Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas

Transcripción

1 Versión vigente No. 05 Fecha: 06/11/2010 Proceso: Otorgamiento de Becas Institucionales Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Administrador del proceso: Departamento de becas, titular del departamento. Responsabilidad: Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo el administrador debe: 1. Planear, documentar e implementar, el proceso Otorgamiento de becas institucionales con base al manual de calidad y la TEP. 2. Evaluar el desempeño del proceso que le permita proponer acciones preventivas o correctivas. 3. Asesorar al personal responsable de los espacios académicos de la UAEM y demás instancias universitarias con respecto al Programa de Becas de la UAEM y su proceso. 4. Detectar las no conformidades en el proceso para su seguimiento y atención. 5. Informar a la alta dirección el desempeño del proceso. Autoridad: 1. Autorizar los documentos del proceso e informar a los usuarios los cambios autorizados al mismo. 2. Solicitar auditorías a su proceso. Responsable del proceso: Dependencia de becas, responsable de Responsabilidad: Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo el responsable debe: 1. Planear, coordinar, controlar y difundir las actividades del Programa de Becas en su espacio académico. 2. Publicar las convocatorias de becas y los resultados aprobados por el CGB, así como vigilar su cumplimiento. 3. Asesorar a los alumnos de su EA, referente a las bases establecidas en las convocatorias de becas que ofrece la UAEM. 4. Integrar las solicitudes y validar la información contenida en el SIB para su evaluación y asignación por el CIB. 5. Registrar en el SIB los acuerdos tomados por el CIB (Acta). 6. Conforme a los acuerdos tomados por el CIB, dictaminar las becas y generar listados de becarios del SIB para revisar la correcta captura de montos y nombres. 7. Firmar las listas de ganadores lo que indica la correcta revisión de datos. 8. Remitir listas firmadas por tipo de beca al Usuario: Alumnos de la UAEM. Proveedor: 1. Dirección de Programación y Control Presupuestal. 2. Dirección de Control Escolar. 3. Dirección de Servicios de Cómputo. 4. Dirección de Recursos Financieros. Entradas: 1. Presupuesto anual autorizado. 2. Convocatorias de Becas aprobadas por el CGB. 3. Base de datos actualizada de la matrícula de alumnos. 4. de Salidas: 1. Publicación y Difusión de Convocatorias. 2. Formato de Solicitud de Beca. 3. Resultados de becas otorgadas. 4. Base de Datos para el Banco y para la Dirección de Recursos Financieros. 5. Cheque bancario o transferencia

2 de la UAEM 9. Atender las quejas e inconformidades presentadas ante su Autoridad: 1. Corregir la solicitud de beca en el SIB en lo que se refiere a promedio, tipo de beca, plan de estudios, y/o semestre que cursa, por error involuntario del alumno. bancaria en tarjeta (Identificado como documento propiedad del alumno o beneficiario). Requisitos de las entradas y salidas Requisitos de entrada: 1. Presupuesto anual autorizado por tipo de beca y espacio universitario. 2. Convocatoria de beca aprobada por el CGB. 3. Actas del Comité Interno de Becas que incluya: Listado de ganadores por tipo de beca Listado en el apartado de observaciones de los alumnos participantes por tipo de beca. 4. Expedientes debida o correctamente integrados y registrados por el alumno en el SIB. Requisitos de salida: (VER TRS) 1. Publicación y difusión de las Convocatorias de 2. Formato de Solicitud de Beca. 3. Resultados de becas otorgadas. 4. Base de Datos para el Banco y para la Dirección de Recursos Financieros. 5. Cheque bancario o Depósito en tarjeta bancaria. Documentos de origen interno: Documentación que se utiliza para realizar el proceso Ver lista maestra de documentos. Documentos de origen externo No aplica Registros: Ver lista maestra de documentos.

3 Seguimiento y medición del proceso Qué se medirá: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: 1. Recibidas 2. rechazadas (Bajas) 3. participantes 4. beneficiadas Administrador del proceso. Administrador del proceso. beneficiadas, más no beneficiadas más solicitudes dadas de bajas. que no cumplen con los requisitos establecidos en la convocatoria correspondiente. entregadas por los alumnos que cumplen con el total de los requisitos establecidos en la convocatoria correspondiente y que fueron validadas y procesadas en el SIB ( recibidas menos las solicitudes dadas de baja). participantes ya dictaminadas (avaladas) en el SIB para ser beneficiadas con algún tipo de beca. Al finalizar la etapa de registro de solicitudes y recepción de cada periodo Durante el periodo de registro de solicitudes y recepción de cada periodo Al finalizar la etapa de registro de solicitudes y recepción de cada periodo Al finalizar la etapa de recepción de solicitudes de cada periodo 5. no beneficiadas Administrador del proceso. menos beneficiadas. participantes Al finalizar la etapa de recepción de solicitudes de cada periodo

4 Seguimiento y medición del proceso Qué se medirá: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: 6. Incremento de solicitudes participantes. Administrador del proceso. 7. Porcentaje de atención. 8. Becas otorgadas por tipo. Administrador del proceso Administrador del proceso 9. Porcentaje de alumnos becados de la UAEM. Administrador del proceso. 10. Conformidad del servicio y/o producto. 11. Monto ejercido por tipo de beca o por espacio universitario EA: Espacio Académico. Administrador del proceso Administrador del proceso participantes del periodo escolar actual menos participantes del periodo escolar anterior. beneficiadas entre solicitudes participantes x 100. beneficiadas con algún tipo de beca. Alumnos con algún tipo de beca institucional o del sector externo entre matrícula de alumnos X 100. participantes menos Servicios no conformes. Del presupuesto total autorizado menos el presupuesto ejercido por tipo de beca y/o Al finalizar el periodo de otorgamiento de becas de cada periodo escolar actual la etapa de registro de solicitudes de cada periodo Al finalizar el periodo de otorgamiento de becas de cada periodo escolar actual la etapa de registro de solicitudes de cada periodo Al finalizar el periodo de otorgamiento de becas de cada periodo escolar actual la etapa de registro de solicitudes de cada periodo Al final de cada periodo Al final de cada periodo Al final de cada periodo

5 Recursos utilizados en el proceso Interacción con otros procesos del SGC Personal: Administración Central: Jefe de departamento. Secretaria Asistentes y Auxiliares Prestadores de servicio social o prácticas profesionales Espacio Académico: Titular del espacio académico. Secretaria Responsable de becas de espacio académico. Responsable habilitado para el pago de Asistentes y Auxiliares. Prestadores de servicio social o prácticas profesionales. Infraestructura: Edificio, oficinas de trabajo y de atención al público. Equipo de oficina y cómputo. Servidor para el Sistema Integral de Becas. Software (Sistema Integral de Becas) y hardware. Servicios de apoyo como transporte, mensajería y comunicación (telefonía e internet). Proceso: DESARROLLO DE SISTEMAS Interacción: Soporte y mantenimiento al SIB y página WEB de Becas (Publicación de las convocatorias de becas y resultados en Portal Universitario). Proceso: PRESUPUESTACIÓN Interacción: Presupuesto autorizado de becas por espacio académico. Proceso: ADMISIÓN Interacción: Base de datos actualizada de los alumnos de nuevo ingreso a la UAEM. Proceso: EMISION DE CHEQUES Y/O TRANFERENCIAS Interacción: Elaboración de cheques y dispersión de recursos para el pago de becas a través de cheque o tarjeta bancaria. Proceso: PAGOS EN TESORERIA Interacción: Solicitud de cancelación de cheques definitivos, temporales, entrega de nómina y reposición de cheque de beca. Proceso: CONTROL PRESUPUESTAL Interacción: Información mensual de los recursos para el pago de becas para generar las pólizas del ejercicio del presupuesto. Etapas del proceso Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección 1. Proyección y autorización del presupuesto anual de Cuadros autorizados con la distribución por tipo de beca, espacio académico y mes. Se informa a los espacios académicos los montos autorizados y se registran en el SIB para control. Ejercicio mensual, semestral y anual del presupuesto por tipo de beca y espacio universitario. Reporte de las becas otorgadas por tipo y/o espacio universitario. Póliza de egresos. 2. Aprobación de las convocatorias de Convocatorias publicadas en: o EA, o Banner del Portal Universitario y/o, Entrega mediante oficio las convocatorias en archivo electrónico al 100% de los espacios académicos. Por periodo escolar: Número de convocatorias aprobadas y publicadas por el CGB. Acta de acuerdos firmada por el CGB. Revisión de la evidencia fotográfica de la publicación de becas en cada espacio académico. Consulta de las

6 Etapas del proceso 3. Registro en línea y recepción de solicitudes de 4. Evaluación de solicitudes y asignación de Verificación o Página WEB de Página WEB de Becas habilitada para la captura de solicitudes. recibidas, registradas y validadas en el SIB. validadas y dictaminadas en el SIB por el responsable de becas del espacio académico. Reporte de solicitudes dictaminadas en el SIB por tipo de beca, con la ante firma del responsable de Seguimiento, monitoreo, supervisión Evidencia fotográfica remitida en archivo electrónico por cada espacio académico. Acceso a las convocatorias en el Portal Universitario y/o en la página web de becas de la UAEM, a partir de la fecha establecida para su publicación. Consulta de solicitudes registradas en el SIB por tipo de beca y por alumno. Validación de las solicitudes que cumplen con los requisitos en el SIB. Reporte de solicitudes registradas y validadas en el SIB. Registro solicitudes (bajas). de rechazadas Registro del Acta del Comité Interno de Becas en el SIB. Copia del acta remitida al. Medición Validación Inspección registradas por tipo de beca. rechazadas (bajas) por tipo de beca. participantes por tipo de beca. Ver Seguimiento y medición del proceso. Del punto 1 al 9. Listado de solicitudes registradas y validadas en el SIB, por tipo de beca o por promedio, ante firmados por el Responsable de Becas. (Prenómina de becarios). Registro del Acta del CIB en el SIB con las solicitudes: recibidas, bajas, participantes beneficiadas y no beneficiadas, así como los acuerdos tomados por el CIB. convocatorias en el Portal Universitario y/o en la página web de becas de la UAEM. Revisión del registro de solicitudes validadas por tipo de beca y espacio académico en el SIB. Revisión física mediante muestreo de solicitudes y documentos soporte en espacios académicos con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de la convocatoria. Revisión en línea del SIB de las becas asignadas (dictaminadas).

7 Etapas del proceso Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección 5. Procesamiento de resultados. Listado de solicitudes registradas y validadas en el SIB, por tipo de beca o por promedio, ante firmados por el Responsable de Becas. (Prenómina de becarios). Acta del CIB. Revisión de actas del CIB por el Departamento de Becas de la UAEM, conforme a un programa de entrega. Becas asignadas en tiempo y forma por tipo y espacio académico. Becas asignadas conforme a convocatoria. Cruce de resultados: Becarios con más de una beca de pagos. Becarios PRONABES y becarios institucionales. Becas escolaridad, prestación, universitarios y consejeros universitarios. Becas económicas con promedio menor a 8.0 Becas escolaridad con promedio menor a Entrega y publicación de resultados. Acta del Comité General de Becas. Solicitud para la publicación de resultados en el Portal Universitario. Relación de alumnos dictaminados en el SIB y el establecimiento de un periodo de aclaraciones y dudas de los alumnos. Número de reconsideraciones, correcciones o cancelaciones presentadas en el tiempo establecido. Registros de alumnos dictaminados en el SIB. Nómina y Lay Out (dispersión de recursos en cuenta bancaria). Revisión en la base de datos de los alumnos dictaminados con la información proporcionada en la solicitud de beca. 7. Gestión de los recursos financieros y el pago de las becas Solicitud para la generación de nóminas y cheques. Entrega del Lay Out con números de cuenta a la Institución Financiera para la generación de tarjetas. Solicitud de dispersión Listado de entrega de nóminas y documentos propiedad del alumno. Becas pagadas, becas no cobradas. Becas canceladas. Acuse de recibido del documento propiedad del alumno. Oficio de devolución de nominas y documentos propiedad del alumno cancelados o sin entregar. Nóminas y talones de cheques firmados. Estado de Cuenta bancario.

8 Etapas del proceso Verificación de recursos a la Dirección de Recursos Financieros. Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección 8. Recursos ejercidos. Revisión de las pólizas emitidas por la Dirección de Control Presupuestal y los reportes generados por tipo de beca y espacio académico. Listado de pagos (nómina y Lay Out para tarjetas de debito). Monto ejercido por tipo de beca y espacio académico. Comparativo de lo ejercido mediante pólizas y los reportes del Sistema Integral de Becas. Variación entre lo programado y lo ejercido. Preservación del producto Identificación: Cheque bancario o Depósito en tarjeta bancaria. Manipulación: Los documentos no deben de ser maltratados o arrugados. Almacenamiento: Primera etapa: Oficina del titular del y oficina del responsable del pago de Segunda etapa: Oficina del personal habilitado para el pago de becas en los espacios académicos. Protección: Los cheques (propiedad del alumno) y nóminas se guardan en sobres bolsa y se deberán mantenerse en espacios seguros (Bajo llave). Identificación: Beca. Propiedad del cliente Verificación: Nombre correcto del alumno y monto conforme a la beca otorgada. Protección: La beca se entrega únicamente al beneficiado con la presentación de una identificación oficial o carta poder. Salvaguarda: El Director de cada espacio académico o administrativo, nombra a un responsable habilitado para recoger los cheques y nóminas, quien será el responsable de entregar el pago de las Comunicación con el cliente: El responsable de becas deberá mantener informado al becario con respecto al estado que guarda la beca. Registro: Nóminas firmadas y talones de cheques firmados, relación cheques devueltos o cancelados o extraviados.