A B C. Cómo Apoyaría el Costeo Basado en Actividades en Decisiones que Mejoren la Rentabilidad y el Desempeño de su Negocio.

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1 Asesoría de Negocios Qué es Activity-Based Costing? A B C Cómo Apoyaría el Costeo Basado en Actividades en Decisiones que Mejoren la Rentabilidad y el Desempeño de su Negocio ASESORES

2 Costeo Basado en Actividades Qué es ABC? ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costeo Basado en Actividades") surge como herramienta práctica para resolver problemas referentes a los requerimientos y necesidades de información sobre la aplicación y consumo de los recursos de las empresas, situación que se presenta en la actualidad a la mayoría de estas mismas. El ABC presenta diversas ventajas y beneficios sobre la información financiera y operativa de una empresa debido a la razonabilidad que aplica para la asignación de los gastos y costos, además de su identificación exacta de quién, dónde, cómo y cuándo se consumen los recursos, a diferencia de los sistemas de contabilidad de costos tradicionales o convencionales que sólo pueden ofrecer información subjetiva de la aplicación de los gastos y costos debido principalmente al metodo de prorrateo de estos mismos. Estos sistemas tradicionales y convencionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna. Parte de estos defectos especialmente importantes son : 1. La incapacidad de reportar los costos de productos o servicios individuales a un nivel razonable de exactitud. 2. La incapacidad de proporcionar retroinformación útil para la administración de la empresa a los efectos del control de las operaciones y medición del desempeño.

3 Costeo Basado en Actividades Qué es ABC? La contabilidad de costos tradicional acostumbra "asignar" los costos arbitrariamente, mediante una distribución de los costos indirectos basada en alguna factor relacionado con el volumen. Por ejemplo: horas-hombre u horasmáquina. Este sistema contable tradicional, asume que hay una relación directa entre los costos indirectos y esos factores relacionados con el volumen. La realidad de una empresa es que el aumento en las ventas no significa necesariamente un aumento en las utilidades, que en su gama de productos y servicios hay rentables y no rentables y que a veces no hay mucha claridad sobre de donde vienen las ganancias o por donde se está yendo. Hoy más que nunca las empresas necesitan establecer con mayor precisión sus costos, precisan descubrir oportunidades para mejorarlos, requieren mejorar su toma de decisiones y preparar y actualizar sus planes de negocios. Actualmente las empresas, especialmente las que tienen muchos productos o servicios, grandes costos indirectos y una competencia feroz, están adoptando el Costeo Basado en Actividades (ABC) y en vez de "asignar" costos "rastrean" cada categoría de gastos relacionada con un objeto de costeo. En contraste con esto, ABC basa el proceso del "costeo" en las actividades. Los costos se rastrean de las actividades a los productos o servicios, basándose en la demanda de productos para estas actividades durante el proceso de producción. Por lo tanto, los atributos de las actividades, tales como horas de tiempo de preparación, o número de veces involucrados, se utilizan como "direccionadores o causales para asignar costos indirectos. Como el número de la actividad mide los incrementos utilizados, ABC permite captar mejor los factores económicos subyacentes a la operación de la empresa, lo que permite obtener costos de productos más exactos.

4 Costeo Basado en Actividades El Costeo Basado en Actividades analiza el uso de todos los recursos organizacionales y posteriormente vincula el costo de estas actividades a la producción, productos, servicios, clientes y proyectos entre otros. Cada actividad realizada en en una empresa consume algún tipo de de recurso, la la erogación y aprovechamiento de de estos recursos incide en en que tan productiva y rentable es es esta empresa, dependiendo de de que porcentaje de de la la totalidad de de las actividades realizadas contribuyen a la la generación de de valor para el el negocio El El Costeo ABC permite categorizar y costear cada una de de las actividades que se se ejecutan en en la la organización, con el el propósito de de minimizar o eliminar actividades que no no sean críticas para el el negocio y no no agregen valor al al mismo, generando un un ahorro en en gastos y costos al al reducir el el consumo de de recursos.

5 Definiciones del sistema de costeo ABC Sistema que asigna el costo de los recursos a las actividades para aplicarlos a productos/servicios con el objeto de determinar de manera precisa su costo y rentabilidad. Los recursos son asignados a las actividades, las actividades son asignadas a los objetos de costo (productos, servicios, clientes, procesos) en base a su uso. Recursos Causal del costo Actividades 2 Hrs Archivar 4 Hrs Telefonear 2 Hrs Capturar

6 El ABC desglosa la visión tradicional de costos por centros de responsabilidad y actualiza los costos de acuerdo con la manera en que se consumen los recursos DEL: LIBRO MAYOR GENERAL A: BASE DE DATOS ABC VISION DEL PLAN DE CUENTAS VISION BASADA EN ACTIVIDADES Departamento de ingeniería de procesos Salarios $ 600,000 Equipo $ 150,000 Gastos de Viaje $ 60,000 Compras $ 40,000 Uso y alquiler $ 30,000 Total $ 880,000 Qué se Gastó Empleo de Causales de Costos Drivers Departamento de ingeniería de procesos Supervisar demostradoras $ 31,500 Controlar publicidad $ 121,000 Crear recorridos $ 32,500 Procesar pedidos especiales $ 83,000 Mejorar procesos $ 45,000 Cobrar facturas a clientes $ 119,000 Recibir pedidos de clientes $ 145,000 Capacitar empleados $ 43,000 Administrar departamento $ 158,000 Total $ 880,000 Cómo se Gastan los Recursos

7 El modelo de actividades toma en cuenta... Gastos Actividades/ Procesos de Negocio Objetos de Costo Ventas Netas - Costo de Material * - Costo de Fabricación * Utilidad Bruta - Ventas - Administración Utilidad de Operación Proveer Servicios de de Apoyo Administrar Finanzas Administrar Recursos Humanos Proveer Apoyo a Manufactura Vender Productos Producir Productos Distribuir Productos Clientes Servicios Productos Canales Familias * El costo se asigna directamente a cada producto según su consumo, evitando prorrateos generales

8 El ABC no reemplaza al sistema de contabilidad actual, reestructura sus datos para que soporten con más eficacia a la toma de decisiones Datos Datos Información Toma de decisiones Transacciones financieras y de operación Balanza contable e información operativa A B C / A B M Lente óptico (resignación de costos) Estrategia Rentabilidad por cliente y línea de servicio Contribución a la generación de valor Operación Medición del desempeño de las actividades Administración de costos.

9 Investigaciones fundamentan que la información contable tradicional ha perdido relevancia para ser un instrumento con el cual se puedan tomar decisiones en el nuevo mundo de los negocios Grado de detalle requerido Partida Doble Contabilidad Estados de costos Financieros Administración estratégica de actividades y costos (SCM) Costos basados en actividades (ABC) Contabilidad Administrativa Administración de actividades (ABM) Análisis de Rentabilidad Mejora de las Operaciones Estrategia y Transformación del Negocio Tiempo/Necesidades de información para la toma de decisiones

10 El ABC asigna el costo de productos y servicios de manera más exacta que el enfoque tradicional Ejemplo de Análisis de Situaciones Específicas Enfoque Tradicional Material Mano de Obra Gastos Indirectos Producto A $ 550 Overhead Producto B $ 1,300 Overhead M/O Enfoque Basado en Actividades Material Producto A $950 Overhead Costos Rastreables Producto B $900 Overhead Costos Rastreables M/O Material Material Material Material Total $ 1,850 Total $ 1,850

11 Información que genera el ABC Rentabilidad por tipo de cliente Rentabilidad por línea de servicio Información de administración de costos tradicional Modelo de Actividades Presupuestos basados en actividades Costos de productos y servicios (más del 95% exactitud) Mediciones de desempeño de actividades Target Costing Información para la toma de decisiones Estrategia Rentabilidad por cliente y línea de servicio Contribución a la generación de valor. Operación Medición del desempeño de las actividades Administración de costos.

12 Objetivos del Activity-Based Product Costing Costear con más exactitud los productos basándose en el consumo real de recursos. Apoyar el control operacional a través de la aplicación de sistemas de medición del desempeño. Apoyar en la mejora de procesos y la reducción de costos. Apoyar en el análisis de proyectos de planeación e inversión.

13 Dimensiones del ABC Vista - Cost Assignment Vista - Procesos Recursos Resource Cost Assignment Resource Drivers Modelo Procesos de Negocio Actividades Indicadores de Desempeño Objectos de Costo (Productos, Clientes) Activity Cost Assignment Activity Drivers

14 Dimensiones del ABC Vista - Cost Assignment Recursos Qué Gastamos? Resource Cost Assignment Resource Drivers Porqué Gastamos? Qué Gastamos? Actividades Qué Hicimos? Objectos de Costo (Productos, Clientes) Activity Cost Assignment Activity Drivers Para que lo Hacemos? Qué Hacemos? Para quién lo hicimos?

15 Dimensiones del ABC Activity Análisis Gastos & Costos Cuánto Gastamos? Centro de Costos 1 Centro de Costos 2 Centro de Costos 3 Centro de Costos 4 Centro de Costos 5 Qué Hacemos? Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Para qué o para quién lo hacemos? Cost Object Corporativo Cost Object Productos Cost Object Grupo de Clientes Cost Object Servicio A Cliente B Cost Object Producto Z

16 Conceptos del Activity-Based Cost Resource Drivers Activity Drivers Plan # de Nuevos Productos Costos de Investigación & Desarrollo # de FTE s Diseño Prueba # de Nuevos Productos # de Productos -Complejidad por Tipo de Producto - P Mantenimiento # de Productos FTE - Full Time Equivalent

17 Conceptos del Activity-Based Cost # de FTE s # de Nuevos Productos Prototipo # de Ordenes de Compra Compras # de Nuevas Partes Costos de Producción # de FTE s por M 2 Producción Horas Máquina Horas Hombre Tiempo de Preparación P # de FTE s Pruebas # de Productos Compejidad del Producto # de Ordenes de Venta Distribución # de Productos # de Envios

18 Cómo apoya el ABC a su Negocio Negocio Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Producto 5 Producto 6 Producto 7 Servicio Supervisión Operación Distribución Publicidad Staff Servicios Mantenimiento Seguridad Limpieza Otros Costeo Actual Prorrateos ABC Asignación Directa Costos Administrativos (Compras, Contabilidad, Recursos Humanos Sistemas, Ventas, etc) Costos de Costos de Productos Productos Subsidiados * más Precisos * ABC Permite identificar que productos son subsidiados en los costos y gastos debido al sistema tradicional de costeo

19 Cómo apoya el ABC a su Negocio Apoyo en la Cadena de Valor Investigación & Desarrollo Diseño de Productos Procesos Servicios Producción Mercadeo Distribución Servicio al Cliente Costo de Invesigar Costo de Desarrollar Costo de Abastecimiento M.P. Complementarios Costo del proceso de compra Costo de diseño Costo de planeación Costo de gestion de procesos y servicios Costo de mover Costo de almacenar Costo por proceso Costo subproceso Rentabilidad por proceso Costo de actividades VA / NVA Criticas / No Criticas Rentabilidad línea / producto Actualizar modelo de precios Rentabilidad por cliente Rentabilidad por Canal de Distribución Costo de gestionar clientes Rentabilidad por Familia Rentabilidad por Producto Costo de vender Gestión de los Costos & Gastos

20 Rastreando actividades a través de múltiples vistas permite identificar oportunidades de reducción de costos Por Ejemplo: Vistas por Producto/ Línea de Servicio Vista por Canal de Distribución Vista por Cliente Vista por Proceso de Negocio Vista Organizacional / Actividad Cuáles son los costos reales y márgenes de productos / línea de servicios? Cuánto cuesta realmente servir a nuestros diferentes tipos de clientes? Qué segmentos de clientes (mercado) son rentables? Cuáles impulsan los costos a un alto grado? Cuánto cuesta realizar este trabajo internamente? Cuánto gastamos en realizar ciertos tipos de actividades?

21 La administración operativa de actividades se enfoca en la administración del desempeño de los procesos y de las actividades que las componen NIVELES DE DESEMPEÑO Organización Procesos / Actividades Individual

22 Qué viene después de ABC? A B C?

23 La ejecución del siguiente paso para un efectivo negocio A B C...Decision Decisiones

24 ABC identifica diversos atributos a las actividades Para la administración adecuada de las actividades se pueden establecer diferentes tipos de atributos con los cuales se puedan tomar mejores decisiones 120 Operativas Estratégicas Redundantes Total Cap Cap no útil Cap útil Línea de producto Proceso A Proceso B 1,000, , ,000 Actividades del negocio 850, , ,000 Administrativas/Soporte Operativas

25 ABC realiza reducciones de costos sin afectar las actividades clave de la empresa Recorte con información tradicional Recorte con información de ABC El recorte tradicional no toma en cuenta el tipo de actividades, se realiza solo mediante la reducción como porcentaje de cada rubro contable, por lo que en el futuro no se eliminará la necesidad de las actividades (el síndrome bajar de peso y volver a engordar ) Actividades estratégicas Actividades y de soporte indispensables para la operación del negocio Actividades redundantes, duplicadas que no contribuyen a la operación óptima del negocio Actividades recortadas El recorte con ABC identifica las características de las actividades, eliminando las actividades redundantes y duplicadas que no contribuyen en la operación del negocio, por lo que en el futuro la organización no tendrá la necesidad de invertir en actividades que no contribuyen a los objetivos del negocio

26 Además ABC permite tomar decisiones sobre el desempeño de las actividades para optimizarlas Materia prima Materia prima 4 semanas $ X00,000 M Recibir Inspeccionar Almacenar Maquinar Inspeccionar Maquinar Ensamblar Inspeccionar Almacenar Probar Almacenar Empacar Almacenar Enviar Reducir el costo al eliminar actividades de baja prioridad o innecesarias Recibir Maquinar Ensamblar Probar Empacar Enviar Producto terminado 4 días $ XX,000 M Producto terminado

27 ABC permite realizar análisis de rentabilidad de los clientes y de las líneas de producto / servicio Rentabilidad del cliente Mercados meta Valuar los clientes que generan de menor a mayor rentabilidad Identifica cuales son los clientes mas rentables Determina los atributos de los clientes meta Rediseño de actividades con alto costo y con bajo rango de rentabilidad por cliente Identifica las actividades relacionadas con el cliente y además mide su desempeño Mejora de actividades Relaciones y negociaciones con clientes Mezcla de productos y servicios Determina la mezcla de productos y servicios que permiten tener un buen margen de crecimiento y ganancias Evalúa los atributos del servicio que son valorados por el cliente Negociación de precios Valor del cliente Identifica las actividades que afectan de manera considerable el costo del producto / servicio Redefine las relaciones con clientes que no son redituables Aprecia los diferentes márgenes de ganancia por cliente Soporta decisiones para incrementar precios Indica los rangos para establecer precios

28 Sistema Activity-Based Cost Mejoramiento del Costeo de Productos Apoyo en la Toma de Decisiones Costos & Gastos P??? Precio del Producto/Servicio Promociones de Producto Rentabilidad Real Control de Inventario Mezcla de Productos Presupuesto Reducción de Gastos Canales de Distribución Clientes Categorias de Clientes Grupo de Productos Línea de Productos Producción

29 Aplicando datos del ABC Decisiones Estrategicas Descontinuar Producto Eliminar Clientes no rentables Estrategia de Distribución Estrategia de Precios Reducción de Costos Identificación de Recursos Aprovechamiento de Capacidad Instalada Emprender el Cambio Datos ABC

30 Información de un Modelo ABC Datos Precisos... GL Costo de Actividades Grupo de Actividades Productos Generan P Una Dinámica Situación... y una Fijo % Volumen % Decisión % $ $ $ Relevante Dimensionalidad... en una Herramienta Oportuna Canal Clientes Producto Region

31 Dimensionalidad de la Información del Modelo ABC Cliente Volumen Tipo Alto Bajo Comercial Gob. Canal Producto Familia 1 Familia 2 Familia 3 W X Y Z Prod. Línea 1 Prod. Línea 2 Prod. Línea 3 Región Norte América Europa Asia Sur América

32 Herramientas para Decidir con ABC Tipo de Producto Línea de Producto Unidades de Negocio Ingreso $X Costo de Ventas: M.P. Directa $X M.O. Directa $X Otros Costos $X Total Costos $X Total Costo de Ventas $X Utilidad Bruta $X Gastos de Operación: Investigación & D, etc. $X Total Gastos de Operación $X Utilidad de Operación $X Clientes Distribuidores - Regional Sur Centro Norte

33 Herramientas para Decidir con ABC ABC Permite identificar en que nivel de ventas se dejan de percibir utilidades debido a la erogación de gastos y costos que conlleva el proceso de venta y gestión de clientes, es decir la asignación de los recursos mayor ventas = mayor utilidades? Utilidades $ Ventas $

34 Resultados del Modelo ABC para la toma de decisiones Modelo de Decisión Análisis de la Situación Actual Análisis What If - Qué pasa si? Evaluación de Reducción de Costos Formulación de Escenarios Análisis Pareto Producto Cliente Región Canal Carácteristicas del Costo Cost Drivers Directo vs. Indirecto Capacidad Instalada Capacidad Sobrada Aplicación de los Gastos & Costos Función Actividad Producto Cliente Región Canal

35 Resultados del Modelo ABC para la toma de decisiones Usos gerenciales del Análisis ABC Al comprender los causales de costos de las diferentes actividades, se pueden tomar importantes decisiones operativas, por ejemplo: Actualización del modelo de precios Eliminación de clientes no rentables Identificación de productos poco rentables Reducción de actividades redundantes, ineficientes y no productivas. Aumento en la satisfacción del cliente ofreciendo una mejor mezcla de productos. Identificación precisa de margenes por línea / producto.

36 Rentabilidad por Dimensión Articulos Rentables Articulos No Rentables ABC Utilidad ($000) Costeo Tradicional $X,XXX,XXX Número de Articulos (Ordenado por Contribución)

37 Algunas Generalidades de la Administración de Actividades La Administración de Actividades permite: Conocer hacia donde se dirigen los recursos y en que actividades se erogan; mejorando con esto la rentabilidad y el desempeño Conocer qué se hace, cómo se hace y cuanto contribuye a las metas organizaciones Enfocar los problemas y las actividades específicas en las que se generan, así como las relaciones causa-efecto de la operación, en lugar de los síntomas que de éstos se derivan.

38 Información del ABC Finanzas Misión y Visión ABC Calidad Procesos Clientes Aprendizaje La información generada por el Modelo ABC identifica el costo de las actividades que son necesarias para producir un bien o servicio, así como el costo de los productos intermedios y finales en un área operativa. A partir de la información contable, ABC genera diferentes vistas; de esta manera proporciona información estrategica, operativa y financiera.

39 ABC además genera información útil para otros proyectos de mejora de operaciones Activity Based Costing Aplicaciones Estándar Total Quality Management Activity Database Executive Information Systems Business Process Modeling? Activity Based Management

40 Conclusiones El sistema de Costeo ABC apoyará a su Negocio en reflejar el crecimiento y diversidad de cada producto y servicio. Además de ser una herramienta que apoya la administración avanzada de precios. Al lograr tener conocimiento exacto del origen del costo permitirá a su Negocio atacarlo desde sus raíces, contribuyendo esto a incrementar la satisfacción de clientes y la contribución por línea / producto. Su Negocio podrá contar con la capacidad para implantar administración de actividades para buscar oportunidades de mejora y reducción de costos. La integración de ABC con un sistema ERP permitirá a su Negocio utilizar una solución tecnológica integrada, el sistema ERP apoya la información proporcionada según la metodología ABC en una manera más oportuna y rentable.

41 Contacto Asesoría de Negocios En usted nos interesa y nos agradaría que formara parte de nuestros clientes distinguidos. Esperamos con gusto poder contribuir a realizar alguna mejora dentro de su empresa, así como estar en contacto con Usted por este o cualquier otro medio y responder cualquier pregunta sobre cómo aplicar la iniciativa del Costeo Basado en Actividades y la Administración Basada en Actividades en su Negocio, así como los beneficios que obtendría. Agradecemos de antemano su atención y comentarios al respecto. Para más información o comentarios acerca de este documento, por favor contáctenos Carlos Alberto Téllez F. Socio-Consultor de Negocios -

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