Previsiones en materia de reuniones y eventos Septiembre 2015

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1 Previsiones en materia de reuniones y eventos 2016 Septiembre 2015

2 1 BIENVENIDOS! BIENVENIDOS! Me complace compartir con ustedes nuestro cuarto informe anual Previsiones en materia de Reuniones y Eventos para En el mismo, proporcionamos las proyecciones de precios por región para el sector hotelero y profundizaremos algo más para ofrecerles detalles sobre cómo se presenta el año en términos de oferta y demanda. Además, en estas proyecciones analizaremos los datos según el tamaño de los grupos y el coste por asistente por región para ayudarle a planificar según su mercado. Por último, ofreceremos recomendaciones en materia de proveedores y tecnología que le ayudarán a generar mayores ahorros, e impulsar la innovación y eficiencia en sus programas de reuniones. Qué es lo que nos traerá el 2016? Se prevé un endurecimiento en las políticas de cancelación de habitaciones, aumento en el coste de las partidas de alimentos y bebidas (F&B) y un mayor enfoque hacia el cumplimiento, particularmente para nuestros clientes del sector farmacéutico. Muchas empresas tratarán de consolidar su gasto combinado para obtener una mayor reducción de costes y mejorar la eficiencia y el control del programa. Todo esto provocará un mayor interés en la Gestión Estratégica de Reuniones (SMM) y su consolidación. El uso de la tecnología está más que nunca en la mente de nuestros clientes, con una generación más joven de asistentes que impulsan la utilización de herramientas como las apps de reuniones. Las compañías con visión de futuro pueden confiar en CWT Meetings & Events para desarrollar una estrategia personalizada con la utilización de aplicaciones que mejoran la experiencia del asistente además de proporcionarle una cuantificación del ROI de la reunión. Confío en que este informe, junto con el asesoramiento de su equipo de CWT Meetings & Events, le ayudará a prepararse para el próximo año. Gracias por confiar en CWT Meetings & Events. Nos comprometemos a seguir esforzándonos en encontrar nuevas maneras de convertir sus ideas en resultados en 2016 y en el futuro. Atentamente, LA PERSPECTIVA DE NUESTRO PATROCINADOR Carlson Rezidor Hotel Group tiene el honor de patrocinar una vez más el informe anual de Previsiones en materia de Reuniones y Eventos para 2016 y colaborar con CWT Meetings & Events. Este año es particularmente especial para Carlson Rezidor, después de que en 2014 nuestra empresa matriz, Carlson, volviera a adquirir la plena propiedad de CWT, acercando todavía más ambas compañías. Carlson Rezidor es un líder global en el sector de reuniones, incentivos, convenciones y eventos con una experiencia inigualable en la planificación y ejecución de eventos de cualquier tamaño, contenido y tipología. Como uno de los grupos hoteleros más grandes y dinámicos del mundo cuenta con más de hoteles en funcionamiento y en proyecto, una presencia que abarca 110 países y territorios. Estamos orgullosos de nuestro alcance global y de contar con las mejores personas que ofrecen el mejor servicio. Nuestra marcas Radisson Blu, Radisson y el Park Inn ofrecen programas de reuniones y eventos diferenciadores. Somos optimistas respecto a 2016 ya que, de acuerdo con las previsiones de la industria, se estima un fuerte crecimiento de la demanda y un ratio de compras cuatro veces mayor. La demanda global sigue siendo fuerte en el segmento de reuniones y eventos con precios atractivos en los mercados secundarios y urbanos. David Moran Executive Vice President CWT Meetings & Events Kaaren Hamilton Vice President Global Group Sales La publicación de CWT Meetings & Events Previsiones en materia de Reuniones y Eventos 2016 es un suplemento de la Previsión Global de Precios del Sector de los Viajes 2016, producido por Carlson Wagonlit Travel en asociación con la Fundación GBTA.

3 RESUMEN GLOBAL MACROECONÓMICO 2 RESUMEN GLOBAL MACROECONÓMICO Mayor fortaleza de EE.UU, recuperación de Europa y mejor panorama de las economías en vías de desarrollo En 2015, la mejoría del rendimiento económico de EE.UU se ha visto contrarrestada por la debilidad económica en Europa y Japón, por la ralentización del índice de crecimiento de China y por la recesión en algunas economías emergentes (ej.: Rusia, Argentina y Brasil). La divergencia resultante entre el rendimiento, la tasa de inflación y la política monetaria ha provocado una ralentización del comercio global y una revalorización considerable del dólar estadounidense (US $). Uno de los principales factores que influyen en la economía global es el bajo coste del petróleo. Los países importadores de petróleo están apreciando los beneficios del aumento de la renta disponible de los hogares y la bajada de los costes empresariales. Pero los países exportadores están sufriendo una caída en picado de los ingresos, una fuerte disminución de la actividad de inversión y tensión en sus balances fiscales. Los desafíos geopolíticos pueden parecer tranquilos por el momento, pero la situación en Ucrania o los conflictos en el Oriente Medio y África podrían entrar en erupción rápidamente, causando picos en los precios del petróleo, agitación de los mercados financieros y restricciones comerciales adicionales. Globalmente, veremos un incremento del PIB hasta el 3,8 % a finales de El siguiente mapa representa las proyecciones regionales del PIB. NORTEAMÉRICA 3,0 % LATINOAMÉRICA Y CARIBE 2,0 % EUROPA 2,1 % NORTE DE ÁFRICA Y ORIENTE MEDIO 3,7 % PROYECCIÓN DEL PIB EN 2016 ÁFRICA SUBSAHARIANA 5,1 % ASIA PACÍFICO 5,5 % FUENTE: Fondo Monetario Internacional, World Economic Outlook Update, abril 2015 FUENTE: IHS Global Insight, Fondo Monetario Internacional, Wells Fargo Securities, y Rockport Analytics

4 3 PREVISIONES EN MATERIA DE REUNIONES Y EVENTOS PREVISIONES EN MATERIA DE REUNIONES Y EVENTOS Aumento global de precios hoteleros en 2016 A nivel mundial, el panorama de precios del sector reuniones y eventos será variado. La demanda en Norteamérica, tanto del viajero individual como de grupo, sigue creciendo a un ritmo que supera la nueva oferta, y el resultado es un mercado que supone un desafío para los organizadores de reuniones. Europa está experimentando un crecimiento lento pero sostenido por lo que los compradores obtienen un mayor poder de negociación. En Asia y Latinoamérica, los retos económicos están causando incertidumbre. Estamos viendo una serie de tendencias para los organizadores de reuniones que buscan celebrar una reunión en un mercado con alta demanda, en el que los proveedores tienen el control. Los hoteles están eliminando o reduciendo la flexibilidad en las cláusulas relacionadas con la cancelación total o parcial tanto de habitaciones como de alimentos y bebidas (F&B), y han limitado los posibles cambios en las reservas para fechas futuras o la posibilidad de reventa de habitaciones no utilizadas. Las cláusulas de cancelación parcial están bajo una presión significativa en los mercados de primer nivel. En estas grandes ciudades, que cuentan con grandes aeropuertos internacionales, apreciamos que el porcentaje de cancelación de estas cláusulas oscila entre el 10 y el 15 %, en comparación con un tradicional %. Además, los organizadores de eventos deben tener en cuenta que los hoteles en mercados de alta demanda están empezando a no bloquear el espacio cuando reciben solicitudes de disponibilidad. Los organizadores de reuniones deberían alertar internamente a los responsables de este cambio de tendencia, ya que el riesgo de pérdida del espacio aumentará y la flexibilidad de fechas será crucial para planificar futuros eventos. Los hoteles europeos, aunque más reacios a bloquear el espacio, generalmente están ofreciendo con un tiempo límite de 2 semanas. Al igual que con los viajes de negocio, los hoteleros están poniendo más énfasis en la gestión del rendimiento de las tarifas de grupo. Con el incremento de la demanda, ahora más que nunca, CWT recomienda una mayor previsión en cuanto a tiempos y la flexibilidad de fechas en lo posible para gestionar los costes y obtener así su destino y espacios deseados. CRECIMIENTO EN PRECIOS DE HOTELES EN % 4.0% 3,7 % 4,3 % 3.0% 3,0 % 2,5 % 2.0% 2,0 % 1.0% 1,0 % 0,7 % 0.0 ASIA PACÍFICO EUROPA DEL ESTE ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA EUROPA OCCIDENTAL LATINOAMÉRICA Y CARIBEA NORTEAMÉRICA GLOBAL FUENTE: Previsiones en materia de Reuniones y Eventos 2016, Julio Consulte dicha publicación para conocer la metodología empleada.

5 PREVISIONES EN MATERIA DE REUNIONES Y EVENTOS 4 ASIA PACÍFICO China e India dominan el gasto en la región Una economía impredecible y los temores relacionados con la salud amenazan con limitar el crecimiento global de la región. Sin embargo, una más fuerte demanda de China e India impulsará al alza los precios y el tamaño de los grupos, lo que debería mitigar los desafíos que estamos viendo en el resto de Asia Pacífico. La industria farmacéutica está impulsando un mayor control y enfoque al cumplimiento, provocando que estas empresas busquen maneras de obtener mayor control de sus programas de reuniones y eventos. A partir de junio, habrá hoteles en la región que ofrecerán habitaciones, lo que representa un incremento del 6,7 % respecto a junio de 2014, y un 0,6 % de aumento anual de nuevas plazas hoteleras. (1) Además Indonesia y China están incrementando su oferta hotelera, con grandes cadenas internacionales expandiéndose con fuerza en China. En general, la oferta está creciendo en la región, lo que está ayudando a moderar el aumento en los costes derivados de la creciente demanda. En particular, los clientes globales de reuniones y eventos con presencia en Asia Pacífico están cada vez más interesados en programas de Gestión Estratégica de Reuniones (SMM), pero intentan equilibrar la mejora en el control y en los ahorros potenciales de costes generados por las estrategias de SMM con sus necesidades de negocio locales. Tamaño +11,0 % Coste por asistente y día +5,0 % En China, muchas empresas farmacéuticas están implementando procesos para asegurar la gobernabilidad y el cumplimiento de prácticas comerciales éticas en las relaciones entre los proveedores del sector sanitario y los de reuniones. CWT es la única empresa de gestión de viajes con presencia local que gestiona viajes y operaciones de Reuniones y Eventos en China, lo que significa que nuestros clientes se benefician tanto de nuestra experiencia global como de nuestro sólido conocimiento de la regulación local. 1 STR Global: Asia/Pacific pipeline for June, Hotel News Now, Julio 2015

6 5 PREVISIONES EN MATERIA DE REUNIONES Y EVENTOS EUROPA La frágil recuperación económica sugiere cautela Mientras la economía europea ha visto leves mejorías, los compradores permanecen cautelosos por una potencial recaída en recesión. Esto está provocando una tendencia a la realización de las reuniones en territorio nacional ya que las empresas tratan de contener los costes. En cuanto a proveedores, en Junio de 2015 había en Europa 805 hoteles con un total de plazas hoteleras, lo que representa una disminución del 10,2 % respecto a junio de Además, hemos visto una disminución anual de un 7,6 % en la construcción de nuevas plazas hoteleras. (2) Al mejorar las condiciones económicas y al crecer la demanda, los precios podrían aumentar debido a la falta de oferta. En lo que a la Gestión Estratégica de Reuniones se refiere, el interés está creciendo en toda Europa. Sin embargo, las empresas siguen teniendo dificultades en la aplicación de estas estrategias debido a la diversidad de los países y culturas de la región, así como a una base de grupos de interés existente más dispersa. Los beneficios obtenidos por una Gestión Estratégica de Reuniones exitosa siguen siendo convincentes e incluyen porcentajes de ahorro de dos dígitos, la atenuación de riesgos, la transparencia, el cumplimiento normativo y la mejora de la satisfacción de los asistentes. Gran parte del éxito de estas estrategias actuales realizadas dentro del mercado europeo proceden de compañías globales que utilizan la Gestión Estratégica de Reuniones y que alcanzan además, a otras regiones. Tamaño +1,2 % Coste por asistente y día -0,4 % Excepto en Rusia y España, los proveedores de la región han endurecido con sus cláusulas de reducción y cancelación. Insisten en la aplicación de sus propias políticas, particularmente en temporada alta, en destinos con una oferta hotelera reducida y en lugares con establecimientos de alta demanda. 2 STR Global: Europe pipeline for June, Hotel News Now, Julio 2015

7 PREVISIONES EN MATERIA DEREUNIONES Y EVENTOS 6 LATINOAMÉRICA Los proyectos de nuevas plazas hoteleras salen al mercado El paisaje está cambiando a medida que los proveedores ofrecen mejores precios y acuerdos más favorables para los organizadores de reuniones. El crecimiento de las reuniones de la industria farmacéutica debería continuar a medida que las empresas con sede en Norteamérica vayan ampliando sus programas de reuniones y eventos y su visibilidad hacia Latinoamérica. Sin embargo, los desafíos económicos están impulsando una tendencia hacia la organización de reuniones en territorio nacional. También hemos observado un movimiento hacia hoteles de categoría media ya que los clientes buscan reducir costes. En junio de 2015 había 438 hoteles con habitaciones, representando un incremento del 4,8 % respecto a junio de A lo que hay que añadir un incremento de un 24,9 % año tras año de plazas hoteleras en construcción. (3) Sin embargo, la demanda se ha aplanado en Brasil para los clientes fuera del sector farmacéutico, lo que podría reducir costes y causar un cambio en el mercado de compradores. En Latinoamérica, en 2015, el tamaño de los grupos se ha reducido en casi un 10 % anual respecto a años anteriores debido al deterioro de las condiciones económicas de las principales economías de Brasil y Argentina. La industria mantiene la esperanza de que los Juegos Olímpicos de Brasil, las elecciones en Argentina y las mejoras económicas en la región refuercen la confianza y alienten más el número de viajes. El interés en la Gestión Estratégica de Reuniones continúa creciendo, principalmente en Argentina, Brasil y Colombia, pero la gestión de eventos individuales continúa siendo la estrategia más común. Tamaño -1,5 % Coste por asistente y día +1,0 % Río de Janeiro contará en 2016 con 85 hoteles nuevos y alrededor de nuevas habitaciones además de las aperturas añadidas en ocasión del Mundial de Fútbol en 2014 (4). Sin embargo, estos proyectos se iniciaron cuando la economía brasileña estaba creciendo. Los proveedores ahora se preocupan por la falta de demanda después de los Juegos Olímpicos, lo que puede reducir los costes tras su celebración. 3 STR Global: Europe pipeline for June. Hotel News Now, Julio Com previsão de 12 mil quartos na Barra, novos hotéis começam a ser inaugurados, O Globo, Mayo 2015

8 7 PREVISIONES EN MATERIA DE REUNIONES Y EVENTOS NORTEAMÉRICA Un mercado favorable al vendedor En general, esperamos que en Norteamérica se incrementen las reuniones domésticas en Sin embargo, a la hora de seleccionar viajes de incentivo, los destinos internacionales siguen siendo los más populares. La oferta está aumentando significativamente, con un total de proyectos que suponen nuevas plazas hoteleras en EE.UU en junio de Esto representa un incremento del 11,1 % comparado con junio de 2014, y un 20,9 % de incremento año tras año de nuevas plazas en construcción. De entre los principales mercados de EE.UU, la ciudad de Nueva York cuenta con el mayor número de plazas (31.191), que junto con Houston (18.573) y Dallas (12.285) suponen el top 3 en términos de oferta. (5) La demanda también está creciendo, con una proyección de ocupación de alojamiento en EE.UU que llega al 65,7 %, la mayor cifra registrada desde (6) Por lo tanto, el poder sobre los precios se mantendrá en manos de los hoteleros en un futuro previsible. Norteamérica es el mercado más maduro en cuanto a Gestión Estratégica de Reuniones, sin embargo, cada vez más organizaciones globales basadas en NORAM están ampliando estas estrategias hacia otras regiones y para 2016 esperamos ver un impulso de la de las mismas en organizaciones fuera de los EE.UU. Tamaño +2,0 % Coste por asistente y día +4,5 % La partida de alimentación y bebidas (F&B) sigue teniendo un peso importante dentro de los costes por asistente, y estamos viendo cómo las empresas se focalizan en proporcionar productos locales y menús sostenibles y orgánicos. Los organizadores están adaptando los patrones de la partida de alimentos y bebidas para gestionar presupuestos además de promocionar alternativas saludables. 5 STR Global: US hotel pipeline for June, Hotel News Now, Julio Hospitality Directions US: Our updated lodging outlook, PricewaterhouseCoopers, Mayo 2015

9 RECOMENDACIONES 8 RECOMENDACIONES 5 consejos para tener éxito en la negociación con los proveedores 1 Consolidar para controlar y ahorrar 2 Un programa de Gestión Estratégica de Reuniones aplicado a su compañía le ayudará a generar ahorros en costes, además de crear una estrategia a gran escala que impulse la eficiencia en otras áreas de su programa. Este enfoque integral le permite optimizar los procesos de reuniones y eventos, a la vez que genera un menor riesgo financiero y legal para su organización. Además, se puede implementar una estrategia consolidada de hoteles que tenga en cuenta el gasto en viajes corporativos y el de reuniones mediante la identificación de oportunidades basadas en los patrones de viaje, en los principales mercados y en los mercados emergentes. Al hacerlo, también impulsará el ahorro y la eficiencia operativa tanto para sus reuniones y eventos como para los sus programas de viajes de negocios. Planifique con anticipación La antelación con la que se contratan los espacios para las reuniones sigue acortándose. Sin embargo, al planificar los eventos más grandes con una mayor antelación, puede proporcionar un mayor poder de negociación, sobre todo si hay un cambio hacia otros mercados de compradores como América Latina. Carlson Rezidor continúa atendiendo todas sus necesidades en materia de reuniones y eventos Para 2016 nuestros clientes quieren una mayor cobertura en las Américas y en los mercados emergentes. Carlson Rezidor Hotel Group continúa expandiendo su presencia, no sólo con una sólida oferta global, sino también con una mayor presencia en África y en países como India, Rusia y Turquía. También estamos orgullosos de haber anunciado recientemente que nuestra marca Radisson Blu, núcleo de nuestro negocio global de Reuniones y Eventos, se ha expandido a América Latina. Nuestros clientes buscan marcas y hoteles que reflejen la filosofía las reuniones significan negocios. Examinan el coste del viaje, la seguridad y el valor ofrecido para cada uno de los asistentes. En muchos mercados importantes, estamos viendo que la disponibilidad de plazas hoteleras y espacios para reuniones es reflejo de la continua demanda. Seguimos recomendando a nuestros clientes trabajar con sus grupos de interés para planificar su calendario de eventos con la mayor antelación posible para proporcionar más opciones para sus reuniones durante estas épocas de alta demanda. Aquí es donde una organización global de ventas puede hacer una diferencia real y actuar como consultor, ya que tiene un profundo conocimiento del destino, del precio y del producto. Con la creciente aparición del organizador de eventos de última generación y el deseo de interactividad basada en la tecnología, mantenemos un enfoque nítido en nuestra oferta de reuniones híbridas. Las expectativas alrededor de la conectividad siguen aumentando, por lo que nuestros hoteles deben seguir ampliando ofertas tales como el ancho de banda, la conectividad, las redes sociales y las aplicaciones. Por último, con la adopción global de gestión estratégica de reuniones, estamos en una posición ideal para optimizar nuestras asociaciones en el segmento de reuniones y eventos. Nuestros clientes están impulsando el cumplimiento e incrementando el uso de tecnología para sus reuniones, lo que nos ayuda a ser un mejor socio y no sólo proporcionar un óptimo servicio sino superar las expectativas.

10 9 RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES 5 consejos para tener éxito en la negociación con los proveedores 3 Análisis de los gastos en alimentación y bebidas La presión sobre el coste de las partidas de alimentación y bebidas sigue teniendo un impacto significativo en el precio por participante y día. En los EE.UU hemos visto un incremento de 2,9 % año tras año en F&B (7). Considere la posibilidad de negociar sobre la composición del menú siempre que no afecte en gran medida a los asistentes (por ejemplo, eligiendo agua del grifo vs embotellada) o reduciendo el número de pausas en la reunión (coffe breaks) para contener o incluso ahorrar en restauración a pesar del aumento de los costes generales. 5 Utilice 4 Limitar su riesgo en la negociación con los hoteles la gestión estratégica en los contratos Observamos la continua presión sobre las cláusulas de anulación, mientras que las de reducción parcial se mantienen relativamente estables. Para contrarrestarlo, debería establecer una adenda para los términos de cancelación deseados con los proveedores preferentes, utilizando esta cláusula como una línea básica en la negociación. Podrá limitar su riesgo estableciendo programas de proveedores preferentes y alianzas estratégicas e instaurar el cumplimiento de los KPI s lo que no sólo le permitirá obtener los mejores términos sino además limitar su riesgo. Obtendrá además una mayor visibilidad del gasto que le permitirá mejorar sus negociaciones e incrementar su poder de compra en un futuro. Al simplificar el proceso de gestión de todos los acuerdos relacionados con las reuniones, obtendrá una visión más amplia, más en línea con los compromisos y los usos de los proveedores en toda su organización. Se asegurará la alineación con el departamento legal, evitando largas revisiones de acuerdos sensibles al tiempo. Además, se beneficiará de la eficiencia y ahorro de costes mediante la alineación de las estrategias de mitigación de riesgos de su empresa, creando las bases para lanzar o negociar acuerdos de servicio con sus proveedores clave. Por último, considere el desarrollo de estrategias de negociación personalizadas para mercados de alto volumen para aumentar su poder de compra y garantizar que sus tarifas son competitivas. 7 Consumer Price Index, Bureau of Labor Statistics, Abril 2015

11 RECOMENDACIONES 10 RECOMENDACIONES Apueste por la tecnología innovadora Esté o no preparado para el uso de plataformas online como Cvent o simplemente esté pensando utilizar sitios web o apps, la tecnología está, probablemente, ya en su mente. Qué soluciones son las adecuadas para su empresa? Herramientas con registro online. A medida que más organizaciones desplieguen pequeñas estrategias para reuniones, apreciaremos la adopción online, y el aumento del seguimiento y la monitorización. El registro online continúa creciendo a medida que las organizaciones buscan obtener una mejor visibilidad y transparencia, así como maximizar su gasto combinado para obtener mayores ahorros. Estamos observando que cada vez más empresas buscan integrar sus herramientas de autoreserva de avión para grupos con las herramientas de gestión de asistentes para mejorar la experiencia de los mismos y reducir costes de gestión. Una consideración clave aquí es asegurar el nivel de cumplimiento de la política de reuniones antes de emitir. Apps para reuniones y redes sociales. El uso de las redes sociales seguirá creciendo, impulsado por una generación más joven que aprecia la conexión inmediata. Mientras que se utilicen tantos canales las apps jugarán un papel clave. Muchos clientes tratan de entender cómo pueden utilizar las aplicaciones en la planificación (ej.: registro), durante el evento (ej.: registro de entrada, información instantánea, mesas de trabajo y encuestas) y después del evento (ej.: informes). Se desarrollará nueva tecnología capaz de crear experiencias innovadoras y con una mayor conectividad que, además, serán capaces de medir el ROI y la eficacia de la reunión. La tecnología le ayuda a ganar visibilidad y recopilar los datos de forma correcta para mejorar sus programas de reuniones. Las soluciones tecnológicas están continuamente mejorando ineficiencias, y crean informes claros y comprensibles ayudándole a gestionar mejor el coste de las reuniones. La aplicación Meet by CWT M&E proporciona una única fuente para todas las necesidades del evento. Permite a los usuarios recibir mensajes relevantes antes, durante y después de los eventos y se puede utilizar para organizar encuestas, detalles de la reunión e información patrocinada. Podemos trabajar con usted para diseñar e implementar una estrategia de app de eventos para asegurarse de que está obteniendo el máximo provecho de su programa Herramientas para hacer frente al gasto no gestionado. Puede aumentar la adopción de su programa de reuniones y ganar visibilidad mediante la implementación de una solución de autogestión para pequeñas reuniones que cree una experiencia de usuario simple y ayude a tomar el control del gasto actualmente no gestionado. Si está buscando mejorar la eficiencia, asegúrese de educar a sus planificadores y elegir soluciones intuitivas. Reuniones virtuales e híbridas. Esta tecnología ha estado disponible desde hace algún tiempo, pero no es la solución adecuada para ciertas empresas y/o todas las reuniones. Considere si su cultura de empresa apoyaría reuniones virtuales. Si se requiere un enfoque más personalizado, piense en la celebración de reuniones cara a cara en las oficinas locales o en mercados de menor coste.

12 Where ideas meet results

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