La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa

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1 La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa

2 La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa Índice de materias Página Introducción Intro-1 Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación Etapa 2: Reunión y síntesis de la información Secciones sobre: Gestión gubernativa del programa Planificación Comunicación Registro de documentos y presentación de informes Supervisión continua Recursos humanos Administración fiscal Prevención e intervención temprana Supervisión y seguimiento Individualización Servicios para los niños con discapacidades Currículo y evaluación Formación de asociaciones con la familia Participación de los padres Asociaciones con la comunidad y organismos de cuidado infantil Elegibilidad, reclutamiento/atracción, selección, matrícula y asistencia Establecimientos, materiales, equipo y transporte Cómo usar los resultados del niño en la Autoevaluación del programa Etapa 3: Interpretar la información Etapa 4: Fortalecimiento de su programa

3 Introducción Qué es la Autoevaluación y por qué debemos hacerla? La mejora continua de la calidad es un principio central del programa Head Start que tiene como meta el cumplimiento de las Normas de Desempeño, en la trayectoria hacia la excelencia en su programa, cuya misión es prestar servicios a los niños y las familias de todo el país. Como parte de este proceso, la Autoevaluación anual entrega los medios necesarios para que los programas evalúen sus propios sistemas administrativos y operaciones y, de este modo, fortalecer continuamente el programa y los servicios que entregan a los niños y las familias. Las Normas de Desempeño del Programa Head Start señalan claramente que, por lo menos una vez en cada año programático, tras la consulta y participación con los grupos de políticas, y, según proceda, otros miembros de la comunidad, los concesionarios y agencias delegadas deben llevar a cabo una Autoevaluación acerca de la eficacia con que cumplen las metas y los objetivos del programa y su avance en la implementación de las Normas Federales. Los objetivos de Head Start y Early Head Start son claros: Mejorar el crecimiento y desarrollo de los niños Fortalecer las familias en su labor principal de criar a sus hijos Entregar a los niños servicios educativos, de salud y nutrición Conectar a los niños y las familias con los servicios comunitarios que necesiten Asegurar que los programas sean bien administrados y que involucren a los padres en la toma de decisiones Cómo pueden los programas Head Start asegurar que los servicios que prestan cumplan estos objetivos, así como esforzarse por mejorar continuamente la calidad de dichos servicios? Usando el proceso de Autoevaluación descrito aquí, los concesionarios pueden evaluar anualmente de qué modo ciertos aspectos concretos de las operaciones de su programa impactan los servicios que entregan a los niños y las familias. La Autoevaluación no es un evento aislado, sino que, junto con la supervisión continua, es una parte integral del ciclo de planificación de cada programa. Los programas que se esfuerzan por mejorarse continuamente deberían constantemente hacerse las preguntas siguientes: El programa cumple todas las Normas nacionales de Desempeño del Programa Head Start? Responden eficazmente nuestros servicios a las necesidades cambiantes de los niños y las familias? Hacemos todo lo que debemos, o continuamos haciendo lo de siempre? Podemos afinar los sistemas de diseño y administración del programa para mejorar aún más los resultados para los niños y las familias? Introducción 1

4 El proceso de Autoevaluación acarrea la reunión de información de una variada serie de fuentes para determinar si los sistemas y servicios han sido puestos en práctica y funcionan eficazmente. En el proceso de Autoevaluación, alentamos a los programas a analizar, examinar e incorporar información a partir de fuentes distintas, tales como los informes de supervisión continua, el Informe de Datos Actualizados del Programa (PIR), los datos de los resultados del niño, la Evaluación de la Comunidad y el informe del Instrumento de revisión del programa para la supervisión de los sistemas (PRISM). El conjunto de todo ello se usa para identificar los puntos fuertes del programa, determinar las áreas que han de fortalecerse y planear estrategias adecuadas para abordar con eficacia los puntos débiles del programa. Quién es responsable de la Autoevaluación? La sección , Apéndice A (Gestión gubernativa y responsabilidades administrativas) de las Normas de Desempeño del Programa Head Start designa al director del programa Head Start como la persona que tiene la responsabilidad operativa para realizar la Autoevaluación. La mayoría de los directores de Head Start reúnen a un equipo de administradores y dirigentes para hacer una reseña del proceso y el plazo para llevar a cabo la Autoevaluación y analizar los resultados de la misma. Los resultados de la Autoevaluación sirven como un impulso para determinar las necesidades para la mejora del programa. La sección de la Autoevaluación que forma parte de la tabla de las responsabilidades de la gestión gubernativa y la administración es la siguiente: El cuerpo directivo tiene la responsabilidad general Concesionario El Consejo de Políticas debe aprobar lo o desaprobarlo El cuerpo directivo tiene la responsabilidad general Agencia delegada El comité de políticas debe aprobar lo o desaprobarlo Personal administrativo del concesionario o agencia delegada El director/a del programa tiene responsabilidad operativa La responsabilidad del director/a de la agencia es determinada localmente Cómo aseguramos que la toma de decisiones se lleve a cabo de forma compartida? El director/a o directora de Head Start no sigue este proceso solo/a. El proceso de Autoevaluación proporciona una oportunidad para involucrar a los dirigentes del programa, tales como: los padres, miembros del Consejo de Políticas, del cuerpo directivo y personas interesadas de la comunidad, y para hacer más conscientes al personal de cómo opera un programa y cómo es percibido por los que reciben sus servicios. Mediante la Autoevaluación, los programas Head Start refuerzan el modo en que los dirigentes del programa participan en el proceso de toma de decisiones. Introducción 2

5 Cómo difiere la Autoevaluación de la supervisión Federal de cada trienio? En la sección 641(c)(1) de la Ley de Head Start se describe el propósito fundamental de la supervisión Federal: para determinar si las agencias de Head Start cumplen las normas y las medidas educativas, basadas en los resultados del desempeño, creadas por la Secretaría con respecto a los requisitos, administrativos, de gestión financiera y demás requisitos del programa El propósito de la Autoevaluación se expone en la sección (i)(1) de las Normas de Desempeño del Programa Head Start como un método para medir los logros, puntos fuertes y débiles de la agencia. La Autoevaluación promueve la mejora continua de la entrega y calidad de los servicios del programa, y además centra la atención sobre los problemas que surgen en la comunidad, en el programa y entre las familias matriculadas. Los procesos de Autoevaluación y de supervisión Federal se complementan, siendo el propósito de ambos afianzar la calidad del programa. En la siguiente tabla se compara la Autoevaluación y la supervisión Federal, distinguiendo las características de ambas. Comparación entre la Autoevaluación y la supervisión Federal Proceso de revisión Autoevaluación Horario Entidad responsable Instrumento Perspectiva Cómo se usan los resultados Al menos una vez al año Concesionario de Head Start Guía de Autoevaluación que es integral y basada en las Normas de Desempeño del Programa Head Start Auto-crítica Se comparte con los gerentes, el personal y los cuerpos directivos; usado para desarrollar los Planes de Mejora del Programa para cumplir y exceder el cumplimiento Supervisión Federal Por lo menos una vez cada tres años Ofi cina Regional Federal Estandarizado; Instrumento de revisión del programa para la supervisión de sistemas de los concesionarios de Head Start y Early Head Start (PRISM) Expertos externos Se comparte con los administradores, personal y cuerpo directivo; se usa para asegurar el cumplimiento por parte del programa. Introducción 3

6 Aunque ambas formas de revisión y control de la calidad son similares, la Autoevaluación es una oportunidad anual para que los programas obtengan información y reacciones objetivas que reflejen su capacidad de cumplir las Normas de Desempeño del Programa Head Start y asegurar la entrega de servicios de calidad cada año. Cuánto tiempo debe tomar la Autoevaluación? El tiempo que se requiere para llevar a cabo la Autoevaluación varía según el programa. Aunque muchos programas piensan que la Autoevaluación es trabajo extra, los programas bien administrados consideran que el tiempo y el esfuerzo necesario para completar la Autoevaluación anual es una parte importante e integral del año programático. El proceso de Autoevaluación debería permitir la continuación de los servicios de Head Start sin interrupción, al tiempo que se le dé tiempo al personal para que participe en el proceso pueda reunir y contribuir información mediante las observaciones, repaso de documentos y entrevistas. Cómo le será útil esta Guía? Esta Guía tiene como objeto ser un libro de ejercicios que le ayudarán a: Examinar las operaciones y los sistemas de administración de su programa Analizar los resultados de la Autoevaluación Evaluar el avance de su programa en el cumplimiento de sus propias metas y objetivos Identificar los puntos fuertes del programa Identificar las áreas donde hace falta mejorar Crear e implementar estrategias para la mejora del programa Identificar las necesidades de capacitación y asistencia técnica Prepararse para una revisión de supervisión Federal Asegurar que cada año se entreguen servicios de calidad en Head Start Introducción 4

7 Información acerca de esta Guía Una de las responsabilidades clave en la administración de todos los programas Head Start es: llevar a cabo una Autoevaluación acerca de la eficacia y el avance en el cumplimiento de las metas y objetivos del programa y en la puesta en práctica de los reglamentos Federales...por lo menos una vez durante cada año programático ( (i)(1) de las Normas de Desempeño del Programa Head Start). Se exige que los programas también incorporen datos de los resultados del niño en su proceso de Autoevaluación (ACYF-IM-HS-00-18). Se requiere que cada programa Head Start establezca un proceso integral para la Autoevaluación que aborde todos los sistemas administrativos y áreas de servicio, los cuales forman parte de cada programa Head Start bien dirigido. La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa apoya los programas en el proceso de Autoevaluación. En el pasado, muchos programas Head Start se afanaron por crear un sistema de Autoevaluación. Por consiguiente, muchos programas han usado el instrumento de supervisión Federal existente, es decir, el PRISM, como base para crear su propio sistema, ya que dicho instrumento aborda todos los requisitos Federales a los que se deben atener los programas Head Start. Esta Guía: La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa ayuda a los programas a crear un sistema que provea una evaluación a fondo para todas las áreas de servicio y sistemas administrativos de Head Start, siendo fácil de usar y manejable para el personal, los padres y otros participantes. Esta Guía incorpora los ingredientes esenciales del PRISM, así como los comentarios en base de la experiencia de los directores de Head Start, coordinadores del programa, los padres dirigentes, el personal del Head Start Bureau y de las Oficinas Regionales, la Red de Asistencia Técnica Regional (TA) y los miembros del equipo de revisión del programa. Principios El grupo de trabajo que inicialmente se reunió para crear una visión para este recurso eligió cuatro principios clave que guió su labor. El grupo determinó que los programas locales se beneficiarán con un instrumento de Autoevaluación que: Aborde adecuadamente todas las áreas de las Normas de Desempeño de Head Start Pueda administrarse por un equipo diverso de Autoevaluación que incluya no solo los profesionales de desarrollo infantil y servicios familiares, sino también a los integrantes de los cuerpos directivos, los padres y representantes de la comunidad. Promueva el uso eficiente del tiempo y los recursos Ofrezca información valiosa para informar a los dirigentes de los programas sobre la forma de fortalecer y mejorar el programa Introducción 5

8 Las cuatro etapas de la Autoevaluación Esta Guía esboza cuatro etapas concretas en el proceso de Autoevaluación. Cada etapa es fundamental y apoya a los programas en el cumplimiento de las Normas de Desempeño del Programa Head Start y para forjar programas excelentes. Este proceso, aunque requiere que los programas dediquen bastante tiempo y energía para ello, culminará, sin embargo, en el desarrollo e implementación de un plan que cumpla y exceda las normas y promueva la mejora continua del programa. Esta Guía está dividida en cuatro partes que representan las etapas del proceso de Autoevaluación: Etapa 1: Preparación Etapa 2: Reunión y síntesis Etapa 3: Interpretación Etapa 4: Fortalecimiento La primera etapa es prepararse para realizar la Autoevaluación El director/a de Head Start debe tomar los pasos necesarios para preparar la Autoevaluación convocando a un equipo que dirija el proceso, determinar cómo se usará esta Guía, informar al Consejo de Políticas y el cuerpo directivo, seleccionar y reunir participantes capacitados para integrar los diversos equipos de Autoevaluación e informar a los que se verán afectados en este cometido. Los integrantes de los equipos deben recibir capacitación sobre los reglamentos, así como del proceso que van a utilizar para completar las secciones de la Autoevaluación que se les hayan sido asignadas. La segunda etapa es la reunión y síntesis de la información Una vez que el programa haya identificado los equipos de Autoevaluación y reunido y capacitado a sus integrantes, es cuando el proceso de evaluación da comienzo. Los integrantes de los equipos observan las actividades, analizan documentos, hacen entrevistas y anotan y resumen sus conclusiones según las instrucciones de las dieciocho secciones de la Autoevaluación. Usando esta información, basada en las dieciocho Preguntas Centrales del PRISM, los integrantes de los equipos comienzan el proceso de análisis y síntesis de los datos provenientes de distintas fuentes y a consolidar dicha información en un Análisis de la sección. Este Análisis de la sección identifica los puntos fuertes del programa, los puntos débiles concretos y las áreas que hay que fortalecer. La tercera etapa es interpretar la información Una vez que los equipos de Autoevaluación hayan completado sus secciones correspondientes y los jefes de equipo hayan analizado los resultados, su trabajo se remite al equipo directivo de la Autoevaluación. El equipo directivo de la Autoevaluación examina minuciosamente los análisis de cada sección. Esta información continúa analizándose mostrando los datos de Introducción 6

9 forma útil, estableciendo patrones de las necesidades identificadas; descubriendo las causas subyacentes y los problemas sistémicos; y determinando prioridades para el cambio y las mejoras. En esta etapa, los programas deberían pedir aclaración sobre los reglamentos o política al personal Federal, si lo necesitaran. La cuarta etapa es el fortalecimiento de su programa La Autoevaluación no valdrá mucho a menos que la información se use para impulsar las mejoras en el programa. En esta última etapa, los dirigentes usan los resultados de la Autoevaluación como una fuerza motriz para establecer: metas para la mejora del programa, resultados deseados y planes de acción. Tanto los resultados de la Autoevaluación, como el plan de mejora del programa deberían comunicarse extensamente al cuerpo directivo, el personal, Consejo de Políticas, a los padres y los organismos socios de la comunidad. El personal de la Oficina Regional y de la Red de Asistencia Técnica puede brindar asistencia y apoyo a los programas Head Start, mientras desarrollan e implementan los Planes de Mejora del Programa. Introducción 7

10 La Autoevaluación es un proceso cíclico Tal y como se indica más abajo, la Autoevaluación es un proceso fundado sobre los principios de la mejora continua de la calidad. Este proceso requiere supervisión, evaluación y mejora de la calidad, de los resultados para los niños y las familias de forma continua. Fortalecimiento del programa Preparación de la Autoevaluación Interpretar la información Reunión y síntesis de la información El impacto de una Autoevaluación de calidad Como consecuencia de usar La Autoevaluación de Head Start: una base para forjar la excelencia en su programa, los programas se beneficiarán al: Obtener información objetiva y fidedigna sobre los servicios y sistemas de Head Start Promover y compartir el entendimiento y la apreciación de las metas y Normas de Desempeño del Programa Head Start entre el cuerpo directivo, las partes interesadas del programa y los socios comunitarios. Integrar fuentes múltiples de datos Llevar a cabo un análisis minucioso de los datos del programa Crear Planes de Mejora del Programa que sean eficaces Diseñar planes significativos de capacitación y asistencia técnica Conjuntamente, estos elementos fortalecen la base del programa, apoyan la excelencia de ésta y conducen a la meta definitiva mejores resultados para los niños y las familias. (Véase la tabla de la página siguiente) Introducción 8

11 Evaluación de la Comunidad Resultados de la supervisión Federal (PRISM) Resúmenes de la supervisión continua Información de la Autoevaluación Datos del PIR Resumen de los datos de los resultados del niño Otras fuentes de datos AUTOEVALUACIÓN Mejora de los resultados para los niños y las familias Interpretar los datos Análisis de: Puntos fuertes Patrones Puntos débiles Causas subyacentes Prioridades Plan de Mejora del Programa Resultados de las metas Pasos de acción Horarios Recursos Plan de capacitación y asistencia técnica Fortalecimiento de su programa Introducción 9

12 LAS CUATRO ETAPAS DE AUTOEVALUACIÓN Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación El equipo directivo de la Autoevaluación está compuesto por un equipo de coordinadores que colaboran para diseñar el proceso de la Autoevaluación. El equipo está dirigido por el director/a de Head Start y puede incluir a los coordinadores del programa, representantes del consejo directivo y grupos de políticas, así como los socios comunitarios. Instrumentos útiles: Hoja de trabajo para asignar los equipos Hoja de trabajo para el jefe del equipo Hoja de trabajo para los miembros del equipo Hoja de trabajo de capacitación para la Autoevaluación Hoja de trabajo de enfoque de la Autoevaluación Hoja de trabajo del horario de la Autoevaluación Etapa 2: Reunión y síntesis de la información. Los jefes del equipo reúnen al personal, los padres y voluntarios de la comunidad para participar en sus equipos individuales de evaluación. Cada equipo es responsable de reunir la información de las secciones de la Autoevaluación que les han sido asignadas. Esta información es consolidada y resumida en los Análisis de las secciones. Instrumentos útiles: 18 Secciones de Autoevaluación que incluyen: ejemplos de instrumentos de observación; cuadros, listas de verifi cación y preguntas para las entrevistas Equipo Equipo Equipo Equipo Etapa 3: Interpretar la información El equipo directivo de la Autoevaluación vuelve a convocarse para examinar los resúmenes de los informes preparados en la Etapa 2. Se analizan dichos resúmenes para: identifi car áreas débiles, patrones de necesidades identifi cadas y problemas sistémicos; revelar causas subyacentes; y determinar prioridades para el cambio y la mejora. Instrumentos útiles: Hoja de trabajo de los puntos fuertes del Programa La Estructura del PRISM Hoja de trabajo de las prioridades Etapa 4: Fortalecimiento de su programa En esta última etapa, los miembros del equipo directivo de la Autoevaluación diseñan y supervisan los planes para la mejora del programa y establecen un horario para supervisar y evaluar el progreso. Instrumentos útiles: Hoja de trabajo para identifi car los recursos Plan de Mejora del Programa Evaluar su sistema de Autoevaluación Informe resumido de la Ofi cina Regional Introducción 10

13 Formato Visión general de las Etapas 1, 2, 3 y 4 La primera página de cada etapa de la Guía comienza con una exposición general. Dicha exposición identifica a los participantes clave y esboza las actividades concretas que tendrán lugar. Secciones La mayor de las cuatro partes es la Etapa 2, Reunión y síntesis de la información, que consiste de 18 secciones. Las secciones corresponden a las Preguntas Centrales del PRISM y cada una aborda un sistema o área de servicio fundamental en la dirección del programa Head Start. La Pregunta Central del PRISM sobre la salud tiene dos partes: (a) Prevención e intervención temprana y (b) Supervisión y seguimiento. Éstas han sido divididas en dos secciones separadas en la Guía. Además, a diferencia del PRISM, la Guía no contiene una sección dedicada a la Autoevaluación. En lugar de ello, se le alienta a evaluar su proceso de Autoevaluación después de completar las cuatro etapas. Hay un formulario de evaluación al final de la Etapa 4 de esta Guía. Cada sección consta de una muestra de instrumentos útiles, como: instrumentos de observación, tablas, listas de verificación y preguntas para la entrevistas. Los miembros de los equipos pueden usar estos instrumentos o modificarlos, según se necesite, para apoyar el proceso de Autoevaluación. Algunos de estos instrumentos han sido adaptados del PRISM. Las 18 secciones siguen un formato similar. Cada sección comienza con una pregunta central que describe el área de servicio o sistema que ha de evaluarse. Luego, hay una compilación de las Normas de Desempeño del Programa Head Start relacionadas y un número de puntos que recoge la esencia de cada sección en términos fáciles de usar. Los miembros del equipo de evaluación son instados a prestar atención a esta descripción para obtener una mejor comprensión de los elementos fundamentales de cada sección. Los integrantes del equipo son alentados a examinar todas las Normas de Desempeño y consultarlas regularmente durante el proceso de evaluación. También se espera que usen los métodos de reunión de datos siguiente para colectar información para sus secciones : Observar (p.ej., observar salones de clase, reuniones del Consejo de Políticas ) Analizar (p.ej., datos de fuentes diversas, tales como PRISM, PIR, Evaluación de la Comunidad, así como los informes de supervisión continua, planes escritos, documentos, archivos) Entrevistar (p.ej., entrevistar a los coordinadores, personal de servicio directo, los padres) Los miembros del equipo resumen individualmente su trabajo y presentan estos resúmenes al jefe de su equipo. Los jefes del equipo analizan estos resúmenes y consolidan y resumen Introducción 11

14 la información en un Análisis de la sección. Estos análisis de las 18 secciones separadas proporciona la base para destilar y analizar más en la Etapa 3. El equipo directivo de la Autoevaluación trabaja para: exponer los datos de forma útil en la estructura PRISM, establecer patrones de las necesidades identificadas; revelar las causas subyacentes y problemas sistémicos y priorizar las metas para fortalecer el programa. Hay asistencia a su disposición Usted no está solo o sola para llevar a cabo su Autoevaluación. El personal de la Oficina Regional, la Red Regional de Asistencia Técnica (TA), y sus colegas en otros programas Head Start están disponibles para ayudarle. Especialmente, los miembros de la Red TA de Head Start pueden ayudarle como instructores y facilitadores durante todo el proceso de mejora continua de la calidad. El personal de TA está capacitado para usar la Guía de Autoevaluación y puede apoyarle en el transcurso del proceso de las cuatro etapas correspondientes. Le alentamos a utilizar de lleno estos recursos Mientras labora en el proceso de la Autoevaluación para forjar un programa de excelencia. La Autoevaluación y la Red de Asistencia Técnica La Red TA está a su disposición para apoyarle durante el transcurso del proceso de Autoevaluación. Aunque normalmente no se le asigna a un especialista TA a un equipo concreto de Autoevaluación, su especialista TA puede trabajar con usted en el proceso de diseño de la Autoevaluación, observará su programa y le ayudará en la síntesis y análisis de información, así como en el desarrollo del Plan de Mejora del Programa y del T/TA. Para obtener o descargar copias de este documento... La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa, está disponible en formato electrónico en: Introducción 12

15 Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación Visión general Entre los participantes clave en la Etapa 1 se encuentran: El equipo directivo de la Autoevaluación, que consta del director/a de Head Start (o a quien éste designe) y un equipo de coordinadores y dirigentes del programa. El equipo directivo diseña y dirige el proceso de la Autoevaluación, analiza los resultados y los incorpora en las gestiones de mejora del programa. Su especialista TA, que le han asignado, puede colaborar con usted para diseñar el proceso de la Autoevaluación en su programa. En esta etapa usted podrá: Determinar cómo se desenvolverá el proceso de la Autoevaluación en su programa mediante: La presentación de: La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa a los que dirijan la Autoevaluación La división y asignación de las responsabilidades para hacer que el proceso sea más factible La selección de los jefes de equipo La reunión de participantes para integrar los equipos de Autoevaluación La capacitación de equipos de Autoevaluación El enfoque de su evaluación El establecimiento de un horario Consultar con el Consejo de Políticas con el fin de: Cumplir el requisito regulador Asegurar la participación significativa Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 1

16 Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación Determinar cómo se desplegará el proceso de la Autoevaluación en su programa La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa es una guía que ha de adaptarse para abordar las necesidades individuales de su programa. La etapa 1 le ofrece las herramientas útiles para ayudarle a ver cómo se desplegará el proceso de la Autoevaluación en su programa. Esta planificación es esencial para el desarrollo y la implementación de una Autoevaluación integral que produzca información valiosa para una mejora continua del programa. Para planear su Autoevaluación, necesitará lo siguiente: Convocar un equipo directivo de Autoevaluación y presentarles la presente Guía de Autoevaluación Repartir las responsabilidades entre los diversos equipos Designar a los jefes del equipo de la Autoevaluación Reunir participantes que vayan a integrar los equipos de Autoevaluación Ofrecer capacitación a los participantes Enfocar su Autoevaluación seleccionando una muestra representativa de los archivos de los niños y las familias, centros, salones de clase, opciones del programa, asociaciones con organismos de cuidado infantil y agencias delegadas Establecer un horario para completar las actividades de la Autoevaluación Presentar este plan para que el Consejo de Políticas lo estudie Estos pasos se describen más detalladamente en las siguientes páginas, junto con ejemplos y hojas de trabajo útiles que ayudarán en el proceso de planificación. Presentar La Autoevaluación en Head Start: Una base para forjar la excelencia en su programa a los jefes de la Autoevaluación Una de las primeras responsabilidades del director/a de Head Start es darles a los jefes de la Autoevaluación un entendimiento y la apreciación del papel que desempeña la Autoevaluación en mantener la calidad del programa, fomentar el cambio positivo y la mejora continua. El director o directora que, conforme el reglamento de Head Start, tenga responsabilidad operativa en el proceso de la Autoevaluación puede decidir facilitar la labor del equipo directivo de la Autoevaluación o designar dicha responsabilidad a uno de sus miembros. Cuando se busca a las personas que vayan a integrar el equipo directivo de la Autoevaluación, los directores deben considerar el papel de los cuerpos directivos, los delegados y los organismos de cuidado infantil asociados en ese equipo. Conforme a lo expuesto en Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 2

17 (i)(1) de las Normas de Desempeño del Programa Head Start, la Autoevaluación se lleva a cabo en consulta y con la participación de los grupos de políticas, y, según proceda, con otros miembros de la comunidad. Los directores deberían reunir a estas personas para el cometido. El jefe del grupo debería entonces compartir la Guía con los demás integrantes. Los miembros del equipo deberían familiarizarse con todos los materiales, inclusive las instrucciones, secciones y los instrumentos de reunión de datos. Deberían tratar del por qué se lleva a cabo la Autoevaluación, quién debería tomar parte como jefe del equipo o miembro de éste, y de quién se necesita colaboración para que sea exitosa la labor. Dividir y asignar las responsabilidades para hacer que el proceso sea más factible Una Autoevaluación de calidad toma bastante tiempo y esfuerzo. El proceso de evaluación de todos los servicios y sistemas del programa puede ser más factible si se dividen las responsabilidades entre los diversos equipos, designando a los coordinadores y otras personas con responsabilidades clave a desempeñar el cargo de jefes de equipo. Hay diversas ventajas cuando se crean los equipos: El trabajo se esparce entre un número mayor de personas para disminuir la carga de trabajo, así como aportar profundidad, conocimientos y perspectivas valiosas de muchas personas a la experiencia El personal, los padres, los miembros del Consejo de Políticas, los participantes, los socios comunitarios y otras personas que integran los equipos de Autoevaluación tendrán mayor acceso a los jefes de equipo que puedan brindar apoyo y guía durante todo el proceso. Los equipos individuales pueden centrarse en áreas concretas o sistemas que sean más adecuadas a su experiencia (p.ej., los miembros que tengan experiencia en materias fiscales deberían estar en el equipo que cubra este sistema) Cuando se reúne a los coordinadores y al personal que representa a los delegados y los organismos socios de cuidado infantil, se invierte completamente en los delegados y socios en el proceso de Autoevaluación. Obtendrán un entendimiento mayor de las Normas de Desempeño del Programa Head Start y su importancia para un programa de calidad Los programas pueden determinar las tareas del equipo dividiendo las 18 secciones de tal manera que tenga sentido para su programa. Los factores que pueden ayudarle a determinar el número y composición de cada grupo pueden ser: La estructura de la organización de su programa y el modo en que se asignan las responsabilidades al personal directivo El tamaño de su programa El tiempo que tomará para completar adecuadamente cada sección Suficiente pericia de los miembros Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 3

18 La siguiente tabla ilustra dos ejemplos de la forma en que las responsabilidades de la Autoevaluación pueden repartirse entre los distintos equipos. Use estos ejemplos para encontrar su propia configuración y anote sus decisiones en la hoja de trabajo para asignar los equipos que se encuentra en la página 5. Ejemplo de una hoja de trabajo para asignar los equipos Ejemplo A EQUIPO 1: Sistemas administrativos Gestión gubernativa Comunicación Supervisión continuag Administración fi scal Planifi cación Registro de archivos e informes Recursos humanos Resultados del niño EQUIPO 2: Servicios de desarrollo infantil y servicios de salud Prevención e intervención temprana Servicios para discapacitados Supervisión y seguimiento EQUIPO 3: Asociaciones con la familia y la comunidad: Forjar asociaciones familiares Asociaciones comunitarias y organismos de cuidado infantil EQUIPO 4: Diseño del programa Elegibilidad, divulgación, selección, matrícula y asistencia (ERSEA) Ejemplo B EQUIPO 1: Administración Asociaciones comunitarias y organismos de cuidado infantil Comunicación Supervisión continua Administración fi scalt Planifi cación EQUIPO 2: Educación y discapacidades Individualización Servicios para discapacitados Individualización Currículo Participación de los padres Establecimientos, materiales, equipo y transporte Registro de documentos y presentación de informes Recursos humanos Establecimientos, materiales, equipo y transporte Currículo Resultados del niño EQUIPO 3: Salud, nutrición y salud mental Prevención e intervención temprana Supervisión y seguimiento EQUIPO 4: Asociaciones familiares y ERSEA Forjar asociaciones familiares Gestión gubernativa Participación de los padres Elegibilidad, atracción, selección, matrícula y asistencia (ERSEA) Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 4

19 Hoja de trabajo para asignar los equipos Anote sus decisiones acerca de cómo deberían dividirse las responsabilidades para la Autoevaluación Haga una lista de las secciones que usará cada equipo. EQUIPO : EQUIPO : EQUIPO : EQUIPO : EQUIPO : Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 5

20 Selección de los jefes de equipo Las personas cuya función es ser jefe de cada equipo de Autoevaluación se responsabilizan por: Buscar a un grupo diverso de integrantes para su equipo, para efectuar la evaluación Capacitar a los integrantes del equipo de Autoevaluación en el contenido de los reglamentos y procesos que se usarán para evaluar el programa Describir la estructura y disposición del programa a los miembros, señalando lugares clave que visitarán y presentándoles a los miembros del personal y de la comunidad de Head Start con los que desearían hablar Ayudar a los miembros del equipo en la distribución de la carga de trabajo, asignando tareas que correspondan a las destrezas y capacidad de los miembros y emparejando a los miembros del equipo, según proceda Establecer un plazo para completar las tareas Hacer arreglos para visitar a los miembros a ciertos intervalos, con el fin de evaluar su progreso y ayudarles en caso de surgir cualquier problema Ofrecer apoyo continuo a los miembros de los equipos Ayudar los miembros a resumir los datos y la información reunida y a hacer conclusiones Sintetizar la información en el Análisis de la sección, en el cual se identifican los puntos fuertes y áreas que han de fortalecerse dentro del programa Reconocer a los miembros del equipo por sus contribuciones al programa Muchos programas eligen jefes con experiencia y pericia en las áreas de servicio o administrativas a las cuales han sido asignados. Otros eligen jefes de distintas áreas para aumentar la objetividad del proceso. Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 6

21 Hoja de trabajo para el jefe del equipo Use la hoja de trabajo siguiente para ayudarle a tomar decisiones sobre la clase de destrezas que deberán tener los jefes de los equipos y quiénes serían los mejores candidatos para asumir esa posición de liderazgo. Equipo 1: Título Destrezas/Perspectivas Jefe de equipo (nombre, puesto) Equipo 2: Equipo 3: Equipo 4: Equipo 5: Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 7

22 Cómo atraer participantes para integrar los equipos de Autoevaluación Aunque el proceso de Autoevaluación contará con bastante apoyo del personal del programa, es también una gran oportunidad de invitar la participación de otras personas. La orientación que acompaña al Reglamento (i)(1) Autoevaluación y supervisión del programa, dice así: considerar incluir al personal, a los miembros del grupo de políticas, a los padres, representantes de organizaciones comunitarias, miembros del cuerpo directivo y al personal de otras agencias de Head Start en el equipo de la Autoevaluación. En lo posible, es preferible reunir a un equipo que represente la diversidad de los niños matriculados, las familias y la comunidad local. Participar en un equipo de Autoevaluación brinda una oportunidad a los padres de aprender nuevas e importantes destrezas que se pueden aplicar a sus metas de desarrollo personal y profesional. Cuando se incluye a personas externas a su programa, existe una enorme oportunidad para el aprendizaje mutuo. Puede desear contactar a sus colegas de programas Head Start vecinos y ofrecerles ayuda para sus evaluaciones si ellos también lo hacen con las suyas. Considere invitar programas de desarrollo de la primera infancia del área local que estuvieran dispuestos a echarle una mano. Hay que buscar a personas que tengan las habilidades justas y que las aporten al equipo. Cuando se buscan a personas, compruebe que sus candidatos tengan el tiempo necesario para participar en el proceso. En la selección de posibles miembros para el equipo, tenga en cuenta las habilidades y cualidades que se requieren para el cometido. Además de tener un interés y/o pericia relacionada con los servicios o sistemas de Head Start, los participantes que integran el equipo de la Autoevaluación deberían tener las siguientes habilidades y cualidades: Objetividad Conducta profesional Una apreciación por la confidencialidad Una o más de lo siguiente: Aptitudes de observación Habilidades para hacer entrevistas Destrezas de lectura y documentación Use la Hoja de trabajo para los miembros del equipo, donde podrá anotar sus ideas para el personal y los voluntarios que integren cada equipo de la Autoevaluación. Recomendamos que ponga en la lista a más personas de las que realmente va a necesitarse, en caso de que algunos voluntarios tengan una disponibilidad limitada. Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 8

23 Hoja de trabajo para los miembros del equipo Haga una lista de los puestos, títulos o nombres concretos (p.ej., padre de familia, miembro del consejo, experto en contenido didáctico, Mary Jones, etc.) del personal o voluntarios que desearía que participaran en cada equipo de la Autoevaluación. Equipo 1 Título: Equipo 2 Título: Equipo 3 Título: Equipo 4 Título: Equipo 5 Título: Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 9

24 Capacitación de los equipos de Autoevaluación Los miembros del equipo deberían prestar mucha atención a la capacitación que se brinde a los miembros del equipo para que estén totalmente preparados para el proceso de evaluación. La calidad de la orientación y formación inicial, así como la ayuda continua tienen un impacto directo sobre la calidad y utilidad de los resultados que se obtengan. La capacitación debería incluir, entre otros, los siguientes elementos clave: Dialogar sobre el propósito de la Autoevaluación y cómo los resultados son una parte integral del proceso de planificación Tener una visión general de la estructura de la organización del programa y una descripción de los servicios y opciones del programa Distribuir los reglamentos de Head Start y las secciones relacionadas con las asignaciones de los equipos (duplicar las secciones para que cada persona tenga una copia de estos) Repaso de los reglamentos y discusión de su finalidad Repaso de las secciones y los tres métodos de recolección de información: analizar, observar y entrevistar Distribuir los planes escritos que describen los servicios en cada área del contenido Repasar fuentes de datos importantes que pueden ser pertinentes en su labor, como: el informe del PRISM, los datos de PIR, Evaluación de la Comunidad, información de los resultados del niño, plan estratégico, metas de largo y corto plazo del programa, informes de supervisión continua y resúmenes de los planes de desarrollo del personal Diálogo sobre las cualidades que debe tener un buen integrante del equipo (p.ej., que sea objetivo, honrado, respetuoso del personal) y repasar la expectativa de una conducta profesional por parte del equipo Compartir las habilidades, pericia y cualidades de cada integrante del equipo Hay un número de métodos para capacitar al personal y los voluntarios que integran los equipos de la Autoevaluación. Usted puede: Mantener a todos los participantes juntos durante toda la capacitación Ofrecer una orientación al grupo en su totalidad, seguido por la capacitación de cada equipo por separado Llevar a cabo toda la capacitación en los equipos individuales Use la siguiente Hoja de capacitación de la Autoevaluación para ayudarle a diseñar la(s) sesión(es) para los equipos de su Autoevaluación. Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 10

25 Hoja de trabajo de capacitación para la Autoevaluación Grupo entero Contenido de la capacitación Adiestrador(es) Equipos individuales Equipo 1 Título: Contenido de la capacitación Adiestrador(es) Equipo 2 Título: Equipo 3 Título: Equipo 4 Título: Equipo 5 Título: Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 11

26 Cómo enfocar su evaluación Muchos programas matriculan a grupos grandes de niños y familias y administran salones de clase en más de un lugar. Su equipo directivo de la Autoevaluación puede determinar que la inclusión de cada salón de clases y de cada archivo de los niños en el proceso de Autoevaluación podrá requerir demasiado tiempo. Decida si su equipo de Autoevaluación estudiará todo el programa o se centrará en una muestra representativa. Se debería escoger una muestra representativa de los niños, familias, opciones y servicios del programa. Dicha muestra debería ser lo suficientemente grande para establecer si hay consonancia en cuanto a la calidad en todo el programa. Para los concesionarios con agencias delegadas y asociaciones de cuidado infantil, es importante asegurar que estos segmentos de su programa estén incluidos totalmente en el proceso de la Autoevaluación. Determine si sus equipos de Autoevaluación son responsables de evaluar los programas de los delegados y de los organismos socios de cuidado infantil en estos momentos, o si estos serán evaluados independientemente. Use la siguiente Hoja de enfoque de la evaluación para anotar sus decisiones. Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 12

27 Hoja de trabajo de enfoque de la evaluación Seleccione los centros, salones de clases, opciones del programa y archivos que le brinden una visión completa de la eficacia de los sistemas y servicios. Determine el método que usará para evaluar a los socios y delegados. Anote sus decisiones en el espacio correspondiente. Centros Salones de clase Opciones del programa Archivos de los niños y las familias Asociaciones con organismos de cuidado infantil Agencias delegadas Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 13

28 Cómo establecer un cronograma/horario Cree un cronograma con las fechas del comienzo y fin del proceso para los equipos. Los programas pueden desear llevar a cabo la Autoevaluación por fases. Otras personas pueden centrar sus gestiones para que la Autoevaluación tenga lugar en un período de varias semanas. Puesto que la Autoevaluación es una parte integral de la planificación del programa, asegúrese de coordinar la Autoevaluación con su calendario de planificación. Es importante que se adapte el proceso para satisfacer mejor las necesidades de su programa en concreto. Piense programar su Autoevaluación en un momento de su año programático cuando: El Consejo de Políticas tenga suficiente experiencia para ser partícipe de lleno en el proceso Los servicios estén ya plenamente en curso Haya tiempo al final del año programático para corregir cualquier asunto que surja, para maximizar los resultados para los niños y las familias que participen actualmente en el programa Se pueden usar los resultados para apoyar el desarrollo del Plan de Capacitación y Asistencia Técnica del programa, así como la solicitud de la subvención anual Muchos programas prefieren escalonar su horario para que la evaluación de los servicios del programa preceda la evaluación de los sistemas administrativos. Los equipos asignados para evaluar los sistemas administrativos de Head Start pueden beneficiarse de la información recogida durante la evaluación de los servicios del programa. Pueden usar la información para llegar a conclusiones acerca de la relación entre los sistemas y los servicios y determinar cómo los sistemas están afectando los servicios para los niños y las familias. Escalonar el horario permite que el personal y los voluntarios integren más de un equipo de evaluación. La siguiente tabla: Un mes a la vista, es un ejemplo de cómo puede hacerse la Autoevaluación en un programa que desee completar la Etapa 2 en el proceso dentro del mismo mes. Un mes a la vista 1 a semana 2 a semana 3 a semana 4 a semana u El equipo lleva a cabo u El equipo lleva a cabo u El equipo resume los la Autoevaluación la Autoevaluación resultados u Los equipos de Autoevaluación reciben orientación y capacitacióng u Los jefes de equipo informan del progreso de éstes Use la siguiente Hoja del horario de la Autoevaluación para establecer plazos para los pasos correspondientes del proceso de la Autoevaluación. Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 14

29 Hoja de trabajo del horario de la Autoevaluación Actividad Fecha Reunir y convocar el equipo directivo de la Autoevaluación Etapa 1 Preparación Convocar al equipo directivo de la Autoevaluación para diseñar el proceso de la Autoevaluación Presentar el proceso al Consejo de Políticas para una consulta Reunir participantes para integrar los equipos de Autoevaluación Convocar a los equipos para la orientación y capacitación Recurrir a diversas fuentes de datos para completar las secciones de áreas de servicios Etapa 2 Reunión y síntesis Recurrir a diversas fuentes de datos para completar las secciones del sistema administrativo Resumir la información de las secciones para el resumen del integrante del equipo Consolidar información de los miembros del equipo en el Análisis de la sección para el jefe del equipo Volver a convocar el equipo directivo de la Autoevaluación para estudiar y analizar los resultados Identifi car los puntos fuertes del programa Etapa 3 Interpretación Exponer información de los análisis de las 18 secciones de forma útil Establecer patrones de las necesidades identifi cadas Revelar causas subyacentes y problemas sistémicos Etapa 4 Fortalecimiento Clasifi car y priorizar los puntos débiles y las áreas que hay que fortalecer, que se hayan identifi cado Crear un plan de mejora del programa identifi cando las metas, los resultados deseados y los pasos de acción específi cos Desarrollar e implementar un plan de capacitación y asistencia técnica Supervisar y evaluar el progreso de la implementación del plan de mejora del programa y de capacitación y asistencia técnica (T/TA) Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 15

30 Cómo incluir al Consejo de Políticas Una vez que haya completado las hojas de trabajo en la Etapa 1, presente su paquete completo al Consejo de Políticas para ser estudiado. Pida a los miembros del equipo directivo de la Autoevaluación que integran el Consejo de Políticas que le ayuden a realizar la presentación. La sección (i)(1) de las Normas de Desempeño del Programa Head Start requieren la consulta y participación del Consejo de Políticas en el proceso de la Autoevaluación. La Sección (d)(1)(viii) brinda la siguiente orientación: Como participantes activos en el proceso de supervisión en curso de la Autoevaluación el Consejo de Políticas y el Comité de políticas consideran hasta qué punto: Es razonable el horario de la Autoevaluación Se haya formado un equipo de Autoevaluación adecuado, el cual incluye a los padres y una representación adecuada de la comunidad El equipo de la Autoevaluación reciba capacitación sobre cómo realizar una evaluación Todos los miembros del equipo sean conscientes de los resultados de la Autoevaluación anterior, así como de la revisión Federal Las medidas usadas para realizar la Autoevaluación sean adecuadas para evaluar el programa Las conclusiones de la Autoevaluación son comunicadas al el Consejo de Políticas, al Comité de políticas, a los Comités de los Padres y los cuerpos directivos Los Planes de Mejora son apropiados y factibles, en términos de recursos y horarios Etapa 1: Preparación para la Autoevaluación 16

31 Etapa 2: Reunión y síntesis de la información Visión general Entre los participantes clave en la Etapa 2 se encuentran: Jefes y miembros de los equipos que se han reunido para integrar los distintos equipos de la Autoevaluación. En esta etapa: Los miembros del equipo se ocupan en la reunión de información y datos para evaluar si el programa está cumpliendo con las Normas de Desempeño del Programa Head Start. Los miembros del equipo emplean los instrumentos útiles que se brindan en cada sección para recoger la información correspondiente. Entre los métodos de reunión de información se encuentran: Análisis de documentos Entrevistas a personas Observar actividades Incorporar las fuentes pertinentes de datos Los miembros de los equipos resumen sus conclusiones. Los jefes de los equipos comienzan el proceso de análisis consolidando y haciendo una síntesis de la información recogida. Los jefes de equipo producirán un Análisis de la sección de forma concisa y centrada para identificar los puntos fuertes, los puntos débiles concretos y áreas que han de fortalecerse en el programa. Etapa 2: Reunión y síntesis de la información 1