Administración de proyectos Maestría en Informática

Transcripción

1 Instituto Politécnico Nacional INTRODUCCIÓN La Secretaría de Salud ha puesto en marcha un programa para mejorar el abasto de medicamentos en el país, al cual se asocian diversos esfuerzos que desean comunicarse. Para tal fin se ha creado la página Abasto de medicamentos. En esta página se puede encontrar información sobre siete puntos principales: Administración de Proyectos 1. El abasto de medicamentos en cada estado, hospitales federales e institutos nacionales. Informáticos ()

2 Unidad 3.

3 Tema Unidad 3. Tiempo Descripción detallada de la naturaleza del proyecto A G E N D A de las actividades y admon. del tiempo Identificación y asignación de recursos Estimación de costos Análisis de riesgo Presupuestos y análisis de factibilidad Criterios de medición y reporte de avances Criterios de control de calidad y éxito Control de versiones Planes de pruebas

4 Tema Unidad 3. Tiempo Descripción detallada de la naturaleza del proyecto A G E N D A de las actividades y admon. del tiempo Identificación y asignación de recursos Estimación de costos Análisis de riesgo Presupuestos y análisis de factibilidad Criterios de medición y reporte de avances Criterios de control de calidad y éxito Control de versiones Planes de pruebas

5 Descripción detallada de la naturaleza del proyecto Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Personas Comunicar Riesgos Compras Grupo de procesos de iniciación Grupo de procesos de planeación Grupo de procesos de Ejecución Grupo de procesos de Seg. y Ctrl. Grupo de procesos de cierre

6 Descripción detallada de la naturaleza del proyecto

7 Charter (Acta constitución del Proyecto) para que sirve? Apoya la definción de los proyectos. Permite el análisis de entregables y tareas. Apoya la toma de decisiones. Permite una visión global y asigna claramente prioridades. Qué incluye? El título o idea central. Las ramas, entregables o subtemas. Las subramas, sub-entregables, hasta el nivel que se desee desglosar o analizar.

8 Charter (Acta constitución del Proyecto) Como desarrollarlo? Definir el título o idea central y colocarlo al centro del diagrama. Colocar en las primeras ramas los subtemas o entregables finales y en las ramas adicionales colocar los temas dentro subtemas, o sub-entregables. Utilizar palabras clave, colores, símbolos o dibujos. Estimular la creatividad, aportando ideas y después revisar y organizar. Cuando utilizarla? Durante el bosquejo de ideas a lo largo del proyecto. Al elaborar las siguientes herramientas y documentos: charter, expectativas, definición de entregables, WBS, análisis de riesgos, etc.

9 Charter (Acta constitución del Proyecto) Secciones que contiene: Fecha Control de revisiones. Justificación/propósito. Descripción del producto o servicio. Entregables finales. Información histórica. Supuestos. Restricciones. Firmas del patrocinador y administrador del proyecto.

10 Qué es y qué hace un administrador de proyectos? Charter (Acta constitución del Proyecto)

11 Qué es y qué hace un administrador de proyectos? Charter (Acta constitución del Proyecto)

12 Ejercicio (160 min) Reunión de inicio del proyecto con el propósito de desarrollar: 1) Presentación del proyecto (mapa mental). Productos o entregables al final de clase: 2) El Charter del proyecto. 3) El enunciado de alcance del proyecto. Mecánica: 1) Exposición. 2) Comentarios y retroalimentación. 3) Replanteamiento (individual no en grupo). 4) Enunciado del proyecto (al final de exposiciones).

13 Grupo de procesos de iniciación Grupo de procesos de planeación Grupo de procesos de Ejecución Grupo de procesos de Seg. y Ctrl. Grupo de procesos de cierre Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Personas Comunicar Riesgos Compras

14 Plan del Proyecto Para que sirve? Guía la ejecución y el control del proyecto. Establece el estándar o punto de referencia contra el cual evaluar el apego al cumplimiento (éxito del proyecto) Facilita la comunicación entre los involucrados. Documenta los criterios de las nueve áreas y su aprobación.

15 Plan del Proyecto Qué incluye? Documentos y herramientas utilizadas en la planeación Alcance: Charter, declaración del alcance, WBS. Recursos humanos: Diagrama organizacional del proyecto, Matriz de roles y funciones. Comunicación: Matriz de comunicación, calendario de eventos, estatus semanal, estatus mensual. Tiempo: Programa del proyecto-ruta crítica. Costo: Estimación de costo, presupuesto base (baseline), programa de erogaciones-flujo de efectivo. Calidad: Lista de verificación-diagrama causa/efecto, análisis de precedentes (benchmarking). Riesgo: Mapa de riesgos, matriz de riesgos.

16 Plan del Proyecto Qué incluye? Documentos y herramientas utilizadas en la planeación Insumos: matriz de adquisición y disposición de insumos. Integración: Control de cambios, lecciones aprendidas.

17 Declaración del alcance A partir del charter, el administrador del proyecto y su equipo podrán ampliar la declaración del alcance del proyecto para asegurar que el cliente, patrocinador y el equipo confirmen cómo serán los entregables del proyecto. La declaración del alcance es como realizar pequeños Charters de cada entregable final, desglosándolos, describiéndolos, especificando cómo deben quedar para ser aceptados por el cliente. De esta forma establecemos los criterios de aceptación.

18 Declaración del alcance ( continuación) Es importante que los entregables que se elaboren cumplan con el criterio SMART (específico, medible, acordado, realista y en el tiempo establecido) Charter Entregables finales Expectativas Declaración del alcance Sub- Entregables Criterios de aceptación

19 Es importante destacar que cada proyecto y cada fase del proyecto tienen dos clases de entregables. Los entregables del proyecto (productos y servicios) Los entregables de la l proyecto (charter, calendario, reportes, planes, etc)

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21 Ejercicio (40 min) y exposición de los entregables finales de su proyecto, así como los sub-entregables. Ejemplo: No. Entregable Entregable final 1 Sub entregables Pantalla para registro de datos Descripción Módulo de captura de información Descripción Interfaz gráfica donde el usuario descargará sus datos. Criterio de aceptación Entrega el 20 sep. Cumplir con los requerimientos del usuario. Deben haberse realizado pruebas. Criterio de aceptación Interfaz desarrollada en VB. Pantalla para consulta de catalogo Pantallas para impresión de documentos En caso de no encontrar algún código, estos podrán ser consultados. Impresión de documentos para validación. Interfaz desarrollada en VB. Interfaz desarrollada en VB.

22 Work Breakdown Structure WBS Se parte de la declaración del alcance, se continua con los entregables y sub entregables, con sus descripciones y criterios de aceptación. Después se confirma la expectativa con el cliente, con el patrocinador y el equipo. Ahora se deben desglosar aún más los sub-entregables, hasta llegar a un nivel de control en el que cada elemento pueda ser: Asignado a una persona o empresa responsable, Programado, Costeado, y Monitoreado.

23 Work Breakdown Structure WBS Para qué sirve? Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a entregables, que incluye a todos los elementos del proyecto. El trabajo ajeno al WBS está fuera del alcance del proyecto, y por lo tanto no será realizado. Qué incluye? Fases del proyecto y de la l proyecto. Entregables, sub entregables, sub sub entregables, donde cada nivel inferior de la estructura representa una descripción detallada de los elementos del proyecto.

24 Work Breakdown Structure WBS Cómo desarrollarla? Desarrollar un mapa mental de las fases del proyecto. Partiendo de la declaración del alcance, desglosando el proyecto en entregables y sub-entregables. Decidir formato por utilizar; pasar mapa mental a formato gráfico a tabular. Identificar entregables adicionales al nivel superior necesarios para completar el alcance del proyecto. Analizar cada entregable del nivel a, para determinar su elemento a+1 inferior. Validar el WBS y obtener su aprobación.

25 Work Breakdown Structure WBS Preguntas que debemos formular en equipo: La lista de entregables describe completamente y satisface la declaración del alcance? Todos los entregables están contenidos en la declaración del alcance? Estará el cliente satisfecho de recibir estos y sólo estos entregables? Puede asignarse claramente cada entregable a una persona u organización? Están descritos claramente los entregables?

26 Work Breakdown Structure WBS Preguntas que debemos formular en equipo: En junta de equipo con expertos revisar que el WBS esté correcto: Identificar cualquier entregable que haya sido ignorado, que esté fuera del alcance, o que esté confuso o ambiguo; Realizar las correcciones necesarias al WBS. Revisar el WBS con los involucrados clave para obtener su retroalimentación y aceptación. Revisar el WBS con el patrocinador y recibir su aprobación final.

27 Work Breakdown Structure WBS Se parte de la declaración del alcance, se continua con los entregables y sub entregables, con sus descripciones y criterios de aceptación. Después se confirma la expectativa con el cliente, con el patrocinador y el equipo. Ahora se deben desglosar aún más los sub-entregables, hasta llegar a un nivel de control en el que cada elemento pueda ser: Asignado a una persona o empresa responsable, Programado, Costeado, y Monitoreado.

28 Ejercicio (40 min) Definir un primer acercamiento del WBS de su proyecto. Considerando: Mapa mental Entregables, sub entregables, Fases del proyecto

29 Tema Unidad 3. Tiempo Descripción detallada de la naturaleza del proyecto A G E N D A de las actividades y admon. del tiempo Identificación y asignación de recursos Estimación de costos Análisis de riesgo Presupuestos y análisis de factibilidad Criterios de medición y reporte de avances Criterios de control de calidad y éxito Control de versiones Planes de pruebas