Soportes de Contabilidad

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1 Soportes de Contabilidad Los soportes de contabilidad los conforman todos los documentos que evidencian las transacciones realizadas por la empresa, como: copias de los recibos de caja, copias de las consignaciones bancarias, facturas de compras, facturas de ventas, boletines de caja y bancos, reportes de cartera, entre otros, así como los comprobantes de contabilidad que se elaboran cuando se compilan los documentos, se clasifican, se analizan para registrarlos y posteriormente efectuar los ajustes si algo no quedó correctamente registrado. Los ajustes se hacen mediante comprobantes de contabilidad, los cuales sirven de base para efectuar los ajustes o correcciones en los libros auxiliares. Se debe tener en cuenta que el proceso contable tiene los siguientes subprocesos: La compilación de la información, con sus soportes, la información no la elabora el departamento de contabilidad, por ejemplo, el departamento de tesorería se encarga del manejo de los dineros, entonces ésta recauda dineros y expide recibos de caja; efectúa pagos, para tal efecto elabora los cheques y los comprobantes de egreso, con base en los recibos de caja y los comprobantes de egreso elabora el boletín de caja para remitirlo a contabilidad, en contabilidad analiza éstos documentos para efectuar el comprobante de contabilidad. Proceso similar se surte para los almacenes o las bodegas, cuando reciben mercancías o insumos, en general bienes, produce comprobantes de ingreso a almacén, cuando entrega mercancías elabora comprobantes de egreso de almacén, con base en ellos elabora el boletín para enviarlo a contabilidad, acompañados de los comprobantes de ingreso y egreso, contabilidad los analiza y elabora los comprobantes de contabilidad. Otro ejemplo es el de las ventas, el departamento de ventas realiza una venta, el soporte o la evidencia es la factura de venta, la venta puede ser de contado o puede ser a crédito o puede realizarse una parte de contado y otra a crédito. El departamento de ventas remite copia de las facturas al departamento de

2 contabilidad para lo pertinente, contabilidad analiza las condiciones de la transacción para efectuar el comprobante de contabilidad y efectuare el registro en los libros auxiliares. Resumiendo, los diferentes departamentos de la empresa realizan transacciones como compras, ventas recaudo de cartera, pago de proveedores, entre otras, las cuales deben soportar con documentos, estos documentos los trasladan al departamento de contabilidad y allí se compilan o reúnen, se clasifican de acuerdo con la transacción, se analizan las condiciones de la misma para proceder a elaborar el comprobante de contabilidad, una vez elaborado el comprobante se efectúan los registros en los libros y producir los balances y estados de resultados mensualmente. Para visualizar mejor el proceso se va a presentar un ejemplo: El departamento de tesorería expidió el día 3 de julio, 2 recibos de caja, así: el recibo 21 por cinco millones ochocientos mil pesos ($3.8.), producto de una venta de la cual cancelan tres millones en efectivo más el impuesto de contado y un saldo de dos millones ($2..) a 3 días. La cual genera un impuesto a las ventas del 16%. El costo de la mercancía vendida es del 5% del valor de la venta. El recibo 211 por tres millones de pesos ($3..) de un cliente que cancela una cuota o abono de su deuda con la empresa. Con base en los dos recibos se van a elaborar los comprobantes de contabilidad, es de aclarar que contabilidad elabora un comprobante por día, entonces: Compañía el Ejemplo Ltda. Comprobante de Contabilidad Fecha: 3 de julio de N 135 Código Cuenta Parcial Debe Haber 115 Caja 3.8.

3 135 (Deudores) Clientes Comercio al por mayor y al por menor Comercio al por mayor y al por menor 248 Impuesto sobre las ventas por pagar 16% 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa Sumas Iguales Razón: Para registrar venta de mercancías 6% de contado y 4$ con plazo de 3 días para el pago. Elaboró Revisó Aprobó Contabilizó Obsérvese En el anterior registro se utilizaron seis cuentas, cuatro reales o de balance y dos cuentas transitorias o del estado de resultados (4135 ventas y 6135 costo de

4 ventas). En este registro se utilizaron indiscriminadamente las dos grupos de cuentas. En el registro se utiliza la partida doble es decir, se afectaron en igual cuantía los débitos y los créditos, por lo tanto el registro arrojó sumas iguales por Ocho millones trescientos mil pesos, ($8.3.). El comprobante de contabilidad está compuesto por tres partes: encabezado donde están el nombre de la empresa la clase de documento, la fecha y el número. El contenido que es el cuadro, acompañado de la razón y la parte legal, donde van las firmas de los que intervienen en el proceso, quien lo elabora, quien lo revisa, quien lo aprueba y quien hace el registro. Adjuntos al comprobante deben estar los soportes como copia del recibo de caja y copia de la factura de ventas. A continuación se elaborará el segundo registro que corresponde al recaudo de una cuota de una venta a crédito. Compañía el Ejemplo Ltda. Comprobante de Contabilidad Fecha: 3 de julio de 213 N 136 Código Cuenta Parcial Debe Haber 115 Caja Deudores 3.. Sumas Iguales Razón: Para registrar abono del Señor Timoleón Tabares en efectivo al crédito del 12 de marzo de 213. Elaboró Revisó Aprobó Contabilizó Observe

5 Este comprobante contiene el registro del abono que realizó el cliente y se realizó bajo el sistema de partida doble, se afectó una cuenta al débito, en este caso es caja, y una al crédito, los deudores. El comprobante de contabilidad registra una transacción el abono de un crédito. Los documentos de contabilidad que elabora el departamento de contabilidad se caracterizan por tres elementos: Encabezado es la primera parte, en el caso del comprobante de contabilidad la parte en verde, la segunda parte es el contenido que incluye la razón y la tercera parte es la parte legal, son las firmas de quienes intervienen en el proceso. Anexos: Copia del recibo de caja. Continuando con el proceso contable, con base en los comprobantes de contabilidad se efectúan los registros en los libros auxiliares, a continuación se efectúan los registros del primer comprobante de contabilidad 135. Libro Auxiliar de Caja Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad Libro Auxiliar de Clientes (Deudores) Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad Libro Auxiliar de Costos (6135 Comercio al por mayor y al por menor)

6 Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad Libro Auxiliar de Impuestos sobre las ventas por pagar (248) Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad Libro Auxiliar de Caja Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad Libro Auxiliar de Mercancías no fabricadas por la empresa (1435) Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad Recuerde La empresa debe manejar un libro auxiliar de contabilidad por cada cuenta que utilice, sin importar si son reales o de balance o del estado de resultados.

7 Las cuentas reales o de balance pueden tener registro al débito y al crédito. Las cuentas clase 1 es decir que representan el elemento 1, Activos son de naturaleza débito, es decir aumentan su saldo con los registros al débito y lo disminuyen con los registros al crédito. Las cuentas clase 2, Pasivos y 3, Patrimonio son de naturaleza crédito, la dinámica es contraria a las de los activos; las cuentas 2 y 3 incrementan su saldo con los registros al crédito y lo disminuyen con los registros al débito. Las cuentas del estado de resultados clase 4, tienen el mismo comportamiento de las cuentas 2 y 3, es decir, son de naturaleza crédito, por lo tanto, aumentan su saldo con los registros al crédito y lo disminuyen con los registros al débito. Las cuentas clase 5, gastos; 6, costos de ventas y 7, costos de producción tienen la misma dinámica de las cuentas del activo, son de naturaleza débito, por lo tanto, aumentan su saldo con los registros débito y disminuyen con los registros al crédito. Las cuentas de orden son de dos clases: las 8 deudoras, se asimilan en la dinámica a las clase 1 activos; es de anotar que éstas tienen su contrapartida que son las deudoras de orden por contra. Las cuentas clase 9 acreedoras, se asimilan en la dinámica a las cuentas clases 2 y 3 y tienen su contrapartida: cuentas acreedoras por contra. Volviendo al proceso contable al cierre de cada mes se elaboran los comprobantes de contabilidad de ajustes, que contiene básicamente el registro de las provisiones, las depreciaciones y registros de algunas transacciones que pueden estar pendientes, por ejemplo, las notas débito y crédito producidas por las entidades financieras, éstas representan ingresos o gastos para la empresa. A continuación se desarrolla un ejemplo:

8 La empresa tiene como activos: Edificaciones por $48..; Equipo de oficina por $36..; equipos de computación y comunicación por $3..; Flota y Equipo de Transporte por $15... Recuerde: Las construcciones y Edificaciones tienen una vida útil contable de 2 años o 24 meses; los equipos de oficina la vida útil es de 1 años 12 meses; los equipos de computo y los de transporte la vida es de 5 años o 6 meses. Entonces hacemos los cálculos de los valores a registrar: Edificaciones: $48../24 meses = $2. = depreciación de 1 mes. Equipo de Oficina: 1 mes. $36../12 meses = $3. = depreciación de Equipo de Computación: $3../6 meses = $5. = depreciación de 1 mes. Equipo de Transporte: $15../6 meses = $25. = depreciación de 1 mes. Estos son los valores a registrar, entonces se hace el registro contable: Compañía el Ejemplo Ltda. Comprobante de Contabilidad de Ajuste Fecha: 31 de julio de N 13 Código Cuenta Parcial Debe Haber

9 526 (Gastos operacionales) Depreciaciones Construcciones Equipo de Oficina Equipos de Computac Flota y Equip. Transp Depreciación Acumulada Edificaciones Equipo de Oficina Equipos de Computac Flota y Equip. Transp Sumas Iguales Razón: Para registrar las depreciaciones de la propiedad planta y equipo del mes de julio de 213. Elaboró Revisó Aprobó Contabilizó

10 Observe: En este comprobante se utilizó la columna de parcial para discriminar los valores que afectan a cada cuenta como son los gastos operativos y las depreciaciones acumuladas. El registro se elaboró por el sistema de partida doble, por lo tanto arroja sumas iguales. Este comprobante porque afecta los gastos y los gastos inciden en el resultado del ejercicio porque a mayores gastos menor utilidad. Como todas las cuentas contienen subcuentas, entonces se deben llevar hojas auxiliares para cada subcuenta, a continuación los libros auxiliares del comprobante de los ajustes. Libro Auxiliar de Gastos Operativos (526) Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad de Ajuste Libro Auxiliar de Depreciación Acumulada (1592) Fecha Detalle Débito Crédito Saldo 3/7/13 Comprobante de contabilidad de Ajuste Es preciso aclarar, cuando se lleva la contabilidad en programa o aplicativo para que se manejen hojas auxiliares en los libros hay que parametrizar el aplicativo.

11 En todo caso, la finalidad de las hojas auxiliares o la desagregación de las cuentas es con el fin de obtener un mayor control en el caso de los gastos y en el caso de las depreciaciones acumuladas para saber cuando los bienes se encuentran totalmente depreciados, porque en tal caso se debe hacer la reclasificación de los bienes totalmente depreciados, dejan de ser activos para ser reclasificados a cuentas de orden deudoras de control. Para concluir este eje temático se recomienda hacer la lectura de los artículos 123 a 135 del decreto 2649 de 1993, normas de contabilidad.

12 Hoja de Trabajo. La hoja de trabajo que no es obligatorio en el proceso contable pero que el contador elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización. La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar los movimientos de las cuentas del balance inicial las cuentas nuevas en el periodo, los ajustes realizados, los resultados del ejercicio y los estos financieros finales como son el estado de resultados y el Balance General. de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura: Encabezamiento: De igual manera que los documentos y soportes elaborados en el proceso contable la hoja de trabajo debe tener encabezado, el cual está formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. A su vez consta de dichas columnas: Código de las cuentas. Nombre de las cuentas. Balance inicial de comprobación inicial o del periodo anterior Movimientos del periodo. Balance de Prueba Ajustes Balance Ajustado Estado de pérdidas y ganancias

13 Balance general Registro Contable Inicial: Códi Nombre de la Cuenta Débito Crédito go de la Cta. 115 Caja Mercancías no 1.. Fabricadas por la Empresa 1516 Construcciones y 2.. Edificaciones 1524 Equipo de Oficina Equipo de Computación y 1.. Comunicación 154 Flota y Equipo de 2.. Transporte 3115 Aportes Sociales 12.. Sumas Iguales El día primero de febrero de 213 en reunión deciden poner en marcha la empresa que será una empresa de personas, una sociedad Ltda. La cual será comercial, es decir comprará y venderá bienes, en este caso electrodomésticos y para el efecto hacen los siguientes aportes: Socio A: Aporte en efectivo: diez millones de pesos $1.. y 1 neveras de un millón (1..). Total diez millones de pesos en mercancías (1..) Socio B: Aporte en efectivo: diez millones de pesos (1..) y un local comercial ubicado en un segundo piso de un centro comercial, el valor del local es de veinte millones de pesos ($2..). Socio C: Aporte en efectivo diez millones de pesos ($1..) y equipo de oficina por diez millones de pesos ($1..). Socio D: Aporte en efectivo diez millones de pesos ($1..) y computadores para trabajar en el local por diez millones de pesos (1..).

14 Socio E: aporta en efectivo diez millones de pesos ($1..) y un vehículo para el transporte de la mercancía por veinte millones de pesos ($2..). La Empresa adquiere los siguientes artículos: 1 Televisores plasma de 2 pulgadas a $1.., 1 Televisores plasma de 3 pulgadas a $ neveras de 2 litros a $1.3., 1 lavadoras de de 2 libras a $1.2.. El pago de la compra lo realiza de la siguiente manera: 3% de contado y el 7% restante le conceden plazo de 3 días. Los productos están gravados con el iva del 16%. Registro contable: Nombre de la Cuenta Débito Crédito Códig o de la Cta Mercancías no Fabricadas por la Empresa 248 Impuesto sobre las ventas por Pagar Bancos Proveedores Nacionales 35.. Transacción: Sumas Iguales La empresa celebra contrato para la ampliación y remodelación del local por quince millones de pesos ($15..) en el cual se pacta un anticipo del 4% del valor del contrato. El plazo es de 3 días calendario para la ejecución de la obra. Para el registro contable de este ejemplo se dan dos registros, en el momento de la celebración del contrato y en el momento de otorgar el anticipo. Celebración del contrato Códig o de Nombre de la Cuenta Débito Crédito

15 la Cta. 81 Derechos Contingentes 84 Derechos Contingentes por el contra Sumas Iguales Cuando se concede el anticipo Código Nombre de la Cuenta Débito Crédito de la Cuenta. 84 Derechos 6.. Contingentes por contra 81 Derechos 6.. Contingentes 132 Anticipos y avances Bancos 6.. Sumas Iguales El departamento de tesorería expidió el día 3 de julio, 2 recibos de caja, así: el recibo 21 por cinco millones ochocientos mil pesos ($3.8.), producto de una venta de la cual cancelan tres millones en efectivo más el impuesto de contado y un saldo de dos millones ($2..) a 3 días. La cual genera un impuesto a las ventas del 16%. El costo de la mercancía vendida es del 5% del valor de la venta. El recibo 211 por tres millones de pesos ($3..) de un cliente que cancela una cuota o abono de su deuda con la empresa. Con base en los dos recibos se van a elaborar los comprobantes de contabilidad, es d aclarar que contabilidad elabora un comprobante por día, entonces:

16 Compañía el Ejemplo Ltda. Comprobante de Contabilidad Fecha: 3 de julio de N 135 Código Cuenta Parcial Debe Haber 115 Caja (Deudores) Clientes Comercio al por mayor y al por menor Comercio al por mayor y al por menor 248 Impuesto sobre las ventas por pagar 16% 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa Sumas Iguales Razón: Para registrar venta de mercancías 6% de contado y 4% con plazo de 3 días para el pago. Elaboró Revisó Aprobó Contabilizó

17 A continuación se elaborará el segundo registro que corresponde al recaudo de una cuota de una venta a crédito. Compañía el Ejemplo Ltda. Comprobante de Contabilidad Fecha: 3 de julio de 213 N 136 Código Cuenta Parcial Debe Haber 115 Caja Deudores 2.. Sumas Iguales Razón: Para registrar abono del Señor Timoleón Tabares en efectivo al crédito del 12 de marzo de 213. Elaboró Revisó Aprobó Contabilizó La empresa tiene como activos: Edificaciones por $48..; Equipo de oficina por $36..; equipos de computación y comunicación por $3..; Flota y Equipo de Transporte por $15... Recuerde: Las construcciones y Edificaciones tienen una vida útil contable de 2 años o 24 meses; los equipos de oficina la vida útil es de 1 años 12 meses; los equipos de computo y los de transporte la vida es de 5 años o 6 meses. Entonces hacemos los cálculos de los valores a registrar: Edificaciones: $48../24 meses = $2. = depreciación de 1 mes. Equipo de Oficina: 1 mes. $36../12 meses = $3. = depreciación de Equipo de Computación: $3../6 meses = $5. = depreciación de 1 mes.

18 Equipo de Transporte: $15../6 meses = $25. = depreciación de 1 mes. Estos son los valores a registrar, entonces se hace el registro contable: Compañía el Ejemplo Ltda. Comprobante de Contabilidad de Ajuste Fecha: 31 de julio de 213 N 13 Código Cuenta Parcial Debe Haber 526 (Gastos operacionales) Depreciaciones 5265 Construcciones Equipo de Oficina Equipos de Computación Flota y Equipo. Transporte Depreciación Acumulada Edificaciones Equipo de Oficina Equipos de Computación Flota y Equipo de Transporte Sumas Iguales Razón: Para registrar las depreciaciones de la propiedad planta y equipo del mes de julio de 213. Elaboró Revisó Aprobó Contabilizó Transacción: La empresa celebra contrato para la ampliación y remodelación del local por quince millones de pesos ($15..) en el cual se pacta un anticipo del 4% del valor del contrato. El plazo es de 3 días calendario para la ejecución de la obra.

19 Para el registro contable de este ejemplo se dan dos registros, en el momento de la celebración del contrato y en el momento de otorgar el anticipo. Celebración del contrato Código Nombre de la Cuenta Débito Crédito de la Cta. 81 Derechos Contingentes Derechos Contingentes por el contra Sumas Iguales De conformidad con el numeral 1 del artículo 11 del decreto 2649, Se deben registrar bajo cuentas de orden por derechos contingentes los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos. La hoja de Trabajo, el estado de resultados y el balance general se encuentran en archivos Excel en el material de trabajo.

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