Dirección necesita herramientas que les ayuden a conocer la actividad realizada y de esta forma tomar mejores decisiones.

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1 CloudKPI Barcelona: Manual administrativo Dirección necesita herramientas que les ayuden a conocer la actividad realizada y de esta forma tomar mejores decisiones. Presentar a su equipo de trabajo una serie de indicadores seleccionados es la mejor forma de transmitir sus prioridades y de esta forma conseguir que toda la empresa trabaje alineada. Lamentablemente los proyectos de cuadro de mando, reporting y en general los relacionados con el business intelligence son largos y costosos. Definir los objetivos de la empresa, los indicadores que permiten saber si los cumplimos y conectarse al sistema informático para calcular los indicadores implica semanas e incluso meses de trabajo. Rápidos resultados Nuestra metodología simplifica estos pasos y permite disponer de resultados de forma muy rápida. Ponemos a su disposición numerosos indicadores ya desarrollados, especialmente comerciales y financieros. Indicadores como la fidelidad, ventas, cross-selling, liquidez, solidez, fondo de maniobra están a su disposición con tan solo seleccionarlos. Para calcularlos es necesario conectarse a su sistema informático y tener acceso a sus facturas, movimientos contables, pedidos... Dashboard y Cuadros de Mando CloudKPI es una aplicación web a la que accederá desde su navegador y ofrece dos niveles de uso cuyo acceso depende de la licencia que tenga. CloudKPI Dashboard permite diseñar paneles con indicadores, gráficas y otros elementos con los que realizará un seguimiento de la actividad. CloudKPI Strategic le permite diseñar el plan estratégico y realizar su seguimiento mediante cuadros de mando con los indicadores, mapas estratégicos y otros informes. En ambos casos trabajará con los indicadores estándar que ofrece el programa y bien con otros que desarrolle a medida. Pág. 1

2 Etapas para tener un cuadro de mando Ya sea para trabajar con paneles o bien cuadros de mando, estos son los pasos necesarios: Registro de la empresa Entrada en el programa Conexión con el sistema informático y desarrollo de indicadores Creación de los paneles o cuadros de mando Diseñar el panel o cuadro con los indicadores que deben aparecer y dimensiones de análisis Cálculo del panel o cuadro de mando Otras posibilidades como son las de diseño de paneles gráficos, mapa estratégicos, usuarios, informes de resumen, desarrollo de nuevos indicadores se explican también más adelante. Pág. 2

3 Registro de la empresa Para comenzar a trabajar es necesario registrar su empresa. Para ello conéctese a nuestra web: Y pulse la opción de Evaluación Nota: lo más habitual es que el registro de la empresa ya se haya realizado durante el proceso de puesta en marcha. Pág. 3

4 Rellene la información de la pantalla de registro tal siguiendo los ejemplos que se presentan. El código de la empresa y del usuario deben tener 6 caracteres como mínimo y evitar espacios y caracteres no estándar como Ñ, Ç y acentos. El proceso de registro crea el entorno de trabajo para su empresa y tras 10 o 15 segundos accederá a un panel vacío. Pág. 4

5 Entrando en el programa Para entrar en el programa deberá introducir el código de su empresa, usuario y la contraseña que se indicó en el proceso de registro. Al pulsar el botón de entrada Irá a la pantalla de paneles o cuadro de mando (según configuración) que se encontrará vació la primera vez ya que no se ha desarrollado aún ningún panel, cuadro, informe ni indicador. Durante todo el programa encontrará botones para realizar las operaciones básicas de gestión: crear un nuevo registro, salvar o borrar el actual o cancelar la edición que está realizando. Pág. 5

6 Conexión al sistema informático y desarrollo de indicadores Introducción El primer paso en el desarrollo de un cuadro de mando consiste en analizar la empresa, diseñar su estrategia y decidir los indicadores e informes que son necesarios para su dirección. En este manual administrativo nos centramos en las tareas técnicas y por lo tanto vamos a considerar que estas etapas ya han sido realizadas. En capítulos posteriores se muestra como diseñar la estrategia, cuadros de mando y paneles pero ahora desarrollemos los indicadores tras conectarnos al sistema informático. Conexión al sistema informático Ya sea desde el panel o desde el cuadro de mando tenemos una opción de Conexión y desarrollo de indicadores que da paso a esta pantalla: Pág. 6

7 Qué es una conexión? En una empresa suele haber más de un sistema informático: bases de datos SQLServer, Oracle, AS400 Puede haber ERP o programas que compartan la misma base de datos. CloudKPI consolida la información de estas bases de datos en otra propia llamada IRIsData. Se trata de una base de datos SQLServer en la que se cargan automáticamente los datos de los diferentes sistemas informáticos y en donde se solucionan problemas de coherencia, formato e integridad y también se crean vistas que facilitan el cálculo de los indicadores. La conexión consiste en una cadena (un texto) que permite al programa comunicarse con la base de datos. Qué es un área de información? Son aquellas unidades funcionales que suelen corresponder con una o varias tablas con información completa y que sirve de base para el cálculo de los indicadores. Mejor un ejemplo: en el departamento comercial se trabaja con Facturas, Devoluciones o Pedidos. Cada una de ellas contienen la información completa de cada una de las operaciones y las llamaremos áreas. Es muy probable que en lugar de trabajar con tablas lo haga con vistas que asocian varias tablas relacionadas. Conexión y áreas por defecto CloudKPI incluye de forma estándar conexiones a la base de datos IRIsData y a dos bases de datos ficticias llamadas Excel y Manuales pensadas para información preveniente de hojas Excel y otras introducidas de forma manual. Respecto a las áreas encontrará creadas las principales de una pequeña empresa: Movimientos contables, Facturas, Pedidos Esto permite presentar un conjunto de indicadores ya desarrollados y que puede añadir a su cuadro de mando y calcularlos con tan solo configurar los campos clave. Pág. 7

8 Gestión de bases de datos Cree, elimine o modifique las conexiones a cada una de las bases de datos de su sistema informático. Las cadenas de conexión se presentarán con la sintaxis que corresponde a cada una de ellas. Gestión de áreas Pulsando la imagen de las Áreas de información creará nuevas áreas funcionales correspondientes a su empresa. Cada una de las áreas se presenta con la imagen de una base de datos que puede desplazarse para mejorar el diseño y comprensión. Si pulsa en el nombre de un área se abrirá un formulario en el que se presenta la información de dicha área y que permitirá el cálculo de los indicadores que dependen de la misma. Pág. 8

9 Configurar los campos clave Un área corresponde a una tabla o vista de una base de datos y está formato por campos. Posiblemente muchos de estos campos no tengan valor analítico pero muchos otros representan la base del cálculo de los indicadores. Para recuperar los campos asociados al área debe introducir la tabla o vista y pulsar en el botón de creación de metadatos. Automáticamente se actualizan el selector de campos y usted configurará aquellos que son clave para el cálculo de los indicadores. Esto incluye: Campo Fecha: que determina a que fecha se asocia un registro Campo Dimensión: que determina las dimensiones de análisis Campo Valor: que determina los campos a partir de los que se calculará los indicadores. Campo Id: campos identificadores utilizados especialmente para indicadores que contabilizan registros. Nota: estos campos se seleccionarán a partir de los que presenta la tabla pero también existe la posibilidad de crear nuevos campos a partir de expresiones. En este ejemplo el Importe corresponde a la multiplicación de Cantidad y PrecioUnitario que sí que son campos de la tabla. Nota: aunque pueden crearse nuevos campos en esta pantalla de esquemas, recomendamos crearlos en las propias vistas. Nota: el Alias es el nombre con el que será conocido este campo y que utilizaremos al desarrollar los indicadores. Nota: por defecto se presentan áreas y campos clave asociados a tablas con un formato estándar y que si carga en el programa con sus propios datos ya podrá incluir en los cuadros de mando y calcularlos de forma inmediata. Nota: al crea un área de Cuenta de Resultados se generan varios campos clave de forma automática y en un orden determinado: cuenta, concepto, centro costes, empresa, mes y año. Son necesarios para automatizar correctamente el funcionamiento de las tablas dinámicas asociadas a cada indicador. Pág. 9

10 Área de constantes En esta área puede crear indicadores de valor constante y que por lo tanto no es necesario calcular. Son útiles en indicadores en los que interviene la población de una ciudad o un determinado número de días como por ejemplo la cuota de mercado o porcentaje de abonados de una ciudad. Pulse en el botón de constantes y cree los indicadores con su valor. Pág. 10

11 Desarrollo de indicadores Cree los indicadores pulsando en el botón O bien seleccionar los actuales para su modificación El formulario de los indicadores presenta campos con el nombre, explicación y método de cálculo. Identificación de los indicadores Los indicadores deben ser identificables de forma unívoca y por lo tanto no pueden haber dos indicadores con el mismo nombre en el mismo área. Tampoco pueden haber dos indicadores con el mismo nombre en el mismo cuadro. En el cuadro de mando se puede modificar el nombre del indicador. Por lo tanto el mismo indicador puede aparecer en varios cuadros de mando y opcionalmente con nombres diferentes. Esto es especialmente útil para los indicadores estándar que ya vienen con el programa pero cuya denominación se debe adaptar a las necesidades de la empresa. Nota: un indicador calculado no puede depender de indicadores cuyo nombre no sea unívoco. Nota: al diseñar la estrategia, no se puede realizar el seguimiento de un objetivo con un indicador que no sea unívoco. Pág. 11

12 Fórmula de cálculo de los indicadores Debemos distinguir entre dos tipos de indicadores: Básicos: que son el resultados de sentencias SQL que atacan las bases de datos Calculados: que son el resultados de operaciones matemáticas entre otros indicadores básicos. Por ejemplo: A = B / C en donde el indicador A es resultado de la división de los indicadores básicos B y C. Nota: un indicador calculado no puede depender de otro calculado. Si se encuentra ante esta necesidad debe escribir una fórmula en la que tan solo se dependa de indicadores básicos. Como excepción se consideran los indicadores que son resultado de sumas entre ellos. Nota: un indicador no puede llamarse ERROR ya que se trata de una palabra reservada. Método 1 para indicadores básicos El sistema más normal de configuración del indicador es seleccionando la operación de cálculo, campo que corresponde al indicador propiamente dicho, campo de fecha y un criterio para realizar el cálculo. Método 2 para indicadores básicos Introducir directamente la sentencia SQL de cálculo e informar del campo de fecha. Este método permite crear indicadores a partir de expresiones complejas. Pág. 12

13 Método 3 para indicadores calculados Indicando que se trata de un indicador calculado, deberemos de introducir la fórmula de cálculo correspondiente. El selector de indicadores le ayudará a crear la fórmula. Nota: un indicador calculado no puede depender de un indicador con un nombre que no sea inequívoco. El botón de número de días le permite incluir en la fórmula la función CMI_NUMDIAS que se substituirá al calcular los indicadores con el número de días que tiene el mes. Nota: un indicador puede aparecer en varios cuadros a la vez y en cada uno de ellos con una descripción y formato diferente. Al modificar estos campos también los modifica en los cuadros de mando. Nota: el valor de estos indicadores se calcula al presentarlos en el cuadro de mando. Indicadores Online Hay algunos indicadores que por su naturaleza no pueden ser calculados de forma previa y debe realizarse cada vez que se muestran en pantalla. Sería el caso de indicadores cuyo valor depende de los valores de dimensiones seleccionados y cuyo resultado no coincide con la suma de los valores parciales. Es el caso de Count(Distinct) También puede darse el caso de que se quiera disponer del valor del indicador actualizado en cada momento. En estos casos lo que haremos es configurar el indicador como Online de esta manera Nota: no abuse de esta opción ya que cada refresco de pantalla implica el recálculo de estos indicadores que puede ser potencialmente muy costoso. Nota: la naturaleza de este tipo de indicadores y su método de cálculo es especialmente complejo. Esto hace que no estén disponible la función de análisis con tablas dinámicas. Nota: las dimensiones de análisis no se actualiza durante el cálculo de los indicadores online. Solo se hace al calcular un indicador no online. Pág. 13

14 Indicadores con parámetros El cálculo de un indicador puede depender de un parámetro. Un ejemplo claro es el cálculo de Clientes activos que depende del número de días durante los cuales un cliente se considera activo. Al desarrollar el indicador puede añadir códigos que se substituirán por los valores definitivos en el proceso de cálculo. Los códigos que puede utilizar son: para referirse al nombre de la tabla y de un que se substituirá por el código correspondiente. %1 y %2 que se substituirá por los valores de los parámetros que aparezcan al desarrollar el propio indicador. Nota: tan solo se puede configurar un valor para cada parámetro en un indicador. Si necesita trabajar con el mismo indicador en varios cuadros y con parámetros diferentes deberá desarrollar nuevos indicadores. Nota: el parámetro debe introducirse con la sintaxis SQL precisa para poder ser ejecutada sin errores. Valores fijos Existe la posibilidad de crear un indicador que tenga un valor fijo, como si se tratase de una constante. Será útil para medir cuotas de mercado en una ciudad y para ello sea necesario disponer de un indicador que presente el número de habitantes que se puede considerar un número fijo. Nota: en este caso no servirá de nada el resto de información de cálculo. Consultoría inmediata Una de las novedades de CloudKPI es que incluye una colección de indicadores ya desarrollado y que funcionan de forma inmediata con tan solo conectarse al sistema informático. Se trata de indicadores de varios departamentos especialmente comerciales, financieros y compras. Estos indicadores incluyen en la sentencia SQL parámetros que son substituidos durante el proceso de cálculo por el nombre de las tablas y campos correspondientes. Este mecanismo permite disponer de indicadores que funcionarán de forma inmediata si disponemos de una tabla o vista con la información de las ventas y con campos para cada una de las dimensiones de análisis y fecha. Pág. 14

15 Indicadores financieros Las cuentas de resultados y balances de situación son documentos que incluyen numerosos indicadores que en esencia son como cualquier otro y que en este caso se calculan a partir de una tabla con movimientos contables. En este caso los campos clave ya son conocidos y por eso seguiremos un tratamiento diferente: Cuenta contable, Saldo (como resultado de la resta entre debe y haber) y fecha del movimiento. Si se trata de un área de cuenta de resultados debe activar Es cuenta de resultados y se muestra un panel en el que informará los campos clave: debe, haber, cuenta y fecha. También informará del formato de fechas de la base de datos IRIsData. Como con el resto de áreas será necesario indicar la tabla en la que se encuentra la información de los movimientos contables. Automáticamente ejecutará un SP que hace el tratamiento de su tabla de movimientos contables teniendo en cuenta los campos clave y los asocia al concepto contable correspondiente teniendo en cuenta la configuración de las cuentas que se explica en el siguiente apartado. El SP MovimientosContables El SP movimientos contables forma parte de la solución al instalar el programa pero es posible que necesite modificarlo para adaptarlo a sus necesidades. De forma inicial incluye el siguiente código: Drop table IRIsCuentasContables Select * into IRIsCuentasConceptos from _VCuentasConceptos Drop table _TablaAuxiliar_Saldos Select * into _TablaAuxiliar_Saldos from _VSaldosCuentaResultados Este código crea una tabla con los movimientos contables consolidados por concepto contable y que será utilizada para el cálculo de los indicadores. En caso de que debe procesar los movimientos contables antes de realizar los cálculos de los indicadores puede añadir el código en el mismo SP antes de las instrucciones explicadas arriba. Pág. 15

16 Planes contables Normalmente una empresa trabajará con un único plan contable que llamaremos General. Pero también puede pasar que en una empresa convivan planes contables de diferentes años, países o empresas dentro de un grupo de empresas. En estos casos deberemos pulsar en Planes contables Y definir los diferentes planes contables y a qué empresas y años se aplica. Nota: la empresa es uno de los campos clave que debe informar al configurar el área. Posteriormente, cuando desarrolle cada uno de los indicadores de contabilidad e informe sus cuentas contables deberá determinar a qué plan contable pertenece, tan solo en el caso de que haya más de uno. Área Report Contabilidad En la conexión con el sistema informático encontrará un área que ya existirá por defecto. Se llama Report Contabilidad y hace referencia a la tabla _TablaAuxiliar_Saldos que contiene la información consolidada de los movimientos contables y que es necesaria para ver el detalle de los indicadores del área contable. No elimine esta área y si lo desea cambie el nombre de los alias para que aparezcan al detallar los indicadores. Pág. 16

17 Indicadores Excel Posiblemente haya indicadores cuyo valor se encuentre en hojas Excel. En este caso creará un área cuya base de datos sea Excel. Automáticamente aparecerá una imagen desde la que puede acceder al formulario de configuración de las medidas Excel y que se explica más adelante. Usted creará los indicadores tal y como se ha explicado anteriormente pero no será necesario que modifique la información del tipo de cálculo (SUM), campo de cálculo (Valor) y fecha. Pág. 17

18 Configuración de las hojas Excel Ya sea desde la pantalla de configuración del sistema informático como desde la opción Configuración de medidas Excel del menú Administración de la pantalla del cuadro de mando usted podrá configurar las hojas Excel que contienen las medidas a cargar Defina los libros Excel en donde se encuentran las medidas... Pág. 18

19 Y los rangos en donde encontrará las medidas de cada uno de los indicadores. Si el indicador se puede analizar por una dimensión, se deberá indicar en qué celdas se encuentran los valores de las dimensiones. Nota: puede parametrizar el nombre de los libros y hojas incluyendo los siguientes códigos: &mes: &año: &añ2: Se substituye por el mes con dos cifras. Se substituye por el año con cuatro cifras. Se substituye por el año con dos cifras.. Pág. 19

20 Indicadores manuales No siempre podremos automatizar el cálculo de un indicador. En muchos casos deberemos introducir las medidas de forma manual ya sea por que no existe un sistema informático que les de soporte o bien no tenemos acceso. El procedimiento a seguir es el siguiente: Creación del área Medidas Manuales pulsando el botón... Indique que la base de datos es Manuales. Automáticamente se muestra una imagen desde la que podrá introducir las medidas. Creación de los indicadores manuales asociados al área siguiendo este ejemplo y sin necesidad de introducir nada más que el nombre del indicador. Añadir el indicador en el cuadro de mando Pág. 20

21 Ya sea desde la pantalla de conexión como desde el menú administrativo del cuadro de mando usted podrá introducir las medidas que corresponden a los indicadores manuales... Seleccione el indicador, año, dimensiones de análisis e introduzca las medidas mensuales, objetivos y sálvelo. Nota: esta operación se puede realizar con cualquier indicador pero en caso de introducir los valores manuales ya no calculará el indicador a partir de su sistema informático. También se puede introducir comentarios para cada una de las medidas. Nota: en caso de introducir tan solo los objetivos pulse el botón Salvar solo obj Pág. 21

22 Medidas directas Existe la posibilidad de calcular las medidas en su propio sistema informático y cargar las medidas ya calculadas a CloudKPI. Esta opción es especialmente interesante en pequeñas empresas que quieren disponer de su cuadro de mando en la web sin disponer de servidor propio. Desde el asistente ejecute la opción Carga Información Empresa Y seleccione el fichero Access que contiene las medidas ya calculadas Nota: obviamente las tablas con la información deberán tener un nombre y formato predefinidos tal y como se explica en el manual: CloudKPI - Carga de informacion desde Access Estos indicadores no necesitan de la información del Área para calcularse puesto que ya llegan calculados pero sí que debe asociarse a un área para acceder a las funciones de consulta de registros origen y tablas dinámicas. Por ello pulse en la pantalla de esquema el botón Y asocie los nuevos indicadores cargados desde el fichero Access a el área Directas. Pág. 22

23 Comentarios al desarrollo de indicadores En general el desarrollo de un indicador no es especialmente complicado aunque siempre encontraremos excepciones. Para finalizar este apartado queremos comentarle un par de cosas interesantes: Función de tabla dinámica de un indicador Para que esta función esté accesible es necesario que esté bien configurado el método de cálculo del indicador a partir de la información de una tabla con los registros originales. Esto es oportuno comentarlo en el caso de indicadores cuyos valores se hayan calculado desde fuera del entorno del programa y con los que podremos ver las medidas en el cuadro de mando pero en cambio no el análisis con tablas dinámicas a menos que se cargue la información y se cree el área correspondiente con los campos y la sentencia SQL de cálculo. Función de acceso a los registros origen Esta función recoge los registros origen a partir de la sentencia SQL de cálculo del indicador. Por lo tanto, e igual que en el caso anterior, no funcionará correctamente en el caso de que el indicador haya sido calculado desde fuera del programa. Pág. 23

24 Diseño de paneles Un panel es una pantalla que presenta una serie de indicadores, textos y gráficos con los que puede realizar el seguimiento de su actividad y analizarla. Estos paneles pueden tener cualquier presentación y son muy fáciles de diseñar. Menú administrativo Al entrar el administrador encontrará un menú con las siguientes opciones: Conexión & Indicadores Paneles Diseño Cálculo CloudStrategic Usuarios Para configurar la conexión al sistema informático y desarrollo de los indicadores Para crear nuevos paneles o eliminar los existentes. Para diseñar el panel Para calcular los indicadores o introducir medidas y objetivos de forma manual. Para acceder a la parte estratégica del programa. Para gestionar los usuarios que tienen acceso y su visibilidad Pág. 24

25 Gestión de paneles Cree, elimine o modifique los paneles actuales. Al pulsar en la opción Paneles del menú se muestra un formulario en donde configurar un nuevo panel con su información asociada. Al salvar el panel aparecerá en la parte superior de la pantalla en el selector de paneles con una imagen estándar que puede personalizar desde este mismo formulario seleccionando un icono o imagen de su ordenador. Pág. 25

26 Diseño del panel Un panel contiene diferentes controles u objetos: textos, imágenes, indicadores, gráficos, detalles Al pulsar en el botón Diseño Aparece un menú con todos estos objetos para que los pueda arrastrar hasta el panel diseñando de esta forma su apariencia. Al dejar un objeto sobre el panel se abre un pequeño formulario en donde puede configurar el objeto y cuyos campos variarán dependiendo del tipo de objeto del que se trate: Al pulsar sobre cada uno de los objetos que se encuentran en el panel se abrirá el mismo formulario de configuración. Nota: en el panel aparecerá valores de los indicadores. Puede seleccionarlos de entre una lista de indicadores estándar o de otros específicos que desarrolle para su empresa tal y como se explica más adelante. Pág. 26

27 Fondo y colores Antes de comenzar a colocar objetos podemos indicar una imagen que servirá de fondo del panel y de fondo de la zona de control. Igualmente puede determinar el color de fondo de la página y la del texto que aparece. Incluir un título o texto en el panel Arrastre el icono de texto a la posición final en el panel. Puede configurar el texto, su tamaño y color. Pág. 27

28 Incluir una imagen en el panel Arrastre el icono de imagen a la posición final en el panel. Puede configurar la imagen de la que se trata y su tamaño. Incluir un indicador en el panel Arrastre el icono de indicador a la posición final en el panel. Puede configurar el texto asociado con su color y tamaño y el indicador con las características que afectan a su apariencia. Nota: al añadir un indicador en el panel, puede activar el Cálculo automático para que se calcule en el mismo momento de añadirlo. Nota: también puede configurar si un indicador se analizará de forma dimensional o solamente se mostrará con su valor global. Pág. 28

29 Incluir una flecha de tendencia en el panel Arrastre el icono de flecha a la posición final en el panel. Puede configurar el indicador asociado, el tamaño de la flecha y los valores que determinarán la tendencia del indicador. Incluir un gráfico en el panel Arrastre el icono de gráfico a la posición final en el panel. Puede configurar el indicador asociado y el tipo de gráfico. Pág. 29

30 Incluir el detalle de un indicador en el panel Arrastre el icono de detalle a la posición final en el panel. Puede configurar el título del gráfico, el indicador asociado y la dimensión de detalle de entre las que están asociadas al panel. Pág. 30

31 Dimensiones del panel Los indicadores de un panel pueden ser analizados por varias dimensiones: cliente, producto, centro de costes, delegación Configure las dimensiones que corresponden a su panel pulsando el botón Dimensiones Puede seleccionar las dimensiones desde los selectores. Las dimensiones que aparecen dependen de los indicadores que haya seleccionado en el panel. Las dimensiones van apareciendo en la parte superior del panel a medida que las va introduciendo: Vistas de análisis Los valores de los indicadores se comparan entre meses, años, acumulados, objetivos.. Esto se hace seleccionando una vista desde la parte superior del panel. Al crear un panel se definir automáticamente varias vistas estándar que son las que se muestran en esta imagen pero usted puede configurar otras nuevas desde la opción Vistas del panel: Defina nuevas vistas indicando las columnas que la forman: Pág. 31

32 Cálculo del panel Una vez tenemos diseñado el panel y desarrollados los indicadores llega el momento de calcular cada uno de ellos. Para ello pulsamos la opción Cálculo del menú que nos da paso a un nuevo menú con tres opciones. Carga información Esta opción permite seleccionar un fichero Access (o Access comprimido en ZIP) con la información de su sistema informático en un formato determinado Se carga dicha información y se calcula el panel. Medidas manuales Cálculo del panel Se abre una pantalla en donde se pueden modificar las medidas de forma manual o crear otras nuevas. Calcula el cuadro de mando a partir de las fórmulas de cada indicador y su información de conexión. Como resultado tenemos en unos segundos el panel con los valores correspondientes a cada indicador. En general, cada indicador tiene sus medidas precalculadas y es lo que se hace en este proceso de cálculo. Pág. 32

33 Diseño de cuadros de mando Un cuadro de mando tiene un carácter estratégico que incluye el estudio de la empresa, la definición de sus objetivos, diseño del plan estratégico, mapa estratégico e indicadores. Menú administrativo Siendo administrador usted tendrá acceso a opciones que los usuarios finales no conocen. Estas son las que le permiten definir la estrategia de la empresa, desarrollar los indicadores y diseñar los cuadros de mando y los informes. Accederá a las más importantes desde el mismo el menú O bien pulsando la opción Asistente del menú Administración Las opciones administrativas son las siguientes: La opción de conexión al sistema informático y desarrollo de indicadores ya ha sido presentada al inicio de este documento. Nota: este documento se basa en el desarrollo de un cuadro de mando desde su inicio. Pág. 33

34 Presentar la empresa Presentar la empresa y conocer sus aspectos básicos es indispensable antes de desarrollar su plan estratégicos. Esta presentación incluye aspectos administrativos, de negocio y la misión, visión y valores. De esta forma los trabajadores conocerán mejor la historia y actividad de la empresa en la que se encuentran. Pulse la opción Presentar la empresa del asistente Pulse el botón Salvar una vez haya completado la información... Pág. 34

35 Desarrollo de los cuadros Los indicadores se presentarán en cuadros de mando. Es necesario desarrollar cada uno de ellos y eso implica varias tareas: Crear los cuadros de mando que necesita Incluir los indicadores que aparecerán en los mismos Configurar las dimensiones de análisis de cada cuadro Diseñar de qué forma comparará las medidas de los indicadores Nota: por ahora nos limitamos a trabajar con cuadros de mando operativos. En un capítulo posterior hablaremos de los estratégicos que incluyen mapas, análisis DAFO, objetivos, iniciativas... Pág. 35

36 Qué cuadros necesita? La gestión de sus cuadros de mando se realiza desde la opción Qué cuadros necesito? del asistente Se mostrará una pequeña pantalla en donde creará el cuadro de mando que necesita Al salvar y cerrar la ventana aparecerá el cuadro en la zona de menús Y tendrá el nuevo cuadro de mando creado aunque lógicamente seguirá vacío ya que aún no ha desarrollado ningún indicador. Nota: no puede haber dos cuadros o paneles con el mismo nombre. Pág. 36

37 Cuadros de mando estratégicos Habrá observado que el cuadro de mando tiene la opción de definir el cuadro como estratégico. Si lo hace así tendrá acceso a las opciones de gestión estratégica de CloudKPI y que consisten en la posibilidad de realizar un análisis DEO, DAFO y la definición de planes de acción, objetivos, perspectivas y diseñar mapas estratégicos. Todos estos temas se explican más adelante y por el momento los ejemplos se refieren a cuadros de mando operacionales (y no estratégicos). Pág. 37

38 Qué indicadores necesito? En el cuadro de mando aparecerán los indicadores que le ayudarán a gestionar la empresa. En esta opción añadirá los indicadores, ya sean estándar o bien creados a medida. La opción Qué indicadores aparecen? del asistente da paso a la pantalla en la que se diseñan los títulos, subtítulos e indicadores que aparecen en el cuadro de mando así como su disposición en el mismo. Inicialmente esta pantalla aparece vacía al no haber ningún indicador en el cuadro de mando. Pág. 38

39 Añadir un título al cuadro En el cuadro de mando se incluirán indicadores pero también otros textos que ayudan a su comprensión. En este ejemplo se trata de las líneas marrones obscuras y claras. Para añadir un título haremos lo siguiente: Escriba el texto correspondiente y pulse en los botones añadir un título o añadir un subtítulo Automáticamente aparecerá el título en una visión previa del cuadro de mando. Pág. 39

40 Añadir un indicador al cuadro Para añadir un indicador debe seleccionarlo de la lista que se ofrece y automáticamente aparecerá en el cuadro de mando. Nota: puede seleccionar primero el Área y de esta forma solo aparecerán indicadores correspondientes a la misma. Al añadir títulos, subtítulos e indicadores se va actualizando el cuadro de mando Pág. 40

41 Propiedades de un indicador en el cuadro Cada uno de los indicadores incluyen algunas características que determinan la forma en la que se presentan en el cuadro de mando y su comportamiento. Estos son los atributos: Nivel Formato Determina la apariencia del indicador. El nivel 1 es equivalente a un título y el 6 es de un texto normal. Como se presentará el indicador: número, porcentaje, decimales, importe Este formato tiene preferencia respecto al que se haya definido con carácter general para el indicador. OK si sube Determina si es bueno que un indicador disminuya su valor, como por ejemplo en un coste. Esto ayuda a determinar los colores con los que se presenta el indicador. Excelencia, alerta y tolerancia Determina los porcentajes que hacen variar los colores de presentación del indicador cuando se comparan con los de otro año o mes. Si la diferencia porcentual de un indicador (ya sea respecto a otro año o mes) está +/- dentro del valor de la tolerancia este aparecerá en negro. Verde y amarillo si superan o están por debajo de la tolerancia y azul y rojo si superan la excelencia y alerta. Graf evolución inverso Cambia la dirección de presentación de un indicador. Pensado para aquellos indicadores que por naturaleza son negativos, como los costes. Informe Informe asociado y al que se puede enlazar automáticamente el indicador Otras consideraciones El mismo indicador puede aparecen en varios cuadros y en cada uno de ellos puede tener un diseño diferente. Pág. 41

42 Dimensiones de análisis Todos los cuadros e indicadores tienen unos atributos que nos permiten analizar la situación de la empresa en detalle. En unos casos corresponden con la estructura física de la empresa como son las delegaciones, países, regiones, planta o almacenes. En otros casos dependerán del negocio. Por ejemplo departamentos, servicios, grupos de clientes y clientes, familia de productos y productos, centro de costes Estos atributos se llaman dimensiones de análisis y durante el desarrollo de los indicadores ya se han definido cuales son y a que campos de las tablas están asociados. Desde la opción Qué dimensiones tiene el cuadro? del asistente accederá a la pantalla en la que definirá cuales son las dimensiones usadas en la empresa y de esas, las que aparecerán en el cuadro. Seleccionar las dimensiones del cuadro de mando Un cuadro de mando puede analizarse hasta por 8 dimensiones. En este ejemplo trabajaremos con un cuadro comercial que se analizará por cliente, vendedor y categoría de productos. El texto corresponde a la forma en que será conocida la dimensión en el cuadro de mando actual. Es posible que la misma dimensión conceptual, por ejemplo Empleado aparezca con nombres diferentes en cada cuadro de mando. Por ejemplo Trabajador en el cuadro de RRHH y Vendedor en el cuadro comercial, aunque nos estamos refiriendo a lo mismo. Nota: los valores de las dimensiones de análisis se actualizan automáticamente en el proceso de cálculo. Pág. 42

43 Cómo comparar las medidas? Las medidas solo tienen sentido si se comparan entre diferentes periodos o con objetivos. Normalmente no verá las medidas en un periodo determinado sino que verá la comparativa entre varios meses, trimestres, semanas, acumulados CloudKPI permite mostrar las medidas tal y como desee, pero seguro que hay algunas comparativas que se pueden considerar estándar dentro de la empresa. Al ejecutar la opción Cómo comparará las medidas? desde el asistente aparecerá una pantalla en donde definir estas vistas estándar. Al crear un nuevo cuadro de mando ya se crean varias vistas que usted puede eliminar, modificar o añadir otras que se adapten a sus necesidades. Al crear una vista defina la descripción que verán los usuarios y seleccione las columnas, hasta 6, que se mostrarán al seleccionar la vista. También puede determinar que se muestre la diferencia absoluta y relativa entre las columnas que determine. Pág. 43

44 Actualizar el cuadro de mando Una vez que ya hemos desarrollado el indicador y como calcularlo y también como se mostrará en el cuadro de mando tan solo falta calcularlo. Desde el asistente tendrá acceso a las opciones de actualización... La mayoría de estas funciones deben ser utilizadas tan solo por el personal técnico. La que corresponden al administrador son las siguientes: Configuración del cálculo Normalmente el cálculo de los indicadores se realizará de forma correcta sin necesidad de más preocupación. Pero hay varias opciones que pueden ser interesantes a tener en cuenta. La pantalla de Configuración del cálculo determina los siguientes parámetros: Determinar si el calendario que se utiliza es el natural o bien un calendario especial en el que se determina a qué semana, mes y trimestre se asocia cada una de las fechas. Por ejemplo se puede determinar que un mes empieza a partir del primer lunes del mes natural. Se determina si se verá el acumulado de todos los valores de una dimensión. Se determina un módulo de conexión que facilita la conexión a un ERP. Pág. 44

45 Calculo del cuadro de mando Al pulsar el botón de cálculo deberemos esperar unos segundos, o minutos, hasta su finalización. El tiempo dependerá de la cantidad de indicadores y de su complejidad. Es muy habitual que no se calculen correctamente los indicadores a la primera. Hay muchos factores que intervienen y todos deben ser correctos. En caso de error de cálculo aparecerá un mensaje que ayudará al responsable técnico a determinar el motivo del error y que normalmente es el hacer referencia a campos que no existen. Pág. 45

46 Validación del indicador A partir de este momento debe empezar el proceso de validación y para ello utilizar las herramientas de análisis en detalle de los indicadores o las tablas dinámicas. Pág. 46

47 Diseño de otras pantallas del cuadro de mando En capítulos anteriores hemos diseñado el cuadro de mando básico con sus indicadores y textos explicativos. Ahora vamos a presentar otras opciones de presentación de pantallas asociadas con el cuadro de mando. Estas son los paneles gráficos y panel de resumen. Panel gráfico El panel gráfico presenta varios gráficos, hasta 16, que representan diferentes visiones de los indicadores. Acceda a este panel desde el cuadro de mando El panel presenta una parte superior que permite configurar los paneles que aparecerán. Seleccione el panel, el indicador que aparecerá, el tipo de gráfico, el título y sálvelo. Como resultado tendrá los mismos indicadores que en el cuadro de mando pero con una apariencia más interesante e intuitiva. En cada uno de los gráficos y dependiendo de cual sea su tipo puede ver la evolución por semanas, meses y trimestres o bien agrupado por diferentes dimensiones de análisis. Pág. 47

48 Panel de resumen El panel de resumen permite ver varios indicadores a la vez detallados por una dimensión. Se trata de una extensión de la pantalla de detalle pero en lugar de presentar un solo indicador mostrará varios. Se accede desde la pantalla del cuadro de mando... El panel presenta una parte superior que permite configurar los informes de resumen de este cuadro de mando. Seleccione o cree el informe y seleccione los indicadores y posición en que aparecen así como la dimensión de análisis. El informe tendrá una apariencia parecida a esta. El administrador puede crear tantos informes de resumen como desee y los usuarios pueden modificar los indicadores que aparecen así como la dimensión de análisis pero sin posibilidad de salvarlo. Pág. 48

49 Desarrollo de los informes CloudKPI permite analizar los indicadores a partir de informes de gestión que muestran en forma de listado o de tabla dinámica su información. Nota: Los listados se desarrollan a partir de la información existente de las tablas del Datamart. Esta información se llama metadatos y su configuración depende del director técnico. Nota: Desde varias pantallas del programa, especialmente desde el cuadro de mando puede analizar los indicadores mediante tablas dinámicas y ver los registros que lo componen. En estos casos no es necesario desarrollar nada ya que forma parte del mecanismo de funcionamiento de CloudKPI. Grupos de informes Los informes están agrupados de forma que cada departamento pueda seleccionar los suyos. El administrador puede crear, salvar y eliminar los grupos de informes. Posteriormente se asociará cada informe a un grupo. Diseño de los informes Los informes se ejecutan a partir de la información existente en la base de datos IRIsData y el administrador diseñará los informes que estarán al alcance de los usuarios finales. Consideramos dos tipos de informes: tablas dinámicas y listados. En ambos casos para crear un informe es necesario indicar primero el grupo al que pertenece, el nombre del informe y la tabla de metadatos en donde buscará la información. Pág. 49

50 Tablas dinámicas Al trabajar con informes de tipo tabla dinámica, usted puede seleccionar los campos que formarán una matriz con todas sus combinaciones (o sea, el análisis multidimensional de MSExcel en las tablas dinámicas) y los criterios de selección. En este ejemplo se desea conocer el volumen de ventas correspondientes al año pasado de cada uno de los Vendedores, Productos y Países: El administrador verá cual es la consulta SQL que se ha ejecutado. Nota: como limitación se permiten ver hasta 12 valores horizontales. Pág. 50

51 Opciones de las tablas dinámicas Hay varias opciones que determinan los registros que aparecen en el listado y que añaden una columna final de valores y porcentajes. Sin repetidos En listados ordenados elimina los valores que son iguales a los de la línea ante- Con valor Solo muestra líneas que tengan un valor. Sin % Sin valor final. Dif.rel. Muestra la diferencia respecto al valor de la línea anterior que sea del mismo gru- Dif.abs. Muestra la diferencia relativa respecto al valor de la línea anterior que sea del % Muestra el porcentaje que representa la última columna con valor del listado res- % grupo Muestra el porcentaje que representa la última columna con valor del listado res- Desde esta misma pantalla puede exportar la información a Excel y también ver los registros que conforma la información presentada en la tabla dinámica. Pág. 51

52 Listados Los listados son informes que muestran de forma secuencial los campos de la tabla. Un asistente permite seleccionar los campos de selección, agrupación y ordenación que formarán la sentencia SQL definitiva, así como criterios de selección: Y que al ejecutar muestran el listado correspondiente: Y la sentencia SQL que el administrador puede modificar para adaptarla a sus necesidades. El botón Edit SQL genera la sentencia SQL que corresponde a los campos y criterios seleccionados. Y el botón Ejecutar ejecuta el listado. Finalmente los botones de gestión permiten crear nuevos listados, salvarlos, eliminarlos y cancelar la edición. Pág. 52

53 Listados con parámetros en las fechas Muchos informes se ejecutarán para ver registros de un periodo determinado: mes actual, año actual, año anterior... Al seleccionar un campo de tipo año o mes CloudKPI le da la opción de incluir un parámetro a la instrucción SQL: Este parámetro se substituirá por el valor correspondiente al ejecutar el listado. Parámetros de funcionamiento Aquí se configuran parámetros que afectarán al funcionamiento del programa. Número de registros en listados Determina el número máximo de líneas que se presentan en los listados. Si deja 0 tan solo mostrará los 1000 primeros. Número de registros para aviso Al ejecutar un listado muestra el aviso en caso de que el mismo supere el número indicado dé registros. Ambos parámetros evitan la ejecución de listados con un número tan elevado de registros que colapsaría al navegador web. Pág. 53

54 Definición de la estrategia La gestión estratégica supone un avance extraordinario dentro de la dirección de la empresa. Es la diferencia entre controlar lo que pasa actualmente y planificar el futuro. CloudKPI incluye funcionalidades que facilitan la definición de la estrategia como son los Análisis DAFO, matriz DAFO, objetivos, inductores, planes de acción y mapas estratégicos y a las que accederá desde el menú administrativo. Estas opciones están accesibles en aquellos cuadros con la opción Cuadro estratégico activada. Análisis DAFO Se trata de la herramienta estratégica por excelencia y con la que conocerá las fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades de su organización. Seleccione el tipo y posteriormente describa el elemento de análisis. Cada elemento del análisis DAFO aparecerá en la matriz DAFO más abajo tal y como se explica a continuación. Pág. 54

55 Matriz DAFO Como resultado del análisis DAFO se realizará una lluvia de ideas que tendrá presentará el aprovechamiento de las fortalezas y oportunidades a favor para vencer las debilidades y amenazas. Pág. 55

56 Temas, perspectivas, vectores, objetivos, relaciones causa-efecto y mapa El análisis DAFO nos da las pistas para decidir cuales serán los temas, perspectivas, objetivos estratégicos de la organización y relaciones de causa y efecto entre estos últimos. En esta pantalla se enumeran cada uno de ellos con su descripción, comentarios a la vez que van apareciendo en el mapa estratégico y en el cuadro de mando de ejemplo. Pág. 56

57 Crear elementos estratégicos Pulse el botón de nuevo elemento, rellene la información que corresponda. En este ejemplo se trata de una perspectiva con su nombre y comentario. Los temas y perspectivas aparecerán automáticamente en el mapa estratégico y mediante los botones de posición podrá escoger donde irán colocados. Al añadir un objetivo este también aparecerá en el mapa estratégico pero para posicionarlo deberá pulsar sobre el círculo que representa al objetivo y que tendrá otro color y cambiar su posición hasta el lugar definitivo. Nota: los temas estratégicos y las relaciones causa-efecto tan solo aparecen en el mapa y no en el cuadro de mando. Pág. 57

58 Vectores Los vectores nos permiten asociar los objetivos y de esta forma en el mapa estratégico podremos seleccionar un vector y ver tan solo los objetivos asociados al mismo. Crearemos los vectores Y asociaremos cada objetivo a uno o varios vectores... Pág. 58

59 Inductores y Planes de acción Para cada objetivo se derivarán los inductores que permitirán su cumplimiento y en cada caso un plan de acción con las actividades planificadas. Pág. 59

60 Gestión de los usuarios Desde la opción Usuarios del Menú principal se accede a la pantalla que permite gestionar los grupos de usuarios y usuarios que tendrán acceso a la aplicación. Grupos de usuarios y usuarios Trabajaremos con grupos de usuarios que comparten visibilidad y permisos de acceso. Posteriormente asociaremos cada usuario a un grupo. Nota: existen tres grupos de usuarios básicos y que no se pueden eliminar: Administradores, Administradores financieros, Usuarios y Usuarios Invitados. Con el selector superior puede seleccionar el usuario o grupo de usuarios con el que trabajar... La pantalla muestra la información del usuario y la del grupo al que pertenece con sus características y visibilidad. Pág. 60

61 Visibilidad La visibilidad de un usuario es la posibilidad que tiene en acceder a los diferentes objetos del programa, ya sean cuadros de mando, informes y campos y dentro de estos a que registros tiene acceso. Para definir la visibilidad primero hay que enumerar los objetos a los que tiene acceso un grupo de usuarios. Esto se hace mediante los selectores Tipo objeto, Ítem y Campos. Al configurar un usuario hay que decir a que grupo pertenece y de esta forma se asocia a los objetos visibles por el grupo. Por otro lado el usuario puede tener acceso tan solo a unos registros determinados que se configuran indicando la visibilidad a nivel de usuario de la siguiente forma... Dim1 = Mataró quiere decir que un usuario tiene acceso tan solo a las medidas cuya primera dimensión (posiblemente Delegación) sean de Mataró. Puede añadirse expresiones más complejas que afecten a varios valores o dimensiones: Ejemplo: Dim1 in ( Mataró, Vierlas ) and Dim2 = Servicio Pediatría Nota: los usuarios que pertenecen al grupo Administradores tienen acceso completo a toda la información. Pág. 61

62 Permisos del usuario Aparte de la visibilidad también debemos dar permisos de ejecución a cada usuario. Esto también se hace desde la pantalla del grupo de usuarios teniendo las siguientes posibilidades: Ver global Exportar a Excel Acceso a reporting Acceso a Estrategia Gestión usuarios Calcular Permite que el usuario vea la información global de los indicadores y no solamente los de las dimensiones que le corresponden. Permite que el usuario exporte a Excel los cuadros e informes mostrados en pantalla. Permite acceder a los informes Permite acceder a las opciones de Estrategia y Mapa estratégico Permite acceder a la gestión de usuarios y cambiar la contraseña Se da permiso al usuario para calcular el cuadro e indicadores Definición del usuario Al configurar los usuarios encontrará la siguiente información: Código Debe ser de 6 caracteres como mínimo y se solicita para acceder al programa. Grupo de usuarios Si trabaja con un usuario informa el grupo de usuarios al que pertenece. Contraseña Debe ser de 6 caracteres como mínimo y se solicita para acceder al programa. Idioma Comentarios Idioma por defecto como se presentará el programa. Información administrativa y comentarios del usuario. La información básica necesaria para un usuario es el código del usuario, nombre, grupo al que pertenece y contraseña. Pág. 62

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