REGLAMENTO REGULACIONES GENERALES PARA LA PARTICIPACION DE LA EMPRESA PRIVADA EN LOS EVENTOS INTERNACIONALES CAPITULO I. De las definiciones

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1 En cumplimiento del acuerdo de Junta Directiva tomado en sesión No. 5185, artículo único, inciso III, del 1 de julio del presente año, publíquese el siguiente REGLAMENTO REGULACIONES GENERALES PARA LA PARTICIPACION DE LA EMPRESA PRIVADA EN LOS EVENTOS INTERNACIONALES CAPITULO I De las definiciones Artículo 1º. Para los efectos de las presentes regulaciones se entenderá por: a) Instituto: El Instituto Costarricense de Turismo. b) Departamento de Promoción: La unidad del Instituto encargada de coordinar la participación de Costa Rica en las ferias y eventos internacionales. b) Cuota de participación: Monto que debe cancelar cada empresa turística por concepto de su participación en cada feria internacional. c) Empresas o Participantes: Las asociaciones debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad cuyo objetivo principal sea el turismo y reúnan los requisitos señalados en este Reglamento, así como las empresas declaradas turísticas por el Instituto Costarricense de Turismo. d) Eventos Internacionales: Ferias, Trade shows, Road shows, Work shows, Caravanas y otros eventos de promoción turística de Costa Rica en el exterior, en los cuales tenga participación el Instituto Costarricense de Turismo. e) Área: Espacio asignado al Instituto dentro del recinto ferial. f) Mesa de Negociación: El espacio asignado dentro del área, a una o dos empresas como máximo. g) Declaratoria Turística: Reconocimiento otorgado por la Gerencia del Instituto, a las empresas que estén relacionadas directa o indirectamente con el turismo y que han cumplido con una serie de requisitos técnicos, legales y económicos, de conformidad con el Reglamento de Empresas y Actividades Turísticas. h) Coordinador del área: funcionario del Departamento de Promoción, quien deberá tener las facultades suficientes para resolver cualquier situación o conflicto que se presente entre los organizadores, proveedores de servicios, la empresa privada y el Instituto, durante la realización del evento.

2 CAPITULO II De los trámites internos del ICT Artículo 2º.- Para la correspondiente aprobación de la Junta Directiva, el Departamento de Promoción, con la debida antelación, recomendará las ferias internacionales en las que se participará, indicándose el objetivo y la meta del Plan Anual Operativa a cumplir así como la partida presupuestaria correspondiente. Artículo 3º.- El Departamento de Promoción presentará a la Junta Directiva para su aprobación, el cupo disponible por feria y el monto de la cuota de participación que deberá cubrir cada empresa participante, teniendo en cuenta que para el caso de las empresas con certificado de sostenibilidad turística tendrá un incentivo que las exonera parcial o totalmente de la cuota de participación como sigue: - Empresas con cinco niveles no deben pagar la cuota. - Empresas con cuatro niveles pagan un veinte por ciento de la cuota. - Empresas con tres niveles pagan un cuarenta por ciento de la cuota. - Empresas con dos niveles pagan un setenta por ciento de la cuota. - Empresas con un nivel pagan un ochenta por ciento de la cuota CAPITULO III De las empresas participantes Artículo 4º.- Podrán inscribirse y participar, las Cámaras de Turismo, las Asociaciones de Turismo y todas aquellas empresas que cuenten con la declaratoria turística en firme. Todas las empresas deberán encontrarse al día y a derecho, ante el Instituto, con las obligaciones que establezcan las leyes, el presente reglamento y demás reglamentos vigentes, cumpliendo además con lo siguiente: a) Encontrarse al día con respecto a los requerimientos de suministros de información para la cuenta satélite. b) Haber cumplido regularmente con su responsabilidad indicada en su Contrato Turístico, de facilitar servicios y productos para efectos promocionales y de capacitación de acuerdo a lo establecido en cada contrato. c) Cuando se conozca que una empresa no está sumiendo su responsabilidad, el Comité de Mercadeo ICT-CANATUR hará las recomendaciones para que se proceda con las acciones legales correspondientes. Las asociaciones y cámaras solamente podrán inscribirse si se encuentran al día en sus obligaciones ante el Instituto.

3 Para estos efectos, el Departamento de Promoción, será la unidad encargada de coordinar con los departamentos correspondientes el cumplimiento de la presente norma. Artículo 5º.- Las fechas límites para la presentación de los documentos de participación en las ferias serán determinadas y comunicadas oportunamente por el Departamento de Promoción. Artículo 6º.- Para la inscripción en las ferias, solamente se tomarán en cuenta las empresas que presenten la documentación completa ante el Departamento de Promoción. Para tal efecto, dicho departamento verificará que se presente la documentación requerida, poniendo el sello correspondiente. Toda la información aportada por las empresas participantes para las ferias se mantendrá en forma confidencial. El Departamento de Promoción, únicamente podrán aceptar participaciones extemporáneas cuando se reúnan las siguientes condiciones: - que queden cupos disponibles en el área de la feria, a criterio del Departamento de Promoción, después de la fecha de cierre preestablecida por ese Departamento. - que no se afecten los intereses de los otros participantes a criterio del Departamento de Promoción. - que a más tardar su solicitud se presente con cuarenta y cinco días de anticipación a la realización del evento, bajo el entendido de que el Departamento de Promoción no podrá garantizar la inclusión de estas empresas en las guías y en casos muy particulares se podrá recomendar la aceptación de la participación de una empresa en un plazo más corto. - que confirmada su participación al evento por el Departamento se cancele la cuota respectiva, en un plazo máximo de dos días. Artículo 7.- Las empresas que podrán participar conjuntamente con el Instituto en los eventos, serán determinadas por medio del sistema de clasificación estipulado en el artículo 8 de este reglamento. La clasificación corresponderá a un comité de tres personas, a saber, el Jefe del Departamento de Promoción y dos técnicos de dicho Departamento a elegirse por el Jefe de Promoción del Instituto. En casos de ausencia de dicha jefatura, ésta podrá sustituirse por su asistente. Artículo 8.- El sistema de calificación constará de una tabla de ponderación que calificará los siguientes aspectos de empresas y los ejecutivos que las representen.

4 DE LA EMPRESA (50% DEL PUNTAJE GENERAL) a) Tener contactos con mayoristas en los países de los mercados metas que atiende la feria de conformidad con lo establecido por el Instituto. PUNTAJE: 25%. Para lo cual deben aportar la siguiente información, mediante una Declaración Jurada. - Nombre del mayorista (s) - Años de operar del mayorista en Costa Rica - Años de operar del mayorista en otros destinos - Movimiento de pasajeros hacia Costa Rica durante los últimos dos años por año - Copias de catálogos, folletos, publicaciones que justifiquen el trabajo realizado por la mayorista. c) Folletería de la empresa en idioma inglés y en el idioma nativo del país donde se realiza la feria. PUNTAJE 15% Folletería idioma inglés 5% Folletería idioma nativo 10% e) Contar con una página o sitio Web en Internet donde se encuentre información sobre la empresa y sus servicios. PUNTAJE: 10% DE LOS EJECUTIVOS QUE REPRESENTAN A LA EMPRESA (50% DEL PUNTAJE GENERAL) En caso de participar dos representantes por empresa, se promediará la calificación entre ellos. a) Años de experiencia en el mercadeo turístico internacional. PUNTAJE: 15% Menos de 2 años 0% De 2 a 5 años 10% Más de 5 años 15% b) Carta de compromiso del apoderado legal de la empresa que acredite al representante (s) con plenos poderes para negociar ante los mayoristas a nombre de la empresa que representa. Deberá indicarse claramente el nombre del representante (s), del puesto (s) y el nombre del sustituto. PUNTAJE: 15 %

5 c) Dominio de idiomas español e inglés y del idioma nativo del país donde se realiza la feria por parte de los representantes asignados por la empresa. PUNTAJE: 15% Idioma español e inglés 5% Idioma nativo 10% d) Participación previa en el mismo evento 5 % Artículo 9. Posterior a la designación, las empresas elegidas deberán realizar el pago de la cuota de participación en los plazos que se indiquen por parte del Departamento de Promoción. En las fechas que indique el Departamento de Promoción, se deberá realizar un depósito inicial correspondiente a un 20% del monto de la cuota, o bien una garantía de cumplimiento, de las aceptadas en la Ley de Contratación Administrativa, que cubra ese 20%. Con un mes de anticipación a la realización de la feria, se deberá depositar el monto restante de la cuota de participación. En caso de que la empresa cancele su participación, se retendrá el 20% de la suma depositada, o bien, se ejecutará la garantía de cumplimiento en caso de que se hubiere rendido. Cuando el Instituto decida cancelar la participación a una feria, se devolverá el monto de dinero depositado o la garantía de cumplimiento según corresponda. Artículo 10.- Con el fin de lograr maximizar las ventas del país en cada feria, el Departamento de Promoción designará los espacios específicos que se requieran dentro del área asignada en cada evento. CAPITULO IV De los derechos y obligaciones de los participantes. Artículo 11.- Son derechos de las empresas participantes: a) Colocar material promocional de sus empresas dentro del exhibidor de material del Instituto, según las áreas designadas para cada sector o actividad. b) Participar en actividades organizadas por el Instituto. c) Asistir con dos representantes. Las asociaciones, cámaras y otros grupos gremiales sólo podrán asistir con un representante.

6 Artículo 12.- Son obligaciones de los participantes: a) Participar en las reuniones de coordinación que organiza la Institución antes y después de los eventos. b) Presentar al Departamento de Promoción, en el formulario respectivo, con al menos 45 días de antelación del inicio del evento, un informe en el cual expongan un estimado del número de empresas con las que esperan establecer un contacto significativo especificando con cuántas de ellas mantienen ya relaciones comerciales. Dicho informe, debe incluir una estimación en dólares del monto de nuevas ventas esperadas como resultado de su participación en el evento. c) Observar dentro de la feria, un comportamiento y presentación acorde a las normas de moralidad, urbanidad, e higiene que dejen en alto el nombre del país. d) Cumplir estrictamente con los horarios y días de funcionamiento de la feria. e) Elaborar y presentar un informe técnico, en el formulario elaborado al efecto por el Departamento de Promoción, de los resultados obtenidos en la feria, dentro de un plazo de diez días hábiles contados a partir de su regreso del evento, que incluya el número de empresas con las cuales lograron un contacto significativo, indicando con cuántas de ellas ya tenían relaciones comerciales, el número de empresas con las que no tenían relaciones comerciales con las que se lograron iniciar relaciones comerciales y la estimación en dólares del monto de nuevas ventas para su empresa que generó su participación en la Feria. f) Ningún participante podrá representar o llevar material promocional de otro prestador de servicios turísticos o de sus asociados. CAPITULO V Facultades del Instituto Artículo 13.- El Instituto nombrará, entre sus funcionarios, un Jefe de Delegación, quien será el de mayor rango y deberá actuar con la mayor diligencia, atendiendo los principios de equidad y justicia. El coordinador del área será el funcionario del Departamento de Promoción, quien deberá tener las facultades suficientes para resolver in situ cualquier situación o conflicto que se presente entre los organizadores, proveedores de servicios, la empresa privada y el Instituto. Artículo 14.- El Instituto no asume responsabilidad alguna con los participantes, por daño, extravío o pérdida de cualquier material ni lesión a persona alguna que pudiere ocurrir durante la participación dentro o fuera del área. Artículo 15.- No se aceptarán dentro del área personas que no estén debidamente acreditadas.

7 Artículo 16.- El Instituto no aceptará ni distribuirá folletería dentro del área de ninguna empresa que no haya pagado su cuota de participación, salvo lo dispuesto en el artículo 21 de este reglamento. Artículo 17.- Corresponde al Instituto: a) Realizar la planificación de la participación del país en cada feria internacional. b) Comunicar al sector privado con suficiente antelación, el listado de las ferias en que participará, así como la fecha en que la actividad tendrá lugar y las fechas límite de presentación de la documentación requerida. c) Informar a los participantes sobre los objetivos, metas y estrategias de mercadeo que se procuran emplear en los mercados metas que se atenderán en el evento, indicando el presupuesto disponible y la reglamentación aplicable. d) Gestionar ante la organización del evento, los trámites correspondientes de alquiler de espacio de Costa Rica. e) Determinar el área requerida por evento según el número de empresas participantes. f) Determinar los lugares dentro del área donde se ubicará el material promocional. g) Enviar únicamente personal capacitado a cada feria el cual se encargará de la organización y coordinación de todas las actividades de la misma. h) Determinar el número de servidores que se requieran en cada Feria, el cual no podrá ser superior a tres funcionarios. En casos extraordinarios, debidamente justificados, podrá designarse a algún funcionario fuera del Departamento de Promoción,.así como contratar en el país donde se realizará la feria, uno o más asistentes para atender el evento. i) Brindar a los medios de comunicación la información necesaria respecto a la participación en los eventos. CAPITULO VI De la evaluación y control Artículo 18.- Durante la realización de cada feria, el coordinador del evento, hará una evaluación de cada una de las empresas participantes que será tomada en cuenta para sus futuras participaciones en ferias, en consulta con otros funcionarios del Instituto que participaron. Artículo 19.- El Departamento de Promoción preparará, en un plazo de treinta días desde la finalización del evento, un informe técnico sobre los resultados obtenidos, que contenga la correlación entre lo estimado y lo logrado, de acuerdo a las metas, objetivos y estrategias previamente establecidas.

8 Artículo 20.- Las empresas participantes que incurran en violaciones a lo dispuesto en la presente regulación o hayan obtenido una evaluación negativa, no podrán participan en el siguiente evento inscrito e igualmente el Instituto podrá valorar la aplicación de otras sanciones, dependiendo de la gravedad de la falta de conformidad con las reglamentaciones vigentes. CAPÍTULO VII Distribución de Material en los días de atención al público en las Ferias Artículo 21.- Solamente en los días de visita de público a la feria, según los horarios que los organizadores de la feria designen, el Instituto podrá asignar un espacio dentro del área de Costa Rica para el material de los mayoristas, agencias de viajes y Tour Operadores que tengan folletería especializada e impresa sobre el producto turístico costarricense. Deberán llevar el material al área de Costa Rica directamente y entregarlo al funcionario del Instituto. El Instituto no asume ninguna responsabilidad sobre este material. Artículo 22.- Deróguese el reglamento denominado Las Regulaciones Generales para las participaciones de la empresa privada en las Ferias Internacionales, publicado en La Gaceta No. 87 del 8 de mayo de 1997 y sus modificaciones. Artículo 23.- Rige a partir de su publicación en La Gaceta.

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