MANUAL DE USUARIO LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO (Actualizado al ) (Actualizado al )

2 1 TABLA DE CONTENIDO 2 INTRODUCCIÓN DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS APLICACIONES DEL SISTEMA ASISTENCIA SENCE LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO ROLES DEFINIDOS ALUMNO RELATOR ADMINISTRATIVO GLOBAL DEL OTEC (O EMPRESA QUE DICTA CURSOS SENCE) ADMINISTRATIVO OTEC ADMINISTRATIVO OTIC FISCALIZADOR OTIC ADMINISTRATIVO SENCE FISCALIZADOR SENCE CREAR ADMINISTRADOR GLOBAL REQUISITOS E INSTALACIÓN DE COMPONENTES CÓMO UTILIZAR LA APLICACIÓN DE TOMA DE ASISTENCIA (ACTUALIZADO AL ) RECOMENDACIONES PARA TOMAR ASISTENCIA: AUTENTICACIÓN DEL USUARIO Ingresar a la aplicación sin huella cuando no es reconocido Cuál es su clave de acceso? Autenticación del Usuario - sin Lector DESCARGAR CURSOS DESCARGAR PERSONAL AUTORIZADO PASAR LISTA Pasos de Toma de asistencia: Buscar un libro de clases: Secciones de la ventana de toma de asistencia Creación y selección de un bloque de asistencia: Establecer la duración del bloque de capacitación Extender la duración del bloque de capacitación Establecer la duración de bloques de capacitación nocturnas Marcar entradas al bloque de capacitación Dar inicio al bloque de capacitación Marcar las salidas del bloque de capacitación Asistentes no reconocidos al colocar su huella Enrolar a un Asistente No Reconocido Autorizar a un Asistente No Reconocido Agregar Asistente que no aparece en la lista Ingreso de observaciones Registro de actividades fuera de línea Cerrar la ventana de toma de asistencia Toma de asistencia en más de un computador:

3 Recomendaciones para tomar asistencia en más de un computador: PASAR LISTA EN CONTINGENCIA Que debe saber antes de tomar una asistencia de contingencia Como Crear Una Hoja de Contingencia QUÉ HACER CUANDO EN LA TOMA DE ASISTENCIA VENTANA DE AYUDA PARA TOMAR ASISTENCIA ELIMINAR UN CURSO INFORMAR ASISTENCIA FISCALIZAR CÓMO UTILIZAR EL SITIO WEB - LCE MODOS DE INGRESO A LCE Verificación por Huella Verificación por Clave Cambio de Clave PÁGINA PRINCIPAL - HOME SOLICITUD DE SOPORTE MÓDULOS DEL SISTEMA VISUALIZACIÓN BUSCAR CURSOS BUSCAR COMUNICACIONES AVISO DE CIERRE AUTOMÁTICO: REPORTE DE CAMBIOS: (NUEVO ) VISUALIZACIÓN DE CURSOS EN LCE (ACTUALIZADO ) ANTECEDENTES GENERALES (ACTUALIZADO ) MÓDULOS HORARIOS MATERIALES RELATORES Agregar un relator con y sin rut en lce Eliminar un Relator de un curso en LCE ALUMNOS Agregar un Alumno a un curso en LCE Eliminar un Alumno EVALUACIONES CONFIGURACIÓN ANTECEDENTES GENERALES OPERADORES Buscar Operadores Agregar un Operador a LCE Perfilar permisos de un Operador Perfiles por Funcionalidad: (Nuevo ) Perfiles por Contenido: Agregar un Operador relator sin RUT Editar un Operador Restablecer la Clave de un Operador

4 Eliminar un Operador Enrolar CONSOLIDAR CURSOS EN LCE Des-Consolidar cursos en LCE REGISTRO DIARIO ASISTENCIAS REPORTE DE ASISTENCIA CÓMO OBTENER EL CÁLCULO DEL PORCENTAJE DE ASISTENCIAS REGISTRO DE ASISTENCIAS RETROACTIVA (NUEVO ) AUTORIZACIÓN ASISTENCIA RETROACTIVA (NUEVO ) ASISTENCIAS DE CONTINGENCIA AGREGAR ACTIVIDADES GENERAR CERTIFICADO DE ASISTENCIA (NUEVO ) CERTIFICADO ACTIVIDAD PARCIAL: (NUEVO ) CERTIFICADO ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA: (NUEVO ) CERTIFICADO SECCIÓN PARTICIPANTES (NUEVO ) FIRMAR ELECTRÓNICAMENTE EL CERTIFICADO DE ASISTENCIA (NUEVO ) TRASPASO DE ASISTENCIA AUTOMÁTICO (NUEVO ) FISCALIZACIÓN Agregar Fiscalización EVALUACIONES (ACTUALIZADO ) Generar Acta (Actualizado ) Consultar Acta (Actualizado ) CONFIGURAR FIRMA ELECTRÓNICA PARA DOCUMENTOS PDF (ADOBE READER)

5 2 INTRODUCCIÓN El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo SENCE- ha definido una nueva forma de efectuar el registro del Libro de Clases para cursos SENCE. Este sistema denominado Libro de Clases Electrónico da mayor seguridad, agiliza y facilita los procesos y comunicación entre los organismos que dictan los diferentes cursos y el SENCE, a través de un Sistema de verificación biométrica. En el presente Manual se explica el nuevo Libro de Clases Electrónico, el cual permite configurar Operadores del sistema como Administrativos, Fiscalizadores y Relatores de las diferentes Instituciones que participan en el proceso de Capacitación, además de facilitar: Información asociada a una Institución de Capacitación o Empresas que dictan cursos SENCE Cursos que las Instituciones de Capacitación (OTEC/OTIC/EMPRESAS) han informado a SENCE La incorporación y/o Enrolamiento de Operadores. El control del estado de avance de los cursos, contenidos, Asistencia y Calificaciones. Además explicará cómo utilizar la aplicación Asistencia SENCE 2.2, que permite efectuar la Toma de Asistencia. Cada uno de los puntos anteriores depende del perfil de usuario asignado. Este Manual describe las funciones del sistema en cada uno de los roles definidos. 3 DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS A continuación se definen los términos más utilizados en este Manual. SENCE: Servicio Nacional de Capacitación y Empleo OTEC: Organismo Técnico de Capacitación OTIC: Organismo Técnico Intermedio para Capacitación Sistema de Verificación Biométrica: Aplicación que permite verificar y validar la identidad de una persona a través de su huella digital. Operador: Corresponde a un Usuario del LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. Roles: Accesos que se asignan a cada uno de los Usuarios del LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. Autenticación: Proceso de identificación de un usuario a través del Sistema de Verificación Biométrica. Lector biométrico: Dispositivo electrónico que permite procesar y registrar la huella digital de un usuario del sistema Libro de Clases Electrónico y ASISTENCIA SENCE

6 Enrolamiento: Registro de un usuario dentro del sistema Libro de Clases Electrónico a través de la lectura de su huella digital mediante un Lector biométrico. Con esta acción se almacena un patrón de la huella digital del Usuario en el sistema, así cuando sea necesario verificar su identidad, solo indicará su RUT y el sistema comprobará si esa huella corresponde o no. 4 APLICACIONES DEL SISTEMA Esta sección describe las aplicaciones que forman parte del sistema Libro de Clases Electrónico. 4.1 ASISTENCIA SENCE 2.2 Asistencia SENCE 2.2 es una aplicación local que corre sobre Windows en el equipo que se utiliza para realizar la toma de asistencia de los cursos SENCE. Es utilizada por un Operador asociado a un Curso y su función principal se ejecuta offline (sin conexión a Internet). Sus características, funcionalidades y modo de operación se describen en este documento. 4.2 LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO Sitio web que hace posible ingresar información y consultar el detalle de una o varias acciones. EL LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO, sus funciones y modo de operar, se describen en el apartado 0 de este documento. 5 ROLES DEFINIDOS Para el uso correcto de la aplicación, se han asignado los siguientes roles a cada uno de los Usuarios del Sistema: 5.1 ALUMNO El Alumno es el Usuario cuya asistencia a un curso, se controla. Un Alumno puede pertenecer a uno o más Cursos de Capacitación en una o más Instituciones de Capacitación (o Empresa que dicta cursos SENCE). 5.2 RELATOR El Relator, es un Usuario que tiene acceso a las dos aplicaciones del sistema (Libro de Clases Electrónico y Asistencia SENCE 2.2). Ingresa al sistema como RELATOR. IMPORTANTE: Esto siempre y cuando haya sido creado como operador en el módulo de configuración > Operadores. Además podrá trabajar sobre los cursos en los cuales haya sido registrado como relator (módulo de visualización > lengüeta Relatores ). El relator debe estar enrolado para que el sistema lo reconozca con su huella. 5

7 Un Relator puede tener asignado uno o más cursos en una o más OTEC (o Empresa que dicta cursos SENCE). El Relator tiene acceso a: Aplicación Asistencia SENCE 2.2 Módulos Libro de Clases Electrónico Visualización (búsqueda de curso(s) Registro Diario 5.3 ADMINISTRATIVO GLOBAL DEL OTEC (O EMPRESA QUE DICTA CUR SOS SENCE) El Administrativo Global del OTEC es el usuario asignado por la Institución de Capacitación (OTEC) o Empresa que dicta cursos SENCE, para administrar los derechos de los demás usuarios del OTEC/Empresa otorgando permisos por: Funcionalidad: (ej.: tomar asistencia, llenar el registro diario, etc) Contenido (ej.: región). Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO GLOBAL y puede otorgar la totalidad de permisos a su haber a un Administrativo OTEC o un subconjunto de estos. 5.4 ADMINISTRATIVO OTEC El Administrativo OTEC es el usuario asignado por la Institución de Capacitación (OTEC) o Empresa que dicta cursos SENCE, para acceder a toda la información que el Administrativo Global autorice, como: tomar asistencia, editar certificado de asistencia, cerrar libro, etc. En general, ingresar a toda la información del Libro de Clases de cada uno de los Cursos que la Institución o Empresa (que dicta cursos SENCE), imparten, siempre y cuando tenga el permiso otorgado por el Administrativo Global. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO OTEC. Un Administrativo OTEC puede pertenecer a una o más Instituciones de Capacitación o Empresa que dicta cursos SENCE. El Administrativo OTEC puede tener acceso a: Aplicación Asistencia SENCE 2.2 Módulos Libro de Clases Electrónico Visualización Configuración ( por defecto al modulo de consolidación, con autorización del admin global a los módulos de Operadores y enrolar) Registro Diario 6

8 NOTA: Los administradores OTEC creados antes de la liberación la versión 4 de LCE ( ), tendrán acceso a todos los cursos de la Institución y para todas las funcionalidades en LCE y aplicación de toma de asistencia, salvo para los módulos de mantención de operadores (Configuración > Operadores y Enrolar). 5.5 ADMINISTRATIVO OTIC El Administrativo OTIC es el usuario asignado por el OTIC para acceder al Sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO Y realizar gestiones sobre los cursos pertenecientes a las OTEC/Empresas (que dictan cursos SENCE) con las cuales trabaja. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO OTIC Un Administrativo OTIC puede acceder a todos los cursos de todas las OTEC/Empresas (que dictan cursos SENCE) con las cuales trabaja. El Administrativo OTIC tiene acceso a: Módulos Libro de Clases Electrónico Visualización Configuración Registro Diario 5.6 FISCALIZADOR OTIC El Fiscalizador OTIC es el usuario asignado por un OTIC para realizar Fiscalizaciones al LIBRO DE CLASE ELECTRÓNICO de un Curso que imparte una OTEC/Empresa (que dicta cursos SENCE) con la que trabaja. Ingresa al sistema como FISCALIZADOR OTIC El Fiscalizador OTIC puede tener acceso a todos los Cursos de todas las OTEC/Empresas (que dictan cursos SENCE) con las cuales trabaja. El Fiscalizador OTIC tiene acceso a: Aplicación Asistencia SENCE 2.2 (2.0) Solo para realizar fiscalizaciones fuera de linea. El administrativo o relator le da acceso a la aplicación. Módulos Libro de Clases Electrónico Visualización Registro Diario 5.7 ADMINISTRATIVO SENCE El Administrativo SENCE es el usuario asignado por el SENCE para acceder al Sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO SENCE 7

9 Un Administrativo SENCE puede acceder a todos los cursos de todas las Instituciones de Capacitación (y Empresas que dictan cursos SENCE), existentes en el sistema. El Administrativo SENCE tiene acceso a: Módulos Libro de Clases Electrónico Visualización Configuración Registro Diario 5.8 FISCALIZADOR SENCE El Fiscalizador SENCE es el usuario asignado por el SENCE para realizar Fiscalizaciones al LIBRO DE CLASE ELECTRÓNICO de un Curso que imparte una Institución de Capacitación (o Empresa que dicta cursos SENCE). Ingresa al sistema como FISCALIZADOR SENCE El Fiscalizador SENCE puede tener acceso a todos los Cursos de todas las Instituciones de Capacitación (y Empresas que dictan cursos SENCE) existentes en el sistema. El Fiscalizador SENCE tiene acceso a: Módulos Libro de Clases Electrónico Visualización Registro Diario Aplicación Asistencia SENCE 2.2 (2.0) Solo para realizar fiscalizaciones fuera de línea. El administrativo o relator le da acceso a la aplicación. 6 CREAR ADMINISTRADOR GLOBAL Para crear al Administrador Global de la institución diríjase a la pantalla de ingreso a LCE 8

10 Ingrese a en la parte superior derecha escriba: "LCE" y presione buscar, en los resultados hacer clic en "Ingresar al sistema Libro de Clases Electrónico para instituciones": Para finalizar seleccione:, aparecerá la ventana : 9

11 Ingrese el Rut de su Institución y la clave que usa en SENCE (para solicitar códigos curso si es un OTEC o la que utiliza para comunicar cursos internos si es Empresa) y presione Siguiente. Ingrese el Rut y el del Administrativo Global y presione Grabar Administrativo Global y le entregará la siguiente confirmación: El Administrador Global recientemente creado ya está en condiciones de ingresar a LCE para mantener o crear nuevos operadores (usuarios). NOTA: Para que el sistema lo reconozca usando su huella, debe estar enrolado, si no lo está el Administrador Global, un Administrativo OTEC/Empresa (con permiso para mantener Operadores) puede enrolarlo. Para esto debe ingresar a LCE con huella digital. Los Administrativos OTEC/Empresa o Relatores que no estén enrolados pero sean Operadores, pueden ingresar a LCE solo con clave. 7 REQUISITOS E INSTALACIÓN DE COMPONENTES Para conocer los requisitos administrativos, de hardware y software necesarios para la correcta operación de las aplicaciones descritas en el presente documento, se debe revisar el Manual de Instalación 1, que detalla la instalación y configuración de cada componente a utilizar. 1 El documento se puede descargar desde el sitio 10

12 Los principales requisitos son: Memoria RAM: 1 GB Sistema Operativo Windows: Windows (se ha testeado bajo Windows XP, Windows 7 32bits y 64bits). Procesador: Pentium 4 o superior. Se requiere que exista la unidad C para realizar la instalación. 8 CÓMO UTILIZAR LA APLICACIÓN DE TOMA DE ASISTENCIA (ACTUALIZADO AL ) Antes de acceder a la aplicación Asistencia SENCE 2.2 por primera vez (o luego de un cambio de PC o Lector), es indispensable que verifique el Lector Biométrico. Podrá ver el procedimiento en la sección 6.1 de este Manual. 8.1 RECOMENDACIONES PARA TOMAR ASISTENCIA: 1) Asegúrese anticipadamente de haber verificado que la lista de participantes (nómina) del curso en LCE es la correcta. Esto le permite realizar correcciones con tiempo en vez de notar que algo falta justo cuando va a tomar asistencia. Para saber que versión tiene instalada abra la aplicación de toma de asistencia y diríjase a la sección inferior de la pantalla: 2) Asegúrese de tener instalada la última versión de la aplicación de toma de asistencia en cada uno de los computadores que va a usar, idealmente con suficiente anticipación para que no se presenten imprevistos cuando va a tomar asistencia. 11

13 3) Asegúrese de que el relator o administrativo que tomará asistencia obtenga anticipadamente su contraseña de contingencia de acceso a la aplicación. Esto le permitirá ingresar a la aplicación cuando no logra ser verificado con su huella. 4) Asegúrese de que la fecha y hora de cada computador que usa para toma de asistencia es la correcta (la fecha-hora de las marcas de entrada/salida de una asistencia tomada no son modificables). Recuerde que hay ajustes de hora automáticos que pueden estar configurados en su computador y que estos pueden afectar la toma de asistencia. 5) Asegúrese anticipadamente de descargar el o los libros de clases y los permisos de personal autorizado en todos los computadores que va a usar. 6) Asegúrese anticipadamente de consolidar los cursos en LCE (para tipos de programa que requieren agrupar varios id de acción en un solo libro de clases. 7) Asegúrese de INICIAR BLOQUE cuando sea el horario de inicio del bloque de capacitación, esto acorde a lo que se informo a SENCE como horario del curso. Tenga en cuenta que la asistencia se graba al momento de "Iniciar Bloque", y luego automáticamente tras 2 minutos de inactividad y al salir de la toma de asistencia. ****************SI NO PRESIONA "INICIAR BLOQUE" LA ASISTENCIA NO SE CONTABILIZARÁ y no podrá recuperarla para incluirla en el cálculo del porcentaje de asistencia.************** 8) Cree un "nuevo bloque" de toma de asistencia para cada bloque efectivo de capacitación. EJ: Si hay una clase de 9:00 a 13:00 y continua de 14:00 a 18:00hrs debe crear dos bloques de toma de asistencia, uno tipo 09:00Am y otro tipo 14:00hrs.Para esto al buscar el curso seleccione "Nuevo Bloque" 9) Los participantes que no han entrado a la clase o han entrado y salido en un intervalo de 10 minutos o menos quedan marcados con un asterisco en la lista de "Participantes fuera de la clase", se los considera ausentes. 10) Asegúrese de marcar las salidas de los alumnos y relatores una vez que el reloj que contabiliza el tiempo de la clase llegue a cero, puede seguir marcando salidas hasta completar la lista de participantes aunque haya terminado la clase. Una vez que marco estas salidas puede informar la asistencia a LCE. 11) Asegúrese de enrolar a los alumnos que aparecen no enrolados. Para no consumir tiempo de la clase puede hacerlo antes de la clase o en algún intermedio. 12) Cuando se enfrente a situaciones especiales es recomendable que las comente como observaciones del relator en el módulo de toma de asistencia. Recuerde seguir las recomendaciones y buenas prácticas para tomar asistencia, de lo contrario obtendrá resultados indeseados en el porcentaje de asistencia 12

14 8.2 AUTENTICACIÓN DEL USUARIO Para acceder a la aplicación de toma de asistencia Asistencia SENCE 2.2 utilice el acceso directo: ubicado en el Menú de Inicio o a través del acceso directo ubicado en el Escritorio. Se abrirá la siguiente ventana: ILUSTRACIÓN 1.-VENTANA INICIAL ASISTENCIA SENCE 2.2 Digite el identificador de la persona que utilizará la aplicación ingresando su RUT o ID (en caso que sea extranjero y se le haya creado un identificador ID en LCE) y a continuación presione el botón. El usuario podrá acceder a todas las funcionalidades de la aplicación demostrando su identidad con huella o clave, la única excepción a la regla está en la funcionalidad que permite enrolar alumnos, solo accede a ella quién ha accedido a la aplicación con huella ya que se hace responsable de los datos ingresados en el enrolamiento. Por defecto el sistema le solicitará demostrar su identidad utilizando su huella. Para saber que dedo(s) tiene enrolado(s) fíjese en las marcas anaranjadas de la siguiente imagen: 13

15 ILUSTRACIÓN 2. VERIFICACIÓN DE HUELLA OPERADOR ILUSTRACIÓN 3. ASISTENCIA SENCE 2.2 Si el equipo no se encuentra conectado a internet, solo se activan las opciones Crear hoja de asistencia de contingencia, Pasar Lista y Fiscalizar, como se aprecia en la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 4. EQUIPO NO SE ENCUENTRA CONECTADO A INTERNET Si el usuario es reconocido y se cuenta con comunicación con LCE (Internet), se habilitan todos los botones de acción de la ventana, como se muestra a continuación: 14

16 ILUSTRACIÓN 5. - OPERADOR AUTENTICADO INGRE SA R A LA APLICAC IÓN SIN HUE LLA CU AND O NO ES RE C ONOC ID O Al momento de validar la identidad de una persona puede que su huella no sea reconocida (ver imagen) Esto puede deberse a varios factores, entre ellos porque el usuario no está enrolado, principalmente porque no fue posible descargar los datos de validación (no tiene comunicación con LCE en internet) o por la mala calidad de sus huellas. En este caso puede reintentar cuatro veces con su huella. Si todos los intentos con la huella fallan, la aplicación activará la opción de usar una clave de acceso CUÁL E S SU CLAVE DE A CCESO? Es aquella que utiliza para ingresar al Libro de Clases Electrónico, si no la tiene, no la recuerda o no funciona (por lo general si no tiene comunicación interna con LCE /Internet), puede solicitar a la mesa de ayuda del libro de clases electrónico una contraseña de contingencia. Una vez agotados los intentos de validación de identidad con huella se despliegan las siguientes imágenes: 15

17 ILUSTRACIÓN 6. LECTOR NO RECONOCE HUELLA Y SOLICITA CLAVE Al presionar se desplegará la siguiente pantalla: ILUSTRACIÓN 7. FINALIZA VERIFICACIÓN POR HUELLA Una vez cuando acepte el mensaje presionando desplegará la opción de ingresar con clave, como se muestra a continuación:, volverá a la pantalla principal y se 16

18 ILUSTRACIÓN 8. INGRESO MEDIANTE CLAVE Posteriormente, presione el botón y aparecerá la imagen de la Ilustración siguiente. ILUSTRACIÓN 9. INGRESAR CLAVE DE CONTINGENCIA AUTENTICA CIÓN DE L USUARIO - SIN LECTOR Si el Operador no tiene lector conectado al computador, se despliega la siguiente imagen: 17

19 ILUSTRACIÓN 10. NO HAY LECTOR CONECTADO Solo será posible operar ingresando a la aplicación con contraseña cuando no hay conectado un lector. NOTA: Sin lector no será posible validar la asistencia de los alumnos ni la del relator usando sus huellas, tampoco enrolar alumnos. 8.3 DESCARGAR CURSOS Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, es necesario preparar la aplicación de toma de asistencia cargando en su equipo los datos del curso en cuestión. Para esto, el Operador, una vez autenticado debe presionar el botón A continuación se despliega una ventana que le permite efectuar la búsqueda de los Cursos que tiene asignados: 18

20 ILUSTRACIÓN 11. VENTANA DE BÚSQUEDA DE CURSOS A DESCARGAR En ella, el Operador debe buscar el o los cursos a descargar, seleccionando y llenando los filtros de búsqueda de la zona superior de la ventana y presionar el botón, tras lo cual se desplegarán todos los Cursos que cumplen con la condición especificada, como se muestra a continuación: ILUSTRACIÓN 12. RESULTADO BÚSQUEDA DE CURSOS A DESCARGAR El Operador puede seleccionar uno o más cursos del listado desplegado, para esto pinche el cuadro que se encuentra a la izquierda de cada curso (ver imagen). 19

21 Si desea descargar la totalidad de los cursos, debe presionar el botón (esta operación puede tardar varios minutos dependiendo de la cantidad de cursos en la lista y sus alumnos en nómina). Si desea eliminar todas las marcas de los Cursos seleccionados, debe presionar el botón. Para revisar más información de un curso, selecciónelo pinchándolo dentro de la lista y se mostrará su detalle al pie de la ventana (por ejemplo si consolido un curso podrá ver su descripción): ILUSTRACIÓN 16 VER EL DETALLE DE UN CURSO Una vez seleccionados los Cursos a descargar, debe presionar el botón, (esta operación tardará solo unos instantes dependiendo del ancho de banda del Internet que utiliza). Cuando finaliza la descarga de los Cursos seleccionados, se despliega el siguiente mensaje: ILUSTRACIÓN 13. FIN DESCARGA DE CURSOS SELECCIONADOS Para finalizar, se debe presionar el botón. Si desea salir de la ventana con el Resultado de Búsqueda de Cursos, debe presionar el botón. NOTA: En principio solo tendrá permisos para tomar asistencia de los cursos descargados el operador que descargo el curso y los relatores registrados como tales en dicho curso y que tengan calidad de operador para ese OTEC en LCE. Para dar acceso a otros funcionarios del OTEC debe descargar sus permisos usando descargar personal autorizado. 20

22 8.4 DESCARGAR PERSONAL AUTORIZADO Los cursos descargados pueden ser usados solo por el personal que se encuentra autorizado con calidad de operadores del sistema en LCE. Por defecto la aplicación de toma de asistencia reconocerá como autorizados aquellos usuarios que se encontraban en la lista de relatores para el curso en LCE al momento de la descarga del curso. También se reconoce con permisos al usuario que realizo la descarga de este. Si se desea que la aplicación permita tomar asistencia a más usuarios del OTEC/Empresa (Administrativo OTEC/Empresa) se debe descargar dichas autorizaciones desde LCE. Para esto presione el botón: Se levantará la siguiente ventana: ILUSTRACIÓN 14. DESCARGAR INFORMACIÓN DE OPERADORES Para revisar que usuarios de su OTEC, o empresa que dicta cursos SENCE, forman parte de la planilla de personal autorizado por la Institución, digite el RUT de la institución y presione lo cual se listarán de la siguiente manera Nombre operador (Rut):, tras 21

23 ILUSTRACIÓN 15. BUSCAR OPERADORES AUTORIZADOS En la zona superior derecha se informará para cuantos operadores se encuentran descargados sus permisos, esto respecto del total de operadores autorizados en LCE. ILUSTRACIÓN 16. CANTIDAD DE PERMISOS DESCARGADOS El ejemplo de la imagen indica 17 de 65, esto significa que 17 operadores autorizados en LCE para usar la aplicación ya pueden ser reconocidos como tal en Asistencia SENCE 2.2 y que el total de operadores que están autorizados en LCE son 65. ILUSTRACIÓN 17. DESCARGAR PERMISOS Para descargar permisos de nuevos operadores, digite el Rut de un operador específico en la casilla Rut Operador (o en su defecto el ID asignado) y presione para obtener los permisos de ese Operador. Los permisos que se descarguen quedarán marcados en azul y aparecerá el siguiente mensaje: ILUSTRACIÓN 18. CANTIDAD DE PERMISOS DESCARGADOS Recuerde que si hace cambios de permisos en LCE debe descargarlos nuevamente en la aplicación de toma de asistencia. 22

24 8.5 PASAR LISTA Una vez descargada toda la información necesaria: cursos y permisos, esto último si corresponde, será posible iniciar la toma de asistencia. Recuerde tener en cuenta las recomendaciones que se encuentran al inicio del capítulo 8 de este manual PA SOS DE T OMA DE A SISTENC IA: Los pasos básicos para tomar asistencia en orden cronológico son: 1.- Descargar el libro de clases. (Descrito un capitulo anterior) 2.- Descargar permisos del personal que usará la aplicación. (Descrito un capitulo anterior) 3.- Buscar el libro de clases 4.- Crear un nuevo bloque de asistencia: Para cada jornada de clases. 5.- Definir la modalidad de toma de asistencia: En un computador en varios en paralelo. 6.- Definir la duración de la clase: Establecer cuanto tiempo transcurrirá hasta la salida de los alumnos y relatores de la clase. 7.- Marcar las entradas de los asistentes que llegan antes de la hora de inicio. 8.- Enrolar a los alumnos que no estén enrolados si es posible. 9.- Dar inicio al bloque de capacitación: Solo cuando ya es la hora de inicio informada a SENCE Marcar las entradas de quienes llegan después de la hora de inicio del bloque de capacitación previamente creado Marcar las salidas del bloque de capacitación en el bloque de capacitación previamente creado Informar la asistencia tomada a LCE para el bloque de capacitación que finalizó. (descrito en un capitulo posterior) 13.- En las siguientes secciones se detalla cómo realizar estas tareas y que consideraciones debe tener en cuenta BUSC A R UN LIBRO DE C L ASE S: Para iniciar la toma de asistencia debe presionar dentro de la ventana principal de la aplicación el botón: Tenga en cuenta que este botón solo se activa si hay cursos descargados en el computador que está utilizando. A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el curso para el cual se pasará lista, como se muestra en la siguiente ilustración: 23

25 ILUSTRACIÓN 19. SELECCIONAR CURSO PARA PASAR ASISTENCIA Se debe ingresar el Rut Institución que dicta el curso y el Tipo de Programa al que pertenece, para buscar cursos disponibles. También puede agregar a los parámetros de búsqueda el Código (Id de acción o código curso dependiendo del tipo de programa), o Nombre del Curso. Presione el botón, para listar los cursos que cumplen con las condiciones definidas, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 20. RESULTADO BÚSQUEDA DE CURSOS PARA PASAR ASISTENCIA Use el cuadro de selección para guardar sus datos de búsqueda y reutilizarlos más tarde. Si no desea efectuar en este momento la toma de Asistencia, debe presionar el botón. 24

26 Tenga en cuenta que solo se listarán los cursos que hayan sido descargados previamente y sobre los cuales Ud. tenga permisos descargados en la aplicación. (para más información vea el capitulo Descargar personal autorizado SECCIONE S DE LA VENTA NA DE TOMA DE ASISTE NCIA Al ingresar a la pantalla de toma de asistencia encontrará las siguientes secciones: ILUSTRACIÓN 21. SECCIONES DE LA VENTANA DE TOMA DE ASISTENCIA 1.- Tomar asistencia en más de un PC: Se utiliza para definir la modalidad de toma de asistencia. Por defecto no está seleccionada. En la mayoría de los casos no se utiliza. Solo se activa esta opción cuando va a tomar asistencia en varios computadores en paralelo, vale decir usando varios computadores de toma de asistencia dentro de la misma clase y para el mismo curso y jornada. (se usa solo para seminarios con mucha concurrencia, para más información diríjase a la sección Toma de asistencia en más de un computador ). Asegúrese de NO seleccionar esta opción si no se trata de este caso. 2.- Duración del bloque de capacitación: o duración declarada del bloque, se usa para informar al programa cuánto tiempo va a durar la jornada, clase o bloque de capacitación. Esta duración tiene estrecha relación con el tiempo que va a transcurrir entre la hora de inicio de la jornada y la salida de los alumnos y relatores. Asegúrese de seguir las recomendaciones al inicio de este capítulo y los detalles expuestos más adelante sobre cómo definir correctamente la duración del bloque de capacitación. 25

27 3.- Información: Es un botón de acceso a una lista de recordatorios a modo de guía rápida sobre la toma de asistencia al que acudir si tiene dudas o se enfrenta a una situación inesperada y no tiene acceso a otro recurso de apoyo. ILUSTRACIÓN 22. RECORDATORIOS SOBRE LA TOMA DE ASISTENCI A 4.- Inicio de bloque: Se utiliza para conocer la hora en que se fijo el inicio de la clase, jornada o bloque de capacitación. Si el valor que entrega es NO INICIADO quiere decir que no se está contabilizando el tiempo que transcurre para el cálculo del porcentaje de asistencia, ni se ha grabado de manera definitiva la asistencia registrada hasta el momento. Esto porque no se ha fijado el inicio del bloque de capacitación. 5.- Tiempo restante: Reloj que muestra cuando tiempo queda para finalizar el bloque de capacitación. Este se activa una vez que se dio inicio al bloque de capacitación y va descontando el tiempo que va transcurriendo de la duración del bloque de capacitación que declaro y mientras un relator permanezca dentro del bloque de capacitación. 6.- Iniciar bloque: Botón que se utiliza para fijar el inicio del bloque de capacitación u hora de inicio de la clase. Se enciende solo si un relator marco la entrada a la clase. Asegúrese de presionarlo a la hora en que se informo a SENCE que inicia la clase. 7.- Participantes fuera de la clase: La lista de alumnos y/o relatores que no se consideran dentro de la clase ya sea porque no han marcado su entrada (marcados con un *) o porque la marcaron pero más tarde marcaron su salida. 8.- Participantes dentro de la clase: La lista de alumnos y/o relatores que han marcado entrada a la clase y que no han marcado una salida que los mueva a la columna anterior. 26

28 9.- Validación: Sección que muestra la imagen de la huella que se captura al momento de colocar el dedo en el lector, en su zona inferior indica si se ha reconocido la huella y si dicha validación se marca como una entrada o una salida del bloque de capacitación Icono de manos: Al seleccionar un participante de la lista, alumno o relator, señala en color anaranjado el o los dedos enrolados de la persona seleccionada Observaciones del relator: Permite ingresar observaciones del relator. Se recomienda registrar en esta sección todo evento relevante por reportar ocurrido durante el transcurso del bloque de capacitación Autorizar: Permite marcar entrada o salida de un alumno o relator que no es reconocido mediante el uso de su huella. Quién se loggeo en la aplicación queda como ministro de fe de dichas marcas de entrada o salida Enrolar: Permite registrar los datos personales de un alumno y tomar muestras de sus huellas. Solo para alumnos que aparezcan no enrolados y cuando el usuario que está tomando asistencia se haya loggeado usando su huella Agregar asistente: Para agregar a la nómina del curso alumnos y relatores que pertenecen al libro de clases que se está utilizando. Esto se ocupa en situaciones de emergencia, principalmente cuando en el momento de la clase se nota que faltan participantes en la nómina y no hay tiempo para corregir esta lista por la vía regular o, dicha regularización aún está en proceso. Lo importante es que los participantes que agregue utilicen el beneficio SENCE y hayan sido tramitados. Para más información normativa específica al respecto diríjase a los documentos que reglamentan su tipo de programa Actividades: Para registrar las horas teóricas, prácticas y la descripción de las actividades realizadas en el transcurso del bloque de capacitación Sensor: Botón para obtener datos del lector biométrico que utiliza para la toma de asistencia, solo se usa si requiere soporte y se lo solicitan Datos seleccionados: Entrega datos de lo que se selecciona en la ventana de toma de asistencia, si selecciona un participante le muestra información sobre este y se presiona Sensor despliega datos del lector biométrico Finalizado: Muestra la hora en que expiro la duración de la clase Cerrar: Permite cerrar la ventana de toma de asistencia. Al cerrar se guardan los cambios realizados que no se hayan registrado previamente. Recuerde que si no ha iniciado bloque esta grabación es temporal CREACIÓN Y SE LECC IÓN DE UN BLOQUE DE A SISTENCIA: Para tomar asistencia debe usar un bloque de capacitación, si este no ha sido creado debe crearlo: 27

29 1) Busque el curso. 2) Seleccione el curso de la lista resultante, (quedará en azul como muestra la imagen siguiente). ILUSTRACIÓN 23. VENTANA DE BÚSQUEDA DE CURSOS 3) Seleccione la opción 4) Presione Tenga en cuenta que en el costado derecho de la pantalla puede visualizar varias alternativas disponibles de bloques de capacitación para tomar asistencia. Las alternativas son las siguientes: Aparece cuando no se ha creado (dentro del día) un bloque de capacitación para el curso seleccionado. Utilícelo para crear un bloque de asistencia desde cero. Aparece cuando se haya creado un bloque de capacitación dentro del día, pero aún no se ha dado inicio a dicho bloque de capacitación. En la sección representa el día de la semana en el que el bloque de capacitación que se creó, (en este caso el día martes). Y informa que aún no se ha fijado la hora de inicio de ese bloque de capacitación (no se ha dado inicio al bloque. Utilice para retomar una asistencia que ya empezó a registrar, por ejemplo si ya creó un bloque para la clase, ingreso algunos datos como la duración del bloque y/o marco las entradas de los alumnos y/o relator y desea dar inicio al bloque de capacitación o desea seguir registrando marcas de entrada o salida (si alguien se retira previo al inicio del bloque). La sección le permitirá crear un nuevo bloque, desde cero, pero descartando el anterior que no se inicio ( ). Esto equivale a desechar los datos y asistencias ingresadas en el bloque previo, en este caso los que se 28

30 ingresaron en el bloque. En este caso, utilice la opción cuando el bloque no iniciado se haya creado por error o su contenido deba descartarse porque no corresponde. Aparece cuando se ha creado e iniciado un bloque de capacitación dentro del día (en algunos casos de clases nocturnas puede mostrar un bloque iniciado el día anterior). En la imagen representa el bloque ya iniciado, vale decir una toma de asistencia que se encuentra en curso o que fue iniciada y ya ha concluido. corresponde al día de la semana en la que se inicio el bloque de capacitación, y es la hora en la que se fijo el inicio del bloque, hora a partir de la cual empieza a correr el tiempo de la toma de asistencia para el cálculo del porcentaje de asistencia. Utilice esta opción para retomar la asistencia de un bloque de asistencia ya iniciada, por ejemplo : si llega un alumno atrasado y se requiere marcar su entrada, si ingresa un segundo relator al bloque de capacitación, si alguien se retira antes de finalizar el bloque de capacitación y se requiere marcar su salida. si la clase finalizo y debe marcar las salidas de los alumnos y relatores. En este caso, la sección le permitirá crear un nuevo bloque de capacitación para tomar asistencia, desde cero. Esto se lleva a cabo cuando se requiere marcar nuevas entradas de los alumnos y fijar una nueva hora de inicio de bloque. Por ejemplo imagine que tiene en esta lista de alternativas un bloque Vie 09:00 y la opción, Vie 09:00 corresponde a asistencia de un bloque que transcurrió entre las 09:00hrs y las 13:00 hrs. Son las 13:50 hrs., los alumnos vuelven a la sala de clases y hay que registrar asistencia para la nueva jornada por iniciar. Esta jornada transcurrirá entre las 14:00 y las 18:00 hrs. En ese caso debe presionar, marcar las entradas, iniciar bloque a las 14:00 y continuar con la clase. Como el bloque Vie 09:00 ya fue iniciado (se fijo una hora de inicio), queda almacenado para ser informado a LCE más tarde. Lo que debe tener presente es NO crear un nuevo bloque cuando otro ya iniciado aún no ha finalizado. Cada vez que presione visible en la lista de alternativas. el bloque creado previamente dejará de estar Advertencia: Si selecciona un cuando ya existe otro iniciado que está en curso (no ha concluido la clase), tendrá la opción de elegir en que bloque permanecer (ver imagen). 29

31 Al presionar el sistema se quedará con la asistencia que va a tomar en este nuevo bloque, descartando las marcas de entrada y/o salida que ha realizado en el bloque que inicio la primera vez y que no ha concluido. No podrá recuperar el bloque anterior aunque ya haya registrado a los alumnos o relatores. Si selecciona, podrá permanecer dentro de la asistencia hasta que decida grabar este bloque o sencillamente salir sin perder la información del bloque anterior. Para salir de la ventana debe presionar el botón, tras lo cual el sistema consultará que desea hacer: CANCELAR = Cierra la ventana de toma de asistencia sin grabar lo que hizo en la pantalla, ya sea marcar entradas/salidas o ingresar la duración del bloque. De este modo si ingreso creando un nuevo bloque por error puede volver al bloque que corresponde. NO = vuelve a la pantalla de toma de asistencia que estaba trabajando o revisando antes de presionar SI = Para grabar los cambios que ha realizado en la pantalla de toma de asistencia que estaba trabajando o revisando antes de presionar que trabajo anteriormente.. Con esta acción se eliminarán los datos del bloque ESTABLECE R LA D U RA CIÓN DE L BLOQUE DE CA PAC ITA CIÓN Para tomar asistencia es necesario que informe al programa cuánto dura el bloque de capacitación en cuestión. Para declarar la duración tenga en cuenta que un bloque se extiende hasta que hay un intermedio prolongado, por ejemplo el almuerzo, y se hace necesario fijar una nueva hora de inicio. Ejemplo: Si hay una clase de 9:00 a 13:00 y continua de 14:00 a 18:00hrs, debe crear dos bloques de toma de asistencia, el primero alrededor de las 09:00AM con una duración = 04:00 hrs en el que se marcan entradas alrededor de las 09:00AM, se inicia bloque a las 09:00AM y se marcan salidas después de las 13:00PM o cuando los alumnos salen de la clase. Y el segundo bloque de capacitación alrededor de las 14:00 hrs con una duración = 04:00 hrs. En el que se marcan entradas cercanas a las 14:00hrs (a 30

32 medida que los alumnos van llegando), se inicia bloque a las 14:00hrs, y se marcan las salidas cuando los alumnos se retiran alrededor de las 18:00hrs. Al informar esta asistencia a LCE, en el reporte de asistencia, esta se mostraría asistencia de los dos bloques (uno en verde y el otro en celeste), de la siguiente forma: La aplicación permite registrar bloques de una duración entre 10 minutos y un máximo de 10 horas para las clases que se realizan dentro de un mismo día, en el caso de las clases que se trascurren de un día a otro la duración máxima es de 4:00 hrs. Instrucciones: Digite la duración que tendrá el bloque de capacitación en la sección: NO cambie la duración de un bloque que ha concluido para seguir tomando asistencia en la jornada siguiente, a menos que haya equivocado la duración que declaro inicialmente (la duración era superior a la informada inicialmente) y no ha habido un intermedio prolongado (marcaron salida alumnos y relatores). Se considera un bloque de capacitación a aquel que concluye con una salida de los alumnos/relatores. Si hay más de un relator en un mismo bloque de capacitación, solo marque la salida de cada uno según corresponda, teniendo en cuenta que el último relator que marque salida da por concluida la contabilización de tiempo de la clase, independiente de la duración digitada para el bloque. El tiempo se contabiliza acorde a la permanencia del relator en el bloque de capacitación EXTENDE R LA DU RAC IÓN DEL BLOQUE DE C APA CITAC IÓN Para los casos en que desee extender el bloque de capacitación cuando ya ha transcurrido un tiempo estimado, deberá considerar lo siguiente: Por ejemplo, si ha declarado una hora de duración, al dar inicio al bloque, se activará el cronometro de la asistencia, ver imagen: 31

33 Si el bloque de capacitación ha concluido se activa una alerta y además, el "tiempo restante del bloque" estará en 00:00, esto es importante ya que indica sí el bloque ha concluido, ver imagen: Si se ha percatado que en realidad el tiempo de capacitación no dura una hora y en realidad el bloque es de una duración de dos horas con 15 minutos(02:15), entonces deberá ingresar el total de la duración del bloque, por ejemplo: Como se ve en la imagen se activará nuevamente el cronometro de la duración del bloque "Tiempo restante del bloque", y de estar en 00:00 ahora contabilizará el nuevo tiempo restante que queda por concluir. Esta es la forma correcta para extender un bloque de capacitación. Recuerde que para cada jornada de capacitación (mañana/tarde), debe crear un bloque nuevo de capacitación y la duración de cada bloque no debe toparse con el inicio del próximo. Considere seguir las indicaciones para no obtener resultados indeseados en los porcentajes de asistencia ESTABLECE R LA D U RA CIÓN DE BLOQUE S DE CA PAC ITA C IÓN NOC TU RNA S Para tomar asistencia de una clase que transcurre abarcando desde un día para otro, se debe crear un primer bloque de asistencia para la primera parte de la clase que abarca el primer día y luego, crear un nuevo bloque para la sección de la clase que abarca el día 2. De otro modo recibirá el siguiente mensaje: 32

34 ILUSTRACIÓN 24. DURACION DE CLASE NOCTURNA MA RC AR ENTRADA S A L BL OQUE DE C APA CITAC IÓN Cree un nuevo bloque o retome uno según corresponda. Una vez en la pantalla de toma de asistencia puede marcar las entradas de alumnos y relator incluso si no ha llegado la hora de inicio de este. Si se ha creado un nuevo bloque, en un principio los participantes aparecerán en la columna de la izquierda bajo el titulo y marcados con un (*) al inicio de sus datos porque no han ingresado a la clase aún. Los participantes van iniciados por una letra que significa: R: Relator A: Alumno Tal como se muestra en la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 25. DURACION DE CLASE NOCTURNA 33

35 Para iniciar el registro de las entradas basta con que los participantes (enrolados) coloquen el dedo que tienen enrolado en el lector biométrico (huellero). Si se logra verificar la identidad del participante con su huella, su nombre se transfiere desde listado de la izquierda al listado de la derecha automáticamente, mostrando la huella verificada en la sección c) Validación, como se muestra en la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 26. ALUMNO ENTRA A CLASE NOTA: Los participantes iniciados con (*) no han ingresado al bloque o salieron en un intervalo inferior a 10 minutos DA R INIC IO A L BLOQUE DE CAPACITA CIÓN Uno de los puntos más críticos a tener en cuenta en la toma de asistencia es iniciar el bloque de capacitación en el momento correcto. Por defecto al crear un bloque de asistencia el Inicio de bloque aparecerá como: NO INICIADO, el tiempo restante del bloque en 00:00 y el botón Iniciar Bloque estará desactivado. El botón solo se activará cuando un relator de la nómina del curso marque su entrada al bloque. ILUSTRACIÓN 27. BLOQUE DE CAPACITACIÓN NO INICIADO Mientras no presione Iniciar Bloque no se contabiliza el tiempo del bloque de capacitación para el cálculo del porcentaje de asistencia, aunque haya marcado entradas y/o registrado otros datos. Esta acción fija la hora de inicio de la clase, momento en el cual empiezan a correr los minutos de gracia para los alumnos. Si no presiona este botón no podrá informar la asistencia a LCE. 34

36 Si ha declarado la duración del bloque, en el instante en que el relator marque su entrada, se levantará una ventana donde se informa que el programa detecto su ingreso y consultará si desea dar inicio en ese momento o más tarde. Si desea iniciar el bloque de capacitación en ese momento presione Si desea hacerlo más tarde presione. Más tarde (cuando sea la hora de inicio del bloque informada a SENCE) puede iniciar el bloque presionando el botón Si el relator marca su entrada antes de que declare la duración el mensaje será el siguiente (solo podrá iniciar bloque cuando ingrese la duración usando el botón : ILUSTRACIÓN 28. MENSAJE RELATOR ENTRA A CLASE Cuando presione Iniciar bloque (o presione SI en la ventana de Atención), se grabará la asistencia, se fijará la hora de inicio del bloque de capacitación, y se habilitará la cuenta regresiva del tiempo del bloque acorde a la duración que haya informado (Tiempo restante del bloque). 35

37 ILUSTRACIÓN 29. ASISTENCIA DE UN BLOQUE YA INICIADO MA RC AR LAS SA LID AS D E L BLOQUE DE CA PAC ITACIÓN Puede marcar salidas para alumnos y/o relatores que hayan marcado entrada a un bloque de capacitación, sea el caso en que el participante se retira anticipadamente o cuando los participantes se retiran una vez que el bloque de capacitación ha finalizado. Si el bloque de capacitación ha finalizado, lo recomendable es que cuando el cronómetro haya llegado a 0:00 inicie las marcas de las salidas de los alumnos y los relatores. Para marcar las salidas, al igual que para marcar las entradas, basta con que busque, seleccione y abra el bloque de capacitación correspondiente y los asistentes coloquen su dedo enrolado en el lector biométrico. Si son reconocidos por el sistema, volverán a la columna. ILUSTRACIÓN 30. PARTICIPANTES MARCAN SALIDA IMPORTANTE: Cuando el Relator marca su salida, automáticamente se da por finalizado el bloque de capacitación, aunque la duración del bloque informado no haya expirado y falten alumnos por marcar salida. 36

38 ASISTE NTE S NO RECONOC ID OS A L C OLOCA R SU H UELLA Es posible que al colocar el dedo en el lector el asistente no sea reconocido a partir de su huella (ver imagen), esto puede ocurrir por varias causas entre ellas: No posiciona correctamente el dedo en el lector biométrico: El lector es capaz de capturar la huella en 360, sin embargo es importante que se ejerza cierta presión sobre el lector biométrico para que se consiga esta captura y que se superponga la mayor superficie del dedo posible sobre el lector de modo de capturar la mayor cantidad posible de detalles para comparar con el enrolamiento previo con éxito. Limpieza del lector: Con el tiempo y el uso repetido, el sensor biométrico se mancha de grasitud o polvo y puede ser necesario tener que limpiar la superficie del sensor. Hay que ser cuidadoso con la limpieza de la superficie del sensor, especialmente para no rayarla o romperla. La limpieza y desinfección del lector digital es un proceso muy fácil. Cuando hayan residuos en el lente del lector, puede removerlos utilizando cinta adhesiva (Scotch). Para una limpieza óptima, siga las siguientes instrucciones: 1) Humedezca un paño (Utilizar los paños con los cuales se limpian los lentes, cámaras, etc.) con alcohol o agua oxigenada. 2) Frotar el paño húmedo suavemente sobre el lente del lector. 3) Dejar secar antes de utilizar. La huella no está legible: un porcentaje de la población debido a las características de su piel, desgaste por trabajar con las manos o exposición a productos químicos, entre otros tienen menos probabilidad de ser reconocidos usando sus huellas. Esto porque el desgaste o mala calidad de la huella dificultan obtener una muestra lo suficientemente clara para validar su identidad. Puede que en algunas ocasiones se consiga la verificación y en otras no, dependiendo de lo humectado de la piel, que no se encuentre cubierta por productos grasos, la intensidad y postura del dedo en el lector, para mencionar algunos. El asistente no está enrolado: Para verificar la identidad de un asistente este debe haber sido enrolado alguna vez, vale decir se debe haber tomado registro de sus datos personales incluyendo muestras de una o más de sus huellas. Si el asistente no está enrolado se hará evidente en la lista de personas fuera de la clase ya que aparecerá su RUT sin nombre indicando no enrolado. Para enrolar a un asistente siga los pasos de los apartados siguientes. Está usando un dedo que no está enrolado: Para verificar la identidad de los asistentes se debe colocar en el lector el dedo que ha sido enrolado previamente, si el asistente desconoce o no recuerda que dedo esta enrolado, seleccione su nombre en la lista y aparecerá una imagen que indica que dedo puede utilizar. 37

39 Instrucciones: Si al momento de colocar su dedo en el lector un asistente no es reconocido tiene dos alternativas: a) Enrolar al alumno, esto solo cuando aparece en la lista como (sin enrolar): ILUSTRACIÓN 31. ASISTENTE NO ENROLADO b) Autorizar su ingreso actuando como ministro de fe, seleccione al alumno de la lista, digite el número de serie de su cédula de identidad y presione Autorizar ILUSTRACIÓN 32. ASISTENTE NO RECONOCIDO 38

40 En las siguientes secciones encontrará más detalles sobre cómo llevar a cabo cada una de estas operaciones con precisión ENROLAR A U N ASISTE NTE NO RECONOC ID O Antes de realizar un enrolamiento asegúrese de que el alumno este presente, de contar con la cédula de identidad vigente del alumno y suficiente tiempo disponible para realizar esta tarea de modo de no retrasar la toma de asistencia. Quién realice el enrolamiento debe estar enrolado en LCE. Seleccione el nombre del participante a enrolar, tal como se presenta en la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 33. ENROLAR OPERADOR Luego presione el botón. Esta acción permite registrar por única vez los datos personales del alumno y muestras de una de sus huellas dactilares (llamados patrones), que se utilizarán para verificación de identidad desde ese momento en adelante. Coloque la huella del administrativo o relator que va a realizar el enrolamiento en el lector cuando aparezca la siguiente imagen: 39

41 ILUSTRACIÓN 34. VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD DE QUIÉN ENROLARÁ Es necesario que el Operador (usuario) se demuestre su identidad (con su huella), previo al enrolamiento, ya que él será responsable de registrar correctamente los datos y huellas del participante. Por seguridad solo un operador autenticado o validado usando su huella podrá realizar enrolamientos. Si se corrobora la identidad del operador con su huella, se despliega la ventana que permite enrolar al Alumno. Digite los datos del alumno en la siguiente ventana. Asegúrese de registrar correctamente los datos validándolos contra la cédula de identidad vigente del alumno. ILUSTRACIÓN 35. VENTANA DATOS PARA ENROLAR A ALUMNO Una vez que ingrese los datos personales del alumno en la ventana anterior (validar contra la cédula de identidad del alumno), se debe presionar el botón, que despliega la ventana para registrar las muestras de una de las huellas del Alumno, como se muestra en la siguiente ilustración: 40

42 ILUSTRACIÓN 36. VENTANA ENROLAMIENTO DE HUELLA Por defecto se enrola el dedo índice derecho de la persona, pero puede seleccionar uno diferente utilizando los botones o. A continuación el Alumno debe colocar el dedo seleccionado (aparece anaranjado en la imagen) en el Lector cuatro veces (el mismo dedo varias veces). Al finalizar el proceso de enrolamiento aparecen los mensajes de las ilustraciones que se muestran a continuación: ILUSTRACIÓN 37. MENSAJE CREACIÓN DE PATRÓN DE HUELLA ENROLADA ILUSTRACIÓN 38. MENSAJE FIN ENROLAMIENTO Presione para cada ventana de alerta (imágenes anteriores). Para continuar con el registro de la asistencia y marcar la entrada/salida a clase del alumno recién enrolado, este debe colocar su huella en el lector una vez más, como se muestra en la siguiente ilustración: 41

43 ILUSTRACIÓN 39. VERIFICACIÓN DE ASISTENCIA ALUMNO ENROLADO Al salir de la toma de asistencia recibirá la siguiente confirmación: ILUSTRACIÓN 40. CONFIRMACIÓN DE ENROLAMIENTO AUTORIZA R A UN ASISTE NTE N O RECONOCIDO Si el Asistente está enrolado pero su huella no es reconocida, el alumno se niega a colocar el dedo en el lector, o no le es posible realizar el enrolamiento en ese momento, el Operador puede realizar las marcas actuando como ministro de fe. Los pasos son los siguientes: Seleccione el nombre del Asistente en de la lista de participantes. Ingrese el Número de Serie de la Cédula de Identidad en el cuadro habilitado a la derecha del botón, como se muestra en la imagen: 42

44 ILUSTRACIÓN 41. AUTORIZACIÓN DE ASISTENTE ENROLADO NO RECONOCIDO El número de serie de la cédula se obtiene desde: CÉDULA ANTIGUA CÉDULA NUEVA Una vez ingresado el número de serie debe presionar el botón despliega el siguiente mensaje:, acción que ILUSTRACIÓN 42. CONFIRMACIÓN PARA AUTORIZACIÓN El Operador debe presionar el botón listado de la izquierda a la derecha, como se muestra en la siguiente imagen:, y se despliega el nombre del Asistente desde el 43

45 ILUSTRACIÓN 43. VERIFICACIÓN DE ASISTENTE ENROLADO/NO RECONOCIDO AUTORIZADO AGREGAR A SISTE NTE QU E NO A PA RECE E N LA LISTA En caso en que sea necesario incorporar un participante (relator/alumno) al curso en el momento de la clase presione. Esto en la ventana principal de toma de asistencia. NOTA: Esta opción se utiliza en caso de emergencia, por ejemplo cuando no logra agregar a los participantes en LCE o no logra volver a descargar el curso con la nómina actualizada. Debe tener en cuenta que este cambio se permite solo para no trabar la toma de asistencia y que debe regirse por la normativa vigente respecto al trámite en SENCE para notificar cambios en un curso. Pueden haber tipos de programas que no autorizan el uso de esta funcionalidad. ILUSTRACIÓN 44. AGREGAR ASISTENTE FUERA DE LÍNEA Visualizará la siguiente ventana: 44

46 Seleccione el tipo de asistente y luego seleccione el ID de acción al que pertenece el asistente conformado por varias órdenes de compra o id de acción (curso consolidado).. Esta lista crecerá si el curso está Digite el Rut del participante y presione:. El nuevo asistente aparecerá como (creado fuera de línea) ILUSTRACIÓN 45. ASISTENTE CREADO FUERA DE LÍNEA Una vez que informe la asistencia que contiene a un nuevo participante, LCE registrará su asistencia en el libro. También cargará en la lista (nómina) del curso en LCE al nuevo alumno o relator según corresponda, incluyendo sus datos personales y estado de enrolamiento. Estos datos se refrescarán en la aplicación de toma de asistencia una vez que descargue el curso nuevamente INGRE SO DE OBSE RVAC IONE S Si el Operador requiere ingresar observaciones de la clase, debe presionar el botón, el cual despliega una ventana para poder digitar la información, como se muestra en la siguiente imagen: 45

47 ILUSTRACIÓN 46. VENTANA OBSERVACIONES RELATOR Una vez ingresada la observación, debe presionar el botón. Para cancelar el botón REGISTRO DE AC TIV IDAD ES FUERA DE LÍNEA Para registrar las actividades realizadas durante el bloque de capacitación para el cual se pasa lista, presione el botón ubicado en el costado inferior de la ventana. ILUSTRACIÓN 47. REGISTRO DE ACTIVIDADES FUERA DE LÍNEA I Se despliega la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 48. REGISTRO DE ACTIVIDADES FUERA DE LÍNEA II 46

48 Registre las horas teóricas y/o prácticas según corresponda y la descripción de las actividades realizadas. Presione Aceptar para grabar. Puede modificar esta descripción o eliminar el registro desde LCE CERRA R LA VENTA NA DE TOMA D E A SISTENC IA Para cerrar la ventana de la toma de asistencia, se debe presionar el botón Se desplegará el siguiente mensaje: cerrar. ILUSTRACIÓN 49. SALIR DE LA TOMA DE ASISTENCIA NOTA: Tenga en cuenta que la asistencia se empieza a grabar automáticamente una vez que ha presionado Iniciar bloque. Cada 2 minutos de inactividad, vuelve a grabar. Si cierra la ventana, se graba nuevamente la asistencia. Presione el botón para grabar el ingreso de los participantes y se desplegará lo siguiente: ILUSTRACIÓN 50. MENSAJE FIN TOMA ASISTENCIA TOMA DE ASISTENCIA EN MÁ S DE UN C OMPU TAD OR: Si necesita tomar asistencia en más de un equipo en paralelo tenga en cuenta lo siguiente: 47

49 Llámese en paralelo el tomar la asistencia para un mismo libro de clases, para una misma clase (bloque de capacitación), en más de un computador y al mismo tiempo. Esto se utiliza por ejemplo capacitación en Seminarios, cuando la lista de alumnos crece significativamente de modo de agilizar la toma de asistencia. De este modo se separan los alumnos de la clase en grupos y cada grupo registra su asistencia en uno de los computadores RECOME NDAC IONE S PA RA TOMAR A SISTENC I A E N MÁS DE UN COMPU TAD OR: Asegúrese de tener instalada la última versión de la aplicación de toma de asistencia en cada uno de los computadores que va a usar, idealmente con suficiente anticipación a la clase. Asegúrese de que la fecha y hora de cada computador es la correcta ( si un computador tiene las 14:00 hrs y otro las 10:00AM obtendrá resultados indeseados en el porcentaje de asistencia) Asegúrese de descargar el o los libros de clases y los permisos de personal autorizado en todos los computadores que va a usar, idealmente con suficiente anticipación a la clase. Utilice algún sistema que le permita de manera sencilla conseguir que los alumnos marquen la entrada y la salida en el mismo computador de otro modo obtendrá resultados indeseados en el porcentaje de asistencia. Algunos dejan visible un numero para cada computador y los alumnos memorizan el suyo, otros asignan por abecedario los apellidos de los alumnos a cada computador, EJ: Alumnos con apellido de la A a la E en el computador 1, alumnos con apellido de la F a la letra G en el computador 2, etc. Asegúrese de que la duración del bloque de capacitación (ver imagen) sea la misma en todos los computadores que utilizará en esta toma de asistencia. Asegúrese de que el relator marque entrada en todos los computadores que va a usar en esta toma de asistencia. Asegúrese de iniciar bloque en todos los computadores que va a usar a la misma hora (naturalmente que variaran en pequeñas fracciones de tiempo). NO utilice esta función si no va a tomar asistencia en distintos computadores para la misma clase (en paralelo). Recuerde seguir las recomendaciones y buenas prácticas para tomar asistencia, de lo contrario obtendrá resultados indeseados en el porcentaje de asistencia. Instrucciones: Una vez en la pantalla de toma de asistencia (ver imagen) realice lo siguiente: 48

50 ILUSTRACIÓN - INICIAR BLOQUE Seleccione la opción, se desplegará la siguiente lista Si siguió la segunda recomendación sobre la fecha hora del computador, la letra que muestra la pantalla será la misma en todos los computadores que usará para tomar asistencia en paralelo. NO CAMBIE LA LETRA QUE PRESENTA EL SISTEMA*, si las letras de los computadores no coinciden, revise nuevamente que las fechas-horas de los computadores sean correctas y coincidan. Se refrescará la letra automáticamente. * La letra es una ayuda visual que alerta al respecto y más tarde a LCE de juntar las asistencias que tomo en varios computadores en un solo bloque de capacitación. 8.6 PASAR LISTA EN CONTIN GENCIA Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, si no le es posible descargar el curso o experimenta cualquier inconveniente que le impide hacer uso de un curso descargado (que no se pueda sortear con otra opción) existe la alternativa de crear hoja de asistencia de contingencia QUE DEBE SA BE R A NTE S DE TOMAR U NA A SISTENCIA DE C ON TINGE NC IA Debe crear la hoja de contingencia con al menos 20 min de anticipación a la hora de comienzo de la clase. Asegúrese de crear la hoja de contingencia con los datos correctos, RUT OTEC y TIPO DE PROGRAMA. Una vez creada la hoja debe abrirla e ingresar a cada uno de los participantes de acuerdo al curso informado a SENCE, (según orden de compra, Id acción, etc.) Si el curso se impartirá con alumnos de distintas empresas pero a fin de cuentas es un mismo curso, entonces puede crear una hoja de contingencia con todos los alumnos agrupándolos en esta lista, para ello siga las instrucciones que se describen más abajo. 49

51 Si agrupa a los alumnos de distintas empresas, se entiende que es una hoja de contingencia con IDs acciones consolidadas, por ende en LCE estos cursos deberán estar consolidados de la misma manera que tomo asistencia. NO utilice la hoja de contingencia para tomar asistencia agrupando o ingresando alumnos con distinto código SENCE, o por así decir que sean de distintos cursos y además con distintas fechas de inicio o termino COMO CREAR UNA HOJA DE CONTINGENCIA Abra el aplicativo de toma de asistencia y en la ventana principal de la aplicación, presione el botón asistencia de contingencia:. A continuación se despliega una ventana que le permite crear una hoja de toma de ILUSTRACIÓN 51. CREAR HOJA DE ASISTENCIA DE CONTINGENCIA Digite al menos los datos obligatorios (casilleros verdes). Al digitar el Rut de la Institución (OTEC) que imparte el curso si el programa cuenta con información para identificarla mostrará el nombre de dicha Institución, de otro modo podrá digitar un nombre referencial. Más tarde puede corregir en LCE. El campo Nombre libro servirá más tarde para identificar a que libro cargar esta hoja suelta de asistencia. El campo "Id Acción" no es obligatorio pero ayuda a identificar el curso en LCE, distinto es para una hoja de contingencia donde incluirá alumnos de distintas empresas (hoja de contingencia consolidada), para este efecto NO es necesario ingresar este dato, lo que facilitará en LCE la asociación de asistencia a un curso consolidado. Presione para grabar la hoja de contingencia: 50

52 ILUSTRACIÓN 52. GRABAR HOJA DE ASISTENCIA DE CONTINGENCI A Presione Aceptar para continuar. Una vez creada la hoja de asistencia de contingencia, esta quedará disponible en el módulo para pasar lista. Es necesario que antes de pasar lista complete el listado de relatores y alumnos del curso la primera vez. Para esto ingrese al módulo de pasar lista presionando el botón: Se despliega la ventana de la siguiente imagen. Presione el botón, para listar los Cursos disponibles para toma de asistencia. Aquellos que provienen de la creación de una hoja de asistencia de contingencia quedan marcados con una (c) al final y al revisar sus datos, seleccionándolo de la lista, se despliega en el recuadro inferior como Contingencia. ILUSTRACIÓN 53. PASAR LISTA CON HOJA DE ASISTENCIA DE CONTINGENCIA 51

53 Seleccione el curso y luego Nuevo bloque de la sección lateral derecha de la pantalla: y presione el botón. Se despliega la siguiente ventana: ILUSTRACIÓN 54. PASAR LISTA CON HOJA DE ASISTENCIA DE CONTINGENCIA El siguiente paso es agregar alumno(s) y relator(es) de la nómina a la hoja de contingencia. Utilice el botón y escoja el tipo de asistente (relator / alumno) y digite su RUT en el cuadro Rut Asistente. El Id Acción aparece como (no definida) si al crear la hoja de asistencia de contingencia no se digito un ID de acción, de otro modo aparecerá el id que haya digitado previamente. ILUSTRACIÓN 55. AGREGAR ASISTENTE A LA HOJA CONTINGENCIA 52

54 Presione Agregar y la aplicación le solicitará las huellas del participante para verificar su identidad al tomar asistencia. Son 4 muestras del mismo dedo (el que aparece anaranjado en la imagen). Puede cambiar el dedo con las flechas que abrazan las imágenes de las manos. ILUSTRACIÓN 56. REGISTRO DE HUELLAS DEL NUEVO ASISTENTE Al concluir la toma de muestras de las huellas (siempre debe colocar en el lector el mismo dedo), presione el botón Aceptar en la verificación de asistentes: Y presione Cerrar en la ventana: NOTA: Si cancela el proceso de captura de huellas o termina el proceso antes de que el asistente complete el proceso de verificación, tendrá que autorizar la entrada y salida del asistente de manera especial (actuando como ministro de fe), para cada bloque de capacitación. Toda autorización queda registrada en LCE para futuras revisiones por parte de SENCE y si se hace frecuente el uso de estas alternativas podría ser consultado al respecto o fiscalizado. 53

55 Los nuevos participantes irán quedando en la lista del curso al costado izquierdo como se muestra en la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 57. REGISTRO DE HUELLAS DEL NUEVO ASISTENTE Puede cerrar esta ventana y tomar asistencia como de costumbre siguiendo los pasos del capítulo de toma de asistencia de este manual. Utilice y reutilice la hoja de contingencia mientras se encuentre en situación de contingencia creando nuevos bloques de capacitación tal como lo haría con un libro descargado desde LCE. Descargue el curso en cuanto le sea posible para tomar asistencia de manera regular. Las hojas sueltas de contingencia deben ser asociadas al curso que pertenecen una vez informadas a LCE usando la opción: Antes de eso no se contabilizarán ni aparecerán en el reporte de asistencia. NOTA: para más información sobre asociar las hojas de contingencia al libro definitivo, consulte el capítulo de carga de asistencias al curso en LCE. 8.7 QUÉ HACER CUANDO EN LA TOMA DE ASISTENCIA... 1) Si no se reconoce la huella de un alumno/relator, puede autorizarlo de manera especial y actuando como ministro de fe. Para esto seleccione a la persona de la lista, digite el número de serie de la cédula de identidad de la persona en el espacio junto al botón "Autorizar..." y presione el botón "Autorizar...", el programa acepta el ingreso del rut en caso de emergencia pero la aprobación del registro la evalúa SENCE posteriormente. 2) Si un participante aparece como no enrolado tiene dos alternativas para tomar su asistencia: enrolarlo y tomar asistencia usando su huella o realizar una autorización especial (se explica en el 54

56 punto anterior). Puede enrolarlo seleccionándolo y presionando el botón "enrolar...". Debe haber ingresado a la aplicación usando su huella para que se habilite esta opción. 3) Si no logra ingresar a la aplicación con su huella utilice su contraseña de contingencia ( se solicita en la mesa de ayuda /56-2/ opción 2) 4) Si no logra descargar un curso, puede crear una hoja de contingencia y utilizarla para tomar asistencia. Puede reutilizar la hoja de contingencia mientras no logre descargar el curso. 5) Si un alumno o relator no aparece en el listado de participantes del curso es posible agregarlo usando el botón "Agregar Asistente..." al pie de la ventana de toma de asistencia. La hoja de contingencia no sirve para tomar asistencia de un alumno que falta en el libro, si el alumno pertenece al ID de acción o código curso disponible para tomar asistencia agregue al alumno en la lista. 6) Si no puede abrir el libro para tomar asistencia o en una situación similar puede crear y usar una hoja de contingencia para tomar asistencia. La hoja de contingencia reemplaza temporalmente al libro completo (con un id de acción o un consolidado ) 7) Si no consolido los cursos en un solo libro y se encuentra en el momento de la toma de asistencia puede tomar asistencia marcando las entradas/salidas abriendo un libro cada vez, recuerde marcar la entrada del relator e iniciar bloque en todos ellos. 8) Si la nómina del curso contiene muchos alumnos en una clase y desea agilizar la toma de asistencia puede tomar asistencia de esa clase usando varios computadores. Esto se realiza de tal modo que cada grupo de alumnos marque su asistencia en uno de los computadores ( ver sección seminarios) 9) Si hay más de un relator en la clase marque las entradas y salidas de cada relator, cualquiera de ellos puede iniciar el bloque. 10) Si hay un relator tras otro en una clase marque la entrada del primer relator y luego la salida del primero. También puede retomar luego de salir el primer relator si han pasado pocos minutos. 11) Si NO se dio cuenta de que no inicio bloque y ya se paso la hora de inicio, puede iniciar bloque de todas formas. Tenga en cuenta que si inicia bloque tardíamente los datos que presentará LCE pueden resultar inesperados, pero si no presiona "INICIAR BLOQUE" perderá la asistencia de ese bloque de asistencia. 12) Si empezó a tomar asistencia y se dio cuenta que la hora del computador es incorrecta, tenga en cuenta que el cambiar la hora del computador en ese momento provocará que las siguientes marcas de entrada-salidas que se realicen queden discordantes de las que tomo antes del ajuste de hora, y esto provocará efectos indeseados en el reporte de asistencia y cálculos de porcentajes. Le sugerimos que siga tomando la asistencia con la hora como esta y luego presente los antecedentes del caso. 8.8 VENTANA DE AYUDA PARA TOMAR ASISTENCIA 55

57 La ventana de toma de asistencia contiene un acceso rápido a una serie de recordatorios e instrucciones a modo de guía rápida como apoyo a la toma de asistencia. Puede acceder a esta usando el botón que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. ILUSTRACIÓN 58. GUIA RAPIDA EN LA TOMA DE ASISTENCIA Se levantará la siguiente ventana: ILUSTRACIÓN 59. GUIA RAPIDA EN LA TOMA DE ASISTENCIA Para cerrar la guía rápida presione en botón Cerrar. 8.9 ELIMINAR UN CURSO 56

58 Si en el Listado de cursos desplegados en la ventana Pasar Lista se encuentra un Curso que ha finalizado, el Operador puede borrarlo seleccionándolo y presionando el botón mostrará a continuación el siguiente mensaje de Confirmación:. Se ILUSTRACIÓN 60. CONFIRMACIÓN ELIMINAR UN CURSO Al presionar el botón, el curso seleccionado desaparece de la lista. Curso que ha finalizado, el Operador puede borrarlo seleccionándolo y presionando el botón. Se mostrará a continuación el siguiente mensaje de Confirmación: ILUSTRACIÓN 61. CONFIRMACIÓN ELIMINAR UN CURSO Al presionar el botón, el curso seleccionado desaparece de la lista INFORMAR ASISTENCIA Para informar las Asistencias tomadas durante las sesiones de uno o más Cursos, así como los enrolamientos y/o Fiscalizaciones que se han realizado en una o más sesiones, el Operador debe autenticarse y a continuación presionar el botón: No se podrán informar asistencias que no hayan iniciado bloque, o durante un bloque en curso. Solo podrá subir asistencias de clases que han terminado y para las que se inicio bloque. 57

59 Se despliega la siguiente ventana: ILUSTRACIÓN 62. CURSOS Y ENROLAMIENTOS A INFORMAR Presione y a continuación se desplegará un mensaje indicando la cantidad de Asistencias, Enrolamientos y/o Fiscalizaciones enviadas, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 63. MENSAJE DE ASISTENCIA INFORMADA Para finalizar, el Operador sólo debe presionar y luego el botón Excepciones: Las asistencias quedan disponibles para ser informadas a LCE solo si se ha iniciado el bloque y ha concluido el bloque de capacitación (El bloque de capacitación no está en curso). Si se ha guardado 58

60 una Toma de Asistencia donde el lapso de tiempo entre el Ingreso y la Salida de los Asistentes ha sido inferior a 10 minutos o no se han marcado salidas, se despliega el siguiente mensaje: ILUSTRACIÓN 64. INFORMAR ASISTENCIA TOMA DE ASISTENCIA PARCIAL Si presiona No, la asistencia seguirá pendiente de ser informada a LCE. Si presiona Si se informará la asistencia de todas formas. Tenga en cuenta que la asistencia sigue disponible para marcar nuevas entradas o salidas. Hecho esto queda nuevamente en cola para ser informada. Solo es posible informar asistencia de bloques de capacitación para libros de clases que se encuentran vigentes. Su plazo para liquidar no ha expirado o no se ha firmado el certificado de asistencia. Se recomienda subir la asistencia a penas haya concluido el bloque de capacitación y se marcaron las salidas de sus participantes FISCALIZAR Cuando un fiscalizador o supervisor solicita registrar una Fiscalización a un Curso de Capacitación, debe presionar dentro de la ventana inicial de la aplicación el botón: La aplicación solicitará la autorización de un funcionario del OTEC para abrir el módulo. Para esto coloque el dedo del administrativo OTEC o relator en el lector biométrico. 59

61 ILUSTRACIÓN 65. VENTANA PRINCIPAL DE FISCALIZACIÓN EN TERRENO A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso que se desea fiscalizar, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 66. VENTANA PRINCIPAL DE FISCALIZACIÓN EN TERRENO NOTA: El Administrativo OTEC/Empresa o Relator es quién ingresa con sus datos en la aplicación para entregar acceso a la asistencia registrada y al módulo Fiscalizar. Se debe ingresar el Rut de la Institución, seleccionar el Tipo de Programa (los campos en color verde son obligatorios), el Código y Nombre del Curso (optativos). Luego, es necesario presionar el botón, desplegándose en la ventana los Cursos que cumplen con las condiciones definidas, como se muestra en la siguiente ilustración: 60

62 ILUSTRACIÓN 66. RESULTADO BÚSQUEDA DE CURSOS PARA FISCALIZAR Si no desea efectuar la Fiscalización, debe presionar el botón. Para registrar la Fiscalización a un Curso, el Operador debe seleccionarlo del listado que se despliega en la Ilustración y presionar el botón, visualizará la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 67. VENTANA FISCALIZACIÓN Luego debe completar los campos desplegados en la ventana anterior y presionar el botón, el sistema indicará: 61

63 ILUSTRACIÓN 68. CONFIRMACIÓN GRABACIÓN FISCALIZACIÓN 9 CÓMO UTILIZAR EL SITIO WEB - LCE Para acceder al sistema, el Operador debe ingresar utilizando algún browser definido (2) al sitio en la parte superior derecha escriba: "LCE" y presione el botón resultados hacer clic en "Ingresar al sistema Libro de Clases Electrónico para instituciones":, en los Para finalizar seleccione: 2 Los browser sobre los cuales funciona correctamente la aplicación son: Internet Explorer 8 o superior (32 bits), Firefox (32 bits), Mozilla(32 bits), Opera (32 bits), Chrome (32 bits) 62

64 ILUSTRACIÓN 69. PÁGINA INICIAL PORTAL 9.1 MODOS DE INGRESO A LCE A continuación se describe como ingresar a LCE. Este procedimiento también se lleva a cabo para verificar el Lector Biométrico VERIFICA CIÓN POR HUELLA Ingrese al Portal del Libro de Clases Electrónico a través de las siguientes vías: > posicione el mouse sobre el botón y haga clic en, nuevamente haga clic en el botón, en los resultados seleccionar. Digite su Rut o ID Persona y seleccione el tipo de perfil de ingreso: ILUSTRACIÓN 70. PÁGINA INICIAL PORTAL - INGRESO USUARIO 63

65 Al seleccionar la opción Verificación por Huella, como se muestra en la siguiente imagen, se habilita el botón, por favor presiónelo. ILUSTRACIÓN PÁGINA INICIAL PORTAL SELECCIÓN TIPO DE VERIFICACIÓN A continuación se desplegará una ventana llamada Verificación de Identidad : ILUSTRACIÓN 72. PÁGINA INICIAL PORTAL VERIFICACIÓN No es imprescindible ingresar su huella dactilar para verificar el lector, solo basta que aparezca la ventana de la ilustración. El Rol de Relator también podrá verificar su identidad mediante huella digital. Ahora, ingrese nuevamente a la aplicación Asistencia SENCE 2.2, como se describe en la sección Anterior. 64

66 VERIFICA CIÓN POR CLAV E Al seleccionar la opción Verificación por Clave, se habilita en la misma ventana el campo que permite digitar la contraseña que el Operador tiene predeterminada cuando es acceso por primera vez o que ha definido, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 73. ACCESO CON CLAVE Una vez digitada la contraseña, se debe presionar el botón CAMBIO DE C LAVE Cuando el Operador ingresa por primera vez utilizando la opción Verificación por Clave se le solicita ingresar la contraseña predeterminada, que corresponde a su RUT (sin puntos, con guión y dígito verificador), esta información es igual cuando se restablece la clave de acceso. A continuación debe presionar el botón para que el operador defina una nueva contraseña: ILUSTRACIÓN 74. ACCESO CON CLAVE DEFINICIÓN DE NUEVA CONTRASEÑA 65

67 Una vez ingresada la nueva clave en ambos campos, se debe presionar el botón cambio se ha realizado correctamente se despliega la siguiente ilustración.. Si el ILUSTRACIÓN 75. CAMBIO DE CLAVE EXITOSO Para ingresar a LCE debe presionar determinar su Rol, luego Verificación por Clave, digitar su nueva contraseña en el campo habilitado para tal efecto y presionar nuevamente el botón "Ingresar". 9.2 PÁGINA PRINCIPAL - HOME Dependiendo del Rol seleccionado, los Módulos a los que puede acceder el Operador varían, para consultar a que tendrá acceso dependiendo del perfil que se le asigne consulte en el titulo 5, Roles Definidos. Ilustración página principal: ILUSTRACIÓN 76. MÓDULOS DE PÁGINA PRINCIPAL ROL ADMINISTRATIVO GLOBAL OTEC 66

68 ILUSTRACIÓN 77. MÓDULOS DE PÁGINA PRINCIPAL ROLES FISCALIZADOR OTIC, FISCALIZADOR SENCE, RELATOR ILUSTRACIÓN 78. MÓDULOS DE PÁGINA PRINCIPAL ROLES: ADMINISTRATIVO OTEC, ADMINISTRATIVO OTIC Y ADMINISTRATIVO SENCE ILUSTRACIÓN 79. SELECCIÓN DE LA INSTITUCIÓN CON LA CUAL OPERAR Si el Operador tiene acceso a más de una Institución, se solicita que indique con cuál de ellas desea trabajar, a través de la lista que se despliega en la zona superior derecha de la ventana y a continuación debe elegir el Módulo: Visualización, Configuración o Registro Diario según corresponda. 67

69 9.3 SOLICITUD DE SOPORTE Las opciones disponibles en cada uno de los Módulos desplegados en el Menú de la Página Principal del Sitio, dependen también del Rol Seleccionado y los permisos concedidos por el Administrativo Global (en el caso del Administrativo OTEC/Empresa), sin embargo todos incluyen un botón desplegará la siguiente ventana: ubicado en el costado superior derecho de la pantalla. Al presionarlo se ILUSTRACIÓN 80. FORMULARIO DE SOLICITUD DE SOPORTE Llene los datos del incidente a reportar y presione 9.4 MÓDULOS DEL SISTEMA En este apartado se describe cada una de las funcionalidades disponibles en LCE. VISUALIZACIÓN CONFIGURACIÓN REGISTRO DIARIO 68

70 10 VISUALIZACIÓN 10.1 BUSCAR CURSOS Al seleccionar la opción Visualización desde la página principal o a través del menú superior, se despliega la siguiente página: ILUSTRACIÓN 81. MÓDULO VISUALIZACIÓN En esta página, el Operador puede efectuar la búsqueda de Cursos de 3 formas: Listando todos los cursos asociados a la Institución de Capacitación seleccionada en la página principal (o que se concedió autorización), Listando cursos consolidados o aplicando los diferentes filtros. ILUSTRACIÓN 82. FILTROS MÓDULO VISUALIZACIÓN ROL RELATOR Dependiendo del Rol con el cual el Operador ha ingresado, puede contar con diferentes filtros de búsqueda a los desplegados en la Ilustración como se muestra en las siguientes imágenes: 69

71 ILUSTRACIÓN 83. FILTROS MÓDULO VISUALIZACIÓN ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA ILUSTRACIÓN 84. FILTROS MÓDULO VISUALIZACIÓN ROL ADMINISTRATIVO SENCE 10.2 BUSCAR COMUNICACIONES Esta funcionalidad le permitirá revisar las comunicaciones efectuadas durante el año en curso y solo para cursos de franquicia Tributaria. Esta herramienta de búsqueda es bastante útil en caso que no encuentre un id acción, en el modulo anterior buscar cursos. Debe buscar ingresando el código SENCE y presionar el botón, se listaran los resultados. 70

72 ILUSTRACIÓN 85. BÚSQUEDA DE COMUNICACIONES ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA ILUSTRACIÓN86. BÚSQUEDA DE COMUNICACIONES FISCALIZADOR/ADMINISTRATIVO SENCE 10.3 AVISO DE CIERRE AUTOM ÁTICO: Los cursos tienen un plazo durante el cual permanecen vigentes. Después de cumplirse su fecha de término en el Libro de Clases Electrónico y en un plazo de 15 días corridos, luego de la fecha de término del curso, para Programas Sociales y 61 días, luego de la fecha de término del curso para los otros programas, se dará lugar al cierre automático del libro. En la Ilustración superior podrá visualizar la pestaña Aviso de cierre automático (Rol Administrativo OTEC/Empresa) donde encontrará un listado de los cursos cuyo cierre automático se aproxima. (Esto, 10 días antes del cierre). ILUSTRACIÓN 87. AVISO DE CIERRE AUTOMÁTICO (ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA) 71

73 IMPORTANTE: Revise las fechas de cierre frecuentemente, porque una vez cerrado el libro, no será posible modificar la información del curso ni cargar asistencias REPORTE DE CAMBIO S: (NUEVO ) Se generara un reporte descargable y compatible con Excel que refleja los cambios que se realizan sobre el curso. Es posible obtener el reporte por Id de acción si estuviera vigente o cerrado. Este mostrara por ejemplo si a un curso se le agregaron/eliminaron alumnos/relatores desde el aplicativo Toma de Asistencia cuando se use la opción de "agregar asistente" o si agregaron/eliminaron alumnos/relatores directamente desde LCE. Para acceder a esta característica debe contar con los permisos correspondientes. Para descargar el reporte solo ingrese los parámetros de búsqueda y presione el botón azul Tendrán acceso a este reporte los siguientes roles: Administrativo SENCE Administrativo OTIC Fiscalizador SENCE Fiscalizador OTIC Administrativo SENCE con permisos DE: los perfiles por funcionalidad del módulo de configuración > operadores.. Estos los otorga el administrativo global en ILUSTRACIÓN 88. MÓDULO VISUALIZACIÓN - ROL: ADMINISTRATIVO Y FISCALIZADOR OTIC 72

74 ILUSTRACIÓN 89. MÓDULO VISUALIZACIÓN - ROL: ADMINISTRATIVO OTEC ILUSTRACIÓN 90. MÓDULO VISUALIZACIÓN - ROL: ADMINISTRATIVO Y FISCALIZADOR SENCE Cómo resultado obtendrá un archivo con el siguiente formato. Los campos a visualizar son: Rut otec Ej: Otec Ej: CURSO DEMO Rut OTIC Ej: OTIC Ej: OTIC DEMO Rut Empresa Ej: Empresa Código Curso Código SENCE Nombre Curso Tipo Programa Región Ítem Afectado Tipo de cambio Cambio Ej: OTEC DEMO Id de acción o código curso Código SENCE del curso Nombre del curso Tipo de programa Región Metropolitana Listado Alumnos/Listado de relatores Agregar/Eliminar Fecha del cambio :40 Dato que se cambio. Ej: Nombre Apellidos Cambio realizado por Nombre Apellidos de quién efectúo el cambio Origen del Cambio Toma Asistencia/LCE. Corresponde a la aplicación en la que se hizo el cambio. 73

75 11 VISUALIZACIÓN DE CURSOS EN LCE (ACTUALIZADO ) Para buscar cursos cargados en LCE diríjase a la lengüeta. Una vez seleccionada la opción - y aplicados los filtros correspondientes - de acuerdo a las ilustraciones de las páginas 64 y 65, el Operador debe presionar el botón, desplegándose a continuación el listado de Cursos. Si quiere saber el estado de las asistencias basta con dirigir el mouse sobre los iconos correspondientes o "banderas de estado", estas indicaran los porcentajes de las asistencias ya informadas o si el curso está vigente asistencias informadas, como se muestra en la siguiente ilustración:, si cuenta con asistencias completas o si aun no tiene ILUSTRACIÓN 91.- MÓDULO VISUALIZACIÓN BÚSQUEDA DE CURSOS DE UNA INSTITUCIÓN El Operador puede revisar la información del curso presionando el botón que se encuentra a la derecha, y se desplegará la información del Curso seleccionado, como se muestra en la siguiente imagen. Esta se divide en diferentes Fichas que, de acuerdo al Rol del Operador (y los permisos otorgados), corresponden a: ILUSTRACIÓN 92. FICHAS DISPONIBLES PARA TODOS LOS ROLES SALVO ADMINISTRATIVO GLOBAL El contenido de cada una de las Fichas se detalla en las siguientes secciones de este manual ANTECEDENTES GENERALES (ACTUALIZADO ) Despliega la información relevante del Curso seleccionado, como muestra la Ilustración 74

76 ILUSTRACIÓN 93. FICHA ANTECEDENTES GENERALES - ROL RELATOR/ADMINISTRADOR OTEC/EMPRESA 11.2 MÓDULOS Muestra los diferentes Módulos o Tópicos que integran el Curso seleccionado, como se muestra en la Ilustración 94. ILUSTRACIÓN 94. FICHA MÓDULOS Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC/Empresa (*) o Administrativo SENCE puede revisar los Objetivos, Contenidos y Actividades definidas para un Módulo, presionando el botón que se encuentra a la derecha. Se desplegará la siguiente imagen: 75

77 ILUSTRACIÓN 95. DETALLE DE UN MÓDULO (*) El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global. Para volver al listado de Módulos, se debe presionar el botón HORARIOS Los horarios son administrados en otros sistemas SENCE y no son necesarios para tomar asistencia en LCE, por tal razón no se despliegan en esta pantalla. ILUSTRACIÓN 96.- FICHA HORARIOS 11.4 MATERIALES Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC/Empresa (*) o Administrativo SENCE puede consultar el listado de Materiales asignados al Curso seleccionado, como muestra la Ilustración: 76

78 ILUSTRACIÓN 97. FICHA MATERIALES (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente, otorgado por el Administrativo Global RELATORES Si el Operador ha ingresado con Rol Relator puede consultar el listado de los Relatores que tienen asignado el mismo Curso en la Institución de Capacitación o Empresa que dicta cursos SENCE. Se visualizará de la siguiente forma: ILUSTRACIÓN 98. FICHA RELATORES ROL OPERADOR: RELATOR Si el Operador ha ingresado con Rol Administrativo OTEC/Empresa (*) o Administrativo SENCE puede consultar, eliminar y agregar nuevos Relatores, y visualiza la Ficha de la siguiente forma: ILUSTRACIÓN 99. FICHA RELATORES ROL OPERADOR: ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA Y ADMINISTRATIVO SENCE 77

79 NOTA: Solo los Relatores que aparezcan con la palabra SI, bajo la columna Operador, pueden ingresar a LCE y a la toma de asistencia. (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global AGREGAR UN RE LATOR C O N Y SIN RU T EN LCE Si el Operador desea incorporar un nuevo Relator al curso, debe presionar el botón muestra en la ilustración de la página anterior, desplegándose a continuación la siguiente ventana: que se ILUSTRACIÓN 100. AGREGAR RELATOR CON RUT ILUSTRACIÓN 101. AGREGAR RELATOR SIN RUT Una vez ingresado el RUT/ID del nuevo Relator (o N Pasaporte, si no cuenta con los anteriores) se habilita el botón de la ventana y se despliega la información del Relator si está enrolado. 78

80 ILUSTRACIÓN 102. VALIDACIÓN DATOS NUEVO RELATOR ENROLADO Cuando el RUT/ID ingresado es incorrecto, se despliega un mensaje de error como se muestra en la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN - MENSAJE RUT/ID RELATOR ERRÓNEO Si el Relator no está enrolado, visualizará el siguiente mensaje: ILUSTRACIÓN MENSAJE RUT/ID RELATOR NO ENROLADO Podrá enrolarlo más tarde. Para concretar la incorporación en la lista de Relatores asociados al curso presione el botón. 79

81 ELIMINA R U N RELATOR DE UN CU RSO E N LCE Si el Operador desea eliminar a un Relator asociado al Curso que está consultando, debe presionar el icono que se encuentra a la derecha del registro: Se desplegará un mensaje solicitando confirmar la eliminación: ILUSTRACIÓN 104. CONFIRMACIÓN ELIMINAR RELATOR ALUMNOS Si el Operador ha ingresado con Rol Relator puede consultar el listado de los Alumnos inscritos en el Curso que está revisando, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 105. FICHA ALUMNOS ROL: RELATOR Si el Operador ha ingresado con Rol Administrativo OTEC/Empresa (*) o Administrativo SENCE puede consultar, eliminar y agregar nuevos Alumnos a un Curso, y visualizará la Ficha de Alumnos como se muestra en la siguiente ilustración: 80

82 ILUSTRACIÓN 106. FICHA ALUMNOS ROL: ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA Y ADMINISTRATIVO SENCE (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global AGREGAR UN ALU MNO A UN CU RSO EN LCE Si el Operador desea incorporar un nuevo Alumno, debe presionar el botón a continuación la siguiente ventana:, desplegándose ILUSTRACIÓN 107. AGREGAR NUEVO ALUMNO Una vez ingresado el RUT del nuevo Alumno, se habilita el botón de la ventana y se despliega la información del participante, si éste se encuentra enrolado: 81

83 ILUSTRACIÓN 108. VALIDACIÓN DE DATOS DE ALUMNO En caso que el RUT ingresado sea incorrecto, se desplegará el siguiente mensaje: ILUSTRACIÓN 109. MENSAJE RUT ALUMNO ERRÓNEO ELIMINA R U N ALUMNO Si el Operador desea eliminar un Alumno asociado al Curso que está consultando, debe presionar el icono que se encuentra a la derecha del registro: A continuación se desplegará un mensaje solicitando confirmar la eliminación: 82

84 ILUSTRACIÓN 110. CONFIRMACIÓN ELIMINAR ALUMNO EVALUACIONES Todos los roles pueden consultar el detalle de las Evaluaciones que se han definido para el Curso de Capacitación y su porcentaje asociado a la Calificación Final, esto solo para el subconjunto de cursos a los cuales tienen acceso, por ejemplo un relator solo verá los cursos en los que él es relator y el OTEC lo ha definido como operador de la Institución. La visualización del listado de Evaluaciones depende del Tipo de Evaluación que tiene definido el Curso que está consultando el Operador, como se muestra a continuación. La cantidad de notas y el cálculo del promedio dependerán de lo definido en esta sección: ILUSTRACIÓN 111. FICHA EVALUACIONES TIPO DE EVALUACIÓN: POR MÓDULO ILUSTRACIÓN112. FICHA EVALUACIONES TIPO DE EVALUACIÓN: POR CURSO 83

85 ILUSTRACIÓN 113. FICHA EVALUACIONES TIPO DE EVALUACIÓN: POR CONCEPTO 12 CONFIGURACIÓN Este Módulo pueden visualizarlo aquellos Operadores que acceden al sitio con Rol Administrativo Global OTEC, Administrativo OTIC y Administrativo SENCE, sin embargo, sólo el Administrativo Global tiene atribuciones absolutas para conceder o restringir permisos de acceso (a este y otros módulos) al Administrativo OTEC/Empresa. Al seleccionar la opción Configuración desde la página inicial o a través del menú superior, el Operador podrá revisar la información y modificar los Usuarios de la Institución sobre la que está trabajando (siempre y cuando tenga los permisos para esto). La información de un Curso de Capacitación se divide en diferentes Fichas que, de acuerdo al Rol del Operador, corresponden a: ILUSTRACIÓN FICHAS DISPONIBLES MÓDULO CONFIGURACIÓN - ROL ADMINISTRADOR OTEC/EMPRESA SIN PERMISO 84

86 ILUSTRACIÓN FICHAS DISPONIBLES MÓDULO CONFIGURACIÓN - ROL ADMINISTRADOR OTEC/EMPRESA CON PERMISO ILUSTRACIÓN FICHAS DISPONIBLES MÓDULO CONFIGURACIÓN - ROL ADMINISTRATIVO GLOBAL OTEC/EMPRESA ILUSTRACIÓN 117. FICHAS DISPONIBLES MÓDULO CONFIGURACIÓN - ROL ADMINISTRADOR SENCE Y ADMINISTRATIVO OTIC 85

87 El contenido de cada una de las lengüetas se detalla a continuación: 12.1 ANTECEDENTES GENERALES En esta página se muestra la información asociada a la Institución que el Operador está consultando, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 118. FICHA ANTECEDENTES GENERALES En esta página solo el Administrativo Global OTEC/Empresa puede actualizar la información general de la Institución. Para aplicar las modificaciones debe presionar el botón OPERADORES En esta opción se puede agregar, editar y/o eliminar a Usuarios de LCE, asociados a la Institución que está consultando. Los permisos asignados dependerán del Rol que utilice el Operador (Usuario) para ingresar al Libro de Clases Electrónico : Si el Rol de Acceso es Administrativo Global OTEC/Empresa, puede crear usuarios asignándoles Rol Administrativo OTEC/Empresa o Relator. Si el Rol de Acceso es Administrativo OTEC/Empresa, podrá realizar modificaciones en esta opción, siempre y cuando el Administrativo Global OTEC/Empresa le conceda los permisos necesarios para esto. Si el Rol de Acceso es Administrativo OTIC, puede crear usuarios con Rol Administrativo OTIC o Fiscalizador OTIC. Si el Rol de Acceso es Administrativo SENCE, puede crear usuarios con Rol Administrativo SENCE o Fiscalizador SENCE. 86

88 ILUSTRACIÓN 119. FICHA OPERADORES - ROL: ADMINISTRATIVO GLOBAL OTEC/EMPRESA ILUSTRACIÓN 120. FICHA OPERADORES - ROL: ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA (CON PERMISOS PARA MANTENER OPERADORES) ILUSTRACIÓN 121. FICHA OPERADORES - ROL: ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA (SIN PERMISOS PARA MANTENER OPERADORES) 87

89 ILUSTRACIÓN 122. FICHA OPERADORES - ROL: ADMINISTRATIVO OTIC/ ADMINISTRATIVO SENCE (CON PERMISOS PARA MANTENER OPERADORES) BUSC A R OPE RA D ORE S Solo quienes tienen los permisos habilitados para mantención de operadores podrán buscar operadores de la institución. Seleccione los parámetros de búsqueda y presione listarán los resultados. Recomendamos buscar por RUT, o por tipo de rol, ver imagen:. Se ILUSTRACIÓN FICHA OPERADORES - LISTADO DE OPERADORES ROL: ADMINSITRATIVO OTEC/SENCE AGREGAR UN OPE RAD OR A LCE Para introducir un nuevo usuario al sistema, se debe presionar el botón la página que se muestra en la siguiente ilustración:, desplegándose 88

90 ILUSTRACIÓN 124. AGREGAR NUEVO OPERADOR ILUSTRACIÓN 125. AGREGAR OPERADOR RELATOR El Operador debe ingresar el RUT del nuevo usuario a crear junto a los campos que se solicitan en la ilustración. Si el RUT no está creado para la institución, se despliega un mensaje que muestra los datos de éste en el caso que esté enrolado, como se muestra en la Ilustración ; en el caso que no se encuentre enrolado, se despliega el mensaje de la Ilustración; en el caso que el RUT ya tenga el Rol seleccionado, se despliega el mensaje de la Ilustración ILUSTRACIÓN 126. NUEVO OPERADOR - USUARIO ENROLADO 89

91 ILUSTRACIÓN 127. NUEVO OPERADOR USUARIO NO ENROLADO ILUSTRACIÓN 128. NUEVO OPERADOR USUARIO EXISTE CON ROL SELECCIONADO Una vez registrada la información del usuario, se presiona el botón. ILUSTRACIÓN 129. AGREGAR OPERADOR ADMINISTRATIVO OTEC PERFILAR PE RMISOS DE UN OPE RA DOR El rol Administrativo OTEC es perfilable por dos conceptos: Por defecto el administrador OTEC que se crea tendrá todos los permisos menos la administración de operadores del OTEC/empresa. Si el operador no tiene RUT, el Administrativo Global o un administrativo OTEC con perfil de administración. 90

92 El perfilamiento se activa al crear un operador del tipo administrativo OTEC y presionando o buscando el usuario, seleccionándolo y presionando alguno de los dos botones de perfilamiento. ILUSTRACIÓN PERFILAMIENTO DE USUARIOS ROL ADMINISTRATIVO OTEC PERFILE S POR FU NCIONA LID AD: (NUEV O ) En este módulo podrá revisar y otorgar permisos a los administrativo(s) seleccionado(s) a las funcionalidades disponibles en el libro de clases electrónico acorde a lo que defina. INSTRUCCIONES: Para dar acceso a una funcionalidad pinche el cuadro de selección al lado izquierdo de cada funcionalidad. Algunos permisos vienen por defecto para comenzar a operar, pero recuerde asignar los permisos que correspondan para cada operador según las tareas que le asigne dicha Institución/Empresa. NOTA: Recuerde que debe descargar nuevamente los permisos de los administrativos en la aplicación de toma de asistencia para que se reflejen los cambios, esto usando la opción Descargar personal autorizado. Las opciones de perfilamiento por funcionalidad son las siguientes: ILUSTRACIÓN PERFILAMIENTO FUNCIONALIDAD TOMA DE ASISTENCIA 91

93 Si selecciona aplicación de toma de asistencia. el o los administrativos OTEC seleccionados podrán usar la Al presionar el administrativo OTEC no podrá ingresar a LCE, solo utilizar la aplicación de tomar asistencia si tiene dicho permiso activo. Si no selecciona la opción anterior el administrativo OTEC podrá visualizar toda la información en LCE que tenga perfilada (perfil de contenido). Para otorgar permisos de edición sobre los diferentes módulos utilice las opciones: Nueva funcionalidad: Ingresar Asistencia Retroactiva y Firmar electrónicamente el certificado de asistencia, para perfiles *Administrativos. ILUSTRACIÓN FUNCIONALIDAD REGISTRO DIARIO Nueva funcionalidad: Revisar modificaciones del curso para perfiles *Administrativos. ILUSTRACIÓN FUNCIONALIDAD VISUALIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN 92

94 La opción mantener operadores permitirá al administrativo OTEC, realizar las acciones del listado otorgando permisos a otros administrativos OTEC pero para el total de su campo de acción o un subconjunto de este. Para grabar los permisos presione PERFILE S POR CONTENID O: Con esta función podrá revisar y otorgar permisos de contenido a los administrativo(s) seleccionado(s). Esto permitirá que actúen solo sobre los cursos que coincidan con los perfiles de contenido que defina. Al igual que el punto anterior, ingrese el RUT del usuario que desea perfilar, seleccione y presionar el botón de la función "Perfiles de Contenido": Para elegir un perfil de contenido, haga clic sobre el contenido que permitirá en la columna izquierda (contenidos disponibles) y este aparecerá en el costado derecho (contenidos autorizados). Para eliminar un contenido autorizado, haga clic sobre éste y será eliminado. ILUSTRACIÓN 1. - PERFILES POR CONTENIDO: ZONA GEOGRÁFICA Las columnas de la izquierda representan los permisos restringidos y las de la derecha los permisos otorgados. Para mover permisos de un lado a otro pinche cada opción y se moverá a la columna contraria. 93

95 ILUSTRACIÓN 2. - PERFILES POR OTIC - EMPRESAS Finalmente, presione Aceptar para guardar los cambios. Tenga en cuenta que los perfiles de contenido se complementan entre sí. Por ejemplo, si selecciona perfil de Zona Geográfica = "Metropolitana" y perfil de empresa "empresa que aprende Ltda", el administrativo sólo tendrá acceso a los cursos que se dictarán para la empresa " empresa que aprende Ltda " de la Región Metropolitana. Para grabar los permisos presione, Confirmará con el siguiente mensaje: Filtros creados exitosamente. Algunos permisos vienen por defecto para comenzar a operar, pero recuerde asignar los permisos que correspondan para cada operador según las tareas que desee asignar dicha Institución/Empresa. NOTA: Recuerde que debe descargar nuevamente los permisos de los administrativos OTEC en la aplicación de toma de asistencia para que se reflejen los cambios, esto usando la opción Descargar personal autorizado AGREGAR UN OPE RAD OR RE LA TOR SIN RUT Si el operador no tiene RUT, el Administrativo Global o un administrativo OTEC con perfil de administración de operadores debe crearlo a través de la opción Configuración en el sitio web LCE, como se muestra en la siguiente secuencia de imágenes: Presione Agregar Operador. Aparecerá la siguiente ventana: 94

96 ILUSTRACIÓN 134. LLENADO DE DATOS DEL RELATOR SIN RUT Escoja el tipo de operador Relator de la lista Tipo Operador NOTA: El sistema le asignará un ID (identificador) para que el relator sin rut pueda entrar a LCE y a la aplicación de toma de asistencia. Infórmelo al relator (no debe perderlo, de otro modo no podrá ingresar al sistema). Con este ID debe agregarlo en el listado de relatores de un curso. Marque la opción Relator sin RUT y digite el pasaporte y el nombre del relator. Llene el resto de los datos como de costumbre y presione Guardar, ver imagen: ILUSTRACIÓN COMPLETAR FORMULARIO DE REGISTRO El sistema confirmará el éxito de la operación: 95

97 Si el relator ya cuenta con un ID para LCE se le informará de la siguiente manera: ILUSTRACIÓN REGISTRO DE OPERADOR ENCONTRADO. Para visualizar el resultado final busque el relator con su ID de identificación para LCE y presione buscar: ILUSTRACIÓN 137. LISTADO DE RELATORES CREADOS COMO OPERADOR El número de Rut/ID indicado arriba, corresponde al ID del nuevo Operador. A continuación debe seleccionar la pestaña Enrolar y proceder a enrolar al nuevo relator. 96

98 ILUSTRACIÓN 138. MÓDULO PARA ENROLAR RELATORES En esta ventana se listarán todos los usuarios de la OTEC que necesiten ser enrolados, a la derecha sobre la columna hacer clic sobre el icono, para enrolar al usuario, se levantará la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 139. INGRESO DE NÚMERO DE SERIE DE LA CÉDULA DE IDENTIDAD ILUSTRACIÓN 140. INGRESO DE LOS DATOS DEL RELATOR PARA ENROLAMIENTO 97

99 Digite los datos del relator a acorde a su identificación oficial (RUT o Pasaporte) según el caso y solicite al relator que coloque su índice derecho en el lector 4 veces. Si estima conveniente enrolar otro dedo puede seleccionar con las flechas derecha e izquierda al costado de cada mano escoger el dedo adecuado para enrolar., para Los intentos de registro de las huellas se reflejan como un como se muestra en la siguiente imagen: debajo de los iconos de manos, ILUSTRACIÓN 141. INGRESO DE LOS DATOS DEL RELATOR PARA ENROLAMIENTO EDITAR UN OPE RAD OR Para modificar la información de un Operador existente, debe buscar dentro del listado de Operadores en la Ilustración y a continuación se debe presionar el botón que se encuentra a la derecha del registro, desplegándose la siguiente ventana: ILUSTRACIÓN 142. EDITAR OPERADOR RELATOR Una vez modificado(s) el(los) campo(s), se debe presionar el botón. 98

100 ILUSTRACIÓN 143. EDITAR OPERADOR ADMINISTRATIVO OTEC Una vez modificado(s) el(los) campo(s), se debe presionar el botón Siguiente para modificar el perfilamiento del operador RESTA BLECE R LA CLAVE DE UN OPERAD OR Para restablecer la contraseña de un Operador, se debe buscar su nombre dentro del listado desplegado en la Ilustración y a continuación se debe presionar el botón la derecha del Operador y se despliega el siguiente mensaje: que se encuentra a ILUSTRACIÓN 144. MENSAJE CONFIRMACIÓN DE CAMBIO CLAVE Al restablecer la clave del Operador, reemplaza la clave existente por el RUT del Operador, incluyendo el guión y dígito verificador ELIMINA R UN OPE RAD OR Para eliminar un Operador, debe buscarlo en el listado que despliega la Ilustración y a continuación presionar el botón la eliminación a través del mensaje: que se encuentra a la derecha del Operador y se le solicita la confirmación de 99

101 ILUSTRACIÓN 145. CONFIRMACIÓN PARA ELIMINAR A OPERADOR ENROLAR Esta opción está disponible sólo si el Operador ingresa al sitio a través de Verificación con Huella 3 y se utiliza para efectuar el proceso de enrolamiento de un nuevo Operador de la Institución que no se encuentra enrolado al momento de crearlo. El listado de usuarios no enrolados se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 146. FICHA ENROLAR Se debe buscar el Operador a enrolar y a continuación se debe presionar el botón, que se encuentra a la derecha del registro para que se inicie el proceso de enrolamiento. Se despliega una ventana en la que se solicita el Número de Serie del Carnet de Identidad del Operador que se está enrolando, como se muestra en la siguiente ilustración: 3 Si el usuario ingresa con este rol, pero utilizando su clave esta opción no está disponible. 100

102 ILUSTRACIÓN 147. ENROLAMIENTO SOLICITUD DE NÚMERO DE SERIE Al presionar el botón Personales del Operador, como se muestra en la Ilustración., se despliega a continuación la ventana para ingresar los Datos ILUSTRACIÓN 148. ENROLAMIENTO DATOS DEL USUARIO Al presionar se solicita al Operador que seleccione el dedo a registrar y que coloque 4 veces la huella dactilar para que se genere el patrón a almacenar, como se muestra en las siguientes ilustraciones: 101

103 ILUSTRACIÓN 149. ENROLAMIENTO CAPTURA HUELLA DIGITAL ILUSTRACIÓN 150. ENROLAMIENTO FIN DEL PROCESO. Al presionar el botón finaliza el proceso de enrolamiento de un Usuario CONSOLIDAR CURSOS EN LCE La Consolidación de Cursos sólo aplica para Cursos de Franquicia, se encuentren vigentes y pertenezcan al mismo Código SENCE. La página desplegada contiene todos los Cursos disponibles, incluyendo aquellos que ya se han iniciado y/o consolidado, como se muestra en la siguiente ilustración: 102

104 ILUSTRACIÓN 151. FICHA CONSOLIDAR CURSOS ROL: ADMIINISTRATIVO OTEC Los cursos ya consolidados listan hacia abajo las acciones del libro como muestra la ilustración anterior, en la columna "Acciones". Puede buscar cursos utilizando los filtros de búsqueda, como por ejemplo la fecha de inicio del curso, luego presionando. Para consolidar un grupo de Cursos, se deben marcar cada una de las acciones en la columna de selección y a continuación se debe presionar el botón, desplegándose la siguiente ventana: ILUSTRACIÓN 152. CONFIGURACIÓN CONSOLIDACIÓN CURSOS - AGREGAR DESCRIPCIÓN 103

105 Como dato especifico de este consolidado puede agregar una breve descripción para diferenciarlo de otras comunicaciones agrupadas, por lo demás bastante útil a la hora de buscar este consolidado en LCE o buscarlo para su descarga en el aplicativo de toma de asistencia. Para finalizar solo presione guardar, verá el siguiente mensaje de confirmación: Nota: Recuerde que si en el aplicativo de toma de asistencias el curso está consolidado (sea un curso descargado o una hoja de contingencia consolidada), entonces en LCE el curso también debe estar consolidado DES-CONSOLIDA R C URSOS EN LCE Para des-consolidar primero busque los cursos a des-consolidar utilizando los filtros de búsqueda en la zona superior de la lengüeta Consolidar y presione ILUSTRACIÓN 153. CONFIGURACIÓN DES-CONSOLIDACIÓN DE CURSOS Seleccione el curso a des-consolidar usando los cuadros de selección de la columna y presione. El sistema listará las acciones o comunicaciones que forman parte del consolidado. Podrá realizar una des-consolidación parcial o total dependiendo de la selección que 104

106 realice utilizando los cuadros de la columna ILUSTRACIÓN 154. CONFIRMACIÓN DES-CONSOLIDACIÓN DE CURSOS Presione para confirmar la des-consolidación. Se mostrará el siguiente mensaje: NOTA: Debe contar con los permisos otorgados por el administrativo global para poder acceder a estas funcionalidades. 13 REGISTRO DIARIO Al seleccionar la opción Registro Diario desde la página inicial o a través del menú superior, permite al Operador efectuar consultas y agregar información sobre el avance de un Curso de Capacitación de cualquier Institución de Capacitación a la cual tiene acceso, como se muestra en la Ilustración. Además, el Operador puede generar las Actas Finales de los Alumnos y el Certificado de Asistencia del Curso. ILUSTRACIÓN 155. MÓDULO REGISTRO DIARIO 105

107 Dependiendo del Rol con el cual el Operador ha ingresado, puede contar con más filtros de búsqueda por ejemplo para un administrativo Otec se despliegan los que se muestran en la ilustración: ILUSTRACIÓN 156. REGISTRO DIARIO BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE CURSOS PARA TODOS LOS ROLES DEFINIDOS Para realizar consultas sobre las Asistencias, Fiscalizaciones y Evaluaciones realizadas a un Curso, se debe presionar el botón siguiente ilustración: que se encuentra a la derecha del Curso deseado, desplegándose la ILUSTRACIÓN 157. REGISTRO DIARIO DE UN CURSO La información del Registro Diario se divide en las fichas que se detallan a continuación: 13.1 ASISTENCIAS La Ficha de Asistencias permite conocer el resumen de la Asistencia de cada sesión. Si el Operador desea conocer el detalle de la Asistencia de una sesión, debe presionar el botón que se encuentra a la derecha del registro, desplegándose la información que se muestra en la siguiente ilustración: 106

108 ILUSTRACIÓN 158. DETALLE DE ASISTENCIA DE UNA SESIÓN ROL: RELATOR Y ADMINISTRATIVO OTEC En el caso que el Operador ingrese con Rol Administrativo SENCE, al visualizar la página de la Ilustración, la sección de Actividades es sólo informativa, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 159. DETALLE DE ASISTENCIA DE UNA SESIÓN ROL: ADMINISTRATIVO SENCE 107

109 13.2 REPORTE DE ASISTENCIA Para obtener un reporte de asistencias, diríjase a la zona inferior de la lengüeta de asistencias y presione el botón. Tras lo cual LCE solicitará que informe a partir de qué fecha desea obtener el reporte de asistencia. Esto en la venta que muestra la siguiente imagen: ILUSTRACIÓN 160. OBTENCIÓN DEL REPORTE DE ASISTENCIA El sistema entregará un informe de 30 días a partir de la fecha que selecciono como la fecha de inicio del reporte el cual cuenta con los siguientes campos (se consideran los campos más relevantes): Campo Fecha Inicio Fecha término Tipo Participante Rut Participante Nombre Participante Fecha de inicio del curso Fecha de término del curso Relator o Alumno Rut del relator o alumno Nombre del relator o alumno Descripción Origen Asistencia Fecha Asistencia Día Asistencia Hora Inicio Bloque Hora Fin Bloque Duración Declarada Bloque Duración Contabilizada Bloque Marca Real Entrada Bloque Marca Real Salida Bloque Hora Entrada Contabilizada Hora Salida Contabilizada Curso Descargado/Hoja Contingencia/Asistencia retroactiva Día en que se tomo asistencia, la toma del reloj el computador Día de la semana que se tomo asistencia, la toma del reloj el computador El instante de tiempo en que presiono "Iniciar Bloque". La toma del reloj el computador. La mínima entre (hora inicio bloque + duración declarada) y la Ultima salida de relator. La que digito el usuario al tomar asistencia. El mínimo entre : Duración declarada bloque, y ( Ultima salida de relator- hora de inicio bloque )) Hora de la marca real con huella o autorización especial. La toma del reloj el computador en el instante de tiempo en que se realiza la marca. Hora de la marca real con huella o autorización especial. La toma del reloj el computador en el instante de tiempo en que se realiza la marca. La hora mayor entre la hora de inicio bloque y la marca entrada real. Ej: Si marco entrada a las 08:50 e inicio bloque a las 09:00, se contabiliza para efecto del cálculo del porcentaje de asistencia como hora de entrada del participante las 09:00 AM La hora menor entre (Hora fin bloque, marca salida real). EJ: Si el alumno marco salida a las 18:50 y la hora de fin de bloque se fijo a las 18:30, se contabiliza como hora de salida del participantes para efecto del cálculo del porcentaje de asistencia, las 18:30 108

110 Tiempo Atraso Tiempo Asistencia Real Tiempo Asistencia Contabilizado % Asistencia Bloque Estado Asistencia Tipo Asistencia Entrada Entrada Autorizado por Tipo Asistencia Salida Salida Autorizado por Versión App Fecha App Si "marca real entrada" - "Hora inicio bloque" <= 20min, entonces atraso = 0 sino Atraso = marca real entrada - Hora inicio bloque. Se contabilizan atrasos a partir de los 20:00:01 minutos posteriores al inicio del bloque, vale decir transcurridos los 20 minutos de gracia. Esto siempre y cuando se realizo un correcto procedimiento de toma de asistencia. = Hora Salida Real - Hora Entrada Real = Hora Salida Contabilizada - Hora Entrada Contabilizada. Este dato es referencial ya que si no se ha tomado correctamente la asistencia, internamente podrían registrarse valores negativos que afecten el resultado que se presenta en este campo (Excel no soporta valores de horas negativas) y el final del porcentaje de asistencia en el certificado de asistencia. = Tiempo Asistencia Contabilizado * 100 / Duración Contabilizada. Corresponde al porcentaje del tiempo de permanencia del alumno al comparar con la duración del bloque contabilizada. Asistió = Si cuando Tiempo de asistencia contabilizado > 0 sino el valor es No Asistió Huella = Marco usando su huella Autorización = Se realizo una autorización especial Vacio = No marco Si "Tipo Asistencia Entrada" = Autorización, entonces el valor de este campo es el Rut del operador que autorizo la entrada actuando como ministro de fe. Huella = Marco usando su huella Autorización = Se realizo una autorización especial Vacio = No marco entrada Automática = no marco salida y LCE genero automáticamente una salida en base al fin de bloque Si "Tipo Asistencia Salida" = Autorización, entonces el valor es el Rut del operador que autorizo la salida Vacio para las versiones anteriores a la 4, corresponde a la versión de la aplicación con la que tomo asistencia. Vacio para las versiones anteriores a la 4, corresponde a la versión de la aplicación con la que tomo asistencia. El sistema es capaz de detectar si se ha manipulado la hora del computador así como si se han realizado salidas y entradas intermedias en la clase, las cuales pueden disminuir la cantidad de horas contabilizadas para la toma de asistencia. El reporte presenta solo la primera marca de entrada y la ultima marca de salida que se efectuó para un bloque de asistencia CÓMO OBTENER EL CÁLCULO DEL PORCENTAJE DE ASISTENCIAS Puede calcular un porcentaje de asistencia referencial sumando el valor de la columna Tiempo Asistencia Contabilizado del reporte de asistencias, por alumno y obtener el porcentaje usando como 100% el total de horas del curso o el total de horas de la actividad parcial o complementaria. Es referencial porque hay valores que el reporte de asistencia no presenta tal cual se realiza el cálculo internamente, por ejemplo Excel no soporta tiempos negativos por lo que manualmente podría sumar valores que deben ser restados del total. Debe recordar que tanto este campo, cómo el cálculo final de porcentaje de asistencias en el certificado de asistencias pueden presentar valores inesperados si no se ha registrado la asistencia respetando las instrucciones, procedimientos y recomendaciones registradas en este manual y establecidos por SENCE. Por ejemplo: No inicio bloque o inicio bloque tardíamente. Declaro una duración de bloque incorrecta. Ha tomado asistencia acumulando marcas de todo el día en uno solo bloque en vez de crear uno por jornada. Ha cambiado la hora del computador. 109

111 Utiliza la modalidad de toma de asistencia en más de un pc (para seminarios) cuando no corresponde. No ha seguido las instrucciones para tomar asistencia en más de un pc (computador) No ha asociado las hojas de contingencia correctamente. Ha entrado y/o salido más de una vez de un mismo bloque de capacitación creando trozos de asistencia que no completan la duración completa del bloque. Entre otros REGISTRO DE ASISTENCIAS RETROACTIVA (NUEVO ) En la Ficha de Asistencias también podrá realizar registros de asistencias de manera retroactiva transcribiendo directamente en pantalla la asistencia de aquellos bloques de capacitación que SENCE haya autorizado previamente. Esto para bloques de capacitación completos, vale decir para la lista completa de alumnos del curso. Para visualizar esta opción un administrativo OTEC debe contar con los permisos por funcionalidad para y un administrativo SENCE debe haber realizado la autorización de cada bloque de capacitación para el cual se registrará la asistencia de manera retroactiva en LCE. Si se cumplen las dos condiciones anteriores al ingresar al módulo de registro diario > buscar e ingresar al curso, verá la siguiente pantalla: A la derecha podrá ver un pequeño diccionario que ayudara a identificar cada tipo de asistencia. ILUSTRACIÓN 161. REGISTRO DE ASISTENCIA RETROACTIVA ROL: ADMINISTRATIVO OTEC En la zona inferior de la pantalla, debajo del listado de asistencias cargadas en LCE para el curso que está revisando, verá la sección Autorización de asistencias retroactivas pendientes, tal como se ve en la imagen anterior. Al presionar el signo más en naranjo ( ) ingresará al formulario de llenado de la asistencia del bloque de capacitación que SENCE le autorizo a llenar de manera retroactiva. Al ingresar encontrará el siguiente formulario: 110

112 ILUSTRACIÓN 162. REGISTRO DE ASISTENCIA RETROACTIVA ROL: ADMINISTRATIVO OTEC El formulario presentará en su zona superior la fecha, hora de inicio y duración del bloque de capacitación en cuestión, así como una lista de los alumnos del curso y de los relatores que tiene registrados para dicho curso. Debe ingresar las observaciones de la clase en la zona de observaciones, marcar el cuadro de selección para llenar la hora de entrada y salida de cada uno de los alumnos que asistieron y del o los relator(es) que asistieron para este bloque de capacitación. Finalmente ingrese las actividades que se realizaron en dicho bloque de capacitación, esto en la zona inferior del formulario denominada Actividades. Una vez completado el paso anterior presione para guardar la asistencia registrada, podrá ver la asistencia de registro retroactivo junto al resto de las asistencias del curso pero que diferenciada por el signo más en color naranja, ver ilustración. ILUSTRACIÓN 163. REGISTRO DE ASISTENCIA RETROACTIVA ROL: ADMINISTRATIVO OTEC 111

113 Puede realizar modificaciones en el registro de asistencia mientras el curso se encuentre en estado vigente AUTORIZACIÓN ASISTENCIA RETROACTIVA (NUEVO ) Para autorizar el ingreso de Asistencias retroactivas, el administrativo SENCE debe ir a registro diario, buscar el curso al igual como busca cualquier asistencia, debe aplicar el filtro de búsqueda y luego presionar el signo "+", como se refleja en la siguiente ilustración. ILUSTRACIÓN REGISTRO DIARIO - AUTORIZACIÓN ASISTENCIA RETROACTIVA - ROL: ADMINISTRATIVO SENCE Al seleccionar el ID correspondiente para la autorización de Asistencias retroactivas el operador debe seleccionar el botón tal como se muestra en la siguiente ilustración. ILUSTRACIÓN AUTORIZACIÓN REGISTRO DE ASISTENCIA RETROACTIVO - ROL: ADMINISTRATIVO SENCE A continuación visualizara en la siguiente ventana los datos de otras autorizaciones si fuera el caso, podrá ver en el estado que se encuentran, para agregar una nueva autorización presione el botón, ver ilustración. 112

114 ILUSTRACIÓN AUTORIZACIÓN REGISTRO DE ASISTENCIA RETROACTIVO - ROL: ADMINISTRATIVO SENCE La autorización se aplicará para el o los curso(s) asociados al curso que consulta, esto depende de si el curso se encuentra consolidado con otros. De ser así la autorización se concede para el grupo completo de cursos. En la zona superior de la ventana visualizará el o los ID de cursos para los cuales realizará la autorización. Ingrese la fecha, la hora de inicio y la duración del bloque de capacitación que autorizará. LCE mostrará la hora de término del bloque en base a los datos que ha ingresado. ILUSTRACIÓN GUARDAR AUTORIZACIÓN ASISTENCIA RETROACTIVA - ROL: ADMINISTRATIVO SENCE Para grabar la autorización presione el botón, posterior a ello recibirá un mensaje de confirmación en la parte superior de la pantalla que indica " ". Esto confirma que la acción se ha realizado. Para consultar las autorizaciones de asistencias retroactivas de un curso solo debe volver a la lengüeta asistencias y presionar el botón como muestra la siguiente imagen:. Se listarán todas las autorizaciones 113

115 ILUSTRACIÓN 168. AUTORIZACIONES DE ASISTENCIA RETROACTIVA - ROL: ADMINISTRATIVO SENCE En la lista de autorizaciones tendrá a su disposición quién realizo la autorización, para que fecha, hora de inicio y duración se autoriza el registro retroactivo de asistencia y cuando se realizo dicha autorización. En la columna Estado el valor Vacío indica que el OTEC no ha llenado aún la asistencia para esa autorización, por lo que le será posible, editar o eliminar dicha autorización si así corresponde. Una vez que el OTEC ha llenado la autorización el valor del campo Estado será Lleno y ya no será posible efectuar cambios sobre dicha autorización. Si un curso se encuentra cerrado el botón de Autorización retroactiva, se muestra en color amarillo, como en la siguiente imagen: 13.6 ASISTENCIAS DE CONTIN GENCIA En registro diario el primer paso es buscar la comunicación (id acción) para luego seleccionarla, una vez dentro del registro diario del curso al cual le tengo que cargar la asistencia de contingencia, debe dirigirse a la lengüeta Asistencias de contingencia y ubicar la hoja de asistencia de contingencia que le corresponde. Para esto puedo usar el panel de búsqueda que se muestra en la siguiente imagen ingresando los parámetros de búsqueda deseados y presionando Buscar. ILUSTRACIÓN 169. BÚSQUEDA DE ASISTENCIA DE CONTINGENCIA ROL: ADMINISTRATIVO OTEC 114

116 O dirigirse directamente al listado inferior (siguiente imagen), donde se lista por defecto todas las hojas de asistencia de contingencia que se hayan informado para el OTEC/empresa. ILUSTRACIÓN 170. BÚSQUEDA DE COINCIDENCIAS EN UNA HOJA DE CONTINGENCIA ROL: ADMINISTRATIVO OTEC El listado muestra los datos que se ingresaron al momento de crear la hoja de contingencia, así como la fecha, hora, rut del operador que uso la hoja y el relator al cual se le registro la asistencia. La columna Coincidencias muestra la cantidad de alumnos/relatores de la hoja de contingencia versus el ID para cual estoy realizando la búsqueda. Al pinchar la opción se despliega el siguiente panel que permite comparar el curso que estoy revisando contra los datos de caratula de la hoja de asistencia de contingencia seleccionada. ILUSTRACIÓN 171. VER ASISTENTES EN UNA HOJA DE CONTINGENCIA ROL: ADMINISTRATIVO OTEC Para ver el detalle de la hoja de asistencia de contingencia con sus alumnos/relatores presione: alumnos: Se despliega la siguiente ventana, llegando al "Paso 4", para realizar la carga de 115

117 ILUSTRACIÓN 172. CARGA DE ASISTENTES DE UNA HOJA DE CONTINGENCIA A UNA COMUNICACIÓN/CURSO ILUSTRACIÓN 173. CARGA DE ASISTENTES DE UNA HOJA DE CONTINGENCIA A UNA COMUNICACIÓN/CURSO Si los alumnos que fueron ingresados en la hoja de contingencia no coinciden con la lista del ID que se ha seleccionado, LCE propone la selección alumno por alumno al ID que corresponda para agregarlos definitivamente a la lista(si fuese consolidado por ejemplo), muestra el siguiente botón, complete marcando las casillas en la columna "Cargar", para luego presionar. Si el alumno que desea cargar realmente no corresponde al ID al cual asociará la hoja de contingencia entonces no realice la selección de este y solo marque los alumnos que solo coincidan, esto significa que la asistencia para esos alumnos no coincidentes se descartará y no se guardará para futuras asociaciones entre asistencias de contingencia y un ID acción. Las asistencias de contingencias cargadas al libro se reflejarán con una marca en el reporte de asistencia. Columna que indica origen asistencia. ILUSTRACIÓN 174. CUANDO EL CURSO ESTÁ CERRADO NO SE PUEDE CARGAR ASISTENCIA DE CONTINGENCIA 116

118 Nota: Si tomo asistencia de contingencia donde incluyo alumnos de distintas IDs acciones, entonces antes de realizar la asociación de hoja de contingencia, debe asegurarse que el curso en LCE también este consolidado AGREGAR ACTIVIDADES Si el Operador ha ingresado con Rol Relator y/o Administrativo OTEC puede ingresar el contenido de la sesión realizada. ILUSTRACIÓN 175. INGRESO DE ACTIVIDADES ASISTENCIAS Para indicar los temas tratados en la sesión consultada, el Operador debe registrar en la parte inferior la Cantidad de horas Teóricas y/ o Prácticas de la sesión y una descripción de las Actividades realizadas. Una vez completados los campos, debe presionar el botón sumarán registros de actividades en la lista.. Tras lo cual se Para eliminar una actividad use el icono y confirme: Para editar una actividad presione el icono y modifique los datos en la siguiente pantalla: 117

119 Presione Aceptar para grabar, recibirá este mensaje: Actividad actualizada exitosamente GENERAR CERTIFICADO DE ASISTENCIA (NUEVO ) La obtención de los certificados se ha habilitado para todos los tipos de programa a excepción de programas sociales. Si el Operador desea generar el Certificado de Asistencia del Curso, debe presionar el botón, que permite acceder a un formulario de edición de lo que será el Certificado de Asistencia del Curso, uno por id de acción o comunicación independiente de que se hayan consolidado para efecto de la toma de asistencia. Será posible modificar el formulario mientras el curso se encuentre vigente y no esté firmado. El contenido del Certificado de Asistencia se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 176. ENCABEZADO DEL FORMULARIO DE CERTIFICADO DE ASISTENCIA El formulario presenta los datos identificatorios del curso permitiendo editar el n de factura o boleta y orden de compra asociada. 118

120 El formato disponible será de acuerdo al tipo de actividad informado en cada comunicación, actividad dentro del año calendario, parcial o complementario, las fechas también vendrán informadas de manera automática según corresponda para el tipo de actividad. ILUSTRACIÓN 177. ACTIVIDAD DENTRO DEL AÑO CALENDARIO- ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA 13.9 CERTIFICADO ACTIVIDAD PARCIAL: (NUEVO ) Para una Actividad Parcial las Fechas de Inicio y termino de curso se mostraran automáticamente, se incluye una segunda fecha de termino esta considera la última clase realizada en el periodo parcial que corresponda, es decir la última asistencia que se informo desde el aplicativo toma de asistencia. En el número de horas se propone un cálculo automático en base a las asistencias informadas, se permitirá su edición. Debe acceder de la misma manera que para un certificado complementario. Presionar el botón. ILUSTRACIÓN 178.ACTIVIDAD PARCIAL - ROL ADMINISTRATIVO OTEC CERTIFICADO ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA: (NUEVO ) Para una Actividad Complementaria las Fechas de Inicio y termino de curso se mostrarán automáticamente, se incluye una segunda fecha de Inicio esta considera la primera clase realizada en el periodo complementario que corresponda, es decir la primera asistencia que se informo desde el aplicativo toma de asistencia. En el número de horas se propone un cálculo automático en base a las asistencias informadas. 119

121 ILUSTRACIÓN 179.ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA - ROL ADMINISTRATIVO OTEC CERTIFICADO SECCIÓN PARTICIPANTES (NUEVO ) En la siguiente sección, el botón, refresca la propuesta en el caso de que haya sido editada previamente. La siguiente sección del formulario presenta el listado de alumnos del curso (id de acción) siendo posible eliminar y agregar alumnos pero estos cambios solo se verán reflejados en el certificado. Los cambios se graban en el momento en que se llevan a cabo. LCE fija los porcentajes de asistencia de los alumnos automáticamente, información que proviene directamente de la asistencia informada desde el aplicativo Toma de Asistencia, de una asociación de asistencia de contingencia o proveniente de LCE de una Asistencia Retroactiva. Por lo tanto los porcentajes no son editables, como se muestra en la imagen siguiente; Con el botón un alumno del certificado. (solo en el certificado de asistencia). puede agregar alumnos al certificado, el botón "X", permite eliminar ILUSTRACIÓN SECCIÓN PARTICIPANTES - FORMULARIO DE CERTIFICADO DE ASISTENCIA 120

122 ILUSTRACIÓN 180. PIE DEL FORMULARIO DE CERTIFICADO DE ASISTENCIA En el pie del formulario se presentan los datos identificatorios del certificado. El n de certificado está compuesto por el id de acción y el código SENCE del curso. La fecha de emisión del formulario se actualiza tras cada modificación que le afecte. En la sección en rojo se mostrará la fecha hora de la última modificación del formulario y quién la realizó. El botón permite imprimir el formulario FIRMAR ELECTRÓNICAMENTE EL CERTIFICADO DE ASISTENCIA (NUEVO ) Esta nueva funcionalidad permitirá firmar digitalmente el certificado de asistencia mediante la autenticación por huella de una persona con rol administrativo Otec/Empresa que, además posea atribuciones de firmante en LCE. Para que un administrativo OTEC/Empresa pueda firmar el certificado, el administrativo global debe designarlo como firmante autorizado, habilitándolo como tal, específicamente en el modulo de configuración de LCE. Consulte la página 87, permisos por funcionalidad. ILUSTRACIÓN HABILITAR FIRMANTE AUTORIZADO ROL: ADMINISTRATIVO GLOBAL Cuando se consulta el certificado se puede ver en primera instancia que se propone como firmante al administrativo actualmente autorizado como tal, si en una institución existen varios administrativos con el permiso para firmar entonces podrá realizar la selección en dicho campo de quien desee firmar el documento, como se muestra en la imagen. 121

123 ILUSTRACIÓN FIRMAR ELECTRÓNICAMEN TE EL CERTIFICADO - ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA Para realizar la acción de Firmar presione el botón que debe generar todas las actas, si fuera el caso, como se muestra en la imagen:, se mostrará un mensaje indicando ILUSTRACIÓN VALIDAR ACTAS FINALES ANTES DE FIRMAR CERTIFICADO Diríjase a la lengüeta de evaluaciones y complete las actas para cada alumno, luego vuelva a generar el certificado y presione el botón "Firmar", se indicara lo siguiente; ILUSTRACIÓN VALIDAR ASISTENCIAS ANTES DE FIRMAR CERTIFICADO 122

124 Tal como se señala el libro se cerrará y no podrá seguir modificando el curso a futuro, solo se podrá consultar e imprimir. Se muestran también el total de las asistencias informadas versus el total de horas para un curso. IMPORTANTE: La firma es por cada ID Acción y Para los cursos Parciales y Complementarios, al firmar el documento se permitirá firmar y cerrar ambas acciones relacionadas, siempre y cuando cuenten con los datos completos. Para los cursos consolidados cuando se esté firmando la última acción consolidada, al firmar se cerrarán todas las acciones implicadas en la consolidación. Siempre y cuando cuenten con los datos completos. Después de firmar no se podrá editar un certificado y el curso se cerrará. Para continuar firmando presionando la selección seguir editando el certificado solo presione "Cancelar"., si desea cancelar la operación para A continuación se pedirá autenticar la identidad del firmante con su huella poniendo el dedo en el lector biométrico, la imagen muestra que dedo tiene enrolado. ILUSTRACIÓN VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD - ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA Después de la verificación recibirá un mensaje confirmando la acción que ha realizado. Inmediatamente se generará el documento como un archivo en formato PDF que podrá guardar e imprimir las veces que sea necesario, a continuación se muestra en las siguientes ilustraciones como quedara finalmente el documento Firmado Electrónicamente: 123

125 ILUSTRACIÓN CERTIFICADO DE ASISTENCIA FIRMADO - ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA Como se muestra en la ilustración anterior cada hoja del certificado incluirá la firma de quien realizo dicha acción. La siguiente imagen muestra la sección de Alumnos y también el pie de página del certificado, se incorporan los datos del firmante y el primer campo queda disponible para la firma de forma manuscrita. ILUSTRACIÓN CERTIFICADO FIRMADO - PIE DE PÁGINA- ROL ADMINISTRATIVO OTEC/EMPRESA Tras realizar la certificación de firma electrónica esta quedara incluida en la última hoja del certificado con los datos del administrativo firmante, como se muestra en la ilustración: 124

126 ILUSTRACIÓN CERTIFICACIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA - ROL ADMINISTRADOR OTEC/EMPRESA NOTA: Para más información acerca de la configuración de firma electrónica para documentos PDF, en Adobe Reader, ir al título número 14, al final de este DOCUMENTO TRASPASO DE ASISTENCIA AUTOMÁTICO (NUEVO ) RELACIÓN ENTRE ACCIONES PARCIALES Y COMPLEMENTARIAS; Este proceso automático consiste en traspasar las asistencias de una acción de Actividad Parcial al Registro de asistencia de una acción de Actividad Complementaria que le prosiga. Si no existe relación entre los IDs Parcial/Complementario no se ejecutará dicho proceso. Este procedimiento se verá reflejado al generar el certificado de asistencia, en las fechas determinadas para cada actividad, para la actividad parcial es la fecha de termino y para la actividad complementaria es la fecha de inicio. IMPORTANTE: Este proceso es totalmente automático por lo tanto ningún operador debe realizar gestión alguna en LCE, y solo afectará a los cursos de los cuales sea necesario realizar el traspaso de registros y exista una vinculación entre una comunicación parcial y una complementaria, Información proveniente de SENCE. Por Ejemplo este ID contiene 2 asistencias posteriores a la Fecha del término parcial ( ), para estos casos se realizara el traspaso al ID complementario con el que exista la relación entre sí. ID ACCION 0001 (Parcial) Fecha Inicio: Fecha Fin: La ultima asistencia que se informo dentro del periodo parcial para este ID, fue la fecha , por eso después de realizar la ejecución del proceso automático de traspaso el ID acción solo contendrá aquellas asistencias informadas dentro su periodo parcial, como se muestra en la imagen. 125

127 Al ejecutar el proceso automático de traspaso de asistencia debe existir un segundo ID Complementario que prosiga del anterior a donde se traspasaran todos esos registros de asistencia, a modo de ejemplo es el siguiente: ID ACCION 0002 (Complementario) Fecha Inicio: Fecha Fin: Actualmente como se muestra en la imagen anterior este id complementario contiene dos asistencias que se informaron correctamente, pero al ejecutar el traspaso quedará definitivamente de la siguiente manera, como se muestra en la ilustración: Las Asistencias del y provienen del ID parcial 0001 y fueron traspasadas al ID complementario ID FISCALIZACIÓN Si el Operador ingresa con Rol Relator o Administrativo OTEC, esta Ficha le permite consultar los Registros de Fiscalizaciones que se han realizado en cualquiera de las sesiones del Curso, como se muestra en la siguiente ilustración: 126

128 ILUSTRACIÓN 189. FICHA FISCALIZACIÓN DE UN CURSO ROL: RELATOR Y ADMINISTRATIVO OTEC Si el Operador accede como Administrador SENCE, puede visualizar y agregar Fiscalizaciones, como se muestra en la siguiente ilustración: ILUSTRACIÓN 190. FICHA FISCALIZACIÓN DE UN CURSO ROL: ADMINISTRATIVO SENCE AGREGAR FISC A LIZ ACIÓN Para ingresar una Fiscalización, se deben completar los campos desplegados y a continuación se debe presionar el botón, que se muestra en la Ilustración desplegándose a continuación la ventana para autenticarse, como se muestra en la siguiente ilustración: 127

129 ILUSTRACIÓN 191. FIRMA FISCALIZACIÓN ROL: ADMINISTRATIVO SENCE La acción anterior habilita el botón en la página de la Ilustración, el cual deber presionar el Operador para que el Registro se almacene EVALUACIONES (ACTUALIZADO ) Si el Operador ha ingresado con el Rol de Relator o Administrativo OTEC, Administrativo SENCE, podrá visualizar y consultar los datos de los alumnos como notas parciales, notas finales y actas, deberá hacerlo en Registro Diario (consultar punto 3), pero esta vez en la lengüeta "evaluaciones", siempre cuando cuenten con los permisos correspondientes, se visualiza en la siguiente ilustración. ILUSTRACIÓN 192. EVALUACIONES CONSULTAR DATOS ROL: RELATOR Y ADMINISTRATIVO OTEC - ADMINISTRATIVO SENCE Si el operador ingresa como relator o como administrativo Otec podrá ingresar las notas parciales, nota final y además crear el acta para uno o más alumnos dependiendo de la selección que se realice. Para registrar las evaluaciones debe de posicionarse sobre los cuadros de evaluación e ingresar los valores (entre 1.0 y 7.0) en cada celda, a medida que las ingresa se recalcularé el promedio en la columna promedio, automáticamente. La nota final se debe digitar bajo el titulo Nota Final. 128

130 ILUSTRACIÓN 193. EVALUACIONES INGRESAR DATOS ROL: RELATOR Y ADMINISTRATIVO OTEC GENERAR ACTA (ACTU A LIZ AD O ) En la misma ventana de ingreso de evaluaciones se presenta el cálculo del porcentaje de asistencia que LCE ha realizado de manera automática y en base a lo que se haya informado como asistencia al momento de revisar el formulario. La columna Estado corresponde al estado del alumno para el acta final. Puede generar el acta final de uno o más alumnos a la vez, primero llenado las evaluaciones, la nota final, seleccionando el estado que corresponda para cada alumno(s) con el botón y luego presionando el botón de selección cada alumno que incluirá en el acta. Finalmente presione al costado derecho, esto para. Visualizara el siguiente mensaje, ver siguiente ilustración. ILUSTRACIÓN 194. GENERAR ACTA - ROL : RELATOR - ADMINISTRATIVO OTEC CONSU LTA R ACTA (AC TUALIZAD O ) Cualquier operador puede consultar el acta siempre cuando cuente con los permisos correspondientes. Para esto debe ingresar al módulo de registro diario, buscar el Id a consultar y seleccionar el signo, tras lo cual debe seleccionar la lengüeta Evaluaciones", ver ilustración. 129

131 ILUSTRACIÓN 195. CONSULTA DE ACTA ROL: RELATOR - ADMINISTRATIVO OTEC/SENCE 14 CONFIGURAR FIRMA ELECTRÓNICA PARA DOCUMENTOS PDF (ADOBE READER) Para validar la firma en Adobe Reader, siga las instrucciones que se muestran a continuación; 1.- Abrir el documento desde Adobe Reader, mostrará la notificación "Certification by Autentia is invalid": Al costado derecho visualizará el icono de firma digital, seleccione: 2.- Como verá se habilita el siguiente panel de configuración, aquí diríjase al menú "Certificate Details...", donde se debe agregar la entidad certificadora a la configuración de Adobe. 130

132 3.- En la siguiente ventana debe seleccionar la lengüeta "Trust" y luego el botón, para agregar a la entidad certificadora como válida. Para confirmar las acciones y continuar con la configuración en cada pantalla presione el botón, siguiente imagen: 4.- En la próxima ventana adicionalmente es necesario marcar cada una de las casillas disponibles: 131

133 Para terminar es necesario seguir confirmando la operación al pie de cada ventana, presionando el botón: NOTA: La hora del computador donde se realizará la configuración debe estar actualizada. Esta configuración se realiza solo una vez por equipo. 132