MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA Dirección Jurídica Vigente a partir del 27/10/2015

2 Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Av. Javier Barros Sierra No. 515, 2 Piso, Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón México, D.F., C.P Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección Jurídica, otorgándole el crédito correspondiente. Dirección Jurídica Vigente a partir del 27/10/2015

3 Hoja de Autorización Elaboró Lic. Ivette Alejandra Rubio Arciniega Experto Técnico Revisó Rúbrica Lic. Ramsés Netzahualcóyotl Hidalgo López Subgerente de Asistencia Legal 2. Lic. Raquel Negrete Cárdenas Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos. Rúbrica Rúbrica Lic. Hilda Rocío Parra Lucio Subgerente de Asistencia Legal 1. Lic. Ángel Francisco Hernández Hernández Subgerente de Proyectos Privados 2. Rúbrica Rúbrica Página 1 de 26 Acuerdo(s)/FAC

4 Lic. Edda Esperanza Herrera Hernández Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1. Rúbrica Lic. José Eduardo Díaz Valdés Gerente de Asistencia Legal a Estados y Municipios. Rúbrica Lic. Jean Aglot Cortés Gerente Jurídico de Proyectos Privados 2. Lic. Daniel Basurto Caro Gerente Jurídico de Proyectos Públicos. Rúbrica Rúbrica Aprobó Lic. Octavio Javier Borunda Quevedo Subdirector de. Rúbrica Página 2 de 26 Acuerdo(s)/FAC

5 Sección de Cambios Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio 01 Todas Se modificó el manual con el propósito de adecuarlo al Manual de Políticas y Lineamientos par Emisión de Documentos Normativos, así como realizar diversas precisiones al procedimiento en él documentado Derivado de la revisión anual realizada por los Subgerentes y Gerentes de la y no presentando modificaciones y/o cambios al marco jurídico y normativo, estructura organizacional, y en la operación, el documento normativo conserva su vigencia. Fecha de Emisión 14/10/ /11/2012 Con lo anterior, se da cumplimiento al Manual de Políticas y Lineamientos par Emisión de Documentos Normativos con lo respectivo al tema actualización de documentos normativos. 03 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones. 04 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones. 05 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones. 27/10/ /10/ /10/2015 Página 4 de 26 Acuerdo(s)/FAC

6 Contenido Sección I. Visión General 6 I.1. Objetivo 6 I.2. Alcance 6 I.3. Responsabilidades respecto del manual 7 I.4. Marco Jurídico y Normativo 8 I.5. Instancias de Autorización Definiciones 8 Sección II. Procedimiento 9 II.1. Descripción 9 II.2. Políticas 10 II.3. Procedimiento 12 Sección III. Anexos 22 III.1. Tabla de Anexos 22 Página 5 de 23 Acuerdo(s)/FAC

7 Sección I. Visión General I.1. Objetivo El presente Manual tiene como propósito proporcionar al personal del área jurídica de la Institución, la metodología para atender las solicitudes de instrumentos jurídicos, de guarda y custodia con el fin de realizar una sustitución de garantía, tramitar un juicio litigioso, finiquitar la operación, y cualquier otra situación que requier consulta de los instrumentos jurídicos. I.2. Alcance Este Manual obliga, Gerencia Jurídica de Proyectos Públicos, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 1, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 2 y Gerencia de Asistencia Legal a Estados y Municipios. Este Manual inicia con la solicitud del servicio de los instrumentos jurídicos enviados a guarda y custodia que presente cualquiera de las áreas que conforman las Oficinas Centrales de la Institución y concluye con la entrega a dicha área de la documentación solicitada o de la solicitud de información adicional. Página 6 de 23 Acuerdo(s)/FAC

8 I.3. Responsabilidades respecto del manual Responsable Subdirector de Consultoría Jurídica Gerente Jurídico de Proyectos Públicos Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1 Gerente Jurídico de Proyectos Privados 2 Gerente de Asistencia Legal a Estados y Municipios Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos Subgerente Jurídico de Proyectos Privados 1 Subgerente Jurídico de Proyectos Privados 2 Subgerente de Asistencia Legal 1 Subgerente de Asistencia Legal 2 Experto Técnico Responsabilidad Aprobar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Gestionar la actualización y publicación de este documento. Enviar este Manual de Políticas y Procedimientos Contraloría Interna par revisión de su apego al Sistema de Control Interno. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Elaborar este Manual de Políticas y Procedimientos. Personal facultado de las áreas involucradas Aplicar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras. Página 7 de 23 Acuerdo(s)/FAC

9 I.4. Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente Manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa: Disposiciones de carácter general aplicables s instituciones de crédito, publicadas el 2 de diciembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación y sus distintas modificaciones. Objetivos, Lineamientos y Políticas en Materia de Originación y Administración del Crédito. Manual de Crédito. Manual de Procedimientos par Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia en la. Manual de Procedimientos par Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional. Guía par Emisión de la Normativa Interna. Guía par Mejora de la de los Procesos. Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno. Código de Conducta de Banobras. I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el titular de la, de conformidad con la Guía par Normativa Interna emitida por la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría. 1.6 Definiciones Jurídicos Son todos aquellos documentos que en términos de la normativa aplicable hayan sido enviados Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda) Formato de Solicitud o Devolución de Jurídicos El formato que requisit a través sus Gerencias para solicitar Bóved los Página 8 de 23 Acuerdo(s)/FAC

10 Sección II. Procedimiento II.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción. Etapa Descripción Localización en este documento 1 Recibe solicitud de devolución de guarda y custodia Recibe solicitud para Jurídicos del área requirente. 1 a 3 2 Solicita Bóveda, se retire el Instrumento Jurídico Elabora y enví comunicación Gerencia de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico de la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda). 4 a 6 3 El Área de Pagos lleva a cabo la búsqueda Si la Gerencia de Pagos encontró los documentos, se continúa con la actividad y elabora comunicación al área requirente par entrega de los 7 a 12 4 Entrega oficio soliciud información adicional de de de Si la Gerencia de Pagos no encontró los documentos se solicita al área requirente, los documentos adicionales. 13 a 14 Página 9 de 23 Acuerdo(s)/FAC

11 II.2. Políticas II.2.1. De la operación II Este Manual de Procedimientos es obligatorio para el personal de la en la realización de las actividades aquí descritas. II La actividad inicia con la solicitud de retiro de documentación de guarda y custodia, la cual deberá ser por escrito, y firmada por un funcionario del área requirente que la genera, y termina con los En el entendido de que el cómputo de los plazos que más adelante se señala se suspende durante el tiempo en que la solicitud permanezca en la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda). II Los Formatos de Solicitudes de Devolución de Jurídicos deben ser elaborados por el Experto Técnico o Subgerente y autorizados por el Subdirector o los Gerentes que integran la. II La comunicación de devolución que acompaña al Formato de be estar firmada por el Gerente del área que la genera o el Subdirector. II Las solicitudes de instrumentos jurídicos se atenderán en un plazo no mayor a 10 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha y hora de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquélla que conste en el acuse de recibo correspondiente. En caso de que la documentación no se encuentre con los datos aportados por el área requirente o no fuera suficiente par debida atención de la solicitud, la Subdirección de deberá comunicarlo por escrito al solicitante, manifestando las causas que den lugar a su requerimiento, a efecto de que se presente una nueva solicitud con la información necesaria, en cuyo caso el plazo no mayor de 10 días hábiles bancarios par atención de la misma será contado a partir día hábil siguiente al de la fecha y hora en que se presente la documentación completa. II Los canales de comunicación son escritos según consta en el rubro de entregables del numeral II.3.2, Descripción de actividades de este Manual de Procedimientos. II La difusión del presente Manual de Procedimientos se realizará a través de la Intranet Institucional. II Los tiempos previstos en el numeral II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual, se establecen considerando la elaboración de una solicitud de documentos vez. Página 10 de 23 Acuerdo(s)/FAC

12 II.2.2. De la Subdirección. II Vigilar la atención las solicitudes de II II Supervisar el control y gestión de las solicitudes. Revisar y firmar en su caso la comunicación para retiro así como autorizar la forma en que fue llenado el Formato de Solicitud respectivo. De los Gerentes que integran la. II II II II II Revisar y firmar en su caso la comunicación para retiro así como autorizar la forma en que fue llenado el Formato de Solicitud respectivo. Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes. Coordinar la Solicitar el retiro de guarda y custodia de los documentos originales de conformidad con el presente Manual. Comunicar al cliente sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación. De los Subgerentes y Expertos técnicos que integran las Gerencias de la Subdirección Jurídica. II II Revisar y en su caso, elaborar la comunicación que acompaña el Formato de Solicitud a la Gerencia de Pagos para el retiro Bóveda, así como elaborar el Formato de Jurídicos debidamente requisitado. Firmar en el espacio de Elaboró del Formato de Solicitud par Del Responsable del y Experto Técnico, encargados del Sistema de II Dirigir el Sistema de de la Dirección Jurídica administrando la recepción de solicitudes de documentos enviados a Guarda y Custodia. Página 11 de 23 Acuerdo(s)/FAC

13 II.3. Procedimiento II.3.1. Diagrama de Flujo Responsable de C.G. / Experto Técnico 1.Recibe solicitud para documentos del área requirente y genera volante y lo captura con instrucción Formato de solicitud firmado Página 12 de 23 Acuerdo(s)/FAC

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16 II.3.2. Descripción de Actividades Responsable No. Actividad Documento de Trabajo Experto Técnico/ 1. Recibe solicitud para Responsable del. Jurídicos del área requirente Revisa tipo de asunto y a que Subdirección corresponde. Captura el asunto en el Sistema de de la Dirección y genera un volante del control de gestión documental con los datos del asunto, indicando lo que envía, el área y lo solicitado con sus instrucciones de atención. Jurídicos Entregable Documenta Tiempo Pasos 1 y 2 hasta 24 horas.3 Turna Subdirección correspondiente. Secretaria y Subdirector Recibe la solicitud de Jurídicos, Volante de Control de de y lo turna con instrucción. Revisa que el tipo de asunto corresponda. Jurídicos Jurídicos 2.2 Emite instrucción de trabajo Turna Gerencia correspondiente. Secretaria y Gerente Recibe solicitud de devolución de Jurídicos con volante del, confirma que corresponda Gerencia y lo turna con una instrucción. Recibe la solicitud de devolución de Jurídicos con el volante, confirmando que el Jurídicos Pasos 3 y 4 hasta 2 horas Página 15 de 23 Acuerdo(s)/FAC

17 Responsable No. Actividad Documento de Entregable Tiempo Trabajo asunto sea dirigido Gerencia. 3.2 Turna con instrucción de atención Subgerencia. Subgerente / Experto Técnico Recibe solicitud de devolución de Jurídicos, revisa tipo de asunto y lo turna o lo atiende, en su caso, llena el Formato de Solicitud y elabora Comunicación Gerencia de pagos solicitando se retire el Instrumento Jurídico. Recibe la solicitud de devolución de Jurídicos, con el y la instrucción de atención. Revisa tipo de asunto que es, localiza el folio con el cual se envió a guarda y custodia. Llena el Formato de Solicitud conforme a los datos e información enviada por el área requirente. Formato de Solicitud Comunicación a la Gerencia de Pagos, solicitando se retire los 4.4 Elabora comunicación Gerencia de Pagos, solicitando se retire el instrumento jurídico. Página 16 de 23 Acuerdo(s)/FAC

18 Responsable No. Actividad Documento de Entregable Tiempo Subdirector o Gerente Subgerente/Experto 6. Técnico y Secretaria Recibe el Formato de Solicitud y la Comunicación Gerencia de Pagos solicitando se retire el Instrumento Jurídico. Recibe el Formato de Solicitud, confirma que los datos del Formato de Solicitud correspondan a lo solicitado y lo firma en el cuadro de autorizó. Recibe el Formato de Solicitud y la Comunicación Gerencia de Pagos solicitando se retire el instrumento jurídico. Recibe el Formato de Solicitud, confirma que los datos del Formato de Solicitud correspondan a lo solicitado y lo firma en el cuadro de elaboró Entrega el Formato de Solicitud original firmado y la comunicación de retiro, obtiene acuse de recibo y entrega copias del acuse de Formato de Solicitud y la comunicación de retiro, entre otras, al área solicitante. Trabajo Formato de Solicitud. Comunicación a la Gerencia de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico.. Formato de Solicitud Comunicación a la Gerencia de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico. Formato de Solicitud Comunicación a la Gerencia de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico.. Acuse de recibo del Formato de solicitud y de la Comunicación a la Gerencia de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico. Paso 5 y 6 hasta 4 horas Página 17 de 23 Acuerdo(s)/FAC

19 Responsable No. Actividad Documento de Entregable Tiempo Trabajo Se encontraron los documentos? Si la Gerencia de Pagos encontró los documentos, continúa con la actividad 7; si no encontró los documentos continúa con la actividad 13. Experto Técnico/ Secretaria 7. Recibe de la Gerencia de Pagos los instrumentos jurídicos solicitados. Hasta 8 hrs. 7.1 Elabora comunicación al área requirente par entrega de los Jurídicos Comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al área requirente Página 18 de 23 Acuerdo(s)/FAC

20 Responsable No. Actividad Documento de Entregable Tiempo Subdirector, Gerente o Subgerente Recibe, revisa y firm comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al área requirente. Revisa y firma comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al área requirente. Trabajo. Comunicación de entrega de Jurídicos solicitados al área requirente. Comunicación de entrega de Jurídicos solicitados al área requirente Hasta 2 hrs. Experto Técnico/ Secretaría Recibe comunicación firmada y solicita folio de salida Subdirección y remite al área anexando los Jurídicos originales u Oficio requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia Solicita folio de salida Subdirección. Genera copias que debe entregar. Lo remite al área anexando los Jurídicos originales y obtiene acuse de recibo, incorpora al expediente y archiva. En su caso, Comunicación de entrega de Jurídicos solicitados al área requirente u En su caso, Comunicación de entrega de Jurídicos solicitados al área requirente u Hasta 2 hrs. Página 19 de 23 Acuerdo(s)/FAC Oficio Oficio

21 Responsable No. Actividad Documento de Entregable Tiempo Trabajo requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia Experto Técnico/Secretaria Descarga asunto en el Sistema de. Plasma en el volante la forma en que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente o Subgerente para su firma a fin de proceder a su baja en el Sistema de Control de. Pasos 10 y 11 hasta 2 hrs. Gerente/Subgerente 11 Autoriza mediante su firma en Volante de, el descargo del asunto. Pasos 11, 12,13 y 14 hasta 4 hrs. Experto Técnico/Secretaria. 12 Recibe y descarga el asunto del Sistema de y entrega Secretaria de la Subdirección para su remisión Dirección Entrega volante Dirección Jurídica o General, en su caso, para su archivo. Secretaria o Experto Técnico. Página 20 de Recibe de la Gerencia de Pagos la negativa de haber encontrado los Jurídicos solicitados y elabora solicitud de información adicional al área requirente de los 13.1 Elabora oficio requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y Acuerdo(s)/FAC Formato de Volante de Formato de

22 Responsable No. Actividad Documento de Entregable Tiempo Trabajo custodia. Solicitud Solicitud Oficio requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia Oficio requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia Subgerente o Gerente Recibe, revisa y firma el Oficio de información adicional Lleva a cabo los pasos 9 al 12 hasta agotarlos. Volante de Formato de Solicitud Formato de Solicitud Oficio requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia. Oficio requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío a guarda y custodia. Fin del procedimiento Página 21 de 23 Acuerdo(s)/FAC

23 Sección III. Anexos III.1. Tabla de Anexos Anexo No. Nombre Pág. 1 Formato de Devolución de instrumentos jurídicos 26 Página 22 de 23 Acuerdo(s)/FAC

24 Anexo 1 Página 23 de 23 Acuerdo(s)/FAC