OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública.

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1 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Acceso de Información Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año Hoja: 1 de 3 1. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Oficial de Información. SE REPORTA A: Junta de Gobierno. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública. SUPERVISA A: Encargado de Archivos, Técnico de Gestión de Información, Secretaria y Ordenanza. 2.REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Licenciatura en Ciencias Jurídicas, Abogado, con especialización en Administración Pública, o carrera afín al cargo o experiencia Mínima de tres años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Ley de Acceso a la Información Pública, Leyes Civiles, Penales, Administrativas, Normativa Legal aplicable al sector público, sistemas de información aplicables al manejo de expedientes jurídicos y administrativos, conocimiento de clasificación y codificación de archivos. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, toma de decisiones, liderazgo participativo. ACTITUD: Proactivo, con iniciativa, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional e internacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Cargo de jefatura responsable de proporcionar asesoría y asistencia a la Dirección Superior y a todas las Unidades de la Institución en el cumplimiento de las exigencias de la Ley de Acceso a la Información Pública.(LAIP). 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Planifica, dirige y controla las actividades del personal bajo su mando, estableciendo los UPYD /12/

2 mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la Institución, relacionados con el desempeño de las funciones de la Unidad. 2. Supervisa que el personal de la Unidad ejecute las funciones encomendadas. 3. Consolidar con las Gerencias y Unidades Institucionales responsables de aportar a la OIR la información que la entidad esta obligada a difundir de manera oficiosa. 4. Supervisar la calidad de la información recibida de las Gerencias y Unidades Institucionales y que esta sea actualizada. 5. Emite la información establecida por ministerio de ley al Instituto de Acceso a la Información Publica y a los particulares que la soliciten conforme a derecho. 6. Analiza y aprueba con el encargado de Archivo (Coordinador de archivo) de la Unidad los mecanismos de clasificación y codificación de los archivos de la Institución. 7. Verifica la coordina la recepción y el proceso de trámite de las solicitudes presentadas por los particulares a la OIR. 8. Autoriza las solicitudes recibidas y clasifica Información conforme a derecho. 9. Coordina los trámites internos necesarios para la localización y entrega de la información solicitada y notificar a los particulares. 10. Da linimientos a los servidores de la Institución para generar la información, para recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información. 11. Supervisa la formulación y actualización del registro de las solicitudes resultados y costos. 12. Agiliza el flujo de información entre la Institución y los particulares en los plazos establecidos en la Ley de acceso a la Información Pública. 13. Monitorea la emisión de Notificaciones que dicta la Ley LAIP. 14. Formula y actualiza un programa para diagnosticar la información generada en cada unidad organizativa. 15. Formula y actualiza el índice de la información clasificada como reservada. 16. Elabora informe anual que establece la LAIP. 17. Identifica riegos en las operaciones de su Unidad o Dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 18. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informarlo a su superior jerárquico inmediato. 19. Da cumplimiento a resoluciones de Junta de Gobierno y demás instrumentos administrativos y legales aplicables para el buen funcionamiento de la Institución, relacionadas con las funciones de la OIR. 20. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Junta de Gobierno, Presidencia o solicitados por otras dependencias institucionales. 21. Coordina la formulación y ejecución del Plan Anual Operativo, Presupuesto y Programación Anual de Compras de la Unidad, los que deberán ser consistente con el presupuesto anual asignado. 22. Verifica informe de avance del Plan Anual Operativo. 23. Elabora informes Gerenciales y prepara presentaciones a Junta de Gobierno, cuando se lo soliciten o estime conveniente. 24. Asiste a reuniones de trabajo, para participar en grupos multidisciplinarios de trabajo, en aspectos relacionados con la Unidad. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados de la Unidad, uso de información confidencial. Control y buen uso del equipo asignado. UPYD /12/

3 AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Junta de Gobierno. - Presidencia - Todas las unidades de organización de ANDA Relaciones externas: - Subsecretaria de Transparencia y Anticorrupción de la Presidencia de la Republica - Instituto de Acceso a la Información Pública - Recibir instrucciones y lineamientos - Informar. - Coordinar actividades - Recibir lineamientos para la aplicación de la Ley de Acceso a la Información Pública - Emitir la información requerida por ley de acceso a la Información Publica. UPYD /12/

4 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Información publica. Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año Hoja: 1 de 3 1. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Encargado de Archivos. SE REPORTA A: Oficial de Información. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: 2.REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Licenciatura en Administración de Empresas, u otra carrera de las Ciencias Económicas, o carrera afín al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Ley de Acceso a la Información Publica(LAIP),Ley de la Corte de Cuentas de la República, Normativa Técnica Contable, de Auditoria y Legal aplicables al Sector Público, LACAP, SAFI, etc. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, toma de decisiones, liderazgo participativo. ACTITUD: Proactivo, con iniciativa, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional e internacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Cargo genérico: responsable de la organización y administración del archivo de la institución. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina con la comisión de clasificación de expedientes a archivar la conservación y catalogación de los documentos. 2. Elabora una guía de la organización del archivo institucional 3. Elaborar los sistemas de clasificación y catalogación y lo pondrá a disposición del público como una guía de acceso a la 4. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción e informarlo a su superior jerárquico inmediato. UPYD /12/

5 5. Da cumplimiento a resoluciones de Junta de Gobierno y demás instrumentos administrativos y legales aplicables para el buen funcionamiento de la Institución. 6. Orienta a las Unidades organizativas sobre los mecanismos para el correcto manejo de los archivos en gestión y selección de los expedientes para el archivo general o central. 7. Realiza otras funciones o responsabilidades necesarias para el cumplimiento de los objetivos encomendados por la Junta de Gobierno, Presidencia o solicitados por otras dependencias institucionales. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, uso de información confidencial. De la organización, y administración de los documentos y archivos de la institución. Control y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe inmediato - Todas las unidades de organización de ANDA. - Recibir instrucciones y lineamientos - Informar. - Coordinar acciones. Relaciones externas: - Subsecretaría de Transparencia y anticorrupción de la Presidencia de la Republica. - Para recibir lineamientos de aplicación de la LAIP. UPYD /12/

6 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Información publica Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Técnico en Sistemas de Información SE REPORTA A: Oficial de Información OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Técnico en Informática. SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Técnico en Sistemas, estudiante o egresado de licenciatura en Computación o área afín al cargo o con experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: En sistemas operativos, conocimiento del manejo de licencias de software y del inglés técnico; conocimiento del manejo de licencias de software, conocimiento de paquetes computacionales (procesadores de texto, hojas de cálculos, otros). Dominio de Sistemas Operativos, Software de administración de respaldos, Administración y control de copias de respaldos, operación de computadoras personales, conocimiento de equipo de protección, Seguridad Industrial y facilidad para redactar informes técnicos. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, poseer capacidad para la exposición de un tema determinado, capacidad de organización para estructurar programas de trabajo del personal que coordina. Conocimientos sobre: Metodología de respaldo y resuperación. Formulación y ejecución de planes de operación normal y de contingencia Habilidad Técnica: -Base de datos relacionales (SQL Server, Sybase,Informix, otras). -Sistemas Operativos: conocimientos de sistemas operativos Microsoft deseable Plataforma Unix. - Redes Locales: conocimiento básico de redes, protocolos básicos (Ethernet, TCP/IP,). -Habilidad analítica, critica y de síntesis. -Habilidad para relacionarse en forma cortés y satisfactoria con el usuario interno y externo. -Instalación y configuración de hardware y software. -Soporte técnico en mantenimiento de hardware y software. ACTITUD: Trabajo en equipo, responsable, relaciones interpersonales, liderazgo y poseer capacidad de organización y disposición de laborar fuera de la jornada laboral. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Es un técnico especializado responsable de mantener actualizado el portal virtual o red de UPYD /12/

7 transparencia en lo que respecta a la OIR, Subsecretaria de Transparencia y Anticorrupción de la Presidencia y el instituto de Acceso a la Información Pública. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina actividades de mantenimiento preventivo y correctivo del servidor. 2. Vela por el buen funcionamiento y utilización del equipo informático asignado bajo su responsabilidad. 3. Configura los diferentes dispositivos de cómputo de la Unidad. 4. Importa a mecanismos electrónicos la información solicitada por los particulares previa autorización de acuerdo a la LAIP. 5. Actualiza un programa para diagnosticar la información generada en cada unidad organizativa 6. Verifica que la digitalización de la información requerida a las Unidades organizativas cumplan con los linimientos aportados por la Unidad. 7. Controla y supervisa en coordinación con la Gerencia de Informática el archivo digital institucional. 8. Atiende las diferentes consultas de los usuarios en cuanto a problemas de los servidores. 9. Realiza actividades de control de respaldo de datos. 10. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato. 11. Realiza las diferentes capacitaciones en cuanto al uso del equipo y los programas asignados a los usuarios de la Unidad. 12. Colabora en el procesamiento de información requerida por el Instituto de Acceso a la Información para la presentación de los requerimientos establecidos en la LAIP. 13. Realiza otras Actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato o Jefe de Departamento. 14. Registro de eventos relacionados con mantenimiento de servidores y garantías. 15. Administración de licencias de software. 16. Programa y coordina los procesos de respaldo de información. 17. Elabora planes de capacitación para el personal de la Unidad. 18. Asesora a los operadores sobre las interfaces de los programas aplicativos. 19. Evalúa, recomienda e implanta las tecnologías en Hardware y Software de la OIR. 20. Implementa cambios que permitan optimizar la eficiencia de los sistemas, aprovechando al máximo los recursos. 21. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 5. ESPECIFICACIONES. RESPONSABILIDADES: Manejo y cuidado del equipo asignado para su uso y custodia, mantener los registros y controles actualizados a su cargo, presentación oportuna de informes y presentaciones encomendadas. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefes Inmediato - Lineamientos de trabajo, presentar informes y gestionar aprobaciones. Relaciones externas: - Empresas proveedoras de mantenimiento. -Coordinar actividades de mantenimiento correctivo y preventivo. UPYD /12/

8 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Información publica. Referencia Hoja: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos. Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Técnico Gestión de Información. SE REPORTA A: Oficial de Información OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Estudiante, egresado o graduado en administración de empresas o carreras afines al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de textos, hojas de calculo, como paquetes para presentación, contómetro. HABILIDADES ESPECIALES: Debe poseer capacidad de análisis numérico, trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales y manejo de paquetes computacionales, procesadores de texto y con énfasis en uso de hojas de cálculo. ACTITUD: Iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de la jornada laboral. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Desarrollar procesos especializados de atención al cliente, bajo orientaciones y procedimientos bien definidos. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Atiende consultas de particulares y personal institucional a nivel nacional, llevando una bitácora de la información consultada. 2. Orienta al cliente o particulares sobre las solicitudes de la información requerida a la OIR. 3. Recepción e ingreso de las solicitudes presentadas a la OIR. 4. Envía la correspondencia interna y externa respecto a las Notificaciones que la Ley LAIP establece. 5. Formula y actualiza el índice de la información clasificada como Oficiosa. 6. Coordina la recepción y el proceso de trámite de las solicitudes presentadas por los UPYD /12/

9 particulares a la OIR 7. Remite las notificaciones que establece la LAIP 8. Gestiona trámites o ejecuta según la naturaleza del procedimiento. 9. Solicita información de tipo administrativa y/o técnica a quien corresponda para el buen funcionamiento de la Unidad. 10. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 11. Formula y ejecuta el Plan Anual Operativo, Presupuesto y Programación Anual de Compras de la Unidad, los que deberán ser consistente con el presupuesto anual asignado. 12. Elabora el informe de avance del Plan Anual Operativo. 13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 14. Colabora en otras actividades relacionadas al centro que su jefe inmediato le solicite. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Manejo de información de carácter confidencial, manejo y cuidado de equipo asignado, mantener registros y control actualizados, presentación oportuna de informes, relación con funcionarios y empleados de otras instituciones. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales deseables dentro de los límites de control. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Inmediato - Recibe lineamientos de trabajo, presenta informes y gestiona aprobaciones. Relaciones externas UPYD /12/

10 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Información publica Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria SE REPORTA A: Oficial de Información OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretaria de Departamento SUPERVISA A: Ninguna. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Bachiller en Comercio y Administración, Secretaria o carrera a fin al cargo o experiencia mínima de un año expuestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación, manejo de máquina de escribir, fotocopiadora, Fax, Teléfono, Contómetro u otro. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, relación con público, capacidad de organización. ACTITUDES: Con buena presentación, responsable, discreta y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia administrativa de tipo secretarial, para el Jefe de la Unidad; apoya y programa la agenda y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, archivo y custodia de la documentación del Departamento. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA UPYD /12/

11 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo del Jefe de inmediato. 2. Atiende a Jefes de Departamento, representantes de otras instituciones y clientes en las reuniones de trabajo. 3. Asiste al Jefe inmediato para elaborar notas de la Unidad. 4. Atiende fax y teléfono. 5. Lleva controles internos de la Unidad, tales como: Correspondencia, archivos, permisos y licencias del personal de la Unidad y otros que así se le indiquen. 6. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento del Departamento. 7. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Unidad. 8. Organiza y actualiza los archivos de la Unidad. 9. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario establecido. 10. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del Jefe inmediato. 11. Atiende visitas especiales cuando así se le solicite. 12. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 14. Colabora en otras actividades relacionadas con la Unidad que su jefe inmediato le encomiende. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el desempeño de sus funciones, relación con empleados internos y/o con público. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe del Departamento - Recibir instrucciones, apoyar en las actividades propias de la Unidad y dar atención a lo requerido. - Asistente Administrativo. - Trasladar mensajes del Departamento - Personal de la Institución - Coordinar reuniones de trabajo. Relaciones externas: Usuarios del servicio de la ANDA. - Generar atención con prontitud y esmero. UPYD /12/

12 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Información publica Referencia: Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN Hoja: NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza SE REPORTA A: Oficial de Información OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar SUPERVISA A: Ninguno 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno grado, no requiere experiencia. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo de equipo de oficina preferentemente. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices propias para el desarrollo del puesto, discreto, etc. ACTITUDES: Responsable y con disposición de desplazarse. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Proporciona apoyo a actividades de logística a la Unidad, tales como: aseo de las áreas, traslado de correspondencia, trámites y apoyos varios. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas. 2. Traslada correspondencia interna y externa 3. Atiende a las visitas proporcionando atenciones. 4. Efectúa diligencia que le sean encomendadas por el jefe inmediato. 5. Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias. 6. Solicita material de limpieza. 7. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 8. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por el jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de mantener el aseo y limpieza. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: Ambiente de oficina y de campo con condiciones ambientales variables. UPYD /12/

13 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: - Jefe de Departamento - Recibir instrucciones, informes, permisos y aprobaciones. Relaciones externas: - Eventualmente con visitas y clientes - Atiende y proporciona información general UPYD /12/

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