Business Process Management(BPM)

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1 Universidad Inca Garcilaso de la Vega CURSO DE ACTUALIZACIÓN PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y CÓMPUTO Business Process Management(BPM) MSc. Daniel Alejandro Yucra Sotomayor Gestión Orientada a Procesos

2 Contenidos 1.1 Negocios y procesos 1.2 Principios de la gestión orientada a procesos 1.3 Cambio de enfoque hacia la gestión de procesos 1.4 Procesos 1.5 Características de los Procesos 1.6 Por qué por Procesos? 1.7 Pasos para la gestión por procesos 1.8 Descripción de los procesos 1.9 Tipo de procesos 1.10 Cómo se identifican los procesos 1.11 Mapa de procesos 1.12 Ciclo de vida de los procesos

3 Objetivos Al finalizar esta sesión el participante será capaz de: Conocerá los conceptos de la gestión por procesos Identificará procesos Conocerá el enfoque orientado a procesos Conocerá las características de los procesos de negocio Identificará los elementos de un proceso

4 1.1 Negocios y procesos La organización o negocio es un sistema, como sistema empresarial tiene sus componentes: personas, proceso y tecnología. Los componentes del sistema empresarial están relacionados entre sí y tienen un objetivo común que es la rentabilidad, productividad, competitividad y generar utilidades para el negocio. Los procesos son parte esencial de los negocios y hoy en día es necesario gestionarlos desde un punto de vista tecnológico y en función de las nuevas necesidades del mercado actual. La gestión por procesos supone una nueva forma de definir a la organización, y por tanto una nueva forma de gestionarla. Ahora se observa a los negocios como un conjunto de procesos que realizan simultáneamente una seria de tareas conjuntas y que están interrelacionados. En la gestión por procesos, el cliente adquiere la máxima importancia, el concepto de cliente se amplía a los clientes externos e internos. Cada persona en la organización comprende que bajo este enfoque pasa a ser cliente y proveedor al mismo tiempo.

5 1.2 Principios de la gestión orientada a procesos La gestión de las organización generalmente están basadas en personas, las personas representas solo a empleados. Por lo tanto es el enfoque es funcional. Los negocios basados en enfoque funcional no están hechos para servir a los clientes, sino para preservar el orden interno. Para los clientes externos la estructura funcional no es importante, sino que se convierte en una barrera. Los organigramas son verticales y el servicio al cliente es horizontal. Este modelo plantea un problema de estilo organización que los negocios donde los servicios y productos no aparecen. El principio de la gestión orientada a procesos es enfocar la relación negocio, cliente y servicio o producto. Tenemos sobre nuestra organización una representación funcional. Visualizamos un organigrama que representa a las principales funciones, servicios o departamentos.

6 1.2 Principios de la gestión orientada a procesos Por Funciones Por Procesos

7 1.2 Principios de la gestión orientada a procesos Establecemos responsabilidades, objetivos, planes, presupuesto y otras actividades para cada una de dichas funciones, servicios o departamentos. Esta visualización de la organización y su gestión plantea deficiencias y problemas: - No aparecen los clientes hacia los que está enfocada el negocio. - No aparecen los productos y servicios que se producen y prestan. - No aparecen las actividades (tareas) o procesos de funcionamiento que sirven para obtener los productos / servicios ni los de apoyo. - No se visualizan los controles, mecanismos e indicadores factores claves para la gestión eficiente de los negocios.

8 1.2 Principios de la gestión orientada a procesos Esta visualización puede traer como consecuencia:. - La existencia de objetivos funcionales contrapuestos. - El establecimiento de islas y feudos - Disfunciones y deficiencias por falta de coordinación y colaboración. - Falta de delegación y falta de agilidad en las tomas de decisión. - Burocratización de la resolución de problemas. - Un enfoque basado en personas - Un modelo orientado a la burocratización donde los tiempos e indicadores pasan en segundo orden.

9 1.3 Cambio de enfoque hacia la gestión de procesos Modelo Funcional - Los empleados son el problema - Se piensa en empleados - Evalúa las funciones - Sustituye a las personas - Se controla a las personas - En quién se confía? - Jefes funcionales - Burocracia-Formalismo - Realizar tareas Modelo por procesos - El proceso es el problema - Se piensa en compañeros - Evalúa el proceso - Cambia el proceso - Se controla el proceso - Todos tenemos el mismo objetivo - Responsables de proceso - Flexibilidad-Innovación - Realizar qué tareas y para qué

10 1.4 Procesos Existen una gran cantidad de definiciones y conceptos de los procesos, de manera literal podemos decir que es un Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida con valor añadido para el cliente o usuario final. La: secuencia de actividades lógica diseñada para generar una salida preestablecido para unos clientes identificados a partir de un conjunto de entradas necesarios que van añadiendo valor. De acuerdo al ISO 9000:2000 define que cualquier actividad que recibe entradas y las convierte en salidas puede considerarse un proceso. La sucesión encadenada de un conjunto de actividades repetitivas, que orientadas a generar valor añadido sobre la entrada deben satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente.

11 1.5 Características de los Procesos Los procesos ya sean por su naturaleza, orientación, clasificación o enfoque, tiene las siguientes características: - Misión definible: Para qué sirve, qué pretende - Límites concretos: Dónde empieza y dónde acaba - Medidas identificables: Indicadores de cantidad e indicadores de cualidad - Definible: Los procesos deben ser documentados y los requerimientos y mediciones para cada proceso deben estar establecidos. - Repetible: Secuencias de actividades repetibles - Predecible: Estabilidad que asegure que si se siguen las actividades del proceso se alcanzarán los resultados deseados La Posibilidad de ser definido, implica que siempre tiene que tener una misión, una razón de ser.

12 1.6 Por qué por Procesos? Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos, el éxito organizativo depende de la eficacia y eficiencia de los procesos clave de gestión. Los procesos son dinámicos, evolucionan continuamente y sobre todos se mejoran y optimizan permitiendo establecer indicadores relevantes que sirven para tomar decisiones y gestionar finalmente la organización. Todos los procesos son importantes al generar valor al cliente, permiten establecer actividades, roles, tareas que asegura la conformación de una arquitectura empresarial y arquitectura tecnológica solida, estable y dinámica en función de las demandas del mercado actual.

13 1.7 Pasos para la gestión por procesos Las organizaciones necesitan de los procesos y los procesos se debe gestionar, estas son los pasos para gestionar sistemáticamente los procesos: Definir la misión del proceso Identificar clientes y sus necesidades Definir servicios/productos Desarrollar el mapa de procesos Describir procesos Diagramar procesos Implementación de los procesos Ejecución de los procesos Análisis y mejora del proceso Análisis y optimización de procesos

14 1.8 Descripción de los procesos Los procesos se describen conceptualmente, por lo tanto cada proceso debe tener: Objetivo: Descripción breve y concisa del objetivo del proceso. Propietario(s): Responsable del proceso. Requisitos: Qué requerimos para iniciar el proceso. Producto o servicio: El fin común creado por el proceso. Cliente: Para quién hacemos el proceso. Proveedor: Quién abastece al proceso. Inicio: Primera actividad del proceso. Fin: Qué es lo último que se hace. Condiciones: Bajo qué condiciones va trabajar el proceso Indicadores: Cómo se mide el proceso Secuencia de Actividades: Tareas secuenciales e incluso paralelas

15 1.9 Tipo de procesos Holísticamente el negocio es un gran proceso, estos procesos los vamos a denominar procesos macro. Existen diferentes clasificaciones de procesos, a continuación se describen 3 tipos de procesos macro: Procesos estratégicos: Procesos que orientan y dirigen los procesos operativos y de soporte. Ejemplo: Gestión de Planeamiento, Marketing, Diseño, control de calidad, etc. Procesos Operativos (son claves): La razón de ser de nuestra empresa o unidad organización, son proceso más importantes del negocio. Ejemplo: pueden ser procesos relacionados con ingeniería, producción, desarrollo, ventas, distribución, pagos, etc. Procesos de soporte: Los que apoyan a uno o más de nuestros procesos operativos. Ejemplo: Relacionados con la gestión de Recursos (Financieros-Humanos-Físicos- Materiales Tecnológicos - Información).

16 1.10 Cómo se identifican los procesos Una forma ágil, coherente y en relación con el propósito de la organización, podemos indicar que para identificar los procesos se debe identificar por: La misión del negocio La visión del negocio Relacionarlo la misión y visión y conseguir los valores del negocio A partir de la misión identificar objetivos funcionales A partir de la visión identificar los objetivos estratégicos De los objetivos estratégicos y funcionales podemos identificar los procesos.

17 1.11 Mapa de procesos Los procesos se pueden representar de diversas formas, por ejemplo utilizando diagramas de flujo, diagramas de actividades (RUP), workflows y la notación BPMN. La primera forma de representar los procesos es utilizando mapas de procesos. Los mapas de procesos permiten representar en un primer nivel los 3 tipos de procesos: estratégicos, operativos y de soporte. Es una representación visual, donde puede aparecer el cliente y el servicio y/o producto.

18 1.12 Ciclo de vida de los procesos El enfoque orientado a procesos no es nuevo, siempre ha existo y su el ciclo de vida se ha aplicado para procesos manuales, mecánicos, semiautomatizados y automatizados. El enfoque BPM utiliza este ciclo de vida el cual define las siguientes fases: Define: Identifica sus elementos Modela: Representa su comportamiento Implementa: Ejecuta y se pone en marcha Monitoriza: Vigila y controla su ejecución Mejora: Revisa y propone correcciones

19 1.13 Identificar procesos misión visión Objetivos funcionales Objetivos estratégicos Procesos Procesos Estratégicos Procesos Operativos Procesos Soporte Catalogo de procesos Catalogo de procesos Catalogo de procesos

20 1.13 Identificar procesos

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22 Gracias Agencia TI Agencia TI Consultoria, Desarrollo y Capacitación