Nuevas Reglas de Gastos Reembolsables a Empleados

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1 30 de abril de 2013 Nuevas Reglas de Gastos Reembolsables a Empleados Lcdo. José E. Villamarzo Santiago, CPA

2 Aviso Legal Esta presentación ha sido preparada con fines educativos. No es la intención ofrecer asesoría legal o solicitar clientes. Una relación de Abogado-Cliente no puede establecerse simplemente leyendo o asistiendo a esta presentación. Dicha relación solamente se puede establecer por acuerdo expreso. Esta presentación está basada en las leyes y reglamentos efectivos al 30 de abril de

3 Aviso Legal (cont.) Divulgación requerida por la Circular 230 del Servicio de Rentas Internas Federal: Para asegurar el cumplimiento con los requisitos del Servicio de Rentas Internas Federal, les informamos que cualquier consejo contributivo en esta presentación (incluyendo cualquier anejo) no fue escrito, y no puede ser utilizado, con el propósito de: (i) evitar penalidades bajo el Código de Rentas Internas Federal, o (ii) promover, mercadear o recomendar a otra entidad una transacción o asunto aquí discutido. 3

4 Reembolso de gastos ordinarios y necesarios La Sección (a)(33) del Código de Rentas Internas del 2011, según enmendado exime de tributación las cantidades pagadas por un patrono por concepto de reembolso de gastos pagados o incurridos por un individuo en la prestación de servicios como empleado cuando éstos consistan de: (1) gastos de viaje, comidas y hospedaje mientras el empleado esté ausente de su residencia; (2) entretenimiento, en la medida que la cantidad reclamada no sea considerada suntuosa o extravagante dentro de las circunstancias particulares bajo las cuales fue pagada o incurrida; y (3) otros gastos relacionados con el empleo. 4

5 Puntos importantes (1) Relación empleado patrono; (2) Hospedaje y comida mientras el empleado esté ausente de su residencia; (3) El término gastos suntuosos o extravagantes significa, aquellos gastos que por su naturaleza o cantidad se consideran excesivos de acuerdo con el propósito para el cual fueron incurridos o pagados y la industria o negocio de que se trate. 5

6 El patrono reembolsará dichos gastos y tendrá derecho a tomar la deducción correspondiente en su planilla en la medida que el reembolso se haga bajo un plan de reembolso de gastos que cumpla con los requisitos de ley. Cabe señalar que el patrono estará sujeto a las limitaciones establecidas en el Código relacionadas a dichos gastos reembolsados al empleado. 6

7 El Departamento de Hacienda de Puerto Rico ha promulgado varios reglamentos bajo el Código. Entre ellos se encuentra el Reglamento 8297 con fecha del 18 de diciembre de 2012 interpretando la Sección (a)(33) del Código. 7

8 El plan de reembolso de gastos tiene que cumplir con los siguientes requisitos: (1) los gastos del empleado deben haberse incurrido como parte de las gestiones que dicho empleado realiza a beneficio del patrono y deben estar relacionados con el negocio del patrono, esto es, deben haberse incurrido mientras el empleado le prestaba servicios a su patrono, con el propósito de adelantar los intereses del negocio del patrono; 8

9 (2) el empleado tiene que informar adecuadamente dichos gastos al patrono dentro de un período de tiempo razonable para que estos le sean reembolsados por el patrono; y (3) el plan de reembolso de gastos tiene que constituir un plan de gastos constatados ( accountable plan. ). 9

10 Puntos importantes (1) Los gastos deben haberse incurrido a beneficio del patrono y deben estar relacionados con el negocio del patrono; (2) Se considera que un empleado informa los gastos dentro de un tiempo razonable cuando los informa dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que pagó o incurrió en el gasto. Además se considera un tiempo razonable someter informes periódicos de forma mensual o trimestral. Informes periódicos que comprendan un período mayor a tres meses no se considerarán como un período razonable. 10

11 Qué es un plan de gastos constatados ( accountable plan? ) Es aquel plan de reembolso de gastos en el que el patrono, como condición para otorgar el reembolso, requiere al empleado rendir un informe detallado de la gestión realizada y del gasto incurrido o pagado en dicha gestión. Cantidades reembolsadas a un empleado bajo un plan de gastos constatados estarán exentas de contribución sobre ingresos al empleado. No obstante, el patrono estará sujeto a las limitaciones aplicables del gasto real reembolsado al empleado. 11

12 Métodos de pago alternos al reembolso Adelanto de dinero Si bajo un plan de reembolso de gastos el patrono le provee adelantos de dinero al empleado para cubrir los gastos que éste incurrirá en beneficio del patrono y dentro de un tiempo razonable el empleado somete un informe detallando las gestiones realizadas y somete evidencia de las cantidades pagadas que justifiquen el uso del dinero que recibió en adelantos, entonces dichos adelantos se considerarán reembolsos bajo un plan de gastos constatados. 12

13 Métodos de pago alternos al reembolso Adelanto de dinero (cont.) El pago de estipendios (pago para cubrir aquellos gastos que el empleado pueda incurrir y no se le requiere la presentación de informe y evidencia) se considera ingreso tributable. 13

14 Tarjeta de crédito del patrono Un empleado tiene que someter un informe de gastos y evidencia de los gastos que estén relacionados con la prestación de sus servicios al patrono, aunque éstos sean incurridos y pagados o cargados al patrono mediante el uso de una tarjeta de crédito. Si el empleado no somete dicho informe de gastos, las cantidades cargadas a la tarjeta de crédito que son pagadas por el patrono constituirán ingreso tributable para el empleado, y el patrono lo incluirá como parte de su salario en el comprobante de retención. 14

15 Cuando el reembolso que efectúe el patrono incluya otros gastos, además de los relacionados con la prestación de servicios del empleado a su patrono, éste último tendrá que separar el reembolso entre la parte atribuible al negocio del patrono y aquella relacionada con los demás gastos reembolsados al empleado, de forma que pueda determinar si el reembolso de los gastos cumple con los requisitos para que sea exentos y si excede del pago que corresponde. 15

16 Por otro lado, reembolsos pagados en exceso (cantidades recibidas por gastos que no estén relacionados con el trabajo o que no se hayan documentado adecuadamente) constituyen ingreso tributable para el empleado. 16

17 Patrón de abuso En aquellos casos en que bajo un plan de reembolso de gastos el Secretario determine la existencia o práctica de un patrón de abuso al continuamente reembolsarle al empleado cantidades en exceso de las cantidades debidamente informadas y evidenciadas, el plan se considerará como un plan de gastos no constatados ( nonaccountable plan. ) 17

18 Se considera que un plan de reembolso de gastos evidencia un patrón de abuso si, entre otras cosas (1) no contiene un procedimiento para determinar cuándo un reembolso, concesión o adelanto excede de la cantidad que el empleado documente, y (2) bajo el plan normalmente se pagan reembolsos, concesiones o adelantos en exceso de la cantidad que el empleado realmente le documenta al patrono, sin requerir que el empleado las documente. 18

19 Cabe señalar que el Reglamento dispone que por el hecho de que un empleado no cumpla con los requisitos de informe adecuado de gastos no resultará en que las cantidades pagadas a los empleados que si cumplen se consideren bajo un plan de gastos no constatados. 19

20 El Reglamento dispone que no cualificará como un plan de gastos constatados ningún plan que cubra exclusivamente o mayormente a empleados gerenciales, empleados altamente remunerados y/o empleados que formen parte de la familia del patrono, o de cualquier persona que tenga el control de los pagos. 20

21 Tampoco cualificará como un plan de reembolso de gastos un plan que disponga para el reembolso de gastos a un empleado independientemente de si el empleado incurre, o razonablemente se anticipa que incurra, en los gastos como empleado del patrono para beneficio de su actividad de negocios. 21

22 No se permiten gastos estimados Tampoco se permite un plan o arreglo bajo el cual el patrono le reduce el salario al empleado para pagarle dicha diferencia como un reembolso de gastos. 22

23 Pago por alojo a empleados Si un empleado recibe como remuneración por servicios prestados además del sueldo, el pago de alojamiento, dicho empleado al determinar el monto de su ingreso por concepto de salarios deberá añadir a la remuneración pagada de otra forma, el valor de dicho alojamiento. 23

24 Como excepción a esta regla, el alojamiento ofrecido al empleado no será parte del salario si: (1) el alojamiento se ofrece en facilidades provistas por el patrono; (2) se le requiere al empleado aceptar el alojamiento como condición de empleo; y (3) el alojamiento se ofrece para conveniencia del patrono. 24

25 La determinación de si el alojamiento se suministra o se ofrece a un empleado para conveniencia del patrono se hará a base de todos los factores y circunstancias. Se considerará que el alojamiento es salario sujeto a retención si el empleado tiene la opción de escoger entre éste o un pago en efectivo. 25

26 Por otro lado, la doctrina federal añade que debe haber una razón de negocios para proveer estas conveniencias a los empleados; por lo tanto, los tribunales típicamente aceptan estas exclusiones cuando de forma práctica el empleado no puede sobrellevar propiamente sus funciones y/o labores si dicho alojamiento no es provisto. 26

27 Por lo general, en Estados Unidos la doctrina de la conveniencia del patrono para casos del pago de alojamiento se aplica en aquellas situaciones donde se le requiere al empleado que esté disponible para trabajar por períodos mayores a los que generalmente se requerirían para realizar sus funciones (o para supervisar a otros durante el desempeño de sus funciones.) Ejemplos: gerente de hotel; empleado de hospital; gobernador; guarda bosques. 27

28 Gastos relacionados a automóviles Punto de vista del empleado En el caso de individuos que son empleados e incurren en gastos relacionados con el uso y mantenimiento de un automóvil en la prestación de sus servicios como parte de sus funciones como empleado y para beneficio de su patrono, aunque el gasto no será deducible para el empleado en su planilla de contribución sobre ingresos, el reembolso de dicho gasto que le haga su patrono bajo un plan de reembolso de gastos, no será ingreso tributable para dicho empleado. 28

29 Los reembolsos pagados en exceso de la tarifa estándar por milla bajo un plan de gastos constatados estarán cubiertos por la exención dispuesta para reembolso de gastos bajo un plan de gastos constatados. No obstante, el patrono no podrá reclamar una deducción sobre cantidades pagadas a sus empleados en exceso de la tarifa estándar por milla. 29

30 Gastos relacionados a automóviles Punto de vista del patrono La Sección (a)(3)(G) del Código establece que para determinar la deducción por gastos incurridos o pagados por el uso y mantenimiento de un automóvil en la explotación de una industria o negocio o para la producción de ingresos se utilizará, en lugar de los gastos reales incurridos, una tarifa estándar por milla. Dicha tarifa se estableció en sesenta centavos por cada milla y estará vigente hasta que el Secretario disponga otra cosa. 30

31 Esta tarifa estándar por milla incluye todos los gastos relacionados con el uso y mantenimiento de un automóvil en la industria o negocio a excepción de: (1) depreciación; o (2) gasto de arrendamiento. 31

32 Los siguientes gastos, entre otros, están incluidos en la tarifa estándar por milla: gasolina, reparaciones, cambios de aceite y filtro, limpieza, gomas, seguros, derechos anuales de licencia (marbete), y otros gastos de mantenimiento rutinario de naturaleza similar relacionados con el uso y mantenimiento del automóvil. No obstante, la tarifa estándar no incluye el pago por el uso de estacionamientos ni el pago por el uso de los peajes. 32

33 Al solicitar el reembolso, el empleado le entregará un diario de millaje con el desglose de la siguiente información: la fecha; el lugar o destino al que se dirigió; el negocio o propósito del viaje; la lectura del odómetro al comenzar y al terminar el viaje; la cantidad de millas para fines de la industria o negocio o para la producción de ingresos; y la cantidad de millas para uso personal. 33

34 El patrono mantendrá la evidencia señalada durante seis años contados a partir de la fecha de radicación de la planilla de contribución sobre ingresos del año contributivo correspondiente. Este requisito será aplicable, además, en el caso del reembolso de gastos en exceso de la tarifa estándar por milla, aunque el patrono no pueda deducirlos en su planilla. Además de lo anterior se debe mantener el total de millas que corrió el vehículo durante el año. 34

35 La Determinación Administrativa Número del 19 de marzo de 2013 dispone que en atención a las dudas que ha presentado el Reglamento 8297, el Departamento determinó posponer la implementación de las disposiciones referente a la tarifa estándar para propósitos de la deducción de gastos por el uso y mantenimiento de automóviles hasta el 30 de septiembre de

36 Amnistía Contributiva - P. de la C. 831 Aplica a las siguientes contribuciones: contribución sobre ingresos (años contributivos terminados antes del 2012); contribución sobre caudales relictos y donaciones; impuesto sobre ventas y uso; retenciones patronales (años contributivos terminados antes del 2013); ciertas otras leyes especiales (incluye Ley Núm. 7 de 2009). 36

37 Beneficios de la amnistía Condonación de intereses, penalidades y recargos ya acumulados Contribuyente puede elegir entre: Pagar la totalidad del principal Pagar en plazos de hasta 48 meses Excepción Pago en plazos no está disponible en casos que no se haya radicado la planilla de contribución sobre ingresos Tendrá que pagar la totalidad de la contribución Incluye la condonación de intereses, penalidades y recargos ya acumulados 37

38 Planes de pago en plazos Requiere un pago mínimo inicial del 10% de principal Intereses aplicables Hasta 12 meses 0% interés anual Hasta 24 meses 5% interés anual Hasta 36 meses 7% interés anual Hasta 48 meses 10% interés anual 38

39 Período para acogerse a la amnistía 13 de mayo de 2013 hasta el 30 de junio de

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41 Lcdo. José E. Villamarzo Santiago, CPA

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