Código FO-PGD-01 Fecha 20/06/2017 Versión 1 Página. 1 de 2. Documental A.G. A.C. C.T. M S E

Transcripción

1 20/06/2017 Página 1 de 2 Gerencia ACTAS Retención Disposición Final Documental Actas de reuniones de junta directiva y x x asamblea de socios Se seleccionan las actas que formen parte de un proceso vigente y se conservan hasta que el proceso prescriba, el resto se elimina COMUNICACIONES Circulares 1 10 x Eliminación total - Circulares Informativas Memorandos 1 5 x x Conservar aquellos memorandos que estén vinculados a un proceso judicial hasta que el este finalice. Posteriormente se eliminará CONTRATOS Contratos de servicios de transporte 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Contratos de arrendamientos 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Contratos de prestación de servicios 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Contratos laborales 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Convenios de colaboración empresarial 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente INFORMES Informes de gestión 1 3 x x Digitalizar y eliminar LICENCIAS Licencias y habilitaciones 2 18 x x Mantener en el archivo central mientras estén vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar

2 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 2 de 2 Gerencia Retención Disposición Final Licencia de software contable 2 18 x x Mantener en el archivo central mientras estén vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar Licencia de sistema de vigilenica 2 2 x x Mantener en el archivo central mientras estén vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar Licencias otorgadas por el ministerio de Mantener en el archivo central mientras estén vigentes 2 18 x x transporte y luego pasar al histórico. Eliminar Licencias otorgadas por el tránsito municipal 2 18 x x Mantener en el archivo central mientras estén vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar SEGUROS Responsabilidad civil contractual 1 20 x x Digitalizar y eliminar Responsabilidad civil extracontractual 1 20 x x Digitalizar y eliminar Digitalizar y eliminar. Conservar cuando esté vinculado a 1 20 x x Accidentes personales un proceso judicial

3 20/06/2017 Página 1 de 1 Subgerencia Retención Disposición Final Documental ACTAS Actas de recibimiento 1 3 x Eliminación total Actas de programación de trabajo 1 1 x Eliminación total COMUNICACIONES Correspondencia 1 5 x x Conservar aquellas vinculadas a procesos con el Ministerio de Transporte, procesos judiciales, investigaciones administrativas INVENTARIO Inventario documental 1 5 x x Digitalizar y eliminar

4 20/06/2017 Página 1 de 1 Asesoría Contable Retención Documental Disposición Final INFORMES Informes de estados financieros 5 20 x Eliminación total Informes Financieros del Periodo Contable. Balance General. Estado de resultados INFORMES Informes contables 2 10 x Eliminación total Conciliación Bancaria Informe de Caja Diario Informe de Cartera. Consolidado cuentas bancarias. Movimientos bancarios. Extractos bancarios. Notas créditos y débitos. Consignaciones Informes de estados financieros 5 20 x Eliminación total Informes Financieros del Periodo Contable. Balance General. Estado de resultados

5 20/06/2017 Página 1 de 1 Asesoría Jurídica Retención Documental Disposición Final INVESTIGACIÓN Investigaciones y/o sanciones administrativas 1 19 x x Digitalizar y eliminar PROCESOS Procesos judiciales 5 30 x x Digitalizar y eliminar Procesos civiles 5 30 x x Digitalizar y eliminar Procesos laborales 5 30 x x Digitalizar y eliminar

6 20/06/2017 Página 1 de 1 Coordinador Comercial Retención Documental Disposición Final PUBLICIDAD Material publicitario 1 1 X Eliminación total

7 20/06/2017 Página 1 de 11 Coordinador SGI ACTAS Retención Documental Disposición Final Actas de comité 1 5 x x Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica. - Actas Copasst - Actas Comité de Convivencia Laboral - Actas Comité de Seguridad Vial - Actas de gestión para la sostenibilidad - Actas del comité de archivo AUDITORÍA Auditorías Internas 3 5 x x Eliminación total Auditorías Externas 3 5 x x Eliminación total Auditorías de Certificación 3 5 x x Eliminación total ELECCIONES 1 10 x x Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado.

8 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Versión 1 Página 2 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final Elecciones miembros del COPASST 1 10 x x Elecciones miembros del Cocola 1 10 x x Elecciones miembros del Comité de Seguridad V 1 10 x x Elecciones miembros de las Brigadas de Emerge 1 10 x x Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado. Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado. Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado. Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado ENCUESTAS Encuestas de calidad del servicio 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas de riesgo psicosocial 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas osteo muscular sentida 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas autorreporte de cond. de salud 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas autorreporte de cond. de trabajo 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente

9 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 3 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final Encuestas de perfil sociodemográfico 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente MANUALES Manual De gestión Integral 5 30 x Eliminar Manual para el tratamiento de datos 5 30 x personales Eliminar Manual de funciones 5 30 x Eliminar Manual de turismo sostenible 5 30 x Eliminar Manual del contratista 5 30 x Eliminar PLANES Plan estratégico de seguridad vial 2 10 x Eliminar Plan de mantenimiento vehicular 2 10 x Eliminar Plan estratégico 2 10 x Eliminar Plan de gestión de riesgo en los procesos 2 10 x Eliminar Plan anual de trabajo PAT 2 10 x Eliminar Plan de gestion del conocimiento 2 10 x Eliminar Plan de gestion para la sostenibilidad 2 10 x Eliminar Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencia 2 10 x Eliminar Plan de capacitación y entrenamiento 2 10 x Eliminar Plan de mediciones ambientales 2 10 x Eliminar Plan de gestión para la sostenibilidad 2 10 x Eliminar

10 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 4 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final PROGRAMAS Programas SGI 5 10 x Eliminar - Programa de control de infracciones PCI - Programa de gestión documental - Programa de reposición vehicular - Programa para la gestion de la sostenibilidad - Programa de auditoría - Programa de inspecciones - Programa de vigilancia epidemiológica cardiovascular - Programa de vigilancia epidemiológica osteomuscular - Programa de capacitación y entrenamiento - Programa de orden y aseo - Programa de gestion de riesgo de actividades críticas - Programa de detección de caídas - Programa de mantenimiento vehicular - Programa de estilos de vida saludable - Programa de simulacros

11 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 5 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final - Programa de prevención de la fármaco dependecia Programas Sostenibilidad 5 10 x Eliminar - Programación de sensibilización e información - Programa de flora y fauna - Programa de ahorro y uso de eficiente del agua - Programa de ahorro y uso de eficiente de la energía - Programa de uso de productos químicos - Programa de gestión de residuos - Programa integral de mitigación de la contaminación - Programa de mantenimiento vehicular sostenible - Programa Sociocultural - Programa económico - Programa para la gestión para la sostenibilidad REGISTROS Registros PESV 2 10 x Eliminar - Instructivo dinámico de calificación PESV

12 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 6 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final - Control de capacitaciones - Comunicación de políticas PESV - Cuestionario para el diagnóstico de la situación de la empresa - Evaluación del riesgo - Plan de Acciones del PESV - Indicadores PESV - Pruebas de ingreso - Lista de EPP - Control de la documentacion vehicular y plan de rodamiento - Rutas - Leccionres aprendidas - Estándares generales de seguridad vial - Estándares de seguridad vial para peatones - Estándares para conductores de vehículos - Estándares para el transporte de carga y sustancias peligrosas - Estándares para motociclistas - Estándares para ciclistas - Estándares para conductor de volqueta

13 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 7 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final - Ficha técnica de capacitación - Auditoría al PESV - Control de la documentación PESV - TransCauCO2 - Planos de vías internas - Listado de chequeo de manual de imagen - Programación - Registros de los preoperativos Calidad 5 10 x Eliminar - Diagnóstico organizacional - Caracterización de los procesos - Inducción y reinducción - Listado de asistencia a capacitaciones - Plan de capacitaciones - Acciones correctivas y preventivas - Gestión de acciones para la mejora continua - Matriz de comunicación - Estudio de seguridad - Selección, evaluación y reevaluación de proveedores - PQRS

14 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 8 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final - Evaluación de competencias - Informe de revisión por la dirección - Evaluación de operadores de transportes - Formato de autoaprendizajes - Evaluación de auditores - Evaluación de eficacia de capacitaciones - Evaluación de desempeño - Orden de compra - Organigrama - Tabulación encuesta de calidad de servicio Sostenibilidad 5 10 x Eliminar - Certificación RUE - Declaración primera parte NTS-TS Matriz de requisitos legales sector turismo - Matriz de identificación y evaluación de requisitos legales - Lista de chequeo de requisitos legales sector turismo - Matriz de evaluación de impactos - Consumo de lubricante y detergente - Consumo de agua y energía

15 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 9 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final - Análisis de impacto de compras - Registro de equipos contaminantes - de conducta - de conducta preventiva ESCNNA - Información de la solicitud de inscripción SG-SST 5 10 x Eliminar - Bitácora simulacro - Control de exámenes médicos - Diagnóstico de las condiciones de salud - Criterios de contratistas y proveedores - Lista autorizados trabajo de alto riesgo - Informe de accidente de trabajo - Investigación de accidente de trabajo - Permisos - Entrega de EPP - Inducción y reinducción - Inspección de extintores - Inspección de botiquin I y II - Inspección de oficinas - Inspección de Aseo - Inspección bodega y archivo - Inspeción áreas comunes

16 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 10 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final - Inspección a puestos de trabajo en oficina - Tabla de peligros - Evaluación y valoración de riesgos - Matriz de identificacion de peligros, evaluación y valoración del riesgo - Evaluación inicial - Autorreporte de condiciones de salud - Autorreporte de condiciones de trabajo - Indicadores SST - Informe trimestral incidentes y accidentes - Matriz de requisitos legales - Plan anual de trabajo PAT - Queja ante comité de convivencia laboral - Lista de chequeo de responsabilidades - Lista de chequeo de responsabilidades servicio general - Variables diagnóstico de las condiciones de salud - Gestión del cambio - Chequeo de orden y aseo

17 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 11 de 11 Coordinador SGI Retención Documental Disposición Final - Profesiograma - Matriz de seguimiento a exámenes médicos - Listado de comités y brigadas - Evaluacion de simulacros - Mantenimiento de equipos - Reglamento de higiene y seguridad industrial

18 20/06/2017 Página 1 de 1 Coordinador de Talento Humano Retención Documental Disposición Final HISTORIAS Historias laborales 2 98 x x Una vez desvinculado de la empresa, se conservará en el histórico por 5 años, luego digitalizar y eliminar

19 Versión Página 20/06/ de 1 Asistente Administrativo y de Despacho Retención Documental Disposición Final INFORMES Reportes 1 10 x x Digitalizar y eliminar - Reportes control de infracciones en vigia REGISTROS Arqueos de caja 2 8 x Eliminación total Planillas de servicio de transporte 2 8 x Eliminación total - Planilla de servicio ocasional Planilla de despacho servicio mixto 2 8 x Eliminación total. Se debe conservar cuando exista vinculación con un proceso judicial Fuec 2 8 x Eliminación total. Se debe conservar cuando exista vinculación con un proceso judicial

20 20/06/2017 Versión 1 Página 1 de 1 Asistente Operativo HISTORIAS Retención Documenta Disposición Final Historia Vehicular 2 98 x x Una vez desvinculado de la empresa, se conservará en el histórico por 5 años, luego digitalizar y eliminar Mantenimientospreventivos y correctivos Mantenimientospreventivos y correctivos 1 10 x x Digitalizar y eliminar

21 20/06/2017 Página 1 de 2 Asistente Contable y Administrativo Retención Documental Disposición Final COMPROBANTES 1 10 x x Eliminación total Comprobantes de ajustes contables - Comprobante de ajustes 1 10 x x Eliminación total Comprobantes de egreso 1 10 x x Eliminación total Comprobantes de ingreso 1 10 x x Eliminación total - Comisiones de viajes - Venta de inventario (Planillas de viaje ocasional) - Factura de administración de servicios Comprobantes de nómina 1 10 x Eliminación total INFORMES Informes contables 2 10 x Eliminación total Conciliación Bancaria Informe de Caja Diario Informe de Cartera. Consolidado cuentas bancarias. Movimientos bancarios. Extractos bancarios. Notas créditos y débitos. Consignaciones.

22 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL 20/06/2017 Página 2 de 2 Asistente Contable y Administrativo Retención Documental Disposición Final LIBROS Libros Contables 1 10 x x Digitalizar y eliminar - Libro auxiliar - Libro diario - Libro mayor y balance

23 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 2 Gerencia ACTAS TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E Actas de reuniones de junta directiva y x x asamblea de socios Se seleccionan las actas que formen parte de un proceso vigente y se conservan hasta que el proceso prescriba, el resto se elimina COMUNICACIONES Circulares 10 x Eliminación total Memorandos 5 x x Conservar aquellos memorandos que estén vinculados a un proceso judicial hasta que el este finalice. Posteriormente se eliminará CONTRATOS Contratos de servicios de transporte 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Contratos de arrendamientos 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Contratos de prestación de servicios 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Contratos laborales 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente Convenios de colaboración empresarial 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente INFORMES Informes de gestión 3 x x Digitalizar y eliminar LICENCIAS Licencias y habilitaciones 18 x x Mantener en el archivo central mientras estén vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar Licencia de software contable 18 x x Mantener en el archivo central mientras estén vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar

24 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 2 Gerencia TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E Licencia de sistema de vigilenica 2 x x Mantener en el archivo central mientras estén vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar Licencias otorgadas por el ministerio de Mantener en el archivo central mientras estén 18 x x transporte vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar Mantener en el archivo central mientras estén 18 x x Licencias otorgadas por el tránsito municipal vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar SEGUROS Responsabilidad civil contractual 20 x x Digitalizar y eliminar Responsabilidad civil extracontractual 20 x x Digitalizar y eliminar Accidentes personales 20 x x Digitalizar y eliminar. Conservar cuando esté vinculado a un proceso judicial

25 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 1 Subgerencia TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E ACTAS Actas de recibimiento 3 x Eliminación total Actas de programación de trabajo 1 x Eliminación total COMUNICACIONES Correspondencia 5 x x Conservar aquellas vinculadas a procesos con el Ministerio de Transporte, procesos judiciales, investigaciones administrativas INVENTARIO Inventario documental 5 x x Digitalizar y eliminar

26 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 1 Asesoría Contable TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E INFORMES Informes de estados financieros 20 x Eliminación total INFORMES Informes contables 10 x Eliminación total Informes de estados financieros 20 x Eliminación total

27 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 1 Asesoría Jurídica TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E INVESTIGACIÓN Investigaciones y/o sanciones administrativas 19 x x Digitalizar y eliminar PROCESOS Procesos judiciales 30 x x Digitalizar y eliminar Procesos civiles 30 x x Digitalizar y eliminar Procesos laborales 30 x x Digitalizar y eliminar

28 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 1 Coordinador Comercial TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E PUBLICIDAD Material publicitario 1 X Eliminación total

29 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 4 Coordinador SGI ACTAS TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E Actas de comité 5 x x Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de cinco (5) años, cumplido este tiempo se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica AUDITORÍA Auditorías Internas 5 x x Eliminación total Auditorías Externas 5 x x Eliminación total Auditorías de Certificación 5 x x Eliminación total ELECCIONES 10 x x Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado.

30 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 4 Coordinador SGI TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E Elecciones miembros del COPASST 10 x x Elecciones miembros del Cocola 10 x x Elecciones miembros del Comité de Seguridad Vial 10 x x Elecciones miembros de las Brigadas de Emergencias 10 x x ENCUESTAS Encuestas de calidad del servicio 20 x x Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado. Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado. Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado. Pasados 10 años en archivo histórico se destruye, cuando el documento sea parte de un proceso judicial, se guardará el documento digitalizado. Digitalizar y luego elimintar totalmente

31 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 4 Coordinador SGI TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E Encuestas de riesgo psicosocial 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas osteo muscular sentida 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas autorresporte de condiciones de salud 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas autorresporte de condiciones de trabajo 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente Encuestas de perfil sociodemográfico 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente MANUALES Manual De gestión Integral 30 x Eliminar Manual para el tratamiento de datos personales 30 x Eliminar Manual de funciones 30 x Eliminar Manual de turismo sostenible 30 x Eliminar Manual del contratista 30 x Eliminar PLANES Plan estratégico de seguridad vial 10 x Eliminar Plan de mantenimiento vehicular 10 x Eliminar Plan estratégico 10 x Eliminar Plan de gestión de riesgo en los procesos 10 x Eliminar Plan anual de trabajo PAT 10 x Eliminar

32 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 4 Coordinador SGI TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E Plan de gestion del conocimiento 10 x Eliminar Plan de gestion para la sostenibilidad 10 x Eliminar Plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencia 10 x Eliminar Plan de capacitación y entrenamiento 10 x Eliminar Plan de mediciones ambientales 10 x Eliminar Plan de gestión para la sostenibilidad 10 x Eliminar PROGRAMAS Programas SGI 10 x Eliminar Programas Sostenibilidad 10 x Eliminar REGISTROS Registros PESV 10 x Eliminar Calidad 10 x Eliminar Sostenibilidad 10 x Eliminar SG-SST 10 x Eliminar

33 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 1 Coordinador de Talento Humano TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E HISTORIAS Historias laborales 98 x x Una vez desvinculado de la empresa, se conservará en el histórico por 5 años, luego digitalizar y eliminar

34 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 1 Asistente Administrativo y de Despacho TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E INFORMES Reportes 10 x x Digitalizar y eliminar REGISTROS Arqueos de caja 8 x Eliminación total Planillas de servicio de transporte 8 x Eliminación total Planilla de despacho servicio mixto 8 x Eliminación total. Se debe conservar cuando exista vinculación con un proceso judicial Fuec 8 x Eliminación total. Se debe conservar cuando exista vinculación con un proceso judicial

35 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E HISTORIAS Historia Vehicular 98 x x Mantenimientospreventivos y correctivos Mantenimientospreventivos y correctivos 10 x x Digitalizar y eliminar Una vez desvinculado de la empresa, se conservará en el histórico por 5 años, luego digitalizar y eliminar

36 Versión Página FO-PGD-02 20/06/ de 1 TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Retención Disposición Final A.C. C.T. M S E COMPROBANTES 10 x x Eliminación total Comprobantes de ajustes contables 10 x x Eliminación total Comprobantes de egreso 10 x x Eliminación total Comprobantes de ingreso 10 x x Eliminación total Comprobantes de nómina 10 x Eliminación total INFORMES Informes contables 10 x Eliminación total LIBROS Libros Contables 10 x x Digitalizar y eliminar