INFORME SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA

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1 INFORME SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIAA DE ACCIONISTAS MARZO 27 DE 2012

2 INFORME SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA CONFORMACIÓN, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES En la reunión de Asamblea de Accionistas No.30 del 29 de marzo de 2011, fue elegida la Junta Directiva, para el período comprendido entre abril 2011 y marzo 2013; y sus miembros cumplen con las calidades establecidas en los Estatutos de la Sociedad y el Código de Buen Gobierno. En la reunión de Junta Directiva No. 211, del 27 de octubre de 2011, se aprobó una reforma al reglamento de Junta Directiva para crear la figura de Vicepresidente de la Junta con el objeto de asegurar la efectiva y eficiente realización de las reuniones. Al 31 de diciembre de 2011, la Junta Directiva estuvo conformada de la siguiente manera: PRINCIPAL Ministerio de Hacienda y Crédito Público Viceministro General de Hacienda y Crédito Público GERMÁN ARCE ZAPATA Ministerio de Minas y Energía Ministro de Minas y Energía MAURICIO CÁRDENAS SANTAMARÍA Vacante * LUIS ERNESTO MEJÍA CASTRO Empresas Públicas de Medellín Gerente General FEDERICO RESTREPO POSADA JOSÉ FERNANDO ISAZA DELGADO GONZALO RESTREPO LÓPEZ SUPLENTE Ministerio de Hacienda y Crédito Público Director General de Crédito Público y del Tesoro Nacional LUIS EDUARDO ARANGO VARÓN Ministerio de Minas y Energía Viceministro de Minas y Energía TOMÁS GONZÁLEZ ESTRADA NICOLÁS ECHAVARRÍA MESA JORGE HUMBERTO BOTERO ANGULO Empresas Públicas de Medellín Director Energía JESÚS ARTURO ARISTIZÁBAL GUEVARA ANDRÉS FELIPE MEJÍA CARDONA ALEJANDRO GAVIRIA URIBE * Vacante ocasionada por el retiro del Doctor Juan Carlos Esguerra, quién fue nombrado Ministro de Justicia. 2

3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DE JUNTA La Junta Directiva cumplió con sus funciones y responsabilidades según el artículo 28 de los Estatutos Sociales. COMITÉS DE JUNTA Los Comités están integrados por los miembros de Junta que tienen la formación y experiencia apropiada para sus propósitos. En relación con su composición, se cumplió con lo establecido en el Código de Buen Gobierno y en el Acuerdo de la Junta Directiva que los reglamenta; y con sus responsabilidades y funcionamiento, los Comités revisaron los temas bajo su competencia, en forma detallada e hicieron las recomendaciones necesarias a la Junta Directiva, dando cumplimiento al propósito con el cual fueron creados. Rol Junta Directiva 12 reuniones en el año Temas tratados Temas Asamblea General de Accionistas. Temas miembros Junta Directiva y Comités de Junta. Informes mensuales (comercial, operación, financiero, proyectos, Seguimiento situación energética, temas regulatorios). Presupuesto y sus modificaciones. Planeación empresarial. Inscripción de la acción de ISAGEN en bolsas internacionales. Informe anual del Sistema de Control Empresarial. Plan de mejoramiento Contraloría General de la República. Comité de Asuntos de Junta 11 reuniones en el año Prácticas de buen gobierno. Funcionamiento y evaluación de la Junta. Criterios para el desarrollo de los trabajadores. Elección y remuneración del Gerente General. 3

4 Rol Temas tratados Reforma al régimen de contratación de la Empresa. Reforma del reglamento de la Junta Directiva. Comité de Finanzas y Nuevos Negocios 8 reuniones en el año Comité de Auditoría 10 reuniones en el año Temas financieros y de inversión de la Empresa. Incursión en negocios y mercados internacionales. Sistema de Control Empresarial. Riesgos empresariales. Entes externos de control. Evaluación de los resultados financieros. Seguimiento y evaluación de las prácticas de gobierno corporativo. Ética empresarial. Prevención del lavado de activos. REUNIONES Y QUÓRUM Las convocatorias de las reuniones, el suministro de información a sus miembros y, en general, su funcionamiento, se llevaron a cabo de conformidad con las reglas establecidas en los Estatutos Sociales y el Código de Buen Gobierno. ASISTENCIA DE JUNTA DIRECTIVA En el año, la Junta Directiva se reunió en doce ocasiones, correspondientes a las sesiones ordinarias, dando cumplimiento al parágrafo del artículo 30 de los Estatutos Sociales, que ordena celebrar una sesión al mes. El porcentaje de asistencia durante el año fue: 92,9% por renglón. 65,5% miembros principales. 72,6% miembros suplentes. 4

5 INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES Se suministró de manera oportuna a los miembros de Junta Directiva la información necesaria para la toma de decisiones. En las reuniones, la Junta Directiva hizo seguimiento a la gestión empresarial con base en la información entregada por la Administración, tal como está consignado en las actas de las reuniones. De acuerdo con lo establecido en el Código de Buen Gobierno, cuando un miembro de Junta Directiva es nombrado por primera vez, la Administración le suministró información sobre la Empresa y su entorno, así como de las obligaciones, responsabilidades y facultades que implica ser miembro de la Junta Directiva. INHABILIDADES Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Tal como lo define el Código de Buen Gobierno sobre inhabilidades y confidencialidad de la información, cuando en las sesiones se discutieron temas que los colocaran en un posible conflicto de interés, se evidenció en el acta de la reunión respectiva su retiro. EVALUACIÓN Y REMUNERACIÓN En la reunión No. 212 del 24 de noviembre de 2011, la Junta Directiva aprobó la metodología para realizar la evaluación de su desempeño durante el año 2011, en la que se indagó por tres elementos fundamentales: niveles de aporte y compromiso de los miembros de Junta, desempeño de la Junta como equipo y evaluación del desempeño de los Comités de Junta. La recolección de los datos se realizó a través de formularios tipo encuesta y entrevistas personales, dirigidas no sólo a los miembros de Junta, sino además a los miembros de la Administración y realizadas por un facilitador externo e independiente, con el objeto de garantizar la eficiencia y transparencia de los resultados. En términos generales, los resultados de la evaluación evidenciaron, como en anteriores ocasiones, altos estándares en compromiso, ética, desempeño, independencia, conocimiento, ejecución de prácticas de Buen Gobierno y defensa de los intereses de todos los Accionistas. Al mismo tiempo y como propósito central de la evaluación, se identificaron algunos aspectos puntuales a fortalecer, a partir de los cuales la Junta y la Administración, en la reunión de Junta número 216 del 23 de febrero de 2012, acordaron un plan de acción tendiente a lograr, entre otros: una menor asimetría en los conocimientos técnicos relacionados con la Industria que detentan los miembros de la Junta; garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los canales a través de los cuales los documentos relacionados con los temas a tratar en las reuniones se ponen previamente a disposición de los miembros de Junta; afinar la relación y toma de decisiones entre la Junta Directiva y sus Comités; la continuidad de la divulgación y ejecución de las herramientas que previenen los conflictos de interés; y la fijación de objetivos por parte de la Junta Directiva, en temas puntuales identificados como relevantes para la Organización. 5

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