Manual de Usuario FiscalCloud

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1 Ir a Inicio Manual de Usuario FiscalCloud A) Registro en Línea B) Registro de datos Fiscales y de Contacto C) Cargar mi Fiel y mi Certificado D) Administración de Clientes E) Administración de Productos F) Mi Primer Factura

2 Ir a Inicio Preguntas Frecuentes 1. Cómo busco mis facturas anteriores? 2. Dónde Verifico el estatus de mi factura? 3. Cómo cambio mis datos Fiscales? 4. Cómo timbro mi factura? 5. Cómo cancelo mi factura? 6. Cómo envío la factura a mi cliente? 7. No muestra mi factura PDF 8. Como imprimo mi factura 9. Cómo cambio mi logo? 10. Cómo cambio mi contraseña? 11. Cómo hago más pequeño mi logo? 12. Cómo doy de alta a un cliente? 13. Cómo doy de alta un producto? 14. Me manda el error de XML mal formado? 15. Si elimino los datos de un cliente en el Modulo de Clientes afecta mi factura? VIDEOTUTORIALES 1.- Registro Gratuito en FiscalCloud Primeros pasos en FiscalCloud Mi Primer Factura.-

3 Ir a Inicio A) Registro en Línea 1. Entrar a la siguiente liga: 2. Llenar los datos que solicita el formulario (nombre, apellidos, RFC de la empresa, correo, teléfono, Razón social, tipo de facturación) y dar click en registrar. 3. Te llegara un correo para que actives tu cuenta (dar click en activar mi cuenta). 4. Tu cuenta en FiscalCloud ya estará activa.

4 5. Entrar al sitio de FiscalCloud ( verificar los accesos a la cuenta. Ir a Inicio 6. Después de introducir tus datos de acceso te mostrara la página de Mi Perfil B) Registro de datos Fiscales y de Contacto 1. La página de Mi perfil, en la cual puedes ver tres pestañas. Pestaña de Mis Datos (cada vez que se modifique algo hay que dar click en guardar mis datos) Datos del usuario Cambio de contraseña Botón para guardar los cambios

5 Ir a Inicio Pestaña de Mis Datos Fiscales (cada vez que se modifique algo hay que dar click en guardar mis datos fiscales). En este apartado van los datos de la empresa la cual emitirá las facturas, y son los que aparecen en la parte superior de la factura. 1. Los campos de RFC, Razón Social y Régimen Fiscal (estos datos los puede ver en tu cedula fiscal, los cuales deben ir bien registrados para que el perfil tenga los privilegios correspondientes. 2. En la parte para registrar la dirección, el primer campo a llenar es CP se la click en el icono, en automático se carga el país, estado, solo tendrás que elegir la ciudad y colonia, el dato de la calle se introduce manualmente. 3. Para cargar tu Logo debes dar click en el icono, seleccionar el archivo y darle click en abrir. En caso de que se requiera cambiar nuevamente se debe dar click en la casilla de verificación que dice Cambiar logotipo de la empresa?, y después click en la imagen, para poder seleccionar el nuevo logo. Pestaña de Mis Datos de Contacto (cada vez que se modifique algo hay que dar click en guardar mis datos de contacto). En este apartado se registran los datos de contacto del usuario.

6 Ir a Inicio C) Cargar mi Fiel y mi Certificado 1. Dar click en Administración y elegir la opción de Gestión de Folios 2. Dar Click en Registrar Folios 3. Aparecerá la siguiente ventana Datos Generales. - En la parte de serie puedes poner un prefijo o un nombre a la serie de tres dígitos (ejemplo serie AAA, serie DGT, etc). Después elijes el folio en el que deseas iniciar y terminar esa serie. Documentación General.- En este apartado se carga el certificado Digital y la Lave Privada, se tiene que tener la contraseña de los sellos para que se activen. Ejemplo de los archivos: En tipo se puede identificar cual es el tipo de archivo. Certificado Digital es Certificado de Seguridad y Llave Privada es el archivo con extensión KEY

7 Ir a Inicio Asegúrate de subir el archivo que corresponde en cada apartado, y teclea la contraseña de los sellos. Después de finalizar el llenado de datos y la carga de archivo dar click en guardar. Te aparecerá el registro indicando la carga correcta de la información. Nota: Las series se utilizan cuando se manejan Líneas de Productos, se recomienda solo tener una serie para mejor control de los folio. La creación de series solo se realizara una vez. En caso de que sea necesario volver a cargar los archivos tenemos el botón de Modificar. También otras acciones que se puede realizar con la serie Habilitar o Deshabilitar, Eliminar D) Administración de Clientes Existen varias acciones que se pueden realizar con los datos del Cliente Alta Modificación Eliminación Bloquear/Desbloquear

8 1. Dar Click en Clientes Ir a Inicio 2. Dentro del Módulo de Gestión de Clientes dar Click en la opción Agregar Cliente 3. Registrar los datos del Cliente (Estos datos son los que nos proporciona el Cliente y los cual aparecerán en la factura), después de llenar los datos dar click en registrar cliente. Nota: Algunos datos se cargan en automático, por ejemplo con el código postal al dar click en el botón de buscar te traerá el País. Ciudad, Colonia y Estado.

9 Ejemplo de Factura. Es la parte donde se desplegaran los datos del Cliente. Ir a Inicio 4. Después de dar click en registrar clientes, nos aparecerá ese cliente registrado en nuestra lista de Clientes. 5. Para modificar los datos de un cliente hay que entrar en el apartado de Clientes nuevamente e identificar cual es el Cliente al que deseamos modificarle los datos. 6. Podemos realizar tres acciones Modificar, Habilitar o Deshabilitar, Eliminar.

10 E) Administración de Productos Ir a Inicio 1. Para registrar productos es necesario entrar en el módulo de Productos 2. Dentro de ese modulo se mostraran los artículos dados de alta. Al dar Click en Agregar Producto podemos introducir un producto o servicio al catálogo de productos. 3. Los Datos que se solicitaran son el nombre, descripción (este campo no aparecerá en la factura), costo, unidades (puede ser piezas, cajas, servicio, etc) e IVA.

11 4. Al dar clic en Guardar se registrara el producto en el catálogo. Ir a Inicio 7. Para modificar los datos de un producto hay que entrar en el apartado de Productos nuevamente e identificar cual es el Producto al que deseamos modificarle los datos. 8. Podemos realizar tres acciones Modificar, Habilitar o Deshabilitar, Eliminar. F) Mi Primer Factura 1. Dar Click en Comprobantes en la opción de Factura CFDI. 2. Después de dar click aparecerá la pantalla para crear las Facturas CFDI. Dar click en el botón Crear CDFI.

12 3. Aparecerá la ventana para crear nuestra factura. Ir a Inicio 4. El siguiente paso es teclear el RFC de nuestro cliente (el cual ya dimos de alta en el módulo de Gestión de Clientes), con solo teclear tres letras y dar click en el botón de buscar nos trae las opciones. Seleccionar el cliente correcto para que en automático se traiga los datos del cliente.

13 Ir a Inicio 5. Se elige la serie (la cual ya dimos de alta en la configuración inicial). En automático carga el Folio y la hora. Dar Click en Siguiente. 6. Al dar click en siguiente aparecerá la siguiente ventana.

14 Ir a Inicio 7. En esta ventana podremos ir agregando los productos. Lo primero es seleccionar la Cantidad, el producto (con teclear tres letras y dar enter te muestra los productos que diste de alta en la Gestión de Productos), cuando seleccionas el producto en automático trae la información de ese producto. 8. Al dar click en agregar, se pasara el producto a la parte derecha donde se muestra la Tabla de Conceptos. 9. Se puede agregar comentarios e Información Adicional a la factura si se desea en el campo Nota de Comprobante.

15 Ir a Inicio 10. Para finalizar la creación de nuestra factura hay varias opciones: Cancelar.- No genera ni guarda la factura Anterior.- Sirve para revisar la Información del Cliente y la Serie y modificarla si es necesario. Guardar sin Timbrar.- Genera la factura Sin Timbrar (aun no es enviada al SAT), esta opción sirve para que se genere el PDF y sea verificado, puede ser timbrado después. La factura se creara de la siguiente manera. (Estatus Sin Timbrar) Cuando el Estatus esta Sin Timbrar pueden realizarse las siguientes acciones: Puede modificarse Puede Timbrarse (Envío de la Información al SAT) Puede Eliminarse Se puede ver un PDF previo Generar Comprobante. Genera la factura Timbrada (los datos son enviados al SAT). Ya no puede ser modificada en este estatus, solo puede ser cancelada. En el Estatus de Timbrado solo se pueden realizar las siguientes acciones: Puede verse el PDF ya timbrado Puede Verse el XML

16 Puede Enviarse por Correo al Cliente Puede Cancelarse Ir a Inicio Generar y Enviar Comprobante.- Esta opción Genera la Factura Timbrada (los datos son enviados al SAT), y adicionalmente se envía la Factura en PDF y el archivo XML al cliente por correo. En el Estatus de Timbrado solo se pueden realizar las siguientes acciones: Puede verse el PDF ya timbrado Puede Verse el XML Puede Enviarse por Correo al Cliente Puede Cancelarse Ejemplo del correo que llega al Cliente.- (En este correo llevara anexado la factura en formato PDF y el archivo XML)

17 Preguntas Frecuentes 1. Cómo busco mis facturas anteriores? Ir a Inicio Hay que entrar en el módulo de Comprobantes, y en la parte izquierda podemos filtrarlas, ya sea las del día, del mes o en un intervalo de fechas. Cuando se elige un filtro de fecha muy amplio se puede avanzar con el paginador. 2. Dónde Verifico el estatus de mi factura? Entrar al módulo de comprobantes (solo puede haber tres estatus Timbrado, Sin Timbrar o Cancelar.)

18 Ir a Inicio 3. Cómo cambio mis datos Fiscales? Click -> Registro de datos Fiscales y de Contacto 4. Cómo timbro mi factura? Hay dos formas, ya sea que se realice directamente desde la creación, o en caso de que se haya guardado sin timbrar desde el icono de timbrado. 1.- Cuando se Genera 2.- Cuando esta generada y sin timbrar con el icono 5. Cómo cancelo mi factura? Cuando una factura esta timbrada se puede realizar con el siguiente icono

19 Ir a Inicio 6. Cómo envío la factura a mi cliente? Cuando una factura esta timbrada se puede realizar el envio al correo del cliente con el siguiente icono 7. No muestra mi factura en PDF Si le das click en el icono ventanas emergentes. y no te la muestra asegúrate que tu navegador no tenga bloqueadas las Ejemplo en internet Explorer, hay que darle permitir para poder verla.

20 Ir a Inicio Ejemplo de bloqueo en Google Chrome 8. Como imprimo mi factura Solo se tiene que abrir el PDF, y poner el puntero en la esquina de la página, hay que darle click en el icono de la impresora.

21 Ir a Inicio 9. Cómo cambio mi logo? Click -> Cargar Logo 10. Cómo cambio mi contraseña? Entrar a la parte de mi Perfil. Dar click en el Check List Se activaran los campos para el cambio de la contraseña, llenarlos y dar Click en Guardar Mis Datos.

22 Ir a Inicio 11. Cómo hago más pequeño mi logo? Si no puedes cargar tu logo porque es demasiado grande, le puedes cambiar el tamaño de una forma muy sencilla. Dar click derecho en la imagen de tu logo. Decir que te lo abra con Paint Ya después que se abrió con Paint. Hay que dar Click en Cambiar tamaño. El tamaño te aparecerá por default en porcentaje, hay que cambiarlo (en este caso lo reduje un 50%)

23 Ir a Inicio Después de cambiar el porcentaje a 50 se reduce el tamaño del logo, ya solo hay que guardarlo nuevamente en Archivo->Guardar. Ya podrás subir tu logo a FiscalCloud 12. Cómo doy de alta a un cliente? Click -> Administración de Clientes

24 13. Cómo doy de alta un producto? Ir a Inicio Click -> Administración de Productos 14. Me manda el error de XML mal formado? Cuando aparece este error hay que revisar los datos con los que estamos generando la factura, este error aparece principalmente porque se introdujo mal los datos del Cliente. 15. Si elimino los datos de un cliente en el Modulo de Clientes afecta mi factura? Si eliminas los datos de cliente no afecta en nada a tus facturas ya creadas y timbradas.

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