Procedimiento Disposiciones Legales

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1 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 1 de 6 Elaborado por: Coordinador SGI Procedimiento Disposiciones Legales Fecha: Fecha: Aprobado por: Sub Gerencia de Seguridad,Salud Laboral y medio Ambiente Firma Firma 1.- Objetivo. Establecer una metodología para la actualización de las disposiciones normativas y/o de otro tipo de requerimientos de carácter obligatorio, o compromisos voluntarios suscritos por Grupo Empresas Puente Alto, en base a sus Sistemas de Gestión (SGI / PEC) y que tengan directa relación con los aspectos ambientales y peligros de las actividades, productos y servicios que desarrolla nuestra Organización. 2.- Aplicación. En toda la Organización. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. INN: Instituto Nacional de Normalización. NCh: Norma Chilena. SGI: Sistema de Gestión Integrado. SG: Sistema de Gestión. PEC Excelencia: Programa Empresa de Excelencia GG: Gerente General. 1 de 6

2 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 2 de Términos. Compromisos Voluntarios: Declaración de intenciones, Políticas corporativas, solicitudes o sugerencias de la Autoridad, de Organismos Gremiales o Académicos, ratificadas por el Comité de Gestión o el Gerente General, que sin tener fuerza legal obligatoria, se asumen como tal, ya sea porque formalmente se suscriben o adhieren, o bien porque corresponden a decisiones superiores con fuerza corporativa obligatoria. Diario Oficial: Periódico Oficial de la República de Chile en el que se publica la generalidad de los textos legales. Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de estas, sean colectivas o no, públicas o privadas, que tienen sus propias funciones y administración. Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado en, o afectado por, el desempeño de una Organización. Permisos y Autorizaciones: Corresponde a una forma particular y obligatoria de cumplir un requerimiento operativo, de naturaleza normalmente parcial o temporal, y que emanan de la autoridad administrativa encargada de aplicar una norma. 4.- Método o Descripción del Proceso. 4.1 Generalidades. Las principales fuentes de información acerca de las disposiciones contenidas en la Normativa Nacional Ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo, u otros compromisos suscritos, que tengan relación con las operaciones de la Organización son: Revisión Inicial de los antecedentes que tiene la Organización, Diario Oficial de la República de Chile, Asociación de Gremios Industriales, Mutualidad, Sindicatos, INN, y comunicaciones con la Autoridad. El Registro de Identificación y Verificación de Cumplimiento Legal (RG-GE-017) individualiza las normas (leyes, resoluciones, etc.), normas chilenas oficiales (NCh) y otras disposiciones asumidas voluntariamente que tengan directa relación con los aspectos ambientales y peligros de las actividades, productos y servicios que desarrolla nuestra Organización. 2 de 6

3 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 3 de Revisión Inicial. El proceso de revisión de la legislación se inició con anterioridad a la implementación del Sistema de Gestión, y consistió en una revisión y recopilación de toda la Normativa Legal, vinculadas a las actividades, productos y servicios que ejecuta la Empresa. La organización puede acceder a la normativa a través de la base de datos de la Biblioteca del Congreso Nacional ( y de otros servicios públicos (Superintendencia de Electricidad y Combustibles ( CONAMA ( Ministerio de Salud ( otros. 4.3 Análisis de Aplicabilidad de las Normas a la Organización. La Sub Gerencia de Seguridad, Salud Laboral y Medio Ambiente, presenta directamente al Comité de Gestión los requisitos normativos y operacionales generados o modificados. Estos requisitos normativos se traducen en un plan de acción administrado por la Subgerencia afectada para asegurar el control de cumplimiento del nuevo requisito. Si el texto es el reemplazo, derogación o una modificación de una Norma existente, en el Registro de Identificación y Verificación de Cumplimiento Legal (RG-GE-017), se incluye y se reemplaza la versión anterior, actualizándose de esta manera este Registro. 4.4 Compromisos Voluntarios. Se deben actualizar oportunamente los elementos del SG que resulten afectados a partir de la inclusión de dicho compromiso. Ésta labor la realiza la Sub gerencia de Seguridad y Salud Laboral en conjunto con las gerencias comprometidas. De existir cambios en las políticas del Directorio de la Organización, estas también serán discutidas en las reuniones de Comité y registradas en las Actas correspondientes, siguiendo el mismo procedimiento que para otro tipo de compromiso voluntario. 3 de 6

4 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 4 de Frecuencia y Responsables de Actualización de Registro. Esta actualización se realiza según se indica a continuación: Documento Analizado Fuente de Información Frecuencia Responsable Normativa Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional Nacional Vigente Diario Oficial de la República de Chile y bases de datos de servicios públicos Mensualmente Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Ambiente con la colaboración del Asesor Legal Normas ISO y/o OHSAS y Normas chilenas INN Mensualmente Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Ambiente Oficios de la Autoridad Comunicados de la Autoridad A medida que son recibidos Según Comunicación Externa Disposiciones Internas Memorando del Directorio Mensualmente Comité de Gestión 4.6 Requerimientos Ambientales, de Seguridad y Salud en el Trabajo Operativos de Partes Interesadas. Cualquier requerimiento ambiental, de seguridad y salud en el Trabajo que realicen las partes interesadas será canalizado por el Sub Gerente de Seguridad, Salud Laboral y Medio Ambiente. 4.7 Otros Documentos Normativos Cualquier documento expendido por la Autoridad, así como también sus manifestaciones oficiales, como, por ejemplo, Autorizaciones Ambientales, Concesiones de Uso de Agua, Suelo, u otro recurso natural, resoluciones de Superintendencia de Electricidad y Combustibles o de otras entidades públicas son considerados documentos normativos. 4.8 Distribución. Tanto las modificaciones en la legislación, como las modificaciones del listado de aspectos ambientales, listado de riesgos y los nuevos indicadores de gestión que deban ser monitoreados, son comunicadas por los coordinadores y Jefes de Departamento a su personal. 4.9 Verificación del Cumplimiento Legal. Esta metodología se realizará de acuerdo a planilla de Programa de seguimiento y monitoreo legal inserto en Matriz de aspectos legales (RG-GE-017) 4 de 6

5 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 5 de Responsabilidades y Obligaciones. Coordinador SGI: Programar las Reuniones del Comité del SGI para actualización de los documentos normativos del Sistema de Gestión Integrado y ponerlos en conocimiento de la Organización. Verificar la difusión de ellos por las Subgerencias responsables y la validez y modificación de los Registros comprometidos. Sub Gerencia de Seguridad, Salud Laboral y Medio Ambiente: Monitorear la revisión del Diario Oficial y bases de datos de servicios públicos y Normativa Ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente, con recursos propios o externos., según frecuencia establecida. Mantener los Registros relacionados con el presente Procedimiento. Analizar e interpretar normativas para determinar alcance, dimensión y extensión. Dar a conocer a la Organización las nuevas disposiciones. Informarse de las Normas Chilenas Oficiales (NCh) aplicables a la organización. Comité de Gestión / Jefes de Departamento: Análisis de normativas para determinar los alcances en sus campos de acción, definir planes para cumplirlas y responsables. Difundir donde corresponda los cambios generados a los elementos del SG. Recepcionar y canalizar las nuevas disposiciones normativas recibidas y que afecten a la Organización. 6.- Anexos. No aplica. 7.- Registros. Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable RG-GE-017 Verificación del Cumplimiento Legal Medioambiental y SST Por Fecha Libre Oficina de Jefe de Departamento Prevención de Riesgos y MA Digital Archivar Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Ambiente 5 de 6

6 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 6 de Bitácora de actualizaciones. Nº Motivo Fecha 00 Creación del documento a) Revisión general del documento. b) Se modifica pie de página del documento. 01 c) Se cambia ítem 3 Referencias decía: - PI-GE-001 Emisión, Revisión y Modificación de Documentos - PI-GE-002 Control de Documentos (Estos 2 documentos se han fundido en uno solo, El cual se llama: PI-GE-002 Generación y Control de Documentos) d) Se elimina tem 9 Diagrama de Procesos a) Revisión general del documento. b) Actualización RG-GE a) Revisión general del documento. b) Actualización RG-GE Actualizaciones puntos 4, 5, 6 y 8 motivadas por modificaciones en la Organización Se actualiza punto Nº 3 Referencias, dice: PI-GE-010 Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos. Decía: PI-GE-010 Identificación y Evaluación de Riesgos a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento Revisión y Actualización del Documento 09/07/ Se incluye metodología de monitoreo y actualización de aspectos legales Se elimina registro RG-GE-010 por registro RG-GE-017, ya este último incluye el listado de normativa legal Revisión del Documento Revisión del Documento Se incorpora Logo Grupo Empresas, ya que documento quedara para los sistemas de gestión de nuestra organización. PEC EEPA, PEC PAT, PEC PAIS, SGI Se actualiza documento según estructura organizacional Se modifica palabra PRyMA por Sub Gerencia de seguridad, de 6