FICHA PRESENTADOR SOPORTE

Transcripción

1 paso a paso: MENÚ de RECIBOS de COMUNIDAD de Versión 3.01 Enero 2003 Le detallamos los pasos que debe efectuar en el momento de proceder a efectuar los recibos de Comunidad: FICHA PRESENTADOR SOPORTE Mediante esta pantalla, procederemos a la grabación de todas las cuentas bancarias donde sean presentados recibos, de forma que estos datos queden pregrabados en esta ficha. De este modo cuando realicemos cargas por soporte el proceso será mucho más rápido. Dispondremos de 999 fichas de presentadores diferentes a cumplimentar en función de la necesidad de cada administración. Al acceder a esta pantalla el cursor se situará en el campo de código a la espera de que indiquemos el mismo. Si al indicar el código de presentador, este está dado de alta, la ficha se nos mostrará en pantalla. Si por el contrario esta ficha no existe, el cursor se situará en el campo de código a la espera de que sea cumplimentado. Repasemos uno a uno los datos que debemos grabar en cada uno de los campos. La Norma para presentación del Soporte Magnético requiere que el presentador del soporte tenga un código compuesto por el NIF del mismo, además de un numero de tres cifras que deberá solicitarse a la entidad bancaria correspondiente, que deberá indicarse en el campo de Presentador Código:, y seguidamente el nombre del presentador. Cuando el ordenante sea la misma persona o entidad que el presentador, deberán indicarse los mismos datos en Código y Nombre de Ordenante. Téngase presente que el Ordenante, es el titular de la cuenta donde se presentan los recibos para su abono. La Entidad Receptora y Oficina corresponderán a los códigos interbancarios, de cuatro cifras cada uno de la entidad que gestiona el soporte, Debe consultar con su entidad bancaria, estos datos, ya que puede darse el caso de no ser los mismos códigos que los de la oficina, donde se presentan los recibos. La Entidad de Ingreso, Agencia, Control, Cuenta, corresponderán al código interbancario de la entidad donde esta depositada la cuenta donde se presentan los recibos. Tipo de Soporte a Cargar, deberá indicar el formato de los disquetes que se utilizaran para efectuar el ingreso Debe indicarse el numero asignado a cada formato, que aparecerá al pie de la pantalla. Letra disquetera: indicaremos el nombre de la disquetera de destino. Normalmente suele ser A. En los campos informativos, el administrador, puede cumplimentar estas cinco líneas, para que se incluya en el recibo un mensaje propio, que bien puede ser publicidad propia de su despacho. FICHA PRESENTADOR SOPORTE COMUNIDADES Esta ficha debe de emplearse cuando la gestión de recibos no se efectúa a través de una cuenta general del administrador, sino que tratándose de Comunidades que gestionan sus movimientos en cuenta propia, los ingresos se efectúan directamente en las cuentas de las fincas. Los datos a cumplimentar siguen las mismas reglas que en el apartado anterior.

2 REPASO DATOS SOPORTE Este listado relaciona todos los recibos cuyos domicilios bancarios son incorrectos, y que por lo tanto deben modificarse antes de comenzar a hacer emisiones.. Tan solo indicaremos los límites de propietarios que deseamos incluir en el repaso de soporte. Si el único error que detecta esta opción, es la falta de dígitos de control, esta opción de forma automática calculará estos dígitos y los grabará en la ficha del propietario de forma automática. Para su buen funcionamiento, el usuario deberá recordar las siguientes circunstancias previas. 1.- En el Menú de Procesos Comunes, en TRATAMIENTO DESCRIPCIONES, deberán estar correctamente codificados los Bancos de Administrador y de clientes, es decir, que los cuatro primeros caracteres deberán ser el código interbancario de la entidad. Este código es el asignado por el Banco de España y puede ser solicitado a su entidad bancaria. 2.- Los datos bancarios, así como la forma de pago de los propietarios, deben estar perfectamente introducidos en la Ficha de propietarios del Menú FICHEROS de la aplicación de la forma siguiente. La agencia del propietario deberá ser el código de cuatro cifras, asignado por el Banco de España. En ningún momento será aceptado un dato alfabético en este campo. Seguidamente al código de Agencia deberá indicarse el número de control, en dos cifras, caso de no conocerlo se indicará (**.). El código de esta agencia no deberá ser el número de la misma con respecto a la entidad que se trate, sino el interbancario asignado por el Banco de España. El número de cuenta será de 10 dígitos obligatoriamente, sin puntos ni guiones y en el formato interbancario. Téngase en cuenta que cualquier ficha de propietario, que no tenga estas condiciones, será rechazada al momento de hacer el ingreso, y por lo tanto no será incluido en remesa. Cuando todos los datos comentados en estos dos puntos sean correctos, se podrá proce der a la carga por soporte, según pautas que se explican a continuación. ELIMINACIÓN CONCEPTOS VARIABLES Mediante esta opción, se eliminan de la ficha del propietario, todos los conceptos variables, o sea los que su código sea superior a 51 Debe recordarse que serán considerados Conceptos Variables todos los que su código este comprendido entre 51 y 99 ambos inclusive, pero que dentro de estos códigos, desaparecerán automáticamente todos los comprendidos entre estos códigos y que la fecha fin de efecto haya vencido. Cuando se indique grupo de la ficha propietario, recuerde que en la ficha del propietario, ya se indicaba la posibilidad de efectuar tres recibos diferentes al mismo propietario, en grupos de 4 conceptos cada uno. Este dato se refiere a este dato. Cuando se solicite eliminar Grupo, no se tendrá en cuenta el código de concepto, sino que será eliminado cualquier código que este incluido en el grupo de la ficha de propietario que se haya solicitado. CAMBIO VENCIMIENTO RECIBOS En ocasiones, el rótulo que tenemos estipulado en la ficha del propietario, como vencimiento del recibo, no es el más apropiado, para la emisión que se va a realizar, siendo conveniente cambiarlo por otro. Mediante esta opción puede ser cambiado en forma automática el dato asignado al campo de la ficha de propietario, y el cual es impreso en la casilla de vencimiento del recibo. Una vez solicitados los limites de fincas, en ellas sera cambiado el rotulo por el que este asignado en el campo Nuevo Vencimiento

3 EMISIÓN DE RECIBOS En esta opción se confeccionan internamente los recibos de Comunidad. Es muy importante no cometer ningún error al cumplimentar los campos de esta pantalla que le mostramos a continuación. { INCLUDEPICTURE " \* MERGEFORMATINET } Deben indicar el código inicial y final de la s fincas que deseamos confeccionar el recibo, si queremos hacerlo de todas pasaremos por estos dos campos con la tecla TAB (tabulador). En fecha de la Emisión, le teclearemos la fecha que corresponda a dichos recibos. En tipo de liquidación hay que indicar si es 1 = Gastos Generales, 2 = Fondo de Reserva, 3 = Derramas Extras. En Grupo Liquidación debe indicarse el numero de Grupo que procede según el tipo de liquidación (Recuerde ) Como Concepto Contable siempre será el 200, que corresponde al concepto que hace referencia a los recibos. Grupo ficha propietario, es para indicar de los tres grupos de cuatro conceptos que se han detallado en la ficha del propietario, sobre cual quiere efectuar la emisión. Ingresar recibos actuales si hay anterior impagado Esta opción permite elegir si queremos ingresar al banco los recibos de propietario que van a emitir, que tengan algún recibo devuelto de meses anteriores o no. Si se le indica NO, preguntará a que forma de pago, se desea pasar los recibos que eran bancarios, pero que no vamos a presentar al banco, porque tienen algún recibo devuelto de meses anteriores Una vez cumplimentados los datos debemos clicar al botón representado por una mano y dará paso a la emisión, comprobaremos que dicha emisión se está efectuando a través del recuadro verde que se describe como "Emitiendo". Si en algún propietario no se le efectúa el recibo del mes, debe comprobar que la ficha está correctament e cumplimentada. Nota: Cuando se procede a la emisión de los recibos del mes de Enero de cada ejercicio, se solicita si se procede al cambio del control de emisión de recibos en la ficha del detalle recibos Debe indicarse que si, para que todos los propietarios tengan sus fichas preparadas para el nuevo ejercicio. Si durante el mes de enero se procede de nuevo a otra emisión y ya se ha efectuado este cambio, NO DEBE realizarse de nuevo si ya esta efectuado. LISTADO RECIBOS EMITIDOS Esta opción le permite confeccionar un listado de los recibos de la ultima emisión efectuada, de las formas de pago que se elijan y de los propietarios seleccionados. El listado se efectuara en dos fases. Un listado de los recibos que tienen domicilio bancario, indicando al fina l el total de esta modalidad, y seguirá el listado de los recibos que no tienen forma de pago bancario, también indicando su total al final. Finalizado el listado de los propietarios solicitados, se imprimirá el total por cada forma de pago de las solicitadas. IMPRESIÓN RECIBOS FISICOS Esta opción, procede a la confección o listado de los recibos emitidos. La confección de recibos solamente podrá efectuarse sobre los recibos últimamente emitidos. No puede ser listado un recibo que exista en la cartera de recibos, después de haber efectuado otra emisión posteriormente a la suya. Sin embargo un recibo emitido, puede ser impreso tantas veces como fueran precisas, siempre y cuando no se solicite una nueva emisión.

4 El usuario deberá indicar las formas de pago a listar y los códigos de propietario inicial y final de la confección de recibos. Cuando se trate de confeccionarlos todos, deberá pulsar TAB en ambas preguntas y automáticamente se impresionarán los dos límites. Cuando la entidad bancaria adeude al usuario, un importe fijo por cada recibo físico que se presente, podrá indicarse el importe en el campo indicado, y el mismo será cargado a cada recibo que se imprima con forma de pago bancaria, sin incrementar el importe real de los conceptos, pero si sumado al total a percibir. Cuando la entidad perciba un porcentaje sobre el importe del recibo, puede darse el caso que se fije un importe límite, hasta el cual será un tanto fijo y a partir de este se aplicará el porcentaje estipulado. En estos casos deberá i ndicarse en la pregunta Tope Máximo Gastos Fijos, el importe que limita el cambio. Si el cargo se efectúa solamente por gastos fijos, pulsando TAB, se impresionará , por lo cual no se controlará ningún recibo por este sistema. Seguidamente se indicará el Tanto por mil S/Recibo, que deba aplicarse. Cuando no tenga aplicación, pulsando TAB, se indicará 0. Vencimiento de la Emisión. Si en este campo se indica un rótulo, este sera impreso en los recibos, en lugar del que figura en la ficha del propietario. Si no se desea efectuar ningún cambio, pulsar TAB. Hoy en día, esta opción, esta perdiendo utilidad, puesto que la impresión de los recibos en el 80% de las instalaciones ya se efectúa mediante papel en DIN A4 y por impresión grafica, con lo cual el re cibo de imprime al mismo momento de efectuarse el cobro, por el registro de Cobros y Pagos, o por la opción del proceso de Contabilidad que corresponde, Esta nueva modalidad repercute en un gran ahorro, tanto económico como de tiempo (Ver explicación en la pauta Cuenta Corrientes Registro Cobros y Pagos) LISTADO REMESAS BANCARIAS Esta permite efectuar un listado de los recibos emitidos Mediante esta opción, se confeccionarán todos los listados de remesas bancarias que se hayan estipulado, según las formas de pago, y bancos de administrador designados. Cuando la entidad bancaria adeude al usuario, un importe fijo por cada recibo físico que se presente, podrá indicarse el importe en el campo indicado, y el mismo será cargado a cada recibo que se imprima, sin incrementar el importe real de los conceptos, pero si sumado al total a percibir. Cuando la entidad perciba un porcentaje sobre el importe del recibo, puede darse el caso que se fije un importe límite, hasta el cual será un tanto fijo y a partir de este se aplicará el porcentaje estipulado. En estos casos deberá indicarse en la pregunta Tope Máximo Gastos Fijos, el importe que limita el cambio. Si el cargo se efectúa solamente por gastos fijos, pulsando TAB, se impresionará , por lo cual no se controlará ningún recibo por este sistema. Si el cargo se efectúa solamente por porcentaje, se indicará 0 en Importe Gastos Bancarios Seguidamente se indicará el Tanto por mil S/Recibo, que deba aplicarse. Cuando no tenga aplicación, pulsando TAB, se indicará 0. El listado se compone, de la relación de recibos agrupados por Bancos, con total por cada uno de ellos, y resumen total de todos los bancos, con total general de ingreso. ANULACIÓN EMISIÓN RECIBOS Cuando nos hemos dado cuenta que la emisión de recibos efectuada, no esta correcta, mediante esta opción podrá anularla totalmente de los ficheros de la cartera de recibos. Esta opción también permite la anulación del recibo de un cliente como los de la finca entera, dependiendo de los códigos que se soliciten.

5 Cuando se procede a la anulación de los recibos de cartera, también lo serán de la remesa bancaria, por lo cual, podrá realizarse la carga recibos de la remesa aunque se haya anulado algún recibo. Cuando se solicite de uno, varios o de todos los recibos, la anulación, lo serán todos los que coincidan con los datos asignados en pantalla, incluso los que estén en estado de cobrado. Siempre que se efectúe una anulación de una emisión de recibos, debe seguidamente solicitarse el Listado Saldos Fincas, para que se reactualicen los acumulados y al consultar las fichas de Fincas, los datos que estos indiquen sean correctos. MODIFICACIÓN REMESA SOPORTE Esta opción permite al usuario modificar los registros de la Remesa que esta preparada, por la ul tima emisión de recibos que se ha efectuado. Cuando se entra en la opción, de forma automática, se le presentan todos los registros que están incluidos en la remesa que se va a presentar a la entidad bancaria. Si hay algún propietario que ha modificado sus datos bancarios después de haber efectuado la emisión, debe de haber corregido estos datos en la ficha del inquilino, antes de proceder a su modificación por esta pantalla. Si los datos han sido ya corregidos en la ficha del propietario, al hacer doble clic en el registro que corresponde a este recibo, sus datos se sitúan en los campos de la parte inferior. Pulse el icono de la llave de herramienta y los datos deben ser modificados. Por esta pantalla se permite incluir nuevos registros en la remesa, como anular alguno de los actuales. Cuando se anula un registro de la remesa no se anula de la cartera por lo tanto este recibo queda en cartera en espera que se modifique su situación, según sea el motivo de la retirada del ingreso. Si el motivo es debido a que no debe efectuarse el ingreso en el banco, es importante que se cambie su Estado de 1 a 3, porque en cartera esta incluido como forma de Pago de Banco y cuando se efectúe el cobro automático de la remesa, si su estado no ha sido cambiado, se efectuara su cobro de forma indebida. CARGA RECIBOS REMESA SOPORTE Mediante esta opción se efectúa la carga de los recibos que se indiquen, en un disquete para su posterior presentación al banco. Es imprescindible tener disponible la impresora y la disquetera para ejecutar esta opción. Para el funcionamiento de esta opción, el usuario debe tener la impresora conectada, y libre la disquetera, para su uso. Esta opción está preparada para la aplicación de la normativa dictada al respecto por el Consejo Superior Bancario El número de disquetes a preparar dependerá del número de recibos que se emitan y el formato de los disquetes que se preparen. Lo primero que nos solicita es el número de presentador, previamente hemos debido cumplimentar la Ficha presentador soporteid_rec100, por lo que deberemos teclear el código que le hemos dado y se nos presentaran todos los datos del presentador, del ordenante, la cuenta bancaria... Recuerde de cumplimentar el campo Forma de Pago, ya que si vamos pasando sobre los campos de dicha opción con Tabulador, ésta quedará inactiva. Por lo tanto, antes de dar paso a la carga, compruebe dicho dato, de lo contrario no se efectuaría la carga, es decir, quedaría vacío el disquete. Todos los campos deben estar cumplimentados, por ejemplo, aunque no deseemos colocar ningún importe en Importe gastos fijos o otros campos, deberemos tener 0 o así que en los que no queramos colocar nada pasaremos sobre estos campos con Tabulador. Cuando en una misma forma de pago, existan varios códigos de banco administrador, deberá efectuarse una remesa para cada uno de ellos.

6 Cuando la entidad bancaria adeude al usuario, un importe fijo por cada recibo físico que se presente, podrá indicarse el importe en el campo indicado, y el mismo será cargado a cada recibo que se imprima, sin incrementar el importe real de los conceptos, pero si sumado al total a percibir. Cuando la entidad perciba un porcentaje sobre el importe del recibo, puede darse el caso que se fije un importe límite, hasta el cual será un tanto fijo y a partir de este se aplicará el porcentaje estipulado. En estos casos deberá indicarse en la pregunta Tope Máximo Gastos Fijos, el importe que limita el cambio. Si el cargo se efectúa solamente por gastos fijos, pulsando TAB, se impresionará , por lo cual no se controlará ningún recibo por este sistema. Si el cargo se efectúa solamente por porcentaje, se indicará 0 en Importe Gastos Bancarios. Seguidamente se indicará el Tanto por mil S/Recibo, que deba aplicarse. Cuando no tenga aplicación, pulsando TAB, se indicará 0. La Fecha Soporte corresponderá a la del día en que se efectúa la carga y la Fecha de Cargo deberá corresponder con la fecha que deben serles cargados los recibos a los clientes y Fecha Emisión de ser la de emisión de los recibos a cargar. Debe de indicar el numero de copias a listar de la remesa resultante de este ingreso. Si no indica ningún dato, no se imprimirá la remesa. Si durante el procesamiento, apareciese algún dato de banco, agencia o cuenta no correcto, será impresa una línea de alerta por la impresora, y este recibo no será incluido en el ingreso. Al final de la carga de cada disquete, por impresora serán indicados, el número de orden de cada disco, con el total de, el Importe total de los mismos, y el número de Registros que se han precisado. Estos datos es importante tenerlos en cuenta para la identificación del disco, y posiblemente su entidad bancaria se los solicitará. CARGA SOPORTE COLECTIVO POR COMUNIDADES Esta opción es igual que la anterior, pero con la diferencia que se procede a crear un disco de entrega con varios Ordenantes simultáneamente. Debe de efectuar la solicitud de datos siguiendo las mismas pautas que la opción anterior y cuando se indica el Banco de Remesa, se entenderá que es la entidad en la cual varias Comunidades o una sola tiene la cuenta de ingreso establecida. Una vez indicado el banco de remesa, se enseñara la información de las comunidades, que tengan cuenta en la misma entidad, y si el usuario lo acepta, serán incluidas en el mismo fichero de soporte recibos, pero como ordenante diferente. CARGA RECIBOS SOPORTE MANUAL Accederemos a esta pantalla sólo cuando deseemos realizar un soporte magnético de forma manual. Se debe indicar el código del Presentador Soporte, para que se cumplimenten todos los datos Debe tener en cuenta dos puntos importantes en esta pantalla. Los campos descritos como: "importe gastos fijos", "importe tope gastos fijos" y "tanto por mil s/recibo", contengan algún dato. Es decir si no tienen ningún dato para cumplimentarlos deberán pasar sobre ellos con Tabulador y se le pondrá a 0 o según corresponda, de lo contrario no se efectuará la carga. Se irán describiendo los recibos de los propietarios que solicitemos, es decir, clicaremos el código del propietario y a continuación Tab.,En la pantalla inferior nos aparecerán todos los recibos de dicho propietario, seleccionaremos el que deseamos que aparezca en el soporte y a continuación teclearemos el icono representado por un disquete. Una vez finalizada la entrada de recibos, pulsaremos el botón Inicio y se procederá a preparar el disquete. DEVOLUCIÓN RECIBOS SOPORTE

7 Esta opción tiene dos modalidades, para la gestión de estas devoluciones. La utilidad principal es la de conseguir una copia del recibo que se retorna y el banco puede efectuar esta devolución, mediante un disquete o un listado. Si se procede a la devolución por disquete, debe de solicitar la modalidad automática, con lo cual se leerá el disco y deben imprimirse los recibos. Si la devolución es por listado, se solicita la modalidad manual, y deben ir indicando los datos de la pantalla, para la localización del recibo y para que se pueda imprimir, Esta opción mantiene un fichero de las devoluciones que se han efectuado, para poder realizar la contabilización de los mismos. Si esta contabilización no se ha efectuado en procesos anteriores, tenga presente que primero hay que limpiar el fichero, anulando su información, porque en caso contrario se registran todos los movimientos que se encuentren en el mismo. Esta recomendación hay que tenerla en cuenta, porque una vez realizada la contabilización, pueden ser muchos los registros a modificar. CONFECCION DERRAMA EXTRA Con esta opción, puede conseguirse una derrama extra de una finca, en breves minutos. Al indicar el código de la finca, aparecerá el nombre, y seguidamente indicar el grupo, por el cual debe ser repartido el importe, entre los propietarios. El grupo, será uno de los asignados en la ficha de Grupos, que tenga la Finca, y siempre de los comprendidos entre los de Gastos. Seguidamente debe indicar el importe total que debe ser repartido entre todos y además con el numero de plazos que se precisen. Indicados estos datos al pulsar el botón Inicio, se efectuaran los cálculos de la derrama según el coeficiente y en la segunda columna, se indicara el importe de cada plazo. En el campo Copias a listar se indica el numero de propietarios que tiene la finca. Si el usuario lo precisa puede modificar este dato, para que se listen las copias que precisa. Si los cálculos son conformes, se debe indicar los datos para el registro de los recibos en cada propietario y los meses en que se emiten los recibos, según los plazos que se soliciten. Con los datos informados, si se pulsa el icono del Recibo, se efectuara el registro en la ficha de cada propietario y quedara activado el icono de la correspondencia. Para la notificación a los propietarios, debe efectuarse mediante texto de Word, combinando la información generada en el fichero NOTIFPHE.DOC CONFECCIÓN DERRAMA INDIVIDUAL Esta opción, permite la confección de derramas, cuando el importe es fijo para cada propietario, y no como resultado de la aplicación de algún Grupo de reparto. Tal como se muestra en pantalla tan solo indicaremos el código de la finca y pulsaremos el icono de Inicio Aparecen todos los propietarios con importe 0. El usuario haciendo doble clic en los que corresponda, debe indicar el importe en el campo de dato inferior de la pantalla. Al pulsar TAB se ira colocando el importe en cada propietario y acumulando el total en el campo de la derecha de la pantalla. Si los cálculos son conformes, se debe indicar los datos para el registro de los recibos en cada propietario y los meses en que se emiten los recibos, según los plazos que se soliciten. Con los datos informados, si se pulsa el icono del Recibo, se efectuara el registro en la ficha de cada propietario y quedara activado el icono de la correspondencia.

8 Para la notificación a los propietarios, debe efectuarse mediante texto de Word, combinando la información generada en el fichero NOTIFPHI.DOC IMPRESIÓN RECIBOS HONORARIOS Hay dos posibilidades para la confección de los honorarios, de forma Automática o Manual. Este es el primer dato a informar. Si solicitamos Automática, no referimos a los honorarios que están registrados en la ficha de cada Comunidad, tanto los habituales como los extras. Los datos que debe informa son: Código Declarante IVA, para el control de la numeración de las minutas y asignación posterior de los importes al Listado de IVA del Administrador. Indicados los limites de las fincas a minutas, así como la fecha de Emisión de estas minutas. Esta fecha hace referencia al periodo que se refieren los honorarios, no a la fecha de la minuta, que le sera solicitada en otro campo. Debe indicar la periodicidad de los honorarios. Este campo tiene ayuda pulsando TAB. El importe asignado en la ficha de la finca, sera multiplicado por el numero de meses que se indiquen. El formato podrá ser en recibo o en minuta. Es recomendable que se efectúen en formato Minuta. Si se indica que se facturen Suplidos, se incluirán los importes que figuran por este concepto en la ficha de la Comunidad. En Numero de minuta, pulsando TAB, se efectuara la numeración automática del declarante. Si la solicitud es Manual, se trata de indicar un importe fijo a facturar por el concepto que se indique en el campo a tal efecto, y que puede minutarse a las fincas que figuren en la solicitud. CONSULTA / ANULACIÓN MINUTAS Esta pantalla, presenta todos los registros de las minutas solicitadas en la opción anterior, para que el usuario pueda efectuar sus comprobaciones. Si es preciso anular alguna minuta, debe hacer doble clic en cualquier registro que haga referencia a esta minuta, y cuando los datos se sitúen en los campos de la parte inferior de la pantalla, pulsar el icono del Circulo Rojo con la X blanca. Si lo que debe anularse es toda la emisión de las minutas, puede hacerlo pulsando el icono del cubo de Basura..