PROCEDIMIENTO ANULACION/ELIMINACION DE BOLETAS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO ANULACION/ELIMINACION DE BOLETAS El manual descrito a continuación, es de apoyo para la realización adecuada de la eliminación y/o anulación de boletas, para aquellos establecimientos que no se encuentran operando con la boleta electrónica. Del menú indicado anteriormente, las opciones utilizadas son: Anulación / Eliminación de boletas Anulación de boletas no usadas Del menú indicado anteriormente, las opciones utilizadas son: Cierre y rendición de caja Recalculo saldo diario 1

2 Del menú indicado anteriormente, las opciones es: Bloqueos de fechas para módulos Del menú indicado anteriormente, las opciones es: Trazabilidad de un Cheque / Boleta 2

3 Bloque de Fechas para Módulos El procedimiento se inicia, realizando el desbloqueo de fechas de las cajas a anular, en la cual se indican aquellas que se han realizado cierres. El usuario debe desmarcar las fechas marcadas con un ticket en la columna Bloqueo?. Esta opción de bloqueo de fechas, es un procedimiento que se activó con la nueva estructura de emisión de boletas electrónicas y es compatible con los colegios que aún no se encuentran emitiéndola. Si la caja se encuentra abierta, este procedimiento no es necesario, puesto que la fechas se marcan con el cierre de caja, considerando las siguientes situaciones: Colegios con boleta electrónica Colegios que no tienen boleta electrónica o no se han realizado cierres de caja en el periodo

4 Opción anulación de boletas con caja cerrada Cuando la caja se encuentra ya cerrada, el usuario debe anular el cierre de caja, hasta la fecha en donde se detectaron las inconsistencias, procedimiento que se realiza fecha a fecha ya que esta aplicación siempre lo hará utilizando la fecha del último cierre. Para anular la caja en la fecha indicada, el usuario debe marcar la opción respectiva, Presionando el botón, permite acceder a las opciones de proceso: Presionando el botón señalada., permite iniciar el proceso de anulación de la caja en la fecha Una vez establecida la(s) anulación(es) de la fecha(s) de la(s) caja(s), el usuario debe comenzar a realizar las modificaciones que estime necesarias, teniendo las siguientes consideraciones: 4

5 Si el usuario anula elimina una boleta cuyo pago es en efectivo, solo debe rehacer el depósito en efectivo realizado y recalcular el saldo diario de la caja.. Si se anulan boletas, deben estar a la vista todas las copias. Si se anulan o elimina una boleta cuyo pago es con cheque o tarjeta, las cancelaciones quedan vigentes en la caja, por lo que se abren una serie de opciones dependiendo del error que se está corrigiendo: Ingresaron erróneamente el número del cheque o monto Ingresaron erróneamente el número de la tarjeta o monto Por error se anuló una boleta que debe activarse en la caja, incluidos los pagos Ingresaron erróneamente un número de boleta Se emitió una boleta erróneamente a otro alumno Omitieron ingresar boletas a una caja, el cual incluye también sus pagos Ingresaron erróneamente el número del cheque o monto Recálculo de saldos Esta aplicación, permite actualizar los saldos de los diferentes movimientos de ingreso y egreso de la caja. Este procedimiento es obligatorio, puesto que les permite realizar la cuadratura de las cajas diarias. El descuadre no es informado por esta aplicación, ya que le permitirá cotejar con los dineros físicamente recaudados. 5

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7 Esta aplicación permite realizar los siguientes tipos de movimientos que afectan a la caja: Depósitos de cheuqes Depositos de efectivo Traspaso de tarjetas de crédito Cualquier otro ingreso o egreso que el recaudador(a) deba registrar en la caja. 7

8 CIERRE DE CAJA En esta aplicación se realiza el cierre de los movimientos ingresados durante el día de una caja. Genera el nuevo saldo hacia el día siguiente. Mediante esta aplicación, se pueden emitir copias de cajas de días anteriores y/o anular cierres de cajas anteriores. Esta Password es la misma utilizada para la asignación de becas y eliminación de rebajas. Si este proceso no es realizado al finalizar el día, la recaudadora no podrá ingresar movimientos de caja al día siguiente, por lo que es un proceso obligatorio. Emite además, un informe resumen de los movimientos por los distintos conceptos de caja ingresados. La pantalla siguiente, corresponde a la distribución del efectivo recaudado en el día, la cual se realizar una vez que se proceda a realizar el cierre de caja definitivo. 8

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10 INFORME CIERRE DE CAJA 10

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