Con el propósito de incrementar la confianza

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1 La experiencia de la certificación ISO 9001 en la Gerencia de Energía Nuclear Juan Arellano G. La GEN ha incursionado en varias empresas del sector energético y petroquímico como Pemex Exploración y Producción (PEP), la Gerencia de Seguridad Industrial de la CFE y Petroquímica Cosoleacaque S. A. Antecedentes Con el propósito de incrementar la confianza de sus clientes y en la continua búsqueda de la excelencia, el Instituto de Investigaciones Eléctricas ha decidido que todas sus áreas -técnicas y administrativas- implanten y certifiquen un stema de Aseguramiento de Calidad basado en la norma ISO 9001:1994. Para este fin, la Dirección Ejecutiva ha trazado los lineamientos a seguir por las áreas en el Manual Institucional de Aseguramiento de Calidad (MIAC); en él se presentan, entre otros puntos, la política y objetivos de calidad, las responsabilidades de cada miembro de la organización con el stema de Calidad y la estructura del stema Institucional de Aseguramiento de Calidad (SIAC). En este contexto, la Gerencia de Energía Nuclear (GEN) realizó la implantación del stema de Calidad y se certificó en noviembre del En este artículo se describen las experiencias y el proceso de implantación y certificación del stema de Calidad de la GEN. La Gerencia de Energía Nuclear Con más de 25 años de existencia, la GEN originalmente se enfocó a promover y apoyar la innovación tecnológica para incrementar la seguridad y confiabilidad de centrales nucleoeléctricas mediante el desarrollo, aplicación y transferencia de metodologías, análisis y herramientas especializadas. Desde enton- ces realiza trabajos para la Central Nucleoeléctrica Laguna Verde (CNLV) de la Comisión Federal de Electricidad (CFE). Posteriormente, y gracias al potencial de aplicación en otras áreas de las herramientas con que cuenta para el sector nuclear, la GEN ha incursionado también a varias empresas del sector energético y petroquímico como Pemex Exploración y Producción (PEP), la Gerencia de Seguridad Industrial de la CFE, Petroquímica Cosoleacaque S. A. (Pecosa), etc. La GEN se ha consolidado en el sector energético nacional como uno de los principales proveedores de metodologías y herramientas para realizar análisis cualitativos y cuantitativos de riesgos, análisis de seguridad nuclear, administración de combustible nuclear y desarrollo de sistemas computacionales inteligentes. La Figura 1 muestra la organización de la GEN; en esta figura se puede observar que se cuenta con dos líneas principales de investigación y desarrollo: Tecnología de la Seguridad y Modelado de Procesos Nucleares. A su vez, la línea de Modelado de Procesos Nucleares se divide en dos grupos de trabajo: Administración de Combustible Nuclear y Transitorios en Centrales Nucleoeléctricas; en tanto que la línea de Tecnología de Seguridad se divide en los grupos de trabajo: Riesgos y Métodos Avanzados de Computación. Cada uno de estos cuatro grupos desarrolla los s técnicos asignados a la GEN. Se cuenta con personal secretarial y administrativo como grupos de apoyo de la GEN. Además, se cuenta con un grupo de facilitadores, que ha sido de primordial importancia para la implantación y seguimiento del stema de Calidad. El proceso de implantación del stema de Calidad Para la implantación del stema de Calidad de la GEN se desarrollaron las siguientes actividades: capacitación del personal, desarrollo del sistema documental y aplicación del sistema documental. A continuación se describen cada una de éstas. 159

2 Aplicaciones tecnológicas Organización de la GEN. serie 100 Control Administrativo Apoyo secretarial Figura 1 serie 000 Gerencia de Energía Nuclear serie 100 Facilitador Líder serie 500 riesgos Tecnología de la seguridad serie 200 Métodos avanzados de computación Apoyo secretarial serie 400 Administración de combustible Modelado de procesos nucleares serie 300 Transitorios Investigadores Investigadores Investigadores Investigadores Capacitación del personal La implantación del sistema se realizó en tres etapas que fueron la inducción inicial a la norma, inducción por requisito en implantación y el reforzamiento de la aplicación del stema de Calidad de la GEN. Inducción inicial a la norma En esta etapa se dio a conocer a todos los miembros de la GEN, en forma genérica, qué es la norma ISO- 9001:94, cuáles son sus principales requisitos y lo establecido por el SIAC en el MIAC (política y objetivos de calidad, responsabilidades, etc.). El mecanismo de capacitación consistió en reuniones con todo el personal en las que el gerente y los facilitadores prepararon y proporcionaron el entrenamiento. Es importante hacer notar que el involucramiento del personal en el stema de Calidad fue casi inmediato, dada la cercanía que tiene con los sistemas de garantía de calidad como el de las centrales nucleoeléctricas. Inducción por requisito en implantación En esta se llevaron a cabo reuniones por requisito en implantación a todo el personal. En éstas fueron presentados los documentos aplicables en la GEN para cada requisito de la norma y fueron revisados conjuntamente. Así, estas reuniones se diseñaron, no únicamente para que el personal participara en la revisión del documento, sino también para servir de capacitación y buscar mayor involucramiento. Ver detalle en el apartado de Reunión de revisión de documentos. Reforzamiento de la aplicación del stema de Calidad de la GEN Una vez que se concluyó el proceso de implantación del stema de Calidad se realizaron sesiones formales de capacitación para reforzar el conocimiento y resolver dudas del personal acerca de documentos (manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo), planes de calidad y de registros de calidad. Ver detalle en el apartado de Aplicación del sistema documental. Desarrollo del sistema documental El desarrollo e implantación del sistema documental se realizó con el enfoque un requisito a la vez, para lo que se siguió el proceso que se muestra en la Figura 2. En ella puede observarse que para cada uno de los veinte requisitos de la norma se realizaron las siguientes actividades: 160

3 Figura 2 Identificación de documentos institucionales Desarrollo del sistema documental. Inicio guiente requisito la norma y MIAC Fin Más requisitos? Implantar documentos A Se realizó un análisis de los documentos institucionales, como son los manuales, procedimientos ó las instrucciones de trabajo, que podrían ser aplicados para el cumplimiento del requisito correspondiente. En caso de existir documentos aplicables, estos eran inmediatamente implantados. En caso de no existir documentos institucionales, o que los existentes fueran únicamente guías o lineamientos, se procedió a escribir el documento correspondiente. Escritura de documentos Existe documento institucional? Tipo de documento Proc. y/o instr. trabajo Realizar cambios a documentos Lineamiento A Cambios? Reuniones de revisión de documentos con el personal de la GEN Definir registros de calidad Escribir documentos la norma Cada requisito establecido en la norma fue analizado con el fin de establecer su aplicabilidad en la GEN, identificar puntos clave a cumplir por el documento a desarrollar y definir claramente cuál es el espíritu del requisito hacia la calidad. Este último punto fue de extrema utilidad, ya que permitió realizar un mapeo muy claro de cada requisito -típicamente enfocado a la manufactura- a un área de investigación. Asimismo, este espíritu del requisito pudo ser transmitido de manera sencilla a todo el personal de la GEN. l MIAC Para cada requisito se analizó lo establecido en el MIAC. Este análisis dio a la GEN los lineamientos para cumplir con lo especificado en la norma apegándose al SIAC. Para el cumplimiento de los requisitos no cubiertos por documentos institucionales se desarrollaron procedimientos e instrucciones de trabajo. En general, los documentos fueron escritos por los facilitadores y el gerente, con excepción de los documentos relacionados a los procesos técnicos de la GEN incluidos en el requisito 9 (Control del Proceso), que fueron escritos por los investigadores involucrados. El proceso de escritura fue ampliamente enriquecido por documentos similares desarrollados por otras gerencias técnicas. Definir registros de calidad Una vez desarrollados los documentos correspondientes a un requisito se seleccionaron las evidencias de cumplimiento con el procedimiento que se establecerían como registros de calidad. De esta forma se fue conformando una lista maestra de registros de calidad que asocia el requisito correspondiente de la norma con los documentos aplicables y los registros de calidad requeridos. Actualmente, esta lista se reporta en un apéndice del procedimiento de control de registros de calidad de la GEN, para que todo el personal tenga un acceso rápido y sencillo a la aplicación del stema de Calidad. Reunión de revisión de documentos Los documentos aplicables a cada requisito fueron presentados en reuniones con todo el personal de la GEN. Estas reuniones se diseñaron, no únicamente para que el personal participara en la revisión del documento, sino también para que sirviera de capacitación y tener así un mayor involucramiento. De esta forma, la agenda típica de la reunión para presentar y revisar la documentación de un requisito fue: a) presentación de lo expresado en la norma y el MIAC; b) 161

4 Aplicaciones tecnológicas presentación del espíritu del requisito y aplicabilidad en la GEN, c) análisis del diagrama de flujo del documento, d) comentarios del personal al documento, e) acuerdos de los cambios a aplicar al documento, y f) presentación y revisión de los registros de calidad que se mantendrían. Este formato de reunión fue clave tanto para una revisión rápida de los documentos, como para su implantación, ya que después de una reunión el personal de la GEN conocía: Detalles acerca de los expresado para un cierto requisito en la norma y por el MIAC. Los documentos aplicables en la GEN para cumplir con el requisito. Los registros de calidad que debería generar y mantener como evidencia de cumplimiento. La reunión concluía con los acuerdos de modificación a los documentos y con la fecha compromiso a partir de la cual la aplicación de éstos sería de observancia obligatoria. Modificaciones a los documentos Las modificaciones a los documentos -acordadas en la reunión de revisión- fueron realizadas por el personal encargado de elaborar el procedimiento. Posteriormente, se llevó a cabo su revisión final, los documentos fueron aprobados y dados de alta en el stema Electrónico de Control de Documentos (Secod) del IIE para así formar parte del SIAC. Cabe aclarar que la revisión final fue realizada únicamente por las personas encargadas de la revisión del documento. Implantación Una vez que los documentos del requisito correspondiente fueron incorporados al Secod, el personal de la GEN se comprometió a cumplir con lo establecido por el requisito y los documentos asociados, generando y controlando a su vez los Registros de Calidad requeridos. Aplicación del sistema documental La GEN inició la aplicación de los procedimientos e instrucciones de trabajo de cada requisito de la norma conforme estos documentos se fueron dando de alta en el Secod. Una vez que el sistema documental estuvo completo, se solicitó actualizar los planes de calidad de todos los s vigentes para incluir la aplicación de la totalidad de los documentos. Esta etapa fue reforzada con sesiones de entrenamiento dirigidas a todo el personal, en las que el gerente y los facilitadores presentaban la totalidad del stema de Calidad de la GEN y se aclaraban dudas específicas. Como ya se ha mencionado, conforme cada requisito fue implantado se inició formalmente la generación y control de los Registros de Calidad correspondientes. La auditoría interna La auditoría interna de calidad del año 2001 fue de especial relevancia para la GEN, ya que se programó para el mes de agosto del 2001, fecha en la que la implantación del stema de Calidad se consideraba terminada. Esta fue la primera prueba de auditoría a la que fue sometido el sistema en su totalidad. Los resultados fueron 11 no conformidades y 4 observaciones. La GEN no había recibido tantas inconformidades en auditorías internas de años anteriores. n embargo, la mayoría de las recomendaciones eran de detalles y de fácil cumplimiento, y en un poco tiempo fueron atendidas. Al analizar esta situación, más allá de sentirse desalentado, el personal de la GEN reforzó su confianza en el stema de Calidad. A partir de ese momento la gerencia estaba preparada para la auditoría de certificación. Certificación y seguimiento al stema de Calidad La auditoría externa de certificación fue aplicada a la GEN en noviembre del 2001; los resultados fueron positivos logrando la certificación de todos sus procesos. Desde ese momento los objetivos se transformaron en mantener y mejorar continuamente el sistema. Se han implantado varios mecanismos para el mejoramiento del stema de Calidad, destacando entre otros: reuniones semestrales de revisión del stema de Calidad con todo el personal de la gerencia, reuniones mensuales de seguimiento por grupo de trabajo y, reuniones mensuales con el facilitador líder y las acciones correctivas y preventivas. De esta manera el sistema ha evolucionado y desde agosto del 2001 a la fecha se han generado y atendido aproximadamente 65 acciones de mejora, tanto correctivas como preventivas. Obviamente, las acciones de reforzar el entrenamiento, las auditorías internas y las externas de seguimiento son también elementos de gran valor para el mejoramiento del sistema. 162

5 Hacia la versión 2000 de la norma La GEN ha iniciado también actividades encaminadas a la transición de la norma, de la versión 94 a la versión Para esto ha desarrollado y se encuentra en etapa de desarrollo de actividades como el análisis de la versión 2000 de la norma, análisis de los procesos de la gerencia y análisis de equivalencias entre las dos versiones de la norma. El objetivo es estar preparados para la certificación antes de que expire el plazo que se ha dado a las empresas certificadas en ISO 9001 para realizar la migración a la nueva versión. Conclusiones La GEN ha implantado y certificado de manera exitosa un stema de Aseguramiento de Calidad basado en la norma ISO 9001:94. Este proceso se realizó con apego al SIAC del IIE. La participación del personal de la gerencia en todo momento se ha caracterizado por un alto nivel de involucramiento. Actualmente el sistema opera con 23 procedimientos y ocho instrucciones de trabajo específicos de la GEN, más los documentos institucionales. El sistema se encuentra ya operando en la fase de mejora continua. Desde noviembre del 2001 hasta la fecha, el sistema ha recibido la auditoría externa de certificación, una auditoría interna y una auditoría externa de vigilancia; en todos los casos se encuentran atendidas y cerradas las observaciones menores que se le han realizado. La GEN ha iniciado su proceso de transición de la versión 94 a la versión 2000 de la norma. La experiencia acumulada por todo su personal en la implantación del sistema actual será de gran relevancia para poder lograr la transición de manera exitosa. En el proceso de desarrollo e implantación del actual stema de Calidad de la GEN, se reconocen como puntos importantes los siguientes: a) La norma en su versión 94 puede ser interpretada más fácilmente para los procesos de manufactura que para los procesos de investigación y desarrollo que se realizan en los s del IIE. Por este motivo resultó muy conveniente analizar el espíritu hacia la calidad de cada requisito de la norma para posteriormente transportarlo a nuestro tipo de institución. Este entendimiento facilitó también la escritura de los documentos que se requirieron y permitió una implantación adecuada. b) Desde el punto de vista de la GEN, el enfoque de implantación incremental requisito por requisito resultó muy adecuado, pues permitió que el personal fuera conociendo paso a paso los requisitos, así como los documentos y acciones que se implantaron para satisfacerlos. Este enfoque sistemático permitió una mayor participación del personal en el proceso, sin distraerlos de sus responsabilidades cotidianas con los s. c) La implantación del stema de Calidad ha permitido que todo el personal de la GEN se concientice de las actividades que son importantes para la calidad de los productos de nuestros s; de hecho, la mayoría de estas actividades ya se realizaban en la GEN pero no con el grado de formalización que exige la norma. El sistema permite ahora controlar y mejorar sistemáticamente la calidad de nuestros productos y servicios, cosa que consideramos que nuestros clientes merecen. Agradecimiento El autor desea hacer un reconocimiento a todo el personal de la Gerencia de Energía Nuclear por su compromiso con el stema de Calidad. Referencias NMX-CC-003, stemas de Calidad. Modelo para el Aseguramiento de la Calidad en Diseño, Desarrollo, Producción, Instalación y Servicio, M-DE-001, Manual Institucional de Aseguramiento de la Calidad, IIE, JUAN ARELLANO GÓMEZ Ingeniero en Energía por la Universidad Autónoma Metropolitana, Unidad Iztapalapa (1978). Maestro en Ciencias Computacionales en el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM), con mención honorífica (1985). En 1978 se incorporó como investigador del Departamento de Energía Nuclear del IIE donde se ha desempeñado como Coordinador de la especialidad de Riesgos y creador de la especialidad de Métodos Avanzados de Computación. Ha desarrollado trabajo científico y tecnológico en las áreas de elementos combustibles de reactores nucleares, simulación de sistemas continuos, inteligencia artificial y principalmente en análisis probabilístico de riesgos. Es autor de un gran número de publicaciones nacionales e internacionales en estas disciplinas. Fue miembro del stema Nacional de Investigadores desde 1985 hasta Actualmente es gerente de Energía Nuclear del IIE. 163

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