PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE COMPRA DE MOBILIARIO Y EQUIPOS, CONTRATACIÓN DE OBRAS Y REFORMAS EN LA UAL

Transcripción

1 GERENCIA PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE COMPRA DE MOBILIARIO Y EQUIPOS, CONTRATACIÓN DE OBRAS Y REFORMAS EN LA UAL 1.- OBJETO C t r a. S a c r a m e n t o L a C a ñ a d a d e S a n U r b a n o A l m e r í a ( E s p a ñ a ) T e l f. : F A X : w w w. u a l. e s Este procedimiento operativo tiene como finalidad la regulación de los procesos relativos a compra de mobiliario y equipos, contratación de obras y reformas en la UAL. 2.- ALCANCE Este procedimiento operativo afecta los Servicios siguientes de la UAL: - Servicio de Prevención (SP) - Servicio de Contratación (SC) - Servicio de Obras y Mantenimiento (SOM) - Servicio de Gestión de la Investigación (SGI) - Servicios Centrales de Investigación (SCI) - Servicio de Infraestructuras y Equipamiento (SIE) - Responsables de aquellos Centros de Gastos en la realización de los procesos relativos al procedimiento operativo arriba expresado. 3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Normativa: - Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, La tecnología y la Innovación - Convocatorias y resoluciones públicas para la concesión de subvenciones o ayudas para financiar proyectos de investigación o adquisiciones de equipos científicos - Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público - Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos - PPI 2006/2010 y normas de desarrollo - Presupuestos anuales de la UAL - B.O.E. - B.O.J.A. - Expedientes de contratación de obras y suministros - Contratos de obra y suministros

2 - Real Decreto 161/1997, de 7 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de la Caja General de Depósitos. (BOE núm. 48, 25 febrero 1997) - ORDEN de 7 de enero de 2000 por la que se desarrolla el Real Decreto 161/1997, de 7 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de la Caja General de Depósitos. (BOE núm. 21, 25 enero 2000) - ORDEN EHA/1307/2005, de 29 de abril, por la que se regula el empleo de medios electrónicos en los procedimientos de contratación. (BOE núm. 114, 13 mayo 2005) - RESOLUCIÓN de 23 de enero de 2007, de la Dirección General del Patrimonio del Estado, por la que se publica la recomendación de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa respecto de la aplicación de la publicidad de los anuncios de los procedimientos de adjudicación y de las adjudicaciones de los mismos en el «Diario Oficial de la Unión Europea. (BOE núm. 32, 6 febrero 2007). Otras: - Estatuto Básico del Empleado Público. - Normativa de aplicación de Prevención de Riesgos Laborales. - Instrucción en relación con los requisitos de seguridad para la elección, adquisición, montaje y uso de equipos de trabajo, aprobada por el Comité de Seguridad y Salud de la Universidad de Almería - Manual de Procesos. - Procedimiento Operativo de Mantenimiento, Reforma, y Adecuación de Espacios e Instalaciones, del Servicio de Obras y Mantenimiento. PO.02-SIE del S.G.C. de la UAL. - Procedimiento Operativo de Gestión de Traslados y Adecuación de Espacios para Eventos del Servicio de Infraestructuras y Equipamiento. PO.02-SIE del S.G.C. de la UAL.

3 4.- ÁREAS INVOLUCRADAS El presente procedimiento operativo afecta, además de las áreas que lo gestionan, a: - Órgano de Gobierno de la Universidad con competencias en Infraestructuras y Equipamiento - Vicerrectorado de Investigación, desarrollo e Innovación - Gerencia - Servicio de Gestión Económica - Servicio de Contratación, Suministro y Patrimonio - Servicio de Planificación, Evaluación y Calidad - Servicio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Centros - Departamentos - Grupos de Investigación 5.- DESARROLLO Iniciación El procedimiento se inicia a través de la autorización del Responsable del Centro de Gastos correspondiente. Se pueden distinguir cuatro formas de gestión del procedimiento: 1. La Adquisición de Equipamiento General, gestionado por el SIE o el Responsable del Centro de Gasto que financia la compra. 2. La adquisición de Equipos Científicos y Material fungible (*), gestionado por el SGI o el Responsable del Centro de Gastos que financia la compra. 3. La Ejecución de Obras, Reformas y Mantenimiento, gestionado por el SOM. 4. Órdenes de Trabajo de Traslado de material y mobiliario, gestionado por el Equipo de Infraestructura y Equipamiento. (*) En el caso del material fungible solo se aplicará el presente procedimiento, en aquellos casos en que el material tenga la consideración de equipo de trabajo definido por el Real Decreto 1215/1997, de 18 de julio por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo. En caso de existir dudas se consultará con el Servicio de Prevención.

4 5.2.- Nota de pedido/memoria Valorada Cuando se trate de Adquisición de Equipamiento (puntos1ª y 2ª) del apartado anterior se procederá a la elaboración según el caso de la correspondiente nota de pedido o de una memoria valorada que incluya: - Descripción de los productos a adquirir - Estimación de su coste - Todos aquellos requerimientos en materia de prevención de riesgos. - Aquellas otras cuestiones que se consideren oportunas Desde el inicio del procedimiento la elección, adquisición, montaje, instalación y uso de equipos de trabajo se realizará conforme establece la Instrucción en relación con los requisitos de seguridad para la elección, adquisición, montaje y uso de equipos de trabajo, aprobada por el Comité de Seguridad y Salud de la Universidad de Almería, que se adjunta como Anexo I de este documento. La adquisición de equipos de trabajo, o equipos de protección debe ser comunicada al Servicio de Prevención, siempre que sea necesario para actualizar la evaluación de los riesgos (no es necesario, por ejemplo, cuando se sustituye un determinado equipo por otro idéntico) Proyecto 1 Cuando se trate de la ejecución de obras se procederá a la elaboración del proyecto de obras, su supervisión, si procede, y la obtención de la licencia de obras, salvo en aquellas Obras en las que el proyecto no es exigible para su tramitación administrativa, así como en obras de emergencia. Cuando en la elaboración del proyecto de obra intervengan varios proyectistas, el órgano de gobierno con competencias en Infraestructuras y Equipamiento designará un coordinador en materia de seguridad y de salud durante la elaboración del proyecto de obra que coordinará la aplicación de los principios generales aplicables dispuestos en la normativa y criterios técnicos aplicables de Prevención de Riesgos Laborales. El coordinador de Seguridad y Salud en materia de seguridad y salud durante la elaboración del proyecto de obra, coordinará la aplicación de lo dispuesto en el Art. 8 del RD 1627/1997 por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción. 1 Siempre que la Universidad de Almería sea responsable de la obra.

5 El coordinador de seguridad y salud durante la ejecución de la obra deberá asumir las obligaciones que establece el Art. 9 del RD 1627/1997 por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción Cuando no sea necesaria la designación de coordinador, las funciones que se le atribuyen en los párrafos anteriores serán asumidas por la dirección facultativa. El Órgano de Gobierno de la Universidad con competencias en Infraestructuras y Equipamiento deberá asegurar que en la fase de redacción del proyecto se elabore un estudio de seguridad y salud en los proyectos de obras en que se den alguno de los supuestos siguientes: Que el presupuesto de ejecución por contrata incluido en el proyecto sea igual o superior a ,08 convenientemente actualizados. -Que la duración estimada sea superior a 30 días laborables, empleándose en algún momento a más de 20 trabajadores simultáneamente Que el volumen de mano de obra estimada, entendiendo por tal la suma de los días de trabajo del total de los trabajadores en la obra, sea superior a 500 Las obras de túneles, galerías, conducciones subterráneas y presas. En los proyectos de obras no incluidos en ninguno de los supuestos previstos en el apartado anterior, previa justificación de por qué no procede elaborar un estudio de seguridad y salud, se estará obligado a que en la fase de redacción del proyecto se elabore un estudio básico de seguridad y salud. El estudio, básico o no, de seguridad y salud lo redactará un técnico competente designado por el Órgano de Gobierno de la Universidad con competencias en Infraestructuras y Equipamiento. Si hay coordinador será este. El Órgano de Gobierno de la Universidad con competencias en Infraestructuras y Equipamiento deberá respaldar las acciones y decisiones tanto de los coordinadores como de la dirección facultativa en materia de seguridad y salud, no obstante debe asegurarse de que éstos desarrollan efectivamente las funciones establecidas en la normativa de aplicación Plan de Seguridad y Salud En aplicación del estudio de seguridad y salud o, en su caso, del estudio básico, cada contratista elaborará un plan de seguridad y salud que deberá será ser supervisado por el Servicio de Obras y Mantenimiento. El plan de seguridad y salud deberá ser aprobado, antes del inicio de la obra, por el coordinador en materia de seguridad y de salud durante la ejecución de la obra.

6 En la Universidad de Almería, el plan, con el correspondiente informe del coordinador en materia de seguridad y de salud durante la ejecución de la obra, se elevará para su aprobación al órgano de la Universidad que haya adjudicado la obra. El plan de seguridad y salud en caso de ser modificado por el contratista deberá ser notificado a la Universidad, lo que deberá contemplarse en el correspondiente procedimiento de contratación En la tramitación para la aprobación de los proyectos de obras se hará declaración expresa por el Órgano de Gobierno de la Universidad con competencias en Infraestructuras y Equipamiento, o el Servicio de Obras y Mantenimiento (en función de quien tenga encomendada la supervisión del proyecto), sobre la inclusión del correspondiente estudio de seguridad y salud o, en su caso, del estudio básico. En aquellos casos en que la Universidad ejecute directamente con trabajadores de su propia plantilla alguno o todos los trabajos que se realicen en la obra, contrate directamente trabajadores autónomos para la realización de la totalidad o de determinados trabajos de la misma, o gestione la obra directamente, o a través de la dirección facultativa, esta asumirá a través del Servicio de Obras y Mantenimiento las obligaciones del contratista que se han relacionado anteriormente, salvo que se contrate parte o la totalidad de la ejecución de la obra con una empresa que asuma la gestión de la misma (ingeniería, oficina técnica o similar, etc.), en cuyo caso correspondería a ésta las funciones atribuidas al contratista, en la parte de la obra contratada. En cumplimiento del deber de vigilancia, en toda contratación de obra, con o sin proyecto, se deberá requerir y verificar de las empresas contratistas por parte del órgano, unidad que realice la contratación, o responsable de la gestión del contrato: a) La acreditación de que disponen de recursos humanos con formación en materia preventiva así como de una adecuada organización preventiva. Se incluye en lo anterior el Plan de prevención de riesgos laborales de cada empresa que intervenga en la obra (no tiene esta consideración el Plan de Seguridad y Salud). b) Acreditación de que están inscritas en el REA. c) Que se cumple con las exigencias relativas al régimen de subcontratación Con carácter general el órgano, unidad encargada de la contratación, o responsable de la gestión del contrato de cualquier obra advertirá al Servicio de Prevención de que una determinada contratación no entra en los supuestos recogidos por el procedimiento habitual, para decidir con su colaboración, sobre la forma de actuar en relación con la coordinación. La unidad u órgano encargado de la contratación servirá como canal de intercambio de información (y documentación) entre empresas y a su vez hacer llegar esa información para su análisis, cuando sea necesario, al Servicio de Prevención.

7 Traslado de material y mobiliario En el caso de que se necesite traslado de material o mobiliario, el mismo se iniciará de acuerdo con el Procedimiento Operativo de Gestión de Traslados y Adecuación de Espacios para Eventos del Servicio de Infraestructuras y Equipamiento. PO.02-SIE del S.G.C..de la UAL, que se adjunta como Anexo II de este procedimiento. Aspectos preventivos a considerar (no exhaustivo): - Antes de iniciar la actuación * Al recibir la solicitud de actuación el Servicio de Infraestructuras y Equipamiento deberá recabar información cuando proceda, de la persona o unidad solicitante, sobre las características de los equipos, mobiliarios o enseres objeto del traslado y de los posibles riesgos, precauciones o medidas preventivas derivados de su manipulación, instalación, montaje y/o almacenamiento. Una vez obtenida esta información deberá planificar la forma de realizar el trabajo considerando los equipos empleados o trasladados, el entorno de la actividad y, en general, a cualquier condición del trabajo o del trabajador que pueda tener una repercusión significativa sobre la seguridad y salud. Esta información deberá facilitarse a los trabajadores que vayan a ejecutar la actividad, y a las personas que intervienen en la gestión de la misma, cuyas decisiones u omisiones puedan condicionar, por tanto, la seguridad de aquéllos. En caso de que se trate de nuevas tareas, o trabajos con nuevos equipos, en entornos no habituales o en circunstancias en las que racionalmente se presuman riesgos no previstos, deberá comunicarse al Servicio de Prevención que asesorará sobre las medidas preventivas que se deban adoptar para evitar o controlar los riesgos. *Asimismo se deberá informar al Servicio de Prevención sobre cualquier problema detectado o incidente ocurrido que pueda poner de manifiesto la necesidad de adoptar medidas preventivas complementarias. -Concurrencia de actividades. * Cuando concurran o se prevea que pueden desarrollarse actividades simultáneas con las operaciones de traslado (obras, tareas de mantenimiento o reparación, trabajo de oficinas, atención al público, paso de viandantes, etc.,.) se evitará el inicio de las operaciones de traslado hasta tanto no cesen estas, y en caso de que esto no sea posible se comunicará al superior jerárquico que dará traslado al Órgano de Gobierno de la Universidad con competencias en Infraestructuras y Equipamiento, para que designe una persona competente encargada de la coordinación de todas las actividades que se desarrollan

8 simultáneamente, la cual deberá asegurar que se adoptan los procedimientos de trabajo y protección adecuados de manera que estas actividades concurrentes no generen riesgos para los trabajadores o terceras personas..- Durante la actuación. * El Servicio de Infraestructuras y Equipamiento asumirá el control de la correcta ejecución de los traslados de equipos y mobiliario. El control debe incluir la identificación de los incidentes (con relevancia preventiva) producidos. Si un incidente se produce por un incumplimiento del procedimiento, dicho incumplimiento debe ser corregido en el seno de la unidad; en caso contrario, será necesario revisar el procedimiento, en colaboración, si es necesario, con el Servicio de prevención. * El Servicio de Infraestructuras y Equipamiento comunicará/consultará con el Servicio de Prevención cualquier circunstancia o decisión que pueda tener repercusiones preventivas, y controlará que al ejecutarse la actividad se cumplen los requisitos preventivos. A su vez dirigirá y controlará los traslados con plena autonomía, sin perjuicio de que pueda solicitar ocasionalmente al Servicio de Prevención el asesoramiento que necesite. El responsable de esta unidad, o quien este designe supervisará la correcta realización de la actividad y recabará del servicio de Prevención cuantos conocimientos y criterios preventivos precise para el desarrollo integral de su actividad. En caso de que sea manifiesta la insuficiencia de medidas preventivas o existan dudas razonable sobre ello, deberá comunicarse al Servicio de Prevención que deberá revisar la evaluación/planificación, y deberán tomarse, mientras tanto, las medidas contempladas en el artículo 21 de la LPRL si se entiende que se trata de un riesgo grave e inminente. * Deberán comunicarse al Servicio de Prevención (directamente o a través del superior jerárquico) cualquier incidente u otra circunstancia relevante para la seguridad (por ejemplo acceso a espacios confinados, o a recintos o centros de transformación eléctricos, o a zonas de control limitado, zonas inseguras, etc,..), así como si en su actividad se genera cualquier previsión o cambio (por ejemplo, de la adquisición de un equipo o la modificación sustancial de un lugar de trabajo), que deba consultársele o necesite conocer para el correcto desempeño de sus funciones (por ejemplo, para revisar la evaluación). * El montaje y desmontaje del mobiliario y equipos de trabajo deberá realizarse de manera segura, especialmente mediante el cumplimiento de las instrucciones del fabricante, cuando las haya. Los equipos de trabajo y el mobiliario deberán ser instalados y utilizados de forma que no puedan caer, volcar o desplazarse de forma incontrolada, poniendo en peligro la seguridad

9 de las personas. Los equipos de trabajo y el mobiliario no deberán someterse a sobrecargas, sobrepresiones, velocidades o tensiones excesivas que puedan poner en peligro la seguridad de quienes los utilizan o la de terceros. * La manipulación manual de cargas se realizará siguiendo los preceptos y recomendaciones establecidos en el Real Decreto 487/1997 de 14 de abril, por el que se establecen las Disposiciones Mínimas de Seguridad y Salud relativas a la manipulación manual de cargas que entrañe riesgos, en particular dorsolumbares, para los trabajadores, - Una vez finalizada la actuación. * Aquellos muebles y equipos de trabajo cuya seguridad dependa de sus condiciones de instalación, se someterán a una comprobación inicial tras su instalación y antes de su puesta en uso, y a una nueva comprobación después de cada montaje en un nuevo lugar o emplazamiento; todo ello con el objeto de asegurar la correcta instalación y el buen funcionamiento de los equipos. El responsable funcional de la Unidad, Servicio, Departamento, Grupo o Área a la que da servicio el equipo verificará que así se ha hecho por parte del personal que haya realizado la instalación y montaje. * Antes de comenzar a utilizar mobiliario y equipos de trabajo se comprobará que sus protecciones y condiciones de uso son las adecuadas y que su conexión o puesta en uso no representa un peligro para terceros; cuando se considere necesario se solicitará el asesoramiento del Servicio de Prevención. Los equipos de trabajo dejarán de utilizarse si se producen deterioros, averías u otras circunstancias que comprometan la seguridad de su funcionamiento. Mantenimiento y realización de Obras sin Proyecto En el caso de que se necesite una actuación de mantenimiento, el mismo se realizará de acuerdo con el Procedimiento Operativo de Mantenimiento, Reforma, y Adecuación de Espacios e Instalaciones, del Servicio de Obras y Mantenimiento. PO.02-SIE del S.G.C. de la UAL, que se adjunta como Anexo II de este procedimiento. Se considerarán obras a efectos del presente procedimiento las incluidas en el ámbito de aplicación del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción, cuya relación no exhaustiva figura en su Anexo I. Se aplicará este procedimiento a las operaciones de revoco y pintura de fachadas, patios, cajas de escalera, etc.., instalación de elementos en altura, montaje y desmontaje de instalaciones, montantes, bajantes, canalones, etc., cableado, auscultación de estructuras, reparación de humedades, acometidas de servicios a edificios: agua, gas, electricidad, teléfono, pequeñas reparaciones de aceras y pisos, sustitución de algunas

10 tejas en una cubierta o reparación de las mismas, bacheo en vías, pequeñas rehabilitaciones, etc.,. obras de emergencia (reparación urgente de elementos de contención, demolición por peligro inminente, apeos, apuntalamientos o refuerzos urgentes de estructuras o edificios, reparación de socavones o hundimientos de viales, reparación de roturas en las conducciones (agua, gas, saneamiento,..) etc.,. Aspectos preventivos contemplados en el procedimiento: Antes del inicio de la actividad, el responsable del Servicio o Unidad que realice u ordene la actuación, deberá asegurarse de que las capacidades profesionales de los trabajadores y en materia de seguridad y salud en el momento de encomendarles las tareas son suficientes. Para ello podrá requerir el asesoramiento previo del Servicio de Prevención. Se deberá asegurar por parte de aquel que solo los trabajadores que hayan recibido información suficiente y adecuada puedan acceder a las zonas de riesgo grave y específico. La asignación de trabajadores para el desarrollo de las distintas actividades de la obra requerirá que éstos posean, tanto una formación general y específica en materia de seguridad y salud, como una información sobre los riesgos y las medidas de prevención y protección que se deban adoptar. Se deberá asegurar por parte de aquel que los trabajadores reciban una información adecuada de todas las medidas que hayan de adoptarse en lo que se refiere a su seguridad y su salud en la obra. El Servicio de Prevención valorará los riesgos adicionales que pudieran implicar determinadas medidas preventivas, las cuales sólo podrán adoptarse cuando la magnitud de dichos riesgos sea sustancialmente inferior a la de los que se pretende controlar y no existan alternativas más seguras. El responsable del Servicio o Unidad que realice la actuación, dará traslado al Servicio de Prevención de cualquier nuevo riesgo, incidencia o circunstancia sobrevenida con posterioridad a la realización de la evaluación de riesgos, que pueda repercutir en las condiciones de seguridad de los trabajadores. En aquellos casos en que la Universidad ejecute directamente con trabajadores de su propia plantilla alguno o todos los trabajos que se realicen en la obra, contrate directamente trabajadores autónomos para la realización de la totalidad o de determinados trabajos de la misma, o gestione la obra directamente, o a través de la dirección facultativa, esta asumirá a través del Servicio de Obras y Mantenimiento las obligaciones del contratista Cuando no hubiere coordinador de seguridad y salud, ni dirección facultativa, como ocurre cuando se realizan obras sin proyecto con personal propio, las responsabilidades de estos serán asumidas por el Servicio de Obras y Mantenimiento.

11 Durante la ejecución de tareas de mantenimiento y realización de obras con o sin proyecto, se seguirán en todo momento los procedimientos generales establecidos en el Anexo IV. Contrato Menor/Expediente de Contratación De acuerdo con lo establecido en el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público se determinará si la contratación a realizar se hace mediante contrato menor o expediente de contratación. En este último caso se actuará de acuerdo con el Procedimiento Operativo PO.04-SCTR del S.G.C. de la UAL. Suministro, Instalación y/o Montaje Se realizará en la forma establecida en la Instrucción en relación con los requisitos de seguridad para la elección, adquisición, montaje y uso de equipos de trabajo, aprobada por el Comité de Seguridad y Salud de la Universidad de Almería, que se adjunta como Anexo I de este procedimiento. Ejecución de Obras Cuando en la ejecución de la obra intervenga más de una empresa, o una empresa y trabajadores autónomos o diversos trabajadores autónomos, el Órgano de Gobierno de la Universidad con competencias en Infraestructuras y Equipamiento, antes del inicio de los trabajos o tan pronto como se constate dicha circunstancia, designará un coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra. Con el fin de garantizar su independencia respecto a los contratistas en ningún caso serán estos quienes propongan a la Universidad la designación de tal coordinador. Acta de Recepción/Factura En este acto se verificará el cumplimiento de lo establecido en contrato (expediente de contratación) o presupuesto/nota de pedido (contrato menor), y se procederá a la recepción correspondiente.

12 Puesta en uso del Equipamiento/Construcción El criterio de legalidad y/u oportunidad determinará las actuaciones a realizar para la puesta a disposición de la obra o equipamiento contratado. En todo caso, se entregará al usuario los manuales de uso, instalación, mantenimiento/ fichas técnica, si las hubiere, si no las hubiere se recabaran del constructor o suministrador. En el caso de obras mayores también se podrán programar jornadas de formación del uso de las instalaciones del edificio. Periodo de Garantía Igualmente, durante el periodo de garantía, se exigirá a la empresa adjudicataria la subsanación de todas aquellas deficiencias que puedan surgir. ANEXOS AL PRESENTE PROCEDIMIENTO ANEXO I: Instrucción en relación con los requisitos de seguridad para la elección, adquisición, montaje y uso de equipos de trabajo, aprobada por el Comité de Seguridad y Salud de la Universidad de Almería. ANEXO II: Procedimiento Operativo de Gestión de Traslados y Adecuación de Espacios para Eventos del Servicio de Infraestructuras y Equipamiento. PO.02-SIE del S.G.C.de la UAL. ANEXO III: Procedimiento Operativo de Mantenimiento, Reforma, y Adecuación de Espacios e Instalaciones, del Servicio de Obras y Mantenimiento. PO.02-SIE del S.G.C. de la UAL. ANEXO IV: Procedimientos generales aplicables durante la ejecución de la obra o tarea de mantenimiento.

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14 ANEXO I INSTRUCCIÓN EN RELACIÓN CON LOS REQUISITOS DE SEGURIDAD PARA LA ELECCIÓN, ADQUISICIÓN, MONTAJE Y USO DE EQUIPOS DE TRABAJO Desde los distintos Centros de Gasto de la Universidad de Almería, se procede habitualmente a la adquisición de diversos materiales, entre los que se incluyen usualmente equipos de trabajo. La vigente normativa de Prevención de Riesgos Laborales, establece, entre otras cuestiones, una serie de requerimientos en materia de seguridad para dichos equipos, que deben elegirse de manera que garanticen la seguridad y la salud de las personas que los utilizan y de otras posibles personas afectadas (véase, por ejemplo, el RD 1215/97, de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo). Estos requerimientos pueden resumirse en los siguientes puntos. Primero.- Los fabricantes, importadores y suministradores de maquinaria, equipos, productos y útiles de trabajo deberán: a) Asegurar que estos no constituyan una fuente de peligro para el trabajador. b) Proporcionar la información necesaria para que la utilización y manipulación de la maquinaria, equipos, productos, materias primas y útiles de trabajo se produzca sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores, así como para que se pueda informar correctamente a los trabajadores usuarios. El responsable de la adquisición debe recabar dicha información si no se le facilitase. Segundo.- Debe suponerse, que los equipos sujetos al marcado CE cumplen siempre las condiciones mínimas exigidas. Por tanto, se debe comprobar que el equipo va realmente provisto del marcado CE, y también de un manual de instrucciones adecuado que permita, en su caso, instalarlo correctamente, manejarlo y efectuar su mantenimiento con seguridad. Además, se comprobará que el equipo va acompañado de la Declaración CE de conformidad, cuando así lo exija la reglamentación correspondiente, como actualmente sucede en el caso de las máquinas, para las que, tanto el manual de instrucciones como la Declaración CE de conformidad, deben suministrase en versión original en una de las lenguas comunitarias y traducida al menos al castellano, si la máquina se ha fabricado en el extranjero.

15 Todo esto deberá ser comprobado en el momento de la adquisición del equipo, para lo cual podrá solicitarse, si se necesitara, el asesoramiento del Servicio de Prevención de la Universidad de Almería. Tercero.- El montaje y desmontaje de los equipos de trabajo deberá realizarse de manera segura, especialmente mediante el cumplimiento de las instrucciones del fabricante, cuando las haya. Aquellos equipos de trabajo cuya seguridad dependa de sus condiciones de instalación, se someterán a una comprobación inicial tras su instalación y antes de su puesta en marcha por primera vez, y a una nueva comprobación después de cada montaje en un nuevo lugar o emplazamiento; todo ello con el objeto de asegurar la correcta instalación y el buen funcionamiento de los equipos. Esto deberá asegurarse por el responsable del Centro de Gasto que adquiere el equipo. El responsable funcional de la Unidad, Servicio, Departamento, Grupo o Área a la que da servicio el equipo verificará que así se ha hecho. Los equipos de trabajo deberán ser instalados y utilizados de forma que no puedan caer, volcar o desplazarse de forma incontrolada, poniendo en peligro la seguridad de las personas. Los equipos de trabajo no deberán someterse a sobrecargas, sobrepresiones, velocidades o tensiones excesivas que puedan poner en peligro la seguridad de quienes los utilizan o la de terceros. Cuarto.- Antes de comenzar a utilizar un equipo de trabajo se comprobará que sus protecciones y condiciones de uso son las adecuadas y que su conexión o puesta en marcha no representa un peligro para terceros. El responsable funcional de la Unidad, Servicio, Departamento, Grupo o Área a la que da servicio el equipo determinará los trabajadores usuarios que pueden manipular los equipos. Quinto.- Las comprobaciones deberán ser efectuadas por personal competente. Se adoptarán medidas para que estén sujetos a comprobaciones aquellos equipos de trabajo sometidos a influencias susceptibles de ocasionar deterioros que puedan generar situaciones peligrosas; en su caso, se harán pruebas de carácter periódico con objeto de asegurar el cumplimiento de las disposiciones de seguridad y de salud, y de remediar a tiempo dichos deterioros. Igualmente, se realizarán comprobaciones adicionales de tales equipos cada vez que se produzcan acontecimientos excepcionales, tales como transformaciones, accidentes, fenómenos naturales o falta prolongada de uso, que puedan afectar a la seguridad de los equipos.

16 Sexto.- Las operaciones de mantenimiento, reparación o transformación de los equipos de trabajo cuya realización suponga un riesgo específico solo podrán ser encomendadas al personal especialmente capacitado para ello. Séptimo.- Los equipos de trabajo dejarán de utilizarse si se producen deterioros, averías u otras circunstancias que comprometan la seguridad de su funcionamiento. Octavo.- Los trabajadores usuarios harán uso de los equipos conforme al uso previsto y las instrucciones del fabricante, pudiendo realizar operaciones de comprobación, entretenimiento, mantenimiento, instalación y montaje siempre que estén capacitados para ello y sean designados por el responsable funcional de la Unidad, Servicio, Departamento, Grupo o Área a la que da servicio el equipo (siempre que no se trate de instalaciones comunes cuya gestión competa a órganos de gobierno unipersonales de ámbito general).

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18 ANEXO II PROCEDIMIENTO OPERATIVO SIE-PO_02 Procedimiento Operativo de Gestión de Traslados y Adecuación de Espacios para Eventos Elaborado: Equipo de Equipamiento Revisado: Jefe Servicio de Infraestructura Aprobado: Vicerrectora de Infraestructuras, Campus y sostenibilidad /Gerente Revisión Técnica: Jefe de Servicio de Organización y Racionalización Administrativa Edición Fecha 20/10/ /10/ /12/2011

19 ÍNDICE Página 1.- OBJETO ALCANCE DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ÁREAS INVOLUCRADAS DESARROLLO HISTÓRICO DE CAMBIOS... 6

20 1.- OBJETO Conjunto de actividades destinadas a cubrir las necesidades de traslado de material y mobiliario que se generan en la Universidad de Almería, así como, la adecuación de espacios para eventos en las dependencias de la Universidad de Almería. 2.- ALCANCE Este procedimiento es gestionado por el personal del Equipo de Equipamiento. 3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA - Estatuto Básico del Empleado Público. - Normativa de aplicación de Prevención de Riesgos Laborales. - Manual de Procesos. 4.- ÁREAS INVOLUCRADAS - Vicerrectorado de Infraestructuras, Campus y Sostenibilidad. - Servicio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Todas las comunicaciones formales con nuestros usuarios se realizan a través de la utilidad de correo electrónico que proporciona este servicio. - Servicio de Asuntos Económicos. Facilitan los anticipos de caja para el combustible para los vehículos oficiales - Servicio de Contratación, Suministro y Patrimonio. Es el encargado de gestionar la reserva del espacio donde se va a celebrar el evento.

21 - Servicio de Planificación, Evaluación y Calidad. Se encarga de dar soporte a la Plataforma de Administración Electrónica, medio por el cual, recibimos peticiones de los usuarios DESARROLLO - El proceso comienza con la recepción (vía o Plataforma de Administración Electrónica) de la petición, por parte del usuario. - - Se valora, si la petición es competencia o no del servicio. Si la petición es denegada, se comunica vía informando del motivo, por el cual, ha sido denegada. - - En caso de aceptación, la actuación se incluye en un parte de trabajo. En éste se hace constar la fecha de petición, el solicitante y el asunto de la misma. - - Si surge alguna incidencia que impida su realización material, se informa al solicitante vía correo electrónico. El motivo de la incidencia queda también reflejado en el parte de trabajo. - - Antes de ejecutar la actuación, se seleccionan los medios (vehículos, herramientas, etc.) para llevarla acabo. - - Una vez concluida la actuación, se comunica al solicitante mediante la realización de la actuación, hecho que también es anotado en el parte de trabajo correspondiente indicando la fecha de fin.

22 Dibujo 1.- Flujograma del procedimiento: Gestión de Traslados y Adecuación de Espacios para Eventos.

23 6. HISTÓRICO DE CAMBIOS. Nº. EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS 00 20/10/2008 Creación del procedimiento 01 06/10/2010 Creación del Servicio de Infraestructuras y Equipamiento 02 22/12/2011 Unificación de Procedimientos del Servicio

24 ANEXO III

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33 ANEXO IV PROCEDIMIENTOS GENERALES APLICABLES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA O TAREA DE MANTENIMIENTO. a) La obra y/o el entorno de trabajo deberán mantenerse en buen estado de orden y limpieza. Para ello, el responsable de la actividad deberá tener en cuenta los medios y materiales a emplear así como los productos necesarios para la ejecución de las actividades previstas. Ello implica: - Clasificar adecuadamente los materiales y equipos a utilizar. - Almacenar fuera del área de trabajo el material innecesario - El acopio, retirada y transporte del material sobrante, así como la realización de limpiezas periódicas mediante medios mecánicos (si ello es factible), la acumulación del material de desecho en lugares adecuados y la eliminación, lo antes posible, del mismo. Todo ello aplicado a las distintas fases, tareas y operaciones. b) La elección del emplazamiento de los puestos y áreas de trabajo se realizará por el responsable de la actividad, bajo la supervisión e indicaciones del Jefe de Servicio o Unidad que realice u ordene la actuación, caso de no ser el mismo, y deberá hacerse teniendo en cuenta sus condiciones de acceso, y la determinación de las vías o zonas de desplazamiento o circulación. Para elegir el emplazamiento de los puestos de trabajo se tendrán que prever las vías de circulación, tanto para los peatones como para los vehículos y la maquinaria, de modo que se garantice el tránsito seguro a través de ellas. En caso necesario, dichas vías se delimitarán para facilitar la circulación por éstas mediante la instalación de balizas, vallas, barreras de seguridad rígidas y portátiles, marquesinas, etc. También se contemplarán los medios necesarios para el acceso desde las vías antes citadas a los puestos y áreas de trabajo, instalando escalas, escaleras, rampas, pasarelas, plataformas, etc. Es de especial interés la elección correcta de los emplazamientos, tanto de los puestos de trabajo que puedan encontrarse dentro del radio de acción de los equipos de elevación de cargas, como de aquéllos próximos a las zonas con riesgo de desprendimiento de materiales. Las indicaciones, obligaciones, advertencias y riesgos deberán señalizarse convenientemente. c) La manipulación de los distintos materiales y la utilización de los medios auxiliares deberá hacerse tomando las debidas medidas de precaución para evitar los riesgos derivados de su inadecuada utilización, especialmente los sobreesfuerzos, las caídas a distinto nivel y el desprendimiento de objetos.

34 . d) Se implantarán los procedimientos necesarios con el fin de verificar que la puesta en marcha y posterior mantenimiento de las instalaciones y de cuantos dispositivos sean precisos para la ejecución de las tareas de mantenimiento Y obras se efectúan de acuerdo con las instrucciones dadas por fabricantes, instaladores, técnicos, etc. Se deberán analizar los efectos que pueden producir estas tareas y actividades en los riesgos de las demás actividades. e) Se delimitarán y acondicionarán las zonas de almacenamiento y depósito de los distintos materiales, en particular si se trata de materias o sustancias peligrosas. Se determinarán las zonas con acceso restringido al personal, delimitando éstas y especificando los procedimientos para garantizar dicha restricción. Por lo que se refiere al acondicionamiento del almacenaje, se pondrá especial atención para garantizar la estabilidad y la correcta manipulación y transporte del material almacenado. f) En relación con las sustancias y mezclas peligrosas se atenderá a lo especificado en las fichas de datos de seguridad que acompañan a cada una de ellas y se recogerán los materiales peligrosos utilizados. El almacenamiento y la eliminación o evacuación de residuos y escombros se realizará delimitando las áreas de almacenamiento destinadas a ellos utilizándose, siempre que se requiera, contenedores adecuados. g) Se adaptará la actuación, en función de la evolución de la obra, del período de tiempo efectivo que habrá de dedicarse a los distintos trabajos o fases de trabajo. la incompatibilidad de actividades, etc, de tal forma que se evite la generación de nuevos riesgos. h) Deberán tenerse en cuenta, entre otros aspectos, la determinación del proceso constructivo y el orden de ejecución de los trabajos, cuestiones ambas directamente relacionadas con la planificación realizada para realizar los trabajos. i) Se establecerán mecanismos de cooperación entre los contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos, cuando los hubiere. Se tendrán en cuenta las interacciones e incompatibilidades con cualquier otro tipo de trabajo o actividad que se realice en la obra o cerca del lugar de la obra Para evitar dichas interacciones e incompatibilidades resulta especialmente necesaria la cooperación entre los contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos cuando los hubiera. Cuando se aprecie la existencia de incompatibilidades, éstas deberán eliminarse. No podrán comenzar los trabajos mientras permanezcan las mismas.

35 j) Se utilizarán equipos de trabajo que se ajusten a lo dispuesto en su normativa específica y para el uso para el que estuvieran diseñados, observándose la Instrucción en relación con los requisitos de seguridad para la elección, adquisición, montaje y uso de equipos de trabajo, aprobada por el Comité de Seguridad y Salud de la Universidad de Almería que se incluye como Anexo I de este procedimiento. k) Se elegirán y utilizarán los equipos de protección individual que sean necesarios. l) El responsable de la actividad estará facultado para, en circunstancias de riesgo grave e inminente para la seguridad y la salud de los trabajadores, disponer la paralización de los tajos o, en su caso, de la totalidad de la obra. m) Se realizará el mantenimiento, el control previo a la puesta en servicio y el control periódico de las instalaciones y dispositivos necesarios para la ejecución de la obra o tarea de mantenimiento, con objeto de corregir los defectos que pudieran afectar a la seguridad y salud de los trabajadores. n) Se procurará, de modo apropiado y seguro, la estabilidad de los materiales y equipos y, en general, de cualquier elemento que en cualquier desplazamiento pudiera afectar a la seguridad y la salud de los trabajadores. o) El acceso a cualquier superficie que conste de materiales que no ofrezcan una resistencia suficiente sólo se autorizará en caso de que se proporcionen equipos o medios apropiados para que el trabajo se realice de manera segura. p) Cuando sea necesario instalar fuentes de suministro y reparto de energía, deberán cumplir su normativa específica. Las instalaciones deberán proyectarse, realizarse y utilizarse de manera que no entrañen peligro de incendio ni de explosión y de modo que las personas estén debidamente protegidas contra los riesgos de electrocución por contacto directo o indirecto. la elección del material y de los dispositivos de protección deberán tener en cuenta el tipo y la potencia de la energía suministrada, las condiciones de los factores externos y la competencia de las personas que tengan acceso a partes de la instalación. De acuerdo con lo estipulado en el REBT, el grado de protección mínimo para las envolventes, la aparamenta, las tomas de corriente y los demás elementos de instalación que estén a la intemperie será IP45Cuando se trate de instalaciones eléctricas, el acceso a las partes activas de las mismas quedará limitado a trabajadores autorizados o cualificados

36 q) Las vías y salidas de emergencia, así como las vías de circulación y las puertas que den acceso a ellas, no deberán estar obstruidas por ningún objeto, de modo que puedan utilizarse sin trabas en cualquier momento. En caso de peligro, todos los lugares de trabajo deberán poder evacuarse rápidamente y en condiciones de máxima seguridad para los trabajadores. r) Los trabajadores, éstos deberán disponer de aire limpio en cantidad suficiente. Para mantener dicha inocuidad se utilizarán, si es necesario, medios de protección colectiva (extracción localizada, ventilación general, etc.) y, cuando ello no sea posible o como elementos complementarios, se emplearán equipos de protección individual (autónomos, filtrantes, etc.). Así mismo, cuando proceda, será conveniente someter el aire exterior a un sistema de filtración o a cualquier otro tipo de tratamiento que garantice una calidad adecuada del aire de ventilación, tal y como se realiza en espacios confinados, galerías, grandes arquetas, pozos, etc. En caso de que algunos trabajadores deban penetrar en una zona cuya atmósfera pudiera contener sustancias tóxicas o nocivas, o no tener oxígeno en cantidad suficiente o ser inflamable, la atmósfera confinada deberá ser controlada y se deberán adoptar medidas adecuadas para prevenir cualquier peligro. En ningún caso podrá exponerse a un trabajador a una atmósfera confinada de alto riesgo. Deberá, al menos, quedar bajo vigilancia permanente desde el exterior y deberán tomarse todas las debidas precauciones para que se le pueda prestar auxilio eficaz e inmediato. En estos casos se requerirá la presencia y el asesoramiento del Servicio de Prevención. s) En la zona de trabajo y vías de circulación se deberá disponer, en la medida de lo posible, de suficiente luz natural y tener una iluminación artificial adecuada y suficiente durante la noche y cuando no sea suficiente la luz natural. En su caso, se utilizarán puntos de iluminación portátiles con protección antichoques. t) Si en la obra hubiera zonas de acceso limitado, dichas zonas deberán estar equipadas con dispositivos que eviten que los trabajadores no autorizados puedan penetrar en ellas. Se deberán tomar todas las medidas adecuadas para proteger a los trabajadores que estén autorizados a penetrar en las zonas de peligro. Estas zonas deberán estar señalizadas de modo claramente visible. u) Los accesos y el perímetro de la zona de obra deberán señalizarse y destacarse de manera que sean claramente visibles e identificables. v) Los trabajos en altura sólo podrán efectuarse, en principio, con la ayuda de equipos concebidos para tal fin o utilizando dispositivos de protección

37 colectiva, tales como barandillas, plataformas o redes de seguridad. Si por la naturaleza del trabajo ello no fuera posible, deberá disponerse de medios de acceso seguros y utilizarse cinturones de seguridad con anclaje u otros medios de protección equivalente. Cuando exista riesgo de caída de más de 2 metros se requiere el uso de protección contra caídas en altura. w) En los trabajos en tejados deberán adoptarse las medidas de protección colectiva que sean necesarias, en atención a la altura, inclinación o posible carácter o estado resbaladizo, para evitar la caída de trabajadores, herramientas o materiales. Asimismo cuando haya que trabajar sobre o cerca de superficies frágiles, se deberán tomar las medidas preventivas adecuadas para evitar que los trabajadores las pisen inadvertidamente o caigan a través suyo. x) Deberá protegerse a los trabajadores contra las inclemencias atmosféricas que puedan comprometer su seguridad y su salud. y) Las instalaciones, máquinas y equipos, incluidas las herramientas manuales o sin motor, que se utilicen deberán: 1.º Ser usados para el uso previsto, estar bien proyectados y construidos, teniendo en cuenta, en la medida de lo posible, los principios de la ergonomía. 2.º Mantenerse en buen estado de funcionamiento. 3.º Utilizarse exclusivamente para los trabajos que hayan sido diseñados. 4.º Ser manejados por trabajadores que hayan recibido una formación adecuada. z) Los trabajos de derribo o demolición que puedan suponer un peligro para los trabajadores deberán estudiarse, planificarse y emprenderse bajo la supervisión de técnico competente, con la presencia y el asesoramiento de técnicos del Servicio de Prevención, y deberán realizarse adoptando las precauciones, métodos y procedimientos apropiados z.1) En los trabajos en tejados deberán adoptarse las medidas de protección colectiva que sean necesarias, en atención a la altura, inclinación o posible carácter o estado resbaladizo, para evitar la caída de trabajadores, herramientas o materiales. Asimismo cuando haya que trabajar sobre o cerca de superficies frágiles, se deberán tomar las medidas preventivas adecuadas

38 para evitar que los trabajadores las pisen inadvertidamente o caigan a través suyo. z.2) Cuando existan líneas del tendido eléctrico aéreas que puedan afectar a la seguridad en la obra será necesario desviarlas fuera del recinto de la obra o dejarlas sin tensión. Si esto no fuera posible, se colocarán barreras o avisos para que los vehículos y las instalaciones se mantengan alejados de las mismas. En caso de que vehículos de la obra tuvieran que circular bajo el tendido se utilizarán una señalización de advertencia y una protección de delimitación de altura.