INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL. Modalidad Especial. Dictamen de Estados Financieros MUNICIPIO DE INZÁ CAUCA

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1 INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Especial Dictamen de Estados Financieros MUNICIPIO DE INZÁ CAUCA VIGENCIA 2010 Junio de

2 Municipio de Inzá Cauca Álvaro Jesús Urbano Rojas Contralor Departamental del Cauca Manuela Arteaga Muñoz Directora Técnica de Auditorias Gubernamentales y de Gestión Auditor Luciano Benavides Álvarez Profesional Universitario 01 - Líder de Auditoría Contenido del Informe Página 2

3 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 4 2. CARTA DE CONCLUSIONES 5 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 9 3

4 1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO La administración municipal mediante decreto 059 de octubre 31 de 2007, establece adopta el manual especifico de funciones y de competencias laborales de la planta de personal del municipio, pero no se cuenta formalmente con un área contable y financiera, cuenta con un contador vinculado a través de contrato de prestación de servicios profesionales, dependiente de la oficina de tesorería general municipal. La entidad cuenta con un manual donde se describe el procedimiento para la elaboración de los estados financieros y los responsables del mismo, el cual fue adoptado en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, no se tienen actos administrativos que documenten las prácticas contables que se han implementado ni la forma de conservar libros y demás soportes contables, libros y auxiliares considerados como necesarios la misma. Para la vigencia fiscal 2010 la oficina de Control Interno, presenta un informe global sobre debilidades y fortalezas de la información contable, sin embargo no se presenta un plan de trabajo ni cronograma de actividades especificas que determine como, cuando, donde y los recursos a utilizar en cada actividad, que permita realizar un seguimiento y evaluación a las misma. No hay evidencia soportada de informes y/o auditorías internas realizadas al proceso contable durante la vigencia 2010 por parte de la oficina de Control Interno. La entidad no cuenta con un inventario físico actualizado de sus Propiedades, Planta y Equipo debidamente valorizado y actualizado, se tienen registros globales de los mismos y saldos estáticos que vienen de periodos anteriores, generando incertidumbre sobre la propiedad real de los bienes, derechos y obligaciones de la Entidad CARTA DE CONCLUSIONES 4

5 Doctor Horacio Otalora Peña Alcalde Municipal Inzá Cauca La Contraloría Departamental del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial a Estados Financieros al municipio de Inzá Cauca. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones administrativas y financieras se realizaron conforme a las normas y procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Departamental. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría. La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Auditoria al proceso contable, dictamen de Estados Financieros a la administración municipal, vigencia fiscal CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en el área de Contable del municipio de Inzá es no razonable, cumple parcialmente con los principios establecidos por la Contaduría General de la nación, como consecuencia de los siguientes hechos: RELACIÓN DE HALLAZGOS A 31 de diciembre de 2010 la información contable y acorde a la muestra tomada presenta las siguientes observaciones: (datos que se presentaran en el reporte de Hallazgos de Auditoria a Estados Contables Formulario1 y 2 CGR). 5

6 1. Los libros de bancos y auxiliares de contabilidad se llevan directamente en el sistema que maneja e integra el proceso contable y se conservan en medio magnético, no se ha documentado formalmente cual será el método acogido por la administración para la conservación y custodia de los mismos. 2. La entidad no cuenta con un inventario físico actualizado de sus Propiedades, Planta y Equipo debidamente valorizado y actualizado, se tienen registros globales de los mismos y saldos estáticos que vienen de periodos anteriores, generando incertidumbre sobre la propiedad real de los bienes, derechos y obligaciones de la Entidad Depósitos en Instituciones Financiera Presenta un saldo al cierre da la vigencia por $ millones, valor que se encuentra plenamente identificado en libros de bancos y auxiliares de contabilidad y registrado en el balance. Sin embargo en las conciliaciones bancarias tomadas como muestra se determino que existen partidas conciliatorias representadas en cheques en mano mayores a seis meses, e incluso de vigencias anteriores, las cuales deben ser objeto de depuración y actualización. Partidas conciliatorias, cheque en mano mayor a seis meses Cuenta Bancolombia cuenta Propósito general No. Cheque Beneficiario Valor $ Fecha Dino Salazar Sin determinar Moisés Médina Sin determinar Estación Servicio Inzá Sin determinar Adolfo Pillimue Sin determinar 1997 Carlos A. Arias Noviembre APCI Sin determinar 2108 Inversiones CLH Diciembre Claudia L. González Diciembre 2009 Cuenta Banco agrario cuenta Fondos comunes No. Cheque Beneficiario Valor $ Fecha Bellsouth Sin determinar Arnulfo Cotacio Sin determinar Error Cheque pagado junio/ Sin determinar 2223 Consuelo Pechene Febrero Gentil Manrique Febrero UNAD Abril Margarita Arias Febrero Cedelca S.A Octubre Cedelca S.A Octubre Cedelca S.A Diciembre Cedelca S.A Marzo

7 5073 Cedelca S.A Abril Cedelca S.A Mayo Inversiones (patrimoniales en entidades no controladas y controladas). Según balance a 31 de diciembre de 2010 presenta un saldo por $27.2 millones, correspondiente a acciones que se tienen en Cedelca S.A por $22.2 millones y Uniaguas por $5.06 millones, se observa que son saldos estáticos que vienen desde vigencias anteriores, no hay soportes documentales al respecto Rentas por cobrar vigencia anterior En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $105.6 millones, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores. El valor por cobrar correspondiente al impuesto predial no está registrado ni actualizado en el balance, el cual asciende a $421.3 millones por predial y $279.5 millones por recargo predial. No se ha depurado el valor correspondiente a las deudas sobre las cuales ya no es posible ejercer su cobro por cuanto opera la prescripción. (Resol 357 de 2008, numeral 3.1) Deudores prestación de servicios En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $ miles, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Avances y anticipos entregados En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $210.9 millones por concepto de servicios Cedelca, depósitos y embargos judiciales, por concepto de adquisición de bienes y servicios, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Depósitos entregados en garantía En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $53.3 millones, por concepto de servicios Cedelca, depósitos y embargos judiciales, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Otros deudores 7

8 A 31 de diciembre de 2010 presenta un saldo de $435.4 millones, por conceptos de pago de cuenta por terceros, recursos recibidos de las SECAB, otros deudores, juzgado de Silvia, CRC, embargo contencioso, banco agrario, Jorge Narváez, entre otros, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Terrenos A 31 de diciembre de 2010 la cuenta presenta un saldo de $652.3 millones, con registro global y saldos que vienen de vigencias anteriores, falta depuración, actualización y legalización de algunos bienes. (Resol 357 de 2008, numeral ). Los saldos presentados en los auxiliares no están soportados por inventarios físicos y soportes legales (escrituras, registros, certificados de tradición) actualizados que permitan verificar la propiedad real Edificaciones A 31 de diciembre de 2010 la cuenta presenta un saldo de $5.580 millones el cual genera incertidumbre porque el registro corresponde al valor histórico de vigencias anteriores, los auxiliares no están soportados por inventarios físicos actualizados que permitan verificar la propiedad real Plantas, ductos y túneles La cuenta presenta un saldo de $2.042,5 millones el cual genera incertidumbre porque el registro corresponde al valor histórico sin depurar que viene de vigencias anteriores Redes, Líneas y Cables La cuenta presenta un saldo de $1.013 millones el cual genera incertidumbre porque el registro corresponde al valor histórico sin depurar que viene de vigencias anteriores Maquinaria y Equipo Presenta un saldo de $442.8 millones que genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Muebles, Enseres y Equipo de Oficina Presenta un saldo de $182.6 millones que genera incertidumbre, el registro 8

9 hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Equipo de comunicación y Computación Presenta un saldo de $324.7 millones que genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Equipos de Transporte, Tracción y Elevación Presenta un saldo de $762,5 millones que genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Reserva financiera actuarial De conformidad con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación, la entidad no registra la reserva financiera de los recursos que la Entidad posee en el FONPET como reserva para el cubrimiento de pasivos laborales Bienes de beneficio y uso público e histórico y cultural Presenta un saldo de $2.338 millones, genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Cuentas por pagar, adquisición de bienes y servicios En el balance a diciembre 31 de 2010 registra un saldo de $1.256 millones, saldo que difiere del valor registrado como saldo de la vigencia en el balance de prueba que registra el valor de $984.2 millones Salarios y prestaciones sociales Presenta un saldo de $123.7millones, genera incertidumbre, el registro hay inventario actualizado al respecto. No hay causación de obligaciones correspondientes a la vigencia Provisión para contingencias 9

10 Presenta un saldo de $105.5millones, genera incertidumbre, el registro hay inventario actualizado al respecto. No registra provisión por concepto de litigios y demandas, según los procesos notificados a la Entidad y que se encuentran en diferentes etapas del proceso; donde algunos de ellos ya se encuentran con fallo ejecutoriado en contra que se constituyen en obligación real y exigible, los cuales ascienden aproximadamente a $452.1 millones (según formato de inventario de procesos judiciales de la Entidad) Pasivos estimados Provisión para pensiones No registra el pasivo por calculo actuarial de cuotas partes pensiónales del municipio, según certificación del FONPET el municipio tiene un pasivo pensiónal no provisionado a diciembre 31 de 2010 por valor de $ millones. 24. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Se evaluó el Control Interno Contable con base en el informe de control interno contable, la información financiera reportada por la entidad en la cuenta fiscal y la información analizada en la Entidad, determinándose que aunque se han logrado avances, no cumple totalmente con su objetivo de evaluación y control de las actividades propias del proceso contable, que garanticen la razonabilidad de información financiera de la Entidad acorde a las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas para el proceso contable. Para la vigencia fiscal 2010 la oficina de Control Interno, presenta un informe global sobre debilidades y fortalezas de la información contable, sin embargo no se presenta un plan de trabajo ni cronograma de actividades especificas que determine como, cuando, donde y los recursos a utilizar en cada actividad, que permita realizar un seguimiento y evaluación a las misma. 25. La entidad cuenta con un manual donde se describe el procedimiento para la elaboración de los estados financieros y los responsables del mismo, el cual fue adoptado en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, no se tienen actos administrativos que documenten las prácticas contables que se han implementado ni la forma de conservar libros y demás soportes contables, libros y auxiliares considerados como necesarios la misma, No hay evidencia soportada de informes y/o auditorías internas realizadas al proceso contable durante la vigencia 2010 por parte de la oficina de Control Interno. 10

11 26. No se tiene diseñado e implementado el manual de control interno contable que establezca procedimientos para la ejecución de auditoría interna y de autorregulación del control y la gestión. En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 26 hallazgos administrativos, los cuales pueden derivar en posible alcance disciplinario y otras posibles incidencias, los cuales podrán ser trasladados ante la autoridad competente. 2.2 PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe elaborar un plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría, dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la resolución 494 de diciembre 28 de 2008, emanada de la Contraloría Departamental del Cauca (presentarse en copia física y medio magnético). NOTA: El municipio no presento respuesta y/o derecho de contradicción al dictamen preliminar notificado, razón por la cual se da por aceptado en su totalidad y se formula el informe final. Popayán Cauca, Junio 24 de 2011 Álvaro Jesús Urbano Rojas Contralor Departamental del Cauca 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Línea de Auditoría Dictamen a Estados Financieros, vigencia 2010 En la visita realizada al municipio de Inzá Cauca, en la evaluación del Control Interno Contable y Dictamen a los Estados Financieros en la fase de ejecución se pudo determinar qué: DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Criterios 11

12 Ley 298 de 2006, adopta el sistema de Contabilidad Pública; Ley 42 de 1993, organización del control fiscal financiero; resolución 119 de 2006 por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, Resolución 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República. Causa No aplicación de todos los procesos y procedimientos específicos establecidos para la ejecución del proceso contable en el municipio y falta de seguimiento y evaluación por parte de la Oficina de Control Interno. Efecto Incumplimiento de la normatividad legal vigente y la no razonabilidad de los Estados Financieros, presunta configuración de faltas disciplinarias en la ejecución del proceso. La Contraloría Departamental del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó el examen a los Estados Financieros del Municipio de Inzá, Cauca, al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de Diciembre de La evaluación se llevó a cabo de conformidad con normas, políticas y procedimientos de Auditoría y Control Financiero prescritos por la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y la Contraloría Departamental del Cauca, las cuales son compatibles con las de aceptación general. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas aplicadas a algunos grupos y/o cuentas reveladas en los estados financieros, la evaluación de los principios de contabilidad pública aplicados y la adecuada implementación del sistema de control Interno, lo cual proporciona una base razonable para nuestra opinión. Es responsabilidad de la administración de la entidad el contenido de la información suministrada, la responsabilidad de la Contraloría Departamental del Cauca consiste en dar una opinión sobre el acatamiento de las disposiciones legales, la calidad del Control Interno Contable y sobre la razonabilidad de los estados Financieros, según la muestra tomada. A 31 de diciembre de 2010 la información contable y acorde a la muestra tomada presenta las siguientes observaciones: (datos que se presentaran en el reporte de Hallazgos de Auditoria a Estados Contables Formulario1 y 2 CGR). La información financiera de la Entidad se registra y maneja a través del programa PRECONT, el cual integra los procesos de recaudo, predial, presupuesto y tesorería con contabilidad. 12

13 Los libros de bancos y auxiliares de contabilidad se llevan directamente en el sistema que maneja e integra el proceso contable y se conservan en medio magnético, no se ha documentado formalmente cual será el método acogido por la administración para la conservación y custodia de los mismos. ACTIVO 1105 Caja Al verificar los documentos del último arqueo de caja del año 2010, correspondiente al día 31 de diciembre, se determinó que se termina la vigencia con un saldo en efectivo de $11,8 millones, los cuales se encuentran registrados en el Balance General Depósitos en Instituciones Financiera Presenta un saldo al cierre da la vigencia por $ millones, Partidas conciliatorias, cheque en mano por periodo mayor a seis meses Cuenta Bancolombia cuenta Propósito general No. Cheque Beneficiario Valor $ Fecha Dino Salazar Sin determinar Moisés Médina Sin determinar Estación Servicio Inzá Sin determinar Adolfo Pillimue Sin determinar 1997 Carlos A. Arias Noviembre APCI Sin determinar 2108 Inversiones CLH Diciembre Claudia L. Gonzalez Diciembre 2009 Cuenta Banco agrario cuenta Fondos comunes No. Cheque Beneficiario Valor $ Fecha Bellsouth Sin determinar Arnulfo Cotacio Sin determinar Error Cheque pagado junio/ Sin determinar 2223 Consuelo Pechene Febrero Gentil Manrique Febrero UNAD Abril Margarita Arias Febrero Cedelca S.A Octubre Cedelca S.A Octubre Cedelca S.A Diciembre Cedelca S.A Marzo Cedelca S.A Abril Cedelca S.A Mayo

14 12 Inversiones (patrimoniales en entidades no controladas y controladas). Según balance a 31 de diciembre de 2010 presenta un saldo por $27.2 millones, correspondiente a acciones que se tienen en Cedelca S.A por $22.2 millones y Uniaguas por $5.06 millones, se observa que son saldos estáticos que vienen desde vigencias anteriores Rentas por cobrar vigencia anterior En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $105.6 millones, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores. El valor por cobrar correspondiente al impuesto predial no está registrado ni actualizado en el balance, el cual asciende a $421.3 millones por predial y $279.5 millones por recargo predial. No se ha depurado el valor correspondiente a las deudas sobre las cuales ya no es posible ejercer su cobro por cuanto opera la prescripción. (Resol 357 de 2008, numeral 3.1) Deudores prestación de servicios En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $ miles, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Transferencias por cobrar La cuenta presenta un saldo de $594.8 millones, correspondiente a la causación de los recursos del sistema general de participaciones, valor registrado adecuadamente en el balance Avances y anticipos entregados En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $210.9 millones por concepto de servicios Cedelca, depósitos y embargos judiciales, por concepto de adquisición de bienes y servicios, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Depósitos entregados en garantía En el Balance a 31 de diciembre de 2010, presenta un saldo de $53.3 millones, por concepto de servicios Cedelca, depósitos y embargos judiciales, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Otros deudores 14

15 A 31 de diciembre de 2010 presenta un saldo de $435.4 millones, por conceptos de pago de cuenta por terceros, recursos recibidos de las secab, otros deudores, juzgado de Silvia, CRC, embargo contencioso, banco agrario, Jorge Narváez, entre otros, valor sin depurar que viene de vigencias anteriores Terrenos A 31 de diciembre de 2010 la cuenta presenta un saldo de $652.3 millones, con registro global y saldos que vienen de vigencias anteriores, falta depuración, actualización y legalización de algunos bienes. (Resol 357 de 2008, numeral ). Los saldos presentados en los auxiliares no están soportados por inventarios físicos y soportes legales (escrituras, registros, certificados de tradición) actualizados que permitan verificar la propiedad real Edificaciones A 31 de diciembre de 2010 la cuenta presenta un saldo de $5.580 millones el cual genera incertidumbre porque el registro corresponde al valor histórico de vigencias anteriores, los auxiliares no están soportados por inventarios físicos actualizados que permitan verificar la propiedad real Plantas, ductos y túneles La cuenta presenta un saldo de $2.042,5 millones el cual genera incertidumbre porque el registro corresponde al valor histórico sin depurar que viene de vigencias anteriores Redes, Líneas y Cables La cuenta presenta un saldo de $1.013 millones el cual genera incertidumbre porque el registro corresponde al valor histórico sin depurar que viene de vigencias anteriores Maquinaria y Equipo Presenta un saldo de $442.8 millones que genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Muebles, Enseres y Equipo de Oficina Presenta un saldo de $182.6 millones que genera incertidumbre, el registro 15

16 hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Equipo de comunicación y Computación Presenta un saldo de $324.7 millones que genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Equipos de Transporte, Tracción y Elevación Presenta un saldo de $762,5 millones que genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados al respecto, los bienes existentes no están codificados ni valuados acorde al estado actual de los mismos Reserva financiera actuarial De conformidad con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación, la entidad no registra la reserva financiera de los recursos que la Entidad posee en el FONPET como reserva para el cubrimiento de pasivos laborales. 17 Bienes de beneficio y uso público e histórico y cultural Presenta un saldo de $2.338 millones, genera incertidumbre, el registro hay inventarios actualizados ni valuados acorde al estado actual de los mismos. PASIVO 2401 Cuentas por pagar, adquisición de bienes y servicios En el balance a diciembre 31 de 2010 registra un saldo de $1.256 millones, saldo que difiere del valor registrado como saldo de la vigencia en el balance de prueba que registra el valor de $984.2 millones Salarios y prestaciones sociales Presenta un saldo de $123.7millones, genera incertidumbre, el registro hay inventario actualizado al respecto. No hay causación de obligaciones correspondientes a la vigencia Provisión para contingencias 16

17 Presenta un saldo de $105.5millones, genera incertidumbre, el registro hay inventario actualizado al respecto. No registra provisión por concepto de litigios y demandas, según los procesos notificados a la Entidad y que se encuentran en diferentes etapas del proceso; donde algunos de ellos ya se encuentran con fallo ejecutoriado en contra que se constituyen en obligación real y exigible, los cuales ascienden aproximadamente a $452.1 millones (según formato de inventario de procesos judiciales de la Entidad) Pasivos estimados Provisión para pensiones No registra el pasivo por calculo actuarial de cuotas partes pensiónales del municipio, según certificación del FONPET el municipio tiene un pasivo pensiónal no provisionado a diciembre 31 de 2010 por valor de $ millones. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Se evaluó el Control Interno Contable con base en el informe de control interno contable, la información financiera reportada por la entidad en la cuenta fiscal y la información analizada en la Entidad, determinándose que aunque se han logrado avances, no cumple totalmente con su objetivo de evaluación y control de las actividades propias del proceso contable, que garanticen la razonabilidad de información financiera de la Entidad acorde a las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas para el proceso contable. No se tiene diseñado e implementado el manual de control interno contable que establezca procedimientos para la ejecución de auditoría interna y de autorregulación del control y la gestión. En mi opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables no presentan razonablemente, en algunos aspectos importantes, la situación financiera del Municipio de Inzá a 31 de diciembre de 2010, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. NOTA: El municipio no presento respuesta y/o derecho de contradicción al dictamen preliminar notificado, razón por la cual se da por aceptado en su totalidad y se formula el informe final. Popayán Cauca, junio 24 de

18 LUCIANO BENAVIDES ALVAREZ TP T Proyectó: Luciano Benavides Álvarez Líder equipo Auditor 18