Recepción y validación de facturas electrónicas

Transcripción

1 Recepción y validación de facturas electrónicas Estimado Proveedor: Akra (*) está obligada a conservar en medios electrónicos actualizados las facturas electrónicas (FE) tanto en formato XML como en PDF que le emitan sus proveedores, como único medio para comprobar la Deducibilidad de compra de bienes y servicios. A partir del 1º de enero de 2013 solo serán procesadas para pago las facturas que nuestros proveedores nos hayan enviado tanto en formato XML como en PDF. Ante este entorno, la administración de Akra ha desarrollado en conjunto con Alliax una plataforma tecnológica basada en Correo Electrónico que generará los siguientes beneficios de comunicación en nuestra relación: 1. Canal único para la entrega a revisión de facturas electrónicas. 2. Confirmación en línea de recepción de facturas, validación fiscal y comercial. 3. Reducción de tiempos en el proceso de pagos. 4. Evita errores humanos y captura de información. 5. Control de antigüedad de la cartera y custodia en línea de FE. El envío de las facturas en los formatos referidos (XML y PDF) será a través de correo electrónico (como attached); se han definido dos correos para este fin, cada uno de ellos de uso exclusivo para cierto tipo de proveedores que por la naturaleza de la operación requieren trato diferencial. Nuestro proceso de validación comercial requiere el # de Entrada; mismo que debe ser proporcionado al Proveedor por el Almacén General o por los usuarios internos de Akra en la recepción o aceptación de bienes o servicios. Este # de Entrada deberá anotarse como Subject en el mail donde se envían las facturas en sus formatos XML y PDF. En siguiente tabla mostramos los Tipos de Proveedores, las Características de operación en función a nuestra relación comercial (Orden de compra), el Tipo de las mismas, a que correo deben Enviar las facturas y el Subject (# de Entrada) que deben contener: Tipo proveedor Característica Tipo de orden de compra Enviar a correo Subject (Asunto) # de Entrada Materia prima, materiales, refacciones y servicios Entrega bienes o servicios con base a Orden de Compra nominativa Diez dígitos numéricos, donde los primeros dígitos son: 43, 45, 55,75 o 76 facturasakra@alliax.com Diez dígitos numéricos, donde los primeros dígitos son: 50 Ejemplo: Fletes de producto terminado Proporciona servicio en base a # de Remisión Ocho dígitos numéricos, donde el primer dígito es: 8 ga-akra@alliax.com # de Factura emitida Ejemplo: 9853 Fletes importación y Agentes aduanales Proporciona servicios en base a Orden de compra con tercero Diez dígitos numéricos, donde los primeros dígitos son: 43, 45, 55,75 o 76 ga-akra@alliax.com # de Factura emitida Ejemplo: 9853 (*) Se entiende por Akra al conjunto de empresas denominadas Akra Polyester, S.A. de C.V (Planta Monterrey) e Indutrias Fiqusa, S.A. de C.V. 1

2 Permanece sin cambios la recepción de bienes y aceptación de servicios en sus aspectos de control físico, de calidad y documental. Toda entrega debe contar con la emisión previa de una orden de compra. Al momento de entrega de Bienes en Almacén General o de Servicios ante usuarios internos de Akra; el proveedor deberá entregar factura o remisión impresa donde se amparen los bienes o servicios entregados haciendo referencia a la orden de compra. El Almacén General o los usuarios internos de Akra entregarán al proveedor el # de Entrada. correspondiente a su entrega de bienes o servicios. Algunas facturas como Proyectos requieren documentación especial que debe ser presentada a usuarios internos de Akra para la generación de # de Entrada. Cuentas por Pagar requiere # de Entrada para verificación de facturas. Facturación en papel Se continuarán recibiendo durante diciembre de 2012, las facturas emitidas e impresas con Impresor Autorizado. Próximamente se enviará comunicado con fecha oficial. En 2013 se aceptarán facturas en papel de las denominados Código de Barras Bidimensional. o Anexamos reglas para este tipo de facturas. o Exhortamos a proveedores que emiten este tipo de facturas migre durante 2013 a factura electrónica. Cambios contra situación actual En términos generales no se presentan cambios muy significativos. La mayor parte de nuestros proveedores nos entregan hoy formatos XML y PDF. Cambios: Correo actual cxpakra@alliax.com vigente hasta 31 de diciembre. Correos nuevos facturasakra@alliax.com y ga-akra@alliax.com vigentes a partir del 1º de enero Subject # Entrada vs Subject # Orden de Compra. Comunicación oportuna de registro de transacciones. Incluimos índice con manuales de operación y ponemos a disposición al departamento de Help Desk de Alliax para aclaración de dudas. Anexo I o Recepción y validación de facturas electrónicas Anexo II o Facturas con código de barras bidimensional hd@alliax.com Teléfono

3 Recepción y validación de facturas electrónicas Proveedores de materia prima, materiales, refacciones y servicios Anexo I I. Envío de facturas electrónicas 1. Proveedor nacional que emite facturas electrónicas debe enviar a correo facturasakra@alliax.com, formatos XML y PDF. 2. Se debe anotar como Subject # de Entrada; folio (10 dígitos) que fue proporcionado en Almacén General al entregar tus productos o bien que te haya sido proporcionado por usuario interno de Akra al aceptar tus servicios. Ejemplo envío formatos XML y PDF De acuerdo a tabla página 1: El correo de envío puede ser: facturasakra@alliax.com, o ga-akra@alliax.com Según el caso el Subject puede ser: A. Diez dígitos numéricos, donde los primeros 50 B. # de Factura emitida II. Validación de información recibida Revisión fiscal 1. Nuestro sistema validará ante el SAT la estructura del XML recibido de acuerdo a normatividad fiscal vigente y que el # de Entrada reportado en el Subject de envío en el correo, coincida con nuestros registros internos. 2. En validación exitosa en ambos casos se generará Número de transacción interna y se continuará con validación comercial. 3. En este punto el sistema podrá rechazar información recibida y no continuará con validación comercial. 4. No daremos facturas como recibidas en los siguientes casos y no conservaremos archivos. a) Subject con # de Entrada que no coincida con nuestros registros internos. b) Subject con # de Entrada ya utilizada en validación de otras facturas. c) Información incompleta; PDF o XML. d) Facturas con envío duplicado e) Facturas que no correspondan al ejercicio fiscal en curso. 5. En cualquier caso de rechazo facturasakra@alliax.com contestará el motivo del mismo. 3

4 Ejemplos de rechazos por Revisión fiscal y de # de Entrada Envío de factura duplicada Información incompleta 1. Este proceso de validación sólo se dará si se cumplió al 100% en requisitos de revisión fiscal y de # de Entrada. 4

5 2. Nuestro sistema validará el # de Entrada y en caso de que el monto facturado según XML sea igual a la valorización de nuestros registros internos; facturasakra@alliax.com te enviará mail confirmando que la la factura ya fue contabilizada reportándote el # interno SAP de verificación y para seguimiento en trámite de pago. Ejemplo respuesta de contabilización automática 3. El proceso de validación comercial podrá determinar en ciertos casos rechazos en aplicación contable automática; entre otros casos tenemos: a. Anticipos incluidos en la orden de compra. b. Diferencias en precio o volumen; entre lo reportado en # de Entrada y lo facturado. 4. En estos casos las facturas recibidas serán tratadas por un Analista de Cuentas por pagar; facturasakra@alliax.com te avisará vía correo cuando esto se presente proporcionándote Número de transacción de recepción de facturas para seguimiento. a. En un plazo no mayor a 72 horas y sobre estos rechazos: i. facturasakra@alliax.com, te enviará mail informándote # interno SAP de verificación para su seguimiento para pago o en su caso ii. Analista Cuentas x Pagar te avisará motivo de rechazo. 5. Nota Aclaratoria : Por la naturaleza de la operación y la configuración de nuestros sistemas; para los casos de facturas recibidas en mail ga-akra@alliax.com; se estará aceptando: a. Como Subject el # de factura emitida del proveedor. b. Estas facturas serán revisadas y autorizadas en forma electrónica por las áreas de Abastecimientos correspondientes de Akra; coordinándose con Cuentas por Pagar para su registro. c. La verificación de estas facturas requieren comprobación documental. d. Tendremos comunicación con Proveedor, en cuanto a: recepción, validación fiscal y aplicación contable en nuestro sistema. e. Este esquema podrá tener cambios durante el año. 5

6 Ejemplo caso de facturas tratadas por Analista Cuentas por Pagar; con aplicación contable posterior Ejemplo caso aviso de contabilización posterior (Plazo no mayor a 72 horas) 6

7 Rechazos comerciales Los casos que no puedan ser resueltos por el Analista Cuentas por Pagar ya sea por diferencias en precio o en volumen entre lo reportado en # de Entrada y lo facturado; serán comunicados al igual que hoy por este al proveedor. El proveedor deberá refacturar en base a las cantidades internas de Akra. Cuando se reciba la nueva factura; la anterior será retirada de nuestros archivos. Cuando el proveedor opte por re-facturar deberá dar aviso de las facturas que se van a cancelar; con el fin de dar de baja del sistema los Números de transacción y liberar # de Entrada para ser asignados a nuevas facturas. Los archivos XML y PDF que permanezcan más de 3 meses sin solución también serán eliminados de nuestros registros. Las facturas cuya solución involucre 2 ejercicios fiscales; necesariamente requerirán re-facturación. En apoyo y colaboración con nuestros proveedores facturasakra@alliax.com; estará enviando semanalmente a nuestros proveedores lista de facturas que permanecen pendientes de solución. El esquema detallado en este Anexo I NO requiere la entrega de facturas impresas en papel, en particular para el tipo de proveedor que anota como Subject el # Entrada con diez dígitos numéricos, donde los primeros dígitos son: 50. 7

8 Recepción y validación de facturas con Código de Barras Bidimensional Anexo II Permanece sin cambios la recepción de bienes y aceptación de servicios en sus aspectos de control físico, de calidad y documental. Toda entrega debe contar con la emisión previa de una orden de compra. Al momento de entrega de Bienes en Almacén General o de Servicios ante usuarios internos de Akra; el proveedor deberá entregar factura o remisión impresa donde se amparen los bienes o servicios entregados. El Almacén General o los usuarios internos de Akra entregarán al proveedor el # de Entrada (etiqueta amarilla, en caso de Almacén) correspondiente a su entrega de bienes o servicios. Cuentas por Pagar requiere # de Entrada para verificación de facturas. Validación de información recibida Revisión fiscal El proveedor que emita facturas con Código de Barras Bidimensional, deberá comprobar a Akra su autenticidad. Esta comprobación la realizará ante el SAT previo al envío a Cuentas por Pagar. Caso de comprobante APÓCRIFO 8

9 Caso de comprobante registrado en los controles del SAT Ejemplo Factura por la que se solicito AUTENTIFICACIÓN 9

10 Revisión Comercial 1. Enviar o depositar en Buzón Planta Akra o Alliax: a. Factura impresa con Código de Barras Bidimensional con # de Entrada proporcionada ya sea por Almacén General (etiqueta amarilla) o el usuario interno de Akra. b. Imprimir validación exitosa ante el SAT y anexar a factura impresa. 2. Analista de Cuentas por Pagar realizará las validaciones comerciales correspondientes; iguales a esquema actual. Sin comunicación oportuna de resultados. 3. Podrá consultar en Portal de proveedores la situación de las facturas. Recomendación Nuestra intención es cambiar todo nuestro esquema de validación comercial a medios electrónicos y eliminar el uso de papel en nuestra relación. El uso de la factura electrónica y medios similares de colaboración nos permitirán ser más eficientes y fortalecer nuestra relación. Agradeceremos tu operación comercial migre a factura electrónica. 10