Apéndice 5. LINEAMIENTOS para las CONFERENCIAS y REUNIONES INTERNACIONALES de OMEP
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- Daniel Núñez Blanco
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1 Apéndice 5 LINEAMIENTOS para las CONFERENCIAS y REUNIONES INTERNACIONALES de OMEP Como forma de demostrar el carácter internacional de OMEP y dado que la organización no tiene una sede permanente, el lugar de las conferencias y reuniones internacionales cambia todos los años. Las conferencias y reuniones internacionales son: La Asamblea Mundial, que se realiza una vez al año mínimo; La reunión del Ejecutivo Mundial, que se realiza una vez al año mínimo, y Las reuniones regionales, que se realizan una vez al año mínimo. Las conferencias asociadas son: Los Seminarios/Talleres/Simposios Internacionales El Congreso Mundial, que se realiza una vez cada tres (3) años. Para usar los recursos de manera eficiente, es habitual combinar estos eventos. El objetivo de estos eventos es: Dar a conocer la OMEP a nivel internacional, en un país o región Nutrir las redes regionales Reclutar miembros nuevos Reunir fondos para el funcionamiento del Ejecutivo Mundial Educar a la comunidad Destacar algunos asuntos de carácter nacional o regional y generar publicidad en torno a ellos. Según la audiencia-objetivo en cada tipo de conferencia, los conferencistas son internacionales y provienen de distintos países (en el caso del Congreso Mundial), de la región del país anfitrión (cuando el evento es internacional) y del país anfitrión (si el evento es regional). Se deberían proporcionar servicios de interpretación en los tres (3) idiomas oficiales en las reuniones y eventos oficiales de carácter mundial. En el caso de las reuniones internacionales y regionales, se habla el idioma oficial de OMEP que comparte la mayoría de los miembros y que sirve para efectos de comunicación. En OMEP, es habitual aceptar que los Comités Nacionales ofrezcan ser anfitriones en actividades internacionales. 1
2 1. CONDICIÓN de ANFITRIÓN en las CONFERENCIAS de OMEP Todos los ofrecimientos provenientes de los Comités Nacionales para ser anfitriones de Asambleas Mundiales, del Congreso Mundial y las conferencias asociadas a estos deben ser sometidos a la aprobación de la Asamblea Mundial. Hay determinadas responsabilidades que están en manos de la Asamblea Mundial de OMEP y deberían implementarse a la brevedad para facilitar la tarea del Comité Anfitrión. Entre estas, se incluyen las siguientes: aprobar la fecha y el lugar de la Asamblea Mundial; aprobar la fecha, el lugar y el tema del Congreso Mundial y las demás conferencias internacionales asociadas; proponer los nombres de los charlistas importantes; publicitar los eventos en su propio país. Debe haber comunicación periódica y frecuente entre el Presidente Mundial, la Asamblea Mundial y el Coordinador local. La organización y supervisión fluidas del programa de la Conferencia depende de la cooperación y los esfuerzos combinados entre estos. Responsabilidades del Comité Anfitrión El Comité Anfitrión es el encargado de organizar el lugar para todos los tipos de conferencias. El Comité Anfitrión es el responsable de disponer el contenido y los asuntos prácticos de cualquier seminario en conexión con el Presidente Mundial y el Ejecutivo Mundial. Los contenidos y procedimientos de la reunión de la Asamblea Mundial y del Ejecutivo Mundial son responsabilidad del Presidente Mundial y del Ejecutivo Mundial. En todas las reuniones que se establecen en los estatutos, se deberían proporcionar servicios de traducción simultánea a los idiomas oficiales de OMEP. Los participantes deben ser informados del lugar, fecha y tema con un (1) año de anticipación como mínimo. El Ejecutivo Mundial y el Comité Anfitrión pueden convocar a invitados especiales. Un Comité Nacional que ofrezca ser el anfitrión de la Asamblea Mundial deberá encargarse de que todos los miembros de OMEP puedan obtener la documentación necesaria para ingresar al país. Costos y obligaciones Los costos que debe absorber el Comité Anfitrión son los siguientes: Para la Asamblea Mundial: las salas de conferencia; interpretación simultánea a los idiomas oficiales de OMEP; 2
3 los gastos correspondientes a alojamiento en hotel del Ejecutivo Mundial durante los días de los eventos siguientes: Ejecutivo Mundial y Asamblea Mundial; los costos de viaje del Presidente Mundial; contar con un/a secretario/a en la conferencia. Estos se estipularán en un contrato que será firmado por el Presidente del Comité Nacional anfitrión, el Presidente Mundial y el Tesorero Mundial. Para la reunión del Ejecutivo Mundial: las salas de conferencia; alojamiento en hotel y servicios de alimentación para los miembros del Ejecutivo Mundial durante los días de la reunión. Para las Conferencias Internacionales y el Congreso Mundial: las salas de conferencia; interpretación simultánea a los idiomas oficiales de OMEP; la publicación de los protocolos y documentos en los idiomas con que trabaja OMEP; a los miembros del Ejecutivo Mundial, se les debería cobrar la cuota de inscripción más baja posible. El Comité Anfitrión asume la responsabilidad financiera del Congreso Mundial. El Comité Anfitrión deberá agregar (como mínimo) US$10 a la cuota de inscripción, y esta cantidad se destinará al Presupuesto de OMEP Mundial. Para las Conferencias o Seminarios Regionales: las salas de conferencia. Seminario Internacional y Visitas a Terreno Por lo general, en conexión con esta reunión, se organiza un seminario internacional y se presentan posibles excursiones y visitas. El contenido y los conferencistas son responsabilidad del Comité Anfitrión. El Vicepresidente Regional debería ayudar en esta organización y contactar a personas del lugar en terreno e invitarlas a participar. 2. LA ORGANIZACIÓN de un CONGRESO MUNDIAL Primeros pasos importantes Antes de que un comité local pueda empezar a trabajar en el Congreso, hay que nombrar un/a Coordinador/a en el país anfitrión. Por lo general, es el Presidente del Comité Nacional. Este paso es sumamente importante, ya que esta persona será la responsable principal del Congreso, no sólo en el país anfitrión sino también ante el Ejecutivo Mundial. Es esperable que el Coordinador asista a dos (2) ó más reuniones de la Asamblea Mundial antes del Congreso y entregue informes detallados con un estado de avance en cada reunión. El Coordinador presidirá el Comité Organizador del Congreso, y luego de una 3
4 reunión con su Comité Nacional, determinará la fecha y el lugar del Congreso para lo cual consultará al Ejecutivo Mundial y a la Asamblea Mundial, y recibirá conformación de estos. El Coordinador formará todos los comités de trabajo necesarios para cubrir todas las responsabilidades relacionadas con el Congreso. El Coordinador deberá apoyar el trabajo de todos estos comités, mantener informados a todos los grupos de trabajo y cooperar activamente con ellos. El éxito del Congreso dependerá, en gran medida, del trabajo del Coordinador y de los Comités que forme. Recordatorios 1. Obtener, a la brevedad, la aprobación de la Asamblea Mundial respecto de la fecha y el lugar y publicarlos lo más pronto posible. 2. Identificar el lugar de alojamiento de los participantes y encargarse de que los acuerdos con el hotel queden registrados por escrito. 3. Planificar los aspectos financieros con anticipación: elaborar un contrato con el Tesorero Mundial. 4. Elaborar documentos en cuanto sea posible, de manera que los interesados puedan solicitar financiamiento. Convocatoria a los comités En el país anfitrión, se debería formar, en primer lugar, un Comité Organizador, el que deberá empezar a reunirse, discutir y trabajar inmediatamente después de que la Asamblea Mundial haya aceptado la invitación de realizar el Congreso en ese país. Es de gran ayuda que las personas del Comité Organizador se encuentren en lugares cercanos, debido a la frecuencia de las reuniones que deberán sostener. Los comités se deberían formar de manera de cubrir todas las responsabilidades relacionadas con el Congreso. Los comités deberían cubrir las áreas que se mencionan a continuación: 1. Comité de Programa: contenido y organización del programa 2. Comité de Inscripción: inscripción antes y durante el Congreso 3. Comité de Finanzas: 4. Comité de Servicios de Interpretación: interpretación simultánea a los idiomas oficiales de OMEP 5. Comité de la Ceremonia de Apertura: 6. Comité de Sistemas (IT): apoyo técnico 7. Comité de Tours: tours educacionales y recreativos 8. Comité de Elementos para Exhibición o Exposición: 9. Comité del Bazar Internacional: 10. Comité de Relaciones Públicas. publicidad y relaciones públicas 11. Comité de Evaluación y Resumen: 12. Comité de Documentación: 13. Comité de Eventos Sociales: eventos sociales y acompañantes. 4
5 Algunos Comités Anfitriones están compuestos por los presidentes de todos los comités, los que participan en calidad de miembros del Comité Organizador. Este plan brinda algunas ventajas, ya que todos los comités están bien informados. Sin embargo, significa una carga de trabajo por partida doble para estas personas. Cada comité deberá preparar un informe final por separado, que deberá ser presentado al Coordinador. 1. Comité de Programa La organización del programa es tarea del Comité de Programas local. Su contenido será definido conjuntamente entre este comité y el Ejecutivo Mundial. Cada congreso tiene un tema general, que se basará en el trabajo de OMEP y que deberá ser aprobado por el Ejecutivo Mundial. 2. Comité de Inscripción Este comité deberá cumplir las funciones siguientes: elaborar formularios de inscripción para recolectar información como el nombre, dirección, idiomas que habla la persona que participará, elección de grupos de discusión, selección de actividades; alojamiento de preferencia. En los formularios, se debe informar a los participantes la cuota de inscripción y cualquier otro costo que los Presidentes Nacionales deban pagar antes de la conferencia; asegurarse de que los formularios de inscripción y otros que figuran en la lista sean preparados por el Comité Organizador y la Asamblea Mundial; recibir los formularios, archivarlos y acusar recibo de ellos. La mayoría de estos asuntos se puede hacer a través del sitio web; transferir el material escrito de los participantes al Comité de Programa; transferir el dinero recibido al Tesorero de la Conferencia; mantener un archivo en orden alfabético de todos los participantes; comprar cualquier ticket especial que sea necesario (es decir, para excursiones, grupos de discusión, etc.); preparar sets o sobres con el programa, información sobre el país y la ciudad, un mapa y cualquier otro material relevante. Esta información se deberá entregar a los participantes a su llegada a la Conferencia. 3. Comité de Finanzas El/la presidente/a del Comité de Finanzas es el Tesorero del Congreso, quien, además, es miembro del Comité Organizador y debería tener experiencia en el manejo de cuentas. Se debería abrir una cuenta corriente especial para cubrir las necesidades del comité local en el proceso de preparación de la conferencia y durante esta. En algunos países, una persona nombrada por el Gobierno encabeza este comité si el Gobierno está patrocinando el Congreso. El dinero recibido por concepto de inscripciones debe registrarse y depositarse periódicamente. Las cuotas de inscripción deben usarse para cubrir todos los gastos. OMEP exige que se agregue la suma de US$10 (mínimo) a todos las cuotas de inscripción normales y esta suma será entregada al Tesorero Mundial al término de la conferencia. 5
6 Entre la información detallada sobre los compromisos financieros que el Comité de Finanzas deberá entregar a OMEP, se debería incluir lo siguiente: la cantidad exacta de días que el Comité Anfitrión se hace cargo de los gastos del Presidente Mundial; la cantidad exacta de días que el Comité Anfitrión se hace cargo de los gastos del Ejecutivo Mundial; los costos de contratar la sala de reuniones para el Ejecutivo Mundial y las reuniones de la Asamblea Mundial, incluyendo el costo del té/café durante las pausas; los costos de los servicios de interpretación durante las reuniones de la Asamblea Mundial; contratar al equipo de asistencia técnica, y elaborar los materiales para la Asamblea. 4. Comité de Servicios de Interpretación La tarea de asegurar servicios de interpretación simultánea de alta calidad a los tres (3) idiomas oficiales que tiene OMEP actualmente: inglés, francés y español es esencial para el éxito del Congreso. Si en la ciudad existe una organización internacional que brinde este servicio, se sugiere buscar la asesoría de dicha organización a la brevedad para elaborar una estrategia al respecto. Este es el item más caro al momento de preparar una reunión de carácter mundial. Para todas las conferencias importantes o magistrales (tres por lo general, una en cada idioma oficial de OMEP) y la intervención de los conferencistas en cualquier panel o simposio debe haber servicios de interpretación. Se pueden formar grupos más pequeños que comparten un idioma común, en cuyo caso no se necesita intérprete. En lo referente a los servicios de interpretación simultánea, se debe hacer las gestiones correspondientes a la brevedad y preparar un contrato por escrito para dichos servicios, en el que se especificará qué días y horas estos serán requeridos. 5. Comité de la Ceremonia de Apertura Es labor del Coordinador invitar a autoridades locales, estatales o nacionales a participar en las ceremonias de apertura y de clausura y organizar la distribución de los asientos, además de comunicar los detalles relevantes a las personas involucradas. 6. Comité de Sistemas (IT) Contactar profesionales de sistemas para que participen en la preparación del evento y durante este. 7. Comité de Tours A la mayoría de los participantes, les agrada conocer establecimientos que ofrecen servicios a la pequeña infancia. Este comité debería tomar contacto con establecimientos del área y pedir autorización para llevar visitas a esos lugares. 6
7 Los participantes valoran la variedad en el programa de tours que se ofrece. Si se destinan 2 ½ días a las visitas, es posible conocer distintos tipos de establecimientos educacionales. Proporcionar a los participantes el transporte adecuado durante los días de los tours y contar con una cantidad suficiente de colaboradores requiere una organización acabada y detallada. Estos lugares se deberían contactar con algunos meses de anticipación para realizar los arreglos correspondientes. Durante las visitas a centros o colegios, se recomienda que el director de la organización se reúna con las visitas para responder preguntas. 8. Comité de Elementos para Exhibición o Exposición Este comité debería atender lo siguiente: que el Comité Anfitrión entregue lo que se va a exhibir; que haya elementos para exhibir, de índole comercial y educacional del país, y material escolar, juegos educativos y otros materiales para los niños pequeños; que se invite a los demás países a traer elementos para exhibir. En caso de que se solicite a los demás comités de OMEP que envíen elementos para ser exhibidos, estos deberían recibir instrucciones bien detalladas sobre el tipo y tamaño del material que podrán exhibir. Si se ha decidido un tema en particular, se debe proporcionar esta información también. Se debe dar un plazo realista para la recepción de los elementos que se exhibirán. El objetivo del material que se exhibirá es aumentar el nivel de conocimiento y comprensión de las necesidades para el desarrollo infantil y proporcionar ideas que se puedan desarrollar en otros países con recursos locales. 9. Comité del Bazar Internacional Este bazar permite que los Comités Nacionales con pocos recursos vendan mercadería tradicional de su país. Los fondos recolectados se pueden usar para pagar la cuota anual de OMEP. No obstante esto, todos los Comités Nacionales deben donar parte de sus utilidades a los fondos de OMEP. El Comité Anfitrión debería discutir este tema con antelación con el Tesorero Mundial. Se deberá contar con un lugar adecuado, seguro y con voluntarios de manera que los artículos estén a buen resguardo en todo momento, aunque lo esperable es que los países vendan sus propios artículos. 10. Comité de Relaciones Públicas Hay que preparar la participación de los periódicos, la televisión y la radio del lugar de manera de ayudar al Comité Anfitrión a interpretar debidamente a la OMEP, su historia y objetivos. Es posible que el Ministerio de Educación o los altos mandos de la municipalidad local faciliten los servicios de un especialista en relaciones públicas para que escriba noticias sobre el Congreso. Una universidad o la gerencia de un hotel del lugar pueden ofrecer los servicios si se les solicita. Es aconsejable mostrar el programa organizado a esas personas y discutirlo con ellos. 7
8 Un mes antes del Congreso, hay que tratar de obtener el compromiso definitivo del personal de radio y televisión de entrevistar a los invitados especiales al Congreso. Durante la conferencia, se pueden organizar espacios a diario para la radio y la televisión para que publiciten el Congreso y expliquen los objetivos de OMEP. Las fotos que se tomen en las visitas a los establecimientos educacionales o durante los actos oficiales pueden ser de interés para los diarios o revistas. A los periódicos y a la televisión, se les deberían entregar comunicados de prensa y fotografías. 11. Comité de Evaluación y Resumen Este grupo debería trabajar con el Comité Organizador original para preparar un informe oficial de la conferencia. Por lo general, este informe se usa para la planificación del Congreso siguiente. Es importante que la conferencia sea evaluada como un todo. La evaluación debería cubrir diversos aspectos, entre los que se incluyen los contenidos y la organización, los eventos especiales, los discursos importantes de los conferencistas invitados, la hospitalidad, el transporte, los tours, las visitas y todos los demás servicios involucrados. 12. Comité de Documentación El Comité Anfitrión debería publicar un informe con las conferencias más importantes e intervenciones seleccionadas, que debería ser distribuido a los participantes. Las oficinas centrales de OMEP y el Comité Anfitrión podrán vender este documento con posterioridad al evento. 13. Comité de Eventos Sociales El programa de los eventos sociales debería publicarse con anterioridad a la reunión. En el Congreso Mundial, es habitual que se realice una Noche Internacional. Este evento permite a los participantes y a sus invitados de todos los países que asisten compartir las tradiciones y bailes de su país. El Comité Anfitrión debería asegurarse de disponer un momento y un lugar en el programa para este evento, y que todos los participantes estén en conocimiento de esto con anticipación de manera que se preparen con la debida antelación. 3. SERVICIOS ADICIONALES EN LA CONFERENCIA Servicios de Información Este comité debería instalar una o dos mesas en un lugar destacado donde se realiza el evento. Debería haber, por lo menos, dos (2) miembros locales para responder consultas y entregar orientación. Lo óptimo sería que las personas que entregan información hablaran más de uno de los idiomas oficiales de OMEP. Deben estar familiarizados con la ciudad, el hotel, las instalaciones y el programa. Servicios de Hospitalidad Asignar un lugar de reunión donde los participantes puedan compartir de manera informal con amigos. 8
9 En el lugar de la conferencia, debería haber un grupo de personas que actúen como anfitriones móviles, los que deberían identificarse con algún distintivo o por medio de una placa con su nombre. Las autoridades de la conferencia deberían organizarse para recibir a los conferencistas principales del programa y a los invitados oficiales. Los conferencistas deberían ser recogidos en el terminal al momento de su llegada. Se debería asignar un lugar especial a los representantes de las estaciones de radio, televisión y de los periódicos. El Presidente Mundial es el invitado del país anfitrión. En lo posible, se le debería reservar una habitación especial o suite (con sala de estar y dormitorio) con espacio suficiente para realizar reuniones con el Ejecutivo Mundial u otras Comisiones. El costo de esta reserva es responsabilidad del Comité Anfitrión. Servicios de Transporte En caso de que las reuniones importantes se realicen en auditorios a cierta distancia del lugar de alojamiento de los participantes, se debería proporcionar servicio de transporte. Además, se deben organizar servicios de transporte para trasladar a los participantes a los lugares donde se ofrecen servicios a los niños pequeños. El costo de dichos servicios debería incluirse en la cuota de inscripción. Por lo general, el Comité Anfitrión cuenta con un mesón de recepción en el aeropuerto para dar la bienvenida a los invitados y organizar el transporte al hotel respectivo o entregar orientación al respecto. Servicios de Seguridad Una guardarropía para los abrigos y paquetes permite más movilidad a los participantes. En esta sala, debería haber una persona en todo momento. Además, se puede destinar como oficina de objetos perdidos donde se pueden dejar los objetos que se encuentren y que la persona en cuestión desea recuperar. Servicios de alimentación La gestión del congreso se verá facilitada si los servicios de alimentación ofrecen precios razonables a los grupos y a las personas en un lugar conveniente. Durante el desayuno y el almuerzo, los participantes deberían tener la oportunidad de reunirse para sostener discusiones internas y hacer nuevos amigos. Para la cena, habrá más tiempo de buscar restaurantes de interés y los grupos podrán planificar reunirse en esa ocasión. Es de gran ayuda entregar información detallada sobre los restaurantes cercanos. A media mañana y en la mitad de la tarde, es conveniente hacer una pausa. Alojamiento Es importante que el Comité Anfitrión mantenga comunicaciones efectivas con los hoteles u otras personas que brindan alojamiento de manera de evitar quejas sobre las reservas, la infraestructura y los servicios. Voluntarios Durante la conferencia, se necesitan muchos voluntarios para que realicen labores tales como dar la bienvenida, recibir los vales o comprobantes, orientar, inscribir a los 9
10 participantes, distribuir material, ayudar a los participantes a encontrar transporte, a ubicarse y operar los equipos (técnicos). Los servicios de los voluntarios no son pagados y estos pueden ser miembros del Comité local de OMEP. Estas personas deberían recibir instrucciones claras. Por lo general, a los voluntarios les agrada asistir a algunas sesiones a cambio de sus servicios. Debería ser fácil identificar a los voluntarios. Servicios médicos La secretaría del Comité Anfitrión debería contar con una persona preparada para responder en caso de algún accidente o emergencia que pudieran presentarse durante el Congreso y la Asamblea. Es conveniente tener a mano equipos médicos básicos. En el mesón de recepción, debería haber el nombre de uno o dos médicos que estén dispuestos a cooperar y sus números telefónicos para ubicarlos en forma expedita. Oficina de la Conferencia Durante todos los días del Congreso, debería haber una oficina de la conferencia, con recursos disponibles para satisfacer necesidades urgentes. Para trámites bancarios En lo posible, proporcionar los servicios de un banco para cambiar cheques viajeros, cambiar dinero, etc. Debería abrir una determinada cantidad de horas al día. Nota: si el país anfitrión así lo desea, puede delegar la organización a una agencia comercial. Debe asegurarse de que exista una relación estrecha entre el personal de la agencia y el Comité Anfitrión. En definitiva, el control de la responsabilidad de la organización fluida de las reuniones queda en manos del Comité Anfitrión. 10
1. Lo suficientemente amplios como para realizar sesiones generales ( número máximo?)
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