SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -SSYMA-

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos de acción que eliminarán o minimizarán las causas de las no conformidades existentes, no conformidades potenciales y optimizarán el aprovechamiento de oportunidades de mejora del Sistema Integrado de SSYMA. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las no conformidades existentes, no conformidades potenciales y oportunidades de mejora identificadas durante la planificación, implementación, verificación y mejora continua del Sistema Integrado de SSYMA en las áreas operativas y administrativas de Gold Fields La Cima S.A., así como en todos sus contratistas. 3. DEFINICIONES 3.1 Correctiva: para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. 3.2 Inmediata: tomada para controlar las causas inmediatas de una no conformidad detectada y evitar la ocurrencia de un incidente. 3.3 Preventiva: tomada para eliminar las causas básicas de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable, a fin de prevenir que algo suceda. 3.4 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. 3.5 Control de Ingeniería (IPERC Base): Control que incluye eliminación, sustitución y controles de ingeniería para controlar, corregir y reducir los riesgos. 3.6 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados. 3.7 Mejora continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño. 3.8 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Nota 1: Se aplica a la desviación o ausencia de los requisitos especificados, normas de trabajo, regulaciones, prácticas y procedimiento del Sistema Integrado SSYMA que puede afectar el desempeño en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. 3.9 Oportunidades de Mejora: recomendada que se puede realizar para mejorar la eficacia de un proceso, de una actividad o una situación, donde no hayan ocurrido no Conformidades. Puede ser: proyectos de innovación, mejoramiento, etc Parte Interesada: Individuo, grupo interno o externo al lugar de trabajo interesado o afectado por el desempeño de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de Gold Fields La Cima S.A. Las partes interesadas internas pueden ser Trabajadores y niveles de supervisión de Gold Fields La Cima S.A. y contratistas, visitantes o proveedores. Las partes interesadas externas pueden ser la comunidad, ONGs, medios de comunicación o autoridades del gobierno, entre otros Potencial No Conformidad: Incumplimiento potencial, aislado, de un requisito incluido en el criterio de la auditoría. También puede incluir situaciones que, sin representar incumplimiento,

2 Página 2 de 9 pueden ser revisadas por la organización cuando lo estime conveniente para mejorar la eficacia de sus procesos. Ejemplo: Observaciones, incidentes, reportes de peligro, otros Seguimiento: Determinación del estado de un sistema, un proceso o una actividad. Nota 1: Para determinar el estado puede ser necesario verificar, supervisar u observar de forma crítica Sistema Integrado de (SSYMA): Parte del Sistema de de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política integrada de gestión en los aspectos de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en sus procesos. Gold Fields La Cima S.A. ha implementado, mantiene y mejora continuamente su Sistema Integrado de SSYMA en sus operaciones de Cerro Corona ctiva (SAP-SAC): Formato donde se registra la No Conformidad detectada, las acciones a tomar y se hace el reporte de la verificación de las acciones tomadas Supervisor SSYMA: Supervisor de medio ambiente y SySO, a cargo del seguimiento de los sistemas de gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional, asignado a las operaciones en el Almacén de Salaverry. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerente/Superintendente de Área Proporcionar los recursos para la implementación de las acciones preventivas, correctivas y oportunidades de mejora que estén relacionadas con su proceso Apoyar en el análisis de causa y realizar las acciones a tomar determinadas del análisis de causas Supervisor General/Jefe Asegurar la implementación de las acciones preventivas, correctivas y oportunidades de mejora relacionadas con su proceso Supervisor Implementar las acciones preventivas y correctivas definidas para el área bajo su responsabilidad Trabajador Cumplir con las acciones preventivas y correctivas implementadas en su área de trabajo y en la empresa Superintendente/ Seguridad Ocupacional/Supervisor de Medio Ambiente/Supervisor SSYMA Asesorar a las áreas en el análisis de causas, determinación de acciones preventivas y correctivas. Apoyar en el seguimiento de la implementación de las acciones preventivas y correctivas Representante de la Dirección Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento Generar, administrar y hacer seguimiento a las no conformidades, oportunidades de mejora del Sistema Integrado de SSYMA.

3 Página 3 de 9 5. ESTÁNDARES Cualquier integrante de la organización 5.1. La detección de una no conformidad, no conformidad potencial u oportunidad de mejora, se puede generar como resultado de las siguientes fuentes: Detectar no conformidades, oportunidades de mejora. Inspecciones Planificadas. Observaciones de Tareas. Hallazgos del personal durante la ejecución de sus actividades. Peligros y riesgos no identificados en el proceso de de Riesgos. Aspectos ambientales no identificados durante la identificación y valoración de aspectos ambientales. Reporte de Actos/Condiciones subestándar. Incidentes Ambientales. Incidentes de seguridad y salud ocupacional. Reclamos o quejas de las partes interesadas. Resultados de los procesos de participación y consulta. Seguimiento y verificación de cumplimiento de controles operacionales. Simulacros u otras actividades de Respuesta a Emergencias. Monitoreo de indicadores. Auditorías Internas o Externas. Incumplimiento de requisitos legales y otros requisitos. Resultados de la Revisión por la Dirección. Seguimiento y verificación de cumplimiento de los objetivos y metas. Otros. Cualquier integrante de la organización SSYMA 5.2. Comunicar al SSYMA por correo electrónico cuando se detecte una no conformidad o no conformidad potencial Evaluar y determinar la generación de una SAP/SAC, la que se registra en el formato Estado de ctiva (SAP/SAC) P04.06-F01). Correo electrónico Estado de ctiva (SAP/SAC) P04.06-F01)

4 Página 4 de 9 Seguridad Ocupacional/ Supervisor de Medio Ambiente 5.4. Registrar los Reportes de Actos/Condiciones subestándar en el formato Registro de Reporte de Actos/Condiciones subestándar P04.06-F04) Revisar mensualmente los registros, mencionados en los puntos 5.3 y 5.4, determinar los casos recurrentes. Registro de Reporte de Actos/Condición subestándar P04.06-F04) Detectar no conformidades, oportunidades de mejora Registrar en el software SSYMA las no conformidades o no conformidades potenciales que impliquen ser declarados como tal, en el formato ctiva (SAP/SAC), para ser enviadas al responsable del proceso y al Representante de la Dirección, según corresponda, para que sean tratadas. Asimismo, debe registrar el seguimiento de las mismas en el formato Estado de ctiva P04.06-F01). ctiva (SAP/SAC) Estado de ctiva P04.06-F01) 5.7. Numerar en forma correlativa las acciones correctivas o preventivas, de acuerdo a lo siguiente: SAC-XXX-YYYYZZ-AAAA SAP XXX-YYYYZZ-AAAA Dónde: XXX: SSO o MA YYYY: año en curso. ZZ: Trimestre anual en curso: Q1,Q2, Q3 o Q4 AAAA: Nº Correlativo iniciando desde el La de no conformidades consta de las siguientes etapas: ---- de no conformidades Recopilar información. Analizar y determinar la causa básica. Determinar las acciones preventivas o correctivas. Seguimiento de la implementación de las acciones preventivas o correctivas. Verificar la eficacia y cierre de las

5 Página 5 de 9 acciones preventivas o correctivas. Responsable del Proceso 5.9. La etapa de Recopilar información implica: Recopilar información relacionada con la no conformidad o potencial no conformidad, utilizando todas las fuentes de información a su alcance La etapa de analizar y determinar la causa básica implica: Identificar y analizar la causa básica para ello se puede hacer uso de la Tabla de Análisis Sistemático de Causas de Incidentes P04.05-A04), 5 por qué? o el método de análisis de causalidad, para identificar de manera sistemática las causas que originaron la no conformidad o no conformidad potencial. Dicho análisis debe identificar si las causas se debieron a factores personales o factores de trabajo, condiciones sub estándares o actos sub estándares La etapa de Determinar e Implementar las acciones preventivas/correctivas implica: de no conformidades Responsable del Proceso Responsable del Proceso Determinar conjuntamente con el, las acciones preventivas o correctivas, fechas y responsables para las causas identificadas, a fin de evitar su repetición. Registrar la información en el software SSYMA en el formato ctiva (SAP/SAC). Llevar el control en el formato Estado de ctiva (SAP/SAC) P04.06-F01). Coordinar con el personal involucrado para implementar las acciones preventivas o correctivas definidas. Enviar por correo electrónico al ctiva (SAP/SAC) Estado de ctiva (SAP/SAC)

6 Página 6 de 9 las evidencias de implementación de las acciones correctivas propuestas. Evidenciar la implementación de la acción correctiva/preventiva mediante la siguiente documentación: - Actualización de Política y Objetivos SSYMA - Actualización del Manual SSYMA. - Procedimientos nuevos o actualizados - Matrices nuevas o actualizadas - Planificación e informe de avance de actividades - Formatos para registros nuevos o modificados. - Registros de capacitación - Registros de monitoreo - Diseño de ingeniería, planos, etc. - Fotos - Correos electrónicos - Otros que se puedan evidenciar P04.06-F01) Actualizar la matriz de aspectos ambientales y la matriz IPERC, de acuerdo al procedimiento respectivo, cuando la acción preventiva o correctiva identifique peligros o aspectos ambientales nuevos o la necesidad de controles nuevos o cambios. Matriz de aspectos ambientales y el IPERC Ingresar las evidencias de implementación de las acciones correctivas propuestas al software SSYMA en el formato ctiva (SAP/SAC) La etapa de Seguimiento de las acciones preventivas/correctivas implica: Preventiva/ Correctiva (SAP/SAC) de no conformidades / Auditor Verificar la implementación de la acción preventiva/correctiva y a la fecha de cumplimiento propuesta. Establecer la fecha para la verificación de la eficacia, cuando se verifique la implementación de la última acción correctiva propuesta; registrando en el software SSYMA en el formato Solicitud de ctiva Preventiva/ Correctiva (SAP/SAC)

7 Página 7 de 9 de no conformidades (SAP/SAC). La descripción del criterio de la eficacia puede estar definido en tiempo y objetivo, por ejemplo: 30 días después de la última acción correctiva implementada, de un muestreo al azar de un número específico de registros, se encuentren cumpliendo los nuevos atributos implementados, etc. Coordinar con el Responsable del Proceso cuando no se pueda evidenciar la eficacia de las acciones tomadas, para realizar un replanteamiento del análisis de causas, de las acciones correctivas/preventivas y dar un plazo adicional para la verificación respectiva. Coordinar con el Responsable del Proceso si la naturaleza de la acción correctiva implica un tiempo adicional al establecido para la verificación de su eficacia, a fin de otorgar un plazo adicional para la verificación respectiva. Cerrar la SAP/SAC según corresponda, si se verifica la eficacia de las acciones tomadas. Una acción correctiva/preventiva no podrá ser cerrada por la persona responsable del mismo proceso donde se detectó. Registrar en el Software SSYMA el cierre de la acción preventiva/correctiva en el formato ctiva (SAP/SAC). Cerrar la SAP/SAC como No Conforme cuando no se pueda evidenciar la eficacia de las acciones tomadas, y coordinar con el Responsable del Proceso para generar una nueva SAP/SAC para proceder a realizar nuevamente el análisis de causas. Preventiva/ Correctiva (SAP/SAC) Actualizar el registro Estado de solicitud de acción preventiva/correctiva P04.06-F01). Estado de solicitud de acción preventiva/ correctiva P04.06-F01)

8 Página 8 de 9 SSYMA Analizar las observaciones generadas a fin de determinar cuáles se deben ingresar al software SSYMA como SAP en el formato ctiva (SAP/SAC), las que deben seguir el procedimiento desde el punto Registrar en el software SSYMA aquellas Observaciones cuyo tratamiento no se considere como SAP y las Oportunidades de Mejora, en el formato Observaciones y Oportunidades de Mejora P04.06-F05) Numerar las Observaciones y Oportunidades de Mejora en forma correlativa, de acuerdo a lo siguiente: BBB-XXX-YYZZ-AAAA Dónde: Preventiva/ Correctiva (SAP/SAC) Observaciones y Oportunidades de Mejora P04.06-F05) de Observaciones y Oportunidades de Mejora BBB: OBS o OM XXX: SSO o MA YY: año en curso. ZZ: Trimestre anual en curso: Q1,Q2, Q3 o Q4 AAAA: Nº Correlativo iniciando desde el 0001 Responsable de Área Responsable de Área Determinar conjuntamente con el las fechas en las cuales se comprometen a subsanar las observaciones o implementar las Oportunidades de Mejora Registrar la información en el software SSYMA, en el formato Observaciones y Oportunidades de Mejora P04.06-F05) Enviar por correo electrónico al las evidencias de implementación de las acciones propuestas Ingresar las evidencias de implementación de las acciones correctivas Observaciones y Oportunidades de Mejora P04.06-F05) Observaciones y Oportunidades

9 Página 9 de 9 propuestas al software SSYMA, en el formato Observaciones y Oportunidades de Mejora P04.06-F05) Realizar seguimiento y cierre de las Observaciones y Oportunidades de Mejora. de Mejora P04.06-F05) 6. ANEXOS N.A. 7. FORMATOS Y REGISTROS 7.1. Formato de Estado de ctiva (SAP/SAC) P04.06-F01) Formato de ctiva (SAP/SAC) Formato de Registro de Reporte de Actos/Condición subestándar P04.06-F04) Formato de Observaciones y Oportunidades de Mejora P04.06-F05). 8. REFERENCIA LEGALES Y OTRAS NORMAS 8.1. Normas ISO 14001:2004 Requisito 10.2; 10.3 y OHSAS 18001:2007, Requisito 4.5.3, REVISIÓN 9.1 Este procedimiento será revisado y mejorado continuamente. ELABORADO POR REVISADO POR REVISADO POR APROBADO POR Iris Diaz Luis Sánchez Luis Apaza Ronald Diaz Gerente de Sr. de Gerente de Medio Gerente de Seguridad Operaciones/Gerente General Cerro Corona Ambiente y Salud Ocupacional Fecha: 28/06/2017 Fecha: 31/07/2017