agrupamiento de bancos representa una regla según la cual han de agruparse las partidas abiertas de una cuenta para un pago determinado. Recep.Pago Doc. En algunos casos, puede resultar más apropiado especificar un receptor del pago en el documento. A tal efecto, deberá activarse esta función seleccionando el indicador Recep. pago en doc. en el área de datos de pago. Al introducir documentos para esta cuenta, el sistema visualiza un campo en que se podrá introducir un receptor alternativo del pago. Manual de Tesorería Página 17

18 El sistema utiliza siempre el receptor del pago más específico. Esto significa que, cuando se registra un receptor del pago en un documento, éste tiene prioridad respecto a los receptores especificados en el registro maestro. Supl. vía pago: Las partidas que tienen suplementos de la vía de pago diferentes se pagarán por separado. Una vez se hayan modificado los campos correspondientes, se graba pulsando el icono Visualizar Accediendo a esta funcionalidad a través de la opción de menú: Datos Maestros Acreedores Visualizar se presentará una pantalla idéntica a la de modificar datos donde seleccionaremos: El código interno del tercero a visualizar. Para seleccionar este valor, existe la denominada ayuda de búsqueda a la que se accede mediante la pestaña derecha del campo o pulsando la tecla F4. La determinación de los grupos de datos que van a ser visualizados se indica activando la pestaña correspondiente Bloquear/desbloquear Datos maestros + Acreedores + Bloquear/desbloquear Con esta funcionalidad se bloquea o desbloquea a un acreedor para efectuar contabilizaciones. El registro maestro de acreedor deberá bloquearse antes de poder marcarlo para borrado. Una vez seleccionado el acreedor a bloquear mediante el mismo sistema que usábamos en modificar o visualizar aparecerá la pantalla: Manual de Tesorería Página 18

19 Indicando la pestaña que corresponda se podrá bloquear/desbloquear al tercero bien para la sociedad especificada o bien para todas las sociedades Marcar para borrado Datos maestros + Acreedores + Marcar para borrado Los registros maestros de la cuenta de acreedor que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de archivo se extraen de la base de datos, se borran y se insertan en un fichero. A continuación, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. Antes de marcar una cuenta para borrado, esta deberá bloquearse para la contabilización. El único efecto que tiene el marcado de una cuenta para borrado es la emisión de un aviso cada vez que se intenta contabilizar posteriormente en esta cuenta. La petición de borrado se puede cancelar en cualquier momento, siempre y cuando el registro maestro no se haya borrado físicamente. El proceso de marcado para borrado es el mismo que el indicado para el bloqueo/desbloqueo de cuentas Visualizar modificaciones En este informe podremos visualizar todas aquellos datos referentes a las modificaciones sufridas por cada acreedor. Los datos de preselección son: Acreedor, sociedad, área de reclamación, fecha de la modificación y usuario que la efectuó. Manual de Tesorería Página 19

20 2.2 Deudores Crear Accedemos mediante la opción de menú: Datos maestros + Deudores + Crear En el campo de deudor se dejará en blanco porque este campo lo reserva el sistema para dar el código interno. En la sociedad tendremos la opción de indicar tres sociedades: JCCM y IVCM. Para crear un registro maestro, se deberá especificar un grupo de cuentas. El grupo de cuentas no se puede modificar después de crear el registro maestro. Los grupos de cuentas determinan: Un rango de números para la asignación de números de cuentas Los campos que se visualizan y si la entrada de éstos es opcional u obligatoria (status del campo) al registrar o modificar los datos maestros de deudor. En cuanto al grupo de cuentas tenemos cuatro opciones: Manual de Tesorería Página 20

21 Con respecto a los campos de modelo nos servirán para crear un deudor con los datos de otro ya existente que se ajuste a nuestras necesidades. Los registros maestros se pueden crear haciendo referencia a uno existente, en cuyo caso el sistema copia determinados datos del registro maestro de referencia. El sistema sólo transfiere datos que no son específicos del deudor. Pulsamos intro y pasamos a la siguiente pantalla. Datos de Dirección: Los datos obligatorios son los que aparecen con un signo de interrogación: Nombre. Manual de Tesorería Página 21

22 Calle Población Distrito País: Muy importante, ya que entre otras cosas, se empleará para comprobar la validez del NIF introducido. Código postal. Región. Concepto de búsqueda: Denominación breve que se podrá utilizar para realizar búsquedas rápidas del tercero. Es una especie de alias, de libre elección. Datos de comunicación. Idioma: dato de especial interés para la gestión de la correspondencia con el tercero. Teléfonos de contacto. URL: dirección de Internet del tercero. Posibilidad de navegación pulsando la opción de Pág.inic.. Pulsamos intro para pasar a la siguiente pantalla: Datos de Control: Solo es obligatorio el código N.I.F. Datos de Control: Acreedor: En el caso de que el deudor figure a su vez como acreedor, se indicaría en este campo el código con el que figura en el maestro de acreedor. Código N.I.F. Cód. fisc.supletorio: Número de identificación fiscal suplementario, utilizable en aquellos casos en que se desee indicar más de un NIF, p.e. apoderados. Manual de Tesorería Página 22

23 Domicilio fiscal: Indica otro registro maestro en el que se ha almacenado la dirección oficial para las declaraciones fiscales. En la siguiente pantalla, introduciremos los datos bancarios o cobros : Se muestra una pantalla donde se introducen todas las cuentas bancarias del tercero de las que se le pude cobrar cuando se comporta como deudor. Los datos relevantes para dar de alta una cuenta bancaria son: País: País de la sucursal bancaria (en España = ES) Clave banco: Clave de 8 dígitos de la sucursal bancaria a la que pertenece la cuenta bancaria Cuenta bancarias: Clave de 10 dígitos de la cuenta bancaria CC: Dígito de control de la cuenta bancaria Tp.Bc.: Es un código interno que se asigna para cada cuenta bancaria de un deudor. Es recomendable rellenarlo mediante un código numérico, por ejemplo, comenzar por 0001 y seguir por 0002, 0003, 0004, Referencia: Texto explicativo que se le quiera dar a la cuenta bancaria (ej. Si la solicita un determinado departamento, se puede informar en este campo) Aut.domic.: De momento, no se marcará nunca este campo Titular Cta.: En el caso que el nombre del titular de la cuenta no coincida con el nombre del acreedor. En principio, este campo se dejará en blanco. Los botones inferiores : Manual de Tesorería Página 23

24 El primero nos aparecerá una pantalla que nos indicará los datos generales de la entidad bancaria, en el caso de que la Clave del banco no esté dada de alta en el Directorio General de Bancos, al grabar pasará a esa pantalla donde debemos indicar previamente los datos bancarios. Con el segundo botón borraremos los datos bancarios que tengamos en ese momento en pantalla. Se pueden introducir todas las cuentas bancarias que sean necesarias para los cobros. Para introducir una nueva cuenta bancaria para el deudor hay que pulsar el icono de la barra de menú avance página. Gestión de cuenta: En la siguiente pantalla tratamos la relación del tercero con la contabilidad del sistema, se trata de datos particulares de la sociedad. Los datos relevantes para gestión de cuenta en la contabilidad del sistema son: Cuenta asociada: Es la cuenta de Mayor contable a la que se encuentra asociado el acreedor, por defecto tenemos el valor para todos los deudores pero existe la disponibilidad de Cuentas de mayor especiales. Grupo de tesorería: los valores admitidos por el sistema son: Gr.cuenta Grupo de tesorería Manual de Tesorería Página 24

25 D001 D01 Personas Físicas D002 D02 Sociedades D002 D03 Medios de comunicación D002 D04 Entidades Financieras D002 D05 Uniones temporales de empresas D002 D06 Organizaciones Sindicales D002 D07 Organizaciones Empresariales D002 D08 Asociaciones D002 D09 Cajas de ahorro D003 D10 Corporaciones locales D003 D11 Otras entidades públicas D004 D12 Otras entidades públicas D004 D13 Habilitaciones D004 D14 Delegaciones provinciales D004 D15 Tesorería general Esta es la última pantalla del proceso de alta. Una vez cumplimentados los campos necesarios procederemos a la acción de grabar Pulsando el icono del menú: Además de los controles standard, el sistema tiene implementados una serie de controles adicionales que aparecen en pantalla tras ser ejecutado el proceso de grabación. AVISO: Código de NIF ya utilizado por otro tercero deudor. AVISO: Código de NIF ya utilizado por otro tercero acreedor. ERROR: Ya existen deudores con este NIF y este número de cuenta bancaria. ERROR: El grupo de tesorería seleccionado no está disponible para el grupo de cuentas seleccionado. Tras confirmar el proceso de grabación, el sistema nos mostrará por pantalla el código interno asignado. Con el mensaje Se ha creado la cuenta XXXXXXXXXX para la sociedad XXXX. Manual de Tesorería Página 25

26 La numeración del código es asignada mediante una numeración preestablecida, una para cada grupo de cuentas. En este caso, el sistema tan solo nos pedirá que rellenemos los datos de gestión de cuentas y los de retención de impuestos Crear un Deudor ya existente en otra sociedad Para crear un deudor ya dado de alta en otra sociedad, por ejemplo, dar de alta un deudor en el IVICAM cuando ya existe en la Junta, utilizaremos la opción de menú de CREAR, pero indicando el código interno del tercero ya existente y el código de la nueva sociedad: En este caso, el sistema tan solo nos pedirá que rellenemos los datos vinculados a la Sociedad como son los relativos a la gestión de cuentas y los de retención de impuestos Modificar Accedemos mediante la opción de menú: Datos maestros + Deudores + Modificar Manual de Tesorería Página 26

27 Se presentará una pantalla como la superior, en la que habrá que introducir: El código interno del tercero a modificar. Si se desconoce un número de cuenta del tercero, se puede buscar el registro maestro del tercero mediante determinados campos del registro maestro. En la mayoría de casos, se buscará una cuenta utilizando el NIF del tercero. Para seleccionar por qué concepto es posible localizar a un tercero, existe la denominada ayuda de búsqueda o matchcode a la que se accede mediante la pestaña derecha del campo o pulsando la tecla F4. La determinación de qué grupos de datos van a ser modificados. Esto se indica activando la pestaña correspondiente. Pulsando Intro se accederá a las siguientes pantallas. En estas pantallas, se podrán actualizar todos aquellos campos con fondo blanco. Una vez se hayan modificado los campos correspondientes, se graba pulsando el icono. Manual de Tesorería Página 27

28 2.2.4 Visualizar Accediendo a esta funcionalidad a través de la opción de menú: Datos Maestros Deudores Visualizar se presentará una pantalla idéntica a la de modificar datos donde seleccionaremos: El código interno del tercero a visualizar. Para seleccionar este valor, existe la denominada ayuda de búsqueda a la que se accede mediante la pestaña derecha del campo o pulsando la tecla F4. En esta pantalla determinamos qué grupos de datos van a ser visualizados. Esto se indica activando la pestaña correspondiente Bloquear/desbloquear Datos maestros + Deudores + Bloquear/desbloquear Manual de Tesorería Página 28

29 Con esta funcionalidad se bloquea o desbloquea a un deudor para efectuar contabilizaciones. El registro maestro de deudor deberá bloquearse antes de poder marcarlo para borrado. Indicando la pestaña que corresponda se podrá bloquear/desbloquear al tercero bien para la sociedad especificada o bien para todas las sociedades Marcar para borrado Datos maestros + Deudores + Marcar para borrado Los registros maestros de la cuenta de deudor que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de archivo se extraen de la base de datos, se borran y se insertan en un fichero. A continuación, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. Antes de marcar una cuenta para borrado, esta deberá bloquearse para la contabilización. El único efecto que tiene el marcado de una cuenta para borrado es la emisión de un aviso cada vez que se intenta contabilizar posteriormente en esta cuenta. La petición de borrado se puede cancelar en cualquier momento, siempre y cuando el registro maestro no se haya borrado físicamente. El proceso de marcado para borrado es el mismo que el indicado para el bloqueo/desbloqueo de cuentas Visualizar modificaciones En este informe podremos visualizar todas aquellos datos referentes a las modificaciones sufridas por cada deudor. Manual de Tesorería Página 29

30 Los datos de preselección son: Deudor, sociedad, área de reclamación, fecha de la modificación y usuario que la efectuó. 2.3 UTE s (Unión temporal de empresas) Esta funcionalidad permite recoger la composición de las uniones temporales de empresas, mediante la indicación del acreedor reflejo de la UTE y de los acreedores componentes de la UTE. Es necesario crear previamente tanto el acreedor UTE como cada uno de los acreedores que conforman la UTE. El sistema controla que la composición de la UTE no supere el 100% Crear/Modificar Accedemos mediante la opción de menú: Datos maestros + Ute s + crear/modificar En primer lugar deberemos seleccionar el acreedor al que vamos a asociar la UTE. Manual de Tesorería Página 30

31 Una vez seleccionado el acreedor en la siguiente pantalla deberemos introducir los datos de los componentes y su porcentaje. Para dar da alta estos valores es necesario pulsar la opción de menú entradas nuevas. Seleccionaremos ahora los acreedores que compongan la UTE y le indicaremos su porcentaje. El sistema controla que la suma de los porcentajes de los componentes no sea mayor de 100. Manual de Tesorería Página 31

32 Una vez se hayan informado todos los campos necesarios, se procede a grabar los parámetros pulsando el icono Visualizar Accedemos mediante la opción de menú: Datos maestros + ute + visualizar 2.4 Bancos General Mediante esta funcionalidad se incorporan al sistema las entidades bancarias y sucursales con que se trabajará posteriormente, tanto para la creación de cuentas bancarias propias como de terceros Mantenim. individual Es posible actualizar y visualizar las sucursales bancarias individualmente. La funcionalidad de crear y modificar manualmente está pensada para casos excepcionales tales como sucursales de entidades extranjeras o sucursales españolas que no puedan esperar a una actualización periódica de forma masiva Crear Para crear manualmente una sucursal bancaria, hay que introducir el País del banco (para sucursales españolas: ES= España) y la Clave de banco (código de 8 dígitos identificativo de la sucursal). Manual de Tesorería Página 32

33 Una vez cumplimentados estos datos, se pulsa Intro y aparece la pantalla que se muestra a continuación. Manual de Tesorería Página 33

34 Hay que completar los campos que se explican a continuación: DIRECCIÓN Institución financiera: nombre de la entidad financiera. Región: provincia a la que pertenece la sucursal. Calle: nombre de la calle y número. Población: código postal y población. Sucursal: nombre de la sucursal. DATOS DE CONTROL Grupo de bancos: clave para optimizar el programa de pagos (inicialmente en blanco). Código Swift: se puede mantener con carácter informativo Código bancario: código que identifica unívocamente la sucursal (el campo se muestra relleno por defecto y no es modificable) In. Giro caja p.: este campo se deja siempre en blanco. Cuando se hallan completado los campos, se graba seleccionando el icono Modificar Cuando se selecciona la opción Modificar, se accede a una pantalla donde se pide el País del banco y la Clave de banco (sucursal bancaria) que se quiere modificar. Se puede emplear el matchcode para facilitar su localización. Accedemos a la siguiente pantalla pulsando Intro. A continuación, se muestran en blanco todos los campos modificables. Una vez se hayan modificado los campos correspondientes, se graba pulsando el icono. Manual de Tesorería Página 34

35 Visualizar Cuando se seleccione Visualizar, se accede a una pantalla donde se pide el País del banco y la Clave de banco (sucursal bancaria) que se quieren visualizar, igual que al modificar Marcar para borrado Los registros de entidades y sucursales que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de archivo se extraen de la base de datos, se borran y se insertan en un fichero. A continuación, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. El marcado para borrado no tiene ningún efecto directo sobre la cuenta, ya que será necesario la realización de un proceso de archivado para el borrado físico del sistema. Una vez marcada una entidad/sucursal para borrado el sistema emite un aviso cuando se va a utilizar. La petición de borrado se puede cancelar en cualquier momento, siempre y cuando el registro maestro no se haya borrado físicamente. Para marcar una sucursal para borrado, hay que seleccionar el País del banco y la Clave de banco (sucursal), igual que al modificar, y se pasa a la siguiente pantalla pulsando Intro. Manual de Tesorería Página 35

36 En la siguiente pantalla, se fijará la petición de borrado marcando el campo Indicador de borrado y se graba pulsando el icono. Esto provocará que se borre la sucursal y se archive cuando se ejecute un programa de reorganización. Como efecto inmediato, tendrá que nos avisa al modificar la sucursal, al asignársela a un tercero o bien al darla de alta como banco propio, que está marcada para borrado. Es posible quitar el Indicador de borrado de una sucursal bancaria entrando a esta misma transacción posteriormente y desmarcando el indicador Visualizar modificaciones Para visualizar las modificaciones realizadas en una sucursal bancaria, hay que seleccionar el País del banco, la Clave del banco. Se pueden emplear delimitadores adicionales, como la fecha a partir de la cual se quieren ver las modificaciones (De fecha modif.), o las modificaciones realizadas por una persona en concreto (Modificado por). Se pasa a la siguiente pantalla en el caso de que se haya realizado alguna modificación manual de cualquiera de los datos de la sucursal bancaria (Calle, Manual de Tesorería Página 36

37 Población, etc.). Aparecen en el listado todos los campos de la sucursal que se han modificado manualmente. Pulsando la pestaña modificaciones todas se visualizan todas las modificaciones realizadas para todos los campos. Haciendo doble click sobre cualquiera de los campos, se muestran todas las modificaciones realizadas sobre ese campo. Si se hace doble click sobre la modificación, se visualizan todos los datos relativos a la modificación Mantenimiento en masa El mantenimiento en masa de los datos maestros bancarios permite actualizar de forma masiva la relación de entidades y sucursales que existentes en España. Este proceso se realiza cuando se recibe el fichero de la CECA con toda la información actualizada de las sucursales bancarias españolas. Esta actualización se deberá realizar con la periodicidad que decida la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha. También se ha implementado una utilidad para poder realizar la asignación en masa del Grupo de bancos en base a las entidades financieras que se utilicen en cada entidad como bancos propios Carga periódica del Directorio General de Bancos Para realizar una actualización del Directorio General de Bancos, hay que indicar: País del banco :ES Fichero: path del fichero de la CECA actualizado (Directorio UNIX donde se haya depositado el fichero) Nº máximo de registros: se indican cuantos registros se quieren cargar. Por defecto se pondrá Ejecución de actualización: se marca este campo si se quiere que se inserten los bancos directamente en SAP. Si se deja en blanco, se realiza la ejecución en test. Visualización lista: si se marca este campo, se mostrara un listado con todas las sucursales bancarias se van a insertar (I), borrar (D) o modificar (U). Cuando se Manual de Tesorería Página 37

38 modifican, únicamente se realizan cambios en los campos de Dirección de la sucursal bancaria. Para ejecutar este programa, se pulsa el icono Asignación del Grupo de bancos Esta funcionalidad permite asignar a todas las sucursales de aquellas entidades definidas como bancos propios en la entidad (Sociedad FI) un mismo Grupo de bancos en función de la Institución financiera que a la que pertenecen. Esta funcionalidad permite en caso de estar operativa optimizar la gestión de pagos atendiendo a la entidad bancaria del beneficiario de los pagos. 2.5 Bancos propios Desde el menú Bancos propios y cuentas, se mantienen todas las sucursales (bancos propios) y las cuentas bancarias con las que trabaja la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha Bancos propios Desde esta pantalla accedemos al listado de Bancos propios seleccionando la opción. Se muestra la siguiente pantalla, donde en la primera columna se visualiza el código identificativo del Banco propio, en la segunda, el País al que pertenece y en la tercera, la Clave de banco (código de la sucursal bancaria). Manual de Tesorería Página 38

39 Para crear un Banco propio, hay que seleccionar la pestaña. A continuación pide el código identificativo (5 posiciones) del Banco propio y el País del banco (ES). Manual de Tesorería Página 39

40 Pasaremos a una pantalla donde debemos indicar la Clave del banco (código bancario de 8 dígitos de la sucursal), teniendo el campo País del banco el valor ES por defecto. El resto de campos en blanco no se informan. En el caso de que la Clave del banco no esté dada de alta en el Directorio General de Bancos, al grabar pasará a una pantalla donde debemos indicar previamente los datos bancarios, procedimiento explicado en el punto del manual ( ). Si la sucursal ya está dada de alta en el maestro de bancos, tomará automáticamente los Datos de control y de Dirección almacenados en el maestro al grabar el banco propio. Si se quiere comprobar previamente que los datos sean correctos, basta con hacer click en el botón para que se rellenen automáticamente los Datos de control y la Dirección (estos campos siempre se muestran en gris). DATOS ISD (intercambio de soporte de datos) Pulsando el icono de menú: llagamos a la pantalla: Manual de Tesorería Página 40

41 De momento solo es relevante para esta funcionalidad la clave de instrucción que controla, en los pagos automáticos, a cargo de quién van a ir los gastos de gestión. Por defecto, está establecido que los gastos vayan a cargo del receptor del pago. Para grabar el Banco propio, pulsaremos el icono. Nos devolverá a la pantalla donde se muestra el listado con todos los bancos propios. Si lo que se quiere es modificar alguno de los existentes, hay que situarse sobre él y hacer doble click con el botón izquierdo del ratón. Pasamos a la pantalla donde se informan todos los campos para ese banco propio. Los únicos campos modificables son los que se muestran en blanco. Una vez se realicen las modificaciones necesarias, se graba pulsando el icono. Si se quiere borrar algún Banco propio del listado, habrá que situarse el cursor sobre el elegido y pulsar el icono. Para mantener las Cuentas bancarias, hay que pulsar la pestaña desde la pantalla inicial que se ha mostrado al Actualizar Bancos propios y cuentas bancarias. Se pasa a una pantalla donde se muestran una lista con todas las cuentas bancarias que tiene dadas de alta la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha (JCCM) en sus bancos propios. Se visualiza: - El banco propio al que pertenecen - El identificador de la cuenta - El texto de la cuenta bancaria Manual de Tesorería Página 41

42 Para crear una nueva Cuenta bancaria de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha, hay que pulsar la pestaña y el sistema solicita: El Banco propio al que pertenece la cuenta, que deberá estar dado de alta previamente. Para el ID.cta se ha codificado la numeración de C0001 en adelante. En el Texto, habrá que escribir la descripción en función de que tipo de cuenta sea y la que entidad financiera a la que pertenezca (50 posiciones) Manual de Tesorería Página 42

43 Una vez se hayan informado los tres campos y se pulse el botón, se pasa a una nueva pantalla donde hay que indicar los datos de la cuenta bancaria. Los Datos del banco propio se toman automáticamente y se muestra en gris. También se muestran en gris los campos: Sociedad FI: La ya seleccionada. Banco propio: sucursal de la cuenta bancaria Manual de Tesorería Página 43

44 ID cuenta: código alfanumérico de 5 posiciones con la que se identifica la cuenta bancaria en el sistema (simple va asociada a un banco propio) Texto: denominación de la cuenta bancaria (50 caracteres) País del banco: tomado del banco propio Clave del banco: tomada del banco propio En la pantalla mostrada, habrá que rellenar los campos: Cuenta bancaria: código de 10 dígitos que identifica la cuenta bancaria Clave de control: clave de verificación para la combinación del código bancario y la cuenta bancaria Moneda: Moneda en que se gestiona la cuenta, por defecto EUR. Cuenta de mayor: cuenta de mayor donde se van a recoger los saldos y movimientos. Para buscarla nos serviremos del matchcode. Los campos correspondientes a las personas de contacto de cada cuenta bancaria (2 como máximo), informando su Nombre, , teléfono y Fax de la sucursal. Los campos Nº de cta. Alternativo, datos de refer. y Cta. Efectos, no se informan. Desde esa misma pantalla, se podrá pasar a visualizar: Listado de los Bancos propios Listado de las Cuenta bancarias Datos del banco propio de la cuenta bancaria: Bco. propio relac. Para poder modificar una cuenta bancaria desde la pantalla que muestra el listado de las cuentas bancarias, hay que situar el cursor en la cuenta bancaria elegida y hacer doble click sobre ella. Entonces se mostrarán en blanco todos los datos correspondientes a esa cuenta bancaria que son modificables. Para poder borrar una cuenta bancaria desde la pantalla que muestra el listado de las Cuentas bancarias, hay que situar el cursor en la cuenta bancaria elegida y hacer click sobre el icono. 2.6 Intereses La JCCM tiene contratadas con cada una de las entidades donde mantiene cuentas con diferentes condiciones de rentabilidad. Atendiendo al tipo de cuenta que se maneje, se producirá una liquidación de intereses distinta. En las cuentas la liquidación de intereses se realiza en diferentes períodos, mensual, trimestralmente, etc., en función de las condiciones negociadas con el banco, mientras que en las cuentas de crédito dependerá de los saldos dispuestos. Manual de Tesorería Página 44

45 2.6.1 Condiciones de intereses temporales En este punto se establecen las condiciones asignadas a cada tipo de interés: Indicador de intereses o número de cuenta Moneda: EUR Fecha válido desde: indicará a partir de que fecha son válidas las condiciones Número actual: existe la posibilidad de poder tipos de interés escalonados. En este caso se utiliza para distinguir entre debe o haber. Importe desde: Importe a partir del cual es válido un tipo de interés Tipos de interés de referencia En esta funcionalidad, se definen los valores para este interés de referencia. Para cada entrada, es necesario definir: Ref.: el código del tipo de interés de referencia Texto breve: texto descriptivo del tipo de interés de referencia Válido de: fecha a partir de la que el valor que se introduce a continuación es válido Tp. Interés: valor del tipo de interés nominal anual. Cuando se sepa la fecha a partir de la cual hay que emplear otro tipo de interés, habrá que realizar una nueva entrada pulsando la pestaña, informando el Tipo de interés de referencia, la fecha a partir de la cual va estar vigente y su valor. La entrada anterior no se borrará, ya que caduca en cuanto hay una entrada para el mismo tipo de interés con una fecha de validez posterior. Para realizar una nueva entrada, se puede pulsar el icono tras marcar la entrada que se quiere copiar, y modificar posteriormente los datos necesarios. Si nos equivocamos al introducir una entrada, la seleccionamos y pulsamos el icono. Para pasar de visualizar los valores del tipo de interés a modificar, hay que pulsar el icono. Manual de Tesorería Página 45

46 2.7 Gestión de Archivo Los registros maestros de acreedores, deudores, o bancos que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de se extraen de la base de datos SAP, se borran y se insertan en un fichero. A continuación, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. A fin de archivar un registro maestro, deberán cumplirse los siguientes requisitos: La cuenta no puede contener cifras de movimientos en el sistema. Las cifras de movimientos no archivadas relativas a ejercicios anteriores impedirán que el sistema borre el registro maestro de la cuenta. La cuenta deberá marcarse para borrado en su registro maestro. Antes de marcarla para borrado, la cuenta deberá bloquearse para la contabilización. El único efecto que tiene este indicador de borrado es la emisión de un aviso cada vez que se intenta contabilizar posteriormente en esta cuenta. Manual de Tesorería Página 46

47 3 PAGOS En este epígrafe se recoge toda la funcionalidad vinculada al pago de documentos, una vez estos han sido contabilizados. Aquí se incluye toda la funcionalidad relativa a embargos, pagos automáticos y manuales, y anulación de documentos. 3.1 Documento Con esta funcionalidad podemos ver y consultar cualquier documento financiero o listas de documentos generados por el sistema para poder recabar información necesaria a la hora de realizar el programa automático de pagos Visualizar Tan solo en necesario seleccionar por: número de documento. Sociedad. Ejercicio. Si se utiliza el icono podremos ver seleccionar varios documentos Modificar Tan solo en necesario seleccionar por: número de documento. Sociedad. Ejercicio. Si se utiliza el icono podremos ver seleccionar varios documentos. Una vez se visualiza el documento, basta con situarse sobre la posición que se desea modificar y hacer doble click. El sistema da paso a la posición seleccionada y una vez ahí es posible modificar aquellos datos habilitados para la modificación Visualizar modificaciones Aquí, podremos ver un historial de alteraciones de los documentos contables, teniendo como parámetros disponibles: Sociedad Nº. Documento Ejercicio Fecha última modificación Usuario de modificación. Manual de Tesorería Página 47

48 3.1.4 Documento presupuestario En esta opción de menú podremos ver aquellos documentos (órdenes de pago) provenientes de la contabilidad presupuestaria, pudiendo seleccionar a través de los siguientes parámetros: número de orden. número de documento FI. Sociedad. Ejercicio. 3.2 Embargos El objeto del presente proceso es el registro, modificación, anulación y aplicación de los correspondientes mandamientos de embargo que se reciban en las entidades afectadas y su liquidación posterior a los correspondientes acreedores embargantes Registro Mediante esta fase se introducen en el sistema todos los datos necesarios y se llevan a cabo aquellos cambios sobre los datos maestros y los documentos que permitan su posterior aplicación. Para el registro de embargos es indispensable que tanto el acreedor embargado como el embargante se encuentren creados para la entidad donde se desee crear el mandamiento de embargo. Manual de Tesorería Página 48

49 Una vez designado estos valores pasamos a la siguiente pantalla: Datos del embargado: El acreedor embargado es seleccionado en la pantalla previa y sus datos no son modificables. Nº Acreedor NIF Nombre Datos del embargante: Nombre. Por defecto traerá el nombre con que fue dado de alta como acreedor. Cuenta de pago: Es el código asignado a la cuenta bancaria del acreedor/embargante en el registro de acreedores, donde se deba de efectuar el pago. Manual de Tesorería Página 49

50 Referencia: En este campo se indicará el número de procedimiento o auto, que se remitirá al banco con el pago de documentos al organismo embargante. Clase de embargo, dos opciones: Administrativo y judicial. Prioridad de embargo: Existe una escala de 00, la máxima, hasta 99, la mínima. Un embargo con prioridad mayor a otro siempre se ejecutará antes. Fecha del embargo; por defecto se toma la fecha de inscripción en el registro Fecha fin del embargo. Importe. Flag de importe indeterminado. En aquellos casos en que el mandamiento no indica el importe a embargar. Textos y observaciones. La primera línea de texto y la de observaciones se trasladan a documento creado tras la aplicación del embargo. Manual de Tesorería Página 50

51 A continuación pulsar el icono de grabar. Tras la grabación el sistema nos proporciona un número de embargo, con el que el mandamiento quedará registrado en el sistema Modificar Mediante la opción de menú: Pagos + Embargos + Modificar, seleccionaremos: Sociedad Número de registro En este apartado aparece toda la información referente al registro más los datos de los importe ya aplicados, el embargo ya compensado, y los importes propios del embargo. Como es habitual, los campos con posibilidad de modificación aparecen con fondo blanco y los más relevantes son: En los datos del embargante: Nombre Cuenta bancaria Registro de embargo Referencia. Clase. Fechas de inicio y fin. Textos 1, 2 y 3. Observaciones. Importe aplicado: Nuevo importe aplicado. Importe de incremento o disminución del importe aplicado. Embargo Compensado: Manual de Tesorería Página 51

52 Si por cualquier circunstancia se quiere dar por finalizado el embargo esta funcionalidad efectúa la operación. Una vez efectuada esta operación el sistema marca el registro como Compensado manualmente. Esta opción es irreversible. Importes del embargo Nuevo Modificado. Importe de incremento o disminución del importe del embargo Visualizar El proceso es el mismo que el de modificación Anular Mediante la opción de menú: Pagos + Embargos + Anular, seleccionaremos: Sociedad Número de registro Esta funcionalidad sólo es accesible para aquellos registros sin importes aplicados. Nos aparecerá toda la información referente al registro de embargo en modo de visualización. Para borrar definitivamente el proceso tenemos disponible en la pantalla el icono de borrado: Manual de Tesorería Página 52