PROCEDIMIENTOS CONTABLES

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1 Nº Página PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

2 130 CAPITULO VIII DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE FUNDACITE Mérida. Contenido Pág. PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS 1. Registro de los ingresos derivados del cobro a la Tesorería del Estado por concepto de Transferencias del Situado Constitucional 131 de la República Bolivariana de Venezuela. 2. Registro de los ingresos por Transferencias provenientes del Ministerio de Ciencia y Tecnología Registro de los Ingresos Propios por la Venta de Bienes y Servicios Registro de los Ingresos propios de FUNDACITE Mérida por concepto de ingresos por Intereses Registro de los ingresos por concepto de reintegro de llamadas telefónicas del personal de FUNDACITE Mérida. 139 PROCEDIMIENTOS DE GASTOS 1. Cálculo, registro de las Vacaciones y Bono Vacacional Elaboración y registro de la Nómina del Personal que labora en FUNDACITE-Mérida Registro de la cancelación de Indemnización a Empleados y Obreros de FUNDACITE-Mérida Registro de la cancelación de la nómina de Becas Ayudantias de FUNDACITE-Mérida Registro de la Cancelación de la nómina de los Becarios Externos de FUNDACITE-Mérida Registro de la compra de Bienes para FUNDACITE-Mérida Registro de la cancelación de Servicios No Personales adquiridos por FUNDACITE-Mérida Registro de la Reposición del Fondo de Caja Chica Registro de la Reposición de los Fondos de Trabajo Registro de la compra de material para mantener existencias mínimas en almacén Registro de los Viáticos solicitados por el Personal de FUNDACITE- Mérida Registro de la Adquisición de Pasajes ó Boletos Aéreos. 171

3 Nº Página PROCEDIMIENTOS DE INGRESOS COORDINACIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDAD

4 Procedimiento: Registro de los Ingresos derivados del cobro a la Tesorería del Estado por concepto de Transferencias del Situado Constitucional de la Republica Bolivariana de Venezuela derivados de cobros a la Tesorería del estado Mérida por concepto Transferencias del Situado Constitucional de la Republica Bolivariana de Venezuela a FUNDACITE-Mérida. Normas Específicas: La persona encargada o autorizada para el manejo o asuntos financieros ante la Gobernación del Estado Mérida, la Contraloría General de la República y la Dirección de Presupuesto y Planificación DIPREPLAN por concepto de Situado Constitucional es él o la. Presidencia Contadora III Asistente Administrativo 1. Prepara las Órdenes de Pagos (anexando una hoja de trámite, recibo y un formato predeterminado preparado por DIPREPLAN y adaptado a la Fundación). 2. Consigna ante la Presidencia estos recaudos para la firma respectiva. 3. Recibe, firma y ordena a la secretaria para que consigne a la Coordinación de Finanzas y la ó las ordenes de pago, recibos y hoja de trámite. 4. Recibe la ó las Ordenes de Pago, recibos y hoja de trámite firmadas por el Presidente. 5. Introduce ante DIPREPLAN original del oficio, original y cinco(5) copias del recibo, además original y una (1) copia de la hoja de trámite que contienen las transferencias para financiar los gastos de funcionamiento y gastos de inversión mensualmente. 6. Vigila y Supervisa la emisión y entrega de la Orden de pago por concepto de Situado Constitucional. 7. Recibe el cheque y emite un recibo de caja. 8. Informa al Presidente(a) de la Fundación a través del Correo Electrónico. 9. Envía soportes a la Contadora para que registre el asiento contable. 10. Registra contablemente el ingreso. 11. Deposita u ordena depositar estos ingresos a la institución financiera designada ante la Tesorería Nacional. 12. Archiva el asiento contable conjuntamente con los soportes según la operación y la fecha.

5 Procedimiento: Registro de los Ingresos por Transferencias provenientes del Ministerio de Ciencia y Tecnología. por las transferencias provenientes del Ministerio de Ciencia y Tecnología a FUNDACITE- Mérida. Normas Específicas: El Aporte proveniente del Ministerio de Ciencia y Tecnología estará destinado a cubrir gastos de funcionamiento, distribuido en las partidas que forman parte del grupo básico Nº 4 integrada por: 4.01 Gastos de Personal 4.02 Gastos de Materiales y Suministros; 4.03 Servicios No personales. Además se debe señalar que este aporte será depositado en la Cuenta del Banco Mercantil cta.ctte.036-7, la cual es designada y notificada ante la Tesorería Nacional. 1. Conjuntamente con la Coordinadora de Presupuesto en el mes de Enero se programan la forma en que la Fundación recibirá la transferencias del MCT mediante oficio a la cuenta del Banco MERCANTIL (Ver procedimiento presupuestario Elaborar la Ejecución financiera del presupuesto de ingresos de la Fundación ) 2. Se envía oficio al Ministerio de Ciencia y Tecnología. 3. Se solicita los Estados de Cuenta Bancario para verificar la nota de crédito o el depósito por ese concepto. 4. Presenta Informe ante el Presidente. Contadora III 5. Registra Contablemente la Transferencias proveniente del Ministerio de Ciencia y Tecnología Asistente Administrativo III 6. Se comunica con el Ministerio de Ciencia y Tecnología, para solicitar las ordenes de pago. 7. Archiva el asiento contable conjuntamente con los soportes según la operación, el banco donde se efectuó la transacción y la fecha.

6 Nº Página 6 3. Procedimiento: Registro de los Ingresos Propios por la Venta de Bienes y Servicios propios de FUNDACITE Mérida por concepto de venta bienes y servicios. Normas Específicas: Los ingresos propios deberán ser depositados en las cuentas previamente señaladas por la Coordinación de Finanzas y. Coordinaciones o Unidades s Contadora III 1. Los Ingresos recibidos son depositados en las cuentas previamente indicadas y en las Instituciones financieras señalados respectivamente. 2. Envían los soportes de la operación (depósitos Bancarios conjuntamente con una relación de ingresos especificando la cantidad, tipo de servicio prestado y el monto en Bs. obtenidos) durante los primeros 5 días del mes en curso a la Coordinación de Finanzas y 3. Establece una relación de Ingresos. 4. Envía la relación de ingresos conjuntamente con los depósitos y el extracto bancario a la Contadora. 5. Procede a realizar el registro del ingreso. 6. Efectúa una conciliación de cuentas partiendo del extracto bancario y los soportes recibidos de las Coordinaciones y Unidades responsables de percibir los ingresos. 7. Si no recibe los soportes a tiempo de las notas de crédito presentes procede a realizar asientos de ajuste. 8. En el mes siguiente cuando se presenten los soportes y se observa el concepto por el cual se originó el ingreso se procede a realizar el asiento de reversión y se registra de acuerdo al concepto especifico.

7 Procedimiento: Registro de los Ingresos propios de FUNDACITE Mérida por concepto de Ingresos de Propiedad. propios de FUNDACITE Mérida por concepto de ingresos de Propiedad. Normas Específicas: La Coordinación de Finanzas y solicitara mensualmente los cortes de cuentas bancarios a las instituciones Financieras a fin de elaborar una relación de ingresos por concepto de notas de crédito a favor de la Fundación. 1. Solicita los cortes de cuenta bancarios a las Instituciones Financieras y los entrega la Contadora para su conciliación. Contadora III 2. Registra el ingreso proveniente de intereses de depósitos y títulos de valores. Asistente Administrativo III 3. Archiva el asiento y los soportes de la operación según fecha y Banco donde se efectuó la transacción

8 Procedimiento: Registro de los ingresos por concepto de reintegro de llamadas telefónicas del personal de FUNDACITE Mérida. por concepto de reintegro de llamadas telefónicas realizadas por el personal de la Fundación Normas Específicas: Cada persona que ocupa un cargo en las Gerencias, Coordinaciones y Unidades, es responsable del pago de las Cuentas por Cobrar originadas por las tarifas del servicio Telefónico. Unidad de Servicios Generales Presidencia, Gerencia, Coordinaciones y unidades Asistente Administrativo III 1. Envía una nota de pedido y clasificación del gasto por consumo de servicio telefónico a la Presidencia, Gerencias, Coordinaciones y Unidades 2. Verifica el monto correspondiente y la persona que realizo la llamada. 3. Procede a cobrar el monto correspondiente de cada llamada o consumo del servicio telefónico; Si la Persona que realizó la llamada; cancela la misma en efectivo, se emite un recibo de ingreso a caja. 4. Envía lista a la Coordinadora de Finanzas y de personas a descontar la Cuenta por Cobrar a través de la nómina. 5. Recibe la lista de Cuentas por Cobrar a ser descontadas a través de la nómina 6. Si la Persona autoriza a que se le deduzca de la nómina, se procede a descontar de la misma y esta será reflejado cuando se cancela. 7. Procede a registrar el ingreso por concepto de reintegro de llamada telefónica. 8. Envía asientos contables y soportes a la asistente administrativo. Asistente Administrativo III 9. Archiva el registro contable y los respectivos soportes de la operación.

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