CONVERSIÓ a ACROBAT 7.0 (Sí / No) Vegeu punt 1.2. WORD Sí.pdf (versió 1.4) EXCEL Sí.pdf (versió 1.4) ACCESS Sí.pdf (versió 1.4)

Transcripción

1 PROCÈS DE GENERACIÓ i ARXIVAMENT DELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS (PRODUÏTS PER LA UdG) DE L ENTORN DE MICROSOFT OFFICE QUE S HAGIN DE SIGNAR ELECTRÒNICAMENT (CERTIFICACIÓ DIGITAL) 1. FORMATS DE DOCUMENTS-e PER SIGNAR 1.1 Formats de document-e per signar, recomanats: PROGRAMA INFORMÀTIC AMB QUÈ S HA GENERAT EL DOCUMENT ELECTRÒNIC. CONVERSIÓ a ACROBAT 7.0 (Sí / No) Vegeu punt 1.2 OUTLOOK No.msg Formats per signar: WORD Sí.pdf (versió 1.4) EXCEL Sí.pdf (versió 1.4) ACCESS Sí.pdf (versió 1.4) 1.2 Accions per crear el document a.pdf i les característiques que ha de tenir els documents convertits a.pdf : El format de conservació dels documents electrònics generats mitjançant el programa Acrobat serà el PDF / A-1. Aquest format compleix amb la norma ISO :2005. Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) aprovada per a conservar documents electrònics a llarg termini. Per tal de complir aquesta ISO els documents electrònics generats sota aquest format només poden contenir text, imatge de trama i objectes vectorials; no poden contenir cap tipus de codificació (p. ex. protegir documents mitjançant contrasenyes. A més caldrà que totes les fonts que contingui el document estiguin incrustades per tal que aquest document es pugui obrir i visualitzar de la mateixa manera que es va crear. Els documents creats sota aquest format es podran obrir amb Acrobat 5.0 o Acrobat Reader 5.0 i posteriors. Els documents_e de conservació a curt i mig termini és recomanable crear-los / convertir-los als formats anteriorment reflectits en el quadre. Els documents_e de conservació a llarg termini, d acord amb el calendari de conservació i eliminació de l Arxiu de la UdG 1, és d obligat compliment crear-los / convertir-los als formats anteriorment reflectits en el quadre. Vegeu pautes per a crear un document sota el format PDF/A-1 (Annex núm. 1) 1 En breu consultable a la web de l Arxiu de la UdG ( 1 / 7

2 2. SIGNATURA ELECTRÒNICA Documents electrònics.msg Vegeu Ús de la signatura electrònica amb Microsoft Outlook 2000/XP 2 Documents electrònics amb format.pdf Vegeu Ús de la signatura electrònica amb Adobe Acrobat ARXIVAMENT 3.1 IDENTIFICACIÓ a) Identificar els documents electrònics: Elements Formalització Extensió / Nombre de caràcters Data aaaa_mm_dd 10 Títol propi ACT_03_06 11 Format del fitxer.msg /.pdf 4 b) Per exemple: 2006_03_30_ACT_03_06.pdf c) Recomanació: Cal no sobrepassar o extralimitar el nombre màxim de 25 caràcters per a identificar el/s document/s electrònic/s. Si la carpeta (expedient ) i/o subcarepta (subexpedient) virtual ja inclou l element data en la intitulació del carpeta / subcarpeta del nivell superior, no cal tornar repetir-la en els documents inclosos en aquesta. 2 Vegeu: 3 Vegeu: 2 / 7

3 3.2 DESAR /ARXIVAR a) Arxivar el/s document/s electrònic/s en el seu directori corresponent Procés d arxivament dels documents electrònics 4. b) Exemples 1. Expedient de sessió_e núm. 1/04 del Consell de Govern. 4 En breu es podrà consultar des de la web de l Arxiu. 3 / 7

4 2. Acta_e núm. 1/04 del Consell de Govern. 3. Sol licitud de revisió del cablejat telefònic del dipòsit d arxiu de les Àligues, de l Arxiu al SOTIM. 4 / 7

5 Annex núm. 1 PAUTES PER A CREAR DOCUMENTS_e SOTA EL FORMAT PDF/A Descarregar la plantilla d impressió, i, instal lació d aquesta al PC corresponent: 1.1 Anar a la següent web 6 ( ) i des apartat [Plantilla creació PDF/A-1], descarregar-se el fitxer PDFA_1.joboptions. 1.2 Desar lo al directori C:\Documents and Settings\All Users\Documentos\Adobe PDF\Settings. 2. Conversió document_e a format PDF/A Obrir el document_e i des del menú Fitxer, prémer imprimeix. 2.2 Seleccionar la impressora (llista d opcions desplegable de l element nom) [Adobe PDF] i prémer propietats. 5 Des del programa informàtic d Acrobat Aquest enllaç si pot accedir des de la web de Secretaria General ( ) com la web de l Arxiu ( 5 / 7

6 2.3 Prémer el botó [propietats]. 2.4 Des de la pantalla que es visualitzarà, seleccionar la pestanya [Adobe PDF Settings] i des de les opcions que es desplegaran de l element [Default Settings], escollir PDFA Prémer d acord, i, fer el mateix, en la següent pantalla. 2.6 Seleccionar la ruta / directori a on volem desar / arxivar el document_e i prémer [Desa] 6 / 7

7 2.7 I, a continuació s obrià el document en format PDF/A-1. La Universitat de Girona ofereix aquests documents amb la única finalitat que les persones admeses a participar en els processos de selecció de personal funcionari puguin preparar-se els exercicis corresponents. Els drets de propietat intel lectual corresponen a la Universitat que n autoritza la utilització només per a la finalitat esmentada i no n autoritza ni la reproducció ni l ús per finalitats diferents a la que s ha esmentat. Tampoc autoritza la manipulació o la transformació d aquests documents. 7 / 7