CONVOCATORIA Y REGLAMENTO XXXVIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS

Transcripción

1 CONVOCATORIA Y REGLAMENTO XXXVIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS AV VILLAS, FEVI, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial de conformidad con lo previsto en los artículos 48 y 50 de los Estatutos vigentes y CONSIDERANDO a) Que de conformidad con los artículos 48 y 50 del estatuto vigente, corresponde a la Junta Directiva convocar a los asociados hábiles a la Asamblea General Ordinaria de Delegados. b) Que es atribución de la Junta Directiva del FEVI reglamentar el procedimiento que deberá observarse para la elección de los delegados a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS. c) Que en reunión de Junta Directiva realizada el día 22 de diciembre de 2016, según, Acta No. 313, se aprobó convocar a Asamblea General Ordinaria de Delegados, RESUELVE: ARTICULO 1. CONVOCATORIA. Convocar a la XXXVIII Asamblea General Ordinaria de Delegados del FONDO DE EMPLEADOS AV VILLAS, FEVI, a los delegados elegidos en cada uno de los grupos determinados, a celebrarse el 25 de Febrero de 2017 en el HOTEL WHYNDAM BOGOTA.ART ubicado en la Calle 24 No de la ciudad de Bogota, en el Salón Arango a las 9:30 a.m., para el ejercicio de sus funciones regulares, de acuerdo al siguiente procedimiento. ARTICULO 2. DELEGADOS. Con el propósito de que exista participación equitativa de los asociados por parte de los delegados, el número total de delegados será de 51 determinado por el número de asociados por grupos, tal como se indica a continuación, máximo 70 asociados por cada delegado. Para efectos de la votación, se requiere como mínimo que cada delegado obtenga el voto favorable de mínimo 20 votos válidos. Su calidad de DELEGADO, va desde su nombramiento hasta la realización de la siguiente Asamblea para la cual fue electo. GRUPOS DE ASOCIADOS: No. DELEGADOS OFICINAS BOGOTA, ANEXAS Y STAFF DE 16 DE ANEXAS (1.127 ASOCIADOS) OFICINAS SUROCCIDENTE, ANEXAS Y STAFF 8 DE SUROCCIDENTE Y FIDUCIARIA DE OCCIDENTE (575 ASOCIADOS) OFICINAS NOROCCIDENTE, ANEXAS Y STAFF 7 NOROCCIDENTE INCLUYE SANTANDERES (463 ASOCIADOS)

2 OFICINAS NORTE, ANEXAS Y STAFF NORTE 4 (312 ASOCIADOS) VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOGIA (298 ASOCIADOS) 4 VICEPRESIDENCIA DE RIESGO ( 125 ASOCIADOS) 2 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA, CONTRALORÍA, Y UNIDAD DE CUMPLIMIENTO 2 (132 ASOCIADOS) VICEPRESIDENCIA COMERCIAL BANCA DE PERSONAS, BANCA DE EMPRESAS Y VICEPRESIDENCIA DE INNOVACION, PRODUCTOS Y MERCADEO (184 ASOCIADOS) 3 PRESIDENCIA, VICEPRESIDENCIA JURIDICA, DIVISION TALENTO HUMANO, VICEPRESIDENCIA FINANCIERA, GERENCIA CALIDAD DEL SERVICIO (136 ASOCIADOS) 2 GRUPO AVAL, ATH, SADINSA, VIGIAS, BIENES Y COMERCIO, CORPORACION PUBLICITARIA, FEVI, OCSAL Y EMPRESAS 3 VARIAS (235 ASOCIADOS) TOTAL DELEGADOS 51 Con el propósito de que todos participen a través de los delegados, se establece la agrupación anterior para la inscripción y elección de delegados, los cuales deben pertenecer a alguna de las áreas o entidades que van a representar. ARTICULO 3. INSCRIPCIÓN DE DELEGADOS. Aquellos asociados que deseen ser DELEGADOS, deben inscribirse en las oficinas de FEVI, enviando una comunicación al correo electrónico de Sandra Patricia Desalvador Barreto, donde así lo manifiesten, indicando claramente: nombre completo, documento de identidad y regional ó área que va a representar y numero de celular. (VER FORMATO No. 1 pagina El FEVI recibirá las inscripciones desde el 23 de enero hasta el 30 de enero de El 31 de enero de 2017 se revisará la validez de las inscripciones y el 1º. de febrero de 2017 se publicará en Sección Asamblea la lista de todos los inscritos que reunieron los requisitos para ser Delegados por grupos. El mismo día los asociados hábiles podrán realizar su elección por el candidato que desean los represente en la Asamblea como Delegado, esta votación se hará desde el 1º. de febrero hasta el 8 de febrero de Esta votación se hará ingresando a sección Asamblea, link Votación Delegado, allí para tener acceso

3 debe digitar su documento de identidad y el pasword le será indicado por correo electrónico el cual lo haremos llegar máximo el día 31 de enero de El día 9 y 10 de febrero de 2017, el FEVI hará el conteo y validación de la votación, precisando que cada asociado solo puede votar una vez por un delegado y no puede haber votos de una misma persona por dos o más delegados. En caso de que esto ocurra deberá anularse el voto por los delegados que votó. Pueden votar todos los asociados activos que se encuentren hábiles. La lista de inhábiles la encuentran publicada en la página del Fevi, Sección Asamblea. En caso de recibir menos votos de los requeridos que son veinte (20) por cada delegado, no podrá tenerse en cuenta éste delegado pero inmediatamente tendrá derecho a asistir un delegado de cualquier otro grupo que habiendo ya reunido el número asignado de delegados para ese grupo en este documento para ese grupo, haya reunido también veinte (20) votos o más sin importar a qué grupo represente (el que en su orden mayor votación tenga). Si se presenta empate se definirá por el primero que haya registrado su inscripción en el FEVI, lo cual se podrá validar con la fecha y hora del correo electrónico dirigido a Sandra Patricia Desalvador Barreto. El día diez (10) de febrero de 2017 el Comité de Control Social procederá a verificar el conteo hecho por el Fevi y el mismo día se publicará en la página de Internet del FEVI, link ASAMBLEA, y en las oficinas del FEVI, GRUPO AVAL, ATH, SADINSA, VIGIAS, BIENES Y COMERCIO, CORPORACION PUBLICITARIA, FEVI Y EMPRESAS VARIAS, los nombres de las personas que fueron elegidas para representar cada grupo y que serán las que asisten a la Asamblea, acorde con el número asignado e indicado en el artículo 2º de este documento y con los demás aspectos reglamentarios aquí contemplados. PARÁGRAFO: Pueden ser DELEGADOS, aquellos asociados que cumplan con los siguientes requisitos: Tener un año o más de tiempo continuo de asociación al FEVI. No tener suspendidos sus derechos y que se encuentren al día en sus obligaciones con el FEVI. Haber tenido capacitación sobre economía solidaria certificada por entidad debidamente autorizada durante el año inmediatamente anterior o comprometerse a recibirla antes de la realización de la Asamblea. No ser miembro de Junta Directiva ni del Comité de Control Social. Comprometerse a ser promotor del Fevi en el grupo al cual pertenece Por aula virtual de Intranet del Banco AV Villas estará disponible el curso básico de Economía Solidaria a partir del 26 de enero al 20 de febrero de 2017, para todos aquellos asociados que quieran obtener esta formación y ser certificados sobre la misma, por la Asociación Nacional de Fondos de Empleados ANALFE y con carácter obligatorio para quienes hayan sido elegidos como delegados. ARTICULO 4º. ORDEN DEL DIA: El Orden del Día a desarrollar en la XXXVIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA es:

4 1. Verificación del quórum 2. Lectura y Aprobación Orden del Día 3. Instalación de la XXXVIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS 4. Elección de Presidente y Vicepresidente de la Asamblea 5. Lectura y aprobación del Reglamento de la XXXVIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS 6. Informe de la Comisión de Revisión del Acta de la XXXVIII ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS. 7. Elección de comisiones para: a. Revisión y aprobación del acta de la XXXVIII ASAMBLEA DE DELEGADOS. b. Verificación de escrutinios y proposiciones y recomendaciones 8. Presentación de Informes: a. Informe de la Junta Directiva y Representante Legal b. Informe de Comité de Control Social c. Informe Comité de Riesgo d. Informe Comité de Apelaciones e. Informe Comité de Auditoria f. Dictamen del Revisor Fiscal 9. Estudio y aprobación de Estados Financieros a diciembre 31 de 2016 y demás Documentos de ley. 10. Estudio y aprobación del proyecto de distribución de excedentes 11. Elecciones: a. Elección Comité de Apelaciones b. Elección del Revisor Fiscal y designación de honorarios 12. Destinación FODES 12. Proposiciones, recomendaciones y conclusiones 13. Clausura de la Asamblea. PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA ASAMBLEA ARTICULO 5. QUÓRUM. El quórum de la Asamblea para deliberar y adoptar decisiones válidas lo constituye la asistencia por lo menos del 50% de los Delegados elegidos. Si una hora después de la hora señalada en la citación no se hubiere logrado la asistencia del total de los delegados elegidos, la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con cualquier número de Delegados asistentes. Una vez constituido el quórum no se entenderá desintegrado por retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo de por lo menos el cincuenta (50%) por ciento de los delegados elegidos Siempre que se realicen elecciones, deberá verificarse el quórum y suscribir el soporte respectivo por parte de la Comisión Elegida para tal fin. ARTICULO 6. DECISIONES. Se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de los delegados presentes: reforma de estatutos, imposición de contribuciones obligatorias para los asociados y la fijación de aportes extraordinarios, requiriendo el voto favorable del setenta (70%) por ciento de los delegados presentes.

5 ARTICULO 7. INSTALACIÓN. Verificado el quórum la Asamblea será instalada por el Presidente de la Junta Directiva o en su defecto por el Vicepresidente o cualquier otro miembro de esta. ARTICULO 8. PARTICIPACIÓN. Podrán participar en las deliberaciones de la Asamblea los Delegados que exhiban la correspondiente credencial que expedirá la Gerencia del Fondo previa exposición de la cedula de ciudadanía y el carné que lo acredita como empleado de la entidad con el cual el Fevi tiene el vínculo de Asociación. ARTICULO 9. VOZ Y VOTO. A cada Delegado le corresponderá un solo voto y para elegir Comité de Apelaciones y Revisoría Fiscal deberá votar por el total de cupos que los conforman así alguno(os) de ellos sean en blanco. Podrán participar con voz los miembros de la Junta Directiva y del Comité de Control Social, el Gerente, el Revisor Fiscal y los invitados especiales y a quienes la Presidencia de la Asamblea, les conceda este derecho. ARTICULO 10. ELECCIÓN Y DESIGNACIÓN DE COMISIONES: Con el fin de dar agilidad al desarrollo de la reunión, se elegirán por postulación voluntaria o por votación las siguientes comisiones cada una de ellas conformada por los delegados asistentes a la reunión: a) Para redactar y aprobar el contenido del Acta de la presente reunión presentándola máximo el día 16 de marzo de 2017, 2 delegados. b) Para contar y estructurar los votos de las diferentes elecciones que se harán en el transcurso de la reunión. Estas comisiones presentarán ante la Asamblea el resultado de su gestión en el momento oportuno o el establecido por la Asamblea. ARTICULO 11. ELECCIÓN Y DESIGNACIÓN DE REVISOR FISCAL 1) Compete a la Junta Directiva, proponer a la Asamblea General, como mínimo dos candidatos para la Revisoría Fiscal, previo estudio de sus propuestas. 2) El procedimiento previsto no excluye la presentación de un único aspirante y su designación deberá ser por mayoría absoluta. Y quien sea elegido debe cumplir los requisitos contemplados en los Estatutos como son: a) No haber sido sancionado por las entidades gubernamentales que ejercen el control, inspección y vigilancia sobre las entidades públicas, privadas y organizaciones de economía solidaria. b) Acreditar formación, debidamente certificada, sobre economía solidaria. c) No estar incurso en las incompatibilidades e inhabilidades legales y estatutarias.

6 Adicionalmente la Junta para la recomendación de Revisoría Fiscal, tendrá en cuenta experiencia, referencias, entre otros aspectos que proporcionen la mayor certeza sobre la idoneidad de quien ocupe ésta posición. ARTICULO 12. PROPOSICIONES Y RECOMENDACIONES. Con el propósito de generar participación para hacer proposiciones y recomendaciones por parte de los asociados, en la presente Asamblea, desde el momento de la publicación de esta convocatoria hasta el 17 de febrero de 2016, se recepcionaran las proposiciones o recomendaciones, enviándolas al correo electrónico de Sandra Patricia Desalvador Barreto, dsalvadors@bancoavvillas.com.co Teniendo en cuenta que es una propuesta para la Asamblea, debe relacionarse el Nombre, Cédula y Área o Regional de quien la envía. Sin embargo si posterior a la consolidación, resultare alguna nueva proposición igualmente será recibida y se adicionará y analizará en el punto correspondiente al momento de realización de Asamblea. ARTICULO 13. LIBROS Y DOCUMENTOS. Los libros, estados financieros y documentos se encuentran a disposición de los asociados en las oficinas del FEVI a partir del día de publicación de esta convocatoria. Para constancia se firma en la ciudad de Bogotá, a los veintidós (22) días del mes de diciembre de RODOLFO VELEZ BORDA Presidente LUZ ELENA ROJAS DIAZ Secretario

7 FEBRERO 21 DE 2012