XSYS Print Solutions (subsidiaria del grupo BASF AG) apuesta por Microsoft Navision

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1 Microsoft Dynamics Caso de éxito: XSYS Print Solutions (subsidiaria del grupo BASF AG) apuesta por Microsoft Navision Visión General País: España. Sector: Industria. Perfil del Cliente XSYS Print Solutions Iberia está especializada en el desarrollo, producción y comercialización de tintas, planchas, pigmentos y resinas para las industrias de la impresión y el empaque. Situación Desde 1999, la compañía utilizaba una solución de gestión (ERP) basada en tecnología Movex sobre AS400 de IBM. El ROI de la implantación ha sido óptimo debido, sobre todo, a que la programación es muy sencilla: no es necesario realizar grandes inversiones para llevar a cabo nuevos desarrollos. Pilar Añón, responsable de Informática y Tecnologías de la Información de XSYS Print Solutions Iberia. La filial española de la multinacional XSYS Print Solutions --surgida de la compra por parte de CVC de las compañías BASF Printing Systems (BASF Drucksysteme) y ANI Printink Inks en , poseía desde 1999 una solución de gestión (ERP) basada en tecnología Movex. Solución En 2001 la compañía migra su solución a Microsoft Business Solutions-Navision siguiendo las directrices de la firma matriz. El objetivo es rentabilizar la inversión tecnológica, obtener una mayor eficacia y eficiencia y compartir recursos y conocimientos. Beneficios Óptimo retorno de la inversión. Rápido aprendizaje por parte de los usuarios. Comunicación con otras soluciones tecnológicas. Optimización del uso de la información. Con el objetivo de rentabilizar la inversión tecnológica, obtener una mayor eficacia y compartir recursos y conocimientos, los máximos responsables de la empresa seleccionaron dos estándares tecnológicos para todas las empresas del grupo: SAP para las grandes compañías y Microsoft Navision para las pequeñas y medianas. La solución de Microsoft fue la elegida para XSYS Print Solutions Iberia. Su implantación se realizó en nueve meses y resultó todo un éxito, así como una referencia para el resto de los países europeos donde la compañía está presente, ya que ha importado la nueva versión desarrollada a media en España.

2 Una de las grandes virtudes de una tecnología tan compleja como Microsoft Business Solutions- Navision es la facilidad y agilidad con la que los usuarios se familiarizan con ella, reduciendo el esfuerzo que deben hacer para adaptarse a la nueva forma de trabajar. Pilar Añón, responsable de Informática y Tecnologías de la Información de XSYS Print Solutions Iberia. Situación A finales de 2004, la compañía CVC adquirió las empresas BASF Printing Systems (BASF Drucksysteme) y ANI Printink Inks con el objetivo de convertise en el líder mundial de su sector. De la unión de ambas firmas nació XSYS Print Solutions, una nueva compañía especializada en el desarrollo, producción y comercialización de tintas, planchas, pigmentos y resinas para las industrias de la impresión y el empaque. En la actualidad, XSYS Print Solutions cuenta con 65 subsidarias propias en 30 países y dispone de una amplia red de distribuidores que cubre 50 países más. El grupo tiene su sede principal en la ciudad alemana de Stuttgart y emplea a personas en todo el mundo. Sus ventas ascendieron el pasado año a 880 millones de euros. Recientemente, CVC ha cerrado la adquisición de otra empresa del sector: Flint. Esta nueva fusión ha dado lugar a la segunda empresa más grande del mundo en manufacturas de tintas, con un total de trabajadores y unas ventas de millones dólares. Por el momento, las dos compañías operan con sus respectivos nombres, pero es muy probable que en breve la denominación vuelva a cambiar. En España y Portugal, la compañía se denomina actualmente XSYS Print Solutions Iberia y su sede se encuentra en Vilanova del Vallés (Barcelona). La filial española ofrece una amplia gama de productos a través de sus seis divisiones: impresión de etiquetas, tintas para impresión de empaques, planchas de impresión, impresión de publicaciones, tintas para offset a hojas, pigmentos y resinas. Las ventas de 2004 ascendieron a 38,1 millones de euros. La filial española del grupo BASF Printing Systems poseía a mediados de los noventa una herramienta tecnológica propietaria como solución de gestión (ERP), desarrollada por los propios informáticos de la compañía, y que corría sobre una plataforma X36 de IBM. En 1999, este sistema se migró hacia otro basado en tecnología Movex sobre AS400 de IBM. Se trató de una solución local dentro del grupo, ya que éramos la única empresa en la que se implantó una herramienta basada en Movex, afirma Pilar Añón, responsable de Informática y Tecnologías de la Información de XSYS Print Solutions Iberia. El motivo de esta situación era que en Alemania tenían problemas con la implantación de SAP, por lo que no estaban en condiciones de ofrecer el soporte necesario y la filial española precisaba un cambio de sistema para poder hacer frente con garantías al temido efecto Sin embargo, transcurridos sólo dos años los máximos responsables tecnológicos de la compañía seleccionaron dos estándares para todas las empresas del grupo con el objetivo de rentabilizar la inversión tecnológica, obtener una mayor eficacia y eficiencia y compartir recursos y conocimientos: SAP para las grandes compañías y Microsoft Business Solutions-Navision para las pequeñas y medianas. En el caso de España se optó por implantar la solución de Microsoft al tratarse de una mediana empresa, con alrededor de 140 trabajadores y más de un centenar de PCs. Los costes de SAP eran muy elevados, al igual que su mantenimiento, para una empresa con las dimensiones de la nuestra, apunta Añón. En cuanto a los motivos que llevaron a seleccionar a Microsoft Business Solutions Navision frente a otras soluciones del mercado como un estándar dentro de la compañía, la responsable tecnológica señala que el más importante fue el de los menores costes de implantación y mantenimiento en comparación a otras tecnologías, así como su flexibilidad para cubrir las necesidades del negocio y la agilidad de implantación. Otros criterios no menos importantes que también fueron tenidos en cuenta por los responsables tecnológicos fueron la facilidad

3 Hemos pasado de una situación en la que los trabajadores sólo introducen datos a otra en la que son capaces de interpretar y extraer la información que necesitan para tomar sus decisiones y desarrollar sus funciones. Pilar Añón, responsable de Informática y Tecnologías de la Información de XSYS Print Solutions Iberia. de uso e interacción con el usuario, el hardware necesario para la solución, el crecimiento potencial del software, el nivel de soporte de la solución elegida o el óptimo coste total de la propiedad. Solución Para la implantación de Microsoft Business Solutions-Navision en todas las compañías del grupo se creó un Centro de Competencias, que se encargó de conjugar el conocimiento técnico de los partners con el conocimiento de negocio de cada una de las delegaciones de la multinacional. Para ello, este organismo se formó de profesionales destacados de XSYS Print Solutions. El objetivo básico era describir los procesos de negocio y buscar las diferencias de cada país para mostrarlas a consultores tecnológicos y, de este modo, comprobar hasta dónde llegaban las funcionalidades de Navision para cubrir todas las necesidades de negocio y qué desarrollos extra eran necesarios para completar la solución de gestión de la compañía, explica Pilar Añón, que también es miembro de este organismo. El Centro de Competencias de XSYS Print Solutions, en aquel momento BASF Printing Systems, comenzó a trabajar en 2001 en el desarrollo de su primera solución basada en Microsoft Business Solutions Navision, que se denominó Core. Ese mismo año se implantó en Dinamarca y poco tiempo después en Estados Unidos, Bélgica, Holanda, Austria y, finalmente, en España. En nuestro país, el proceso de implantación es definido por Pilar Añón como ejemplar, dada la complejidad y dificultad a la que fue necesaria hacer frente. España ha sido la implantación más difícil debido a que tenemos un completo organigrama que incluye todos los procesos: producción de todas las divisiones de producto, laboratorio, control de calidad, venta y distribución a través almacenes externos y delegaciones con las consiguientes conexiones remotas que precisan, explica. A esto hay que sumar el hecho de que XSYS Print Solutions Iberia fabrica numerosas especialidades mediante pequeños volúmenes de producción. La implantación de la nueva solución de gestión basada en Microsoft Business Solutions-Navision 3.70 se llevó a cabo sobre una plataforma tecnológica Microsoft Windows 2000 y una base de datos Microsoft SQL Server Se inició en septiembre de 2002 y terminó en abril de 2003, con su puesta en marcha. Durante este periodo de nueve meses se desarrolló una herramienta que cubría todas aquellas necesidades y funcionalidades de negocio que no estaban cubiertas dentro del estándar de Navision y, en especial, a través de add-on certificados, es decir, módulos específicos o generales creados por los partners de Navision y que se añadieron a la solución Core, apunta Añón. Entre ellos se encontraban el de Gestión de Calidad para los laboratorios de la compañía; el de Cost Accounting, que permite satisfacer los requerimientos de reporting de costes que deben hacer todas las delegaciones de la compañía; el de Gestión de Hojas de Seguridad, que posibilita una gestión automatizada de las hojas de de datos de seguridad, un requisito indispensable al tratarse de una empresa de productos químicos; o el ECO, que ofrece un control de costes y la rentabilidad de cada producto. Estos dos últimos módulos fueron desarrollados en colaboración con la compañía Columbus IT Partner, que se encarga de su mantenimiento. En un principio la compañía buscó un partner internacional de Microsoft Business Solutions-Navision que desarrollase los diferentes add-on, pero el resultado no fue satisfactorio, por lo que se decidió que cada país buscara al partner más adecuado, y que en el caso de España fue Columbus IT Partner, que ha cumplido plenamente en

4 La organización puede ahora analizar mucho mejor la información y ser mucho más proactiva que antes gracias a la mejora de los flujos de información. Pilar Añón, responsable de Informática y Tecnologías de la Información de XSYS Print Solutions Iberia. presupuesto y tiempo de desarrollo, explica Añón. El éxito de esta implantación a la medida fue tal que, una vez concluida, el resto de los países que previamente habían instalado Microsoft Business Solutions-Navision comenzaron a solicitar la nueva versión de la solución Core completa, es decir, la herramienta basada en Microsoft Business Solutions-Navision 3.70 y provista de todos los add-on desarrollados para la versión de España y Portugal. La primera delegación en implantarla fue Polonia, que tiene un organigrama parecido al de España, y que se llevó a cabo en sólo tres meses ya que el trabajo previo de desarrollo estaba realizado, indica Añón. En este trabajo de implantación también participó activamente Columbus IT Partner por su conocimiento de la solución Core y de los módulos de funcionalidades. Los siguientes países en los que se implantó la nueva versión fueron Dinamarca, Holanda, Bélgica y Austria. Para la responsable de tecnología de XSYS Print Solutions Iberia, uno de los motivos que explican el éxito de la nueva gestión de la solución se encuentra en la perfecta integración de Microsoft Business Solutions- Navision con otras tecnologías de Microsoft, como Microsoft SQL Server y Microsoft BizTalk Server, que nos ha permitido, por ejemplo, integrar perfectamente Navision y SAP para automatizar los procesos de compra a nivel internacional. Con todo, Añón también comenta la dificultad que tuvieron para encontrar en España empresas expertas en Microsoft BizTalk Server, por lo que se vieron obligados a buscar un partner holandés. Beneficios La responsable tecnológica de XSYS Print Solutions Iberia destaca los principales beneficios que su compañía ha obtenido de la utilización de Microsoft Business Solutions Navision para el desarrollo de su solución de gestión corporativa: - Óptimo retorno de la inversión. En palabras de Pilar Añón, el ROI de implantación de Microsoft Business Solutions-Navision ha sido óptimo debido sobre todo a que la programación es muy sencilla. En su opinión, no es necesario realizar grandes inversiones para llevar a cabo nuevos desarrollos, en gran medida porque no precisas de informáticos muy exclusivos y difíciles de encontrar. - Rápido aprendizaje por parte de los usuarios. Una de las grandes virtudes de una tecnología tan compleja como Microsoft Business Solutions-Navision es la facilidad y agilidad con la que los usuarios se familiarizan con ella, reduciendo el esfuerzo que deben hacer para adaptarse a la nueva forma de trabajar y el impacto que supone la implantación en la organización es mínimo, señala. Comunicación con otras soluciones tecnológicas. La conectividad que ofrece con otros programas como, por el ejemplo, Microsoft Excel, es muy rápida y fácil, lo que permite crear informes de forma tremendamente ágil y sencilla, apunta. La facilidad que tiene el usuario para extraer la información de la herramienta y analizarla posteriormente en otros programas es uno de los principales beneficios que ofrece Navision a las empresas: hemos pasado de una situación en la que los trabajadores sólo introducen datos a otra en la que son capaces de interpretar y extraer la información que necesitan para tomar sus decisiones y desarrollar sus funciones, continúa. - Optimización del uso de la información. Muy ligado al beneficio anterior se encuentra la importancia de la información como

5 recurso estratégico de la compañía y las oportunidades de mejora que proporciona la solución de Microsoft para conseguirlo. La organización puede ahora analizar mucho mejor la información y ser mucho más proactiva que antes gracias a la mejora de los flujos de información, dice Añón.

6 Para más información Si desea obtener más información sobre los productos y servicios de Microsoft póngase en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente en el Para obtener acceso a la información a través de Internet, visite: Para más información sobre los productos y servicios de XSYS Print Solutions Iberia, llame al teléfono o visite: Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics ofrece una amplia gama de aplicaciones y servicios empresariales integrados, diseñados para ayudar a las pequeñas, medianas y grandes empresas a estar mejor conectadas con clientes, empleados, socios y proveedores. Para obtener más información sobre Microsoft Dynamics, visite: Para más información sobre los productos y servicios de Columbus, llame al teléfono o visite: Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Este caso práctico sólo tiene fines informativos. MICROSOFT NO OTORGA GARANTÍAS EXPRESAS NI IMPLÍCITAS EN ESTE Software y Servicios Productos - Microsoft Business Solutions-Navision Microsoft BizTalk Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Windows 2000 Enterprise RESUMEN. Microsoft, es una marca registrada o marca comercial de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o en otros países. Los nombres de las empresas y productos reales aquí mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios

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