CIRCULAR DE AUDITORÍA INTERNA Nº Coordinadoras Departamentales y Candidatos Avalados por el PDA

Transcripción

1 CIRCULAR DE AUDITORÍA INTERNA Nº PARA: ASUNTO: Coordinadoras Departamentales y Candidatos Avalados por el PDA Referencia: Recomendaciones generales sobre manejo de campañas y rendición de cuentas, dirigidas a los candidatos avalados por el PDA a las elecciones para Congreso y Parlamento Andino FECHA: 19 de septiembre de 2013 Cordial saludo: Con el fin de llevar a cabo el proceso mencionado en el asunto de la Circular, nos permitimos dar las pautas necesarias que a continuación se mencionan: Cada candidato (a) avalado (a) debe RENDIR CUENTAS POR SU CAMPAÑA presentando ante el Partido un Informe INDIVIDUAL de Ingresos y Gastos de campaña, firmado por Contador Público, el Gerente y el Candidato. Este informe está compuesto por un Libro de Contabilidad previamente registrado ante la Organización Electoral, el formulario 5B y sus 7 anexos, los soportes de los ingresos, de los gastos y los comprobantes contables. La RENDICIÓN DE CUENTAS aparte de ser una obligación legal del candidato (a), es requisito para obtener la reposición de los gastos de campaña que hace el Estado. También, para evitar sanciones del Partido. La legislación electoral ha determinado varias disposiciones que son de obligatorio cumplimiento para los candidatos avalados por los diferentes Partidos Políticos. Las fundamentales son la Ley 130 de 1994 y la Resolución 330 de 2007 emitida por el CNE. Adicionalmente, desde julio del año 2011, la Ley 1475 correspondiente a la última reforma política. TODA LA NORMATIVIDAD RELACIONADA SE HA DISPUESTO EN LA PÁGINA WEB DEL PARTIDO. Precisamos a continuación algunos aspectos de vital importancia, según tres momentos importantes: En época de campañas, la rendición de cuentas después de las elecciones y la reposición de gastos de campaña si finaliza exitosamente el proceso: 1. EN ÉPOCA DE CAMPAÑAS, TENGA EN CUENTA: 1.1 Por el sólo hecho de ser avalado como candidato por un Partido Político, se le impone una responsabilidad para rendir cuentas: Res. 330/07, Cap. II, Art. 7º: Responsabilidad de la presentación. Los candidatos son responsables de presentar ante el Partido o Movimiento Político que los haya inscrito, el informe de Ingresos y gastos de su campaña individual, dentro de la oportunidad fijada por la agrupación política.

2 1.2 El PDA fijó como plazo máximo para que hagan llegar a la Sede Nacional en Bogotá los Informes individuales de ingresos y gastos de campaña el día jueves 20 DE MARZO DE 2014(Artículo 25 de la Ley 1475 de 2011). 1.3 De acuerdo con los topes establecidos en la resolución 0228 de 2013 y el artículo 25 de la Ley 1475 que obliga a los candidatos a tener un GERENTE DE CAMPAÑA. TODAS las listas que aspiren al Congreso y Parlamento Andino deben cumplir con esta obligación. Recuerde que el Gerente de Campaña debe abrir una cuenta única en una entidad financiera de uso exclusivo para la misma. 1.4 Multas y sanciones. En la Ley 130 de 1994, art. 39, literal a), se especifica que se impondrán multas en caso de no cumplirse con la normatividad electoral. En el art. 1º de la Res. 005 de 2013 emitida por el CNE se fijan los valores de las multas, las cuales oscilan entre $ y $ , según la gravedad de la falta. De este modo, se hace necesario que la información se haga llegar al Partido, en los términos y plazos establecidos en este documento. 1.5 Topes de gastos y de ingresos. Resolución 330 de ART.11. Monto Máximo de Contribuciones y de Gastos. De conformidad con el inciso segundo y tercero del artículo 12 de la Ley 58 de 1985, el monto de las contribuciones y donaciones a las campañas electorales, no podrá superar la cuantía de las sumas máximas a invertir en la campaña fijadas por el Consejo Nacional Electoral ( ). Frente a esto, el CNE emitió las resolución Nº 0228 de 2013 señalando los topes de gastos para candidatos que participen dentro de las elecciones de Congreso. Estos dependerán del censo electoral de cada Departamento y señala los casos de las circunscripciones especiales. De acuerdo al artículo 24 de la Ley 1475 en cuanto a los límites al monto de gastos se indica que ( ) El monto máximo de gastos se fijará por cada candidato a cargo uninominal o por lista de candidatos a corporaciones de elección popular. En el caso de listas con voto preferente el monto máximo de gastos por cada uno de los integrantes de la lista será el resultado de dividir el monto máximo de gastos de la lista por el número de candidatos inscritos. El Consejo Nacional Electoral señalará, adicionalmente, el monto máximo que cada partido o movimiento con personería jurídica puede invertir en la campaña electoral institucional a favor de sus candidatos o listas (negrilla fuera del texto). De acuerdo a lo señalado dentro de dicha Resolución los topes para las campañas a Congreso 2014 serían los siguientes: CIRCUNSCRIPCIONES ESPECIALES TOPES POR LISTA SENADO NACIONAL $ SENADO INDÍGENA $ CÁMARA EXTERIOR $ CÁMARA GRUPOS ÉTNICOS $ CÁMARA BOGOTÁ $ DEPARTAMENTO POTENCIAL 2 TOPE CÁMARA TERRITORIAL AMAZONAS $ ANTIOQUIA $ ARAUCA $ ATLANTICO $ BOLIVAR $ BOYACA $ CALDAS $ Este valor se ajustará anualmente de acuerdo al Índice de Precios al Consumidor (IPC). 2 Datos tomados al 23 de mayo de 2013 según censo electoral publicado por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Más información en

3 CAQUETA $ CASANARE $ CAUCA $ CESAR $ CHOCO $ CORDOBA $ CUNDINAMARCA $ GUAINIA $ GUAVIARE $ HUILA $ LA GUAJIRA $ MAGDALENA $ META $ NARIÑO $ NORTE DE SANTANDER $ PUTUMAYO $ QUINDIO $ RISARALDA $ SAN ANDRES $ SANTANDER $ SUCRE $ TOLIMA $ VALLE $ VAUPES $ VICHADA $ La violación de estos topes máximos conforme con lo establecido en el Art. 109 de la Constitución Política de Colombia: será sancionada con la pérdida de investidura o del cargo. La ley reglamentará los demás efectos por la violación de este precepto y de acuerdo al art. 26 de la Ley 1475 de 2011, violar estos topes conlleva a: En el caso de candidatos elegidos a corporaciones públicas (Senado y Cámara de Representantes) se seguirá el procedimiento de pérdida de investidura definido en la Constitución y la ley. También se fija un tope a los ingresos, equivalente al mismo tope de gastos: Ley 1475/11, ARTÍCULO 23. LÍMITES A LA FINANCIACIÓN PRIVADA. Ningún partido, movimiento, grupo significativo de ciudadanos, candidato o campaña, podrá obtener créditos ni recaudar recursos originados en fuentes de financiación privada, por más del valor total de gastos que se pueden realizar en la respectiva campaña. 1.6 Donaciones: Todas las donaciones recibidas bien sea por personas naturales o jurídicas, en dinero ó en especie, deben ser reportadas y deben estar soportadas de acuerdo con la naturaleza de cada donante. Ver formato de acta de donación dispuesto en la página web del Partido. Adicionalmente, la reforma política (Ley 1475/11) impone nuevos límites a las donaciones: Cada donación individual que se reciba de particulares (empresas o personas naturales) no puede superar el 10% del tope de gastos de la campaña. Los aportes propios, contribuciones de familiares y créditos no están sujetos al límite individual del 10%. Si después de hacer la campaña quedan valores pendientes de pago, se deben tener en cuenta algunas limitaciones que se establecen en el artículo 23 de la Ley 1475 de Gastos en publicidad: Los candidatos y los partidos no podrán iniciar gastos de propaganda electoral sino hasta tres (3) meses antes de las elecciones (aplicable para elecciones 3 ) para los casos de propaganda a través del espacio público y dos (2) meses antes de las elecciones para la propaganda en medios de 3 Ley 1475/11, art. 35, propaganda electoral.

4 comunicación social (televisión, radio, prensa etc.). Lo anterior siempre y cuando las listas estén debidamente inscritas o registradas ante la Registraduría Nacional del Estado Civil. 1.8 Los demás gastos podrán iniciarse seis (6) meses antes de la elección, pues solo estos serán objeto de reposición 4. Los gastos que se realicen después de la fecha de la elección o que no tengan relación de causalidad con la campaña NO SON ACEPTADOS. 1.9 Propaganda Electoral. - El número de cuñas radiales, avisos en publicaciones escritas y vallas publicitarias tienen unos topes definidos por el CNE dependiendo de la categoría del municipio (ver parte pertinente de la Ley 617 de 2000 dispuesta en la página web del Partido). Frente a esto los (las) candidatos (as) a las elecciones de Congreso 2014, tienen derecho a difundir lo descrito en el siguiente cuadro 5 : BOGOTÁ MUNICIPIOS DE PRIMERA CATEGORÍA, CATEGORÍA ESPECIAL Y CAPITALES DE DEPARTAMENTO MUNICIPIOS DE SEXTA, QUINTA, CUARTA, TERCERA Y SEGUNDA CATEGORÍA CUÑAS 100 (hasta 30 RADIALES segundos por cuña) VALLAS 40 (hasta de 48 mts²) AVISOS 10 (hasta del tamaño de una página por cada edición) 70 (hasta 30 segundos por cuña) 30 (hasta 15 segundos por cuña) 20 (hasta de 48 mts²) 5 (hasta de 48 mts²) 5 (hasta del tamaño de una página por cada edición) 3 (hasta del tamaño de una página por cada edición) - Además de esto recuerde que: La propaganda electoral sólo puede realizarse dentro de los tres (3) meses anteriores a cada elección siempre y cuando las listas estén debidamente inscritas o registrados ante la registraduría Nacional del Estado Civil. Los concesionarios para la prestación del servicio de radio o periódico están obligados a hacer la publicidad en condiciones de igualdad para todos los Partidos (Ley 130/94, art. 28). La publicidad radial y televisiva debe ser cobrada a una tarifa inferior a la mitad de la comercial, durante los 60 días anteriores a la elección (Ley 130/94, art. 28). Los Alcaldes y Registradores municipales de cada lugar regulan la forma de difundir la propaganda electoral, por lo que deben buscar la normatividad propia de cada municipio (Ley 130/94, art. 29, incisos 1 y 2). Queda prohibida toda clase de propaganda política y electoral el día de las elecciones, según la Ley 163 de 1994, Art.10. Propaganda durante el día de elecciones. Si la campaña llega a recibir donaciones del Partido, bien sea desde la Sede Nacional o desde la Coordinadora Territorial, debe analizarse antes de invertir en publicidad que la suma resultante entre la inversión del Partido y las inversiones del candidato (a) NO SUPEREN LOS TOPES. 4 Res. 330/07, Art. 10º. Evaluación del Informe. ( ) En los demás casos y para efectos de la reposición de gastos sólo se tendrán en cuenta aquellos realizados dentro de los seis meses anteriores a la fecha de la elección. 5 Consultar la Resolución Nº de 2013

5 2. PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS, DESPUÉS DE LAS ELECCIONES, OBSERVE QUE: 2.1 El informe individual de ingresos y gastos está compuesto por un Libro de Contabilidad previamente registrado ante la Organización Electoral, el formulario 5B y sus 7 anexos, los soportes de los ingresos y de los gastos y los comprobantes contables. Recuerde que debe ir firmado por el Candidato, el Gerente de Campaña y Contador Público. El Contador deberá adjuntar copia de la Tarjeta Profesional, el RUT o cédula. 2.2 SOPORTES: - DEBEN ENTREGARSE ORIGINALES. - Si el contador de su campaña no es contratado desde el inicio de la campaña, les recomendamos que se aseguren de obtener soportes válidos y pedir siempre facturas por todos los gastos asociados a la campaña. Lo anterior, para que la labor contable sea rápida y ajustada a la norma. - Todos y cada uno de los gastos deben estar debidamente soportados. Para esto se deben utilizar las respectivas facturas, tiquetes, contratos cuando la cuantía sea muy alta, extractos bancarios, etc., generadas por los proveedores de los bienes o servicios que la campaña adquiera. - En los pagos soportados con Cuentas de cobro es necesaria la copia del respectivo RUT o cédula de ciudadanía en caso de no tenerlo; también es indispensable que la cuenta de cobro cuente con los siguientes requisitos: Fecha, número consecutivo, nombre del tercero, identificación, dirección, número telefónico, ciudad de residencia, ciudad donde se presta el servicio y descripción completa de la operación. Ver formato dispuesto en la página web del Partido. - Los documentos generados por los proveedores deben elaborarse a nombre del candidato, NO A NOMBRE DEL PARTIDO. - Recuerde que las cotizaciones, remisiones, órdenes de pedido, órdenes de publicidad, recibos de caja emitidos por el proveedor, NO SON SOPORTES VÁLIDOS. - Tenga en cuenta que SOLO SE ADMITEN recibos de caja menor como soportes de los gastos, cuando se trate de gastos por cuantías pequeñas o cuando sea por conceptos no facturables como por ejemplo los pasajes de bus ó taxis, auxilios alimenticios, etc., máximo hasta doscientos mil pesos ($ ), en los demás casos deberán pedir cuenta de cobro con copia del RUT. - Para los INGRESOS de la campaña SIEMPRE pida soporte. Si son recursos propios, emita un acta de recursos propios (ver formato dispuesto en la página web del Partido) explicando la proveniencia de los mismos y soportando las afirmaciones. De ser donaciones de personas naturales recuerde que es indispensable el acta de donación (ver formato dispuesto en la página web del Partido). Si son donaciones de personas jurídicas la ley es clara en cuanto a la necesidad del acta de la Junta Directiva o su equivalente 6. En todas las donaciones pida copia del RUT o cédula del donante. En el caso de los rendimientos de actos públicos debe entregarse un acta elaborada por el Contador de la Campaña en donde se discrimine al detalle el tipo de evento realizado y los dineros obtenidos. En otros casos como los préstamos ó créditos, siempre adjunte soporte. - Las ayudas en especie siempre significan un ingreso y un gasto (en el respectivo código) al mismo tiempo. Es fundamental el acta de donación en los mismos términos del inciso anterior. - Los Recursos entregados por el PDA a cada uno de los candidatos deben soportarse a través de actas. 2.3 COMPROBANTES - DEBEN ENTREGARSE ORIGINALES. 6 Ley 130/94, art. 16, DONACIONES DE LAS PERSONAS JURÍDICAS. Toda donación que una persona jurídica realice a favor de una campaña electoral, deberá contar con autorización expresa de la mitad más uno de los miembros de la junta directiva o de la asamblea general de accionistas o junta de socios, según el caso. De ello se dejará constancia en el acta respectiva.

6 - Deben elaborarse Comprobantes de Ingreso (CI) y Comprobantes de Egreso (CE) para todos los soportes (COINCIDENCIA TOTAL). Deben llevar y conservar el número consecutivo, la cronología y diligenciarse en su totalidad. - Tenga en cuenta que siempre que haga un pago debe recoger la firma del beneficiario del pago en un comprobante de egreso. Esto es fundamental para el trabajo del contador. - Es posible hacer acumulaciones de gastos en un solo comprobante, por lo que puede agrupar gastos del mismo tercero. Es posible usar esta agrupación en los reembolsos de caja menor. Tenga en cuenta que deben corresponder al mismo período mensual y que son importantes los códigos de gastos que corresponden a cada soporte. 2.4 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS: - El libro debe diligenciarse obligatoriamente, conforme a las normas que rigen la materia 7. Este libro NO se diligencia como un libro de contabilidad empresarial, sino que se lleva de una manera especial (ver instructivo en la página del Partido). - Deben registrar 8 el Libro ante la Organización Electoral, presentándole en ese momento un informe de los ingresos y gastos que lleven hasta esa fecha 9. El libro se lleva de manera individual y debe remitirse original al Partido en la rendición de cuentas. Si no se registró el Libro por alguna circunstancia, el contador de la campaña debe hacer una certificación al respecto, para lo cual pueden pedir un formato que el área de Auditoría Interna del PDA les proveerá. - TODOS los ingresos y gastos de la campaña deben verse en el libro de Contabilidad siguiendo los parámetros fijados en la Res. 330 de 2007 en su artículo 5º (ver resolución en la página web del Partido). Dentro de estos se pueden resaltar los que siguen: A cada una de las diversas categorías de ingresos y clases de gastos que contiene el formulario correspondiente, deben destinarse los folios que se consideren necesarios, con el objeto de informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario. Este punto es fundamental para hacerlo correctamente. Ver instructivo de diligenciamiento del Libro dispuesto en la página web del Partido. Registrar cronológicamente las operaciones realizadas en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, los intervinientes, el detalle y el valor. Cada código de ingresos y gastos debe ser totalizado, determinando su saldo. Todos estos valores definitivos deben coincidir con los del formulario 5B. En el diligenciamiento de los libros de contabilidad no se podrá incurrir en las siguientes irregularidades (aplicables en su mayoría cuando el libro se diligencia a mano): Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos contables. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos contables. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. 2.5 FORMULARIO 5B Y ANEXOS (dispuestos en la página web del Partido): 7 Res. 330 de ARTÍCULO QUINTO. Diligenciamiento del Libro de Ingresos y Gastos.- El diligenciamiento del libro de ingresos y gastos debe efectuarse en forma adecuada y oportuna de tal manera que revele los hechos económicos debidamente documentados mediante soportes contables, de origen interno o externo, de conformidad con las disposiciones que sobre la materia contengan las normas contables y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. En todo caso los asientos contables deben realizarse a más tardar durante la semana siguiente al día en el cual se hubieren efectuado las operaciones. 8 Res de 2007, Art. 3º Registro del libro para las ELECCIONES: El registro del libro lo puede hacer desde el 9 de septiembre hasta el 9 de diciembre de 2013, día en que vence las inscripciones de candidatos. 9 Res de 2007, Art. 5º, inciso 2: En caso de haberse realizado ingresos y gastos con anterioridad al registro del libro el candidato deberá informar por escrito y de manera pormenorizada sobre los mismos en el momento en que solicite el registro, sobre tal hecho se dejará constancia por parte de la autoridad electoral encargada del mismo, tanto en el primer folio del libro como en la relación del registro, además el candidato deberá asentar tales operaciones, una vez efectuado el registro. (Negrilla fuera del texto). Debe haber coincidencia entre la relación de ingresos y gastos anteriores a la fecha del registro del libro de contabilidad que presentaron, versus los registros finales en el Libro.

7 DEBEN ENTREGARSE EN ORIGINAL E IR FIRMADOS. Se recomienda descargar o generar los formularios desde el aplicativo cuentas claras una vez ingresada la información. Si los formularios son diligenciados a mano tenga en cuenta lo siguiente: Los valores registrados en Formularios, Libro y soportes, deben ser coincidentes entre ellos. Los formularios deben ser diligenciados totalmente y de manera clara. Los valores consignados en cada uno de los códigos deben coincidir con los registrados en cada uno de los anexos. Por ejemplo: si en el Formulario 5B, en el código 101 Créditos ó aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges ó de sus compañeros permanentes ó de sus parientes se registra un valor de $ , ese mismo valor debe estar consignado en el anexo respectivo, para el caso, el anexo 5.1B. Deben aparecer todas y cada una de las firmas solicitadas: Candidato, Gerente y Contador en todos los formularios. Bajo ninguna circunstancia, es permitido que se encuentren borrones, tachones o enmendaduras en ninguno de los formularios; de ser así debe repetirse en su totalidad el formulario correspondiente. Para el Formulario 5B son indispensables los siguientes aspectos: Los datos requeridos de Candidato y Contador deben ser claros, completos y verídicos. Los créditos en dinero o en especie que realicen los particulares deben ser relacionados en el código 102. Cuando existan cuentas por pagar a la fecha de la elección, se deberá diligenciar el formulario anexo 5.6B. La sumatoria de los Ingresos y Gastos de la Campaña debe estar bien. Los gastos nunca pueden ser mayores a los ingresos. Para los anexos asociados al formulario principal debe tenerse presente: Diligenciar encabezado de cada uno de los anexos, aún cuando se presente alguno en ceros y totalizar las columnas de valores. Diligenciar todos los datos requeridos. Los datos inscritos deben ser claros, completos y verídicos. Los gastos deben ser clasificados conforme a los códigos preestablecidos por el CNE en los formularios. 2.6 RENDICION DE INFORME DE INGRESOS Y GASTOS POR EL APLICATIVO CUENTAS CLARAS Es importante tener en cuenta que además de la presentación del informe en físico ante la sede nacional del partido, también se debe realizar el envío del informe a través del aplicativo cuentas claras el cual está disponible en la página en donde se solicitará un usuario y contraseña que serán entregados por el partido para su acceso. 3. REPOSICIONES DE GASTOS DE CAMPAÑA 3.1 Si bien TODOS LOS CANDIDATOS DEBEN RENDIR CUENTAS, no todos los candidatos tienen derecho a la reposición. Esto depende de si superan el umbral de votación, umbral que es diferente al que se debe superar para la asignación de curules. En las elecciones para corporaciones públicas tendrán derecho a financiación estatal cuando la lista obtenga el cincuenta por ciento (50%) o más del umbral determinado para la respectiva corporación.

8 3.2 Si existe derecho a la reposición, el CNE compara los gastos reportados por el candidato (a) (ó reportados por la lista) y los compara con el valor que según los votos obtenidos debería recibir cada candidato (o cada lista). Se paga el menor valor, es decir, la menor cifra que resulte de comparar los gastos reportados por el candidato (ó por la lista) con la cifra que resulta de multiplicar los votos del candidato (ó los de la lista) por el valor del voto fijado por el CNE. 3.3 Conforme a la Resolución Nº de 2013 emitida por el CNE, el valor por cada voto válido depositado a favor de los candidatos a elecciones del Congreso 2014, es de $ El artículo 13 de la ley 130 de 1994 establece que la reposición de gastos de campañas sólo podrá hacerse a través de los Partidos y los faculta para distribuir los aportes estatales entre los candidatos inscritos y el partido o movimiento, de conformidad con lo establecido en sus estatutos. Frente a esto el PDA señala en el artículo 54 de sus estatutos, que El porcentaje de los dineros que por reposición de votos se destinará al Partido ( ) 20% para el candidato (a) avalado (a) a la Alcaldía de Bogotá así como los avalados a Congreso y Presidencia de la República. Esto quiere decir, que el dinero de las reposiciones llega a una cuenta especial del Partido, este último hace el descuento estatutario y luego contacta a los candidatos a través del área de tesorería para coordinar el pago. 3.5 El trámite que deben surtir tanto el CNE (reconocer el derecho a la reposición) como la Registraduría Nacional (ordenar el pago) se describe en el artículo 10º de la Res. 330 de Recuerde que para efectos de la reposición de gastos sólo se tendrán en cuenta aquellos realizados dentro de los seis (6) meses anteriores a la fecha de la elección y que los gastos de propaganda electoral solo pueden iniciarse tres meses antes de la contienda electoral (siempre y cuando las listas estén debidamente inscritas o registradas ante la Registraduría Nacional del Estado Civil). 3.7 Es indispensable que cada candidato tramite su RUT ante la DIAN, dado que para efectos del pago de la reposición de gastos este documento será exigido por el Partido. Finalmente, cualquier inquietud o sugerencia será atendida por el Auditor Interno del PDA, Sr. Emerson Castaño Lara, a quién deben hacerse llegar los documentos en los términos previstos en este instructivo. Los números de contacto son: Teléfono fijo en Bogotá Ext. 142, 143 y 147 el número celular La dirección de la Sede Nacional del Partido es Cra.17A Nº 37 27, barrio La Soledad - Teusaquillo, Bogotá. Cordialmente, EMERSON CASTAÑO LARA Auditor Interno PDA