PROCEDIMIENTO DE GESTION FINANCIERA Y CONTABLE TABLA DE CONTENIDO

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1 Página 1 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Y ABREVIATURAS DOCUMENTOS APLICABLES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ELABORAR PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS ELABORAR LOS DIFERENTES SOPORTES CONTABLES: CAUSAR LAS TRANSACCIONES EN EL SISTEMA CALCULAR Y GENERAR PAGO DE IMPUESTOS TRAMITAR PAGO DE NOMINA, SEGURIDAD SOCIAL Y EL PAGO DE HONORARIOS / SERVICIOS DE CONTRATISTAS TRAMITAR OTROS PAGOS REGISTRAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS LIBROS OFICIALES DE LA ORGANIZACIÓN ELABORAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE LOS PROYECTOS REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y PROPONER LOS AJUSTES AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS DE LA ORGANIZACIÓN ELABORAR INFORMES FINANCIEROS PERIODICOS ELABORAR Y PRESENTAR LOS INFORMES FINANCIEROS BASICOS RESPONDER LOS REQUERIMIENTOS DE LA REVISORIA FISCAL Y/O LAS ENTIDADES DE CONTROL ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 10

2 Página 2 de OBJETIVO Este procedimiento establece las actividades necesarias para la administración, manejo y utilización de los recursos financieros de la organización. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las actividades financieras, contables y legales desarrolladas por la Organización. Es aplicado por el Coordinador Financiero y Contable, con el fin de que la información, registros y documentos soporte, cumplan en todo momento con los parámetros establecidos por las normas y regulaciones vigentes así como con las directrices emanadas por la alta dirección. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS FACTURA: Las personas jurídicas, y las personas naturales clasificadas tributariamente dentro del Régimen Común deberán presentar para los pagos, Factura de Venta de los bienes y/o servicios que pretende cobrar. Esta factura deberá reunir los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como Factura de Venta Apellidos y nombre o razón y número de identificación tributaria RUT. Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación El nombre o razón social y el RUT del impresor de la factura CUENTA DE COBRO: Las cuentas de cobro, son las generadas por los responsables del régimen simplificado, no obligados a facturar y deben cumplir con los siguientes requisitos: Nombre y apellidos del beneficiario del pago Dirección, número telefónico. Detalle del servicio prestado o artículo vendido Fecha de presentación de la cuenta Valor del pago solicitado

3 Página 3 de 10 REVISORIA FISCAL: Velar porque la administración observe buen manejo de la fundación según normas legales y estatutarias. Como órgano de fiscalización, la revisoría fiscal está estructurada con el fin de dar seguridad a los propietarios de la organización sobre el sometimiento de la organización a las normas legales y estatutarias, así como acerca de la seguridad y conservación social. CICLO CONTABLE Y PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS: Se entiende por ciclo contable al proceso que se sigue en una organización, tendiente a garantizar que todos los hechos económicos se reconozcan y transmitan correctamente a los diferentes usuarios de la información contable, comprende desde el registro de los comprobantes contables hasta la elaboración de los estados financieros y su correspondiente registro en los libros de contabilidad. ESTADOS FINANCIEROS: Medio de comunicación para reportar los cambios económicos y financieros que experimenta a una fecha o periodo determinado la organización, concentra la mayor información obtenida de las cuentas contables y las clasifica de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. SOPORTES CONTABLES: De acuerdo con el articulo 123 del decreto 2649 de 1993, los hechos económicos deben documentarse mediante soporte de origen interno o externo debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elabore; así mismo los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejando constancia de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico de tal manera que sea posible su verificación. El articulo 51 del código de comercio dice: Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS: Corresponden a: 1- Balance general 2- Estado de resultados 3- Estado de cambio en el patrimonio 4- Estado de cambio en la situación financiera 5- Estado de flujo de efectivo

4 Página 4 de 10 LIBROS OFICIALES: Los libros que debe llevar la Organización son los necesarios para tener el conocimiento y prueba de los asientos individuales y del estado general de la Organización, independientemente de su nombre. Son libros oficiales: Libro Diario Libro Mayor y Balances Libro de Inventarios y Balances Libro de actas Procedimiento caja menor PGF-01 Procedimiento pagos PGF-02 Estatuto tributario Régimen contable Colombiano Código laboral colombiano Decreto 2649 de 1993 Código de comercio 4. DOCUMENTOS APLICABLES 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 ELABORAR PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS El presupuesto de ingresos y gastos anuales es la expresión en términos financieros de todas las actividades de los procesos y/o proyectos que se planean ejecutar y se esperan lograr durante la vigencia anual por parte de la organización. El presupuesto de ingresos y gastos es elaborado durante el último mes del año vigente por parte del la Coordinación financiera y contable y presentado por la Dirección Ejecutiva de la organización a la junta directiva quien lo avala para su posterior presentación al Concejo de Fundadores en el primer trimestre del año siguiente. El presupuesto de ingresos y gastos se presenta en el formato Presupuesto de ingresos y gastos FGF-05, el cual cumple con los siguientes propósitos: 1. Presenta la proyección de ingresos operacionales y no operacionales para el año fiscal correspondiente (1 de Enero 31 de Diciembre) 2. Presenta la proyección de recursos necesarios para cubrir los costos de operación (Prestación del servicio) por parte de la organización. 3. Presenta la proyección de recursos para cubrir los gastos no operacionales y de administración. 4. Presenta la proyección del beneficio o excedente neto del año fiscal.

5 Página 5 de ELABORAR LOS DIFERENTES SOPORTES CONTABLES: Los soportes contables permiten documentar las diferentes transacciones y hechos económicos que debe registrar la organización en el desarrollo de sus actividades, hacen parte integral de la contabilidad y sirven de respaldo a las partidas asentadas en los libros. La responsabilidad en la implementación de esta actividad estará a cargo de la Coordinación financiera y contable. Dentro de los soportes contables mínimos a tener en cuenta por parte de la organización, se tienen: Recibos de caja, recibo de consignación, comprobante de egreso, factura, nota débito, nota crédito, cuentas de cobro, régimen simplificado (Documento equivalente a la factura) y orden de compra FCS-04. La organización definirá los soportes adicionales de ser necesarios en el desarrollo de procesos y/o proyectos específicos. CARATERISTICAS GENERALES DE LOS SOPORTES: 1. Las facturas y cuentas de cobro son soporte únicamente si reúnen los requisitos del estatuto tributario. 2. Todos los soportes sin excepción deben reunir los requisitos legales 3. Deben ser autorizados por el responsable del proceso y/o proyecto 4. Los soportes deben ser claros en sus conceptos 5.3 CAUSAR LAS TRANSACCIONES EN EL SISTEMA Las transacciones comerciales que realiza la organización deberán estar respaldadas por un soporte que permita su registro en el sistema de contabilidad y traslado a los libros oficiales. El registro del movimiento operativo de la organización se realizará de manera diaria, semanal, quincenal, mensual en comprobante diario y libros. En el desarrollo del proceso contable, la organización deberá tener en cuenta: 1. Reconocimiento de los hechos económicos aplicando el principio de la causación. 2. Aplicar las normas sobre los activos (Disponible, inversiones, deudores, inventarios, propiedad planta y equipo, intangibles, diferidos, otros.) 3. Normas sobre los pasivos (Obligaciones financieras, cuentas por pagar, impuestos por pagar, obligaciones laborales, ingresos recibidos por anticipado, otros pasivos) 4. Normas sobre el patrimonio

6 Página 6 de Normas cuentas de resultados (Ingresos, gastos, costo de prestación de servicios.) 6. Normas sobre las revelaciones (Notas Estados Financieros) La responsabilidad de la causación de los hechos económicos en el sistema de contabilidad de la organización estará a cargo de la Coordinación financiera y contable. 5.4 CALCULAR Y GENERAR PAGO DE IMPUESTOS La Coordinación Financiera y Contable debe tener identificadas las fechas de vencimiento de los diferentes impuestos que debe presentar la organización, para evitar así posibles sanciones por la falta de una presentación oportuna de estos. Este procedimiento se efectúa después de tener el respectivo cierre contable mensual. El Revisor Fiscal de la Organización realiza una revisión de los documentos contables previa a la presentación de los impuestos. Los diferentes impuestos deben ser liquidados con mínimo un día de anticipación a la fecha de vencimiento y presentación de los mismos. 5.5 TRAMITAR PAGO DE NOMINA, SEGURIDAD SOCIAL Y EL PAGO DE HONORARIOS / SERVICIOS DE CONTRATISTAS La organización realizará la presente actividad de manera mensual, mediante el procedimiento de pagos PGF-02 (Ver procedimiento). 5.6 TRAMITAR OTROS PAGOS La organización realizará la presente actividad de manera mensual, mediante el procedimiento de pagos PGF-02 (Ver procedimiento). 5.7 REGISTRAR Y MANTENER ACTUALIZADOS LOS LIBROS OFICIALES DE LA ORGANIZACIÓN Los libros que debe llevar la Organización son los necesarios para tener el conocimiento y prueba de los asientos individuales y del estado general de la Organización. Los libros a llevar son: 1) Libro Diario, 2) Libro Mayor y Balances, 3) Libro de Inventarios y Balances, y 4) Libro de actas. Estos deberán estar impresos hasta la fecha permitida por la ley.

7 Página 7 de ELABORAR LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE LOS PROYECTOS La Organización mensualmente mide los resultados financieros de cada uno de los proyectos que se encuentran en ejecución, para lo cual tiene en cuenta el presupuesto general aprobado del proyecto, la ejecución del mes anterior, el valor ejecutado (ingresos y egresos) del mes analizado según la relación de gastos, el presupuesto acumulado a la fecha de presentación, el saldo por ejecutar y el porcentaje que representa el gasto ejecutado sobre el total del presupuesto del proyecto. La Organización realiza la ejecución presupuestal a través de los formatos: Ejecución Presupuestal FGF-06, Relación de Gastos FGF-07 y el informe financiero auxiliar de gastos. Así mismo, la Organización podrá utilizar otros formatos externos que complementen el análisis de ejecución presupuestal, de acuerdo a los requerimientos del cliente. 5.9 REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y PROPONER LOS AJUSTES AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS DE LA ORGANIZACIÓN La organización realiza el seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos, de manera mensual, de tal manera que se midan los resultados financieros de la Organización en el desarrollo de su objeto social, para lo cual tiene en cuenta el presupuesto de ingresos y gastos FGF-05, la ejecución del mes anterior, el valor ejecutado (ingresos y egresos) del mes analizado según informe financiero auxiliar de gastos e informe financiero auxiliar de ingresos, el presupuesto acumulado a la fecha de presentación, el saldo por ejecutar y el porcentaje que representa el gasto ejecutado sobre el total del presupuesto de ingresos y gastos. Con base en los resultados obtenidos, la Organización debe tomar las acciones necesarias para ajustar el presupuesto de ingresos y gastos, de requerirse. La Organización, realiza el seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos, a través de los formatos: Ejecución Presupuestal FGF-06, el informe financiero auxiliar de gastos y el informe financiero auxiliar de ingresos ELABORAR INFORMES FINANCIEROS PERIODICOS La organización mensualmente mide resultados operativos, calcula cuales han sido sus ingresos por servicios prestados, determina cuales han sido los costos y gastos incurridos para la prestación del servicio. Mensualmente la organización determina los saldos de sus cuentas para evaluar su situación financiera, y poder de esta manera, calcular su liquidez, rendimiento y grado de endeudamiento.

8 Página 8 de 10 Esa información es requerida por la dirección de la empresa con el fin de guiar las acciones a seguir en la dirección de la misma. Los informes financieros periódicos de la organización corresponden al Balance General y el Estado de Resultados. Estos se deben presentar a la dirección de manera mensual dentro de los 15 primeros días hábiles. Para la elaboración de los informes financieros periódicos se deberá tener en cuenta: 1. Los soportes y documentos contables se registrarán hasta el día 30 de cada mes. 2. Durante los primeros cinco días del mes siguiente se prepara la información para generar los respectivos estados financieros básicos, como son análisis de cuentas y conciliaciones bancarias. 3. Del día 6 al 8 de cada mes se debe elaborar los estados financieros para permitir la revisión por parte de la dirección y del revisor fiscal, permitiendo hacer los ajustes necesarios para presentar a la dirección los estados financieros periódicos ELABORAR Y PRESENTAR LOS INFORMES FINANCIEROS BASICOS La organización mensualmente mide resultados operativos a través de los estados financieros, esta información es requerida por la dirección de la empresa y los órganos de vigilancia y control, con el fin de guiar las acciones y tomar las acciones necesarias, para el adecuado desarrollo del objeto social de la Organización. Los informes financieros básicos anuales de la Organización corresponden a: 1. Balance general 2. Estado de resultados 3. Estado de cambio en el patrimonio 4. Estado de cambio en la situación financiera 5. Estado de flujo de efectivo Para la elaboración de los informes financieros básicos deberá tener en cuenta: 1. Los soportes y documentos contables se registrarán hasta el día 20 de Diciembre del respectivo ciclo contable. 2. Durante los primeros quince días hábiles del mes de enero del año siguiente se prepara la información para generar los respectivos estados financieros básicos, como son análisis de cuentas y conciliaciones bancarias.

9 Página 9 de Dentro de los 15 días hábiles del mes de enero del año siguiente al cierre contable, se debe elaborar los estados financieros para permitir la revisión por parte de la dirección y del Revisor Fiscal, permitiendo hacer los ajustes necesarios para presentar a la dirección los estados financieros RESPONDER LOS REQUERIMIENTOS DE LA REVISORIA FISCAL Y/O LAS ENTIDADES DE CONTROL Los requerimientos emitidos por la Revisoría Fiscal, permiten que se esté cumpliendo algunas si no todas las características de la Revisoría Fiscal que son propias de esta y son: Permanencia, cobertura total, independencia de acción y criterios, función preventiva. Los requerimientos del Revisor Fiscal deben ser de carácter preventivo y sus informes oportunos para que no se incurra en actos irregulares. Así mismo, la Organización debe responder oportunamente dentro de los ocho días hábiles siguientes a su recepción. Los requerimientos de las Entidades de Control, deben responderse por parte de la Organización de acuerdo con los plazos de ley cuando existan, o por lo menos en los 8 días hábiles siguientes a la radicación de los requerimientos. 6. ANEXOS Formato acta contrapartida FGF-03 Formato presupuesto de ingresos y gastos FGF-05 Formato Ejecución Presupuestal FGF-06 Formato Relación de Gastos FGF-07

10 Página 10 de CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSION 08/09/2008 Emisión del Documento 01 21/08/2009 Se cambio de procedimiento Gestión Administrativa y Financiera a Gestión Financiera y Contable. Se cambio de Director a Director Ejecutivo, de 02 Coordinador Administrativo y Financiero a Coordinador Financiero y Contable y se crea Coordinador Administrativo En el Numeral 5.1 cambia el periodo de elaboración del presupuesto del Primer mes del año por el último mes del año vigente, y se incluye el periodo de presentación por la Dirección Ejecutiva de la organización a la junta directiva quien lo avala para su posterior presentación al Consejo de Fundadores en el primer trimestre del año siguiente. Se excluye el documento Formato régimen simplificado FGF-04 el cual se cambia por el Documento equivalente de Factura. En el Numeral 5.9 se cambia el periodo del seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos de Trimestral a Mensual. 03 En el Numeral 5.10 se cambia el periodo de presentar a la dirección de manera mensual dentro de los 15 primeros días hábiles, antes era 10 días. En el Numeralo 5.11 se cambia el periodo para preparar la información de estados financieros durante los primeros quince días hábiles del mes de enero del año siguiente, antes eran cinco días. Elaboró: Revisó: Aprobó: Coordinador Financiero y Contable Administrador del SGC Director Ejecutivo

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