Manual de Usuario Creación de Usuarios Transferencia de Datos

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1 2015 Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o trasmitida de ninguna forma, con ningún propósito sin la previa autorización escrita de HeOn. La información contenida en este manual está sujeta a modificaciones sin previo aviso.

2 INDICE INDICE... 2 INTRODUCIÓN... 3 OBJETIVO DEL APLICATIVO... 3 INGRESO AL APLICATIVO medio transferencia de datos registrese aqui Regístrese aquí Registro de Usuarios Administrador de Usuarios Cambiar Clave Cargar Archivos Archivos Procesados medio transferencia de datos Olvido su contraseña? Olvido su contraseña? Recordar Clave

3 INTRODUCIÓN Este documento está diseñado para ayudarlo a conocer y ejecutar los pasos en la correcta utilización de la opción de Transferencia de Datos en lo relacionado con la creación de los usuarios. Este aplicativo permite realizar el proceso de creación de los usuarios y el ingreso al módulo de transferencia de datos, el cual inicia con el diligenciamiento de la información de los funcionarios referentes y responsables del reporte y finaliza con la validación del archivo cargado de cada una de las resoluciones. OBJETIVO DEL APLICATIVO Uno de los propósitos del módulo de Transferencia de Datos es el de realizar la creación de los usuarios, el ingreso y la validación de la información que se carga en los archivos de cada una de las resoluciones. 3

4 INGRESO AL APLICATIVO Para ingresar al aplicativo se requiere abrir una ventana de Internet Explorer e ingresar a la página Web correspondiente de la EPS, de acuerdo a la siguiente dirección: Una vez ingrese a la página web de la EPS, se despliega el combo que se encuentra en la opción Prestadores 4

5 A continuación se selecciona la opción de ingreso: Medio de Transferencia de Datos Deberá realizar clic sobre la opción Resolución

6 1. MEDIO TRANSFERENCIA DE DATOS REGISTRESE AQUI Para hacer el ingreso al módulo de transferencia de datos, se requiere hacer el registro y la creación del usuario correspondiente, el cual se realiza por la siguiente pantalla Regístrese aquí. Permite hacer el registro de la información de la IPS y la creación del usuario para el ingreso al módulo. Al dar clic en el icono correspondiente. 6

7 El sistema visualiza la siguiente pantalla Registro de Usuarios Permite hacer la consulta del código de habilitación de la IPS que desea hacer el registro y la creación del usuario para ingresar al módulo. Al dar clic en el botón Volver, el sistema regresa a la pantalla anterior. Código de Habilitación: Permite digitar el código de habilitación de la IPS, (12 Dígitos). Al dar clic en el botón Consultar, el sistema valida que el código de habilitación este creado en la tabla REPS 7

8 Cuando la validacion del codigo de habilitacion si coincide, el sistema visualiza la siguiente pantalla. Al dar clic en el botón Volver, el sistema regresa a la pantalla anterior. Informacion IPS: Visualiza la informacion de la IPS que se encuentra creada en la red de prestadores. 8

9 Representa Legal: Permite ingresar la información del representante legal de la IPS. Nota: Para las Instituciones Prestadores de Salud que pertenecen al Grupo SaludCoop se les solicita no registrar cuentas de correo internas, de igual forma se recomienda para todas las IPS el uso de correos electrónicos de servidores Gmail, Yahoo, entre otros. Clave - Confirmación Clave: Permite crear la clave con la cual tendrá acceso al módulo de transferencia de datos, (Alfanumérica - Mínimo 6, Máximo 10 caracteres). Al dar clic en el botón Guardar, el sistema valida y almacena la información digitada. Al dar clic en el botón Cerrar, el sistema cancela y cierra el formulario sin almacenar la información digitada. 9

10 Cuando se guarda, la aplicación realizara las validaciones correspondientes de correo y claves; si estas no coinciden se visualizara el siguiente mensaje que informa sobre las inconsistencias. Cuando las validaciones son correctas el sistema envía automáticamente un correo solicitando completar el registro y confirmar la creación de usuario. Al ingresar a la dirección URL (Vinculo de ingreso al Medio de Transferencia de Datos), que se envía en el correo el sistema visualiza la pantalla para continuar con el proceso. 10

11 Al dar clic en el botón Salir, el sistema cancela y cierra la aplicación Administrador de Usuarios Si el Usuario realiza clic sobre la opción Administración de Usuarios el aplicativo permite modificar cambiar el Usuario o modificar los datos existes de los Usuarios que acceden al aplicativo. Una vez el usuario seleccione esta opción, el sistema lo remitirá a la siguiente pantalla: 11

12 La pantalla trae información de los datos de los usuarios que se encuentran registrados: Representante Legal de la IPS (Nombres, Apellidos, teléfono, correo y estado.) Referente IPS 4505 ((Nombres, Apellidos, teléfono, correo y estado.) Referente IPS 4725 ((Nombres, Apellidos, teléfono, correo y estado.) Referente IPS resoluciones varias (a futuro) ((Nombres, Apellidos, teléfono, correo y estado.) Si el usuario desea modificar los datos del Representante Legal o Referente IPS 4505 o Referente IPS 4725 ETC, deberá realizar clic sobre la opción Modificar Usuario 12

13 Una vez el Usuario realice clic sobre la opción Modificar Usuario, el sistema lo remite a la siguiente pantalla: Para modificar los datos del Referente de la IPS, el Usuario debe ubicarse sobre el dato que desea cambiar como se muestra en la siguiente imagen: 13

14 Una vez el Usuario realice los cambios respectivos en los datos del Referente de la IPS, deberá realizar clic sobre el botón Guardar El sistema automáticamente genera el siguiente mensaje, paso seguido se debe realizar clic sobre la opción Aceptar : 14

15 Mientras no se realice clic en el vínculo el sistema mostrará la siguiente pantalla donde el usuario presenta el estado Pendiente confirmación : El sistema automáticamente enviará al correo electrónico registrado el siguiente mensaje: 15

16 El usuario debe ingresar al vínculo enviado automáticamente a la cuenta de correo registrada, lo anterior se debe realizar en un lapso no mayor a 20 minutos, transcurrido este tiempo el vínculo se inactivará haciéndose necesario volver realizar el proceso. El vínculo enviado vía llevará al usuario a la página de ingreso del aplicativo en donde deberá volver a ingresar con el usuario y clave previamente establecidos. Si el Usuario realiza clic sobre la opción Administración de Usuarios el sistema le mostrará al usuario que el estado cambio de Pendiente Confirmación a Activo. 16

17 Cambiar Clave Si el Usuario realiza clic sobre la opción Cambiar Clave el sistema lo remite automáticamente a la siguiente pantalla: En donde se le informa al Usuario que el único que se encuentra habilitado para realizar el cambio de contraseña es el representante legal. Por lo tanto si desea realizar el cambio de contraseña se le enviará un correo al representante legal con las instrucciones para hacerlo. 17

18 Como se observa en la siguiente imagen: El Usuario deberá realizar clic sobre la opción Aceptar El Usuario deber esperar a que le llegue el mensaje al correo registrado, con las indicaciones que allí se describen como se observa en la siguiente imagen: El usuario deberá realizar clic sobre el vínculo recibido Ej. : 18

19 Al realizar el vínculo el sistema lo remite automáticamente a la siguiente pantalla: El Usuario debe ingresar nueva clave y nueva contraseña y deberá realizar clic sobre la opción Aceptar el sistema automáticamente lo remite al siguiente mensaje: La clave ha sido actualizada exitosamente. 19

20 Cargar Archivos Si el Usuario realiza clic sobre la opción Cargar Archivos el sistema lo remite automáticamente a la siguiente pantalla: 20

21 El usuario debe seleccionar el año y el mes a reportar como se muestra en la siguiente pantalla: El usuario debe realizar clic en archivo, para seleccionar el archivo a reportar como se muestra en la siguiente imagen: 21

22 El usuario deberá seleccionar el archivo que desea reportar como se observa en la siguiente pantalla: Una vez que el usuario realice la selección del archivo a reportar, deberá realizar clic sobre la opción Abrir, como se muestra a continuación: 22

23 El usuario debe realizar clic sobre la opción Guardar, como se muestra a continuación: Se debe esperar un momento mientras la información es procesada por el sistema, cuando el aplicativo termina el cargue se genera automáticamente el siguiente mensaje El archivo fue guardado para ser procesado. El resultado de la validación será remitido al correo registrado y deber realizar clic sobre el botón Aceptar como se observa en la siguiente imagen: 23

24 El usuario deber esperar a que le llegue el mensaje al correo registrado, este mensaje puede decir que el cargue fue exitoso o el archivo fue descartado como se muestra a continuación: El usuario deberá realizar doble clic sobre el archivo adjunto que es un archivo de texto podemos ver el detalle del mensaje. Siempre el error reportado cuenta con un código, la cantidad de registros errados y la descripción del error. El usuario deberá realizar la verificación de los errores y la corrección de los mismos hasta que el archivo cargue exitosamente y se reciba el correo confirmándolo como se observa en la siguiente imagen: 24

25 Archivos Procesados El usuario podrá realizar clic sobre la opción Archivos Procesados, el sistema automáticamente lo remite a la siguiente pantalla: 25

26 El Usuario, podrá ver el detalle del número de la resolución, EPS, nombre del archivo, periodo reportado, estado del archivo, cantidad de intentos y el resultado del cargue de los archivos. Si el usuario realiza clic sobre la opción Ver Resultado, el sistema automáticamente genera la siguiente pantalla: Donde se ve el detalle del error o errores por los cuales el archivo fue descartado, el usuario deberá realizar las correcciones de los errores para lograr un cargue exitoso. 26

27 2. MEDIO TRANSFERENCIA DE DATOS OLVIDO SU CONTRASEÑA? Cuando se olvida la contraseña en la siguiente podrá realizar el proceso de recordación Olvido su contraseña? Permite realizar el proceso de recordar la clave de ingreso al módulo de transferencia de datos. 27

28 2.2. Recordar Clave Permite recordar la clave a través del código de habilitación de la IPS, de igual manera se informa que se le enviara un mensaje al correo registrado del representante legal de la IPS para que continúe con el proceso. Al dar clic en el botón Volver, el sistema regresa a la pantalla anterior. Código de Habilitación: Permite digitar el código de habilitación de la IPS para realizar el proceso de recordar la clave de acceso, (12 Dígitos). 28

29 Al dar clic en el botón Consultar, el sistema genera el siguiente mensaje informando él envió automático de un correo solicitando seguir las indicaciones correspondientes. Al ingresar a la dirección URL (Vinculo de ingreso al Medio de Transferencia de Datos), que se envía en el correo el sistema visualiza la pantalla para continuar con el proceso. Al dar clic en el botón Salir, el sistema cancela y cierra la aplicación Al dar clic en el botón Volver, el sistema regresa a la pantalla anterior. 29

30 Nueva Clave Confirmar Nueva Clave: Permite digitar la nueva clave y su correspondiente confirmación, (Alfanumérica - Mínimo 6, Máximo 10 caracteres). Al dar clic en Aceptar, el sistema valida la información de las claves ingresadas. Si la validación de la información ingresada no coincide el sistema genera el siguiente mensaje Si la validación de la información ingresada coincide el sistema genera el siguiente mensaje, informando la actualización de la clave, con lo cual ya se puede ingresar al módulo con la nueva clave. 30

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